Palo Alto City Council
October 28, 2024

ATTACHMENT B
2024 City Council Priorities & Objectives
Calendar Q3 Update
Overall Progress

Of the 78 Council objectives supporting Council priorities, in the second quarter, a total of 24 have been completed (31%), 36 are on track (46%), 17 are behind schedule (22%), and 1 (1%) is on hold/dropped.

Economic Development & Transition

ED&T 1. Facilitate the establishment of sustainable business organization in the Cal Ave, DT, and Midtown districts
Project Manager: Steve Guagliardo  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Work to meet monthly with local businesses on a ‘by district’ basis to increase communication, collaboration, and foster business organizing in each district. 2024 Project Milestones:

Actively work with stakeholders in the California Ave, University Avenue Downtown, and Midtown districts to convene on a regular basis and enhance communications between the City and business stakeholders.

ATTACHMENT B
Quarterly Update:

California Avenue has been meeting monthly since December 2023. Staff convened University Ave Downtown stakeholders in May and will continue to do so monthly. Midtown met monthly beginning in the fall of 2023 but have asked for a brief pause so they can explore options to better organize themselves. Staff will continue to partner with businesses in these districts to promote shared stewardship of the City’s commercial districts.

ED&T 2. Engage Cal Ave merchants on high priority, rapid implementation projects, i.e. barrier replacement, street cleaning, maintenance, access, signage and outdoor dining guidelines Project Manager: Bruce Fukuji  Lead Dept: CMO
Estimated Completion Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description: Work with California Avenue stakeholders on immediate improvements to the street in parallel to the long‐term car‐free streetscape design. 2024 Project Milestones:

Project goals include Barrier Cover Replacement, enhanced street cleaning and maintenance, and signage off El Camino Real directing folks to California Avenue parking garages, and outdoor dining guidelines.

Quarterly Update:

Over the past few months, several short‐term improvements have been made. The barrier cover replacement has been completed, street cleaning and maintenance efforts have increased, and traffic signage directing drivers to parking garages has been installed along El Camino Real. Bids have been received for paving, bollard, planter, and planting projects. Design drawings for the paving, bollard, and planter installations are being updated. Coordination with Caltrans is underway for stamped crosswalks and bike lane markings at the El Camino Real intersection, while staff and Fehr & Peers are completing the encroachment permit application to Caltrans. In July, meetings were held with merchants to discuss their preferences for outdoor dining guidelines, and Urban Field Studio has been tasked with preparing these guidelines.

*Revised estimated completion date is now Q4.

ED&T 3. Develop permanent Cal Ave car‐free streetscape design through engagement with Cal Ave merchants and community stakeholders (h)
Project Manager: Bruce Fukuji  Lead Dept: CMO
Estimated Completion Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Develop a feasible, achievable community and business supported street design concept to modify and permanently designate California Avenue as a car‐free, bicycle friendly, outdoor dining, shopping and public space environment, including guidelines for outdoor dining, signage and wayfinding. 2024 Project Milestones:

Develop near and long‐term signage and wayfinding concepts; conduct merchant, resident, and stakeholder engagement; analyze existing mobility and circulation; develop preliminary and alternative streetscape design concepts and probable cost estimates; select and refine a preferred design; evaluate legislative options; assess CEQA needs; and develop implementation plan.

Quarterly Update:

Staff and Urban Field Studio met with merchants to discuss their preferences for outdoor dining.

Additionally, staff addressed pedestrian and bicycle configurations as well as farmers’ market stall layouts with Palo Alto Neighborhoods, the Pedestrian and Bicycle Advisory Committee (PABAC), and ATTACHMENT B
the Farmers' Market. Urban Field Studio is  completing the signage and wayfinding plan and will prepare draft guidelines for outdoor patios. An online survey, which received 930 responses, gathered community preferences for signage and street design elements.  Staff are now developing two street design alternatives incorporating feedback from the survey.

*Based on current progress, this objective will likely complete in Q4.

ED&T 4. Initiate preliminary analysis and stakeholder engagement on a car‐free streetscape design for Ramona Street
Project Manager: Ashwini Kantak  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Conduct environmental analysis and bring forward permanent closure of street for Council action.

Engage stakeholders and develop outdoor dining standards, wayfinding signage, and street enhancements that reflect the historic designation of this portion of Ramona Street. 2024 Project Milestones:

Engage a consultant for CEQA and a consultant for the design and outdoor dining standards. Conduct stakeholder engagement, perform environmental analysis to support permanent closure of a portion of the street to vehicular traffic, and begin development of outdoor dining standards.

Quarterly Update:

Selected design consultant in late August and will be bringing contract approval forward for Council consideration this year. CEQA analysis, stakeholder engagement, and development of outdoor dining standards for Ramona will take place later in 2024.

ED&T 5. Approve preferred alternative for the University Ave Streetscape Plan in preparation for environmental review and funding options (i)
Project Manager: Holly Boyd  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Develop and implement a streetscape plan for University Avenue that is approved by Council and supported by property owners.
2024 Project Milestones:

Following approval of consultant contract amendment, approve concept plan and next steps to secure capital funding.

Quarterly Update:

On June 3, 2024, Council provided direction on the vision, goals, design concepts and stakeholder engagement strategy. Through summer 2024, staff is continuing to progress this work including convening stakeholders to provide input on the streetscape project. The first stakeholder working group meeting was held on September 10, staff will continue to engage this group and the community at large. Updates on the project will continue to be provided through the Retail Committee and staff anticipates that a preferred concept plan along with alternatives and cost estimates will be presented to Council in December.

* Revised estimated completion is
now Q4.

ATTACHMENT B
ED&T 6. Develop pre‐approved parklet designs with stakeholder outreach, for Council approval Project Manager: Ashwini Kantak  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

To support business operations during the pandemic, outdoor dining and retail were allowed to extend outdoors.  A temporary parklet program within City rights‐of‐way was adopted by Council to facilitate economic recovery efforts and provide guidance on structure regulations.  The next phase of the program formalizes the parklet program and creates an ongoing parklet ordinance. 2024 Project Milestones:

Develop a parklet prototype, conduct business engagement for Council adoption.

Quarterly Update:

Pre‐approved parklet designs were approved by the Architecture Review Board in May 2024.  On June 10, the City Council approved revisions to the ongoing parklet program regulations and the parklet designs and draft user guide.  Pre‐approved parklet design shop drawings and associated user guide were made available for use in mid‐August.

ED&T 7. Implement ongoing parklet program in compliance with adopted parklet standards, leveraging pre‐approved designs (e)
Project Manager: Ashwini Kantak  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

To support business operations during the pandemic, outdoor dining and retail were allowed to extend outdoors.  A temporary parklet program within City rights‐of‐way was adopted by Council to facilitate economic recovery efforts and provide guidance on structure regulations.  The next phase of the program formalizes the parklet program and creates an ongoing parklets ordinance. 2024 Project Milestones:

Develop pre‐approved designs and user guide, conduct business engagement, and prepare an ordinance for Council adoption.

Quarterly Update:

Updated standards for the ongoing parklet program were adopted by Council on June 10, 2024.

Through the summer the City worked with parklet operators to implement the ongoing parklets program. Implementation and phased enforcement of the ongoing parklets program were carefully coordinated to minimize disruption of outdoor dining in existing parklets through the summer months and to allow re‐built or new parklets to leverage the pre‐approved designs.

ED&T 8. Advance Downtown Parking garage in conjunction with advancement of affordable housing in the Downtown
Project Manager: Julia Knight  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Resume work on a new parking structure in the Downtown core on a City surface parking lot to help attract visitors downtown. Pursue refined proposals for potential affordable housing development on the Lytton / Kipling Lot T at 450 Lytton Avenue, or elsewhere, with parking for residents and the public. 2024 Project Milestones:

Staff anticipates continuing through creation of a Request for Refined Proposals to identify a development partner for this work.

Quarterly Update:

ATTACHMENT B
A request for refined proposals was sent in late September to the two firms that responded to the initial request for information; responses are required by the end of October. It is anticipated staff will bring the responses to Council for their consideration and potential development partner selection in December.

ED&T 9. Complete build out of fiber pilot phase 1 with grid modernization Project Manager: Alex Harris  Lead Dept: UTL
Estimated Completion:  Q4*  Status: On Track
Project Description:

The City is advancing a pilot phase 1 of fiber with grid modernization to bring reliable and faster broadband, high‐speed internet services directly to companies and homes, supporting business and remote workers. The City recently completed the pilot design for the Palo Alto Fiber project and aligned with the electric grid modernization to capitalize on economies of scale and reduce neighborhood disruptions.
2024 Project Milestones:

Complete buildout of fiber and grid modernization pilot.  Issue RFP for Operating Support Systems/Business Support Systems (OSS/BSS) and invitation for construction bids for phase 1 implementation.

Quarterly Update:

The start of fiber construction in the pilot areas depends on two key milestones: the installation of the fiber hut at the Colorado power station and the completion of pole replacement and preparation work. Staff is finalizing the fiber hut design and collaborating with vendors to prepare the internal building and fire permits for review. The fiber hut is expected to be installed by the end of Q1 2025.

Electric pole work, including pole replacements and hanging messenger wires, is currently underway and on track for completion by Q1 2025. Fiber cables can be strung once this work is finished. The RFP for the OSS/BSS software is also in progress. Existing fiber construction and IT networking equipment contracts will be utilized to build out the pilot area, while new RFPs for the remaining areas in Phase 1 will be issued next year.

*Based on estimated progress, the objective may
be completed by Q1 2025.

ED&T 10. Establish regular engagement with retail brokers in the area to create stronger connections and understand how the City may be able to help promote available spaces Project Manager: Steve Guagliardo  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Strengthen relationships with commercial brokers, address perceived deficiencies identified by brokers in City processes, and work with brokers to reduce vacancies and increase economic vitality. 2024 Project Milestones:

Create a directory of commercial brokers operating in Palo Alto and develop a calendar of regular outreach to brokers. Address information gaps that brokers identify through conversations.

Quarterly Update:

Staff has met with brokers numerous times on an ad hoc, issue‐by‐issue basis and raised the idea of a more formal meeting with different brokerages. This has been met with interest and staff will develop options to convene brokers with City staff to further strengthen relationships. This could include a ‘broker breakfast’ or similar event.

ATTACHMENT B

Staff also conducted semi‐structured interviews with several brokers. These interviews gave brokers a forum to discuss how the City could better support their efforts.  These discussions have already produced positive outcomes, including increased broker engagement at our Retail Committee meetings.

ED&T 11. Research and evaluate options for implementing a public‐private small and local business and incubation and vacant storefront program connecting landlords experiencing vacancy with small and local‐businesses that may be seeking brick and mortar spaces Project Manager: Steve Guagliardo  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Explore options for activating vacant spaces, either through short‐term activations of vacant storefronts or coordinating longer‐term public/private partnerships 2024 Project Milestones:

In 2024, staff will be researching other cities’ programs, including Santa Cruz Downtown POPS! as well as San Francisco’s “Vacant to Vibrant” program.

Quarterly Update:

Staff has begun preliminary research and is working to schedule interviews with Economic Development counterparts in Santa Cruz and San Francisco to discuss each city’s respective program.

Staff anticipates discussing this topic with the Retail Committee in Q4 of 2024.

*Revised estimated completion date is Q4

ED&T 12. Conduct stakeholder outreach and present recommendations to Council for a citywide retail zoning strategy and receive direction for zoning ordinance implementation.

Project Manager: Jonathan Lait  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Prepare a report identifying recommendations for Council consideration and direction to support a thriving retail environment through zoning code changes related to retail land use definitions, permitted or conditionally permitted uses, the retail preservation ordinance and related recommendations from the Streetsense Economic Development Strategy Report.

Following acceptance of
a consultant‐prepared findings and strategy report, prepare an ordinance amending the City’s zoning code as directed by Council. 2024 Project Milestones:

Continue consultant and staff work that involves evaluating the City’s current land use zoning regulations in commercial areas, conduct outreach to learn more about local business experiences and best practices regionally, prepare associated analysis, and review and incorporate Streetsense Economic Development Strategy Report recommendations. Present findings and obtain a recommendation from the Planning and Transportation Commission (PTC). Present findings and strategy report to City Council and receive implementation direction. (Phase I: Q2) Quarterly Update:

The Planning and Transportation reviewed the consultant recommendations on May 8, 2024 and August 14, 2024. The PTC identified near‐, mid‐ and long‐term retail zoning recommendations. The Council’s Retail Committee reviewed the recommendation on September 18, 2024. Staff anticipates ATTACHMENT B
bringing the Ad Hoc’s immediate and near‐term recommendations to the full Council for adoption by the end of the year.

*Revised estimated completion date is now Q4.

ATTACHMENT B

Climate Change & Natural Environment: Protection & Adaptation

CC&NE 13. Deploy 65,000 residential Advanced Metering Infrastructure (AMI) meters by end of 2024 (l)
Project Manager: Dave Yuan  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4*  Status: Behind Schedule
Project Description:

The City of Palo Alto Utilities (CPAU) is upgrading the City’s utility metering system with electronic meters to utilize grid technology called Advanced Metering Infrastructure (AMI). AMI is becoming a standard in the utilities industry, enabling interval utility usage data and time‐of‐use rates for homes and businesses to the benefit of electric, natural gas, and water utility customers. CPAU will replace old legacy electric meters with new advanced electric meters and retrofit existing water and gas meters with AMI radios, starting with residential meters. 2024 Project Milestones:

Staff is working to deploy all 65,000 residential AMI meters by end of 2024, but this work may extend into the first half of 2025.

Quarterly Update:

As of September 17, 2024, 42,000 of 65,000 residential meters (65%) had been installed. The AMI project is delayed due to supply chain shortage of electric residential meters. Of the 30,000 electric meter replacements, approximately 19,000 or 66% are on back order.   The City is expecting delivery of these electric meters by end of October 2024.  The revised completion date for residential AMI meters is March 2025 assuming meters are available.

*Based on current progress, this objective is estimated to be completed in Q1 2025

CC&NE 14. Conduct community engagement and data collection and analysis to develop a Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan for Council approval in 2024 Project Manager: Sylvia Star‐Lack  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Pursuing the City's Comprehensive Plan goal for roadway safety, the Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan, will target eliminating traffic deaths and life‐changing injuries on local streets.

ATTACHMENT B

Safety Action Plan development is critical to reaching Sustainability and Climate Action Plan (S/CAP) goals because improving safety for vulnerable road users is key to reducing vehicle miles traveled (VMT) and increasing green travel.
2024 Project Milestones:

Conduct community engagement and data collection/analysis to develop SS4A Safety Action Plan with a goal of reducing severe traffic injuries to zero and align City practices, projects, and policies with the Safe System Approach.

Quarterly Update:

On April 29, 2024, the Council received an informational report on collision data analysis as part of the ongoing development of the City’s Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan. Staff began community engagement efforts at the Earth Day Festival on April 21, and the project team tabled at the May Fete Fair on May 4. These events provided an opportunity to engage with community members before preparing the Draft Safety Action Plan. The community feedback gathered will help prioritize projects and integrate the Safe System Approach into the City’s existing policies and guidelines. A draft Safety Action Plan is currently being reviewed by staff and will be presented for public review in late 2024 in anticipation of final plan adoption in early 2025.

CC&NE 15. Continue community engagement efforts to inform the update and receive Council feedback on the 2025 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan (BPTP) characteristics in preparation for next steps including environmental review and adoption in 2025 (m) Project Manager: Ozzy Arce  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q4*  Status: On Track
Project Description:

Update the existing 2012 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan (BPTP) to evaluate progress, reflect current community needs and desires, adjust recommendations for new policies, facilities, and programs, and to address changes in bicycling and pedestrian planning and design. The City Council’s adoption of the BPTP Update is anticipated for Fall 2025. 2024 Project Milestones:

Starting in summer 2024 and through Fall 2024 the project team will develop criteria that will lead to identifying and prioritizing project, program, and policy recommendations and community engagement in Fall 2024 to refine the recommendations. Staff will then bring draft recommendations for Council consideration and review by the end of 2024.

Quarterly Update:

Phase 3 of 5 of the project, titled "Recommended Bicycle Network, Projects, and Programs," is currently underway. The project team is developing a community engagement strategy for this phase, which will include multiple public meetings and extensive outreach. This will involve meetings with the City’s Pedestrian and Bicycle Advisory Committee (PABAC), local parents, the Planning and Transportation Commission (PTC), the Parks & Recreation Commission (PRC), the Rail Committee, and two neighborhood meetings, starting in Fall 2024 and continuing into early 2025. A City Council meeting is also anticipated for early 2025. The team will seek feedback to refine draft recommendations for the Draft Plan Update, including the proposed bicycle network, recommended programs and policies, project selection criteria, and updates to the project's Vision, Objectives, and Performance Measures.

*Based on progress, this objective may be completed by Q1 2025

ATTACHMENT B
CC&NE 16. Complete initial pilot area of electric grid modernization (p) Project Manager: Tomm Marshall  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

The City’s planned project includes the modernization of the systematic grid and incorporates the goals and key actions from the Grid Modernization Study to prepare for widespread electrification in support of the S/CAP goal of an 80 percent carbon reduction by 2030. This project is coordinated with the Fiber to the Home pilot. Staff has identified an initial pilot area bounded by Louis, Amarillo, 101, and Embarcadero that includes about 1200 homes. Upon completion, there is a larger “Phase 1” area of about 6,200 homes.
2024 Project Milestones:

By the end of 2024 staff intends to complete upgrades to the initial pilot area.

Quarterly Update:

As of September 2024, the engineering design work has been completed and is awaiting action from Operations, pending the arrival of secondary wire from the manufacturer. Staff is actively working with pole, transformer, and overhead cable suppliers to secure the necessary components to complete Phase 1 of the grid modernization project. Five additional poles have been added to the replacement list, bringing the total to 74 poles in the Pilot Area.

To date, 61 out of 74 poles (82%) have been replaced, and a significant portion of the tree trimming work has been completed. Additionally, 675 out of 1,290 residences (52%) in the Pilot Area now have sufficient electrical capacity for electrification. The Pilot Area remains on track for completion by Q4.

CC&NE 17. Initiate development of a model to transition gas utility including community outreach and policy discussions
Project Manager: Matt Zucca  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

A study is planned to assess the infrastructure needs and financial implications of managing the gas utility as gas sales decline. The first phase involves using consultant resources to develop a gas system model that simulates changing flows as electrification advances. This model will help identify which sections of the gas system can be decommissioned first.

The current system is a grid network of pipes, with larger pipes delivering gas to remote or high‐usage areas. The model will evaluate the impact of removing large portions of the gas system, such as residential areas that have transitioned to electrification, and assess the remaining network's ability to meet demand during the transition.

The gas model will determine the minimum future gas grid needed to support reduced demand and estimate the capital and operational costs of system retirement. These costs will be used to model the rate impacts of declining gas sales and to develop policy options to mitigate the impact on customers who have not yet electrified.
2024 Project Milestones:

Approve consultant contract to develop the gas model.

Quarterly Update:

Staff have selected a consultant to perform the modeling of the gas system and has finalized the professional services agreement.  Work has started and is a balanced gas system model is anticipated around January 2025.

ATTACHMENT B

CC&NE 18. Continue to improve the Advanced Heat Pump Water Heater Pilot Program for a full‐ scale program (q)
Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Launch the Advanced Heat Pump Water Heater Pilot Program approved by Council and achieve a significant increase in the installation rate year over year, converting to a full‐scale program if warranted.
2024 Project Milestones:

In 2024 staff will continue to improve the Advanced Heat Pump Water Heater Pilot program operations and marketing with the goal of significantly increasing the installation rate by the end of 2024 if supported by demand.

Quarterly Update:

Staff was tasked with increasing participation in the Advanced Heat Pump Water Heater (HPWH) Pilot Program, which includes both a full‐service component, where the City completes the installation, and a rebate component, where customers find their own contractors. In Q1‐Q3 staff worked to improve the programs and increase signups:
 Innovative outreach: targeted online and social advertisements, community canvassing, in‐ person events, and mailers in addition to traditional outreach.  A customer feedback outreach effort to improve customer satisfaction was completed in early 2024 and several program improvements were implemented.  Kept pricing low after State incentive expired using Council‐approved budget (April 2024)  Expanded outreach to income‐qualified residents.
 Launched emergency replacement program (Sep 2024)
 Establishing electrification expert program to aid with complex installations

In Q4 staff expects to try additional novel outreach approaches and will assess participation in the emergency program. The installation rate is currently averaging five installations per week (about 250 per year), about 150‐200 per year through the full‐service program and 50‐100 through the rebate program. This is about 20% of the estimated annual turnover of HPWH in Palo Alto and 5‐10 times the rate of installation at other top HPWH programs in the State, adjusted for population.

CC&NE 19. Adopt a residential whole home electrification pilot program (r) Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

To achieve the S/CAP goals staff will expand the City’s residential program services to include electrification of space heating, cooking, and other appliances in addition to water heaters. 2024 Project Milestones:

Seek Council approval for a whole home electrification pilot program.

Quarterly Update:

Staff is working with the Climate Protection Ad Hoc Committee and Working Group to design a comprehensive full‐service whole home electrification program by the end of 2024. The Whole Home Electrification program will roll out in two phases. The first phase is expected to launch by the end of 2024, and will include rebates, GoGreen financing, and technical assistance to homeowners. This will be followed by the launch of a full‐service program option in mid‐2025 to help homeowners who prefer to use a trusted contractor that has been pre‐screened by the City.

ATTACHMENT B

CC&NE 20. Refine existing HVAC pilot program to encourage participation as a next step toward a 2025 Council approved commercial rooftop HVAC electrification advanced pilot program(s) Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q3  Status: Completed
Project Description:

Continue to run the existing pilot program to replace a limited number of aging rooftop gas pack units with heat pump HVAC systems (commercial rooftop packaged heating, ventilation, and air conditioning (HVAC) units). Design an advanced pilot program focused on rooftop HVAC meant to prove a scalable, high participation business model.
2024 Project Milestones:

Modify the existing rooftop HVAC pilot to enhance its ability to assist businesses and generate more participation in the program.

Quarterly Update:

In September, staff launched an update to the rooftop packaged HVAC pilot with a goal of collecting more data to support the design of an advanced pilot program. Staff is providing significantly enhanced incentives to a limited number of customers (10), and in exchange these customers must gather additional cost information and other information as they do their projects that they must provide to the City. Businesses who do not wish to gather this information can still access the program at the original incentive level. Outreach is proceeding through various channels to spur participation, and staff has already seen some early interest from several building owners.

CC&NE 21. Develop and approve an Electric Vehicle Strategic Plan (t) Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Develop a strategic plan for the provision of electric vehicle (EV) charging infrastructure to support EV growth in Palo Alto. Define the City’s role and funding needs. Evaluate strategies for efficient electrification and EV charging to reduce grid impacts. Coordinate with the Reliability and Resiliency Strategic Plan on the electric grid impacts and benefits of EV charging and strategies to mitigate the impacts and take advantage of opportunities.
2024 Project Milestones:

Complete preliminary EV Strategic Plan and review with Council Ad Hoc Climate Protection Committee.

Quarterly Update:

The EV Strategic Plan is currently in development. Staff received feedback on the plan scope and some early design decisions about the plan and analysis at public Ad Hoc Climate Protection Committee Working Group meetings in March and June and in September received feedback on a list of strategies for e‐mobility development and its supporting infrastructure to include in the plan. Staff anticipates completing a draft of this study before the end of the year and reviewing it with the Ad Hoc Climate Protection Committee.

CC&NE 22. Develop an EV Replacement Program for the City Fleet Project Manager: Danitra Bahlman  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

ATTACHMENT B
Convert Palo Alto municipal vehicles to electric vehicles (EVs) when feasible and when the replacement is operationally acceptable. Install EV Charging infrastructure to support increased EV usage.
2024 Project Milestones:

Identify internal combustion engine vehicles that can be potentially replaced with EVs, with a goal of adding nine EVs to the fleet in 2024 and six EV chargers in the City Hall Level C parking garage for fleet vehicles. Develop an all‐electric FY 2025 vehicle replacement program and track GHG emissions of fleet vehicles by Department.

Quarterly Update:

To date, six EVs have been added to the fleet in 2024. The City Hall Level C EV charger project was completed in September. As part of the Capital Budget, Council approved an all‐electric FY 2025 vehicle replacement program, except for Police pursuit vehicles. Staff is currently ordering an EV Police pursuit vehicle as a pilot. Staff plans to review the Fleet Electrification effort with the Council Climate Protection Ad Hoc Committee in Q4. Rincon Consultants calculated vehicle GHG emissions by department as part of the 2022 GHG inventory.

CC&NE 23. Develop and initiate implementation of a Reliability and Resiliency Strategic Plan (u) Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

Develop a strategic plan for the integration of new technologies such as distributed energy resources (solar, battery to grid, battery storage, and self‐forming grids), load management and control technologies, and advanced grid automation and protection into the City’s electric distribution system with the goal of improving electric grid reliability and utility customer and neighborhood resiliency.

Coordinate with the EV Strategic Plan to identify the role of EV charging (including EV to grid and EV to home) in electric grid reliability and resiliency.
2024 Project Milestones:

Staff will seek Council acceptance of the Reliability and Resiliency Strategic Plan and begin implementation.

Quarterly Update:

Council accepted the Reliability and Resiliency Strategic Plan on April 15, 2024, and its implementation is now underway. A contract for professional services to assist with various aspects of implementation was approved by Council on September 23. Staff is working on a partnership with SLAC National Accelerator Laboratory to complete a distribution analysis focused on other parts of the plan. Staff is also pursuing investigations of various microgrid designs at and in the vicinity of the airport, as well as energy storage at substations.

CC&NE 24. Develop draft S/CAP funding study with Council input (v) Project Manager: Jonathan Abendschein  Lead Dept: UTL
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Complete an analysis of the funding needs for full scale implementation of the S/CAP Climate Action goals and key actions, including identifying and estimating costs for additional emissions reductions to achieve the 80x30 goal. Identify potential funding sources. 2024 Project Milestones:

Complete preliminary draft S/CAP Funding study and review with Council Ad Hoc Climate Protection Committee.

ATTACHMENT B
Quarterly Update:

The S/CAP Funding Study is in progress. Completion of the Funding Study depends in part on completion of other complementary studies, including the EV Strategic Plan, Building Sector Study, and the Funding Source Survey. All studies are being completed by the same group of consultants and all are in progress in parallel. Staff believes preliminary draft results of the study can be ready for review by the Council Ad Hoc Climate Protection Committee before the end of the year. Staff is meeting with the Committee and its Working Group over the course of the fall to review preliminary scenarios to model, with a review of preliminary results by end of year.

CC&NE 25. Evaluate and report out Palo Alto Link pilot performance and consider continuation and/or expansion of future services
Project Manager: Nathan Baird  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Since its launch in March 2023, analyze the effectiveness of the Palo Alto Link pilot program and consider providing on‐demand transit services through at least June 2025. Finance Committee to review options for program continuation and/or expansion of transit services beyond June 2025 in October 2024.
2024 Project Milestones:

Council to evaluate the pilot program’s effectiveness and consider continuation and/or expansion, with service considerations to extend to 7AM to 7PM in July 2024, and fare increase to $4 for all riders by September 2024.

Quarterly Update:

On March 27, 2024, the Planning and Transportation Commission received a presentation on the pilot’s performance and was provided an opportunity for input on the funding strategy options.

During the Budge Adoption process, Council reduced General Fund allocation to the program and increased revenue via fare increases and additional support from Stanford.

City staff will present performance metrics and funding options to Finance Committee for Council recommendations in October 2024, including private and public partnership options.

*This objective is now estimated to be completed in Q4.

CC&NE 26. Begin community engagement to consider parking policy updates that enhance customer satisfaction, improve program sustainability, and align with S/CAP mobility goals Project Manager: Nathan Baird  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description: Evaluate and provide options for updating parking policy objectives and implementing operations improvements, beginning with the University Ave. Parking district and surrounding commercial areas.
2024 Project Milestones:

Initiate community engagement to gauge customer satisfaction and support future updates to parking policies. Select a parking vendor to provide expanded permit types, time extension options, and mobile payment.

Quarterly Update:

ATTACHMENT B
Community engagement has begun on this project, including the launch of a survey that closed in July, analysis of the survey results was not available at the time this report was being drafted.

However, staff is planning on continuing community engagement efforts through the fall.

City staff will select a parking permit vendor by October 2024, and work with selected vendor to present options for improvements by the end of 2024, and then make policy changes and implement program changes by June 2025.

*Estimated completion is now Q4.

CC&NE 27. Amend local building regulations to establish a "One Margin" energy efficiency standard, to allow installation of natural gas plumbing while imposing more stringent energy efficiency and all‐electric readiness requirements to all new buildings Project Manager: George Hoyt  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

Amend the California Energy Code as codified in Title 16 of the Palo Alto Municipal Code Building Regulations establishing a ‘One Margin’ standard, which would allow for installation of natural gas plumbing while imposing more stringent energy efficiency and all‐electric readiness requirements to all new buildings, which incentivizes the additional efficiency and lower emissions of all electric equipment using clean electricity.
2024 Project Milestones:

Engage a consultant to work with staff to review and implement the One Margin standard. Present findings and an ordinance to the City Council for final action.

Quarterly Update:

The City Council adopted the One Margin code ordinance on June 3, 2024. As required by state law, the ordinances have been sent to the California Energy Commission for review and approval. The Energy Reach Code “One Margin” ordinance was reviewed and approved at the Commission’s September 11, 2024 business meeting, and the ordinance became effective October 4, 2024. The ordinance will remain in effect until it is replaced with the 2026‐2028 Energy Code, with any local amendments adopted for that code cycle (see CC&NE 28).

CC&NE 28. Initiate the 2026 California Building Standards Code update, including the California Green Building Standards Code
Project Manager: George Hoyt  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Adopt the California Building Standards Commission’s model technical building, mechanical, plumbing, electrical, existing buildings, fire, energy, residential building, historic building, and green building codes, with local amendments as appropriate, including standards to advance the City’s carbon reduction and electrification initiatives, in compliance with federal regulations. 2024 Project Milestones:

Engage a consultant and begin initial research and analysis.

Quarterly Update: Staff has begun the process of engaging professional services and identifying staffing for the project. A Development Services Contract Services RFP was released in September 2024.

ATTACHMENT B
CC&NE 29. Complete community engagement for the Airport’s Long‐Range Facilities & Sustainability Plan in accordance with Federal requirements and hold a study session with Council on the draft plan
Project Manager: Andrew Swanson  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q3  Status: Completed
Project Description:

Develop a long‐range planning document that aligns the Airport with City goals and objectives ensuring safe and sustainable operations at the Palo Alto Airport. 2024 Project Milestones:

Conduct meetings with the public to receive guidance to update the Airport’s Long‐Range Facilities & Sustainability Plan in accordance with Federal requirements. Conduct a Study Session with the City Council to receive feedback on a draft plan.

Quarterly Update:

An online survey requesting input on planning alternatives was initiated in July and closed in August 2024. The project team conducted a fifth public outreach meeting on June 20 to receive further comments on alternatives for future airport improvements. Staff held a study session with City Council on September 16 and received valuable input from public speakers and the Council that will be used to develop a planning alternative that does not include runway expansion or modifications that could encourage larger aircraft. Additional community engagement is anticipated once a new alternative is available.

CC&NE 30. Council selection of a locally preferred alternatives for City Rail/Grade Separation project at Churchill Avenue, Meadow Drive, and Charleston Rd Project Manager: Ripon Bhatia  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

The project involves implementing rail grade separations along the Caltrain Corridor. Currently, the City is in the process of developing conceptual plans for three crossings: Churchill Avenue, Meadow Drive, and Charleston Road. Staff is actively engaged with the Rail Committee to evaluate alternatives for recommendation to the City Council. The objective is to identify a locally preferred alternative and advance the project into the Preliminary Engineering and Environmental Phase. 2024 Project Milestones:

Continue to advance and develop conceptual plans for various alternatives in consideration for each of the three crossings, based on the guidance and direction provided by the Rail Committee. The objective is to present recommendation to the City Council for consideration and approval of locally preferred alternative(s) at these three crossings.

Quarterly Update:

On June 10, 2024, the City Council selected Seale Avenue as the bicycle and pedestrian crossing location for the Partial Underpass Alternative at Churchill Avenue Crossing. This decision advances the Partial Underpass with the Bicycle and Pedestrian crossing at Seale Avenue into the Preliminary Engineering and Environmental Documentation Phase, with the closure alternative retained as a backup option. Additionally, on June 18, the Council voted to advance the hybrid (including a mixed wall/column approach) and underpass alternatives for Meadow Drive and Charleston Road into the Preliminary Engineering and Environmental Documentation Phase. The funding Agreement with FRA was fully executed in September 2024. Staff is currently working on negotiating a Cooperative Agreement with Valley Transportation Authority and Caltrain for funding and implementing the Preliminary Engineering and Environmental Phase of work.

ATTACHMENT B

CC&NE 31. Advocate for the San Francisquito Creek Flood Protection capital project (Reach 2) through Council’s JPA representation and any Council approvals involved (w) Project Manager: Holly Boyd  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Advance the San Francisquito Creek (SFC) Flood Protection capital project (Reach 2) through Council’s JPA representation and any Council approvals involved.
2024 Project Milestones:

Support JPA’s efforts to make decisions through staff discussions and the City’s representation on the JPA Board.

Quarterly Update:

In January 2024, the SFCJPA board authorized the agency to seek consulting support to analyze the reach 2 alternatives that were described in the EIR while considering the hydraulic limitation of the creek identified during the December 31, 2022, storm event.  Staff participated in the review and selection of the Request for Proposals process that led to a successful consultant award at the May SFCJPA board meeting. In Q3, staff engaged Schaaf & Wheeler to conduct a feasibility analysis of a potential reach 2 alternative and shared the resulting technical memorandum with JPA staff.

Additionally, staff attends and participates in monthly SFCJPA Reach 2 Planning Group meetings.

CC&NE 32. Complete design and right‐of‐way acquisition, obtain regulatory permits, finalize project funding needs including potential Council advocacy with State legislators, and approve construction contract for the Newell Road Bridge Replacement project (x) Project Manager: Holly Boyd  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Complete design and right‐of‐way acquisition, obtain regulatory permits, and seek programming of construction funding by Caltrans. Advocacy with State legislators on project funding needs. Award a construction contract and manage the construction phase of the project to its completion. 2024 Project Milestones:

Complete design and right‐of‐way acquisition, obtain regulatory permits, and seek programming of construction funding by Caltrans, through Council advocacy as needed, and award a construction contract, subject to property owner, permitting agencies, and Caltrans approvals.

Quarterly Update:

Staff obtained all construction easements and permits from regulatory agencies and submitted for right‐of‐way certification and authorization to proceed for construction to Caltrans in late May. A notice of intent to award for a construction manager contract has been issued. Staff worked with Caltrans to revise and resubmit right‐of‐way certification documents in July and September. Staff reached out to state congressional leaders for assistance in expediting Caltrans’ review prior to September 30. Because the Caltrans review was not completed by September 30, access to federal funding approval did not occur, and Caltrans reprogrammed construction funding to FY 2026. Since this potentially impacts the City’s ability to start work in Summer 2025, staff is continuing to seek earlier funding from Caltrans to follow the right‐of‐way certification approval. Although technically occurring in Q4, it is important to note that Caltrans approved the right‐of‐way certification on October 11.

* Revised estimated completion is now Q4.

ATTACHMENT B
CC&NE 33. Coordinate with Federal and regional partners on a path forward exploring the development of a Sea Level Rise Adaptation Plan (5)
Project Manager: Julie Weiss  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Participate in regional efforts to advance shoreline protection from sea level rise through 1) SB272 (Laird) Sea Level Rise Adaptation Plan development, 2) Valley Water/U.S. Army Corps of Engineers Shoreline II levee improvements, and 3) Other regional and internal coordination efforts.

SB272: Sea Level Rise Planning and Adaptation (Laird) signed in 2023 requires a state and Bay Area regional sea level rise adaptation plan and harmonized subregional plans. Plan requirements, and the boundaries of subregions are anticipated from the Bay Conservation and Development Commission by the end of 2024. Palo Alto has already completed its Sea Level Rise Vulnerability Assessment which will be a subregional plan requirement. Staff will coordinate the development of the Sea Level Rise Adaptation Plan to align with these efforts.

Shoreline II Levee Improvements: The United States Army Corps of Engineers conducted a feasibility study to assess cost/benefit of funding levee improvements along Palo Alto’s shoreline and
determined that there is no federal interest in pursuing Palo Alto shoreline improvements at this time, and that improvements would not be needed until approximately 2060. In January 2024, Valley Water coordinated a Congressional letter (signed by Representative Eshoo and others) requesting re‐ examination of cost benefit assessment citing concerns about the analysis and drafted a similar letter from Valley Water leadership to USACE leadership.

Other Regional and In‐house Coordination Efforts: Regional efforts include coordinating with Santa Clara County and regional entities involved with sea level rise planning and internal efforts to advance sea level rise planning tools and education.
2024 Project Milestones:

Track and participate in regional SB272 discussions about required sea level rise plan components and subregional partners; continue to coordinate with Valley Water in pursuit of a reevaluation of USACE’s federal interest to fund shoreline improvements; participate in priority region‐wide sea level rise planning efforts; and improve ESRI GIS maps for staff sea level rise and shallow groundwater planning purposes.

Quarterly Update:
1) Staff provided input on the Bay Conservation Development Commission’s Draft Regional Shoreline Adaptation Strategy vulnerability assessment and adaptation plan guidance;

2)The USACE officially closed out the Shoreline II Feasibility Study. Valley Water and City staff finalized a project factsheet and project partners are drafting public FAQs. Shoreline II partners will meet after SB272 requirements are known to discuss future collaboration and funding opportunities;

3) The Ocean Protection Council updated their Sea Level Rise Guidance for public agency planning which can be referenced by staff for project planning;

4) Staff identified essential changes needed for ESRI maps and are working with the consultant team
to make those revisions. In addition, the Regional Water Quality Control Plant and Palo Alto Airport are including sea level rise in each program’s Long‐term Facility Plan.

ATTACHMENT B
CC&NE 34. Prepare Stream/Creek Corridor Setback Ordinance (4) Project Manager: Kelly Cha  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Conduct research and present an ordinance that implements the City’s comprehensive plan polices related to stream corridor setbacks for Planning and Transportation Commission (PTC) review and recommendation to the City Council.
2024 Project Milestones:

Engage a consultant to review the City’s comprehensive plan policies related to stream corridor setbacks; prepare an existing conditions report and make recommendations on appropriate setbacks; conduct public outreach and hold meetings before the PTC to receive a recommendation for City Council consideration.

Quarterly Update:

The PTC held an initial public meeting on August 14. The PTC is expected to review a draft ordinance on October 9, 2024 and make a recommendation to Council; the Council hearing is tentatively scheduled for November 18, 2024.

*The revised estimated completion is now Q4.

CC&NE 35. Prepare Bird Safe Glass & Wildlife Light Pollution Protections Ordinance (6) Project Manager: Kelly Cha  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Prepare an ordinance that updates the City’s zoning code to require new building design and lighting standards with the aim to reduce bird strikes and nighttime light pollution for new or substantially remodeled buildings/structures.
2024 Project Milestones:

Prepare a draft ordinance for review by the Planning and Transportation Commission (PTC) and recommendation to the City Council. Review similar relevant ordinances from other jurisdictions and consult local environmental advocates and/or groups when preparing the ordinance; hold public meetings before the Architectural Review Board (ARB), PTC and City Council.

Quarterly Update:

The PTC met in August and provided feedback on a future ordinance. The PTC is expected to review a draft ordinance on October 30, 2024 and make a recommendation to Council; the Council hearing is tentatively scheduled for December 9, 2024.
2024.

*The revised estimated completion is now Q4.

ATTACHMENT B

Housing for Social & Economic Balance

HS&EB 36. Approve project funding and a consultant contract to develop and identify housing opportunity sites through the Downtown Housing Plan, including community outreach (dd) Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Prepare a focused housing plan for the University Avenue downtown area that identifies development and design standards and public infrastructure necessary to accelerate housing production in the study area.
2024 Project Milestones:

City Council selection of project management and coordination consultants; community outreach and engagement; community assessment and initial policy development.

Quarterly Update:

The City Council approved project funding and the consultant contract on February 26, 2024.

Community engagement is underway.  A community meeting is scheduled for October 10, 2024 and a Citizens Advisory Committee is expected to be formed in October.

HS&EB 37. Submit compliant housing element to the state department of Housing and Community Development (HCD) (ee)
Project Manager: Jonathan Lait  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q3  Status: Completed
Project Description:

Prepare an updated housing element for Council adoption and review for certification by the California Department of Housing and Community Development (HCD) that advances the City’s housing policy interests, meets applicable state housing requirements, and demonstrates compliance with the City’s regional housing needs assessment. The housing element will include an implementation schedule to complete various policies over the eight‐year housing cycle. 2024 Project Milestones:

Complete revisions to the previously adopted housing element to address HCD comments and public input; schedule a joint Planning and Transportation Commission and City Council meeting, update the

ATTACHMENT B
housing element as necessary based on Council direction and make the housing element available for an additional 7‐day review before sending to HCD to initiate its 60‐day review period.

Quarterly Update:

The state department of Housing and Community Development certified the City’s housing element on August 20, 2024.

HS&EB 38. Approve final North Ventura Coordinated Area Plan (NVCAP) (ff) Project Manager: Kelly Cha  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q2*  Status: Completed
Project Description:

Prepare a coordinated area plan for North Ventura to facilitate development of a walkable, mixed‐use neighborhood with multifamily housing, commercial services, and well‐defined connections to transit, bicycle, and pedestrian facilities.
2024 Project Milestones:

Complete final plan revisions based on prior City Council direction, complete related environmental review, finalize zoning implementation regulations and present the final draft to the Architectural Review Board (ARB), Planning and Transportation Commission (PTC), and City Council for final action.

Quarterly Update:

The City Council adopted a resolution approving the NVCAP on August 5, 2024 and re‐introduced a first reading of the associated ordinance on September 23, 2024; with a second reading October 14, 2024.

*The revised estimated completion date is now Q3.

HS&EB 39. Receive Cal Poly San Luis Obispo student‐led concept plan for San Antonio Corridor Project Manager: Amy French  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q1  Status: Completed
Project Description:

Cal Poly’s undergraduate urban planning studio will present their student‐led project highlighting land use and transportation solutions for the Council’s consideration in advance of the City’s comprehensive corridor study.
2024 Project Milestones:

Students will participate in study session presentation to the City Council.

Quarterly Update:

On March 18, 2024 the City Council received a study session presentation from Cal Poly San Luis Obispo completing this task.

HS&EB 40. Approve consultant contract to initiate a Specific Plan for San Antonio Road Corridor including project goals and outcomes (8)
Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Prepare a Request for Proposals and explore opportunities for developer funding to support the preparation of a San Antonio Road corridor specific plan that incorporates anticipated housing projections, programs and policies from the City’s housing element, identifies an appropriate mix of land uses, park and recreation space needs, retail centers, transportation solutions that focus on ease and safety of multi‐modal travel and access to community resources and amenities.

ATTACHMENT B
2024 Project Milestones:

Prepare a Request for Proposals, present selected firm and contract to Council for approval.

Quarterly Update:

Staff prepared a request for proposals (RFP) that was released on June 20, 2024 and closes on September 4, 2024. The submittal period is intentionally longer than usual, as it spans the summer months which tends to be a slower time for proposals. Staff is reviewing responses to the RFP and will conduct interviews and make a recommendation to the City Council in December.

HS&EB 41. Initiate a review and make recommendations for a possible extension of the Housing Focus area to other geographic locations along El Camino Real Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Consistent with prior City Council direction, staff will explore opportunities to incentivize housing production at strategic locations along El Camino Real with zoning code amendments that increase building height and floor area ratios and apply other objective standards, including transitional height restrictions to address single family zoning districts adjacencies. The proposed standards will be an alternative to the state density bonus.
2024 Project Milestones:

Engage an on‐call consultant to work with staff to prepare necessary analysis, prepare reports, conduct community outreach and perform environmental review for possible zoning code changes; provide updates to the Housing Ad Hoc and engage the ARB and PTC for design and policy guidance.

Quarterly Update:

Staff has selected an on‐call professional services firm; initial work has begun on analyzing the existing El Camino Real Focus area and potential areas of expansion.

HS&EB 42. Evaluate sources and methods for raising significant funding to support affordable housing
Project Manager: Jonathan Lait  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Support the City’s affordable housing goals as set forth in the adopted Housing Element and explore funding mechanisms to help support those efforts.
2024 Project Milestones:

The Housing Ad Hoc will meet with staff to understand available sources and methods to support affordable housing funding strategies and report back to Council.

Quarterly Update:

The Housing Ad Hoc met and discussed strategies in September; staff is working with Ad Hoc to prepare a recommendation to Council for December as part of its end of year reporting.

HS&EB 43. Conduct a policy review with criteria for Notice of Funding Availability (NOFA) Project Manager: Jonathan Lait  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Release a NOFA consistent with the City’s below market rate funding policy for approximately six and half million dollars ($6.5M) and share application submittal results with the City Council Housing Ad ATTACHMENT B
Hoc for review and recommendation on fund disbursement, if any; transmit funding recommendations to the City Council.
2024 Project Milestones:

Prepare and release the NOFA for 60 days; receive a recommendation from the Housing Ad Hoc and seek City Council action.

Quarterly Update:

A NOFA was released in September and expects to go to Council with a funding recommendation by the end of December.

*The revised estimated completion date is Q4

HS&EB 44. Approve a consultant contract to assess housing development impact fees for the conversion from a per unit to per square foot basis
Project Manager: Jonathan Lait  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Consistent with prior City Council direction, change the methodology for collecting housing‐related development impact fees from a per unit amount to a per square foot calculation. 2024 Project Milestones:

Engage a consultant to review the City’s development impact fees and characteristics of single family and multi‐family home building to establish a conversion rate that would enable the City to assess development impact fees based on the unit’s size (square footage). Present this report to the City Council’s Finance Committee and schedule for City Council review.

Quarterly Update:

The consultant analysis is complete.  The analysis was presented to City Council on September 23, 2024 and was pulled from the consent calendar; it is targeted to be considered by City Council by the end of the year

HS&EB 45. Refine implementation of City’s SB9 objective development and urban lot split standards (ll)
Project Manager: Amy French  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q1  Status: Completed
Project Description:

Prepare a resolution that updates the City’s objective standards related to SB‐9 development and lot split standards. This project is distinguished from the ordinance task in HS&EB ii, which as an ordinance the made code changes to reflect changes in state law whereas this task refines specific, objective development standards. These changes will be reviewed by Council as a resolution as opposed to an ordinance.
2024 Project Milestones:

Present resolution with updated objective standards for SB‐9 development and lot splits.

Quarterly Update:

On February 12, 2024, the City Council reviewed and approved a resolution updating the objective design standards.

HS&EB 46. Adopt an ordinance that implements Housing Element Program 3.4 related to the housing incentive program
Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
ATTACHMENT B
Estimated Completion: Q4*  Status: On Track
Project Description:

Based on a feasibility study, evaluate potential changes to the City’s existing housing incentive program (HIP) and consider program expansion to multi‐family, GM and ROLM zoning districts.

Implement Housing Element Program 3.3 regarding the affordable housing incentive program (AHIP) and apply standards to identified housing opportunity sites; consider extending to faith based R1 zoned properties.
2024 Project Milestones:

Complete prototypical project and economic feasibility analysis related to the housing incentive program and develop draft standards that would increase housing development potential beyond existing zoning standards and serve as an alternative to the state density bonus. Present findings to the Housing Ad Hoc, Architectural Review Board (ARB) and Planning and Transportation Commission (PTC) and forward a recommendation and ordinance to the City Council for final action. (Q4) Quarterly Update:

Most of the milestone work has been completed and additional review is expected by PTC in late 2024 and review by City Council expected in early 2025. This project may be delayed by one quarter due to staff resources being redirected in response to additional work needed for Housing Element certification.

*Based on estimated progress this objective may be delayed to Q1 2025

HS&EB 47. Amend the municipal fee schedule and prepare economic feasibility analysis that implements Housing Element Program 3.1 related to fee waivers and adjustments Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

Amend the City’s municipal fee schedule to waive City staff costs associated with the processing of a one hundred percent (100%) affordable housing planning application, except for directly related consultant supported costs.
2024 Project Milestones:

Amend the City’s municipal fee schedule to waive planning‐related fees associated with the processing of one hundred percent (100%) affordable housing applications.  Engage a consultant to begin an economic feasibility analysis that studies the impact of development impact fees to housing production.

Quarterly Update:

On June 17, 2024, the City Council adopted the municipal fee schedule implementing this task.

HS&EB 48. Initiate a study implementing Housing Element Program 6.5 related to alternative housing types
Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Prepare a study to achieve opportunities for innovative housing structures, such as micro‐unit housing and new shared and intergenerational housing models, to help meet the housing needs of aging adults, students, and lower‐income individuals citywide. 2024 Project Milestones:

Engage a consultant to initiate the study.

ATTACHMENT B
Quarterly Update:

Staff has initiated conversations to engage a consultant; project anticipated to begin in Q4.

HS&EB 49. Adopt an ordinance implementing various Housing Element Programs Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Prepare an ordinance that addresses the following housing element programs –  Amend the zoning code to limit the number of hearings for multi‐family housing projects before the ARB to two hearings (Program 3.6);
 Amend the zoning code to require all sites listed in the housing element sites inventory, all projects utilizing density bonuses, and all projects demolishing residential dwelling units to meet the replacement housing requirements of state law contained in housing element law, density bonus law, and the Housing Crisis Act of 2019 (Program 4.1);  Amend the zoning code to remove the Conditional Use requirement for residential uses in the Stanford Research Park, while taking into consideration City requirements related to hazardous materials (Program 1.5);
 Amend the zoning code to be consistent with Government Code Sections 65650 et seq., which require that Supportive Housing meeting the standards in the statute be treated as a by‐right use where multifamily and mixed uses are permitted, including nonresidential zones permitting multifamily uses. Amendments will also be made to allow transitional and supportive housing, as defined in Government Code Section 65582, to be permitted as a residential use in all zones (Program 6.5);
 Amend the zoning code to be consistent with Government Code sections 65660 et seq., which require a Low Barrier Navigation center to be a use by‐right in areas zoned for mixed‐use and nonresidential zones permitting multifamily uses, provided specific requirements of the law are met (Program 6.5);
 Amend the City’s parking regulations for Homeless and Emergency Shelters and Navigation Centers to comply with Government Code section 65583, subdivision (a)(4)(A). Amend the zoning code to allow emergency shelters in the ROLM(E) zone to be approved ministerially, without discretionary action, remove distance requirements, adjust length of stay requirements, and ensure that the development standards for shelters are in compliance with statutory requirements (Program 6.5);
 Amend the zoning code to ensure compliance with the Employee Housing Act (including California Health and Safety Code sections 17021.5, 17021.6, and 17021.8) to state that farmworker housing up to 36 beds or 12 units are to be permitted as an agricultural use and therefore “by right” in the AC and OS zones and no discretionary permit would be required of employee housing providing accommodation for six or fewer employees if discretionary permits are not required of a family dwelling of the same type in the same zone (Program

6.5);
2024 Project Milestones:

Prepare ordinance and present to the Planning and Transportation Commission (PTC) for review and recommendation to the City Council for final action.

Quarterly Update:

Staff has initiated work and PTC consideration is scheduled for November 13, 2024. An ordinance is expected to be presented to the City Council in January.

*Based on estimated progress this objective may be completed in Q1 2025.

ATTACHMENT B

HS&EB 50. Initiate analysis to amend the zoning code to implement Program 3.9 related to commercial floor area
Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Amend the City’s zoning code to reduce commercial floor area allowances or other commercial incentives at strategic locations to shift the economic benefit of redevelopment toward home building.
2024 Project Milestones:

Initiate analysis in 2024 and present findings to Council by Q4 2025. Amend the Municipal Code by Q4 2026.

Quarterly Update:

No reportable action this quarter; project anticipated to begin in Q4.

HS&EB 51. Partner with Santa Clara County Housing Authority to achieve 2024 milestones on construction timeline for Palo Alto Homekey project to provide transitional housing and services for unhoused residents (pp)
Project Manager: Melissa McDonough  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Palo Alto Homekey construction is scheduled to take place throughout calendar year 2024 with completion in early 2025. City staff attends regular project management meetings and owner‐ architect‐contractor (OAC) meetings and conducts site visits. The Housing Authority assists the City with overall review of construction financing, budget and schedule, as well as construction monitoring, including conducting site visits, informing the City whether work is being completed on time and according to design intent, and reviewing the project schedule on a regular basis, providing input to mitigate potential delays.
2024 Project Milestones:

Monitor the timely completion of milestones relating to concrete work, fabrication of modular units, setting of modular units, backfill and grading, decking and stairs, completion of site‐built items, and switchgear installation and energization.

Quarterly Update:

As of the 2nd week of September, the first modulars had arrived in California from the factory in Pennsylvania, the community building underwent construction, the concrete building pads were poured and completed, and the modular elevator was installed. Additionally, 52% of construction was complete as of August 31.

HS&EB 52. Conduct a gap analysis of housing and services for the unhoused in Palo Alto, considering Council direction, City activities and work, and County activities and work Project Manager: Melissa McDonough  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Produce a gap analysis looking at City of Palo Alto’s City Council direction as well as any and all work being performed by the City or the County for the people of Palo Alto, in relation to housing and services for the unhoused. This analysis will pull from existing documents including the Housing ATTACHMENT B
Element, staff reports, the Santa Clara County Community Plan to End Homelessness, and where necessary, communication with key stakeholders. The result of this analysis will identify any areas that the City could feasibly pursue as new or improved work. The gap analysis will result in a report and presentation to City Council, which:

1.     Describes the a.) Housing direction from Council b.) Services for the unhoused direction from Council,

2.     Describes the work that is being done which meets that direction, identifying who owns individual work products (City, County, or Federal),

3.     Identifies any work that is not occurring or any work that is occurring but could be improved and is within the purview of the City of Palo Alto,

4. Conducts a literature review to identify best practices to provide context and support for recommendations, and

5.  Provides recommendations on new/improved work the City could undertake and whether the work would require additional staff or other financial resources. 2024 Project Milestones:

Conduct research resulting in a draft report, collect feedback resulting in a final report, create a draft slide deck based on the final report, collect feedback resulting in a final slide deck, and present the gap analysis findings to Council.

Quarterly Update:

In the past quarter, a literature review, subject matter expert interviews, and data collection began to take shape in a draft report.  Staff anticipates bringing the housing and services for the unhoused gap analysis findings to Council in December.

HS&EB 53. Initiate research to understand Palo Alto unhoused population and explore feasibility of expanding safe parking options on Geng Road
Project Manager: Melissa McDonough  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

In partnership with the Planning and Development Services Department, staff will explore expansion of safe parking in Palo Alto, including increasing the footprint of safe parking at the Geng Road site, working with the PTC to consider expanding safe parking to commercial lots, and exploring clearer data on the population and condition of unhoused in Palo Alto. 2024 Project Milestones:

Staff will begin research on options for expanding Geng Road and exploring data on the population and condition of unhoused in Palo Alto.

Quarterly Update:

On August 19, City Council approved a lease amendment to expand the premises of the lease at 2000 Geng Road and increase by 10 the number of safe parking spaces permitted.   Additionally, staff is collecting data and interviewing key stakeholders to provide Council with a better understanding of the Palo Alto unhoused population, which Council can anticipate receiving in conjunction with the gap analysis (HS&EB 52) in December.

HS&EB 54. Council discussion of possible ordinance related to fair chance renter policy Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
ATTACHMENT B
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Consistent with the City Council’s renter protection policy direction, staff will research the policy implications of a fair chance renter policy from a legal, policy, and anticipated resource demand perspective. This information will be presented to the City Council’s Housing Ad Hoc committee for review and recommendation to the full Council.
2024 Project Milestones:

Staff will prepare a staff report with the requisite analysis and present the information to the City’s Housing Ad Hoc Committee and will forward its recommendation to the City Council for formal direction.

Quarterly Update:

Following feedback from the Housing Ad Hoc, staff will present the framework of a fair chance renter policy on October 10, 2024. Staff anticipates presenting recommendations to the City Council for its consideration in Q4.

*Estimated completion date is Q4

HS&EB 55. Council discussion of possible anti‐rent gouging policy Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Consistent with the City Council’s renter protection policy direction, staff will research the policy implications of an anti‐rent gouging policy from a legal, policy, and anticipated resource demand perspective. This information will be presented to the City Council’s Housing Ad Hoc committee for review and recommendation to the full Council.
2024 Project Milestones:

Staff will prepare a staff report with the requisite analysis and present the information to the City’s Housing Ad Hoc Committee and will forward its recommendation to the City Council for formal direction.

Quarterly Update:

Staff has completed significant research on the topic and will present findings to the City’s Housing Ad Hoc, which is scheduled for late October. Recommendations are anticipated to be forwarded to City Council by the end of the year, pending available agenda capacity.

*Revised estimated completion date is Q4

HS&EB 56. Finalize development plan to maintain affordability and improve conditions at Buena Vista Mobile Park
Project Manager: Melissa McDonough  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q3*  Status: On Hold
Project Description:

The project manager will work with the Planning and Development Services department on timely completion of the entitlement process while encouraging the Housing Authority to incorporate resident and Council feedback throughout the project’s design. Additionally, the project manager will work with the County Office of Supportive Housing and the Housing Authority to revise the regulatory agreement to improve clarity and align with the redeveloped Park. 2024 Project Milestones:

ATTACHMENT B
Complete, in partnership with the Housing Authority and Santa Clara County, the entitlement process and amendment of the regulatory agreement for the Buena Vista Mobile Home Park.

Quarterly Update:

Council approved the streamlined development and vesting tentative map on August 12.

Additionally, staff facilitated efforts to connect Buena Vista residents with mediation services.

The Housing Authority recently announced that it was pausing the redevelopment. Staff is focusing on understanding this pause and determining next steps.

HS&EB 57. Approve a consultant contract to initiate rental registry program implementation (cc) Project Manager: Coleman Frick  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q3  Status: Completed
Project Description:

Council to review and approve a professional services contract for an online registry portal and staff and consultant to prepare for project launch and phased implementation. 2024 Project Milestones:

Secure a consultant to oversee and manage the online registry portal. Staff to prepare and present data collection forms to the PTC and City Council Housing Ad Hoc for review and feedback. Staff and consultant to develop online guidance, resources and beta test portal. Staff to host community outreach and training events for landlords and other stakeholders to expand program awareness, requirements and facilitate data entry. This first phase of program implementation is expected to last two years and applies to landlords or property managers with three or more rental units, excluding J/ADUs, and regardless of current occupancy or availability on the market. (Q3) Quarterly Update:

On May 13, 2024, the City Council approved a contract to initiate the rental registry program.

ATTACHMENT B

Community Health, Safety, Wellness & Belonging

CHSW&B 58. Complete reopening libraries to budgeted level (rr) Project Manager: Gayathri Kanth  Lead Dept: LIB
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

Further open libraries to include weekend and additional open days in alignment with service levels authorized as part of the annual budget, including events. 2024 Project Milestones:

As budgeted, Children’s Library will be open an additional 2 days bringing it to 6 open days a week. All other libraries have been reopened to levels authored as part of the annual budget.

Quarterly Update:

Starting July 8, the Children’s Library has opened 6 days (Mon‐Saturday) adding Mondays and Fridays to its service days.  The opening of the Children’s library will now be in alignment with budgeted hours for all five branches.

CHSW&B 59. Approval of multi‐year agreement for provisions of animal shelter services (ss) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD
Estimated Completion: Q1  Status: Completed
Project Description:

In collaboration with the City’s current service provider Pets in Need (PIN), work to review services, infrastructure needs, and determine next steps such as contract negotiations and approvals. On February 14, 2022, Council directed staff to proceed with negotiating a long‐term contract with Pets in Need for animal services.
2024 Project Milestones:

Finalize and approve multi‐year agreement with Pets in Need Quarterly Update:

On March 18, 2024, Council approved a five‐year Professional Services Agreement with Pets in Need to provide animal care services and shelter operations.

CHSW&B 60. Develop a workplan to enhance community special events with focus on inclusion (tt) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD

ATTACHMENT B
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

Provide support to reinvigorate Community Services Department’s (CSD) current special events and propose new events particularly along California Ave and University Ave to support economic development in those areas. Provide more opportunities for residents to engage and gather, promoting a healthy community.
2024 Project Milestones:

CSD has hired a special events coordinator to support this objective and will develop a workplan to guide continuing and new events.

Quarterly Update:

Staff have prepared a draft workplan for FY25 to support regular and new events.  New events include a multi‐cultural community event, participation in one Third Thursday event, and new events in commercial areas (event themes to be developed through conversations with local merchants).

CHSW&B 61. Reach a tentative agreement with PAUSD on long‐term use of the Cubberley property (uu)
Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD
Estimated Completion: Q2*  Status: Completed
Project Description:

Finalize an Agreement with PAUSD for the Cubberley site and define next steps regarding long‐term use of the Cubberley Community Center, specifically the City‐owned portion. 2024 Project Milestones:

Ad Hocs of the City Council and PAUSD Board of Education, along with staff are negotiating terms for a potential land transaction at Cubberley.

Quarterly Update:

The City and PAUSD continue to work on this agreement.  A Council closed session was scheduled August 5, 2024, the outcome of the meeting was unknown at the time this report was drafted.

Closed sessions were held on September 9th and 30th. On October 7th and 8th, respectively, the City and PAUSD agreed on terms for the purchase of 7 acres of land at Cubberley, and a new 5‐year lease that will allow the city to continue leasing space beginning January 2025.  The purchase is contingent on voter approval of a bond measure in November 2026.  The City will complete a master development plan, building on the previous 2019 plan by March 2026, and the school district will develop a plan for use of the proceeds from the sale to improve PAUSD schools.

*The updated estimated completion date is Q3.

CHSW&B 62. Evaluate Recreation Wellness Center Feasibility (vv) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD
Estimated Completion: Q2*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Council directed staff and the Parks and Recreation Commission to conduct public outreach on a new gym, including location, siting, gym features, cost estimates, funding timeline, demand assessment and prioritization of projects, and to investigate fundraising. 2024 Project Milestones:

Staff will bring to Council a recommendation on location of the proposed Recreation Wellness Center and a Letter of Intent with the Friends of the Recreation Wellness Center before advancing this initiative further.

ATTACHMENT B
Quarterly Update:

Progress on this objective is stalled due to Cubberley negotiations, which could influence the recommended location.  City staff and the Friends of the Recreation Wellness Center have resumed discussions on the preferred location and next steps, which could include a Letter of Intent to partner on future development of the Center.

*The updated estimated completion date is Q4.

CHSW&B 63. Evaluate HSRAP funding allocation as a percent (%) of the General Fund (11) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

Council referral to Finance Committee to evaluate and consider tying Human Services Resource Allocation Process (HSRAP) funding to a percentage of the General Fund. 2024 Project Milestones:

Evaluate HSRAP and other human services grants and agreements funding levels with the Finance Committee.

Quarterly Update:

On March 19, 2024, Finance Committee reviewed and discussed recommended funding levels of HSRAP and other grants, including the Council referral to consider allocating 1% of the General Fund for human services grants, however no recommendation was made.  Finance Committee requested that staff return with additional information to evaluate funding appropriateness and grant process.

The Finance Committee met on August 6, 2024 to review funding levels for HSRAP and other human service grants and agreements and determined that a policy to tie a percentage of the general fund toward the HSRAP program was not needed at this time.  Instead, the Committee focused on
understanding how we define human services on a broader sense and the way in which we engage and fund nonprofit relationships.  The referral is closed.

CHSW&B 64. Facilitate a location for La Comida in North Palo Alto (12) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q1  Status: Completed
Project Description:

La Comida is a nonprofit organization focused on senior nutrition; it provides hot lunch meals to seniors in Palo Alto.  La Comida had previously provided services at the Avenidas Senior Center on Bryant St, but after building renovations, the dining space was significantly reduced making operations infeasible.
2024 Project Milestones:

Council would like to facilitate a permanent location in North Palo Alto for ongoing senior lunch services.

Quarterly Update:

On March 11, 2024, Council directed staff to convert 445 Bryant St into a community center and to include space for La Comida to operate their senior nutrition program during weekday hours.

Significant improvements to the facility are required before occupancy.

Staff continues to work with La Comida to
finalize lease terms and facility improvements, work may take between 9 months to 2 years depending on facility upgrades.

ATTACHMENT B

CHSW&B 65. Increase support and funding for youth mental health (13) Project Manager: Kristen O’Kane  Lead Dept: CSD
Estimated Completion: Q2  Status: Completed
Project Description:

Staff included $100,000 in CSD’s FY 2024 Proposed Budget to support youth mental health, however; the City Council chose not to include funding until a plan is in place and referred this to the FY 2024 midyear budget process.
2024 Project Milestones:

Per Council direction, staff requested additional funding during the FY 2024 Midyear process to plan a youth mental health event with community partners, and to provide free transportation using the existing PA Link ride service for youth attending programs that support mental health. The Mayor’s Youth Mental Health Task Force may make recommendations for additional funding for FY 2025.

Quarterly Update:

The FY 2025 budget includes an ongoing allocation of $100,000 to support youth mental health programs and initiatives. In FY2025, funding will focus on two events for teens and their parents/caregivers, upgrades, and additional programming at the teen center, and other needs to be determined by youth and teens.  Community Services is partnering with Palo Alto University to provide mental health training to hourly staff and middle school athletic coaches; trainings/webinars for teens and parents; positive psychology programming at the teen center, and other youth mental health support.

CHSW&B 66. Complete Trusted Response Urgent Support Team (TRUST) Augmentation pilot and evaluate the effort
Project Manager: Melissa McDonough  Lead Dept: CMO
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Complete the TRUST (Trusted Response Urgent Support Team, an alternative mental health response program) augmentation pilot, including providing case management, mental health first aid trainings, and community outreach activities through the month of September 2024. Conduct an in‐progress evaluation and adjust pilot in response to what is learned. Conduct a final evaluation to determine whether pilot goals were met.
2024 Project Milestones:

Complete the TRUST (Trusted Response Urgent Support Team, an alternative mental health response program) augmentation pilot, including providing case management, mental health first aid trainings, and community outreach activities through the month of September 2024. Conduct an in‐progress evaluation and adjust pilot in response to what is learned. Conduct a final evaluation to determine whether pilot goals were met.

Quarterly Update:

Most pilot activities concluded in August, including case management, mental health first aid training, and community outreach efforts. However, one component—the  ad campaign to raise awareness and educate the public about using "988"—will  continue for another year. Staff is now focused on the grant closeout process and reporting, with plans to present an informational report on the pilot program to Council in December.

ATTACHMENT B
CHSW&B 67. Support visible police presence by ensuring stable staffing (recruiting and retention) through hiring ahead program (ww)
Project Manager: Andrew Binder  Lead Dept: PD
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Maintain a pipeline of recruits for police officer staffing up to an additional five officers via a hire‐ ahead program.
2024 Project Milestones:

Pending existing vacancies being filled.

Quarterly Update:

As of September 2024, the Police Department has one Full Time Equivalent (FTE) Police Officer position that is vacant. Once the vacancy is filled, the next priority will be on the hire‐ahead program for the recruitment of an additional five officers. Currently, there are four officers in the field training program, seven recruits in the police academy, and one recruit in pre‐academy training. Recruitment challenges across the profession are continuing; once existing vacancies are filled, the hire ahead program will begin. The hire‐ahead positions were not resourced, only authorized. No impact to salary savings.

CHSW&B 68. Initiate upgrade of Police Department field based video hardware Project Manager: Nicole Frazier  Lead Dept: PD
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

Request for Proposal (RFP) to replace the existing mobile video (MAV), body‐worn camera (BWC), and interview room (IR) systems
2024 Project Milestones:

Collaborate with vendor to draft contract for solution.

Quarterly Update:

Council approval to engage in contract with LensLock was received on June 18, 2024.  Project kickoff started in July with full deployment expected to be done by the end of the year in coordination with the phased move into the new public safety building.

CHSW&B 69. Approve vendor selection for 911 dispatch system (CAD provider) (yy) Project Manager: Nicole Frazier  Lead Dept: PD
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

The Police Department is working with its consortium partners (Mountain View and Los Altos) to identify a new CAD system to replace the legacy system version. Staff will return to Council with a recommendation for purchasing a new CAD system.
2024 Project Milestones:

Collaborate with consortium partners to narrow down proposals and conduct site visits for finalists with a decision to be made by April.

Quarterly Update:

The Department conducted vendor demonstrations with the three finalists to review the systems.

Upon completion of demonstrations the Department selected Sun Ridge, Inc as the preferred vendor.

The City of Los Altos is the contractual agent for the Consortium project and is coordinating contract negotiations with partner cities and the vendor.

ATTACHMENT B
The contract has been reviewed by all three cities and is scheduled to go to Council for consent on November 12, 2024.

*The revised estimated completion date is Q4

CHSW&B 70. Approve updated Local Hazard Mitigation Plan (aaa) Project Manager: Ken Dueker  Lead Dept: OES
Estimated Completion: Q3  Status: Completed
Project Description:

Office of Emergency Services (OES) will be coordinating with the County on updates to emergency plans, including the Palo Alto Local Hazard Mitigation Plan (LHMP). 2024 Project Milestones:

The Santa Clara County timeline should facilitate completion in 2024.

Quarterly Update:

The Santa Clara County Multi‐Jurisdictional Hazard Mitigation Plan (MJHMP), Volume I and the associated Jurisdictional Annexes, Volume II, has been approved by the State and by FEMA.  Council adopted Volume I and The Palo Alto Annex to Volume II on October 7, 2024.

CHSW&B 71. Update Foothills Fire Management Plan & Community Wildfire Protection Plan (bbb) Project Manager: Ken Dueker  Lead Dept: OES
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Staff is working on various efforts related to improving the City’s planning in collaboration with Santa Clara County and other allied agencies and entities. Efforts include not only emergency planning, but also early warning technology, and updating operational and procedural elements within the City organization to mitigate the risks associated with a fire in the foothills.

NOTE: The Foothills Fire Management Plan/Community Wildfire Protection Plan (FFMP/CWPP) is a multi‐year plan with OES, Fire Department, Public Works, Utilities, Community Services Department coordinated via the Foothills Fire Management Team (aka Foothills Wildfire Coordination Team). 2024 Project Milestones:

Staff will release a 2024 update to the FFMP/CWPP by Q3.

Staff is also pursuing a service agreement with the Santa Clara County Firesafe Council to perform the schedule of required treatments each year in conjunction with some support from the City.

The Fire Department and OES
are in the process of evaluating certain remote fire detection equipment in cooperation with the Fire Safe Council and local partner agencies.

Quarterly Update:

The update to the FFMP/CWPP is underway. Some of the fuel reduction efforts include:

Staff submitted a federal hazard mitigation grant through the State and to FEMA in September 2023 for Eucalyptus removal.  While we have not received notification of the status of this grant, it is unlikely that we will receive it.  Staff is attempting to gain clarity on the results.

The City is contracting with the SCC Fire Safe Council to perform fuels reduction along Page Mill Road and Arastradero Road in 2024 and pursuing a multi‐year contract for broader fuels reduction work over a 3‐
5 year time horizon.

ATTACHMENT B

Additionally, the Public Works department completed fuels reduction work prescribed for Los Trancos Road in May 2024 and the Community Services Department is performing the annual treatments in Arastradero and Foothills Nature Preserves.

Also, Palo Alto Fire Department has completed their annual wildfire urban interface (WUI) residential inspections.  Twelve N5 Sensors were installed in the Foothills to detect the earliest stages of wildland fire, as well as track fire movement, smoke and monitor hazardous air quality. PAFD and OES are collaborating with the Santa Clara County FireSafe Council, Woodside Fire Protection District, Stanford University and the Department of Homeland Security to install a total of 50 sensors in the wildland urban interface areas in Palo Alto, Stanford and Woodside Fire District. Public communications are planned, including a dedicated website to share the value of these sensors to public safety.

CHSW&B 72. Complete construction of the new Public Safety Building including department move‐ in (ccc)
Project Manager: Holly Boyd  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q3*  Status: Behind Schedule
Project Description:

Complete construction of the new Public Safety Building followed by furniture and equipment installation, communication testing and set‐up.
2024 Project Milestones:

Complete construction of the project and move public safety departments into the fully operational building.

Quarterly Update:

As of late September, the project is 99% complete.

Staff is working on a phased temporary occupancy for the Public Safety Building, but if that is not successful the temporary occupancy could be delayed by several weeks due to ADA and other compliance issues needed for temporary occupancy. The
on‐site construction trailers were removed
in early September and restoration of the courthouse parking lot was also started. Furniture install was completed at the end of September. Once temporary occupancy is obtained, a phased move‐in of the public safety departments will begin.

* Revised estimated completion is now Q4.

CC&NE 73.  Council award of construction contract for Fire Station No. 4 Replacement (ddd) Project Manager: Holly Boyd  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4*   Status: On Track
Project Description:

Complete design and award a construction contract to re‐build Fire Station No. 4. 2024 Project Milestones:

Complete design, construct temporary facility, and award a construction contract in the Fall 2024.

Quarterly Update:

Staff completed the Fire Station #4 design and submitted for building permit review and continues to work on the design for the temporary station. Staff is addressing the second round of building review comments and ensuring the design is able to accommodate needs for electric vehicle charging ATTACHMENT B
infrastructure. Staff is planning on issuing the Invitation to Bid (IFB) for the temporary station in October, with construction of the temporary station starting shortly after. The pre‐qualification for the construction IFB was issued on August 26 and is due on October 1. Staff anticipates issuing the construction IFB in Q1 2025.

* Based on the estimated progress, completion date may be Q1 2025.

CC&NE 74. Enhance Caltrain Safety and security
Project Manager: Ripon Bhatia  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Explore opportunities to improve the safety and security along the Caltrain corridor Augment Caltrain security fencing efforts by installing wire mesh on fencing adjacent to residential side of the tracks.
2024 Project Milestones:

Coordinate with Caltrain to identify segments and develop a plan to implement security fencing.

Quarterly Update:

Caltrain staff developed the fence replacement project plans and specifications. The project is out to bid for construction with bid opening in early October. The project scope includes replacing 3000 LF of existing fence with new 9 ft high fence w/winglets. It also includes an alternative bid of approx. 1000LF of additional fencing. Staff is coordinating with Caltrain staff for understanding the needs of additional funding.  In addition, staff is working with Caltrain staff on seeking additional technologies to improve safety and security along the corridor.

CHSW&B 75. Approve consulting contract to initiate work, including stakeholder engagement, related to the Seismic and Resiliency Ordinance (eee)
Project Manager: George Hoyt  Lead Dept: PDS
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Comprehensively update the City’s seismic rehabilitation ordinance with mandatory and voluntary measures to seismically strengthen vulnerable buildings. 2024 Project Milestones:

Release a request for proposals and present an award a contract for engineering and professional consulting services to the City Council for action. Upon acceptance, initiate the project and public engagement strategies as detailed in the scope of work. (Q4) Quarterly Update:

A Request for Proposals closed on June 27, 2024; two firms replied. Staff will conduct interviews in October and anticipates making a consultant selection recommendation to Council in November or December.

CC&NE 76. Initiate work to conduct a Quiet Zone study at Churchill Ave, Meadow Drive, and Charleston Rd and begin initial analysis and regional stakeholder outreach Project Manager: Ripon Bhatia  Lead Dept: OOT
Estimated Completion: Q1  Status: Completed
Project Description:

ATTACHMENT B
Conduct a quiet zone study analysis for implementation of Quiet Zone(s) at Churchill Avenue, Meadow Drive, and Charleston Road
2024 Project Milestones:

Procure the professional services of a consultant to conduct the study. Perform data collection and conduct initial analysis. Seek input from California Public Utilities Commission, Federal Railroad Administration, Caltrain and other entities for development of conceptual plan.

Quarterly Update:

Staff has procured the services of the consultant to perform this study. The consultant has prepared the initial finding report based on existing conditions and Federal Railroad Administration (FRA) requirements. The initial findings of the report was reviewed by the Rail Committee at their August meeting. Staff is now planning to develop conceptual plans and coordinate a diagnostic meeting with Caltrain, FRA and CPUC staff. Staff plans to bring the final report and conceptual plan for the City Council review and approval in the fall of 2025.

CHSW&B 77. Implement strategies for promoting unleaded fuel and phasing out of leaded fuel (ggg) Project Manager: Andy Swanson  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4  Status: Completed
Project Description:

Complete upgrades at Airport facilities to provide for the sale of unleaded fuel, bring unleaded fuel to the Airport, and work with users to promote use of the fuel. 2024 Project Milestones:

Complete infrastructure upgrades and provide unleaded fuel at the Airport. Develop and begin implementing a multi‐phase plan to phase out the use of leaded fuel.

Quarterly Update:

The Airport completed infrastructure upgrades in December 2023, and the 94 octane unleaded fuel became available for purchase in January 2024. The Airport developed a multi‐phase plan to reduce the use of leaded fuels in the near term and to cease sales of leaded fuels no later than 2030. The plan was shared with Council as part of the September 16 study session, and staff is now working on its implementation.

CHSW&B 78. Continue engagement with San Francisco Airport on SFO's Ground Based Augmentation System (GBAS) project and other potential opportunities to decrease SFO noise impacts on Palo Alto (iii)
Project Manager: Andy Swanson  Lead Dept: PW
Estimated Completion: Q4  Status: On Track
Project Description:

Complete consultant review of SFO Ground Based Augmentation System (GBAS) proposal and consider submitting a comment letter, while tracking other issues that may arise. 2024 Project Milestones:

Continue working on SFO noise issues as needed.

Quarterly Update:

City staff and Mayor Stone continue to engage with SFO Airport Director Ivar Satero and other SFO staff on the GBAS project and other possibilities for decreasing the impacts of aircraft noise over Palo Alto. A meeting with SFO staff to discuss potential next steps is scheduled for early October.