Camarillo City Council
August 23, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, AUGUST 23, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
4:00 P.M. CLOSED SESSION | 5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS 4:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ CLOSED SESSION
ROLL CALL
CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­­ ANTICIPATED LITIGATION Significant Exposure to Litigation Pursuant to Government Code Section 54956.9 (d)(2) Number of Potential Cases: 1
B. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION
Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1)
OPV Coalition v. Fox Canyon Groundwater;  Ventura Superior Court Case No. 56­2021­ 00555357­CU­PT­VTA
C. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – INITIATION OF LITIGATION Pursuant to Government Code Section 54959.9(d)(4)
Number of Potential Cases: 1
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
D. Coastal Cleanup Day
COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

E. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of July 26, 2023.

F. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

G. Investment Reports for July 2023
Recommendation : Receive and file reports.

H. Revenue & Expenditure Report for July 2023
Recommendation : Receive and file report.

I. Customer Service Training ­ Authorize the City Manager to Execute Agreement 2023­ 127 with Shibumi Consulting Services, LLC.

Recommendation : Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­127 with Shibumi Consulting Services, LLC. in the amount not­to­ exceed of $39,050.

J. Ventura Countywide Stormwater Program Implementation Agreement Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­129, National Pollutant Discharge Elimination System Implementation Agreement, Ventura Countywide Stormwater Quality Management Program.

K. Tract 5903/RPD­177 KB Home  (southwest corner of Ponderosa Drive and Earl Joseph Drive)
Recommendation : Adopt a Resolution exonerating warranty security for Tract 5903/RPD­177.

L. Heated Asphalt Trailer – Purchase Order
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Crafco Inc. in the amount of $34,996.70 for the purchase of a two­ton heated asphalt trailer.

M. Authorization to Purchase Camarillo Area Transit Vehicles Recommendation :

1.  Find the CAT vehicle procurement exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA (CEQA) Guidelines; and

2.  Authorize the issuance of a purchase order to Creative Bus Sales in the total amount of $143,957.35 for the purchase of two transit vehicles; and

3.  Authorize a contingency of up to $14,000 in additional vehicle procurement costs.

N. Charter Oak Pump Station Nos. 1 & 2 – Project No. WT­5081 – Agreement for Engineering Services
Recommendation :

1.  Authorize an appropriation of $434,988.10 for the Professional Services Agreement and contingencies with Wood Rodgers, Inc. in the Water Capital Projects Fund, 863­8710­487.92­21 and Project WT­5081 from available Water Capital Fund Balance; and

2.  Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 128 with Wood Rodgers Inc. in the amount not­to­exceed $378,238.10 for professional engineering services and authorize a contingency in the amount of $56,750 for a total agreement authorization of $434,988.10; and

3.  Authorize the City Manager to execute future amendments to the Agreement with Wood Rodgers, Inc. for unforeseen additional services up to the authorized contingency amount.

O. Approve Professional Services Agreement 2023­123 with Andrew Goodwin Designs for Architectural and Design Services for City Facility Projects Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 123 with Andrew Goodwin Designs for an amount not­to­exceed $750,000 and;

2.  Authorize City Manager to execute future amendments and contract change orders.

DISCUSSION ITEMS
P. Purchase of Tax Default Property – 2361 Barry Street Recommendation :

1.  Find the purchase of the Tax Default Property located at 2361 Barry Street exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA under Class 32 “In­Fill Development Projects”, CEQA Guidelines 14 CCR 15332; and

2.  Approve the agreement to purchase and authorize the submittal of the agreement to the Ventura County Board of Supervisors and all other involved parties; and

3.  Authorize the City Manager to execute all necessary documents to complete the purchase of the Property located at 2361 Barry Street; and

4.  Authorize a transfer out of $3,100 from the Low­Moderate Income Housing Fund and an appropriation of $51,100.00 from the “Camarillo Corridor Project Area” Fund 429 tax­exempt bond proceeds.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
Q. Water and Wastewater Financial Plan Updates – Authorize Notification of the October 11, 2023 Public Hearing to Discuss Water and Wastewater Rates Pursuant to Proposition 218
Recommendation : Authorize notification of the October 11, 2023 Public Hearing to discuss water and wastewater rates pursuant to Proposition 218. 6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

CLOSED SESSION REPORT

ADJOURN
****Unless otherwise notated with an applicable California Environmental Quality Act (CEQA) statement, agenda items without statements are not subject to CEQA review**** PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – August 23, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, AUGUST 23, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
4:00 P.M. CLOSED SESSION | 5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS 4:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ CLOSED SESSION
ROLL CALL
CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­­ ANTICIPATED LITIGATION Significant Exposure to Litigation Pursuant to Government Code Section 54956.9 (d)(2) Number of Potential Cases: 1
B. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION
Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1)
OPV Coalition v. Fox Canyon Groundwater;  Ventura Superior Court Case No. 56­2021­ 00555357­CU­PT­VTA
C. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – INITIATION OF LITIGATION Pursuant to Government Code Section 54959.9(d)(4)
Number of Potential Cases: 1
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
D. Coastal Cleanup Day
COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

E. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of July 26, 2023.

F. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

G. Investment Reports for July 2023
Recommendation : Receive and file reports.

H. Revenue & Expenditure Report for July 2023
Recommendation : Receive and file report.

I. Customer Service Training ­ Authorize the City Manager to Execute Agreement 2023­ 127 with Shibumi Consulting Services, LLC.

Recommendation : Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­127 with Shibumi Consulting Services, LLC. in the amount not­to­ exceed of $39,050.

J. Ventura Countywide Stormwater Program Implementation Agreement Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­129, National Pollutant Discharge Elimination System Implementation Agreement, Ventura Countywide Stormwater Quality Management Program.

K. Tract 5903/RPD­177 KB Home  (southwest corner of Ponderosa Drive and Earl Joseph Drive)
Recommendation : Adopt a Resolution exonerating warranty security for Tract 5903/RPD­177.

L. Heated Asphalt Trailer – Purchase Order
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Crafco Inc. in the amount of $34,996.70 for the purchase of a two­ton heated asphalt trailer.

M. Authorization to Purchase Camarillo Area Transit Vehicles Recommendation :

1.  Find the CAT vehicle procurement exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA (CEQA) Guidelines; and

2.  Authorize the issuance of a purchase order to Creative Bus Sales in the total amount of $143,957.35 for the purchase of two transit vehicles; and

3.  Authorize a contingency of up to $14,000 in additional vehicle procurement costs.

N. Charter Oak Pump Station Nos. 1 & 2 – Project No. WT­5081 – Agreement for Engineering Services
Recommendation :

1.  Authorize an appropriation of $434,988.10 for the Professional Services Agreement and contingencies with Wood Rodgers, Inc. in the Water Capital Projects Fund, 863­8710­487.92­21 and Project WT­5081 from available Water Capital Fund Balance; and

2.  Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 128 with Wood Rodgers Inc. in the amount not­to­exceed $378,238.10 for professional engineering services and authorize a contingency in the amount of $56,750 for a total agreement authorization of $434,988.10; and

3.  Authorize the City Manager to execute future amendments to the Agreement with Wood Rodgers, Inc. for unforeseen additional services up to the authorized contingency amount.

O. Approve Professional Services Agreement 2023­123 with Andrew Goodwin Designs for Architectural and Design Services for City Facility Projects Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 123 with Andrew Goodwin Designs for an amount not­to­exceed $750,000 and;

2.  Authorize City Manager to execute future amendments and contract change orders.

DISCUSSION ITEMS
P. Purchase of Tax Default Property – 2361 Barry Street Recommendation :

1.  Find the purchase of the Tax Default Property located at 2361 Barry Street exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA under Class 32 “In­Fill Development Projects”, CEQA Guidelines 14 CCR 15332; and

2.  Approve the agreement to purchase and authorize the submittal of the agreement to the Ventura County Board of Supervisors and all other involved parties; and

3.  Authorize the City Manager to execute all necessary documents to complete the purchase of the Property located at 2361 Barry Street; and

4.  Authorize a transfer out of $3,100 from the Low­Moderate Income Housing Fund and an appropriation of $51,100.00 from the “Camarillo Corridor Project Area” Fund 429 tax­exempt bond proceeds.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
Q. Water and Wastewater Financial Plan Updates – Authorize Notification of the October 11, 2023 Public Hearing to Discuss Water and Wastewater Rates Pursuant to Proposition 218
Recommendation : Authorize notification of the October 11, 2023 Public Hearing to discuss water and wastewater rates pursuant to Proposition 218. 6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

CLOSED SESSION REPORT

ADJOURN
****Unless otherwise notated with an applicable California Environmental Quality Act (CEQA) statement, agenda items without statements are not subject to CEQA review**** PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – August 23, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, AUGUST 23, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
4:00 P.M. CLOSED SESSION | 5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS 4:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ CLOSED SESSION
ROLL CALL
CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­­ ANTICIPATED LITIGATION Significant Exposure to Litigation Pursuant to Government Code Section 54956.9 (d)(2) Number of Potential Cases: 1
B. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION
Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1)
OPV Coalition v. Fox Canyon Groundwater;  Ventura Superior Court Case No. 56­2021­ 00555357­CU­PT­VTA
C. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – INITIATION OF LITIGATION Pursuant to Government Code Section 54959.9(d)(4)
Number of Potential Cases: 1
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
D. Coastal Cleanup Day
COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

E. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of July 26, 2023.

F. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

G. Investment Reports for July 2023
Recommendation : Receive and file reports.

H. Revenue & Expenditure Report for July 2023
Recommendation : Receive and file report.

I. Customer Service Training ­ Authorize the City Manager to Execute Agreement 2023­ 127 with Shibumi Consulting Services, LLC.

Recommendation : Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­127 with Shibumi Consulting Services, LLC. in the amount not­to­ exceed of $39,050.

J. Ventura Countywide Stormwater Program Implementation Agreement Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­129, National Pollutant Discharge Elimination System Implementation Agreement, Ventura Countywide Stormwater Quality Management Program.

K. Tract 5903/RPD­177 KB Home  (southwest corner of Ponderosa Drive and Earl Joseph Drive)
Recommendation : Adopt a Resolution exonerating warranty security for Tract 5903/RPD­177.

L. Heated Asphalt Trailer – Purchase Order
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Crafco Inc. in the amount of $34,996.70 for the purchase of a two­ton heated asphalt trailer.

M. Authorization to Purchase Camarillo Area Transit Vehicles Recommendation :

1.  Find the CAT vehicle procurement exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA (CEQA) Guidelines; and

2.  Authorize the issuance of a purchase order to Creative Bus Sales in the total amount of $143,957.35 for the purchase of two transit vehicles; and

3.  Authorize a contingency of up to $14,000 in additional vehicle procurement costs.

N. Charter Oak Pump Station Nos. 1 & 2 – Project No. WT­5081 – Agreement for Engineering Services
Recommendation :

1.  Authorize an appropriation of $434,988.10 for the Professional Services Agreement and contingencies with Wood Rodgers, Inc. in the Water Capital Projects Fund, 863­8710­487.92­21 and Project WT­5081 from available Water Capital Fund Balance; and

2.  Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 128 with Wood Rodgers Inc. in the amount not­to­exceed $378,238.10 for professional engineering services and authorize a contingency in the amount of $56,750 for a total agreement authorization of $434,988.10; and

3.  Authorize the City Manager to execute future amendments to the Agreement with Wood Rodgers, Inc. for unforeseen additional services up to the authorized contingency amount.

O. Approve Professional Services Agreement 2023­123 with Andrew Goodwin Designs for Architectural and Design Services for City Facility Projects Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 123 with Andrew Goodwin Designs for an amount not­to­exceed $750,000 and;

2.  Authorize City Manager to execute future amendments and contract change orders.

DISCUSSION ITEMS
P. Purchase of Tax Default Property – 2361 Barry Street Recommendation :

1.  Find the purchase of the Tax Default Property located at 2361 Barry Street exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA under Class 32 “In­Fill Development Projects”, CEQA Guidelines 14 CCR 15332; and

2.  Approve the agreement to purchase and authorize the submittal of the agreement to the Ventura County Board of Supervisors and all other involved parties; and

3.  Authorize the City Manager to execute all necessary documents to complete the purchase of the Property located at 2361 Barry Street; and

4.  Authorize a transfer out of $3,100 from the Low­Moderate Income Housing Fund and an appropriation of $51,100.00 from the “Camarillo Corridor Project Area” Fund 429 tax­exempt bond proceeds.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
Q. Water and Wastewater Financial Plan Updates – Authorize Notification of the October 11, 2023 Public Hearing to Discuss Water and Wastewater Rates Pursuant to Proposition 218
Recommendation : Authorize notification of the October 11, 2023 Public Hearing to discuss water and wastewater rates pursuant to Proposition 218. 6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

CLOSED SESSION REPORT

ADJOURN
****Unless otherwise notated with an applicable California Environmental Quality Act (CEQA) statement, agenda items without statements are not subject to CEQA review**** PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – August 23, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, AUGUST 23, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
4:00 P.M. CLOSED SESSION | 5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS 4:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ CLOSED SESSION
ROLL CALL
CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­­ ANTICIPATED LITIGATION Significant Exposure to Litigation Pursuant to Government Code Section 54956.9 (d)(2) Number of Potential Cases: 1
B. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION
Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1)
OPV Coalition v. Fox Canyon Groundwater;  Ventura Superior Court Case No. 56­2021­ 00555357­CU­PT­VTA
C. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – INITIATION OF LITIGATION Pursuant to Government Code Section 54959.9(d)(4)
Number of Potential Cases: 1
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
D. Coastal Cleanup Day
COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

E. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of July 26, 2023.

F. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

G. Investment Reports for July 2023
Recommendation : Receive and file reports.

H. Revenue & Expenditure Report for July 2023
Recommendation : Receive and file report.

I. Customer Service Training ­ Authorize the City Manager to Execute Agreement 2023­ 127 with Shibumi Consulting Services, LLC.

Recommendation : Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­127 with Shibumi Consulting Services, LLC. in the amount not­to­ exceed of $39,050.

J. Ventura Countywide Stormwater Program Implementation Agreement Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­129, National Pollutant Discharge Elimination System Implementation Agreement, Ventura Countywide Stormwater Quality Management Program.

K. Tract 5903/RPD­177 KB Home  (southwest corner of Ponderosa Drive and Earl Joseph Drive)
Recommendation : Adopt a Resolution exonerating warranty security for Tract 5903/RPD­177.

L. Heated Asphalt Trailer – Purchase Order
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Crafco Inc. in the amount of $34,996.70 for the purchase of a two­ton heated asphalt trailer.

M. Authorization to Purchase Camarillo Area Transit Vehicles Recommendation :

1.  Find the CAT vehicle procurement exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA (CEQA) Guidelines; and

2.  Authorize the issuance of a purchase order to Creative Bus Sales in the total amount of $143,957.35 for the purchase of two transit vehicles; and

3.  Authorize a contingency of up to $14,000 in additional vehicle procurement costs.

N. Charter Oak Pump Station Nos. 1 & 2 – Project No. WT­5081 – Agreement for Engineering Services
Recommendation :

1.  Authorize an appropriation of $434,988.10 for the Professional Services Agreement and contingencies with Wood Rodgers, Inc. in the Water Capital Projects Fund, 863­8710­487.92­21 and Project WT­5081 from available Water Capital Fund Balance; and

2.  Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 128 with Wood Rodgers Inc. in the amount not­to­exceed $378,238.10 for professional engineering services and authorize a contingency in the amount of $56,750 for a total agreement authorization of $434,988.10; and

3.  Authorize the City Manager to execute future amendments to the Agreement with Wood Rodgers, Inc. for unforeseen additional services up to the authorized contingency amount.

O. Approve Professional Services Agreement 2023­123 with Andrew Goodwin Designs for Architectural and Design Services for City Facility Projects Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 123 with Andrew Goodwin Designs for an amount not­to­exceed $750,000 and;

2.  Authorize City Manager to execute future amendments and contract change orders.

DISCUSSION ITEMS
P. Purchase of Tax Default Property – 2361 Barry Street Recommendation :

1.  Find the purchase of the Tax Default Property located at 2361 Barry Street exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA under Class 32 “In­Fill Development Projects”, CEQA Guidelines 14 CCR 15332; and

2.  Approve the agreement to purchase and authorize the submittal of the agreement to the Ventura County Board of Supervisors and all other involved parties; and

3.  Authorize the City Manager to execute all necessary documents to complete the purchase of the Property located at 2361 Barry Street; and

4.  Authorize a transfer out of $3,100 from the Low­Moderate Income Housing Fund and an appropriation of $51,100.00 from the “Camarillo Corridor Project Area” Fund 429 tax­exempt bond proceeds.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
Q. Water and Wastewater Financial Plan Updates – Authorize Notification of the October 11, 2023 Public Hearing to Discuss Water and Wastewater Rates Pursuant to Proposition 218
Recommendation : Authorize notification of the October 11, 2023 Public Hearing to discuss water and wastewater rates pursuant to Proposition 218. 6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

CLOSED SESSION REPORT

ADJOURN
****Unless otherwise notated with an applicable California Environmental Quality Act (CEQA) statement, agenda items without statements are not subject to CEQA review**** PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – August 23, 2023

AGENDA
CAMARILLO CITY COUNCIL
REGULAR MEETING
WEDNESDAY, AUGUST 23, 2023
CITY HALL COUNCIL CHAMBERS
601 CARMEN DRIVE, CAMARILLO, CALIFORNIA
4:00 P.M. CLOSED SESSION | 5:00 P.M. REGULAR SESSION | 6:00 P.M. PUBLIC COMMENTS 4:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ CLOSED SESSION
ROLL CALL
CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL ­­ ANTICIPATED LITIGATION Significant Exposure to Litigation Pursuant to Government Code Section 54956.9 (d)(2) Number of Potential Cases: 1
B. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – EXISTING LITIGATION
Pursuant to Government Code Section 54956.9(d)(1)
OPV Coalition v. Fox Canyon Groundwater;  Ventura Superior Court Case No. 56­2021­ 00555357­CU­PT­VTA
C. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – INITIATION OF LITIGATION Pursuant to Government Code Section 54959.9(d)(4)
Number of Potential Cases: 1
5:00 P.M. ­ CALL TO ORDER ­ OPEN SESSION
ROLL CALL
APPROVAL OF AGENDA

PRESENTATIONS
D. Coastal Cleanup Day
COUNCIL AND STAFF COMMENTS AND REPORTS
Informational items including committee reports, which do not require action, will be reported by members of staff and the City Council.

CONSENT CALENDAR
Items on the Consent Calendar are considered to be general business and will be acted upon at one time without discussion unless an Item is pulled for discussion.

E. City Council Meeting Minutes
Recommendation : Approve minutes of the regular meeting of July 26, 2023.

F. Disbursements
Recommendation : Adopt a Resolution approving disbursements.

G. Investment Reports for July 2023
Recommendation : Receive and file reports.

H. Revenue & Expenditure Report for July 2023
Recommendation : Receive and file report.

I. Customer Service Training ­ Authorize the City Manager to Execute Agreement 2023­ 127 with Shibumi Consulting Services, LLC.

Recommendation : Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­127 with Shibumi Consulting Services, LLC. in the amount not­to­ exceed of $39,050.

J. Ventura Countywide Stormwater Program Implementation Agreement Recommendation : Authorize the City Manager to execute Agreement No. 2023­129, National Pollutant Discharge Elimination System Implementation Agreement, Ventura Countywide Stormwater Quality Management Program.

K. Tract 5903/RPD­177 KB Home  (southwest corner of Ponderosa Drive and Earl Joseph Drive)
Recommendation : Adopt a Resolution exonerating warranty security for Tract 5903/RPD­177.

L. Heated Asphalt Trailer – Purchase Order
Recommendation : Authorize the issuance of a purchase order to Crafco Inc. in the amount of $34,996.70 for the purchase of a two­ton heated asphalt trailer.

M. Authorization to Purchase Camarillo Area Transit Vehicles Recommendation :

1.  Find the CAT vehicle procurement exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA (CEQA) Guidelines; and

2.  Authorize the issuance of a purchase order to Creative Bus Sales in the total amount of $143,957.35 for the purchase of two transit vehicles; and

3.  Authorize a contingency of up to $14,000 in additional vehicle procurement costs.

N. Charter Oak Pump Station Nos. 1 & 2 – Project No. WT­5081 – Agreement for Engineering Services
Recommendation :

1.  Authorize an appropriation of $434,988.10 for the Professional Services Agreement and contingencies with Wood Rodgers, Inc. in the Water Capital Projects Fund, 863­8710­487.92­21 and Project WT­5081 from available Water Capital Fund Balance; and

2.  Authorize the City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 128 with Wood Rodgers Inc. in the amount not­to­exceed $378,238.10 for professional engineering services and authorize a contingency in the amount of $56,750 for a total agreement authorization of $434,988.10; and

3.  Authorize the City Manager to execute future amendments to the Agreement with Wood Rodgers, Inc. for unforeseen additional services up to the authorized contingency amount.

O. Approve Professional Services Agreement 2023­123 with Andrew Goodwin Designs for Architectural and Design Services for City Facility Projects Recommendation :

1.  Authorize City Manager to execute Professional Services Agreement No. 2023­ 123 with Andrew Goodwin Designs for an amount not­to­exceed $750,000 and;

2.  Authorize City Manager to execute future amendments and contract change orders.

DISCUSSION ITEMS
P. Purchase of Tax Default Property – 2361 Barry Street Recommendation :

1.  Find the purchase of the Tax Default Property located at 2361 Barry Street exempt from review under the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to CEQA under Class 32 “In­Fill Development Projects”, CEQA Guidelines 14 CCR 15332; and

2.  Approve the agreement to purchase and authorize the submittal of the agreement to the Ventura County Board of Supervisors and all other involved parties; and

3.  Authorize the City Manager to execute all necessary documents to complete the purchase of the Property located at 2361 Barry Street; and

4.  Authorize a transfer out of $3,100 from the Low­Moderate Income Housing Fund and an appropriation of $51,100.00 from the “Camarillo Corridor Project Area” Fund 429 tax­exempt bond proceeds.

JOINT DISCUSSION ITEM WITH CAMARILLO SANITARY DISTRICT
Q. Water and Wastewater Financial Plan Updates – Authorize Notification of the October 11, 2023 Public Hearing to Discuss Water and Wastewater Rates Pursuant to Proposition 218
Recommendation : Authorize notification of the October 11, 2023 Public Hearing to discuss water and wastewater rates pursuant to Proposition 218. 6:00 P.M. ­ GENERAL PUBLIC COMMENTS
This is the set time for public comments for items  not on the agenda. At this time, or after completion of any in­ progress agenda items, the Council will break in proceedings and allow for any members of the pubic to address the Council. Please note that the City Council cannot take action on items that are not on the agenda; however, these items may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

CLOSED SESSION REPORT

ADJOURN
****Unless otherwise notated with an applicable California Environmental Quality Act (CEQA) statement, agenda items without statements are not subject to CEQA review**** PUBLIC PARTICIPATION
Agenda reports and other disclosable public records related to agenda items are available on the City’s website at www.cityofcamarillo.org/meetinginfo, and at City Hall located at 601 Carmen Drive, Camarillo, in the office of the City Clerk during regular business hours, Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m.  Meetings are broadcast on Local Government Channels, Spectrum Channel 10 and Frontier Channel 29, and livestreamed on the City’s YouTube Channel at www.youtube.com/user/thecityofcamarillo/live.

Public Comment O ptions
Electronic Comments : To submit electronic public comments please visit www.cityofcamarillo.org/publiccomment or follow the QR Code.

Written Comments: You may submit written comments to the City Clerk, 601 Carmen Drive, Camarillo, California 93010.  If your written comment is received by 3:00 p.m. on the meeting date, the City Clerk will distribute copies of your comments to all Councilmembers prior to the meeting.  Written comments received after 3:00 p.m. will be distributed to the Councilmembers.

Verbal Comments: Verbal Comments will be received on any item on the agenda at the time the agenda item is heard.  Comments are limited to three minutes for each speaker, unless extended by the Chair/Mayor, and each speaker may only speak once on each item.  The City Council will receive general public comments for items not on the agenda at 6:00 p.m.  Action cannot be taken on any item that is not on the agenda but may be referred to staff or scheduled on a future agenda.

Speaking
When it is your turn to speak, the Chair/Mayor will call your name.  When your name is called, approach the podium and begin your comments by stating your name for the record.  The timer will count down your 3 minutes.  The timer starts with a green box indicating you have 3 minutes; when there is 1 minute remaining, the box changes to yellow; when the 3 minutes have elapsed, the box will turn red.  At that time, we will move onto the next speaker.

In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you need special assistance to participate in this meeting, please contact the City Clerk at (805) 388­5397.  Notification 48 hours prior to the meeting will enable the City to make reasonable arrangements to ensure accessibility to this meeting.

CC Agenda – August 23, 2023