CITY OF HEALDSBURG
CITY COUNCIL/REDEVELOPMENT SUCCESSOR AGENCY
REGULAR MEETING AGENDA
City Hall Council Chamber Meeting Date: October 2, 2023 401 Grove Street Time: 6:00 PM
Healdsburg, CA 95448 Date Posted: September 27, 2023
(707) 431-3317
To join by computer, tablet, or mobile device:
Go to https://zoom.us/join and type in the Webinar ID: 815 8894 3494 or follow this link:
healdsburg.gov/zoom (Pre-registration for the meeting is not required.) .
1. CALL TO ORDER/ROLL CALL
A. Pledge of Allegiance
B. Approval of Agenda
2. REPORT ON CLOSED SESSION(S)
3. ANNOUNCEMENTS/PRESENTATIONS
A. Recognition of City Employees with Milestone Anniversaries B. Proclamation declaring October 2023 as Domestic Violence Awareness Month C. Proclamation Recognizing October 2 – 8, 2023 as International Active Aging Week in Healdsburg
4. CITY MANAGER REPORTS
5. PUBLIC COMMENTS ON ITEMS ON THE CONSENT CALENDAR AND NON
AGENDA ITEMS
This time is set aside to receive comments from the public regarding matters of general interest not on the agenda, but related to City Council/RSA business. Pursuant to the Brown Act, however, the City Council cannot consider any issues or take action on any requests during this comment period. Public comment on non-agenda items is limited to thirty (30) minutes total for all speakers, with each speaker given no more than three (3) minutes. If there are more than ten (10) audience/public comment speakers, the Mayor may reduce each speaker’s time from three (3) minutes so that all speakers have an equal time to speak. At the Mayor’s discretion, the public comment period may be extended past 30 minutes. Members from the public wishing to speak on a Consent Agenda item should notify the Mayor during Public Comments.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 2, 2023
6. CONSENT CALENDAR
The following items listed on the Consent Calendar are considered routine in nature or have been previously reviewed by the Council and require little or no further discussion by the Council, public, or applicant and action will be taken by the City Council by a single motion. A Councilmember may request that an item be removed from the Consent Calendar and action taken separately. Consent by a majority of the Councilmembers present will be required in order to remove the item. In the event an item is removed, the matter will be considered immediately following the adoption of the Consent Calendar.
A. Approval of Disbursement Report for Withdrawals During the Month of August 2023
By motion, approve the Disbursement Report for August 2023.
B. Agreement with Geographic Technologies Group, Inc. for GIS Systems Implementation and as-needed services
Adopt a Resolution authorizing the City Manager to execute a purchase agreement with Geographic Technologies Group, Inc. in the amount of $134,452.08 for GIS systems and data design, restructuring, and implementation and authorizing the City Manager to execute a purchase agreement with Geographic Technologies Group, Inc. in the amount of $40,000 and amendments not to exceed $150,000 over 3 years for “as-needed” GIS Support services.
C. Boundary Line Agreement between City of Healdsburg and The Steinman Family Trust
Adopt a Resolution approving a boundary line agreement and quitclaim deed between the City of Healdsburg and Arnold J. Steinman and Susan E. Steinman, trustees of the Steinman Family 2006 Trust and Paula Leibovitz - Goodwin, trustee of the Anna Lou Leibovitz 2015 Irrevocable Trust, and authorizing the City Manager to execute said boundary line agreement and quitclaim deed.
D. Bioswale and Right of Way Landscape Maintenance
Adopt a Resolution approving a Routine Maintenance agreement with LandCare for bioswale and right-of-way landscape maintenance services in an amount not to exceed $504,175 for a three-year contract, with the option to extend the contract for two additional years for a total five-year not to exceed amount up to $878,980 and authorizing the City Manager to execute the agreement and up to two one-year extensions.
E. Establish a new lower cost Biosolids Hauling and Disposing Contract for a threeyear term.
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 2, 2023
Adopt a Resolution waiving competitive bidding by a four-fifths vote in accordance with Healdsburg Municipal Code Section 3.24.080(10), direct staff to cancel the existing biosolids hauling and disposing contract and authorize the City Manager to negotiate and execute a new lower-cost contract for hauling and disposal of biosolids for a three-year period.
F. HVAC Maintenance Services Contract
Adopt a Resolution awarding a contract for HVAC maintenance services to Peterson Mechanical with an initial three (3)-year agreement not-to-exceed amount of $226,740, authorizing the City Manager to execute the agreement and two (2) one-year extension amendments per the agreement terms, thereby approving a total five (5)-year contract amount not-to-exceed $377,900.
G. Review Capital Improvement Program and Reestablish Appropriations for Continuing Projects
Adopt a Resolution approving amendments to the Fiscal Year 2023-2024 Adopted Budget to reestablish appropriations for continuing Capital Improvement Projects H. Healdsburg Municipal Code Amendments Limiting the Size and Location of Hotel Uses within the Plaza Retail (PR) and Downtown Commercial (CD) Zoning Districts Pass an ordinance amending Healdsburg Municipal Code Section 20.08.145 Permitted and Conditionally Permitted Uses: PR, CD, and CS Districts; Section 20.28.020 Alterations and additions to nonconforming uses, structures and signs; Section 20.28.030 Restoration of damaged structure; and Section 20.28.310 Definitions; and establishing a new Section 20.20.090 Hotel, extended stay hotel, motel; to limit the size and location of hotel uses within the Plaza Retail and Downtown Commercial zoning districts.
7. PUBLIC HEARINGS
None.
8. OLD BUSINESS
None.
9. NEW BUSINESS
A. Vehicle Miles Traveled (VMT) Implementation Guidelines for Evaluating Transportation Impacts Under the California Environmental Quality Act (Senate Bill 743)
City Council/RSA Regular Meeting Agenda
October 2, 2023
Adopt a Resolution (Attachment 1) of the City Council establishing local Vehicle Miles Traveled (VMT) Implementation Guidelines in accordance with the Governor’s Office of Planning and Research (OPR) Guidelines for conducting transportation analyses pursuant to the California Environmental Quality Act (CEQA), establishing CEQA thresholds of significance related to VMT, and identifying VMT screening criteria and mitigations to bring the City into compliance with Senate Bill 743.
B. Healdsburg Wine and Food Experience Grand Tasting Event Agreement Adopt a Resolution approving a three-year agreement with SD Media Productions, LLC for the Healdsburg Wine and Food Experience Grand Tasting Event in West Plaza Parking Lot and West Plaza Park from 2024-2026 and authorizing the City Manager to execute the agreement.
10. COUNCIL REPORTS ON MATTERS OF INTEREST OCCURRING SINCE
PREVIOUS REGULAR MEETING/EXPENSE REIMBURSEMENT REPORTS
11. WRITTEN COMMUNICATIONS
12. ADJOURN CITY COUNCIL / RSA MEETING
13. FUTURE AGENDA ITEMS
A. Future Agenda Items for 2023
SB 343 - DOCUMENTS RELATED TO OPEN SESSION AGENDAS: Any writings or documents provided to a majority of the City Council/Redevelopment Successor Agency Board regarding any item on this agenda after the posting of this agenda and not otherwise exempt from disclosure, will be made available for public review in the City Clerk's Office located at City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, during normal business hours. If supplemental materials are made available to the members of the City Council/Redevelopment Successor Agency Board at the meeting, a copy will be available for public review at the City Hall Council Chambers, 401 Grove Street, Healdsburg, CA 95448.
These writings will be made available in appropriate alternative formats upon request by a person with a disability, as required by the Americans with Disabilities Act.
DISABLED ACCOMMODATIONS: The City of Healdsburg will make reasonable accommodations for persons having special needs due to disabilities. Please contact Raina Allan, City Clerk, at Healdsburg City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, California, 431-3317, at least 72 hours prior to the meeting, to ensure the necessary accommodations are made.
CIUDAD DE HEALDSBURG
CONSEJO MUNICIPAL/AGENCIA DE DESARROLLO SUCESORA
ORDEN DEL DÍA DE LA REUNIÓN ORDINARIA DEL CONSEJO
MUNICIPAL
Cámaras del Consejo Municipal Fecha de reunión: 2 de oct. de 2023 401 Grove Street Hora: 6:00 PM
Healdsburg, CA 95448 Fecha de publicación: 27 de sept. de 2023 (707) 431-3317
Para participar por computadora, tableta o dispositivo móvil:
Vaya a https://zoom.us/join y teclee el número de identificación (ID) del seminario web: 815 8894 3494 o siga este enlace: healdsburg.gov/zoom (No es necesario inscribirse previamente a la reunión).
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1. LLAMADA AL ORDEN/PASAR LISTA
A. Juramento a la bandera
B. Aprobación del orden del día
2. INFORME SOBRE LA SESIÓN/LAS SESIONES A PUERTA CERRADA
3. ANUNCIOS/PRESENTACIONES
A. Reconocimiento de los empleados municipales con aniversarios de hitos B. Proclamación de octubre 2023 como el Mes de Concientización sobre la Violencia Doméstica
C. Proclamación para reconocer el 2 al 8 de octubre de 2023 como la Semana Internacional sobre el Envejecimiento Activo en Healdsburg
4. INFORMES DEL GERENTE DE LA CIUDAD
5. COMENTARIOS PÚBLICOS SOBRE LOS PUNTOS EN EL CALENDARIO ACORDADO Y LOS PUNTOS NO INCLUIDOS EN EL ORDEN DEL DÍA
Este tiempo se reserva para recibir comentarios del público sobre asuntos de interés general no incluidos en el orden del día, pero relacionados con los asuntos del Consejo Municipal/RSA. Sin embargo, conforme la Ley Brown, el Consejo Municipal no puede considerar temas o tomar medidas sobre cualquier solicitud hecha durante este período de comentario. Los comentarios del público sobre los puntos no incluidos en el orden del día están limitados a treinta (30) minutos en total para todos los oradores, concediéndose a cada orador un máximo de tres (3) minutos. Si hay más de diez (10) comentarios públicos, el alcalde puede reducir el tiempo de tres (3) minutos de cada orador para que así todos los oradores tengan el mismo tiempo para hablar. A discreción del alcalde, el periodo de comentarios del público podrá prolongarse más de 30 minutos. Los miembros Orden del día de la Reunión Ordinaria del Consejo Municipal /RSA 2 de octubre de 2023
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del público que deseen hablar sobre un asunto en el orden del día acordado deben notificárselo al alcalde durante los comentarios públicos.
6. CALENDARIO ACORDADO
Los siguientes puntos enumerados en el orden del día acordado se consideran rutinarios o han sido revisados previamente por el Consejo y requieren poca o ninguna discusión por parte del Consejo, el público o solicitante y el Consejo Municipal tomará medidas en una sola moción. Un miembro del consejo puede solicitar que se excluya un punto del calendario acordado y se pueden tomar medidas por separado. Para excluir un punto, se requiere el consentimiento de una mayoría de los miembros del consejo presentes. En caso de que se excluya un punto, el asunto se considerará de inmediato después de la adopción del orden del día acordado.
A. Aprobar el Informe de Desembolsos para Retiradas durante el mes de agosto de 2023.
Por moción, aprobar el Informe de Desembolso para Retiradas durante el mes de agosto de 2023.
B. Acuerdo con Geographic Technologies Group, Inc. para la Implementación de Sistemas de Información Geográfica (GIS) y servicios según sea necesario.
Adoptar una Resolución que autorice al Gerente de la Ciudad a ejecutar un acuerdo de compra con Geographic Technologies Group, Inc. por un importe de $134,452,08 para el diseño, reestructuración e implementación de sistemas y datos GIS, y que autorice al Gerente de la Ciudad a ejecutar un acuerdo de compra con Geographic Technologies Group, Inc. por un importe de $40,000 y enmiendas que no superen los $150,000 a lo largo de 3 años para servicios de apoyo GIS "según sea necesario".
C. Acuerdo sobre líneas limítrofes entre la ciudad de Healdsburg y el Fideicomiso Familiar Steinman (The Steinman Family Trust)
Adoptar una Resolución por la que se apruebe un acuerdo de líneas limítrofes y una escritura de renuncia entre la Ciudad de Healdsburg y Arnold J. Steinman y Susan E.
Steinman, fideicomisarios del Fideicomiso de la Familia Steinman 2006 y Paula Leibovitz - Goodwin, fideicomisaria del Fideicomiso Irrevocable Anna Lou Leibovitz 2015, y por la que se autorice al Gerente de la Ciudad a ejecutar dicho acuerdo de líneas limítrofes y dicha escritura de renuncia.
D. Mantenimiento del drenaje sostenible y el paisaje en el derecho de paso Orden del día de la Reunión Ordinaria del Consejo Municipal /RSA 2 de octubre de 2023
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Adoptar una Resolución que apruebe un acuerdo de Mantenimiento de Rutina con LandCare para servicios de mantenimiento paisajístico de drenaje sostenible y derecho de paso por un importe que no exceda de $504,175 para un contrato de tres años, con la opción de ampliar el contrato por dos años adicionales por un importe total de cinco años que no exceda de $878,980 y autorizando al Gerente de la Ciudad a ejecutar el acuerdo y hasta dos ampliaciones de un año.
E. Establecer un nuevo contrato de transporte y eliminación de biosólidos de menor costo por un plazo de tres años.
Adoptar una Resolución por la que se renuncie a la licitación competitiva por cuatro quintos de los votos de conformidad con la Sección 3.24.080(10) del Código Municipal de Healdsburg y ordenar al personal que cancele el contrato existente de transporte y eliminación de biosólidos y negocie un nuevo contrato de menor costo para la adquisición de servicios de transporte y eliminación de biosólidos.
F. Contrato de servicios de mantenimiento de climatización Adoptar una Resolución adjudicando un contrato de servicios de mantenimiento de climatización a Peterson Mechanical con un acuerdo inicial de tres (3) años por un importe no superior a $226,740, autorizando al Gerente de la Ciudad a ejecutar el acuerdo y dos (2) enmiendas de prórroga de un año según los términos del acuerdo, aprobando así un importe total del contrato de cinco (5) años no superior a $377,900.
G. Revisar el Programa de Mejora de Capital y reestablecer los créditos para el Proyecto de Continuación
Adoptar una Resolución por la que se aprueban las enmiendas al Presupuesto Aprobado para el Año Fiscal 2023-2024 con el fin de restablecer los créditos para los Proyectos de Mejora de Capital en curso.
H. Enmienda al Código Municipal de Healdsburg que limita el tamaño y la ubicación de los usos hoteleros dentro de los distritos de zonificación Plaza Retail (PR) y Downtown Commercial (CD)
Aprobar una ordenanza para modificar la Sección 20.08.145 del Código Municipal de Healdsburg Usos permitidos y permitidos condicionalmente: Distritos PR, CD y CS; Sección 20.28.020 Alteraciones y adiciones a usos, estructuras y letreros no conformes; Sección 20.28.030 Restauración de estructura dañada; y Sección 20.28.310 Definiciones; y establecer una nueva Sección 20.20.090 Hotel, hotel de estancia prolongada, motel; para limitar el tamaño y la ubicación de los usos hoteleros dentro de los distritos de zonificación Plaza Retail y Downtown Commercial.
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7. AUDIENCIAS PÚBLICAS
Ninguna.
8. ASUNTOS PENDIENTES
Ninguna.
9. ASUNTOS NUEVOS
A. Vehicle Miles Traveled (VMT) Implementation Guidelines for Evaluating Transportation Impacts Under the California Environmental Quality Act (Senate Bill 743)
Adoptar una Resolución (Adjunto 1) del Consejo Municipal que establezca las Directrices de Implementación de las Millas Viajadas por Vehículo (VMT) locales de acuerdo con las Directrices de la Oficina de Planificación e Investigación (OPR) del Gobernador para llevar a cabo análisis de transporte de conformidad con la Ley de Calidad Ambiental de California (CEQA), estableciendo umbrales de importancia de la CEQA relacionados con las VMT, e identificando criterios de selección y mitigaciones de las VMT para que la Ciudad cumpla con el Proyecto de Ley 743 del Senado.
B. Acuerdo para la Gran Degustación de la Experiencia Enogastronómica de Healdsburg
Adoptar una Resolución por la que se aprueba un acuerdo de tres años con SD Media Productions, LLC para el Gran Evento de Degustación Healdsburg Wine and Food Experience en West Plaza Parking Lot y West Plaza Park de 2024 a 2026 y se autoriza al Administrador Municipal a ejecutar el acuerdo.
10. INFORMES DEL CONSEJO SOBRE ASUNTOS DE INTERÉS QUE HAN OCURRIDO DESDE LA REUNIÓN ORDINARIA ANTERIOR/INFORMES DE
REEMBOLSO DE GASTOS
11. COMUNICACIONES ESCRITAS
12. LEVANTAR LA REUNIÓN DEL CONSEJO MUNICIPAL/RSA
13. PUNTOS FUTUROS PARA EL ORDEN DEL DÍA
A. Futuros puntos del orden del día para 2023
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SB 343 - DOCUMENTOS RELACIONADOS CON EL ORDEN DEL DÍA DE LAS SESIONES ABIERTAS: Cualquier escrito o documento provisto a una mayoría de la Junta del Consejo Municipal/Agencia de Desarrollo Sucesora con respecto a cualquier punto en este orden del día después de la publicación de la misma y que no esté exento de divulgación, se pondrá a disposición del público en la Oficina de la Secretaría Municipal ubicada en City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, durante horas hábiles. Si el material complementario se pone a disposición de los miembros de la Junta del Consejo Municipal/Agencia de Desarrollo Sucesora, una copia estará disponible para la revisión pública en las Cámaras del Consejo Municipal, 401 Grove Street, Healdsburg, CA 95448.
Estos escritos se pondrán a disposición en formatos alternativos apropiados a petición de una persona con discapacidad, tal y como exige la Ley de Estadounidenses con Discapacidades.
ADAPTACIONES POR DISCAPACIDAD: La ciudad de Healdsburg realizará adaptaciones razonables para las personas con necesidades especiales debidas a discapacidades. Por favor, contacte a Raina Allan, secretaria municipal, en Healdsburg City Hall, 401 Grove Street, Healdsburg, California, 431-3317, por lo menos 72 horas antes de la reunión para garantizar que se realicen las adaptaciones necesarias.