CITY OF HEALDSBURG
CITY COUNCIL/REDEVELOPMENT SUCCESSOR AGENCY
REGULAR MEETING AGENDA
City Hall Council Chamber Meeting Date: October 17, 2022 401 Grove Street Time: 6:00 PM
Healdsburg, CA 95448 Date Posted: October 12, 2022
(707) 431-3317
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CORONAVIRUS (COVID-19) ADVISORY NOTICE
Consistent with Government Code section 54953(e), City Council Members will be participating in this meeting either via Zoom Webinar or in person, socially distanced, in the Council Chamber at 401 Grove Street.
How to Observe the Meetings
To maximize public safety while maintaining transparency and public access, the Healdsburg City Council will be using Zoom Webinar service to allow remote participation. Members of the public who only wish to watch the meeting live or recorded can do so by using the link http://healdsburgca.iqm2.com/Citizens/default.aspx or watching it on the City’s Facebook Page www.facebook.com/cityofhealdsburg.
To Watch the Meeting and Submit Public Comment as Part of the Zoom Webinar:
To join by computer, tablet, or mobile device:
1. Go to https://zoom.us/join and type in the Webinar ID: 819 1094 0770 or follow this link:
https://cityofhealdsburg-org.zoom.us/s/81910940770 (Pre-registration for the meeting is not required.)
2. Fill in your full name, verify you are not a robot (if required), and click “Join”.
3. If the meeting host has started the Webinar, you should join automatically. If the meeting host has not started the Webinar, remain in the Webinar and it will start shortly.
To join by phone:
1. Dial 669-900-9128 or 253-215-8782 or 346-248-7799.
2. Enter the meeting ID: 819 1094 0770 and press # #.
3. If the meeting host has started the meeting, you should join automatically. If the meeting host has not started the meeting, remain in the meeting and it will start shortly.
To Submit Public Comment
By computer, tablet, or mobile device:
1. In the bottom center of the screen is a hand icon, click on “Raise Hand”. The hand icon will place you in line to speak.
2. When it is your turn to comment, the meeting moderator will call upon you to comment.
State your first name, last name, address, and comment. Each speaker will be given no more than three (3) minutes to make your comment.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 17, 2022
3. When you are done commenting, please remember to lower hand.
By phone:
1. Press *9 to raise your hand.
2. When it is your turn to comment, the meeting moderator will call the last four digits of your phone number. Press *6 to speak at that time. State your first name, last name, address, and comment. Each speaker will be given no more than three (3) minutes to make your comment.
3. At the conclusion of your comments or when three minutes has passed, the meeting host will remove your ability to talk.
Americans with Disabilities Act Accommodations
Any member of the public who needs accommodations should email the City Clerk at [email protected] or by calling 707-431-3317. The City Clerk will use their best efforts to provide reasonable accommodations to provide as much accessibility as possible while also maintaining public safety in accordance with the city procedure for resolving reasonable accommodation requests. All reasonable accommodations offered will be listed on the city website at https://www.ci.healdsburg.ca.us/406/ada---public-accessibility.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 17, 2022
1. CALL TO ORDER/ROLL CALL
A. Pledge of Allegiance
B. Approval of Agenda
2. REPORT ON CLOSED SESSION(S)
3. ANNOUNCEMENTS/PRESENTATIONS
A. Proclamation declaring October 2022 as Domestic Violence Awareness Month B. Proclamation recognizing Shawn Sumpter on the occasion of her retirement
4. CITY MANAGER REPORTS
5. PUBLIC COMMENTS ON ITEMS ON THE CONSENT CALENDAR AND NON
AGENDA ITEMS
This time is set aside to receive comments from the public regarding matters of general interest not on the agenda, but related to City Council/RSA business. Pursuant to the Brown Act, however, the City Council cannot consider any issues or take action on any requests during this comment period. Public comment on non-agenda items is limited to thirty (30) minutes total for all speakers, with each speaker given no more than three (3) minutes. If there are more than ten (10) audience/public comment speakers, the Mayor may reduce each speaker’s time from three (3) minutes so that all speakers have an equal time to speak. At the Mayor’s discretion, the public comment period may be extended past 30 minutes. Members from the public wishing to speak on a Consent Agenda item should notify the Mayor during Public Comments.
6. CONSENT CALENDAR
The following items listed on the Consent Calendar are considered routine in nature or have been previously reviewed by the Council and require little or no further discussion by the Council, public, or applicant and action will be taken by the City Council by a single motion. A Councilmember may request that an item be removed from the Consent Calendar and action taken separately. Consent by a majority of the Councilmembers present will be required in order to remove the item. In the event an item is removed, the matter will be considered immediately following the adoption of the Consent Calendar.
A. Fiscal Year 2022-2023 Investment Policy Update
Adopt a Resolution rescinding Resolution No. 80-2022 and adopting the Fiscal Year 2022-2023 Investment Policy.
B. Election Services Agreement with the County of Sonoma City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 17, 2022
Adopt a Resolution approving an agreement with the County of Sonoma to provide election services for all municipal elections of the City of Healdsburg for the period of January 1, 2023 through December 31, 2027 and authorizing the City Manager to execute the agreement on behalf of the City.
C. Acceptance of the FY21/22 Annual Concrete Maintenance Project Adopt a Resolution accepting the FY21/22 Annual Concrete Maintenance Project as complete and authorizing staff to file a Notice of Completion with the County Recorder's Office.
D. Community Development Block Grant Curb Ramp Improvements Project Bid Award
Adopt a Resolution conditionally awarding the Community Development Block Grant Curb Ramp Improvements Project construction contract to Yukon Construction Inc., of Santa Rosa, California, in the amount of $685,111.00; authorizing the City Manager to execute the contract; authorizing the City Manager to negotiate and approve contract change orders up to 10% of the original contract amount and approving an increase in appropriations by $351,389.
E. Accept the Water Reclamation facility Flood Mitigation Project, Project SE003, as Complete
Adopt a Resolution accepting the Water Reclamation Facility Flood Mitigation Project as complete and authorizing staff to file the Notice of Completion.
F. Renewal of the Healdsburg Tourism Improvement District Pass an ordinance of the City Council of the City of Healdsburg adding Chapter 3.32 to Title 3 of the Healdsburg Municipal Code renewing the Healdsburg Tourism Improvement District (HTID) and declaring results of the Majority Protest Proceedings.
G. Healdsburg Tourism Improvement District Management Contract Adopt a Resolution approving the Owners’ Association Agreement between the City of Healdsburg and the Healdsburg Chamber of Commerce for administration and implementation of the Healdsburg Tourism Improvement District (HTID) Management Plan and authorizing the City Manager to execute the contract.
H. Resolution to Approve a Loan with Eden Mill District, LP for the Randall Apartments
Adopt a Resolution approving a $250,000 loan to Eden Mill District, LP, from the City of Healdsburg affordable housing fund for a term of twenty (20) years and authorizing the City Manager to execute the agreement and take any related actions necessary to complete the transaction.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 17, 2022
I. 2022 Community Development Block Grant Application Authorization Adopt a Resolution authorizing the City Manager to submit an application for the FY 2022-23 Community Development Block Grant funding in the amount of $200,000 for the L&M Village and authorizing the City Manager to execute the agreement and any other documents necessary to complete the transaction.
J. Adoption of Resolution Authorizing Remote Meetings
Adopt a Resolution authorizing remote meetings of the City Council and other legislative bodies.
7. PUBLIC HEARINGS
A. Various Healdsburg Municipal Code, Title 20 Land Use Code Amendments Conduct a public hearing and, by motion, introduce for first reading, by title only, an ordinance to amend Healdsburg Municipal Code Sections 20.16.150 (Number of required vehicular spaces); Section 20.08.145 (Permitted and conditionally permitted uses: PR, CD and CS Districts), Table 10; Section 20.20.075 (Alcoholic Beverage Establishments); Section 20.28.310 (Definitions); and related CEQA Exemption.
8. OLD BUSINESS
None.
9. NEW BUSINESS
A. 2020 Greenhouse Gas (GHG) Inventory Summary for Healdsburg Receive a presentation summarizing the results and discussion of the 2020 greenhouse gas (GHG) inventory for Healdsburg.
B. Kickoff for Climate Mobilization Strategy Development Receive a presentation on the project plan for developing a Climate Mobilization Strategy and provide feedback to staff.
10. COUNCIL REPORTS ON MATTERS OF INTEREST OCCURRING SINCE
PREVIOUS REGULAR MEETING/EXPENSE REIMBURSEMENT REPORTS
11. WRITTEN COMMUNICATIONS
A. Written Communication from Community Development Director Scott Duiven regarding Planning Commission actions taken on September 27, 2022 No action required.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 17, 2022
12. ADJOURN CITY COUNCIL / RSA MEETING
13. FUTURE AGENDA ITEMS
A. Future Agenda Items
Some of the items planned for the November 7, 2022 Council Meeting include, but are not limited to:
• 2022-23 Healdsburg Chamber of Commerce Agreement
• Fire and Building Code Ordinance Introduction
• Staff presentation on options for use of bollards on trails Some of the items planned for the November 21, 2022 Council Meeting include, but are not limited to:
• Housing Element Work Group Plan
• Quarter One Financial Update
These agenda items may be delayed or removed before the meeting. Please review the agenda for that meeting when it is published to ensure that you can voice your opinion about issues you are concerned about.
SB 343 - DOCUMENTS RELATED TO OPEN SESSION AGENDAS: Any writings or documents provided to a majority of the City Council/Redevelopment Successor Agency Board regarding any item on this agenda after the posting of this agenda and not otherwise exempt from disclosure, will be made available for public review in the City Clerk's Office located at City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, during normal business hours. If supplemental materials are made available to the members of the City Council/Redevelopment Successor Agency Board at the meeting, a copy will be available for public review at the City Hall Council Chambers, 401 Grove Street, Healdsburg, CA 95448.
These writings will be made available in appropriate alternative formats upon request by a person with a disability, as required by the Americans with Disabilities Act.
DISABLED ACCOMMODATIONS: The City of Healdsburg will make reasonable accommodations for persons having special needs due to disabilities. Please contact Raina Allan, City Clerk, at Healdsburg City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, California, 431-3317, at least 72 hours prior to the meeting, to ensure the necessary accommodations are made.
CIUDAD DE HEALDSBURG
CONSEJO MUNICIPAL/AGENCIA SUCESORA DE REURBANIZACIÓN
ORDEN DEL DÍA DE LA REUNIÓN HABITUAL
City Hall Council Chamber
(Salón del Consejo Municipal) Fecha de la reunión: 17 de octubre de 2022 401 Grove Street Hora: 6:00 pm
Healdsburg, CA 95448 Fecha de publicación: 12 de octubre de 2022 (707) 431-3317
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AVISO SOBRE EL CORONAVIRUS (COVID-19)
En consonancia con la Sección 54953(e) del Código de Gobierno, los miembros del Consejo Municipal participarán en esta reunión por seminario o en persona, con distanciamiento físico, en las cámaras del Consejo en 401 Grove Street.
Cómo observar las reuniones
Para maximizar la seguridad del público y a la vez mantener la transparencia y el acceso público, el Consejo Municipal de Healdsburg usará el servicio de seminario de Zoom para permitir la participación remota. Los miembros del público que sólo deseen ver la reunión en vivo o grabada, pueden hacerlo utilizando el siguiente enlace:
http://healdsburgca.iqm2.com/Citizens/default.aspx o en la página de Facebook de la Ciudad:
www.facebook.com/cityofhealdsburg.
Para observar la reunión y presentar un comentario público como parte del seminario Zoom:
Para participar por computadora, tableta o teléfono móvil:
1. Vaya a https://zoom.us/join y escriba el identificador (ID) del seminario: 819 1094 0770 o siga este enlace: https://cityofhealdsburg-org.zoom.us/s/81910940770 (No se requiere preinscripción para la reunión).
2. Escriba su nombre completo y, si se requiere, verifique que no es un robot y haga clic en “Join”.
3. Si la persona que anfitriona la reunión ya ha iniciado el seminario, usted ingresará automáticamente a la reunión. Si esa persona no ha iniciado el seminario, permanezca en él y se iniciará en breve.
Para participar por teléfono:
1. Marque 669-900-9128 o 253-215-8782 o 346-248-7799.
2. Escriba el identificador (ID) de la reunión: 819 1094 0770 y oprima # #.
3. Si el anfitrión de la reunión ya ha iniciado el seminario, usted ingresará automáticamente a la reunión. Si tal persona no ha iniciado el seminario, permanezca en él y se iniciará en breve.
Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
17 de octubre de 2022
Página 2
Para presentar un comentario público
Por computadora, tableta o teléfono móvil:
1. En medio del pie de la página de la pantalla hay un símbolo de una mano, haga clic en “Raise Hand” (Levante la mano). Presionar el símbolo de la mano le colocará en la fila para hablar.
2. Cuando sea su turno para hacer un comentario, el moderador de la reunión le llamará para que lo haga. Diga su primer nombre, su apellido, su dirección y haga su comentario. Cada persona tendrá no más de tres (3) minutos para hacer su comentario.
3. Por favor, recuerde bajar la mano cuando termine su comentario.
Por teléfono:
1. Oprima *9 para levantar la mano.
4. Cuando sea tu turno para hacer un comentario, el moderador de la reunión llamará los últimos cuatro dígitos de su número de teléfono. Oprima *6 para hablar en ese momento.
Diga su primer nombre, apellido, dirección y haga su comentario. Cada persona tendrá no más de tres (3) minutos para hacer su comentario.
2. Al concluir sus comentarios, o cuando hayan pasado tres minutos, el anfitrión de la reunión le quitará su posibilidad de hablar.
Adaptaciones de la Ley de Estadounidenses con Discapacidades Cualquier miembro del público que necesite adaptaciones, debe enviar un correo electrónico a la secretaria municipal a [email protected] o llamar al 707-431-3317. La secretaria municipal hará todo lo posible por proporcionar adaptaciones razonables y ofrecer la mayor accesibilidad posible, así como al mismo tiempo mantener la seguridad pública de acuerdo con el procedimiento de la Ciudad para resolver las solicitudes de adaptaciones razonables. Todas las adaptaciones razonables ofrecidas se enumeran en la página web de la ciudad en:
https://www.ci.healdsburg.ca.us/406/ada---public-accessibility.
Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
17 de octubre de 2022
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1. LLAMADA AL ORDEN/PASAR LISTA
A. Juramento a la bandera
B. Aprobación del Orden del Día
2. INFORME SOBRE LA SESIÓN/LAS SESIONES A PUERTA CERRADA
3. ANUNCIOS/PRESENTACIONES
A. Proclamación por la cual se declara octubre de 2022 como el Mes de la Concientización sobre la Violencia Doméstica
B. Proclamación de reconocimiento a Shawn Sumpter con motivo de su jubilación.
4. INFORMES DEL ADMINISTRADOR DE LA CIUDAD
5. COMENTARIOS PÚBLICOS SOBRE LOS PUNTOS EN EL CALENDARIO ACORDADO Y LOS PUNTOS NO INCLUIDOS EN EL ORDEN DEL DÍA
Este tiempo está dedicado para recibir comentarios del público sobre asuntos de interés general no incluidos en el orden del día, pero relacionados con los asuntos del Consejo Municipal/RSA. Sin embargo, conforme la Ley Brown, el Consejo Municipal no puede considerar temas o tomar medidas sobre cualquier solicitud hecha durante este periodo de comentario. Los comentarios del público sobre los asuntos no incluidos en el orden del día están limitados a un total de 30 minutos para todos los participantes, y cada persona tendrá no más de tres (3) minutos. Si hay más de 10 comentarios públicos, el alcalde puede reducir el tiempo de tres (3) minutos de cada orador para que así todos los oradores tengan el mismo tiempo para hablar. A discreción del alcalde, se puede extender el periodo de comentarios públicos a más de 30 minutos. Los miembros del público que deseen hablar sobre un asunto en el Calendario Acordado deben notificarle al alcalde durante los comentarios públicos.
6. CALENDARIO ACORDADO
Los siguientes puntos enumerados en el Calendario Acordado se consideran rutinarios o han sido discutidos previamente por el Consejo y requieren poca o ninguna discusión por parte del Consejo, el público o solicitante y el Consejo Municipal tomará medidas en una sola moción. Un miembro del Consejo puede solicitar que se excluya un punto del Calendario Acordado y tomar medidas por separado. Para excluir un punto, se requiere el consentimiento de una mayoría de los miembros del Consejo presentes. En caso de que se excluya un punto, el asunto se considerará de inmediato después de la adopción del Calendario Acordado.
A. Actualización de la Política de Inversiones del año fiscal 2022-2023 Adoptar una Resolución por la cual se rescinde la Resolución 80-2022 y se adopta la Política de Inversiones para el año fiscal 2022-2023.
Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
17 de octubre de 2022
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B. Acuerdo de Servicios Electorales con el Condado de Sonoma Adoptar una Resolución por la cual se aprueba un acuerdo con el Condado de Sonoma para proporcionar servicios electorales para todas las elecciones municipales de la Ciudad de Healdsburg por el periodo del 1.º de enero de 2023 al 31 de diciembre de 2027 y autoriza al Administrador de la Ciudad a ejecutar el acuerdo en nombre de la Ciudad.
C. Aceptación del proyecto anual de mantenimiento de concreto del año fiscal 21/22 Adoptar una Resolución que acepte el proyecto anual de mantenimiento de concreto del año fiscal 21/22 como completo y que autorice al personal a presentar un Aviso de Finalización en la Oficina de Registro del Condado.
D. Adjudicación del proyecto de mejoras a rampas de aceras financiado por la Subvención en Bloque para el desarrollo comunitario
Adoptar una Resolución por la cual se adjudica de manera condicional el contrato de construcción del proyecto de mejoras de rampas de aceras financiadas por una subvención en bloque para el desarrollo comunitario a Yukon Construction Inc. de Santa Rosa, California, por un importe de $685,111.00; autoriza al Administrador de la Ciudad para que ejecute el contrato; autoriza al Administrador de la Ciudad para que negocie y apruebe órdenes de cambio del contrato hasta un 10% del importe original del mismo y aprueba aumentar las apropiaciones por $351,389.
E. Aceptar el Proyecto de Mitigación de Inundaciones de la Instalación de Recuperación de Aguas, Proyecto SE003, como completo
Adoptar una Resolución por la cual se acepta que el Proyecto de Mitigación de Inundaciones de la Instalación de Reclamación de Aguas como completo y se autoriza a presentar el Aviso de Finalización.
F. Renovación del Distrito de Mejora del Turismo de Healdsburg Aprobar una Ordenanza del Consejo Municipal de la Ciudad de Healdsburg por la cual se añade el Capítulo 3.32 al Título 3 del Código Municipal de Healdsburg por el cual se renueva el Distrito de Mejora Turística de Healdsburg (HTID, por sus siglas en inglés) y se declaran los resultados del Procedimiento de Protesta por Mayoría.
G. Contrato de administración del Distrito de Mejora Turística de Healdsburg Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
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Adoptar una Resolución que apruebe el Acuerdo de la Asociación de Propietarios entre la Ciudad de Healdsburg y la Cámara de Comercio de Healdsburg para la administración e implementación del Plan de Administración del Distrito de Mejora Turística de Healdsburg (HTID) y que autorice al Administrador de la Ciudad a ejecutar el contracto.
H. Resolución para aprobar un préstamo con Eden Mill District, LP para los Apartamentos Randall
Adoptar una Resolución que apruebe un préstamo por la cantidad de $250,000 con Eden Mill District, LP, para los Apartamentos Randall por un término de 20 años y autoriza al Administrador de la Ciudad a ejecutar el acuerdo y tomar cualquier acción relacionada necesaria para completar la transacción.
I. Autorización de la Solicitud de Subvención en Bloque para el Desarrollo de la Comunidad 2022
Adoptar una Resolución que autorice al Administrador de la Ciudad a presentar una solicitud para el financiamiento de la Subvención en Bloque para el Desarrollo Comunitario del año fiscal 2022-23 por la cantidad de $200,000 para la Villa L&M y autorizar al Administrador de la Ciudad a ejecutar el acuerdo y cualquier otro documento necesario para completar la transacción.
J. Adopción de la Resolución que autoriza las reuniones remotas Adoptar una Resolución que autorice las reuniones remotas del Concejo Municipal y otras entidades legislativas.
7. AUDIENCIAS PÚBLICAS
A. Varias Enmiendas al Código Municipal de Healdsburg, Título 20 del Código de Uso de Terrenos
Llevar a cabo una audiencia pública y, por moción, presentar para primera lectura, solo por el título, una ordenanza para modificar la Sección 20.16.150 del Código Municipal de Healdsburg (Número de espacios vehiculares requeridos); Sección 20.08.145 (Usos permitidos y condicionalmente permitidos: Distritos PR, CD y CS), Tabla 10; Sección
20.20.075 (Establecimientos que sirven bebidas alcohólicas); Sección 20.28.310 (Definiciones); y la Exención relacionada de la Ley de Calidad Ambiental de California (CEQA, por sus siglas en inglés).
8. ASUNTOS PENDIENTES
Ninguno.
Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
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9. ASUNTOS NUEVOS
A. Resumen del inventario de gases de efecto invernadero (GHG, por sus siglas en inglés) de Healdsburg en 2020
Recibir una presentación resumiendo los resultados y discusión acerca del inventario de gases de efecto invernadero (GHG) en Healdsburg de 2020.
B. Inicio del desarrollo de la Estrategia de Movilización Climática Recibir una presentación del personal del plan del proyecto para desarrollar una Estrategia de Movilización Climática y dar su opinión al personal.
10. INFORMES DEL CONSEJO SOBRE ASUNTOS DE INTERÉS QUE HAN OCURRIDO DESDE LA REUNIÓN HABITUAL ANTERIOR/INFORMES DE
REEMBOLSO DE GASTOS
11. COMUNICACIONES ESCRITAS
A. Comunicación escrita del Director de Desarrollo Comunitario Scott Duiven con respecto a las acciones de la Comisión de Planificación tomadas el 27 de agosto de 2022.
No se requiere ninguna acción.
12. TERMINAR LA REUNIÓN DEL CONSEJO MUNICIPAL/RSA
13. PUNTOS FUTUROS PARA EL ORDEN DEL DÍA
A. Puntos futuros para el orden del día
Algunos de los puntos planeados para la reunión del Consejo del 7 de noviembre de 2022 incluyen, pero no se limitan a:
• Acuerdo con la Cámara de Comercio de Healdsburg para 2022-23 • Introducción a la Ordenanza del Código de Incendios y Construcción • Presentación del personal acerca de opciones para el uso de bolardos en senderos Consejo Municipal/Orden del día de la reunión habitual
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Algunos de los puntos planeados para la reunión del Consejo del 21 de noviembre de 2022 incluyen, pero no se limitan a:
• Plan del Grupo de Trabajo del Elemento de Viviendas
• Actualización financiera del primer trimestre
Estos puntos del orden del día se pueden retrasar o eliminar antes de la reunión. Por favor, revise el orden del día de la reunión indicado cuando se publique para garantizar que pueda expresar su opinión acerca de los temas que le interesan.
SB 343 - DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL ÓRDEN DEL DÍA DE LAS SESIONES ABIERTAS: Cualquier escrito o documento provisto a una mayoría de la Junta del Consejo Municipal/Agencia de Desarrollo Sucesora con respecto a cualquier punto en este orden del día después de la publicación de la misma y que no esté exento de divulgación, se pondrá a disposición del público en la Oficina de la Secretaría Municipal ubicada en City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, durante horas de oficina normales. Si el material complementario se pone a disposición a los miembros de la Junta del Consejo Municipal/Agencia de Desarrollo Sucesora durante la reunión, una copia hará disponible para la revisión pública en las Cámaras del Consejo Municipal, 401 Grove Street, Healdsburg, CA 95448.
Estos escritos se pondrán a disposición en formatos alternativos apropiados a petición de una persona con discapacidad, tal y como exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.
ADAPTACIONES POR DISCAPACIDAD: La ciudad de Healdsburg hará adaptaciones razonables para las personas con necesidades especiales debidas a discapacidades. Por favor, contacte a Raina Allan, secretaria municipal, en Healdsburg City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, California, 431-3317, por lo menos 72 horas antes de la reunión para garantizar que se realicen las adaptaciones necesarias.