City Council Meeting Agenda
October 9, 2023

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT
NO. 00318
PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES AND SOLUTIONS

For Use by Eligible Purchasing Entities

By and Between

S
TATE OF WASHINGTON
DEPARTMENT OF ENTERPRISE SERVICES

and

E.F. JOHNSON COMPANY

Dated October 1, 2021

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  1 (Rev. 2020‐03‐11)
COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT
NO. 00318
PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES AND SOLUTIONS FOR
SUB‐CATEGORY 1.1 RADIO: SINGLE‐BAND PORTABLE RADIO (P25) SUB‐CATEGORY 1.2 RADIO: SINGLE‐BAND MOBILE RADIO (P25)
SUB‐CATEGORY 1.3 RADIO: SINGLE‐BAND DESKTOP RADIO (P25) SUB‐CATEGORY 1.4 RADIO: MULTI‐BAND PORTABLE RADIO (P25) SUB‐CATEGORY 1.5 RADIO: MULTI‐BAND MOBILE RADIO (P25)
SUB‐CATEGORY 1.6 RADIO: MULTI‐BAND DESKTOP RADIO (P25)
SUB‐CATEGORY 1.7 RADIO: BASE STATION/REPEATER (P25)
SUB‐CATEGORY 2.1 RADIO: CONVENTIONAL ANALOG PORTABLE (NON‐P25) SUB‐CATEGORY 2.2 RADIO: CONVENTIONAL ANALOG MOBILE (NON‐P25) SUB‐CATEGORY 2.3 RADIO: CONVENTIONAL ANALOG DESKTOP (NON‐P25) CATEGORY 4 DISPATCH CONSOLES
CATEGORY 6 INTEROPERABILITY GATEWAY DEVICE
COMPLETE TURNKEY RADIO SOLUTION

This Cooperative Purchasing Master Agreement (“Cooperative Purchasing Master Agreement”) is made and  entered  into  by  and  between  Enterprise  Services  acting  by  and  through  the  State  of  Washington (“Enterprise Services”) and E.F. Johnson Company, a Minnesota corporation (“Contractor”) and is dated and effective as of October 1, 2021.

R E C I T A L S
A. Pursuant  to  Legislative  authorization,  Enterprise  Services,  on  behalf  of  the  State  of Washington,  is  authorized  to  develop,  solicit,  and  establish  Cooperative  Purchasing Master Agreements for goods and services to support Washington state agencies.   See RCW 39.26.050(1).  The Washington State Legislature has authorized Enterprise Services to  make  these  Cooperative  Purchasing  Master  Agreements  available,  pursuant  to agreement in which Enterprise Services ensures full cost recovery, to other local or federal government agency or entity, public benefit nonprofit organizations, or any tribes located in the State of Washington.  See RCW 39.26.050(1) & (2).

B. The Washington State Legislature also has authorized Enterprise Services to participate in, sponsor, conduct, or administer certain cooperative purchasing agreements for the procurement of goods or services.   See RCW 39.26.060(1).   One of the approaches that Enterprise  Services  utilizes  to  participate  in  cooperative  purchasing  agreements  with other states is NASPO ValuePoint.

C. NASPO Cooperative Purchasing Organization LLC, doing business as NASPO ValuePoint, is a nonprofit subsidiary of the National Association of State Procurement Officials (NASPO).

The  NASPO  ValuePoint  purchasing  cooperative  program  is  led  by  state  procurement officers  from  member  states.   NASPO  ValuePoint  does  not  award  contracts;  rather,  it assists states, for an administrative fee, in their collaboration pertaining to solicitations and the resulting master agreements.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  2 (Rev. 2020‐03‐11)
D. Pursuant to the NASPO ValuePoint cooperative purchasing model, a state serves as the ‘lead  state’  to  conduct  a  competitive  procurement  in  compliance  with  that  state’s procurement  laws  and  award  a  cooperative  purchasing  master  agreement  with  a contractor for the specified goods or services.  States (including the District of Columbia and  the  organized  territories  of  the  United  States),  including  the  lead  state,  then  may participate in that cooperative purchasing master agreement by executing a Participating Addendum.   Until  a  Participating  Addendum  is  executed  by  the  applicable  state  (a ‘participating entity’), no agency or other eligible organization (a ‘purchasing entity’) may purchase pursuant to the cooperative purchasing master agreement.  Under Washington law, at the time of solicitation, states may provide supplemental substantive terms and conditions  to  inform  the  competitive  procurement.   In  addition,  pursuant  to  their Participating Addendum, states may require certain administrative terms and conditions (e.g.,  a  vendor  management  fee  for  sales  within  the  state,  state  registration  and reporting).   Contractor,  however,  has  no  obligation  to  condition  execution  of  a Participating Addendum on substantive terms and conditions that were not competitively procured.

E. Enterprise  Services,  as  part  of  a  cooperative  purchasing  competitive  governmental procurement, with administrative support from NASPO ValuePoint, issued Competitive Solicitation No. 00318 dated November 16, 2020 regarding Public Safety Communications Products, Services and Solutions (“Public Safety Radio”).  Sixteen (16) states indicated an intent to utilize the resulting Cooperative Purchasing Master Agreement.

F. Enterprise  Services  and  a  stakeholder  team  consisting  of  representatives  from Washington,  California,  Alaska,  Oregon,  Montana,  Tennessee,  Colorado  and  Nevada evaluated all responsive bids to the Competitive Solicitation and identified Contractor as an Apparent Successful Bidder for the Category identified above.

G. Enterprise  Services  determined  that  entering  into  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement will meet the cooperative purchasing needs and be in the best interest of the State of Washington.

H. The purpose of this Cooperative Purchasing Master Agreement is to enable Participating or  Purchasing  Entities  to  purchase  Public  Safety  Radio  products  and  services,  in  the awarded Category as set forth herein.

A G R E E M E N T
NOW THEREFORE, in consideration of the mutual promises, covenants, and conditions set forth herein, the parties hereto hereby agree as follows:

1. TERM.  The term of this Master Agreement begins October 1, 2021 and ends on December 31, 2026; provided,  however  that,  the  contract  term  shall  be  extended  for  twenty‐four  (24)  months  if,  in Enterprise  Services’  sole,  reasonable  judgement,  which  shall  occur  no  later  than  June  30,  2025, Contractor meets the following performance metrics:
 Reports:  Contractor  provides  timely  and  accurate  reports  as  detailed  in  this  Master Agreement and Participating Addendums; and
 Administrative Fee Payments: Contractor provides timely and accurate Administrative Fee payments as detailed in this Master Agreement and Participating Addendums.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  3 (Rev. 2020‐03‐11)
Notwithstanding  any  provision  to  the  contrary,  to  effectuate  a  smooth  transition  for  Participating States and Purchasing Entities for Public Safety Communications Products, Services and Solutions to begin  on  October  1,  2021,  Contractor  shall  provide  implementation  and  transition  support  to Participating  States  who  wish  to  utilize  the  Master  Agreement,  beginning  upon  the  date  such Participating State and Contractor executes a Participating Addendum.  For the avoidance of doubt, no orders for products or services shall be made under this Agreement prior to October 1, 2021.

2. PARTICIPANTS AND SCOPE.   This Cooperative Purchasing Master Agreement may be utilized under the following conditions:

2.1. PARTICIPATING ENTITIES.  Contractor may not sell Public Safety Radio products and services under this Cooperative Purchasing Master Agreement until a Participating Addendum acceptable to the Participating Entity and Contractor is executed.  The terms and conditions set forth in the Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  are  applicable  to  any  Order  by  a  Participating Entity (and other Purchasing Entities covered by their Participating Addendum), except to the extent altered, modified, supplemented, or amended by a Participating Addendum; Provided, however, that no Participating Addendum shall operate to alter or modify any substantive terms of this Cooperative Purchasing Master Agreement which were solicited and procured pursuant  to  a  competitive  procurement.   By  way  of  illustration  and  not  limitation, Participating  Entities  may  include  unique  administrative,  delivery,  and  invoicing requirements,  as  well  as  entity‐specific  confidentiality  requirements  and  similar  entity‐ specific administrative requirements in purchase Orders utilizing this Cooperative Purchasing Master Agreement.

2.2. PURCHASING ENTITIES.  Purchasing Entity means a state (as well as the District of Columbia and U.S  territories),  city,  county,  district,  other  political  subdivision  of  a  State,  and  a  nonprofit organization under the laws of some states if authorized by a Participating Addendum, that issues a Purchase Order or other commitment document against the Cooperative Purchasing Master Agreement and becomes financially committed to the purchase.

2.3. PARTICIPATING ADDENDUM.   Obligations under this Cooperative Purchasing Master Agreement are  limited  to  those  Participating  Entities  who  have  signed  a  Participating  Addendum  and Purchasing Entities within the scope of those Participating Addenda.  States or other entities permitted  to  participate  may  use  an  informal  competitive  or  other  process  to  determine which Cooperative Purchasing Master Agreements to participate in through execution of a Participating  Addendum.   Financial  obligations  of  Participating  Entities  who  are  states  are limited  to  the  orders  placed  by  the  departments  or  other  state  agencies  and  institutions having available funds.  Participating Entities who are states incur no financial obligations on behalf of other Purchasing Entities. Contractor shall email a fully executed PDF copy of each Participating  Addendum  as  instructed  by  the  Lead  State  to  support  documentation  of participation and posting in appropriate databases.

2.4. PURCHASING ENTITY RIGHTS.   Except to the extent modified by a Participating Addendum, each Purchasing Entity shall follow the terms and conditions of the Cooperative Purchasing Master Agreement  and  applicable  Participating  Addendum  and  will  have  the  same  rights  and responsibilities for their purchases as the Lead State has in the Cooperative Purchasing Master Agreement, including but not limited to, any indemnity or right to recover any costs as such right is defined in the Cooperative Purchasing Master Agreement and applicable Participating Addendum for their purchases.  Each Purchasing Entity will be responsible for its own charges, COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  4 (Rev. 2020‐03‐11)
fees, and liabilities.   Contractor will apply the charges and invoice each Participating Entity individually.

2.5. PARTICIPATING ADDENDUM APPROVAL. Participating Entities who are not states may under some circumstances sign their own Participating Addendum, subject to the approval of participation by  the  Chief  Procurement  Official  of  the  state  where  the  Participating  Entity  is  located.

Coordinate  requests  for  such  participation  through  NASPO  ValuePoint.   Any  permission  to participate  through  execution  of  a  Participating  Addendum  is  not  a  determination  that procurement authority exists in the Participating Entity; they must ensure that they have the requisite procurement authority to execute a Participating Addendum.

3. SCOPE – INCLUDED GOODS/SERVICES AND PRICE.

3.1. CONTRACT SCOPE.   Pursuant to this Cooperative Purchasing Master Agreement, Contractor is authorized to sell only those Public Safety Radio Products and Services in the category above posted on the NASPO ValuePoint website. Contractor shall not represent to any Participating or Purchasing Entity under this Cooperative Purchasing Master Agreement that Contractor has contractual authority to sell any Public Safety Radio Products beyond those approved and posted on the NASPO ValuePoint website.

3.2. MINIMUM  WARRANTY  FOR  INCLUDED  GOODS/SERVICES.   Notwithstanding  any  provision  to  the contrary, Contractor agrees to and is providing a minimum warranty of no less than one (1) year for any goods/services included in this Cooperative Purchasing Master Agreement.  Such minimum warranty begins when the goods/services are accepted by Purchasing Entity or as agreed by Purchasing Entity in its ordering documentation.  Such minimum warranty includes all firmware and software updates within warranty period. Parts and related software will be free from defects in material and workmanship for one (1) year. If a product fails because of a  defect  in  workmanship  or  materials  within  one  (1)  year  from  the  date  of  acceptance  by Purchasing Entity, manufacture shall repair or replace the product or part with a new product or part without charge to Purchasing Entity.

3.3. ADDITIONAL  WARRANTY  OPTIONS  –  See  E.F.  Johnson  Company  Products/Services  Pricing Document  on  the  NASPO  ValuePoint  website  for  descriptions  and  pricing  for  all  available warranty options.

3.4. AVAILABLE SERVICES – See E.F. Johnson Company Products/Services Pricing Document on the NASPO ValuePoint website for descriptions and pricing for all available services.

3.5. ABILITY  TO  MODIFY  SCOPE  OF  COOPERATIVE  PURCHASING  MASTER  AGREEMENT.   Subject  to  mutual agreement  between  the  parties,  Enterprise  Services,  acting  as  the  lead  state,  reserves  the right  to  modify  the  Public  Safety  Radio  Products  included  in  this  Cooperative  Purchasing Master  Agreement;  Provided,  however,  that  any  such  modification  shall  be  effective  only upon thirty (30) days advance written notice; and Provided further, that any such modification must  be  within  the  scope  of  this  competitively  procured  Cooperative  Purchasing  Master Agreement.  In no event shall such modification, if authorized by Enterprise Services, limit the requirement  for  cooperative  purchasing  agreements  to  be  subject  to  competitive procurement.

3.6. PRODUCT UPDATES. Upon approval, Contractor may update their products/pricelist on a semi‐ annual  basis.  Contractor  must  submit  to  the  Lead  Contract  Administrator  a  revised product/pricelist highlighting changes and include an effective date of the change. At no time during the contract term shall products be deleted from the products/pricelist. Discontinued COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  5 (Rev. 2020‐03‐11)
products/services  must  be  struck‐through  and  highlighted  for  ease  of  review  process.

Product/pricelist updates must be submitted for review and approval to the Lead Contract Administrator thirty (30) days prior to the effective date of the change. All products/pricelist will be posted on the NASPO ValuePoint website.

Product updates for January 1st through June 30th must be submitted to Lead State Contract Administrator by June 1st to be eligible for product updates effective July 1st. Product updates for July 1st through December 31st must be submitted to the Lead State Contract Administrator by December 1st to be eligible for product updates effective January 1st. Additional product updates may be considered for approval with proper 30 day notice at the discretion of the Lead State.

Semi‐Annual  Submitted By  Effective Date
January 1‐June 30  June 1st   July 1st
July 1‐December 31  December 1st   January 1st
System Solution  providers may  update their list of available products  quarterly. Quarterly means the last day of each calendar quarter, see below.

Quarter  Submitted By  Effective Date
January 1‐March 30  March 1st   April 1st
April 1‐June 30  June 1st   July 1st
July 1‐ September 30  September 1st  October 1st
October 1‐December 31  December 1st   January 1st
All  System  Solution  available  product  options  will  be  posted  on  the  NASPO  ValuePoint website. A minimum of thirty‐three percent (33%) of the components offered in a complete Radio  or  Microwave  System  Solution  must  be  manufactured  by  the  Awarded  Contractor.

Enterprise Services reserves the right to audit System Solution orders for compliance. Updates to System Solution available products must be submitted to the Lead Contract Administrator 30  days  prior  to  the  effective  date  of  the  change.  Additional  product  options  may  be considered for approval with proper 30 day notice at the discretion of the Lead State.

3.7. ECONOMIC ADJUSTMENTS.   All pricing must be guaranteed for the first year of the Cooperative Purchasing  Master  Agreement.  Following  the  guarantee  period,  any  request  for  price increases must be for an equal guarantee period (1 year), and must be submitted to the Lead State at least thirty (30) calendar days prior to the effective date. The Lead State will review a documented request for an MSRP price list increase only after the Price Guarantee Period.

Requests for price increases must include sufficient documentation supporting the request and demonstrating the reasonableness of the adjustment when comparing the current price list to the proposed price list. Documentation may include: the manufacturer’s national price increase  announcement  letter,  a  complete  and  detailed  description  of  what  products  are increasing  and  by  what  percentage,  a  complete  and  detailed  description  of  what  raw materials and/or other costs have increased and provide proof of increase, index data and other information to support and justify the increase. The price increase must not produce a higher  profit  margin  than  the  original  contract,  and  must  be  accompanied  by  sufficient COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  6 (Rev. 2020‐03‐11)
documentation and nationwide notice of price adjustment to the published manufacturer’s price list. No retroactive price increases will be allowed.

Price  Reductions.  In  the  event  of  a  price  decrease  in  any  category  of  product  at  any  time during  the  contract  in  an  OEM’s  published  manufacturer’s  price  list,  including  renewal options, the Lead State shall be notified immediately. All published manufacturer’s price list price reductions shall be effective upon the notification provided to the Lead State.

Enterprise Services reserves the right to request clarification and justification for requested Economic Adjustments.

Economic Price Adjustment requests for January 1st through June 30th must be submitted to Lead State Contract Administrator by June 1st to be eligible for product updates effective July 1st. Product updates for July 1st through December 31st must be submitted to the Lead State Contract Administrator by December 1st to be eligible for product updates effective January 1st.

Semi‐Annual  Submitted By  Effective Date
January 1‐June 30  June 1st   July 1st
July 1‐December 31  December 1st   January 1st

3.8. PRICE  CEILING.   Although  Contractor  may  offer  lower  prices,  including  volume  discounts,  to Purchasing  Entity,  during  the  term  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement, Contractor guarantees to provide the Goods/Services at no greater than the prices set forth approved and posted on the NASPO ValuePoint website.

3.9. COOPERATIVE  PURCHASING  MASTER  AGREEMENT  INFORMATION.   Enterprise  Services  shall  maintain and provide information regarding this Cooperative Purchasing Master Agreement, including scope and pricing, to eligible Purchasing Entity.

3.10. CONTRACTOR RESPONSIBILITIES. Contractor shall be responsible for successful performance of the Cooperative Purchasing Master Agreement and also for the successful performance of any and  all  of  their  partners.  Contractor  is  to  be  the  sole  point  of  contact  as  applicable  by Cooperative Purchasing Master Agreement with regard to contractual matters, payment of any  and  all  charges  resulting  from  the  purchase  of  the  products  and  maintenance  of  the product  for  the  term  of  the  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  unless  otherwise specified  by  a  Participating  State  in  a  Participating  Addendum  and/or  the  Cooperative Purchasing  Master  Agreement.  Contractor  must  be  able  to  receive,  process,  and  invoice orders  unless  the  Participating  State  has  agreed  to  assign  these  functions  to  a  partner.

Contractor  will  be  responsible  for  compliance  with  requirements  under  the  Cooperative Purchasing Master Agreement, even if requirements are delegated to partners. Contractor and partners must not in any way represent themselves in the name of the Lead State, NASPO ValuePoint or Participating States.

4. CONTRACTOR  REPRESENTATIONS  AND  WARRANTIES.   Contractor  makes  each  of  the  following representations  and  warranties  as  of  the  effective  date  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement  and  at  the  time  any  order  is  placed  pursuant  to  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement.   If,  at  the  time  of  any  such  order,  Contractor  cannot  make  such  representations  and warranties, Contractor shall not process any orders and shall, within three (3) business days notify Enterprise Services, in writing, of such breach.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  7 (Rev. 2020‐03‐11)

4.1. QUALIFIED TO DO BUSINESS.  Contractor represents and warrants that it is in good standing and qualified to do business in the State of Washington, that it is registered with the Washington State Department of Revenue and the Washington Secretary of State, that it possesses and shall  keep  current  all  required  licenses  and/or  approvals,  and  that  it  is  current,  in  full compliance, and has paid all applicable taxes owed to the State of Washington.  Contractor further represents and warrants that, within fifteen (15) days of executing any Participating Addendum  and  prior  to  making  any  sales  pursuant  to  such  Participating  Addendum, Contractor  shall  be  in  good  standing  and  qualified  to  do  business  in  such  state  and  that Contractor properly shall have registered to do business in such state, shall possess and shall keep  current  all  required  licenses  and/or  approvals,  and  that  it  shall  be  current,  in  full compliance, and have paid all applicable taxes owed to such state.

4.2. SUSPENSION & DEBARMENT.  Contractor represents and warrants that neither it nor its principals or affiliates presently are debarred, suspended, proposed for debarment, declared ineligible, or voluntarily excluded from participation in any governmental contract by any governmental department or agency within the United States.

4.3. QUALITY  OF  GOODS  OR  SERVICES.   Contractor  represents  and  warrants  that  any  goods  and/or services  sold  pursuant  to  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  shall  be merchantable,  shall  conform  to  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  and Purchasing Entity’s Purchase Order, shall be fit and safe for the intended purposes, shall be free from defects in materials and workmanship, and shall be produced and delivered in full compliance with applicable law.  Contractor further represents and warrants it has clear title to the goods and that the same shall be delivered and the services provided free of liens and encumbrances  and  that  the  same  do  not  infringe  any  third  party  patent.   Upon  breach  of warranty,  Contractor  will  repair  or  replace  (at  no  charge  to  Purchasing  Entity)  any  goods and/or services whose nonconformance is discovered and made known to the Contractor.  If, in Purchasing Entity’s judgment, repair or replacement is inadequate, or fails of its essential purpose, Contractor will refund the full amount of any payments that have been made.  The rights and remedies of the parties under this warranty are in addition to any other rights and remedies  of  the  parties  provided  by  law  or  equity,  including,  without  limitation,  actual damages, and, as applicable and awarded under the law, to a prevailing party, reasonable attorneys’ fees and costs.

4.4. WAGE  VIOLATIONS.   Contractor  represents  and  warrants  that,  during  the  term  of  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  and  the  three  (3)  year  period  immediately preceding the award of the Cooperative Purchasing Master Agreement, it is not determined, by a final and binding citation and notice of assessment issued by the Washington Department of Labor and Industries or through a civil judgment entered by a court of limited or general jurisdiction, to be in willful violation of any provision of Washington state wage laws set forth in RCW chapters 49.46, 49.48, or 49.52.

4.5. PAY EQUALITY.  Contractor represents and warrants that, among its workers, similarly employed individuals  are  compensated  as  equals.   For  purposes  of  this  provision,  employees  are similarly employed if the individuals work for the same employer, the performance of the job requires comparable skill, effort, and responsibility, and the jobs are performed under similar working conditions.  Job titles alone are not determinative of whether employees are similarly employed.  Contractor may allow differentials in compensation for its workers based in good faith on any of the following:   a seniority system; a merit system; a system that measures earnings by quantity or quality of production; a bona fide job‐related factor or factors; or a COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  8 (Rev. 2020‐03‐11)
bona fide regional difference in compensation levels.  A bona fide job‐related factor or factors may include, but not be limited to, education, training, or experience that is: consistent with business necessity; not based on or derived from a gender‐based differential; and accounts for  the  entire  differential.   A  bona  fide  regional  difference  in  compensation  level  must  be consistent with business necessity; not based on or derived from a gender‐based differential; and account for the entire differential.  Notwithstanding any provision to the contrary, upon breach of warranty and Contractor’s failure to provide satisfactory evidence of compliance within  thirty  (30)  days,  Enterprise  Services  may  suspend  or  terminate  this  Cooperative Purchasing Master Agreement and any Purchasing Entity hereunder similarly may suspend or terminate its use of the Cooperative Purchasing Master Agreement and/or any agreement entered into pursuant to this Cooperative Purchasing Master Agreement.

4.6. EXECUTIVE ORDER 18‐03 – WORKERS’ RIGHTS.  Contractor represents and warrants, as previously certified  in  Contractor’s  Bidder’s  Certification,  that  Contractor  does  NOT  require  its employees, as a condition of employment, to sign or agree to mandatory individual arbitration clauses or class or collective action waivers.  Contractor further represents and warrants that, during the term of this Cooperative Purchasing Master Agreement, Contractor shall not, as a condition  of  employment,  require  its  employees  to  sign  or  agree  to  mandatory  individual arbitration clauses or class or collective action waivers.

4.7. PROCUREMENT  ETHICS  &  PROHIBITION  ON  GIFTS.   Contractor  represents  and  warrants  that  it complies fully with all applicable procurement ethics restrictions including, but not limited to, restrictions  against  Contractor  providing  gifts  or  anything  of  economic  value,  directly  or indirectly, to Purchasing Entity’s employees.

4.8. WASHINGTON’S ELECTRONIC BUSINESS SOLUTION (WEBS).  Contractor represents and warrants that it is registered in Washington’s Electronic Business Solution (WEBS), Washington’s contract registration system and that, all of its information therein is current and accurate and that throughout  the  term  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  Contractor  shall maintain an accurate profile in WEBS.

4.9. STATEWIDE  PAYEE  DESK.   Contractor  represents  and  warrants  that  it  is  registered  with  the Washington Statewide Payee Desk, which registration is a condition to payment.

4.10. COOPERATIVE  PURCHASING  MASTER  AGREEMENT  PROMOTION;  ADVERTISING  AND  ENDORSEMENT.

Contractor represents and warrants that it shall use commercially reasonable efforts both to promote and market the use of this Cooperative Purchasing Master Agreement with eligible Purchasing Entity and to ensure that those entities that utilize this Cooperative Purchasing Master Agreement are eligible Purchasing Entity.  Contractor understands and acknowledges that  neither  Enterprise  Services  nor  Purchasing  Entity  are  endorsing  Contractor’s  goods and/or services or suggesting that such goods and/or services are the best or only solution to their needs.  Accordingly, Contractor represents and warrants that it shall make no reference to Enterprise Services, any Purchasing Entity, or the State of Washington in any promotional material without the prior written consent of Enterprise Services.

4.11. COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT TRANSITION.   Contractor represents and warrants that,  in  the  event  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  or  a  similar  contract,  is transitioned  to  another  contractor  (e.g.,  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement expiration  or  termination),  Contractor  shall  use  commercially  reasonable  efforts  to  assist Enterprise Services for a period of sixty (60) days to effectuate a smooth transition to another contractor to minimize disruption of service and/or costs to the State of Washington.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  9 (Rev. 2020‐03‐11)

4.12. SUB‐CONTRACTORS, AUTHORIZED RESELLERS/DEALERS. MANUFACTURER’S REPRESENTATIVE (PARTNERS). If utilizing partners, Contractor is responsible for such partners providing products and services, as  well  as  warranty  and  maintenance  services  for  any  product  or  solution  such  partners provide  pursuant  to  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.   Pursuant  to  their applicable Participating Addendum, each Participating Entity may allow or disallow Contractor to utilize Partners.   Only partners approved by the Participating Entity may be utilized. The Participating Entity will define the process to add and remove partners in their Participating Addendum.

5. USING THE COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT – PURCHASES.

5.1. ORDERING REQUIREMENTS.  Eligible Purchasing Entity shall order goods and/or services from this Cooperative Purchasing Master Agreement, consistent with the terms hereof and by using any  ordering  mechanism  agreeable  both  to  Contractor  and  Purchasing  Entity  but,  at  a minimum,  including  the  use  of  a  purchase  order.   When  practicable,  Contractor  and Purchasing Entity also shall use telephone orders, email orders, web‐based orders, and similar procurement  methods  (collectively  “Purchasing  Entity  Order”).   All  order  documents  must reference  the  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  number.   The  terms  of  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  shall  apply  to  any  Purchase  Order  and,  in  the event  of  any  conflict,  the  terms  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  shall prevail.   Notwithstanding  any  provision  to  the  contrary,  in  no  event  shall  any  ‘click‐ agreement,’  software  or  web‐based  application  terms  and  conditions,  or  other  agreement modify the terms and conditions of this Cooperative Purchasing Master Agreement.

Solution  components  must  be  equal  to  or  greater  than  thirty‐three  percent  (33%) manufactured by the Contractor. Prior to executing an order for a ”Solution”, Contractor shall provide  Purchasing  Entity  a  detailed  Cost  Proposal  itemizing  all  proposed  costs  (including labor costs, employee benefits, travel, overhead and other direct costs) Contractor estimates it will incur in the performance of the work.
(a) All order documents must, at a minimum, reference
 the Cooperative Purchasing Master Agreement number;
 The place and requested time of delivery;
 A billing address;
 The  name,  phone  number,  and  address  of  the  Participating  Entity representative;
(b) All  communications  concerning  administration  of  Orders  placed  shall  be furnished  solely  to  the  authorized  purchasing  agent  within  the  Participating Entity’s purchasing office, or to such other individual identified in writing in the Order.
(c) Orders  must  be  placed  pursuant  to  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement prior to the termination date thereof, but may have a delivery date or performance period up to 120 days thereafter.
(d) Notwithstanding the expiration, cancellation or termination of this Cooperative Purchasing Master Agreement, Contractor agrees to perform in accordance with the  terms  of  any  Orders  then  outstanding  at  the  time  of  such  expiration  or COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  10 (Rev. 2020‐03‐11)
termination.  Contractor shall not honor any Orders placed after the expiration, cancellation, or termination of this Cooperative Purchasing Master Agreement, or  otherwise  inconsistent  with  its  terms.   Orders  from  any  separate  indefinite quantity,  task  orders,  or  other  form  of  indefinite  delivery  order  arrangement priced against this Cooperative Purchasing Master Agreement may not be placed after  the  expiration  or  termination  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement,  notwithstanding  the  term  of  any  such  indefinite  delivery  order agreement.

5.2. DELIVERY REQUIREMENTS.  Contractor must ensure that delivery of goods and/or services will be made  as  required  by  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  the  Purchase  Order used by Purchasing Entity, or as otherwise mutually agreed in writing between the Purchasing Entity and Contractor.  The following apply to all deliveries:
(a) Contractor shall make all deliveries to the applicable delivery location specified in the Purchase Order.  Such deliveries shall occur during Purchasing Entity’s normal work  hours  and  within  the  time  period  mutually  agreed  in  writing  between Purchasing Entity and Contractor at the time of order placement.   Deliveries to be  off‐loaded  at  Purchasing  Entity’s  receiving  dock  or  designated  job  site  by Contractor.
(b) Contractor shall ship all goods purchased pursuant to this Cooperative Purchasing Master  Agreement  Purchasing  Entity’s  specified  destination.   Shipping  charges must be mutually agreed to between Purchasing Entity and Contractor, and shall be added as a separate line item on the Contractor’s invoice. Contractor shall bear all  risk  of  loss,  damage,  or  destruction  of  the  goods  ordered  hereunder  that occurs prior to delivery, except loss or damage attributable to Purchasing Entity’s fault or negligence.
(c) All products must be delivered in the manufacturer’s standard package. Costs shall  include  all  packing  and/or  crating  charges.  Cases  shall  be  of  durable construction, good condition, properly labeled and suitable in every respect for storage and handling of contents. Each shipping carton shall be marked with the commodity,  brand,  quantity,  item  code  number  and  the  Purchasing  Entity’s Purchase Order number.
(d) All  packing  lists,  packages,  instruction  manuals,  correspondence,  shipping notices,  shipping  containers,  and  other  written  materials  associated  with  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  shall  be  identified  by  the Cooperative Purchasing Master Agreement number set forth on the cover of this Cooperative Purchasing Master Agreement and the applicable Purchase Order number.  Packing lists shall be enclosed with each shipment and clearly identify all contents and any backorders.
(e) Purchasing Entities may return unopened or unused (non‐specialty) Public Safety Radio products within ten (10) business days of receipt for full credit, minus any freight or restocking fee.   In such event, Contractor is responsible for shipping costs pertaining to any defective Public Safety Radio Products that are returned.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  11 (Rev. 2020‐03‐11)

5.3. RECEIPT AND INSPECTION OF GOODS AND/OR SERVICES.  Goods and/or services purchased under this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  are  subject  to  Purchasing  Entity’s  reasonable inspection,  testing,  and  approval  at  Purchasing  Entity’s  destination.   Such  inspection  and approval shall be determined within thirty (30) days of delivery. Purchasing Entity reserves the right to reject and refuse acceptance of goods and/or services that are not in accordance with this Cooperative Purchasing Master Agreement and Purchasing Entity’s Purchase Order.

Purchasing Entity may charge Contractor for the cost of inspecting rejected goods.   If there are  any  apparent  defects  in  the  goods  and/or  services  at  the  time  of  delivery,  Purchasing Entity will notify Contractor within five (5) business days.  At Purchasing Entity’s option, and without limiting any other rights, Purchasing Entity may require Contractor to, consistent with the  warranty  terms,  repair  or  replace,  at  Contractor’s  expense,  any  or  all  of  the  damaged goods  and/or  services  or,  at  Purchasing  Entity’s  option,  Purchasing  Entity  may  note  any damage to the goods and/or services on the receiving report, decline acceptance, and deduct the cost of rejected goods and/or services from final payment.  Payment for any goods under such Purchase Order shall not be deemed acceptance of the goods. (a) All  Products  are  subject  to  inspection  at  reasonable  times  and  places  before Acceptance.  Contractor shall provide right of access to the Lead State, or to any other  authorized  agent  or  official  of  the  Lead  State  or  other  Participating  or Purchasing  Entity,  at  reasonable  times,  in  order  to  monitor  and  evaluate performance,  compliance,  and/or  quality  assurance  requirements  under  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.   Products  that  do  not  meet specifications may be rejected. Failure to reject upon receipt, however, does not relieve  Contractor  of  liability  for  material  (nonconformity  that  substantially impairs value) latent or hidden defects subsequently revealed when the Public Safety  Radio  Products  are  put  to  use.   Acceptance  of  such  Public  Safety  Radio Products  may  be  revoked  in  accordance  with  the  provisions  of  the  applicable commercial  code,  and  Contractor  shall  be  liable  for  any  resulting  expense incurred by the Purchasing Entity related to the preparation and shipping of any Public Safety Radio Products rejected and returned, or for which Acceptance is revoked.
(b) If  any  Public  Safety  Radio  Products  do  not  conform  to  the  specifications,  the Purchasing  Entity  may  require  the  Contractor  to  repair  or  replace  the  Public Safety Radio Product in conformity with the specifications.

5.4. ON  SITE  REQUIREMENTS.   While  on  Purchasing  Entity’s  premises,  Contractor,  its  agents, employees, or subcontractors shall comply, in all respects, with Purchasing Entity’s physical, fire, access, safety, and other security requirements.

5.5. INSTALLATION.   Installation  shall  be  performed  by  Contractor  or  Sub‐Contractor,  in  a professional manner in accordance with industry standard best practices. The premises shall be  left  in  a  neat,  clean,  and  undamaged  condition.  Purchasing  Entity  reserves  the  right  to require  Contractor  or  Sub‐Contractor  to  repair  any  damage  caused  during  installation  or provide full compensation as determined by Purchasing Entity.

5.6. CONFIDENTIALITY;  SAFEGUARDING  OF  INFORMATION.   Contractor  shall  not  use  or  disclose  any information  concerning  Enterprise  Services/the State of Washington or Purchasing  Entity’s information which may be classified as confidential, for any purpose not directly connected with the administration of this Cooperative Purchasing Master Agreement, except with prior COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  12 (Rev. 2020‐03‐11)
written  consent  of  Enterprise  Services  (or  the  applicable  Purchasing  Entity),  or  as  may  be required by law.

5.7. TREATMENT  OF  ASSETS.   Title  to  all  property  furnished  by  any  Participating  State  and/or Purchasing  Entity  shall  remain  with  such  Participating  State  and/or  Purchasing  Entity,  as applicable.   Any  property  of  any  Participating  State  and/or  Purchasing  Entity  furnished  to Contractor shall, unless otherwise provided herein or approved by such Participating State and/or Purchasing Entity, be used only for the performance of this Cooperative Purchasing Master  Agreement.  Contractor  shall  be  responsible  for  damages  as  a  result  of  any  loss  or damage to property of any Participating State and/or Purchasing Entity to the extent it results from the negligence of Contractor or to the extent it results from the failure on the part of Contractor to maintain, administer and protect that property in a reasonable manner and to the extent practicable in all instances.  If any such Participating State and/or Purchasing Entity property  is  lost,  destroyed,  or  damaged,  Contractor  immediately  shall  notify  such Participating State and/or Purchasing Entity and shall take all reasonable steps to protect the property from further damage.  Contractor shall surrender to such Participating State and/or Purchasing  Entity  all  property  of  such  Participating  State  and/or  Purchasing  Entity  prior  to settlement  upon  completion,  termination,  or  cancellation  of  this  Cooperative  Purchasing Master  Agreement.   Title  to  all  property  furnished  by  Contractor,  the  cost  for  which  the Contractor is entitled to be reimbursed as a direct item of cost under this Contract, shall pass to  and  vest  in  the  Purchasing  Entity  upon  delivery  of  such  property  by  Contractor  and acceptance by the Purchasing Entity.  Title to other property, the cost of which is reimbursable to  Contractor  under  this  Contract,  shall  pass  to  and  vest  in  the  Purchasing  Entity  upon (i) issuance  for  use  of  such  property  in  the  performance  of  this  Contract,  or (ii) commencement  of  use  of  such  property  in  the  performance  of  this  Contract,  or (iii) reimbursement of the cost thereof by the Purchasing Entity in whole or in part, whichever first  occurs.   All  reference  to  Contractor  under  this  clause  shall  also  include  Contractor's employees, agents or subcontractors. Title to software shall not pass to Purchasing Entity but shall be licensed. All reference to Contractor under this clause shall also include Contractor's employees, agents or subcontractors.

5.8. SOFTWARE LICENSE AGREEMENT. If the public safety communications equipment ordered and delivered  under  the  term  and  conditions  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement requires software or firmware to operate, Purchasing Entity and Contractor will  mutually  agree  to  Contractor's  Software  license  shall  apply  to  such  transaction.

Contractor’s software license agreement shall not conflict with the terms and conditions of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  or  specific  security  requirements  of Participating Entity.

5.9. SUBSCRIPTION SERVICES AGREEMENT. If the public safety communications equipment ordered and  delivered  under  the  term  and  conditions  of  this  Contract  requires  subscription services to operate, Purchasing Entity and Contractor will mutually agree to Contractor's Subscription  Services  Agreement  shall  apply  to  such  transaction.  Contractor’s Subscription Services Agreement shall not conflict with the terms and conditions of this Master Agreement or the specific security requirements of Participating Entity.

6. INVOICING & PAYMENT.

6.1. CONTRACTOR  INVOICE.   Contractor  shall  submit  to  Purchasing  Entity’s  designated  invoicing contact properly itemized invoices.  Such invoices shall itemize the following:

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  13 (Rev. 2020‐03‐11)
 Cooperative Purchasing Master Agreement No. 00318
 Contractor name, address, telephone number, and email address for billing issues (i.e., Contractor Customer Service Representative)
 Contractor’s Federal Tax Identification Number
 Date(s) of delivery
 Applicable goods/services
 Invoice amount; and
 Payment terms, including any available prompt payment discounts.

Contractor’s  invoices  for  payment  shall  reflect  accurate  Cooperative  Purchasing  Master Agreement prices, less discounts or lower negotiated costs.  Invoices will not be processed for payment until receipt of a complete invoice as specified herein.

6.2. PAYMENT.   Payment is the sole responsibility of, and will be made by, the Purchasing Entity.

Payment is due within thirty (30) days of invoice.   If Purchasing Entity fails to make timely payment(s), Contractor may invoice Purchasing Entity in the amount of one percent (1%) per month on the amount overdue or a minimum of $1.  Payment will not be considered late if a check or warrant is mailed within the time specified.

6.3. OVERPAYMENTS.  Contractor promptly shall refund to Purchasing Entity the full amount of any erroneous  payment  or  overpayment.   Such  refunds  shall  occur  within  thirty  (30)  days  of written notice to Contractor; Provided, however, that Purchasing Entity shall have the right to elect to have either direct payments or written credit memos issued.   If Contractor fails to make timely payment(s) or issuance of such credit memos, Purchasing Entity may impose a one  percent  (1%)  per  month  on  the  amount  overdue  thirty  (30)  days  after  notice  to  the Contractor.

6.4. NO  ADVANCE  PAYMENT.   No  advance  payment  shall  be  made  for  the  products  and  services furnished  by  Contractor  pursuant  to  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement; Provided, however, that the parties agree that maintenance payments, if any, may be made on a quarterly basis at the beginning of each quarter.

6.5. NO  ADDITIONAL  CHARGES.   Unless  otherwise  specified  herein,  Contractor  shall  not  include  or impose any additional charges including, but not limited to, charges for shipping, handling, or payment processing.

6.6. TAXES/FEES.  Contractor promptly shall pay all applicable taxes on its operations and activities pertaining to this Cooperative Purchasing Master Agreement.  Failure to do so shall constitute breach  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.   Unless  otherwise  agreed, Purchasing  Entity  shall  pay  applicable  sales  tax  imposed  by  the  State  of  Washington  on purchased goods and/or services.  In regard to federal excise taxes, Contractor shall include federal excise taxes only if, after thirty (30) calendar days written notice to Purchasing Entity, Purchase has not provided Contractor with a valid exemption certificate from such federal excise taxes.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  14 (Rev. 2020‐03‐11)

7. CONTRACT MANAGEMENT.

7.1. CONTRACT ADMINISTRATION & NOTICES.  Except for legal notices, the parties hereby designate the following contract administrators as the respective single points of contact for purposes of this Cooperative Purchasing Master Agreement.  Enterprise Services’ contract administrator shall  provide  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  oversight.   Contractor’s  contract administrator  shall  be  Contractor’s  principal  contact  for  business  activities  under  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.   The  parties  may  change  contractor administrators by written notice as set forth below.

Any notices required or desired shall be in writing and sent by U.S. mail, postage prepaid, or sent via email, and shall be sent to the respective addressee at the respective address or email address set forth below or to such other address or email address as the parties may specify in writing:

Enterprise Services  E.F. Johnson Company
Attn:  Contract Administrator 00318
Washington Dept. of Enterprise Services
PO Box 41411
Olympia, WA  98504‐1411
Tel:  (360) 407‐2218
Email:  [email protected]
Attn:  Timi Jackson
1440 Corporate Drive
Irving, TX 75038
Tel:  (972) 819‐2336
Email: [email protected]
Notices shall be deemed effective upon the earlier of receipt, if mailed, or, if emailed, upon transmission to the designated email address of said addressee.

7.2. CONTRACTOR CUSTOMER SERVICE REPRESENTATIVE.   Contractor shall designate a customer service representative  (and  inform  Enterprise  Services  of  the  same)  who  shall  be  responsible  for addressing  Purchasing  Entity  issues  pertaining  to  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement.

7.3. LEGAL NOTICES.  Any legal notices required or desired shall be in writing and delivered by U.S. certified mail, return receipt requested, postage prepaid, or sent via email, and shall be sent to the respective addressee at the respective address or email address set forth below or to such other address or email address as the parties may specify in writing:

Enterprise Services  E.F. Johnson Company
Attn:  Legal Services Manager
Washington Dept. of Enterprise Services
PO Box 41411
Olympia, WA  98504‐1411
Email:  [email protected]
Attn: Timi Jackson
1440 Corporate Drive
Irving, TX 75038
Email: [email protected]
Notices shall be deemed effective upon the earlier of receipt when delivered, or, if mailed, upon return receipt, or, if emailed, upon transmission to the designated email address of said addressee.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  15 (Rev. 2020‐03‐11)

8. NASPO VALUEPOINT SUMMARY AND DETAILED USAGE REPORTS.

8.1. SUMMARY  SALES  DATA.   Contractor  shall  submit  quarterly  sales  reports  directly  to  NASPO ValuePoint using the  NASPO ValuePoint Quarterly Sales/Administrative Fee Reporting Tool found  at  http://www.naspo.org/WNCPO/Calculator.aspx.   Any/all  sales  made  under  this Cooperative Purchasing Master Agreement shall be reported as cumulative totals by state.

Even if Contractor experiences zero sales during a calendar quarter, a report is still required.

Reports shall be due no later than thirty (30) days following the end of the calendar quarter (as specified in the reporting tool).

8.2. DETAILED  SALES  DATA.   Contractor  also  shall  report  detailed  sales  data  by:   (1) state; (2) entity/customer  type,  e.g.  local  government,  higher  education,  K12,  non‐profit; (3) Participating  Entity  name;  (4)  Participating  Entity  bill‐to  and  ship‐to  locations; (4) Participating  Entity  and  Contractor  Purchase  Order  identifier/number(s);  (5) Purchase Order  Type  (e.g.  sales  order,  credit,  return,  upgrade,  determined  by  industry  practices); (6) Purchase  Order  date;  (7) Ship  Date;  and  (8) line  item  description,  including  product number if used.  Reports are due on a quarterly basis and must be received by the Enterprise Services and NASPO ValuePoint Cooperative Development Team no later than thirty (30) days after the end of the reporting period.  Reports shall be delivered to Enterprise Services and to the NASPO ValuePoint Cooperative Development Team electronically through a designated portal, email, CD‐ROM, flash drive or other method as determined by Enterprise Services and NASPO ValuePoint.   Detailed sales data reports shall include sales information for all sales under Participating Addenda executed under this Cooperative Purchasing Master Agreement.

8.3. NASPO  VALUEPOINT  EXECUTIVE  SUMMARY.  Contractor  shall  provide  the  NASPO  ValuePoint Cooperative  Development  Coordinator  with  an  executive  summary  each  quarter  that includes, at a minimum, a list of states with an active Participating Addendum, states that Contractor is in negotiations with and any Participating Addendum roll out or implementation activities  and  issues.   NASPO  ValuePoint  Cooperative  Development  Coordinator  and Contractor will determine the format and content of the executive summary.  The executive summary is due thirty (30) days after the conclusion of each calendar quarter.

8.4. REPORT  OWNERSHIP.  Timely  submission  of  these  reports  is  a  material  requirement  of  the Cooperative Purchasing Master Agreement.  Enterprise Services and NASPO ValuePoint shall have  a  perpetual,  irrevocable,  non‐exclusive,  royalty  free,  transferable  right  to  display, modify, copy, and otherwise use reports, data and information provided under this section.

8.5. CONFIDENTIALITY OF DETAILED SALES DATA AND PARTICIPATING ADDENDA.   Participating Addenda, as well  as  Orders  or  transaction  data  relating  to  Orders  under  this  Cooperative  Purchasing Master Agreement that identify the entity/customer, Order dates, line item descriptions and volumes,  and  prices/rates,  shall  be  Confidential  Information.  Contractor  shall  hold Confidential  Information  in  confidence  and  shall  not  transfer  or  otherwise  disclose Confidential  Information  to  third  parties  or  use  Confidential  Information  for  any  purposes whatsoever  other  than  what  is  necessary  to  the  performance  of  Orders  placed  under  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.   Contractor  shall  advise  each  of  its  employees and agents of their obligations to keep Confidential Information confidential.  This provision does  not  apply  to  disclosure  to  the  Lead  State,  a  Participating  State,  or  any  governmental entity exercising an audit, inspection, or examination pursuant to this Cooperative Purchasing Master Agreement.  To the extent permitted by law, Contractor shall notify the Lead State of the  identity  of  any  entity  seeking  access  to  the  Confidential  Information  described  in  this subsection.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  16 (Rev. 2020‐03‐11)

9. NASPO VALUEPOINT COOPERATIVE PROGRAM MARKETING AND PERFORMANCE REVIEW

9.1. NASPO  VALUEPOINT  COOPERATIVE  PROGRAM.   Contractor  agrees  to  work  cooperatively  with NASPO ValuePoint personnel.   Contractor agrees to present plans to NASPO ValuePoint for the  education  of  Contractor’s  contract  administrator(s)  and  sales/marketing  workforce regarding the Cooperative Purchasing Master Agreement, including the competitive nature of  NASPO  ValuePoint  procurements,  the  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  and Participating Addendum process, and the manner in which qualifying entities can participate in the Cooperative Purchasing Master Agreement.

9.2. LOGOS.  NASPO VALUEPOINT logos may not be used by Contractor in sales and marketing until a logo use agreement is executed with NASPO ValuePoint.

9.3. ANNUAL  SUPPLIER  BUSINESS  REVIEW.   Contractor  agrees  to  participate  in  an  annual  supplier performance review at a location (virtual or in‐person) selected by Enterprise Services and NASPO  ValuePoint,  which  may  include  a  discussion  of  marketing  action  plans,  target strategies, marketing materials, as well as Contractor reporting and timeliness of payment of administration  fees.  The  2022  Annual  Supplier  Business  Review  requires  in‐person attendance.  Any  subsequent  Annual  Supplier  Business  Review  meetings  may  be  attended virtually or in‐person.

10. ADMINISTRATIVE FEES.

10.1. CONTRACTOR  shall  pay  to  NASPO  ValuePoint,  or  its  assignee,  a  NASPO  ValuePoint ADMINISTRATIVE  Fee  of  one‐quarter  of  one  percent  (0.25%)  of  the  quarterly  sales  by participating state.  The NASPO ValuePoint administrative fee is not negotiable.  This fee may not be adjusted in any Participating Addendum. This fee is to be included as part of the pricing submitted with the bid.

10.2. Some states  may require  an additional fee be paid  directly to  the state only  on purchases made by Purchasing Entities within that state.  The fee level, payment method and schedule for such reports and payments will be incorporated into the Participating Addendum that is made a part of the Cooperative Purchasing Master Agreement. The Contractor may adjust the Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  pricing  accordingly  for  purchases  made  by Purchasing Entities within the jurisdiction of the state. All such agreements shall not affect the NASPO ValuePoint Administrative Fee percentage or the prices paid by the Purchasing Entities  outside  the  jurisdiction  of  the  state  requesting  the  additional  fee.   The  NASPO ValuePoint Administrative Fee set forth above shall be based on the gross amount of all sales (less any charges for taxes or shipping) at the adjusted prices (if any) in Participating Addenda.

11. RECORDS RETENTION & AUDITS.

11.1. RECORDS RETENTION.  Contractor shall maintain books, records, documents, and other evidence pertaining to this Cooperative Purchasing Master Agreement and orders placed by Purchasing Entity under it to the extent and in such detail as shall adequately reflect performance and administration of payments and fees.  Contractor shall retain such records for a period of six (6)  years  following  expiration  or  termination  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement  or  final  payment  for  any  order  placed  by  a  Purchasing  Entity  against  this Cooperative Purchasing Master Agreement, whichever is later; Provided, however, that if any COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  17 (Rev. 2020‐03‐11)
litigation, claim, or audit is commenced prior to the expiration of this period, such period shall extend until all such litigation, claims, or audits have been resolved.

11.2. AUDIT.   Upon  reasonable  advance  written  notice,  Enterprise  Services  reserves  the  right  to audit, or have a designated third party audit, applicable records to ensure that Contractor has properly  invoiced  Purchasing  Entity  and  that  Contractor  has  paid  all  applicable  vendor management fees.  Accordingly, Contractor shall permit Enterprise Services, any Purchasing Entity,  and  any  other  duly  authorized  agent  of  a  governmental  agency,  to  audit,  inspect examine, copy and/or transcribe Contractor’s books, documents, papers and records directly pertinent to this Cooperative Purchasing Master Agreement or orders placed by a Purchasing Entity under it for the purpose of making audits, examinations, excerpts, and transcriptions.

This right shall survive for a period of six (6) years following expiration or termination of this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  or  final  payment  for  any  order  placed  by  a Purchasing Entity against this Cooperative Purchasing Master Agreement, whichever is later; Provided, however, that if any litigation, claim, or audit is commenced prior to the expiration of this period, such period shall extend until all such litigation, claims, or audits have been resolved.

11.3. OVERPAYMENT  OF  PURCHASES  OR  UNDERPAYMENT  OF  FEES.   Without  limiting  any  other  remedy available  to  any  Purchasing  Entity,  Contractor  shall  reimburse  Purchasing  Entity  for  any overpayments inconsistent with the terms of this Cooperative Purchasing Master Agreement or orders, at a rate of 100% of such overpayments, found as a result of the examination of the Contractor’s records.

12. INSURANCE.

12.1. REQUIRED  INSURANCE.   During  the  Term  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement, Contractor, at its expense, shall maintain in full force and effect the insurance coverages set forth in Exhibit A – Insurance Requirements.  All costs for insurance, including any payments of  deductible  amounts,  shall  be  considered  incidental  to  and  included  in  the  prices  for goods/services and no additional payment shall be made.

12.2. WORKERS  COMPENSATION.   Contractor  shall  comply  with  applicable  workers  compensation statutes  and  regulations  (e.g.,  RCW  Title  51,  Industrial  Insurance).   If  Contractor  fails  to provide industrial insurance coverage or fails to pay premiums or penalties on behalf of its employees as may be required by law, Enterprise Services may terminate this Cooperative Purchasing Master Agreement.   This provision does not waive any of the Washington State Department  of  Labor  and  Industries  (L&I)  rights  to  collect  from  Contractor.   In  addition, Contractor waives its immunity under RCW Title 51 to the extent it is required to indemnify, defend,  and  hold  harmless  the  State  of  Washington  and  its  agencies,  officials,  agents,  or employees.

12.3. INSURANCE CERTIFICATE.   Prior to commencement of performance, Contractor shall provide to Enterprise  Services  a  written  endorsement  to  the  Contractor’s  general  liability  insurance policy or other documentary evidence acceptable to Enterprise Services that (1) names the State of Washington and Enterprise Services as additional insureds, (2) provides for written notice of cancellation delivered in accordance with the policy provisions, and (3) provides that the Contractor’s liability insurance policy shall be primary, with any liability insurance of any Participating  State  as  secondary  and  noncontributory.   Unless  otherwise  agreed  in  any Participating Addendum, other state Participating Entities’ rights and Contractor’s obligations COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  18 (Rev. 2020‐03‐11)
are  the  same  as  those  specified  in  the  first  sentence  of  this  subsection  except  the endorsement is provided to the applicable state.

13. PUBLIC INFORMATION.  This Cooperative Purchasing Master Agreement, all related documents, and all records created as a result of the Cooperative Purchasing Master Agreement are subject to public disclosure  as  required  by  Washington’s  Public  Records  Act,  RCW  chapter  42.56.   In  addition, Participating  Addendums  and  related  records  shall  be  subject  to  public  disclosure  as  required  by applicable law pertaining to such Purchasing Entity.   Consistent with the Public Records Act, to the extent  that  any  such  Contractor  document  or  record  –  in  whole  or  in  part  –  includes  information exempted  or  protected  from  disclosure  by  the  Public  Records  Act,  Contractor  may  mark  such document or record – the exempted or protected portions only – with the specific basis for protection under the Public Records Act.  In the event that Enterprise Services receives a public records disclosure request that pertains to such properly marked documents or records, Enterprise Services shall notify Contractor of such disclosure request and of the date that the records will be released to the requester unless  Contractor,  at  Contractor’s  sole  expense,  timely  obtains  a  court  order  enjoining  such disclosure.  In the event Contractor fails to file a motion for a court order enjoining such disclosure, Enterprise Services shall release the requested documents on the date specified.  Contractor’s failure properly to identify exempted or protected information or timely respond after notice of request for public  disclosure  has  been  given  shall  be  deemed  a  waiver  by  Contractor  of  any  claim  that  such materials are protected or exempt from disclosure.

14. DEFAULTS AND REMEDIES

14.1. SUSPENSION  &  TERMINATION  FOR  DEFAULT.   Enterprise  Services  may  suspend  Contractor’s operations  under  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  immediately  by  written cure notice of any default.  Contractor may be required to submit a written cure plan within five (5) business days of Suspension notification. Suspension shall continue until the default is remedied to Enterprise Services’ reasonable satisfaction; Provided, however, that, if after thirty  (30)  days  from  such  a  suspension  notice,  Contractor  remains  in  default,  Enterprise Services  may  terminate  Contractor’s  rights  under  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement. All of Contractor’s obligations to Enterprise Services and Purchasing Entity survive termination of Contractor’s rights under this Cooperative Purchasing Master Agreement, until such obligations have been fulfilled.

14.2. DEFAULT.  Each of the following events shall constitute default of this Cooperative Purchasing Master Agreement by Contractor:
(a) Contractor  fails  to  perform  or  comply  with  any  of  the  terms  or  conditions  of  this Cooperative Purchasing Master Agreement;
(b) Contractor breaches any representation or warranty provided herein; or (c) Contractor  enters  into  proceedings  relating  to  bankruptcy,  whether  voluntary  or involuntary.

14.3. REMEDIES for DEFAULT.
(a) Enterprise Services’ rights to suspend and terminate Contractor’s rights under this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  are  in  addition  to  all  other  available remedies.
(b) In the event of termination for default, Enterprise Services may exercise any remedy provided by law including, without limitation, the right to procure for all Purchasing COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  19 (Rev. 2020‐03‐11)
Entity replacement goods and/or services. In such event, Contractor shall be liable to Enterprise Services for damages as authorized by law including, but not limited to, any price difference between the Cooperative Purchasing Master Agreement price and the replacement or cover price for identical equipment or services, as well as any  administrative  and/or  transaction  costs  directly  related  to  such  replacement procurement – e.g., the cost of the competitive procurement. Enterprise Services or Purchasing  Entity  will  mitigate  damages  and  provide  Contractor  with  detailed invoices substantiating the charges.
(c) Unless otherwise specified in the Participating Addendum, in the event of a default under a Participating Addendum, a Participating Entity shall provide a written notice of default as described in this section and have all of the rights and remedies under this  paragraph  regarding  its  participation  in  the  Cooperative  Purchasing  Master Agreement,  in  addition  to  those  set  forth  in  its  Participating  Addendum.   Unless otherwise specified in a Purchase Order, either Party shall provide written notice of default as described in this section and have all of the rights and remedies under this paragraph  and  any  applicable  Participating  Addendum  with  respect  to  an  Order.

Nothing in this Cooperative Purchasing Master Agreement shall be construed to limit the rights and remedies available to either Party under the applicable commercial code.

14.4. LIMITATION ON DAMAGES.  Notwithstanding any provision to the contrary, the parties agree that in no event shall any party or Purchasing Entity be liable to the other for exemplary or punitive damages; Provided, however, that nothing contained in this Section will in any way exclude or limit:  (a) a party’s liability for all damages arising out of  that party’s intentional acts or omissions; (b) the operation of any Goods or Services warranty provided in this Cooperative Purchasing Master Agreement; or (c) damages subject to the Intellectual Property Indemnity section of this Cooperative Purchasing  Master Agreement.  Any limitation of  either  party’s obligations under this Cooperative Purchasing Master Agreement, by delivery slips or other documentation is void. Contractor’s liability shall not exceed $2,000,000 per occurrence.

14.5. GOVERNMENTAL TERMINATION.
(a) Termination  for  Withdrawal  of  Authority.   Enterprise  Services  may  suspend  or terminate this Cooperative Purchasing Master Agreement if, during the term hereof, Enterprise Services’ procurement authority is withdrawn, reduced, or limited such that  Enterprise  Services,  in  its  judgment,  would  lack  authority  to  enter  into  this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement;  Provided,  however,  that  such suspension or termination for withdrawal of authority shall only be effective upon twenty (20) days prior written notice; and Provided further, that such suspension or termination for withdrawal of authority shall not relieve any Participating Entity or Purchasing Entity from payment for goods and/or services already ordered as of the effective date of such notice.  Except as stated in this provision, in the event of such suspension or termination for withdrawal of authority, neither Enterprise Services nor any Participating Entity or Purchasing Entity shall have any obligation or liability to  Contractor.  Contractor  will  be  entitled  to  seek  a  change  order  to  the  extent Contractor provides documentary evidence that Contractor has incurred additional costs as a result of the suspension including costs to demobilize and remobilize the project.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  20 (Rev. 2020‐03‐11)
(b) Termination for Convenience.  Enterprise Services, for convenience, may terminate this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement;  Provided,  however,  that  such termination for convenience must, in Enterprise Services’ judgment, be in the best interest of the State of Washington; and Provided further, that such termination for convenience  shall  only  be  effective  upon  sixty  (60)  days  prior  written  notice;  and Provided  further,  that  such  termination  for  convenience  shall  not  relieve  any Participating  Entity  or  Purchasing  Entity  from  payment  for  goods  and/or  services already  ordered  as  of  the  effective  date  of  such  notice.   Except  as  stated  in  this provision,  in  the  event  of  such  termination  for  convenience,  neither  Enterprise Services nor any Participating Entity or Purchasing Entity shall have any obligation or liability to Contractor.

15. CLAIMS.

15.1. ASSUMPTION OF RISKS; CLAIMS BETWEEN THE PARTIES.  Contractor assumes sole responsibility and all risks of personal injury or property damage to itself and its employees and agents to the extent  caused  by  its  operations  under  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement.

Enterprise Services has made no representations regarding any factor affecting Contractor’s risks.  Contractor shall pay for all damage to any Purchasing Entity’s property resulting directly or indirectly from its acts or omissions under this Cooperative Purchasing Master Agreement, to the extent attributable to negligence by Contractor or its agents.

15.2. THIRD‐PARTY CLAIMS; INDEMNITY.  To the fullest extent permitted by law, Contractor shall defend, indemnify,  and  hold  harmless  Enterprise  Services,   any  Purchasing  Entity,  and  NASPO Cooperative Purchasing Organization LLC  (doing business as NASPO ValuePoint) (NASPO) and their  respective  employees  and  agents  from  and  against  all  claims,  demands,  judgments, assessments, damages, penalties, fines, costs, liabilities or losses including, without limitation, sums  paid  in  settlement  of  claims,  attorneys’  fees,  consultant  fees,  and  expert  fees (collectively “claims”) arising from any act or omission of Contractor or its successors, agents, and  subcontractors  under  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  except  to  the extent  claims  are  caused  by  Enterprise  Services,  any  Purchasing  Entity,  or  NASPO’s’ negligence.  Contractor shall take all steps needed to keep Purchasing Entity’s property free of liens arising from Contractor’s activities, and promptly obtain or bond the release of any such liens that may be filed.  Unless otherwise agreed in writing, this section is not subject to any limitations of liability in this Cooperative Purchasing Master Agreement or in any other document executed in conjunction with this Cooperative Purchasing Master Agreement.

15.3. INDEMNIFICATION  –  Intellectual  Property.  The  Indemnified  Party  shall  notify  the  Contractor within a reasonable time after receiving notice of an Intellectual Property Claim.  Even if the Indemnified Party fails to provide reasonable notice, the Contractor shall not be relieved from its obligations unless the Contractor can demonstrate that it was prejudiced in defending the Intellectual Property Claim resulting in increased expenses or loss to the Contractor.  If the Contractor promptly and reasonably investigates and defends any Intellectual Property Claim, it shall have control over the defense and settlement of it. However, the Indemnified Party must consent in writing for any money damages or obligations for which it may be responsible.

The  Indemnified  Party  shall  furnish,  at  the  Contractor’s  reasonable  request  and  expense, information and assistance necessary for such defense. If the Contractor fails to vigorously pursue  the  defense or settlement  of the Intellectual Property  Claim, the  Indemnified Party may assume the defense or settlement of it and the Contractor shall be liable for all costs and expenses, including reasonable attorneys’ fees and related costs, incurred by the Indemnified COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  21 (Rev. 2020‐03‐11)
Party in the pursuit of the Intellectual Property Claim. Unless otherwise agreed in writing, this section is not subject to any limitations of liability in this Master Agreement or in any other document executed in conjunction with this Master Agreement. (1) The Contractor’s obligations under this section shall not extend to any combination of the Product with any other product, system or method, unless the Product, system or method is:
(a) provided by the Contractor or the Contractor’s subsidiaries or affiliates; (b) specified by the Contractor to work with the Product; or (c) reasonably required, in order to use the Product in its intended manner, and the infringement  could  not  have  been  avoided  by  substituting  another  reasonably available product, system or method capable of performing the same function; or (d) it  would  be  reasonably  expected  to  use  the  Product  in  combination with  such product, system or method.

16. DISPUTE RESOLUTION.  The parties shall cooperate to resolve any dispute pertaining to this Cooperative Purchasing Master Agreement efficiently, as timely as practicable, and at the lowest possible level with authority to resolve such dispute.  If, however, a dispute persists and cannot be resolved, it may be  escalated  within  each  organization.   In  such  situation,  upon  notice  by  either  party,  each  party, within five (5) business days shall reduce its description of the dispute to writing and deliver it to the other party.   The receiving party then shall have three (3) business days to review and respond in writing.   In the event that the parties cannot then agree on a resolution of the dispute, the parties shall schedule a conference between the respective senior managers of each organization to attempt to resolve  the dispute.   In the  event the parties  cannot agree, either party may resort to  court to resolve the dispute.

17. GENERAL PROVISIONS.

17.1. TIME IS OF THE ESSENCE.  Time is of the essence for each and every provision of this Cooperative Purchasing Master Agreement.

17.2. COMPLIANCE WITH LAW.  Contractor shall comply with all applicable law.

17.3. INTEGRATED AGREEMENT.  This Cooperative Purchasing Master Agreement constitutes the entire agreement  and  understanding  of  the  parties  with  respect  to  the  subject  matter  and supersedes all prior negotiations, representations, and understandings between them.  There are no representations or understandings of any kind not set forth herein.

17.4. AMENDMENT OR MODIFICATION.  Except as set forth herein, this Cooperative Purchasing Master Agreement  may  not  be  amended  or  modified  except  in  writing  and  signed  by  a  duly authorized representative of each party.

17.5. AUTHORITY.  Each party to this Cooperative Purchasing Master Agreement, and each individual signing on behalf of each party, hereby represents and warrants to the other that it has full power and authority to enter into this Cooperative Purchasing Master Agreement and that its execution, delivery, and performance of this Cooperative Purchasing Master Agreement has been fully authorized and approved, and that no further approvals or consents are required to bind such party.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  22 (Rev. 2020‐03‐11)

17.6. NO AGENCY.  The parties agree that no agency, partnership, or joint venture of any kind shall be or is intended to be created by or under this Cooperative Purchasing Master Agreement.

Neither party is an agent of the other party nor authorized to obligate it.

17.7. ASSIGNMENT.   Contractor may not assign its rights under this Cooperative Purchasing Master Agreement  without  Enterprise Services’ prior written consent and Enterprise Services may consider  any  attempted  assignment  without  such  consent  to  be  void;  Provided,  however, that,  if  Contractor  provides  written  notice  to  Enterprise  Services  within  thirty  (30)  days, Contractor may assign its rights under this Cooperative Purchasing Master Agreement in full to any parent, subsidiary, or affiliate of Contractor that controls or is controlled by or under common control with Contractor, is merged or consolidated with Contractor, or purchases a majority or controlling interest in the ownership or assets of Contractor.   Unless otherwise agreed, Contractor guarantees prompt performance of all obligations under this Cooperative Purchasing Master Agreement notwithstanding any prior assignment of its rights.

17.8. BINDING EFFECT; SUCCESSORS & ASSIGNS.  This Cooperative Purchasing Master Agreement shall be binding  upon  and  shall  inure  to  the  benefit  of  the  parties  hereto  and  their  respective successors and assigns.

17.9. ASSIGNMENT OF ANTITRUST RIGHTS REGARDING PURCHASED GOODS/SERVICES.  Contractor irrevocably assigns to Enterprise Services, on behalf of the State of Washington, any claim for relief or cause of action which the Contractor now has or which may accrue to the Contractor in the future  by  reason  of  any  violation  of  state  or  federal  antitrust  laws  in  connection  with  any goods  and/or  services  provided  in  Washington  for  the  purpose  of  carrying  out  the Contractor’s obligations under this Cooperative Purchasing Master Agreement, including, at Enterprise Services' option, the right to control any such litigation on such claim for relief or cause of action.

17.10. FEDERAL FUNDS.  To the extent that any Purchasing Entity uses federal funds to purchase goods and/or services pursuant to this Cooperative Purchasing Master Agreement, such Purchasing Entity shall specify, with its order, any applicable requirement or certification that must be satisfied by Contractor at the time the order is placed or upon delivery.

17.11. SEVERABILITY.  If any provision of this Cooperative Purchasing Master Agreement is held to be invalid or unenforceable, such provision shall not affect or invalidate the remainder of this Cooperative Purchasing Master Agreement, and to this end the provisions of this Cooperative Purchasing Master Agreement are declared to be severable.  If such invalidity becomes known or apparent to the parties, the parties agree to negotiate promptly in good faith in an attempt to  amend  such  provision  as  nearly  as  possible  to  be  consistent  with  the  intent  of  this Cooperative Purchasing Master Agreement.

17.12. WAIVER.  Failure of either party to insist upon the strict performance of any of the terms and conditions hereof, or failure to exercise any rights or remedies provided herein or by law, or to notify the other party in the event of breach, shall not release the other party of any of its obligations  under  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  nor  shall  any  purported oral modification or rescission of this Cooperative Purchasing Master Agreement by either party operate as a waiver of any of the terms hereof.  No waiver by either party of any breach, default,  or  violation  of  any  term,  warranty,  representation,  contract,  covenant,  right, condition, or provision hereof shall constitute waiver of any subsequent breach, default, or violation  of  the  same  or  other  term,  warranty,  representation,  contract,  covenant,  right, condition, or provision.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  23 (Rev. 2020‐03‐11)

17.13. SURVIVAL.  All representations, warranties, covenants, agreements, and indemnities set forth in or otherwise made pursuant to this Cooperative Purchasing Master Agreement shall survive and remain in effect following the expiration or termination of this Cooperative Purchasing Master Agreement, Provided, however, that nothing herein is intended to extend the survival beyond any applicable statute of limitations periods.

17.14. GOVERNING LAW.  The validity, construction, performance, and enforcement of this Cooperative Purchasing Master Agreement shall be governed by and construed in accordance with the laws  of  the  State  of  Washington,  without  regard  to  its  choice  of  law  rules.   The  validity, construction,  and  effect  of  any  Participating  Addendum  pertaining  to  the  Cooperative Purchasing Master Agreement or Order placed pursuant to such Participating Addendum shall be  governed  by  and  construed  in  accordance  with  the  laws  of  the  Participating  Entity’s  or Purchasing Entity’s State.

17.15. JURISDICTION & VENUE.  In the event that any action is brought to enforce any provision of this Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  the  parties  agree  to  exclusive  jurisdiction  in Thurston County Superior Court for the State of Washington and agree that in any such action venue  shall  lie  exclusively  at  Olympia,  Washington;  Provided,  however,  that  venue  for  any claim,  dispute,  or  action  concerning  any  Order  placed  against  the  Cooperative  Purchasing Master  Agreement  or  the  effect  of  a  Participating  Addendum  shall  be  in  the  Purchasing Entity’s State.

17.16. SOVEREIGN IMMUNITY.   In no event shall this Cooperative Purchasing Master Agreement, any Participating  Addendum  or  any  Purchase  Order  issued  thereunder,  or  any  act  of  the  Lead State,  a  Participating  Entity,  or  a  Purchasing  Entity  be  a  waiver  of  any  form  of  defense  or immunity,  whether  sovereign  immunity,  governmental  immunity,  immunity  based  on  the Eleventh Amendment to the Constitution of the United States or otherwise, from any claim or  from  the  jurisdiction  of  any  court.   This  section  applies  to  a  claim  brought  against  the Participating Entities who are states only to the extent Congress has appropriately abrogated the state’s sovereign immunity and is not consent by the state to be sued in federal court.

17.17. ATTORNEYS’ FEES.  Should any legal action or proceeding be commenced by either party in order to  enforce  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  or  any  provision  hereof,  or  in connection with any alleged dispute, breach, default, or misrepresentation in connection with any provision herein contained, the prevailing party shall be entitled to recover reasonable attorneys’ fees and  costs  incurred in connection with such action or proceeding, including costs  of  pursuing  or  defending  any  legal  action,  including,  without  limitation,  any  appeal, discovery, or negotiation  and preparation of settlement arrangements, in addition  to such other relief as may be granted.

17.18. FAIR  CONSTRUCTION  &  INTERPRETATION.   The  provisions  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement shall be construed as a whole according to their common meaning and not strictly for  or  against  any  party  and  consistent  with  the  provisions  contained  herein  in  order  to achieve the objectives and purposes of this Cooperative Purchasing Master Agreement.  Each party hereto and its counsel has reviewed and revised this Cooperative Purchasing Master Agreement and agrees that the normal rules of construction to the effect that any ambiguities are to be resolved against the drafting party shall not be construed in the interpretation of this Cooperative Purchasing Master Agreement.  Each term and provision of this Cooperative Purchasing Master Agreement to be performed by either party shall be construed to be both a covenant and a condition.

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  24 (Rev. 2020‐03‐11)

17.19. FURTHER  ASSURANCES.   In  addition  to  the  actions  specifically  mentioned  in  this  Cooperative Purchasing  Master  Agreement,  the  parties  shall  each  do  whatever  may  reasonably  be necessary  to  accomplish  the  transactions  contemplated  in  this  Cooperative  Purchasing Master  Agreement  including,  without  limitation,  executing  any  additional  documents reasonably  necessary  to  effectuate  the  provisions  and  purposes  of  this  Cooperative Purchasing Master Agreement.

17.20. EXHIBITS.   All exhibits referred to herein are deemed to be incorporated in this Cooperative Purchasing Master Agreement in their entirety.

17.21. CAPTIONS  &  HEADINGS.   The  captions  and  headings  in  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement are for convenience only and are not intended to, and shall not be construed to, limit, enlarge, or affect the scope or intent of this Cooperative Purchasing Master Agreement nor the meaning of any provisions hereof.

17.22. ELECTRONIC  SIGNATURES.   An  electronic  signature  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement or any other ancillary agreement shall be deemed to have the same legal effect as delivery of an original executed copy of this Cooperative Purchasing Master Agreement or such other ancillary agreement for all purposes.

17.23. COUNTERPARTS.   This  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  may  be  executed  in  any number  of  counterparts,  each  of  which  shall  be  deemed  an  original  and  all  of  which counterparts  together  shall  constitute  the  same  instrument  which  may  be  sufficiently evidenced by one counterpart.  Execution of this Cooperative Purchasing Master Agreement at different times and places by the parties shall not affect the validity thereof so long as all the parties hereto execute a counterpart of this Cooperative Purchasing Master Agreement.

EXECUTED as of the date and year first above written.

STATE OF WASHINGTON
DEPARTMENT OF ENTERPRISE SERVICES
E.F. JOHNSON COMPANY
A MINNESOTA CORPORATION

By:  ___________________________
Elena McGrew
By:

Duane Anderson
Its:  Acting Statewide Enterprise Procurement
Manager
Its:  President and CEO

COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  25 (Rev. 2020‐03‐11)
Exhibit A

INSURANCE REQUIREMENTS

1. INSURANCE  OBLIGATION.   During  the  Term  of  this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement, Contractor shall possess and maintain in full force and effect, at Contractor’s sole expense, the following insurance coverages:
a. COMMERCIAL  GENERAL  LIABILITY  INSURANCE.   Commercial  general  liability  insurance  (and,  if necessary,  commercial  umbrella  liability  insurance)  covering  bodily  injury,  property damage, products/completed operations, personal injury, and advertising injury liability on an ‘occurrence form’ that shall be no less comprehensive and no more restrictive than the coverage provided by Insurance Services Office (ISO) under the most recent version of  form  CG 00 01  in  the  amount  of  not  less  than  $2,000,000  per  occurrence  and $4,000,000  general  aggregate.   This  coverage  shall  include  blanket  contractual  liability coverage.   This  coverage  shall  include  a  cross‐liability  clause  or  separation  of  insured condition.
b. WORKERS’  COMPENSATION  INSURANCE.   Contractor  shall  comply  with  applicable  Workers’ Compensation or Industrial Accident insurance providing benefits as required by law. c. EMPLOYERS’ LIABILITY (STOP GAP) INSURANCE.  Employers’ liability insurance (and, if necessary, commercial  umbrella  liability  insurance)  with  limits  not  less  than  $1,000,000  each accident  for  bodily  injury  by  accident,  $1,000,000  each  employee  for  bodily  injury  by disease, and $1,000,000 bodily injury by disease policy limit.

The insurance coverage limits set forth herein are the minimum.  Contractor’s insurance coverage shall be no less than the minimum amounts specified.  Coverage in the amounts of these minimum limits, however, shall not be construed to relieve Contractor from liability in excess of such limits.

Contractor waives all rights against the State of Washington for the recovery of damages to the extent such damages are covered by any insurance required herein.

2. INSURANCE  CARRIER  RATING.   Coverages  provided  by  the  Contractor  must  be  underwritten  by  an insurance company deemed acceptable to the State of Washington’s Office of Risk Management.

Insurance coverage shall be provided by companies authorized to do business within the State of Washington  and  rated  A‐  Class  VII  or  better  in  the  most  recently  published  edition  of  Best’s Insurance Rating.   Enterprise Services reserves the right to reject all or any insurance carrier(s) with an unacceptable financial rating.

3. ADDITIONAL INSURED.  Commercial General Liability, Commercial Automobile Liability, and Pollution Liability Insurance shall include the State of Washington and all authorized Purchasing Entity (and their agents, officers, and employees) as Additional Insureds evidenced by copy of the Additional Insured Endorsement attached to the Certificate of Insurance on such insurance policies.

4. CERTIFICATE OF INSURANCE.   Prior to execution of the Cooperative Purchasing Master Agreement, Contractor shall furnish to Enterprise Services, as evidence of the insurance coverage required by this  Cooperative  Purchasing  Master  Agreement,  a  certificate  of  insurance  satisfactory  to Enterprise Services that insurance, in the above‐stated kinds and minimum amounts, has been secured.   In  addition,  no  less  than  ten  (10)  days  prior  to  coverage  expiration,  Contractor  shall COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  26 (Rev. 2020‐03‐11)
furnish  to  Enterprise  Services  an  updated  or  renewed  certificate  of  insurance,  satisfactory  to Enterprise Services, that insurance, in the above‐stated kinds and minimum amounts, has been secured.   Failure to maintain or provide proof of insurance, as required, will  result in  contract cancellation.  All policies and certificates of insurance shall include the Cooperative Purchasing Master  Agreement  number  stated  on  the  cover  of  this  Cooperative  Purchasing  Master Agreement. All certificates of Insurance and any related insurance documents shall be delivered to Enterprise Services by U.S. mail, postage prepaid, or sent via email, and shall be sent to the address or email address set forth below or to such other address or email address as Enterprise Services may specify in writing:

US Mail:  Contracts & Procurement – Cooperative Purchasing Master Agreement Insurance Certificate
Cooperative Purchasing Master Agreement
No. 00318 – Public Safety Communications Products, Services and Solutions
Attn:  Team Cypress
Washington Dept. of Enterprise Services
PO Box 41411
Olympia, WA  98504‐1411
Email:  [email protected]
Note:  For Email notice, the Email Subject line must state:

Cooperative Purchasing Master Agreement Insurance Certificate – No. 00318 – Public Safety Communications Products, Services and Solutions

5. PRIMARY COVERAGE.  Contractor’s insurance shall apply as primary and shall not seek contribution from any insurance or self‐insurance maintained by, or provided to, the additional insureds listed above  including,  at  a  minimum,  the  State  of  Washington  and/or  any  Purchasing  Entity.   All insurance or self‐insurance of the State of Washington and/or Purchasing Entity shall be excess of any insurance provided by Contractor or subcontractors.

6. SUBCONTRACTORS.   Contractor  shall  include  all  subcontractors  as  insureds  under  all  required insurance policies.  Alternatively, prior to utilizing any subcontractor, Contractor shall cause any such  subcontractor  to  provide  insurance  that  complies  will  all  applicable  requirements  of  the insurance set forth herein and shall furnish separate Certificates of Insurance and endorsements for each subcontractor.   Each subcontractor must comply fully with all insurance requirements stated herein.  Failure of any subcontractor to comply with insurance requirements does not limit Contractor’s liability or responsibility.

7. WAIVER  OF  SUBROGATION.   Contractor  waives  all  rights  of  subrogation  against  the  State  of Washington and any Purchasing Entity for the recovery of damages to the extent such damages are or would be covered by the insurance specified herein.

8. NOTICE OF CHANGE OR CANCELLATION.  There shall be no cancellation without at least thirty (30) days prior written Legal Notice by Contractor to Enterprise Services. Failure to provide such notice, as required,  shall  constitute  default  by  Contractor.  Any  such  written  notice  shall  include  the COOPERATIVE PURCHASING MASTER AGREEMENT NO. 00318 PUBLIC SAFETY COMMUNICATIONS PRODUCTS, SERVICES & SOLUTIONS  27 (Rev. 2020‐03‐11)
Cooperative  Purchasing  Master  Agreement  number  stated  on  the  cover  of  this  Cooperative Purchasing Master Agreement.

9. EXTENDED REPORTING PERIOD.  If any required insurance coverage is on a claims‐made basis (rather than occurrence), Contractor shall maintain such coverage for a period of no less than three (3) years following expiration or termination of the Cooperative Purchasing Master Agreement.

00318 NVP-MA-E.F. Johnson 20211022 EFJ
exec
Final Audit Report 2021-10-27
Created: 2021-10-26
By: Neva Peckham ([email protected])
Status: Signed
Transaction ID: CBJCHBCAABAA4MqBwP9COj2es-_GJ4g28rN51g3DVJki "00318 NVP-MA-E.F. Johnson 20211022 EFJ exec" History
Document created by Neva Peckham ([email protected]) 2021-10-26 - 1:55:57 PM GMT- IP address: 198.238.242.30 Document emailed to Elena McGrew ([email protected]) for signature 2021-10-26 - 1:56:40 PM GMT
Email viewed by Elena McGrew ([email protected])
2021-10-27 - 4:24:17 AM GMT- IP address: 104.47.65.254
Document e-signed by Elena McGrew ([email protected]) Signature Date: 2021-10-27 - 4:26:41 AM GMT - Time Source: server- IP address: 198.238.242.30 Agreement completed.
2021-10-27 - 4:26:41 AM GMT