Camarillo City Council
June 28, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, JUNE 28, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
A. Recognition of Service and City Tile Presentation – Tali Tucker Retirement COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

B. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of June 14, 2023.

C. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

D. Investment Reports for May 2023
Recommendation : Receive and file reports.

E. Revenue & Expenditure Report for May 2023
Recommendation : Receive and file report.

F. Appointing Trustees to the Camarillo Library Board
Recommendation : Adopt a Resolution reappointing Martita Martinez­Bravo as Trustee to the Camarillo Library Board for a three­year term effective from July 1, 2023, to June 30, 2026.

G. Camarillo Council on Aging (CCOA) Board Unscheduled Vacancy – Confirm Appointment to the Board
Recommendation : Appoint Kristie Thomas to fill an unscheduled vacancy on the Camarillo Council on Aging for a one­year term expiring on June 30, 2024.

H. Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC To Provide Federal Legislative and Government Affairs Advocacy, Federal Funding Assistance, and Other Services
Recommendation : Authorize the City Manager to sign a three­year Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC with the option to extend for an additional two one­year terms, to provide federal legislative and government affairs advocacy, federal funding assistance, and other services, in the amount of $100,000 per year.

I. First Amendment to Professional Services Agreement with Reva Feldman, LLC Recommendation : Authorize the City Manager to execute First Amendment to Agreement No. CC 2022­82A with Reva Feldman, LLC, for consultant services, for an amount not­to­exceed $50,000, and total Agreement amount of $100,000.

J. Annual Software License Renewal with CentralSquare
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Superior, LLC, a CentralSquare Technologies, LLC Company in the amount of $177,428.15 for FY 2023/24.

K. Third Amendment to Professional Services Agreement with Solid Waste Solutions, Inc. for Solid Waste Project Management
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2021­28C with Solid Waste Solutions, Inc., for an amount not­to­exceed $75,000, and total Agreement amount of $229,000.

L. Old Town Street Banner Services MC­2023­2 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Old Town Street Banner Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­112 with Wonderful Things, Inc. dba MAIN STREET BANNER including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

M. Approve the Purchase of a Replacement Telescopic Crane for Unit #15 from Terex Services
Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Terex Services quote for the purchase of a telescopic crane in the amount of $61,400 and approve a contingency up to $15,350 for total authorized expenditure of $76,750; and

2.  Authorize City Manager to execute future change orders up to the authorized contingency amount.

N. Pressure Washing Services MC­2023­3 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Pressure Washing Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­114 with Hydroblast West Inc. including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

O. CalRecycle Used Oil Payment Program Cycle 14 – Resolution Authorizing Application for FY 2023­24 (OPP14)
Recommendation : Adopt a Resolution authorizing the City Manager or designee to submit an application to secure Used Oil Payment Program funds and carry out the specified activities required by CalRecycle.

P. Safe Streets for All Federal Grant Application
Recommendation : Authorize the City Manager to execute documents as may be necessary for Safe Streets for All grant funding.

Q. Landscape Maintenance Services Agreement Amendment
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2019­159F with Landscape Development Inc. in the amount of $2,168,774.55 for a total agreement amount of $8,369,109.39.

R. Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 Authorizing the Levy of a Special Tax for Fiscal Year 2023­24
Recommendation : Approval adopts a Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 authorizing the levy of a special tax for fiscal year 2023­24 DISCUSSION ITEMS
S. Repeal Water Conservation Urgency Ordinance and Adopt a Resolution Moving to a Stage 1 Water Shortage
Recommendation :

1.  Adopt a Resolution declaring a Stage 1 Water Supply Condition; and

2.  Request reading of the title of the Ordinance; and

3.  Waive further reading and adopt an Urgency Ordinance Repealing Urgency Ordinance No. 2006.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
T. Adopt the Fiscal Year 2023/24 Budget and related Resolutions Recommendation :

City Council Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Trolley Budget; and

2.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24, excluding the Trolley operation; and

3.  Adopt a Resolution that selects the factors used to calculate the limit and establishes the Fiscal Year 2023/24 Gann Appropriations Limit for the City of Camarillo at $135,426,754, as calculated; and

4.  Adopt a Resolution to commit $71,360,064 of the Projected General Fund’s Fund Balance for the fiscal year ending June 30, 2023; and

5.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for City employees, effective July 1, 2023.

Camarillo Sanitary District Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24; and

2.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for Camarillo Sanitary District employees, effective July 1, 2023.

U. Third Amendment to Employment Agreement with City Manager/District Manager Recommendation : Authorize the Mayor to sign a Third Amendment to Employment Agreement with City/District Manager Gregory Ramirez.

JOINT PUBLIC HEARING WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
V. Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program
Recommendation : Adopt a Resolution approving the Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program.
6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

ADJOURN
PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – June 28, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, JUNE 28, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
A. Recognition of Service and City Tile Presentation – Tali Tucker Retirement COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

B. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of June 14, 2023.

C. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

D. Investment Reports for May 2023
Recommendation : Receive and file reports.

E. Revenue & Expenditure Report for May 2023
Recommendation : Receive and file report.

F. Appointing Trustees to the Camarillo Library Board
Recommendation : Adopt a Resolution reappointing Martita Martinez­Bravo as Trustee to the Camarillo Library Board for a three­year term effective from July 1, 2023, to June 30, 2026.

G. Camarillo Council on Aging (CCOA) Board Unscheduled Vacancy – Confirm Appointment to the Board
Recommendation : Appoint Kristie Thomas to fill an unscheduled vacancy on the Camarillo Council on Aging for a one­year term expiring on June 30, 2024.

H. Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC To Provide Federal Legislative and Government Affairs Advocacy, Federal Funding Assistance, and Other Services
Recommendation : Authorize the City Manager to sign a three­year Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC with the option to extend for an additional two one­year terms, to provide federal legislative and government affairs advocacy, federal funding assistance, and other services, in the amount of $100,000 per year.

I. First Amendment to Professional Services Agreement with Reva Feldman, LLC Recommendation : Authorize the City Manager to execute First Amendment to Agreement No. CC 2022­82A with Reva Feldman, LLC, for consultant services, for an amount not­to­exceed $50,000, and total Agreement amount of $100,000.

J. Annual Software License Renewal with CentralSquare
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Superior, LLC, a CentralSquare Technologies, LLC Company in the amount of $177,428.15 for FY 2023/24.

K. Third Amendment to Professional Services Agreement with Solid Waste Solutions, Inc. for Solid Waste Project Management
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2021­28C with Solid Waste Solutions, Inc., for an amount not­to­exceed $75,000, and total Agreement amount of $229,000.

L. Old Town Street Banner Services MC­2023­2 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Old Town Street Banner Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­112 with Wonderful Things, Inc. dba MAIN STREET BANNER including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

M. Approve the Purchase of a Replacement Telescopic Crane for Unit #15 from Terex Services
Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Terex Services quote for the purchase of a telescopic crane in the amount of $61,400 and approve a contingency up to $15,350 for total authorized expenditure of $76,750; and

2.  Authorize City Manager to execute future change orders up to the authorized contingency amount.

N. Pressure Washing Services MC­2023­3 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Pressure Washing Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­114 with Hydroblast West Inc. including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

O. CalRecycle Used Oil Payment Program Cycle 14 – Resolution Authorizing Application for FY 2023­24 (OPP14)
Recommendation : Adopt a Resolution authorizing the City Manager or designee to submit an application to secure Used Oil Payment Program funds and carry out the specified activities required by CalRecycle.

P. Safe Streets for All Federal Grant Application
Recommendation : Authorize the City Manager to execute documents as may be necessary for Safe Streets for All grant funding.

Q. Landscape Maintenance Services Agreement Amendment
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2019­159F with Landscape Development Inc. in the amount of $2,168,774.55 for a total agreement amount of $8,369,109.39.

R. Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 Authorizing the Levy of a Special Tax for Fiscal Year 2023­24
Recommendation : Approval adopts a Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 authorizing the levy of a special tax for fiscal year 2023­24 DISCUSSION ITEMS
S. Repeal Water Conservation Urgency Ordinance and Adopt a Resolution Moving to a Stage 1 Water Shortage
Recommendation :

1.  Adopt a Resolution declaring a Stage 1 Water Supply Condition; and

2.  Request reading of the title of the Ordinance; and

3.  Waive further reading and adopt an Urgency Ordinance Repealing Urgency Ordinance No. 2006.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
T. Adopt the Fiscal Year 2023/24 Budget and related Resolutions Recommendation :

City Council Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Trolley Budget; and

2.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24, excluding the Trolley operation; and

3.  Adopt a Resolution that selects the factors used to calculate the limit and establishes the Fiscal Year 2023/24 Gann Appropriations Limit for the City of Camarillo at $135,426,754, as calculated; and

4.  Adopt a Resolution to commit $71,360,064 of the Projected General Fund’s Fund Balance for the fiscal year ending June 30, 2023; and

5.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for City employees, effective July 1, 2023.

Camarillo Sanitary District Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24; and

2.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for Camarillo Sanitary District employees, effective July 1, 2023.

U. Third Amendment to Employment Agreement with City Manager/District Manager Recommendation : Authorize the Mayor to sign a Third Amendment to Employment Agreement with City/District Manager Gregory Ramirez.

JOINT PUBLIC HEARING WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
V. Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program
Recommendation : Adopt a Resolution approving the Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program.
6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

ADJOURN
PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – June 28, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, JUNE 28, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
A. Recognition of Service and City Tile Presentation – Tali Tucker Retirement COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

B. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of June 14, 2023.

C. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

D. Investment Reports for May 2023
Recommendation : Receive and file reports.

E. Revenue & Expenditure Report for May 2023
Recommendation : Receive and file report.

F. Appointing Trustees to the Camarillo Library Board
Recommendation : Adopt a Resolution reappointing Martita Martinez­Bravo as Trustee to the Camarillo Library Board for a three­year term effective from July 1, 2023, to June 30, 2026.

G. Camarillo Council on Aging (CCOA) Board Unscheduled Vacancy – Confirm Appointment to the Board
Recommendation : Appoint Kristie Thomas to fill an unscheduled vacancy on the Camarillo Council on Aging for a one­year term expiring on June 30, 2024.

H. Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC To Provide Federal Legislative and Government Affairs Advocacy, Federal Funding Assistance, and Other Services
Recommendation : Authorize the City Manager to sign a three­year Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC with the option to extend for an additional two one­year terms, to provide federal legislative and government affairs advocacy, federal funding assistance, and other services, in the amount of $100,000 per year.

I. First Amendment to Professional Services Agreement with Reva Feldman, LLC Recommendation : Authorize the City Manager to execute First Amendment to Agreement No. CC 2022­82A with Reva Feldman, LLC, for consultant services, for an amount not­to­exceed $50,000, and total Agreement amount of $100,000.

J. Annual Software License Renewal with CentralSquare
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Superior, LLC, a CentralSquare Technologies, LLC Company in the amount of $177,428.15 for FY 2023/24.

K. Third Amendment to Professional Services Agreement with Solid Waste Solutions, Inc. for Solid Waste Project Management
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2021­28C with Solid Waste Solutions, Inc., for an amount not­to­exceed $75,000, and total Agreement amount of $229,000.

L. Old Town Street Banner Services MC­2023­2 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Old Town Street Banner Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­112 with Wonderful Things, Inc. dba MAIN STREET BANNER including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

M. Approve the Purchase of a Replacement Telescopic Crane for Unit #15 from Terex Services
Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Terex Services quote for the purchase of a telescopic crane in the amount of $61,400 and approve a contingency up to $15,350 for total authorized expenditure of $76,750; and

2.  Authorize City Manager to execute future change orders up to the authorized contingency amount.

N. Pressure Washing Services MC­2023­3 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Pressure Washing Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­114 with Hydroblast West Inc. including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

O. CalRecycle Used Oil Payment Program Cycle 14 – Resolution Authorizing Application for FY 2023­24 (OPP14)
Recommendation : Adopt a Resolution authorizing the City Manager or designee to submit an application to secure Used Oil Payment Program funds and carry out the specified activities required by CalRecycle.

P. Safe Streets for All Federal Grant Application
Recommendation : Authorize the City Manager to execute documents as may be necessary for Safe Streets for All grant funding.

Q. Landscape Maintenance Services Agreement Amendment
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2019­159F with Landscape Development Inc. in the amount of $2,168,774.55 for a total agreement amount of $8,369,109.39.

R. Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 Authorizing the Levy of a Special Tax for Fiscal Year 2023­24
Recommendation : Approval adopts a Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 authorizing the levy of a special tax for fiscal year 2023­24 DISCUSSION ITEMS
S. Repeal Water Conservation Urgency Ordinance and Adopt a Resolution Moving to a Stage 1 Water Shortage
Recommendation :

1.  Adopt a Resolution declaring a Stage 1 Water Supply Condition; and

2.  Request reading of the title of the Ordinance; and

3.  Waive further reading and adopt an Urgency Ordinance Repealing Urgency Ordinance No. 2006.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
T. Adopt the Fiscal Year 2023/24 Budget and related Resolutions Recommendation :

City Council Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Trolley Budget; and

2.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24, excluding the Trolley operation; and

3.  Adopt a Resolution that selects the factors used to calculate the limit and establishes the Fiscal Year 2023/24 Gann Appropriations Limit for the City of Camarillo at $135,426,754, as calculated; and

4.  Adopt a Resolution to commit $71,360,064 of the Projected General Fund’s Fund Balance for the fiscal year ending June 30, 2023; and

5.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for City employees, effective July 1, 2023.

Camarillo Sanitary District Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24; and

2.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for Camarillo Sanitary District employees, effective July 1, 2023.

U. Third Amendment to Employment Agreement with City Manager/District Manager Recommendation : Authorize the Mayor to sign a Third Amendment to Employment Agreement with City/District Manager Gregory Ramirez.

JOINT PUBLIC HEARING WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
V. Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program
Recommendation : Adopt a Resolution approving the Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program.
6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

ADJOURN
PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – June 28, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, JUNE 28, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
A. Recognition of Service and City Tile Presentation – Tali Tucker Retirement COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

B. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of June 14, 2023.

C. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

D. Investment Reports for May 2023
Recommendation : Receive and file reports.

E. Revenue & Expenditure Report for May 2023
Recommendation : Receive and file report.

F. Appointing Trustees to the Camarillo Library Board
Recommendation : Adopt a Resolution reappointing Martita Martinez­Bravo as Trustee to the Camarillo Library Board for a three­year term effective from July 1, 2023, to June 30, 2026.

G. Camarillo Council on Aging (CCOA) Board Unscheduled Vacancy – Confirm Appointment to the Board
Recommendation : Appoint Kristie Thomas to fill an unscheduled vacancy on the Camarillo Council on Aging for a one­year term expiring on June 30, 2024.

H. Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC To Provide Federal Legislative and Government Affairs Advocacy, Federal Funding Assistance, and Other Services
Recommendation : Authorize the City Manager to sign a three­year Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC with the option to extend for an additional two one­year terms, to provide federal legislative and government affairs advocacy, federal funding assistance, and other services, in the amount of $100,000 per year.

I. First Amendment to Professional Services Agreement with Reva Feldman, LLC Recommendation : Authorize the City Manager to execute First Amendment to Agreement No. CC 2022­82A with Reva Feldman, LLC, for consultant services, for an amount not­to­exceed $50,000, and total Agreement amount of $100,000.

J. Annual Software License Renewal with CentralSquare
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Superior, LLC, a CentralSquare Technologies, LLC Company in the amount of $177,428.15 for FY 2023/24.

K. Third Amendment to Professional Services Agreement with Solid Waste Solutions, Inc. for Solid Waste Project Management
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2021­28C with Solid Waste Solutions, Inc., for an amount not­to­exceed $75,000, and total Agreement amount of $229,000.

L. Old Town Street Banner Services MC­2023­2 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Old Town Street Banner Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­112 with Wonderful Things, Inc. dba MAIN STREET BANNER including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

M. Approve the Purchase of a Replacement Telescopic Crane for Unit #15 from Terex Services
Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Terex Services quote for the purchase of a telescopic crane in the amount of $61,400 and approve a contingency up to $15,350 for total authorized expenditure of $76,750; and

2.  Authorize City Manager to execute future change orders up to the authorized contingency amount.

N. Pressure Washing Services MC­2023­3 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Pressure Washing Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­114 with Hydroblast West Inc. including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

O. CalRecycle Used Oil Payment Program Cycle 14 – Resolution Authorizing Application for FY 2023­24 (OPP14)
Recommendation : Adopt a Resolution authorizing the City Manager or designee to submit an application to secure Used Oil Payment Program funds and carry out the specified activities required by CalRecycle.

P. Safe Streets for All Federal Grant Application
Recommendation : Authorize the City Manager to execute documents as may be necessary for Safe Streets for All grant funding.

Q. Landscape Maintenance Services Agreement Amendment
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2019­159F with Landscape Development Inc. in the amount of $2,168,774.55 for a total agreement amount of $8,369,109.39.

R. Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 Authorizing the Levy of a Special Tax for Fiscal Year 2023­24
Recommendation : Approval adopts a Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 authorizing the levy of a special tax for fiscal year 2023­24 DISCUSSION ITEMS
S. Repeal Water Conservation Urgency Ordinance and Adopt a Resolution Moving to a Stage 1 Water Shortage
Recommendation :

1.  Adopt a Resolution declaring a Stage 1 Water Supply Condition; and

2.  Request reading of the title of the Ordinance; and

3.  Waive further reading and adopt an Urgency Ordinance Repealing Urgency Ordinance No. 2006.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
T. Adopt the Fiscal Year 2023/24 Budget and related Resolutions Recommendation :

City Council Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Trolley Budget; and

2.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24, excluding the Trolley operation; and

3.  Adopt a Resolution that selects the factors used to calculate the limit and establishes the Fiscal Year 2023/24 Gann Appropriations Limit for the City of Camarillo at $135,426,754, as calculated; and

4.  Adopt a Resolution to commit $71,360,064 of the Projected General Fund’s Fund Balance for the fiscal year ending June 30, 2023; and

5.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for City employees, effective July 1, 2023.

Camarillo Sanitary District Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24; and

2.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for Camarillo Sanitary District employees, effective July 1, 2023.

U. Third Amendment to Employment Agreement with City Manager/District Manager Recommendation : Authorize the Mayor to sign a Third Amendment to Employment Agreement with City/District Manager Gregory Ramirez.

JOINT PUBLIC HEARING WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
V. Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program
Recommendation : Adopt a Resolution approving the Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program.
6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

ADJOURN
PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – June 28, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, JUNE 28, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
A. Recognition of Service and City Tile Presentation – Tali Tucker Retirement COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

B. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of June 14, 2023.

C. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

D. Investment Reports for May 2023
Recommendation : Receive and file reports.

E. Revenue & Expenditure Report for May 2023
Recommendation : Receive and file report.

F. Appointing Trustees to the Camarillo Library Board
Recommendation : Adopt a Resolution reappointing Martita Martinez­Bravo as Trustee to the Camarillo Library Board for a three­year term effective from July 1, 2023, to June 30, 2026.

G. Camarillo Council on Aging (CCOA) Board Unscheduled Vacancy – Confirm Appointment to the Board
Recommendation : Appoint Kristie Thomas to fill an unscheduled vacancy on the Camarillo Council on Aging for a one­year term expiring on June 30, 2024.

H. Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC To Provide Federal Legislative and Government Affairs Advocacy, Federal Funding Assistance, and Other Services
Recommendation : Authorize the City Manager to sign a three­year Professional Services Agreement with Downs Government Affairs, LLC with the option to extend for an additional two one­year terms, to provide federal legislative and government affairs advocacy, federal funding assistance, and other services, in the amount of $100,000 per year.

I. First Amendment to Professional Services Agreement with Reva Feldman, LLC Recommendation : Authorize the City Manager to execute First Amendment to Agreement No. CC 2022­82A with Reva Feldman, LLC, for consultant services, for an amount not­to­exceed $50,000, and total Agreement amount of $100,000.

J. Annual Software License Renewal with CentralSquare
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Superior, LLC, a CentralSquare Technologies, LLC Company in the amount of $177,428.15 for FY 2023/24.

K. Third Amendment to Professional Services Agreement with Solid Waste Solutions, Inc. for Solid Waste Project Management
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2021­28C with Solid Waste Solutions, Inc., for an amount not­to­exceed $75,000, and total Agreement amount of $229,000.

L. Old Town Street Banner Services MC­2023­2 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Old Town Street Banner Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­112 with Wonderful Things, Inc. dba MAIN STREET BANNER including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

M. Approve the Purchase of a Replacement Telescopic Crane for Unit #15 from Terex Services
Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Terex Services quote for the purchase of a telescopic crane in the amount of $61,400 and approve a contingency up to $15,350 for total authorized expenditure of $76,750; and

2.  Authorize City Manager to execute future change orders up to the authorized contingency amount.

N. Pressure Washing Services MC­2023­3 – Award of Contract Recommendation :

1.  Find the Maintenance Contract for Pressure Washing Services exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA Guidelines 15061(b)(3); and

2.  Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­114 with Hydroblast West Inc. including CPI adjustments for Fiscal Years 2024/25 and 2025/26 and authorize future amendments to the agreement for contingencies.

O. CalRecycle Used Oil Payment Program Cycle 14 – Resolution Authorizing Application for FY 2023­24 (OPP14)
Recommendation : Adopt a Resolution authorizing the City Manager or designee to submit an application to secure Used Oil Payment Program funds and carry out the specified activities required by CalRecycle.

P. Safe Streets for All Federal Grant Application
Recommendation : Authorize the City Manager to execute documents as may be necessary for Safe Streets for All grant funding.

Q. Landscape Maintenance Services Agreement Amendment
Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2019­159F with Landscape Development Inc. in the amount of $2,168,774.55 for a total agreement amount of $8,369,109.39.

R. Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 Authorizing the Levy of a Special Tax for Fiscal Year 2023­24
Recommendation : Approval adopts a Resolution of the West Camarillo Community Facilities District No. 1 authorizing the levy of a special tax for fiscal year 2023­24 DISCUSSION ITEMS
S. Repeal Water Conservation Urgency Ordinance and Adopt a Resolution Moving to a Stage 1 Water Shortage
Recommendation :

1.  Adopt a Resolution declaring a Stage 1 Water Supply Condition; and

2.  Request reading of the title of the Ordinance; and

3.  Waive further reading and adopt an Urgency Ordinance Repealing Urgency Ordinance No. 2006.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
T. Adopt the Fiscal Year 2023/24 Budget and related Resolutions Recommendation :

City Council Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Trolley Budget; and

2.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24, excluding the Trolley operation; and

3.  Adopt a Resolution that selects the factors used to calculate the limit and establishes the Fiscal Year 2023/24 Gann Appropriations Limit for the City of Camarillo at $135,426,754, as calculated; and

4.  Adopt a Resolution to commit $71,360,064 of the Projected General Fund’s Fund Balance for the fiscal year ending June 30, 2023; and

5.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for City employees, effective July 1, 2023.

Camarillo Sanitary District Recommended Actions:

1.  Adopt a Resolution approving the FY 2023/24 Budget and authorizing appropriations for FY 2023/24; and

2.  Adopt a Resolution setting the Compensation, Classification and Benefits Program and approving a Statement of Understanding for the terms and conditions of employment for Camarillo Sanitary District employees, effective July 1, 2023.

U. Third Amendment to Employment Agreement with City Manager/District Manager Recommendation : Authorize the Mayor to sign a Third Amendment to Employment Agreement with City/District Manager Gregory Ramirez.

JOINT PUBLIC HEARING WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
V. Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program
Recommendation : Adopt a Resolution approving the Fiscal Years 2023­2028 Capital Improvement Program.
6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

ADJOURN
PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – June 28, 2023