Palo Alto City Council
December 16, 2024

ATTACHMENT A
Semiannual Update on the Status of Capital Improvement Program Projects Capital Improvement Fund CIP Projects
 Buildings and Facilities Projects
 Parks and Open Space Projects
 Streets and Sidewalks Projects
 Traffic and Transportation Projects
Enterprise Fund CIP Projects
 Airport Projects
 Electric Projects
 Fiber Optics Projects
 Gas Projects
 Stormwater Management Projects
 Wastewater Collection Projects
 Wastewater Treatment Projects
 Water Projects
List of Completed Projects
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 1 of 12
One‐Time Projects
Animal Shelter
Renovation
(PE‐19002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,921,108    $5,981,221  Public Works  Design  TBD
Project  Status:   This  project  installs  interim  facility  improvements  to  the  Animal  Shelter  that  accompany  the agreement for operation of the shelter by Pets In Need (PIN) approved by City Council in November 2018.   The medical area upgrades and the modular office building are complete.  The new kennel addition has been submitted for building permit. Project was placed on hold following receipt of PIN’s letter providing one‐year notification of termination of the agreement between PIN and the City. Public Works and Community Service Department staff are  reviewing  the  project  while  negotiations  continue  on  a  new  agreement.   A  new  five‐year  agreement  was approved  by  Council  in  March  2024.  Discussions  with  PIN  and  City  staff  regarding  capital  projects  will  start  in summer 2024.City

Baylands Boardwalk
Piling Repair
(PE‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $182,854    $276,461  Public Works  Construction  Winter 2025 Project Status:  This project provides funding for the identification and implementation of a long‐term solution to damage  caused  by  aquatic  borers  to  The  Lucy  Evans  Baylands  Interpretive  Center’s  boardwalk.  The  project received  permits  from  the  San  Francisco  Bay  Regional  Water  Quality  Control  Board,  Bay  Conservation  and Development Commission, United States Fish and Wildlife Services, and United States Army Corps of Engineers.

The project was issued to bid in April 2024 and Council approved a construction contract in June 2024.  Due to the biological  restrictions,  project  construction  will  occur  outside  of  the  Ridgeway’s  rail  nesting  season  between September 1, 2024 and January 31, 2025.

City Facilities
Assessment and
Record Plan
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $288,961   $333,134  Public Works  Construction  Summer 2024 Project Status:  The Kitchell Report in 2008 summarized the last City‐wide facility condition assessment.  A new facility condition assessment is warranted per the City’s APWA reaccreditation requirements.  All City facilities will Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 2 of 12
Management
System
(PE‐20002)
be assessed to bring current the “catch‐up” and “keep up” costs.  In addition, an electrification assessment will be included to help the City reach its sustainability goals for 2030.  Council awarded the contract in April 2022. All City facilities  have  been  assessed  for  the  Condition  and  Electrification  assessments.   The  data  is  currently  being evaluated in the new Capital Predictor software to generate reports detailing the current “catch‐up” and “keep up” costs, while staff continues to evaluate the draft reports. A detailed list of buildings for electrification is being analyzed to determine prioritization for replacements. The project is 98% complete and staff are evaluating the final  reports.  An  Electronic  Records  Management  System  will  be  implemented  through  TE‐13004  utilizing Laserfiche  as the sole repository for Public Works.

City Hall Space
Planning
(PE‐19000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $52,615    $650,907  Public Works  Design  Winter  2024 Project Status:  This project involves space planning to determine future workgroup space needs and programming for the City Hall office building focused primarily on the areas that will be vacated once the new Public Safety Building is complete and occupied.   The project will include preliminary design of the space following the initial feasibility phase.  Staff anticipates entering into a contract for initial space planning services in fall 2024.

Civic Center
Electrical Upgrade
& EV Charger
Installation
(PE‐17010)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $656,289    $2,141,929  Public Works  Design  Spring 2025 Project Status: This project installed EV chargers in existing downtown garages and will replace the aging Civic Center electrical switchgear and motor control centers.  EV charger construction at the Civic Center, Bryant Street garage and Webster Street garage was completed in December 2021. A contract was awarded in June 2021 for the design of the Civic Center switchgear replacement and is currently at the 90 percent design stage. Lead times on  switch  gear  are  now  taking  12  months,  so  the  project  completion  date  has  been  extended.  The  structural analysis design of the switchgear area and its permit set were completed in winter 2024.

Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 3 of 12
Civic Center Fire
Life Safety
Upgrades
(PE‐18016)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $904,269    $1,031,443  Public Works  Construction  Fall 2024 Project Status:  This project will assess, update, and replace the Civic Center fire alarm system.  The fire life safety system is approaching the end of its useful life.  The fire alarm panel and associated equipment need an upgrade to meet current code requirements.  The award of a design‐build contract was approved by Council in June 2021.

Construction in the main tower areas is nearly complete. The ground floor and the garage levels are yet to be completed.  The project completion date has been extended to fall 2024 due to ongoing testing issues.

Civic Center
Waterproofing
Study and Repairs
(PE‐15020)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $798,460    $1,153,021  Public Works  Construction  Fall 2025 Project Status:  This project includes a condition assessment of the Civic Center plaza deck structural system.  In 2016,  RDH  Building  Science,  Inc.  determined  that  the  expansion  joint  on  the  plaza  could  be  repaired  and  that replacing the waterproof coatings on the inside of the plaza perimeter planter boxes was needed.  Repair of the waterproofing joint in front of City Hall was completed in winter 2023. Staff will start procurement for a design contract in fall 2024 focused on the repair of the perimeter planter boxes.

Cubberley Gym
HVAC Replacement
(CB‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $809,297  Public Works  Design  Spring  2026
Project  Status:   The  existing  heating  system  in  Cubberley  Gyms  A  &  B  is  original  to  the  building,  which  was constructed in the mid‐1950s. The system is currently not functioning because multiple leaks have developed in the steel hot water piping, which is in the walls and under the floor. These leaks contributed (in addition to a domestic water main supply leak) to significant water damage in the walls, floors, and crawl spaces of the gyms.

Asbestos and mold were remediated from the under‐floor crawl space.  All the old heating units and piping were removed from the ceilings in both gyms.  The next step is to hire a consultant to create design drawings for a new heating system.  Due to staff workload constraints, design will begin in early FY 2025.

Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 4 of 12
Electrification of
City Facilities
(PE‐24001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $204,162  $1,017,599  Public Works  Pre‐Design  Fall 2030 Project  Status:   This  project  will  evaluate  feasibility,  prepare  designs,  and  implement  construction  for  the electrification of fossil fuel consuming building systems in coordination with the Building Systems Improvements project  (PF‐01003).  The  City  Facility  Electrification  assessment  report  will  act  as  a  workplan  to  implement  the electrification  of  City  facilities.  An  RFP  for  an  on‐call  task  order  consultant  for  all  City  facilities  requiring electrification will be issued in fall 2024.  Facilities will be electrified in order by priorities set by the Electrification Assessment to facilitate reaching the S/CAP goals.

Fire Station 4
Replacement
(PE‐18004)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,860,907    $15,329,842  Public Works  Design  Winter 2026 Project Status:  This project will replace Fire Station #4 at the corner of Middlefield Road and East Meadow Drive.

The  design  consultant  has  completed  design  development  and  received  Planning  approval  for  the  project  in November  2023.  A  construction  management  contract  was  awarded  in  December  2023.  Project  has  been submitted for building permit review, and Architect is preparing resubmittal. CityStaff is preparing to solicit for pre‐qualification  bids  later  this  summer  with  a  construction  bid  anticipated  in  fall  2024.  City  will  submit  the temporary station project for building permit review in summer 2024.

Fire Training Facility
Replacement
(FD‐24000)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $459    $55,293  Fire Department  Pre‐Design  Summer 2026 Project Status:  This project will identify an appropriate site and construct a new fire training facility in Palo Alto.

This will be the first City‐owned and City‐maintained permanent fire training facility, and it will allow training to be conducted within City limits and therefore reduce the downtime associated with the need for staff to travel for training and when responding to calls.

Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 5 of 12
Homekey Facilities
(PE‐24005)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,218,979    $4,500,000  Public Works  Construction  Spring 2025 Project Status: This project involves relocating the City of Palo Alto (City) GreenWaste facility from its current site on one portion of 1237 San Antonio Road to the rear portion of the same site as a result of adding the Homekey Palo Alto interim housing shelter. Homekey Palo Alto will be operated by LifeMoves who will provide intensive, customized case management for clients including counseling, employment and housing search services with the goal of paving a dignified path to self‐sufficiency. Devcon Construction began construction in October 2023. Site excavation,  grading  and  underground  utility  infrastructure  work  has  been  completed.   Building  utilities,  curb pouring,  concrete  form  work  and  rebar  placement  for  the  building  foundation  is  currently  in  progress.

Construction is anticipated to be completed in early 2025.

JMZ Renovation
(AC‐18001)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $4,172,284   $4,966,603  Community Services  Construction  Summer 2025 Project  Status:  This  project  provides  for  the  temporary  relocation  of  the  Junior  Museum  and  Zoo  and  the construction of a new facility and exhibits.  The California Dinosaur Garden exhibit, which is partially funded by a reimbursable federal grant, was opened with a special ribbon cutting ceremony in October 2023.  Funds associated with  the  grant  are  expended  against  the  project  until  reimbursements  are  made.   Reimbursement  has  been submitted and expected in the first quarter of FY 2025. A portion of the CIP was extended through FY 2025 to complete the list of remediations and equipment not purchased in FY 2024 due to staffing shortages. Completion is expected in July 2025.

Library Automated
Material Handling
(LB‐21000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $205,811   $1,085,100  Public Works  Construction  Winter 2025 Project Status:  This project is to provide the design and construction of three new Automated Material Handling (AMH) Systems for the College Terrace, Children’s, and Downtown Libraries. Due to space constraints and limited functionality,  only  the  Children’s  Library  installation  will  be  proceeding.  AMH  systems  efficiently  sort  returned Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 6 of 12
library materials based on the Radio Frequency Identification Devices (RFID) on the materials. Building permit has been issued. Project will be out to bid in summer 2024, and construction contract award is anticipated for fall 2024.

Lucie Stern
Community Theatre
Mechanical
Equipment
Replacement
(PE‐24002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $28,548    $2,756,854  Public Works  Pre‐Design  Fall 2026 Project Status:  This project will upgrade and replace the Heating Ventilation and Air Conditioning (HVAC) system at  the  Lucie  Stern  Community  Theatre.  As  a  first  step,  the  project  will  include  a  detailed  feasibility  study  to determine if natural gas‐powered equipment in the facility can be electrified per the recommended results of the City‐wide electrification assessment.

Lucie Stern
Community Theatre
Fire Curtain
(AC‐24001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $221,169  Community Services  Pre‐Design  Fall 2026 Project Status:  This project will replace the fire curtain and its associated rigging at the Lucie Stern Community Theatre. The fire curtain work will be coordinated with the Theatrical and House Lighting System Replacement Project (PE‐24003).

Lucie Stern
Community Theatre
Stage
Rigging System
Refurbishment
(AC‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $116,113  Community Services  Construction  Summer 2024 Project Status:   This project will refurbish the most heavily used components of the stage rigging system at the Lucie Stern Community Theatre. The construction contract was  approved by City Council on June 3, 2024. Work is scheduled to start in July 2024.

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $21,177   $372,252  Public Works  Design  Fall 2026
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 7 of 12
Lucie Stern
Community Theatre
Theatrical
and House Lighting
System
Replacement
(PE‐24003)
Project Status:  This project will upgrade and replace lighting systems at the Lucie Stern Community Theatre for back‐stage work areas, the performance stage, and audience areas.   The design of the new system is complete and  bid  ready.  The  timing  of  this  project  will  coincide  with  the  Community  Theatre  Mechanical  Equipment Replacement (PE‐24002).

Mitchell Park
Library Repair
(PE‐24006)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $15,083   $250,000  Public Works  Design  Spring 2025
Project Status:  This project will repair the damage caused by a vehicular accident in January 2023. A vehicle ran into the north wall of the Mitchell Park Library near the center of the building. The car impacted an area of the stone cladding on cold‐formed steel studs, causing the cladding to fall from the wall and the wall to bulge into the building’s  interior.  Architectural  and  structural  survey  and  reports  were  completed.  The  stone  cladding  wall requires replacement, but the structural steel frame was not damaged.  The design contract is being finalized with Purchasing. Construction to repair the wall is estimated to begin in late fall 2024.

Municipal Service
Center Lighting,
Mechanical, and
Electrical
Improvements
(PF‐16006)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,195,776   $8,786,825  Public Works  Design  Spring 2026 Project Status:  This project replaces original mechanical, electrical, and lighting systems installed in 1966.  It also includes design and construction for office renovations for the Zero Waste group.  The design is 100% complete and the planning permit was approved in spring 2024.   The project should be out to bid in the first half of FY 2025.

New Downtown
Parking Garage
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,440,311  $7,488,904  Public Works  Design  TBD
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 8 of 12
(PE‐15007)   Project Status: This project was intended to provide a new parking structure in the University Avenue commercial area at existing Parking Lot D at the corner of Hamilton Avenue and Waverley Street.  As part of the FY 2021 budget strategy,  all  Capital  Improvement  Fund  funding  has  been  removed  and  only  the  downtown  parking  in‐lieu  fee funding remains for this project.  In December 2021, Council directed staff to look at the feasibility of partnering with a private entity to develop new parking using downtown in‐lieu parking fees in conjunction with housing or other uses, including the use of City surface lots or privately held parcels. A Request for Information was issued in December 2022 and staff reviewed proposals and held interviews in May 2023. Council gave direction to staff in December 2023 to advance the project in conjunction with advancement of affordable housing in the Downtown area.

New Public Safety
Building
(PE‐15001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $113,275,793   $ 118,137,971  Public Works  Construction  Summer 2024 Project Status: This project will provide a new, modern Public Safety Building (PSB) that will meet essential services standards and the current and future needs of the public safety departments.   The PSB and new garage in the California  Avenue  business  district  are  now  an  integrated  project  and  both  are  part  of  the  2014  Council Infrastructure  Plan.   Construction  on  the  PSB  started  in  March  2021  and  will  continue  into  summer  2024.

Permanent power was completed in September 2023. The communications monopole was installed in October 2023. The Tier 4 emergency generator has been started up. Sitework, landscape and the building exterior is nearly complete.  Remaining  construction  activities  and  City  fixtures,  furniture  and  equipment  are  progressing  on  a schedule to allow public safety departments a phased move‐in to the new building starting in September 2024.

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $663,022   $1,247,566  Public Works  Construction  September 2024 Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 9 of 12
Performing Arts
Venues Seat
Replacement
(AC‐18000)
Project Status:   This project will replace all the seats in the Community and Children’s Theatres.   Staff hired a consultant to design the seat replacements and ADA upgrades for the Children’s Theatre portion of the project.

The Children’s Theatre seats replacement was completed in November 2022.   A contract for the design of the Community Theatre was issued in June 2023.   Council approved a construction contract on April 22, 2024, with project completion expected in fall 2024.

Rinconada Pool
Family Changing
Room
(PE‐24004)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $34,922    $1,544,303  Public Works  Design  Spring 2025 Project Status:  The project will construct a gender‐neutral restroom and family changing facility that is compliant with the Americans With Disabilities Act (ADA) at the Rinconada Pool. The facility will include two separate rooms, each  consisting  of  a  toilet,  sink,  shower,  and  child/adult  changing  station.  The  facility  will  provide  community members  who  have  special  needs,  and  individuals  who  require  privacy,  an  accessible  space  for  changing  and personal hygiene. A design contract is currently being prepared.

Roth Building
Rehabilitation
Phase 1
(PF‐23001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $6,927,119   $11,848,825  Public Works  Construction  Fall 2024 Project Status:  This project provides funding for Phase 1 of the rehabilitation and build‐out of the Roth Building facility.  Phase  I  will  make  the  building  suitable  for  occupancy,  also  known  as  a  “warm  shell.”  Phase  II  of  the rehabilitation includes the interior build‐out of the museum and exhibits, readying the facility to welcome visitors, and will be funded by the Palo Alto History Museum (PAHM). A Tenant Work Letter was approved by Council in April 2023 and construction is underway including underground utilities, roof, demolition, and abatement. The project is currently 50% complete.

Recurring Projects
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 10 of 12
Americans With
Disabilities Act
Compliance
(PF‐93009)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $884,677  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project provides accessibility upgrades to City facilities and equipment.  It includes continued funding for improvements such as path of travel, restrooms, drinking fountains, and counters.   An updated ADA Transition Plan was adopted by Council in June 2021.  Staff is waiting to solicit for new software that will allow staff to identify and log new barriers, track grievances from the public, and update the ADA Transition Plan Report.

Building Systems
Improvements
(PF‐01003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $77,759  $932,317  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:   This project provides electrical, mechanical, plumbing, structural, and security upgrades for City facilities.    Construction for the Lucie Stern Community Theatre Automated Logic Controls Upgrade project started in June 2024 and is scheduled to be completed in summer 2024.

City Facility
Parking Lot
Maintenance
(PE‐09003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $385,941  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project repairs, resurfaces, or reconstructs parking lots and walkways at various City facilities, including restriping and signage. The FY 2024 Overlay Project was awarded by Council in March 2024, and includes the resurfacing of Hopkins Newell Tennis Court Parking Lot, Cubberley Community Center West and South‐East lots and  Foothills Nature Preserve Water Tower Lots 1 & 2. All parking lot paving work was completed in the second half of FY 2024 with the exception of Cubberley Community Center which is expected to be completed in summer 2024.

Cubberley Repairs
(CB‐17001)
Prior Years Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $309,506  $201,107  Public Works  N/A  Recurring
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 11 of 12
Project Status:   This project is for general maintenance needs of the Cubberley campus.     Gym B is scheduled for floor sanding, game line repainting, and refinishing in July 2024.  One third of the hardwood flooring and subflooring has been removed in Gym A due to water damage.  A solicitation to replace the flooring is targeted for fall 2024.

Cubberley Roof
Replacements
(CB‐16002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $27,039   $2,835,922  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project replaces existing roofs at Cubberley Community Center. Bid documents are with Purchasing for the Pavilion flat roof and staff are targeting early fall 2024 for construction.

Electric Charger
Infrastructure
Installation
(PF‐23000)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $63,243   $307,519  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project designs and installs electric vehicle chargers at various City facilities. The primary use of the electric vehicle chargers will be for City fleet vehicles.  The design to install six new chargers on Level C of the City Hall parking garage is underway.    A contractor has been selected for this project and construction is scheduled to start in July 2024.

Facility Interior
Finishes
Replacement
(PF‐02022)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $83,323  $735,167  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project improves the interior finishes of City facilities, including flooring, walls, cabinets, paint, lighting,  ceiling  tiles,  soundproofing,  and  fixed  office  furniture,  doors,  windows,  and  associated  fire/life  safety, mechanical,  electrical  and  plumbing  code  compliance  requirements.  Design  of  modifications  to  the  Revenue Collections office area on Level G has restarted and is anticipated to be in construction in winter 2024.  New carpet has been selected for the Children’s Library with work scheduled for early 2025.

Police Video
Recording
Prior Years Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $10,751   $132,700  Police Department  N/A  Recurring
Buildings and Facilities Projects          Status as of June 2024 Buildings and Facilities Projects – Page 12 of 12
Systems
Replacement
(PD‐20000)
Project  Status:   This  project  maintains  the  Palo  Alto  Police  Department  video  recording  systems  used  to  record events in the field with up to five in‐car cameras as well as body‐worn cameras (BWC).    In FY 2024, the City solicited for a new vendor to include the in‐car and BWC systems and newly added fixed interrogation systems in the PSB. A vendor was selected and the transition is anticipated to begin in fall 2025.

Roofing
Replacement
(PF‐00006)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $447,681   $2,022,410  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project replaces existing roofs at City facilities that have outlived their useful lifespans.   The Animal Shelter roof recoating has been delayed due to roof modifications required for the proposed kennel remodel.

Phase 2 of the Lucie Stern Community Center roof replacement project is scheduled to begin by fall 2024.

University Avenue
Parking
Improvements
(PF‐14003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0   $149,318  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project maintains parking lots and parking structures within the University Avenue Downtown Business Parking District. There is no work planned for parking improvements in the second half of FY 2024.

Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 1 of 9
One‐Time Projects
Baylands
Comprehensive
Conservation
Plan
(PG‐17000)

Prior Years Actuals     Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $386,401  $434,059  Community Services  Design  Spring 2025 Project Status: This project provides funding for a conservation plan that will examine the native vegetation, wildlife habitat resources, and wildlife‐appropriate public access for the entire Baylands, including Byxbee Park. This plan will provide needed information on best areas to maintain wildlife habitat and appropriate areas to develop trails or other recreation amenities; provide a design overlay for appropriate types and locations of public art in the Baylands; and design  interpretive  messaging  throughout  the  Baylands.  The  plan  seeks  to  optimize  opportunities  for  low  impact recreation ensuring that these are compatible with the Baylands Master Plan direction for passive use of the nature preserve.  The  Conservation  Plan  will  also  provide  input  to  the  Byxbee  Park  Completion  project.  The  Parks  and Recreation Commission has created an Ad Hoc Committee to work with staff on this project. The next steps are to review the draft plan to identify gaps and highlight where updates are required.

Baylands
Nature Preserve
Entrance Gate
(OS‐24000)
Prior Years Actuals     Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $14,866  $132,701  Community Services  Completed  Spring 2024 Project  Status:  This  project  installed  a  new  automated  gate  at  the  Baylands  Nature  Preserve  main  entrance.  The existing  gate  was  manually  opened  and  closed  by  staff  each  day  for  public  access.  The  scope  of  work  included  an electrical transformer, trenching, wiring, and gate automation equipment.  The project was substantially completed in June 2024.

Boulware Park
Improvements
(PE‐17005)
Prior Years Actuals     Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,937,729   $6,261,627  Public Works  Construction  Fall 2024 Project Status: This park renovation project was initially planned in FY 2018 but was postponed due to project priorities and potential purchase of the adjacent AT&T lot located at 3350 Birch Street.  In fall 2019, the lot was purchased by the City.   In response to the purchase, the City utilized the funding for the initial renovation project for preliminary design and outreach for both the existing park and the newly purchased park land.  A Park Improvement Ordinance for Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 2 of 9
the improvements was adopted by the City Council in October 2021.    A construction contract was awarded in June 2023  and  the  project  construction  began  in  August  2023.   Current  site work  is  50%  complete  and  all  underground utilities have been installed. The project is scheduled to be completed by fall 2024.

Byxbee Park
Completion
(PE‐18006)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $368,192  $3,699,189  Public Works  Pre‐Design  Summer 2026 Project Status: This project allows for the remaining improvements to Byxbee Park that follow the completion of the landfill capping work.   The Baylands Comprehensive Conservation Plan (BCCP), which is currently undergoing CEQA analysis, will include recommendations on the scope of the Byxbee Park project.  The BCCP and the conceptual plan for Byxbee Park need additional outreach and review.  The project has been moved to FY 2025 due to staffing constraints and pending the Baylands Comprehensive Conservation Plan.

Cameron Park
Improvements
(PG‐14002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $205,627  $538,898  Community Services  Construction  Summer 2024 Project Status: This project upgrades and renovates safety and accessibility features at Cameron Park with a primary focus on the park playground.  A park improvement ordinance was approved by Council in February 2021.  Bids were opened in June 2023. The construction contract was awarded by Council in September 2023. Construction began in June 2024 with an estimated completion in August 2024.

Cubberley Field
Restroom
(CB‐17002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $776,349  $1,398,526  Public Works  Construction  Fall 2024 Project Status: This project will install a new restroom in the sports field area of the Cubberley Community Center.

Design for the project started in fall 2018 along with public outreach.  Staff assessed the feasibility of on‐site utilities connection and  reviewed  design  and  specifications  of  a  prefabricated restroom  building  to  incorporate  in  the  final design for ARB review. Staff conducted outreach meetings and coordination for the potential location of the proposed restroom.   In  June  2023,  Council  approved  a  purchase  order  with  the  Public  Restroom  Company  for  a  four‐stall Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 3 of 9
prefabricated  restroom  building.  The  Public  Restroom  Company  obtained  the  state  of  California  approval  of  the building design and City’s building permit was received in April 2024. The IFB for construction occurred in June 2024.

Council award of construction for site work is anticipated in September 2024. The project is anticipated to be completed by fall 2024.

El Camino Park
Turf
Replacement
(PG‐24000)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $ 40,000  $931,121  Community Services  Design  Summer 2025 Project Status: This project has been paused and City Council has provided direction to use this CIP funding to complete a comprehensive study to compare synthetic turf fields to natural grass fields assessing: environmental and health impacts, field utilization capacity, and capital and operating costs required for both types of fields.

Foothills Nature
Preserve
Boronda Lake
Dock
Replacement
(OS‐18000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $255,427  Public Works  Pre‐Design  Summer 2025
Project Status: This project is a refurbishment of the existing dock.  The current condition of the dock is declining and now requires a complete replacement of the dock with new decking, ramp, floats, and pilings. Staff is examining if CEQA permitting would be required for this project.

Foothills Nature
Preserve Dam
Seepage
Investigation
and Repairs
(PE‐20000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $42,170  $88,591  Public Works  Design  Spring 2025
Project Status: This project will study a location of historic seepage from the Foothills Nature Preserve Dam at the sharp bend in the road on the face of the dam and will locate and investigate the pipe and trench backfill material.  The seepage is very minor, but it appears to be slowly worsening.  The source of the seepage is suspected to be the trench backfill around the pipe that returns shallow groundwater to Boronda Lake.  Staff continues to monitor and investigate the  seepage  per  the  Department  of  Water  Resources  Division  of  Safety  of  Dams  (DSOD)  inspections  and recommendations. Staff completed camera inspections of the underdrain pipes to identify potential obstructions and Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 4 of 9
leakage issues. Per the DSOD recommendations, staff is in the process of hiring a hydraulic engineering firm to design and install a weir to quantify and analyze the seepage flows.

Foothills Nature
Preserve
Improvements
(PE‐21000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $246,859  $3,632,918  Public Works  Design  Summer 2028 Project Status: This project will repair the bridge to Sunfish Island, complete the design and permitting to replace the footbridge  in  Los  Trancos  Valley,  replace  the  grade  control  structures  along  Buckeye  Creek,  provide  new  split  rail fencing to protect sensitive areas, new pedestrian pathways to keep park visitors safe while walking along the park road, and improvements to some of the existing parking areas to make them safer and more efficient. Staff completed a concept plan design and initiated the minor Architectural Review Board process for the pathways, fencing and parking improvements in winter 2024.  The repair of Sunfish Island Bridge was completed in March 2024 separately from the larger scope of work under ARB review.   Council awarded a professional services contract for additional outreach, a detailed design and bid package preparation for pathways, fencing and parking improvements in spring 2024.   The replacement of the footbridge in Los Trancos Valley and the grade control structures along Buckeye Creek have been moved to FY 2027 and FY 2028 due to staffing constraints.

Golf Course Net
and Artificial
Turf
Replacement
(PG‐18000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $932,167  Community Services  Pre‐Design  Summer 2026 Project Status: This project will remove and replace the golf course driving range netting and synthetic turf.  This project is being delayed as additional ball retention needs are being assessed throughout the golf course and development of a potential long‐term partnership with the First Tee of Silicon Valley for driving range and practice facility improvements is under consideration.

Peers Park
Improvements
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $293,050  Community Services  Pre‐Design  Summer 2028 Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 5 of 9
(PG‐14001)  Project  Status:  This  project  will  upgrade  and  renovate  the  irrigation  system  and  turf,  repair  playground  surfacing, replace dog park surfacing, and upgrade drinking fountains.   This project has been pushed out to FY 2028 due to a reprioritization of Parks projects to address overall funds availability and CIP projects with more urgent needs.

Ramos Park
Improvements
(PG‐14000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $279,354  $935,035  Community Services  Construction  Spring 2025 Project  Status:    This  project  replaces  the  playground  equipment  at  Ramos  Park.   Council  awarded  a  cooperative agreement with Ross Recreation in June 2024 to replace and install the playground equipment for both Ramos Park and Robles Park. Work is anticipated to be completed by spring 2025.

Rinconada Park
Improvements
(PE‐08001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $5,447,216  $9,979,716  Public Works  Construction  Summer 2024 Project Status: This project provides upgrades to safety, site amenities, playground facilities, a new restroom, irrigation, drainage,  and  ADA  accessibility  improvements  at  Rinconada  Park.   These  improvements  were  identified  in  the Rinconada Long Range Plan (LRP).  Phase 1 park improvements to the western half of the park were completed in spring 2022. A new restroom that was removed from the Phase 1 park improvements in FY 2022 is currently in design. In April 2023, Council approved a purchase order with the Public Restroom Company for a two‐stall prefabricated restroom building. Staff completed design and obtained a building permit for site work and restroom. On December 18, 2023, Council awarded a construction contract for restroom site work. The Public Restroom Company installed the restroom building on site in June 2024. Remaining site work and utilities connections would be completed by the City’s site work contractor. All work related to the new restroom is anticipated to be completed by July 2024. According to the LRP, future improvement phases will include improvements to the eastern half of the park by FY 2028 including pathway improvements, ADA upgrades, planting, irrigation, lighting, and site furnishings.

Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 6 of 9
Robles Park
Improvements
(PE‐18015)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $161,765  $507,817  Public Works  Design  Winter 2025
Project Status: This project will replace playground equipment.   A community meeting was held in September 2023 with an additional community meeting conducted in March 2024 to obtain community input.  Staff continues to work with the playground manufacturer, Ross Recreation to provide design for playground equipment under a cooperative agreement for both Robles Park and Ramos Park. Upon community buy‐in and staff’s review, the playground fabrication should be completed within six months for installation by winter 2025.

Recurring Projects
Art in Public
Spaces
(AC‐86017)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $189,175   $1,704,337  Community Services  N/A  Recurring Project  Status:  This  project  provides  the  ongoing  temporary  and  permanent  artworks  throughout  the  City.   The second half of the FY 2024 budget is supporting three new artworks installed at the Public Safety Building, a new mural at Cubberley, artwork at Fire Stations 4 and 5, and three murals downtown.  Twenty utility box projects are in design to be painted throughout the City. Projects in process include the ongoing King Artist‐in‐Residence with artist Alma Landeta, including the development of temporary artwork for King Plaza, and artwork for Boulware Park.

Athletic Courts
Resurfacing
(PG‐06001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $22,294  $525,348  Community Services  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  repairs  and  resurfaces  athletic  courts  in  various  Palo  Alto  parks.     Staff  is  currently working  with  Purchasing  to  bid  for  the  reconfiguration  and  resurfacing  of  the  Greer  Park  basketball  courts  and estimated for construction to start in fall 2024. The Terman Park and Fletcher Middle School basketball courts were resurfaced in spring 2024.

Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 7 of 9
Benches, Signage,
Walkways,
Perimeter
Landscaping
(PG‐06003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $513,204  $440,938  Community Services  N/A  Recurring
Project Status: This project restores and replaces existing benches, signage, fencing, walkways, and landscaping at various City facilities. The Golf Course fence extension in the youth practice area was completed in winter 2024. The regrading and restoration of the Hoover Park perimeter decomposed granite pathways, the Greer Park Skatepark parking  analysis  was  completed,  the  pickleball  picnic  site  improvements  at  Mitchell  Park   which  included  the installation of bike racks, tree grates, and waste receptacles were all completed in spring 2024.  The Mitchell Park directory  signage  design  was  completed  in  spring  2024,  and  the  fabrication  and  installation  are  estimated  for completion in summer 2024.

Dog Park
Installation and
Renovation
(PG‐18001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $30,278  $325,671  Community Services  N/A  Recurring
Project Status: This project enables construction of dog parks at various City parks and facilities for constructing new or renovating existing dog parks.  A new dog park will be added with the Boulware Park expansion project for which construction started in  summer 2023.   Council  approved a Park Improvement Ordinance in September 2022  for expansion of the Mitchell Park Dog Park.    Mitchell Dog Park installation and expansion will begin in July 2024 and be completed by  October 2024.

Off‐Road Pathway
Resurfacing and
Repair
(OS‐09001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $22,075   $267,876  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project resurfaces failing and broken pathways within the City.  Pathways are chosen based on inspections and resident requests. This project included discussion of the conceptual repair design and permitting approach  with  the  relevant  regulatory  agencies  that  would  allow  for  repairs  to  the  existing  Baylands  Boardwalk pilings. No pathway work was done in the second half of FY 2024.

Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 8 of 9
Open Space Lakes
and Pond
Maintenance
(OS‐00002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $27,900   $91,855  Community Services  N/A  Recurring
Project Status: This project rehabilitates lakes and ponds in open space nature preserves to protect wildlife habitat and recreational safety and to meet State Division of Safety of Dams requirements. Year three of an existing three‐ year maintenance contract for removal of aquatic vegetation in Boronda Lake was completed in spring 2024. A new three‐year contract awarded in spring 2024 will begin in FY 2025.

Open Space Trails
and Amenities
(OS‐00001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $360,820   $276,462  Community Services  N/A  Recurring Project Status: This project restores unpaved trails, fences, picnic areas, and campgrounds at Foothills, Baylands, and Pearson‐Arastradero Nature Preserves.   Work performed in winter 2024 included the reconstruction of five miles of the Panorama trail at the Foothills Nature Preserve. Work performed in spring 2024 included sixty acres of firebreak  maintenance  at  Trappers  Fire  Road,  Pony  Tracks  Fire  Road,  Charlie  Brown  Fire  Road  maintenance  of twenty‐five miles of trail tread, and maintenance of twenty‐five miles of trailside vegetation in the Foothills Nature Preserve. In spring 2024, the reconstruction of the Meadowlark trail was completed at the Arastradero Preserve.

Parks and Open
Space Emergency
Repairs
(PG‐09002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $192,025  $367,187  Community Services  N/A  Recurring
Project Status: This project replaces or repairs playgrounds, play yard surfaces, wooden structures, park amenities, and play equipment in the event of storms, fire, vandalism or structural failures. In winter 2024, the replacement of two  culverts  along  Las  Trampas  Valley  Road  within  Foothills  Nature  Preserve  were  completed.   In  winter  2024, emergency repairs to chain link fencing was completed at the Cubberley Community Center tennis court perimeter fencing, and to the Mitchell Park tennis court perimeter fencing due to damage caused by winter storms. In spring 2024 the Robles Park picnic area were completed due to fire damage. The Robles Park repairs project included the removal and disposal of fire damaged equipment and repairs to the wooden picnic arbor and wooden picnic table.

Parks and Open Space Projects           Status as of June 2024

Parks and Open Space Projects – Page 9 of 9
Park Restroom
Installation
(PG‐19000)
Prior Years Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $485,995  $893,846  Community Services  N/A  Recurring
Project Status: This project installs new restrooms at City parks that currently do not have restroom facilities.  City Council approved a Park Improvement Ordinance for Ramos Park. In April 2023, Council approved a purchase order with the Public Restroom Company for a two‐stall prefabricated restroom building at Ramos Park. Staff completed design  and  obtained  a  building  permit  for  site  work  and  restroom.  On  December  18,  2023,  Council  awarded  a construction contract for restroom site work. The Public Restroom Company installed the restroom building on site in June 2024. Remaining site work and utilities connections will be completed by the City’s site work contractor in July 2024.

Streets and Sidewalks Projects           Status as of June 2024

Streets and Sidewalks Projects – Page 1 of 5

One‐Time Projects
California Avenue
District Gateway
Signs
(PE‐17004)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $26,943  $150,321  Public Works  Design  Summer 2025
Project  Status:  This  project  includes  the  design  and  replacement  of  two  existing  gateway  signs  for  the  California Avenue  business  district.   Initial  public  outreach  was  completed  in  winter  2021.  The  California  Avenue  District Gateway Signs project is in the next phase of improvements following the California Avenue Streetscape update and near‐term improvements. The signage is anticipated to be replaced in fall 2024.

Newell Road
San
Francisquito
Creek Bridge
Replacement
(PE‐12011)

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,957,812   $23,204,651  Public Works  Design  Spring 2026 Project Status: This project removes and replaces the Newell Road bridge over San Francisquito Creek with a clear span to allow the channel to convey up to the natural capacity of the San Francisquito Creek, approximately 7,500 cubic feet per second, and to improve safety for vehicular, bicycle, and pedestrian traffic.  The project is being closely coordinated with the City of East Palo Alto, Valley Water, and San Francisquito Creek Joint Powers Authority (SFCJPA).

In the second half of FY 2024, staff acquired the eight easements needed to complete the project and obtained a permit from Regional Water Quality Control Board and a draft permit from California Department of Fish and Wildlife along with encroachment permits from East Palo Alto and Santa Clara Valley Water District.   Staff and consultants worked with PG&E, Comcast, AT&T, City of East Palo Alto Water and City of Palo Alto Utilities on the Utility Relocation letters needed for Caltrans’ review and approval. The right‐of‐way acquisition and permitting is anticipated to be completed  by  the  end  of  summer  2024.  Staff  also  submitted  a  request  to  Caltrans  to  authorize  the  start  of  the construction phase with the current construction funding that was approved previously. Once approved, staff will solicit bids for construction in fall 2024 with construction to follow.

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $8,799  $276,384  Public Works  Design  Fall 2025
Streets and Sidewalks Projects           Status as of June 2024

Streets and Sidewalks Projects – Page 2 of 5

Street Lights
Condition
Assessment
(PE‐13014)
Project Status: This project will assess the condition of the City’s streetlight system. The assessment will include an inventory of the entire lighting system, including age and condition of conduit, wiring, streetlight poles, foundations, luminaires,  and  lighting  coverage.  The  project  will  also  determine  the  inspection,  maintenance,  repair,  and rehabilitation necessary to prolong the life of the City’s streetlight system. This project has been moved to FY 2025 due to staffing constraints.

Recurring Projects
City Bridge
Improvements
(PE‐20001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $200,258  $786,919  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project includes bridge inspections, maintenance, repair, and an improvement program over the next  five  years.  This  program  will  include  on‐going  inspections  to  report  physical  changes  to  the  structures, recommendations for work to be done, and additional information to meet functional and structural standards in accordance  with  industry  standards.   Staff  hired  an  on‐call  structural  engineering  firm  to  assist  with  the  bridge inspection and repair program.  Staff completed design and bidding for repairs of six bridges identified for repairs in winter 2023. Due to the lack of competitive bids, staff rebid the project in December 2023. A construction contract was awarded by Council in March 2024. Bridge repair work is anticipated to begin in late summer 2024.   Staff and City’s consultant continue to make progress on recurring inspections of City bridge structures.

Curb and Gutter
Repairs
(PO‐12001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,519  $241,020  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project repairs curbs and gutters uplifted by tree roots.   Funding for FY 2023 has been carried over into FY 2024 for a larger curb and gutter repairs project. The project will focus on Downtown North and University South neighborhoods (Palo Alto Avenue to Embarcadero Road and Alma Street to Middlefield Road) in addition to addressing hot spot locations from 311 requests.  Approximately 2,136 linear feet of curbs and gutters are included Streets and Sidewalks Projects           Status as of June 2024

Streets and Sidewalks Projects – Page 3 of 5

in the FY 2024 Sidewalk Repair ADA Improvement Project. Council approved the construction contract on June 10, 2024 and a Notice to Proceed with construction is planned for July 2024.

San Francisquito
Creek Joint
Powers
Authority
Ongoing Creek
Projects
(PE‐22000)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $108,514   $119,374  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project provides funding for studies and completion of the design for the San Francisquito Creek Joint Powers Authority (JPA) upstream project including channel widening and Continuing Authority Program Section 205 (CAP 205) study.   The project design is temporarily on hold due to the recent significant storm events and flooding that occurred on December 31, 2022. The JPA and Valley Water are re‐evaluating the creek capacity and hydraulic limitations of the channel to determine how to proceed with the design. In FY 2024 JPA awarded a contract with WRA Environmental  Consultants  to  analyze  the  creek  hydraulics  and  the  improvement  alternatives  that  could  reduce flooding. The Master Service Agreement includes design and implementation of Reach 2 project elements.

Sidewalk Repairs
(PO‐89003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,265,080   $2,515,608  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project repairs and replaces broken and uplifted sidewalks.  The program completed all twenty‐ three sidewalk districts in 2017, a 30‐year (1986–2017) sidewalk repair district cycle.   Council approved a sidewalk assessment contract in November 2017 to evaluate the sidewalk program and assess potential improvements to the current district‐based program.  Funding for FY 2023 has been carried over into FY 2024 for a larger sidewalk project.

The  Project  will  focus  on  sidewalk  repairs  (PO‐89003)  and  curb  and  gutter  repairs  (PO‐12001)  in  the  Downtown Professorville neighborhoods (Palo Alto Avenue to Embarcadero Road and Alma Street to Middlefield Road). Council approved the construction contract on June 10, 2024 and a Notice to Proceed with construction is planned for July 2024.  The  Project  aims  to  replace  approximately  18,468  square  feet  of  concrete  sidewalk,  3,759  square  feet  of driveways, install eighty‐four new curb ramps, and retrofit thirty‐three existing curb ramps with truncated domes to conform to the Americans with Disabilities Act (ADA).

Sign Reflectivity   Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion Streets and Sidewalks Projects           Status as of June 2024

Streets and Sidewalks Projects – Page 4 of 5

Upgrade
(PO‐11000)
$6,692   $81,330  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project includes the annual inventorying, upgrading and maintaining of all traffic signs.  A list of signs not meeting the minimum requirement is derived from MUTCD approved Nighttime Visual Inspection surveys.

Due to staffing constraints, there were no signs identified for reflectivity replacement in the first half of FY 2024, but 472 signs were identified for reflectivity replacement in the second half of FY 2024.  Sixty‐seven signs were replaced through the end of FY 2024 and the remaining 405 signs are scheduled for replacement during FY 2025.

Street Light
Improvements
(PO‐05054)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $210,264  $512,047  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project replaces streetlights, including poles, pole foundations, luminaires and wiring as needed to  restore  or  improve  street  lighting.   In  the  second  half  of  FY  2024,  there  were  4  knockdown  locations  with  6 completed repairs and 11 are still in progress to be completed in FY 2025.

Street
Maintenance
(PE‐86070)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,892,921  $7,126,112  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: Street Maintenance Projects include the annual resurfacing, micro‐seal, crack seal, and reconstruction of various city streets.   These projects fund the street maintenance work that supports Council’s adopted goal of achieving  a  citywide  average  pavement  condition  index  (PCI)  score  of  85,  representing  very  good  or  excellent conditions. The FY 2024 Street Resurfacing Project under construction will replace 10,149 square feet of sidewalk, 3,371 square feet of driveway, 2,280 linear feet of curb and gutter, construct 37 new ADA curb ramps, and will place 9,844 tons of asphalt concrete overlay, 36 blue markers, 384 thermoplastic legends, and 39,615 LF of thermoplastic striping  on  the  streets  of  Palo  Alto.   The  FY  2024  Streets  Preventive  Maintenance  Project  simultaneously  under construction  will  micro‐surface  14.23  lane  miles  of  streets,  replace  12,425  LF  of  thermoplastic  striping,  256 thermoplastic legends, and 77 blue markers.  This will help maintain and improve the City’s Pavement Condition Index (PCI) beyond its average of 84 and will address many streets whose PCI scores fall below the City’s minimum goal of

60. Streets and Sidewalks Projects           Status as of June 2024

Streets and Sidewalks Projects – Page 5 of 5

Thermoplastic
Lane Marking
and Striping
(PO‐11001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $235,939  Public Works  N/A  Recurring
Project Status: This project maintains the thermoplastic markings on roadways.   Thermoplastic lane marking and striping  is  incorporated  into  annual  Pavement  Preventive  Maintenance  Projects.  The  FY  2024  Streets  Preventive Maintenance Project (PE‐86070) is currently under construction and includes the installation of approximately 60 new thermoplastic markings and 14,000 linear feet of thermoplastic striping to be installed  in FY 2025.

Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 1 of 8
One‐Time Projects
California Avenue
Streetscape
Update
(PL‐23000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $84,054   $121,584  City Managers’ Office  Design  Fall 2024 Project Status: The project provides funding for interim changes to the street and for necessary CEQA analysis for the future configuration of the street. Staff anticipates that this work will occur in the fall 2024 and be brought before the City Council for discussion later in 2024.

Charleston
Arastradero
Corridor Project
(PE‐13011)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $20,645,491   $20,788,951  Public Works  Completed  Spring 2024 Project Status: This project is part of the 2014 Council Infrastructure Plan. The Charleston Arastradero Corridor was reconfigured  to  provide  new  landscaped  median  islands,  bulb  outs,  enhanced  bike  lanes,  traffic  signal improvements,  and  new  street  trees  to  complement  the  new  lane  configurations  that  were  approved  for permanent  retention.   Phase  1  (Arastradero  Road  between  Foothill  Expressway  to  Clemo  Avenue)  and  Phase  2 (Charleston Road from Alma Street to Middlefield Road) were completed in 2020. Phase 3 (Arastradero Road from Los Palos Avenue to El Camino Real, Charleston Road from El Camino Real to Alma Street and from Middlefield Road to San Antonio Road) was approved by Council in June 2021.   All major construction activities of Phase 3  were completed in spring 2024. Paving and striping of the El Camino Real intersection was completed in April 2024 and the Wilkie Way and West Charleston Road intersection signal switchover was completed in May 2024. In total, this project paved 4.8 lane miles, replaced 18,500 square feet of concrete sidewalk, constructed forty‐eight curb ramps, installed  5,500  linear  feet  of  concrete  curbs,  and  planted  12,700  square  feet  of  landscaping.  New  striping  was installed throughout the corridor which included 39,000 linear feet of thermoplastic striping, 11,600 square feet of green thermoplastic for bike lanes, and 450 pavement markers.

Prior Years Actuals   Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $418,211    $3,789,671  Public Works  Design  Winter 2026 Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 2 of 8
Churchill Avenue
Enhanced
Bikeway
(PL‐14000)
Project Status: This project includes planning, design and construction of a shared‐use path along the north side of Churchill Avenue between the existing shared‐use path at Castilleja Avenue and the Stanford Perimeter Trail.  It also includes intersection improvements at Churchill Avenue and El Camino Real, which will include a new dedicated westbound  right‐turn  lane.   PAUSD  approved  the  easements  required  for  the  project  in  August  2023.  Staff  has worked with Caltrans for re‐issuance of the encroachment permit and received approval in June 2024. The project is anticipated to bid in late summer 2024 and construction is anticipated to be completed by winter 2026.

Churchill Avenue
Rail Grade
Separation and
Safety
Improvements
Main
(PL‐24001)
Prior Years Actuals   Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $21,018   $196,086,259  Office of Transportation  Design  Spring 2029 Project Status: This project provides for the planning, design, and construction of the grade separation at the existing at‐grade  crossing  on  Churchill  Avenue  in  the  Caltrain  Rail  Corridor.  The  project  will  provide  improvements  to accommodate bicycles, pedestrians, and vehicular movement at the crossing. After reviewing various studies and refinements to the alternatives, the Rail Committee recommended proceeding with a Partial Underpass Alternative with  Bicycle  and  Pedestrian  crossing  at  Seale  Avenue.  On  June  10,  2024  the  City  Council  selected  the  Churchill Underpass with Ped/bike crossing at Seale Avenue.  The funding agreement with the Federal Railroad Administration was approved by City Council on June 17, 2024. Staff is collaborating with Caltrain and the Valley Transportation Agency  to  develop  a  cooperative  agreement  for  the  Preliminary  Engineering  and  Environmental  Documentation phase and funding from Measure B Grade Separation funds. The City is also working with State representatives to preserve the CalSTA, Transit, and Intercity Capital Program funding awarded for the project, which is currently being reconsidered for reduction in the Governor’s budget.

Churchill Avenue
Alma Street
Railroad Crossing
Safety
Improvements
(PL‐20000)
Prior Years Actuals   Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,804,194  $9,690,252  Public Works  Construction  Fall 2024 Project  Status:  This  project  is  a  railroad  crossing  improvement  project  to  enhance  safety  at  the  intersection  of Churchill Avenue and Alma Street. The design includes traffic signal modifications, street lighting improvements, roadway resurfacing, sidewalk realignment, drainage improvements, utility relocations, signage, and striping.  Staff Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 3 of 8
is coordinating with Caltrain, Caltrans, and California Public Utilities Commission (CPUC). CPUC approved General Order 88‐B for the project in November 2022 and authorized the City to move forward with construction.  Council approved the construction contract in June 2023 and construction started in summer 2023.  The equipment has been ordered, while the  contractor has been waiting for a Caltrain flagman for the specific work around the train track areas.  All work is expected to be completed in fall 2024.

Downtown
Automated
Parking
Guidance
Systems, Access
Controls &
Revenue
Collection
Equipment
(PL‐15002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,658,417   $5,197,828  Public Works  Construction  Spring 2025 Project Status:   This project includes design and installation of new downtown parking guidance systems, access controls, and revenue collection equipment that will be coordinated with both the Downtown Parking Wayfinding, PL‐15004  project  and  the  2016  Downtown  Parking  Management.  Staff  contracted  with  Dixon  Resources  for additional management support in design and procurement for the system installation in the Downtown garages on University Avenue.   The Downtown Automated Parking Guidance Systems design‐build construction contract was approved by Council in May 2023. Fiber connections were installed at Lot S/L and Lot R in January 2024. Building permits for the interior garage work for Lot R, Lot S/L, Lot W/C, and Civic Center parking garages have been approved.

Staff is working towards obtaining permits for the exterior garage signage. Construction is anticipated to start July 2024 with estimated completion by spring 2025.

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $42,055   $396,395,198   Office of Transportation  Design  Spring 2028 Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 4 of 8
Meadow
Drive/Charleston
Road Rail Grade
Separation and
Safety
Improvements
(PL‐24000)
Project  Status:   This  project  provides  for  the  planning,  design,  and  construction  of  the  grade  separations  at  the existing  at  grade  crossings  on  Meadow  Drive  and  Charleston  Road  in  the  Caltrain  Rail  Corridor.  The  project  will provide  improvements  to  accommodate  bicycles,  pedestrians,  and  vehicular  movement  at  the  crossings.  After reviewing  various  studies  and  refinements  to  the  alternatives,  the  Rail  Committee  recommended  proceeding  to advance two alternatives, the Hybrid and Underpass Alternatives, into the early phase of Preliminary Engineering and Environmental Documentation. The committee also recommended refining these alternatives to reduce right‐ of‐way  impacts  and  improve  bicycle  and  pedestrian  facilities.  The  City  Council  after  reviewing  directed  staff  to advance  these  alternatives  into  Preliminary  Engineering  and  Environmental  phase  on  June  10  and  June  18  City Council Meetings.  The funding agreement with the Federal Railroad Administration was approved by City Council on June 17, 2024.  Staff is collaborating with Caltrain and the Valley Transportation Agency to develop a cooperative agreement for the Preliminary Engineering and Environmental Documentation phase and funding from Measure B Grade Separation funds. The City is also working with State representatives to preserve the CalSTA, Transit, and Intercity Capital Program funding awarded for the project, which is currently being reconsidered for reduction in the Governor’s budget.

Parking
Management and
System
Implementation
(PL‐16002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $292,811   $627,247  Office of Transportation  Procurement  Spring 2025 Project Status:  This project provides funding for the design and installation of the Comprehensive Parking Permit and Citation Management System. The all‐inclusive system is a tool staff will utilize in the management of parking permits  for  eight  parking  permit  programs  and  associated  on  and  off‐street  parking  citations.   An  RFP  to  solicit another vendor was issued the last week of June 2024.

Railroad Grade
Separation and
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $4,501,430   $12,238,838  Office of Transportation  Pre‐Design  Fall 2025 Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 5 of 8
Safety
Improvements
(PL‐17001)
Project Status: This project is a community‐based process to advance the railroad grade crossing circulation study and context sensitive solutions study envisioned by the City Council for the Palo Alto Avenue crossing.  It will also fund the preparation of a Project Study Report and environmental analysis that will be required for the City to realize its goals of advancing grade separations.  The project will perform preliminary engineering design, conduct project related studies, and prepare environmental documents for the improvements.  This project is currently on hold. City is  considering  quiet  zone  implementation  for  interim  conditions  and  staff  will  initiate  the  conceptual  plan development for grade separation at this crossing in late 2024.

University Ave
Streetscape
Update
(PE‐21004)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $461,353  $175,000  Public Works  Design  Winter 2025
Project Status: This project includes a study to reconfigure University Avenue between Alma Street and Middlefield Road to adapt the public realm to maximize pedestrian and bicycle use, reduce congestion, and enhance the retail environment/economic  activity,  while  maintaining  two‐way  vehicular  access,  parking  opportunities,  delivery  and loading zones, ride share spaces, and other amenities including performance space. Council awarded a professional services contract for CSW/Stuber‐Stroeh Engineering in February 2022.   The project uses a phased approach with Phase  1  consisting  of  public  outreach,  conceptual  design,  preliminary  environmental  studies,  and  financial assessment.  A  preferred  plan  will  be  developed  in  Phase  1  based  on  community  and  stakeholders’  input.  Upon completion of Phase 1 assessment and Council’s review of the community preferred plan, future phases including design,  environmental  assessment,  bidding,  and  construction  will  be  developed.   Staff  presented  an  alternatives analysis and a preferred streetscape concept plan to Council on December 18, 2023. Council did not approve the plan  and  directed  staff  to  identify  additional  concept  alternatives  for  Council  discussion.  Staff  conducted  two meetings with the Retail Committee and received input from Council on June 3, 2024. In summer 2024, staff will continue  with  stakeholder  engagement,  refining  concepts  and  cost  estimates.  Staff  is  planning  to  present  the preferred concept to Council in September 2024 to conclude Phase 1. Staff will proceed with Phase 2 of the project consisting  of  preliminary  design  and  environmental  assessment  upon  Council  approval  of  the  preferred  concept alternative.

Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 6 of 8
Recurring Projects
Bicycle  and
Pedestrian
Transportation Plan
Implementation
(PL‐04010)

Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $211,611   $2,434,852  Office of Transportation  N/A  Recurring Project Status: This project funds the Bicycle and Pedestrian Transportation Plan Update effort, which kicked off in fall 2023 and is scheduled to be completed in approximately 24 months (summer/fall 2025).  This project also funds  the  implementation  of  various  individual  bicycle  and  pedestrian  projects,  such  as  the  design  and construction of bicycle boulevards, enhanced bikeways, shared‐paths, bicycle parking, pedestrian improvements, and quick‐build implementation of the City’s existing 2012 Bicycle and Pedestrian Transportation Plan. This project funds infrastructure projects like the Embarcadero Road Improvements Projects and the Charleston/Arastradero Corridor Improvements Project.

Parking  District
Implementation
(PL‐15003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $163,900  Office of Transportation  N/A  Recurring
Project Status: This project introduces additional parking permit programs throughout the city. One aspect of this project is to update City Council‐approved Residential Preferential Parking (RPP) ordinance language to establish uniform and streamlined procedures and processes to implement RPP districts through the process outlined in Municipal Code 10.50.

Safe  Routes  to
School
(PL‐00026)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $77,826   $969,106  Office of Transportation  N/A  Recurring Project Status: This project enables the City’s Safe Routes to School program, including school commute planning, encouragement activities, and capital improvements along local and collector streets that may be impacted by school commute activities.  The capital improvements include traffic calming devices, enhanced crosswalks, and improved signage along suggested safe routes to school.  The community engagement and planning process for the construction of the South Palo Alto Bikeways project began in FY 2021.  The project will implement buffered or protected bike lanes on East Meadow Drive from Alma Way to Fabian Way, Fabian Way from East Meadow Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 7 of 8
Drive to East Charleston Road, and widen and repave the Waverley Avenue Bike Path between East Meadow Drive and Charleston Road.  Staff was notified of the award of a “Safe Streets for All” grant in spring 2024 to pilot the South  Palo  Alto  Bikeways  concept  plans  on  East  Meadow  Drive  and  Fabian  Way.  This  fund  will  support  the demonstration project local match and pre‐grant activities in FY 2025. In FY 2024, this project funded education to improve school access and safety. In addition, this project supported a secondary school needs assessment to identify middle and high school education and encouragement programs and to query the Safe Routes Partnership for the resources to support these programs.

Traffic  Signal  and
Intelligent
Transportation
Systems
(PL‐05030)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $223,813  $1,451,217  Office of Transportation  N/A  Recurring Project  Status:  This  project  includes  design  and  construction  of  traffic  signals,  traffic  signal  communications networks, detection, and data projects for transportation use, and maintenance of the City’s traffic signal central management  system.   The  project  includes  the  replacement  of  traffic  signal  controllers  and  cabinets,  video detection systems, accessible pedestrian buttons, and related field equipment. Design for traffic signal safety and operational  improvements  at  the  intersection  of  San  Antonio  Road  and  Charleston  Road  is  nearing  100% completion.  Staff is finalizing the plans and will be preparing bid documents for construction to be released in fall 2024, with construction anticipated to begin in spring 2025.  Staff is in the procurement process to update the Centralized Traffic Management system servers to improve operational functions and system security.  An IFB for the Quarry Road Traffic Signal and Intelligent Transportation System upgrade project is anticipated for summer 2024. Staff continually provides traffic signal modifications, installations, and upgrades throughout the City.

Transportation  and
Parking
Improvements
(PL‐12000)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $309,114  $914,692  Office of Transportation  N/A  Recurring Project Status:  This project implements miscellaneous parking and transportation related improvements including neighborhood  traffic  calming,  neighborhood  traffic  studies,  minor  striping  and  signs  installation,  and  parking improvements. This project also funds the development of grant proposals used to procure funding for future Traffic and Transportation Projects          Status as of June 2024 Traffic and Transportation Projects – Page 8 of 8
projects. For the traffic calming project in the Crescent Park neighborhood, City Council approved proceeding with the design of permanent improvements in November 2023. Staff has procured the services of the consultant to design improvements and conduct community outreach.  In addition, staff also initiated an Engineering and Traffic Survey for select roadway segments to study prevailing speeds and review traffic conditions in order to establish and/or certify posted speed limits.  Staff is also working on the quiet zone project for all railroad crossings along the Caltrain corridor. A quiet zone study was performed for the Palo Alto Avenue and Alma Street crossing in collaboration with City of Menlo Park in 2022. Staff has retained the services of the consultant to design final improvements at this crossing. The design plans are currently at 70% and are being reviewed by CPUC, Caltrain and  FRA  for  feedback  and  comments  that  will  be  incorporated  to  develop  final  PS&E  and  procure  necessary permits. In addition, staff procured the services of the consultant to conduct a study for evaluation of quiet zones at the other three crossings of Churchill Avenue, Meadow Drive, and Charleston Road.  The $200K Safe Streets for All (SS4A) Safety Action Plan is funded via this project but will be reimbursed up to $160K by a federal grant. The plan will target eliminating traffic deaths and life‐changing injuries on local streets.

Airport Projects       Status as of June 2024

Airport Projects – Page 1 of 2
One‐Time Projects
Airport Access
Road
Reconstruction
(AP‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0   $3,754,870  Public Works  Design  Summer 2027
Project Status:  This project is for the design and reconstruction of the pavement on Embarcadero Way, which is the main access road for airport businesses and the Air Traffic Control Tower at the Airport. The Airport did not receive FAA funding for this project and the project is currently on hold.

Airport Layout
Plan
(AP‐21000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,179,551     $967,100  Public Works  Construction  Summer 2025 Project Status:  This project provides updates to the Airport Layout Plan, also known as the Long Range Facilities and Sustainability Plan, including a narrative report and environmental study.  The Airport received funding for a Phase I portion of this project in fall 2020.  The airport conducted five public meetings for the project, and additional meetings  are  currently  being  planned  for  this  project.  Phase  I  is  approximately  95%  complete,  and  Phase  II  is approximately 75% complete.

Airport Parking
Lot Electric
Vehicle
Charger
Installation
(AP‐24001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0   $28,994  Public Works  Design  Summer 2026
Project Status:   This project will install electric vehicle charging stations in the Airport customer parking lot. The Airport is currently unable to offer electric vehicle charging to its customers, but there is increasing demand for vehicle  charging  capability  from  Airport  tenants.  This  project  has  been  delayed  as  the  Airport  explores  further funding options.

Airport
Temporary
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $947   $411,105  Public Works  Procurement  Winter 2025 Airport Projects       Status as of June 2024

Airport Projects – Page 2 of 2
Office
Buildings
(AP‐22001)
Project Status:   This project provides funding for the installation and Furniture, Fixtures, & Equipment (FF&E) of existing temporary modular buildings at the airport to provide adequate office space for airport staff as well as terminal space for the public.   This project has been delayed while the Airport explores further funding options.

Airport Zero
Emission
Vehicle Fleet
Replacement
Program
(AP‐23000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $192,546   $369,008  Public Works  Procurement  Summer 2024 Project Status:  The Airport vehicle fleet will be replaced by three zero emissions vehicles (ZEV), to be supported by three electric charging stations. The van is used for the transportation of airport guests and passengers and improves safety by minimizing foot traffic on the airport apron. The truck is used as a maintenance, first response, and operations vehicle. The ZEV fleet will include one passenger vehicle and two trucks. FAA funding was received in fall 2023, for the fleet replacement. The Airport issued an RFP in May 2024 and received a bid for a truck. It is expected the vehicle will meet all the FAA Buy America requirements.

Automated
Weather
Observation
System
(AWOS)
AP‐19000
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $43,677     $514,109  Public Works  Design  Summer 2025 Project Status:   This project provides a new weather information system to be installed at the Palo Alto Airport.

The Airport has applied for FAA funding, and is waiting for the grant agreement to start design. The Airport received a bid for the project and is submitting a grant application to the FAA. It is anticipated that funding for the project will be received in fall 2024.

Recurring Projects

2024‐2028 – Airport Capital Improvements Program Projects: There are no recurring projects scheduled at this time.

Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 1 of 10
One‐Time Projects
115 kV Electric
Intertie
(EL‐06001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $742,639   $1,801,190  Utilities  Pre‐Design  Summer 2027 Project Status: This project will perform a technical feasibility study to determine the general project requirements to establish a 115 kV electric intertie line and construct a 115/60 kV substation to connect the City's electric system directly to the 115 kV transmission line at an additional location.   Staff did not receive California Independent System  Operator’s  (CAISO)  commitment  to  support  this  interconnection.    Staff  has  retained  the  services  of  a consultant to evaluate the options available to the City. Staff is developing CPAU electric load forecast and proposal for an additional 115 kV transmission line to be submitted in fall 2024 to CAISO for review and acceptance.

Coleridge
Cowper
Tennyson
4/12kV
Conversion
(EL‐14000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $180,813  $2,680,811  Utilities  Design  Summer 2025
Project  Status:  This  project  converts  the  primary  electric  distribution  system  in  the  Coleridge  Avenue,  Cowper Street, Tennyson Avenue area from 4 kV to 12 kV.  This individual project will be closed but the scope of work will be covered under the EL‐24000 Grid Modification project.

Colorado
Distribution
Feeder Outlet
Replacement
(EL‐22002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $10,576  $400,000  Utilities  Construction  Fall 2025
Project Status: This project is for the installation of a new underground duct bank and cable at Colorado Substation.

The  installation  will  improve  reliability  for  all  Colorado  circuits.   The  design  was  completed  in  spring  2024  and construction will begin by summer 2025. Council approved the contract in April 2024 and an order for the material has been issued.   The construction is delayed due to the procurement of the 12 kV pad‐mount switches.

Colorado Power
Station
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $4,468,548   $11,536,114  Utilities  Design  Fall 2027
Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 2 of 10
Equipment
Upgrades
(EL‐19001)
Project Status: This project is for the upgrades to equipment at the Colorado Power substation. In FY 2022 staff completed  the  evaluation  of  existing  equipment  and  will  proceed  with  replacing  the  COP‐3  115  kV/60  kV transformer bank and the 115 kV breaker.   Engineering is continuing to work on the design RFPs and construction IFBs for contract services to complete substation projects. In the meantime, the station service voltage transformer (SSVT1) and the 60 kV Bus 1 & 2 Potential Transformers (PT) have been purchased for the replacement.

Colorado
Substation Site
Improvements
(EL‐19002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $275,777   $1,425,693  Utilities  Design  Fall 2025
Project Status: This project will make modifications to the substation driveways and fence to provide adequate ingress and egress for utility vehicles used for maintenance and repair.  Staff has prepared an overall master plan for Colorado Substation to include all proposed improvements.   Detailed designs for lighting, driveway, fences, walls,  and  an  oil  containment  improvement  have  been  prepared.  The  Planning  Department  approved  Utility engineering’s design in May 2024. Engineering staff is currently preparing bid documentation for the construction IFB. Bid opening has been delayed until winter 2025 due to staff changes.

East Meadow
Circles 4/12kV
Conversion
(EL‐17001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $367,401   $1,742,527  Utilities  Design  Spring 2025
Project Status: This project converts the primary electric distribution system in the East Charleston Road, Alma Street,  East  Meadow  Drive,  Middlefield  Road  areas  from  4  kV  to  12  kV  and  is  challenging  because  of  the configuration of the streets and rear easement facilities. This project has been split into six design and construction phases. Engineering has completed the design and construction for Phase 1. The City’s electrification goals have changed the priority, schedule, and the allocation of staff resources for this CIP project. Engineering design for Phase 2 and 3 is in progress.

Foothills Rebuild
(Fire Mitigation)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $8,503,110   $14,999,589  Utilities  Construction  Fall 2025 Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 3 of 10
(EL‐21001)  Project Status: This project will rebuild the approximately 11 miles of overhead line in Foothills Park, as necessary to mitigate the possibility of wildfire due to overhead electric lines. This could include the utilization of more robust equipment  or  construction  practices,  rerouting  to  avoid  vegetation  and  improve  access  for  inspection  and maintenance, or converting the overhead lines to underground where feasible.  Two proposals were received for this project and both proposals were rejected because they did not provide an option to underground existing overhead electric lines. Substructure for Phases 1, 2  and 3 is completed while the Phase 4 substructure is currently in construction.

Grid
Modernization
for Electrification
(EL‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $350,153   $300,000,000  Utilities  Design  Winter 2030 Project Status:  This project will provide the City with an electric infrastructure adequate to support the City’s goal of 100% electrification and 80% carbon emissions reduction by the year 2030. To attain the 100% electrification scenario, the City must maximize use of electric energy and phase out carbon‐based end uses such as natural gas appliances  and  internal  combustion  vehicles.  The  electric  system  must  be  updated  to  meet  the  needs  of electrification, and older components in the distribution infrastructure must be replaced to mitigate chances of overloading  the  system.  Examples  of  assets  to  be  replaced  are  distribution  and  substation  transformers, primary/secondary distribution circuits. A Pilot area was designated and engineering staff in conjunction with a consultant have completed the distribution system design for the Pilot area, with a handful of power poles replaced and  installed  as  initial  construction  efforts  start  to  take  shape.  The  estimated  completion  date  for  the  Pilot  is December  2024.  Starting  in  FY  2025,  this  project  will  incorporate  and  consolidate  the  scope  of  work  from  the following projects into one CIP: Coleridge Cowper Tennyson 4/12kV Conversion (EL‐14000), Hopkins Substation 4/12 kV Conversion (EL‐20000), Rebuild Underground District 15 (EL‐11003) and Rebuild Underground District 16 (EL‐13003).

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $220,986   $15,000,000  Utilities  Construction  Fall 2024 Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 4 of 10
Hanover
Substation
Improvement
(EL‐24001)
Project Status: This project proposes to install two 12 kV 50 MVA transformers to replace two 4kV transformers that  served  1501  Page  Mill  Road  and  make  all  substation  improvements  necessary  to  accommodate  the installations. Generally, three to four years are spent on a substation upgrade. However, Tesla is requesting to finish  all  construction  at  the  substation  and  energize  the  new  transformers  and  switchgear  by  the  end  of September 2024. Construction work is in progress.

Hopkins
Substation 4/12
kV Conversion
(EL‐20000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $2,010,000  Utilities  Design  Fall 2025
Project Status: This project will convert the distribution system connected to the Hopkins Substation from 4 kV to 12 kV.   The future conversion of the Hopkins Substation from 4 kV to 12 kV requires that all the areas currently served at 4 kV from the Hopkins Substation be converted to 12 kV. This project will improve operating flexibility of the  system,  service  reliability,  and  back‐up  to  customers  in  downtown  and  other  adjacent  areas.  The  City’s electrification goals have changed the priority, schedule, and the allocation of staff resources for this CIP project.

Staff is working on an  RFP for the engineering design for  electrification of all overhead circuits. This individual project will be closed and the scope of work will be covered under the EL‐24000 Grid Modification project.  Please see EL‐24000 Grid Modernization for Electrification for future updates.

Inter‐Substation
Line Protection
Relay
(EL‐17005)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $371,146   $1,601,626  Utilities  Construction  Summer 2027 Project Status: This project replaces the existing HCB pilot wire relays with a new microprocessor line differential protective relay to protect the city’s 60 kV sub‐transmission line sections and equipment from damage due to faults  (i.e.  short  circuits)  on  the  60  kV  line  sections.  This  project  is  being  done  in  phases,  with  design  and construction happening concurrently on the different phases.  Construction of these improvements relies on work completed  by  other  projects  to  install  fiber  optic  connections.  Engineering  design  for  segments  Colorado substation to Adobe Creek substation, Park Boulevard substation to Quarry substation, and Maybell substation to Park Boulevard substation is in progress. A test plan is being written to prove the equipment will work as designed.

Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 5 of 10
The Quarry to Park substation segment is delayed due to resources and is expected to be completed fall 2024. Park to Maybell segment is still in progress, fiber installation is complete, and completion is expected winter 2025.

Rebuild
Underground
District 15
(EL‐11003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $43,348  $1,293,337  Utilities  Design  Fall 2027
Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 15, the area bounded by Los Palos Avenue, Glenbrook Drive, Pomona Avenue, and Arastradero Road. This project is in the preliminary stages of engineering design and work will be coordinated with EL‐16000 which is currently rebuilding the electric system along Arastradero Road.  Work on this project was delayed due to public input regarding the design of the project.  Changes to the Rules and Regulations will require property owners to pay for the differential cost should they want submersible equipment instead of pad mount.  This project will fall under the underground scope of work for electrification. Funds will be returned to reserves. Please see EL‐24000 Grid Modernization for Electrification for future updates.

Rebuild
Underground
District 16
(EL‐13003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $28,742  $728,735  Utilities  Design  Spring 2027
Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 16, the area along Louis Road between Greer Street and Loma Verde Avenue.  The engineering design work is complete.

The City’s electrification goals have changed the priority, schedule, and the allocation of staff resources for this CIP project. This project will fall under the underground scope of work for electrification. Funds will be returned to reserves. Please see EL‐24000 Grid Modernization for Electrification for future updates.

Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,949,767  $2,522,451  Utilities  Design   Fall 2024
Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 6 of 10
Rebuild
Underground
District 24
(EL‐10006)
Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 24, the area  bounded  by  Lytton  Avenue;  Bryant  Street;  Forest  Avenue;  and  Alma  Street.   The  engineering  design  is  in progress and will be completed in winter 2025. Construction will follow in spring 2025.

Rebuild
Underground
District 26
(EL‐16000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $36,817  $2,522,451  Utilities  Design   Spring 2025
Project Status: This project rebuilds and replaces the underground electric system in Underground District 26, the area  along  Arastradero  Road  between  El  Camino  Real  and  Hillview  Avenue.   This  is  a  four‐phase  project.   The engineering design is in progress and will be completed by winter 2025. Construction will follow in spring 2025.

Smart Grid
Technology
Installation
(EL‐11014)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $12,805,162   $17,690,005  Utilities  Construction  Spring 2025 Project Status: Council approved the Advanced Metering Infrastructure (AMI) with Sensus on October 18, 2021.

The project includes replacement of 30,000 electric meters and retrofit of 20,800 water and 24,200 gas meters with  radio  endpoints  to  transmit  meter  data  to  the  AMI  network.   The  proof  of  concept  phase  including  AMI network installation, meter testing, and system integration will occur between January 2022 and August 2023. Full deployment is anticipated to run from September 2023 through April 2025.

Substation
Breaker
Replacement
(EL‐17002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,568,954   $7,368,743  Utilities  Pre‐Design  Summer 2028 Project Status: This project replaces high voltage circuit breakers that interconnect the nine electric substations and two power switching stations that are reaching the end of their useful life and are now underrated for their use.  This project is being done in phases, with design and construction happening concurrently on the different phases.  Staff completed the construction on the first phase and is working to procure a multi‐year contract with a contractor to complete the design and replacement of the remaining breakers. Staff is working on the design RFP Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 7 of 10
and the construction IFB for contract services to complete substation projects. Lead times for circuit breakers are currently at around 18 months.

Substation
Physical Security
(EL‐16003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,093,299   $6,895,187  Utilities  Construction  Winter 2025 Project Status: This project installs facilities providing physical protection of electric substations from vandalism and  intrusion.   A  professional  services  contract  was  awarded  to  Burns  and  McDonnell  and  the  study  was completed. Staff continues to implement recommendations from the study each fiscal year.  Construction is 90% complete at seven of the nine substations. The Park and Colorado substations are the two remaining substations that need updated security. The engineering design was approved by Planning and  staff is now preparing the bid documentation.

Recurring Projects
Communications
System
Improvements
(EL‐89031)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $45,733.  $100,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  installs  high  frequency  coaxial  cable,  fiber  optic  cable,  and  related  equipment  to provide communications services for traffic signal coordination, telephone links, computer data transmission, and the Electric Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system.   This project is funding a portion of the design phase of an expanded Utilities fiber optic network.  The contract for design of this network was approved by Council in June 2020.  Staff installed 48F FO Cable between Maybell MB and PBS Park Boulevard substations in Existing Aerial Innerduct for pilot wire relay protection.

Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 8 of 10
Electric Customer
Connections
(EL‐89028)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,202,541   $2,700,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project installs services, transformers, and meters for new customers; upgrading of existing services;  temporary  service  connections;  and  overhead  and  underground  extensions  for  new  or  existing customers.  Projects are in many stages of design and construction to provide temporary and permanent power to residential and commercial customers in Palo Alto.

Electric System
Improvements
(EL‐98003)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,567,547  $2,500,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project consists of various projects that replace deteriorated facilities or install protective devices  that  improve  the  Electric  Distribution  System.  Projects  are  in  many  stages  of  development  to  replace transformers, replace poles, replace overhead wires, and install protective devices to improve service reliability.

Electric Utility
Geographic
Information
System
(EL‐02011)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $68,397   $250,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project enhances the citywide Geographical Information System (GIS).  The primary emphasis will be to provide a compatible user interface and estimating software, to edit and update data which will reside in the citywide GIS.   This funding is also being used to pay for Utilities Electric Division’s share of cost for the implementation of new city‐wide GIS system (ESRI) led by IT.  Utilities and Information Technology staff are also working  to  assess  GIS  needs  and  the  transition  of  the  mapping  information  to  ESRI.   The  migration  of  the topographic data for Electric is 100% complete, but the migration of metadata is still in process.

SCADA System
Upgrades
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $136,591   $220,000  Utilities  N/A  Recurring
Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 9 of 10
(EL‐02010)  Project Status: This project upgrades the Supervisory Control and Data Acquisition (SCADA) system hardware.

Staff completed the upgrade of the servers used for monitoring the utility substations and equipment for 2024.

The next hardware and software upgrade is currently in progress at the factory and work will occur in winter 2025

Substation
Facility
Improvements
(EL‐89044)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $29,240   $1,200,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  makes  improvements  to  facilities  at  the  electric  substations  in  Palo  Alto.   Staff  is working  on  the  replacement  of  Remote  Terminal  Units  (RTU)  at  various  substations,  upgrading  gravel  and grounding, 60 kV air switches, and reconfiguring steel trusses and associated devices. Engineering is working on design and construction for contract services to complete substation projects. Staff has completed the install for Nexus meters at Hansen Way (22/23) and Colorado (20/21). Design for Hansen Way (20/21) is in progress.

Substation
Protection
Improvements
(EL‐89038)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $262,000   $300,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  makes  improvements  to  equipment  used  at  electric  substations  to  protect  the substation equipment and circuits emanating from the substation from damage due to faults (i.e. short circuits) on the electric system. Staff issued a task order with Soudi Consultants to review and revise protection settings and training on the commissioning of Park Boulevard relays.

Underground
System Rebuild
(EL‐16001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $350,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  replaces  underground  electric  equipment  in  areas  that  were  originally  installed underground, that are not part of an Underground District.  Staff is working to identify areas where the age of the existing cables are a high priority for cable replacement.   To date, this includes areas in the Stanford Research Park, Arastradero Road, and along East Bayshore Road.  New areas have been identified and progress has been Electric Fund Projects  Status as of June 2024

Electric Fund Projects – Page 10 of 10
made  on  development  of  the  project.   Projects  are  in  many  stages  of  development  to  replace  underground transformers, cables, vaults, and to install protective devices to improve service reliability.

Wood Pole
Replacement
(EL‐19004)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $533,613   $1,500,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:  This  project  will  fund  the  annual  replacement  of  deteriorated  wood  power  poles.   Staff  has completed the replacement of forty‐six poles in  FY 2024.

Fiber Optics Fund Projects  Status as of June 2024

Fiber Optics Fund Projects – Page 1 of 2
One‐Time Projects
Fiber Optic
Network
System
Rebuild
(FO‐16000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,232,944   $32,103,876  Utilities  Design  Fall 2025
Project Status:  This project is for the System Capacity Improvement that rebuilds portions of the "dark" fiber optic network  around  Palo  Alto.   In  September  2022,  Council  approved  the  City’s  fiber  expansion  plan  including construction of a new fiber backbone and a phased buildout of a fiber‐to‐the‐premises network.   The Fiber Optic Network System Rebuild CIP will be replaced with new Fiber Backbone and Fiber‐to‐the‐Premises (FTTP) CIP’s in FY 2024.  Staff  has  hired  a  consultant  to  complete  the  Fiber  Backbone  and  FTTP  conceptual  design.  The  conceptual design has been completed the contract has been amended to complete the design and all provide documentation necessary for procurement of a construction contract. Staff is updating fiber databases and reviewing the current inventory of fiber strands in order to determine what sections of the Fiber Backbone should be upgraded first. Due to the Fiber to the Premises pilot and Wildfire Mitigation project in the Foothills, materials and resources have been reassigned from this project. Staff anticipates restarting this review phase, to be completed by January 2025. As  the FTTP pilot expands into Phase I, staff will be designing and constructing the new Fiber Backbone, with an anticipated date to complete phase 1 Fiber Backbone by end of December 2025.

Fiber to the
Premises
(FTTP)
(FO‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $53,550   $ 20,000,000  Utilities  Design  Winter 2030
Project Status:   This project will build Fiber‐to‐the‐Premises (FTTP) to deliver broadband (high‐speed internet) for homes and businesses in the City of Palo Alto. As the City builds the FO‐16000 ‐ Fiber Optics Network ‐ System Rebuild Staff  has  divided  up  the  City  into  smaller  sections  for  a  phased  approach  of  the  Fiber‐to‐the‐Premises  project.

Furthermore, Staff has proceeded to combine the Phase 1 Fiber‐to‐the‐Premise design with a Grid Modernization Project covering the same area. Staff is capitalizing on inherent synergies between the two projects, as well as taking advantage of economies of scale deployment that can be realized as a result of combining the two projects. Staff has contracted with an Engineering firm to produce design drawings and specifications. The City is implementing a pilot during  Phase  1  of  the  FTTP  project  to  evaluate  various  new  technologies  and  to  assess  various  construction Fiber Optics Fund Projects  Status as of June 2024

Fiber Optics Fund Projects – Page 2 of 2
methodologies  to  closely  align  with  Grid  Modernization  and  inform  on  future  phases  of  deployment.  FTTP  pilot construction is scheduled to begin in September 2024 and customers in the pilot area can be served in February 2025.

Recurring Projects
Fiber Optics
Customer
Connections
(FO‐10000)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $18,434   $251,600  Utilities   N/A  Recurring
Project  Status:   This  project  enables  the  installation  of  fiber  optic  infrastructure  for  new  service  connections.

Projects are developed as needed to meet customer requests for leasing of fibers on the Dark Fiber system.  There have been five new customer inquiries in the second half of FY 2024. Staff has installed new fiber connection services for the Public Safety Building.

Fiber Optics
Network
System
Improvements
(FO‐10001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $36,608   $561,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project improves the reliability within the fiber optic network system.    As part of the City’s wildfire mitigation plan, this project will add new fiber conduit and substructure in the foothills to support city infrastructure and improve telecommunication and connectivity in the open space. In the second half of FY 2024, staff is having discussions with customers in the foothills to see whether they are interested in licensing dark fiber from the City to enhance their residential broadband service in conjunction with a third‐party internet service provider.  Fiber conduit installation in the foothills is expected to be completed by early 2025.

Gas Fund Projects             Status as of June 2024

Gas Fund Projects – Page 1 of 3
One‐Time Projects
Gas Main
Replacement
Project 24
(GS‐14003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,929,943   $10,063,205  Utilities  Construction  Spring 2025 Project  Status:   This  project  enables  the  design  and  construction  to  replace  approximately  20,100  linear  feet  (which represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 260 gas services constructed mainly of PVC on various streets within the University Park, and Crescent Park neighborhoods.  Release of the project for bidding has  been  delayed,  to  include  the  Town  &  Country  Village  scope.   This  project  was  split  into  GMR24A  and  GMR24B.

GMR24A (Stanford Shopping Center) was completed spring 2023.   GMR24B construction started in winter 2024 and is anticipated to be complete in spring 2025.

Gas Main
Replacement
Project 25
(GS‐15000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $15,525  $10,000,000  Utilities  Design  Fall 2026
Project Status:  This Gas Main Replacement (GMR) project replaces approximately 26,000 linear feet (which represents

2.3 percent of the City’s Gas Distribution System) of leaking, inadequately sized, and structurally deficient gas mains and services located on various streets in the neighborhoods of Community Center, Leland Manor, Midtown, and Palo Verde neighborhoods. Staff identified problematic mains and services by researching maintenance and leak histories, analyzing performance of the entire Gas Distribution System, and considering risk ratings of the Distribution Integrity Management Plan. A federal grant application was submitted in August 2023 and the City was awarded $16.5 million in grant funding for this project.  Staff is currently completing the Tier 2 Environmental documentation to meet federal grant requirements before it can be released through purchasing for construction bids. The project is on track for construction to begin in summer 2025.

Recurring Projects
Gas
Distribution
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $484,530   $1,005,796  Utilities  N/A  Recurring
Gas Fund Projects             Status as of June 2024

Gas Fund Projects – Page 2 of 3
System
Improvements
(GS‐11002)
Project Status: This project enables Gas Distribution System improvements that include increasing distribution system capacity for load growth, replacing deteriorated capital facilities, reconfiguring and adding to the system to improve service  reliability,  and  conducting  research  related  to  performance  of  the  gas  distribution  system  or  its  various components making general improvements to the system.  The City must continuously evaluate service reliability needs and  make  improvements  to  the  system  to  maintain  top  level  service  to  City  customers  and  to  minimize  potential economic losses due to service interruptions.  In the second half of FY 2024, City crews completed the replacement of various gas services and valves throughout the system, emergency repairs to Arastradero Creek to backfill an exposed 8 inch gas pipeline, and replacement of pressure transmitting equipment at Scripps Avenue.

Gas
Equipment
and Tools
(GS‐13002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $80,226   $100,000  Utilities  N/A  Recurring
Project  Status:   This  project  purchases  polyethylene  (PE)  fusion  equipment  and  tools,  directional  boring/locating equipment and tools, and general shop equipment and tools.  The equipment needs to be upgraded on an annual basis to safely operate and maintain a natural gas distribution system and to ensure operators’ safety and productivity.  In the second half of FY 2024, the purchase of 15 new Sensit gas detectors was completed.

Gas Meters
and
Regulators
(GS‐80019)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $365,663   $500,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status:  This project provides replacement of the existing gas meters and regulators annually. The coordination of gas meter and regulator replacements with gas meters identified to be replaced under the AMI contract, which is generally  gas  meters  that  are  25  years  or  older.   The  gas  meter  replacement  program  ensures  the  accuracy  of  gas consumption measurement, reduces possible revenue loss due to under‐registered gas, and provides customers with accurate monthly bills.   Replacement of aged gas meters and regulators is on‐going.   The next major replacement of meters and regulators will be coordinated with Gas Main Replacement Project 24 (GS‐14003) and the Advanced Metering Infrastructure project.

Gas Fund Projects             Status as of June 2024

Gas Fund Projects – Page 3 of 3
Gas System,
Customer
Connections
(GS‐80017)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $584,034   $810,900  Utilities   N/A  Recurring
Project Status:  This project enables the Gas Distribution System to be extended in order to provide gas service to new customers and augment service to customers with increased natural gas demands.  Improvements include new mains, services, valves, regulators, meters, and accessories in order to  meet changes in existing customer service demands, and respond to changes in gas service requirements due to new development or redevelopment.   This project is funded partially from reimbursements by customers.  City crews completed 18 gas service installations, 5 gas service relocations and 14 gas service demolitions in the second half of FY 2024.

Stormwater Management Projects            Status as of June 2024 Stormwater Management Projects ‐  Page 1 of 4
One‐Time Projects
Corporation
Way System
Upgrades and
Pump Station
(SD‐21000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $340,827   $4,146,556  Public Works  Design  Spring 2026 Project Status:  This project incorporates a design of a new small pump station with a twenty‐five cubic feet per second capacity and upgrades 700 linear feet of pipe to thirty inch diameter High Density Polyethylene pipe.  The existing system does not have the force needed to discharge storm flows into the Adobe Creek.   Adding a pump station in advance of the outfall and upsizing the storm pipe will eliminate the routine flooding along East Bayshore Road and convey runoff from a ten year storm event.  Staff secured an easement for the pump station from adjacent property owners.  The design consultant addressed the City’s 90% review comments and submitted the final Plans, Specifications and  Estimate (PS&E) to staff. The Architectural Review application was approved and the Plans  are under  review  by  the  Building  Department.  Concurrently,  staff  is  preparing  an  IFB  for  construction.  Bids  will  be solicited in summer 2024 and a construction contract is anticipated to start in fall 2024.

East Meadow
Drive System
Upgrades
(SD‐22000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $440,133   $636,405  Public Works  Construction  Summer 2024 Project Status:  This project adds approximately 407 linear feet of new 24‐inch high density polyethylene (HDPE) to be parallel to the existing thirty‐six inch pipe within East Meadow Drive to increase the capacity of the storm drain system. This project includes upsizing manholes based on new pipes and reconnecting laterals from private property  and  catch  basins.  A  construction  contract  was  awarded  in  October  2023,  and  construction  began  in November 2023.  Construction contract closeout is anticipated in August 2024 due to additional storm drain‐pipe replacement locations as part of the Storm Drain Rehab project (SD‐06101).

East Meadow
Circle
Connection to
Adobe Creek
Pump Station
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $333,087   $634,016  Public Works  Construction  Summer 2024 Project Status:  This project will install approximately 600 linear feet of fifteen inch pipe and manholes along East Meadow Circle. The upgraded line will eliminate flooding that occurs within East Meadow Circle when the water level within Barron Creek is higher than the flap‐gate, and flows are not able to drain into the creek. The new fifteen‐ Stormwater Management Projects            Status as of June 2024 Stormwater Management Projects ‐  Page 2 of 4
(SD‐26000)  inch HDPE line extension allows flows to drain away from Barron Creek and into Adobe Creek, where they can be pumped. The project also includes a small bioretention area to treat low flow runoff within East Meadow Circle before discharging into either creek.  A construction contract was awarded in October 2023, and construction began November 2023.  Construction contract closeout is anticipated in August 2024 due to additional storm drain‐pipe replacement locations as part of the Storm Drain Rehab project (SD‐06101).

Trash Capture
Device
Installation
(SD‐22002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $762,720   $818,837  Public Works  Construction   Summer 2024 Project Status:  This project involves design and construction of a large trash capture device (TCD) installed in the planting strip along Embarcadero Road located in front of the Palo Alto Baylands Golf Links parking lot. The TCD will be integrated into a thirty‐six inch storm pipe to capture trash as small as five millimeters from a section of the storm drain system prior to discharging to the San Francisco Bay. The 189‐acre drainage area treated by the TCD consists of 169 acres of commercial and office land use in the City’s jurisdiction and twenty acres in the California Department of Transportation (Caltrans) right‐of‐way. Construction began in summer 2023 and will be completed by summer 2024.

West Bayshore
Road Pump
Station
(SD‐20000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $424,398   $3,058,134  Public Works  Design   Spring 2026 Project Status:  This project incorporates design and construction of a new small pump station with fifteen cubic feet per second capacity.  Installing a new pump station will allow storm flows to be pumped into the Adobe Barron Creek confluence while adding a pump station in advance of the outfall would eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and allow the system to convey runoff from a ten year storm event. Staff secured an easement for the pump station from adjacent property owners. The design consultant has submitted the final plans after addressing the City’s comments. The Architectural Review application for the project has been approved and is under review by the Building Department for final permit approval.   An IFB for construction is anticipated to be issued in summer 2024.

Stormwater Management Projects            Status as of June 2024 Stormwater Management Projects ‐  Page 3 of 4
West Bayshore
Road Trunk Line
Improvements
(SD‐23000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $44,554   $2,542,314  Public Works  Design  Spring 2026 Project Status:   This project replaces approximately 1,400 linear feet of existing fifteen inch diameter pipe with thirty‐six inch High Density Polyethylene pipe.  These improvements along with the new West Bayshore Road Pump Station (SD‐20000) will eliminate the routine flooding along West Bayshore Road and allow the system to convey runoff from a ten year storm event. Staff secured an easement for the pump station from adjacent property owners.

The design consultant has submitted the final plans after addressing the City’s comments. The Architectural Review application for the project has been approved and is under review by the Building Department for final permit approval.  An IFB for construction is anticipated to be issued in summer 2024.

Recurring Projects
Green
Stormwater
Infrastructure
(SD‐22001)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $77,092   $2,005,559  Public Works  N/A  Recurring
Project Status:  This project provides funding for Green Stormwater Infrastructure (GSI) projects and the integration of GSI features in the design and implementation of planned CIP projects supported by other funds. GSI mimics the natural  environment  to  slow,  spread,  infiltrate,  and  filter  pollutants  from  stormwater  runoff  through  native  or engineered soils or other pervious material rather than discharging it directly into the storm drain system, creeks, and the Bay. Types of GSI include bioretention areas, flow‐through planters, tree wells, and pervious pavement to manage stormwater runoff.  The FY 2024 budget is allocated as a match to fund the balance of a GSI project partially funded by the U.S. Environmental Protection Agency and also provided funding for constructing a bioretention area as part of  the East Meadow Circle Connection to Adobe Creek pump station project (SD‐26000) in spring 2024.

Storm Drainage
System
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $598,188   $1,525,681  Public Works  N/A  Recurring
Stormwater Management Projects            Status as of June 2024 Stormwater Management Projects ‐  Page 4 of 4
Replacement
and
Rehabilitation
(SD‐06101)
Project  Status:  This  project  provides  for  annual  replacement  and  rehabilitation  to  maintain  the  integrity  of  the storm drain system, including deteriorated storm drain piping, manholes, and storm drain inlets.  The rehabilitation includes replacement of broken corrugated metal pipe with High Density Polyethylene pipe. Based on the recent pipe failures that occurred in early 2023, staff is proposing to replace storm drain pipes at seven locations (Forest Avenue, Ramona Street, Embarcadero Road, Fielding Drive, Middlefield Road, Newell Road, and Alexis Drive), as part  of  CIP  projects  SD‐22000  and  SD‐26000.    A  construction  contract  was  awarded  in  October  2023  and construction began in November 2023. In the second half of FY 2024,  Forest Avenue, Embarcadero Road, Newell Road, and Fielding Drive locations were completed and construction is anticipated to be completed by August 2024 on the remaining locations.

Wastewater Collection Fund Projects          Status as of June 2024

Wastewater Collection Fund Projects – Page 1 of 2
One‐Time Projects
Wastewater
Collection
System
Rehabilitation
Augmentation
Project 31
(WC‐19001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $7,458,916  $8,635,244  Utilities  Completed  Spring 2024 Project Status:   This project funded the design and construction of high priority main replacements which reduces inflow of rainfall and groundwater into the collection system. The project replaces approximately 11,000 linear feet (which represents 1.0 percent of the City’s Wastewater Collection System) for El Camino Real from Page Mill Road to Cesano Court, and Page Mill Road from Ramos Way to Ash Street. The project was comprised of mains identified in video inspection work or through maintenance records as structurally deficient and in need of replacement. The work was  in  Caltrans  (El  Camino  Real)  and  the  County  of  Santa  Clara  (Page  Mill  Road)  right‐of‐way.  Construction  was completed in May 2024.

Recurring Projects
Sewer
Lateral/Manhole
Rehabilitation
and
Replacement
(WC‐99013)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $688,486   $850,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project replaces defective sewer laterals, cleanouts, manholes, backwater devices, and equipment to support these activities to maintain the Wastewater Collection System, as well as to comply with the Sanitary Sewer Master Plan (SMP).  Information collected during routine annual maintenance activities is used to prioritize work.  The continued work performed will also help reducing both sewage blockage and the City's treatment expenses to treat rainwater or groundwater infiltration.   A new three year construction contract was approved in FY 2023 to replace problematic sewer laterals. In the second half of FY 2024, seven sewer lateral replacements were completed under this contract.

Wastewater Collection Fund Projects          Status as of June 2024

Wastewater Collection Fund Projects – Page 2 of 2
Sewer System,
Customer
Connections
(WC‐80020)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $386,388  $450,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project installs sewer lateral connections and additions or extensions of existing mains to serve new customers and to respond to changes in sewer requirements due to redevelopment.   Old existing non‐plastic sewer laterals with condition deficiencies per Utilities Operations’ criteria are required to be replaced in accordance with the latest 2022 WGW Standards. In the second half of FY 2024, seven new lateral connections were performed.

Wastewater
General
Equipment and
Tools
(WC‐13002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $44,679   $108,941  Utilities  N/A  Recurring
Project Status:   This project provides funds to procure new general equipment and new tools. In the second half of FY 2024, no new general equipment or tools was procured.

Wastewater
System
Improvements
(WC‐15002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $133,144   $799,501  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project implements improvements to the Wastewater Collection System by increasing system capacity for growth, flow monitoring, hydraulic modeling and system analysis, load simulations, asset management analysis and assessment, system inflow/infiltration analysis, and sanitary sewer overflow monitoring and reduction.

Part of this project funds the Sewer Master Plan Study, which is evaluating the City’s existing wastewater collection system, flows, and flow patterns to determine system capacity to meet current and future flows and recommend and prioritize capital improvement projects where needed. The consultant contract was approved in November 2023. The consultant started work in December 2023. The project completed flow monitoring in spring 2024 and is currently validating the collection system model network.

Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2024

Wastewater Treatment Fund Projects – Page 1 of 4
One‐Time Projects
Advanced
Water
Purification
Facility
(WQ‐19003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,196,877   $59,974,965  Public Works  Design  Spring 2027 Project Status: This project enables the design and construction of an Advanced Water Purification Facility to further improve the quality of the tertiary‐treated recycled water by ultrafiltration followed by reverse osmosis to reduce the level of total dissolved solids.  The water reuse partnership agreement with Valley Water and Mountain View provides $16 million in funding from Valley Water for this project.  The City has also received grant funding for a portion of the project costs and a State low‐interest loan for the design and construction phases.  Mountain View agreed to pay the remainder of the capital costs associated with this project. The design is currently at 100%. The project is in process of receiving a building permit prior to issuing an invitation for bids in fall 2024, while financial agreements with funding agencies are being formalized.

Headworks
Facility
Replacement
(WQ‐16002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $184,846   $52,095,872  Public Works  Pre‐Design  Spring 2032 Project Status: This project replaces the existing two outdated influent pump stations and their associated equipment and  ancillary  systems,  including  the  suction  and  discharge  piping  manifolds,  valves,  electrical  and  controls  system, screening  equipment,  grit  handling  equipment,  pumps,  flow  meters  and  yard  piping.  A  consultant  was  selected  in winter 2024 to perform preliminary and carry out workshops to determine the design criteria.

Horizontal
Levee Pilot
(WQ‐22001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $156,195   $738,511  Public Works  Design  Fall 2029
Project Status:  This project consists of the design, permitting, and construction of a horizontal levee pilot system. The system will utilize treated wastewater to create a transitional brackish habitat on the Bayside of a future flood control levee located in the Palo Alto Baylands, adjacent to the Regional Water Quality Control Plant (RWQCP). Information and  data  collected  by  this  pilot  system  could  support  broader  implementation  of  horizontal  levees  as  green infrastructure components in larger flood control levee improvement projects within Palo Alto and beyond. The project Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2024

Wastewater Treatment Fund Projects – Page 2 of 4
completed design, CEQA review, conducted several stakeholder outreach events, created a project webpage, obtained all  construction  permits  from  resource  agencies,  received  a  recommendation  from  the  Parks  and  Recreation Commission, and obtained Council approval of the Park Improvement Ordinance as well as a Cooperative Agreement between project partners. The project is currently onboarding a construction management firm, preparing for required monitoring, and coordinating future community engagement activities including BioBlitz’ and King Tide Walks. The San Francisco Estuary Partnership/Association of Bay Area Governments will be posting the project for solicitation in late 2024.

Joint
Intercepting
Sewer
Rehabilitation
(Phase 1)
(WQ‐24000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $103,833   $12,573,488  Public Works  Construction  Fall 2024 Project Status: This project will rehabilitate 2,364 linear feet of the 60‐inch and 72‐inch diameter Joint Intercepting Sewer  (JIS)  trunk  line  leading  to  the  Regional  Water  Quality  Control  Plant  (RWQCP).  The  entire  trunk  sewer  line, constructed  in  1972,  is  approximately  9,000  feet  long  consisting  of  13  manholes  and  junction  structures.  The  JIS conveys raw wastewater mainly from the City of Mountain View, City of Los Altos, Los Altos Hills, and a portion Palo Alto, which accounts for more than half of the RWQCP’s influent flows. A construction contract was awarded in winter 2024. Construction is 20 percent complete  and is scheduled to be completed by fall 2024.

New
Laboratory
and
Environmental
Services
Building
(WQ‐14002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $363,705  $23,979,898  Public Works  Pre‐Design  Fall 2030 Project  Status:   This  project  was  originally  envisioned  to  replace  the  existing  plant  laboratory  and  environmental services offices.   Staff is currently revising space planning assumptions as the City and RWQCP are investigating the potential acquisition of a property adjoining the RWQCP and have put further design efforts on hold. The original design contract was terminated in March 2021. Solicitation for engaging a new consultant for detailed design will begin after advanced  planning  and  siting  analysis  are  completed  as  part  of  the  Long‐Range  Facilities  Plan  Update.

Recommendations  from  the  Long  Range  Facilities  Plan  Update,  anticipated  to  be  completed  in  2027,  will  help determine the direction the RWQCP will pursue to address this item.

Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2024

Wastewater Treatment Fund Projects – Page 3 of 4
Outfall Line
Construction
(WQ‐19000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0  $17,923,113  Public Works  Design  Summer 2026
Project Status:  This project consists of the construction of a new parallel outfall pipe to convey final plant effluent to San Francisco Bay.  A re‐design of the pipeline is needed to accommodate a potential future runway shift at Palo Alto Airport.   Staff is currently working with the Federal Aviation Administration (FAA) to gain FAA concurrence for the pipeline construction and permanent easements on Airport property.  The re‐design is anticipated to begin in fall 2024, moving immediately to construction upon design completion.

Plant Master
Plan
(WQ‐10001)
Prior Years Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $5,958,554   $442,587  Public Works  Construction  Winter 2028 Project Status:   This project enables the ongoing program management support for major capital projects.   Current tasks include developing scopes of work, evaluating consultant proposals, coordinating project management activities, pursuing State low‐interest loans for multiple projects, and updating partner agreements.   The consultant provides support for coordination of the construction contracts in progress, as well as any tasks and projects associated with the Long‐Range Facilities Plan (LRFP), with a contract that expires in 2028.

Primary
Sedimentation
Tank
Rehabilitation
(WQ‐14003)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $14,653,675   $20,449,644  Public Works  Completed  Summer 2024 Project  Status:  This  project  enabled  the  design  and  construction  for  new  protective  coatings  on  each  of  the  four concrete  primary  sedimentation  tanks,  with  replacement  of  worn  rotating  parts  and  mechanical  and  electrical equipment.  These tanks were installed in 1972 and the recoating project will extend the concrete life for another thirty years.  Construction began in summer 2021. Substantial completion was achieved on June 1, 2024. All remaining work associated  with  the  punch  List,  including  miscellaneous  and  small  deficient  contract  work  should  be  completed  by summer 2024.

Wastewater Treatment Fund Projects   Status as of June 2024

Wastewater Treatment Fund Projects – Page 4 of 4
Secondary
Treatment
Upgrades
(WQ‐19001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $76,315,534   $193,317,009  Public Works  Construction  Summer2028 Project  Status:  This  project  upgrades  the  Secondary  Treatment  process  at  the  RWQCP.   The  existing  Secondary Treatment process has two main components, the Fixed Film Reactors (FFR) and the Activated Sludge (AS) Process.

This project includes the reconstruction of the AS process, rehabilitation and reconfiguration of the AS Aeration Basins, the elimination of the FFRs, addition of denitrification capabilities, and replacement of equipment beyond its useful life.  Construction began in winter 2023 with completion of new denitrification treatment and retirement of the FFR’s is expected in 2028. Construction is still in progress with much of the underground support infrastructure in place.

Reconfiguration of the first AS Aeration Basin is anticipated in fall 2024.

Recurring Projects
Plant Repair,
Retrofit and
Equipment
Replacement
(WQ‐19002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $5,804,943   $10,141,002  Public Works  N/A  Recurring
Project  Status:   This  project  enables  the  assessment,  repair,  and  retrofit  of  the  RWQCP’s  concrete  and  metal structures; the replacement of necessary equipment and ancillary facilities, including electrical equipment/systems, to maintain treatment reliability and existing infrastructure; and the replacement of large diameter flow meters built into the wastewater treatment system on sewers, pipes, and water lines.  The Long Range Facility Plan (LRFP) Update consultant contract, to identify and prioritize repair, retrofit, or replacement of Plant infrastructure and equipment and the timing of such projects, was awarded in spring 2024. The contract will commence in summer 2024. Design of the 12 kV Electrical Loop Upgrade Project was completed in spring 2022. A construction contract for phase 1 was executed  in  winter  2023,  with  expected  completion  in  summer  2024.  Solicitation  for  Phase  2  construction  will commence in summer 2024.

Water Fund Projects              Status as of June 2024

Water Fund Projects – Page 1 of 5
One‐Time Projects
Water Main
Replacement
Project 29
(WS‐15002)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $3,888,047   $9,307,828  Utilities  Construction  Summer 2024 Project  Status:  This  project  will  fund  the  design  and  replacement  of  structurally  deficient  water  mains  and appurtenances. Mains are selected by researching the maintenance history of the system and identifying those that are undersized, corroded, and/or subject to breaks. The project scope includes approximately 7,500 linear feet (which represents 0.6 percent of the City’s Water Distribution System) of mains and services on various streets within  the  City,  including  areas  in  the  Evergreen  Park  and  Ventura  neighborhoods.  Construction  started  in November 2023.  The project is approximately 65% complete and is on target to be completed in August 2024.

Water Main
Replacement
Project 30
(WS‐16001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $5,371   $9,350,000  Utilities  Design  Spring 2026
Project Status: This project will fund the replacement of structurally deficient water mains and appurtenances in Fiscal Year 2026. Mains are selected by researching the maintenance history of the system and identifying those that are undersized, corroded, and subject to breaks. The project scope includes approximately 10,000 linear feet (which represents 0.8 percent of the City’s Water Distribution System) of mains and services on various streets within the City, including areas in Midtown/Midtown West, Palo Verde, and Green Meadow neighborhoods. The design is approximately 30% complete at the end of FY 2024.

Water Recycling
Facilities
(WS‐07001)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $710,106  $852,674  Utilities  Pre‐Design   Fall 2024
Project Status: This project allows the City to hire a consultant to prepare a business plan, prepare preliminary design, and secure funding options for an expansion of the existing recycled water delivery system in the City.  The expansion pipeline is one of several water reuse projects being considered in the Northwest County Recycled Water Strategic Plan.   One Water Plan development is underway to evaluate alternative water supplies, define existing and future uncertainties and supply risks, and identify community needs and priorities. Funding contribution from Water Fund Projects              Status as of June 2024

Water Fund Projects – Page 2 of 5
the Water Fund to the Recycled Water project has ended and funding for Operations and Maintenance will be reviewed for budget cycle FY 2027.

Water
Regulation
Station
Improvements
(WS‐07000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,900,163   $2,960,477  Utilities  Completed  Spring 2024 Project  Status:  The  project  for  Water  Regulation  Station  Improvements  included  seismic  upgrades,  piping improvements and other various upgrades to increase the structural reliability of two of the City’s turnouts with SFPUC.  Work under this project includes Seismic Upgrades of California Avenue and Page Mill Road Turnouts. City Council approved this project and the construction was completed in May 2024.

Water Tank
Seismic Upgrade
and
Rehabilitation
(WS‐09000)
Prior Years Actuals  Total Project Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $9,944,241   $26,989,834  Utilities  Construction  Fall 2028 Project  Status:  This  project  for  Seismic  Water  System  Upgrades  includes  seismic  upgrades  at  the  Montebello, Mayfield,  Corte  Madera,  Park,  Boronda,  and  Dahl  Reservoirs  in  compliance  with  the  American  Society  of  Civil Engineers (ASCE  7)  seismic  codes.   Mayfield Reservoir  was seismically  retrofitted  in  2011.   Seismic  upgrades  of Boronda and Montebello Reservoirs were completed in 2016 and 2018.  The new concrete Corte Madera Reservoir was  completed  in  April  2022.  The  Park  Reservoir  and  Dahl  Reservoir  Tanks  are  scheduled  next  for  retrofit  or replacement. An Engineering and structural assessment of Park Reservoir was completed in spring 2023, and Dahl Reservoir will be assessed in 2025. The design for Park and Dahl Reservoir is expected to be completed by fall 2025.

The retrofit and rehabilitation for both tanks are expected to be completed by the end of 2028.

Recurring Projects
Water
Distribution
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $161,813   $646,029  Utilities  N/A  Recurring
Water Fund Projects              Status as of June 2024

Water Fund Projects – Page 3 of 5
System
Improvements
(WS‐11003)
Project Status: This project enables improvements to water distribution system deliverability and reliability. Typical activities  include  installing  restraining  joints  at  critical  pipelines  and  bridge  crossings,  increasing  the  size  of inadequate  facilities,  system  leakage  surveys,  network  modeling,  and  fire  flow  studies  or  other  system improvements  as  required.   Continuous  evaluation  of  system  needs  and  making  required  improvements  is necessary to maintain adequate quantities of quality water, meeting local, state, and federal safe drinking water standards.  The Pump Station Painting project to paint the five foothill pump stations was completed in May 2024.

Services for a full system leakage survey of the water distribution system will be solicited in 2024 and the work is expected to be completed by the end of 2025.

Water, Gas,
Wastewater
Utility GIS Data
(WS‐02014)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $249,154   $513,400  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project enables contracts related to Utilities GIS (Geographic Information System) needs.  AME database  is  heavily  utilized  by  Utilities  Engineering  staff  to  update  the  utility  information  in  GIS.   The  updated information  is  used  by  various  City  staff,  such  as  marking/locating  underground  utilities  to  comply  with  USA (Underground Service Alert) requirements; developing design drawings for pipeline replacement projects; verifying existing underground utilities during construction activities; creating customized utility map books for field crews and on‐call personnel to meet their specific needs.  Annual surveying contracts collect GPS points of existing above‐ ground utility features within CIP project areas.  The data being collected continues to be used to correct the GIS database.  Accurate utility data helps the design to select new pipe alignment to minimize construction conflicts and provides data for additional road feature linework to be corrected in the older GIS/AVEC database via ESRI.

Water General
Equipment/Tools
(WS‐13002)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $0.00   $50,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project acquires new equipment and tools, the replacement of existing fusion equipment, and other associated tools.  The fusion equipment is used to fuse together pipe joints in the City's water distribution system.  Equipment and tools are required to be upgraded on an annual basis to maintain high quality standards Water Fund Projects              Status as of June 2024

Water Fund Projects – Page 4 of 5
for the installation of the City's water distribution mains, along with the associated service standards and worker safety and productivity measures.   There were no purchases of equipment or tools in the second half of FY 2024.

Water Meters
(WS‐80015)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $2,801,577  $1,599,821  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project enables the purchasing of meters for new customers, upgrading meters for current customers, installing meter bypasses, and replacing obsolete meters that are no longer repairable.   This funding also allows for annual testing and calibration of selected meters to maintain meter accuracy and reliability.  During the AMI implementation process, approximately 50% of the meters will be replaced, with a focus on meters more than  twenty  years  old.  Staff  is  currently  testing  large  diameter  meter  sets.  Staff  will  begin  testing  a  batch  of additional meters in the first half of FY 2025.

Water Service
and Hydrant
Replacement
(WS‐80014)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $152,163   $400,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project replaces system control valves, deteriorated galvanized service lines, lead goosenecks, and fire hydrant valves and assemblies per the Fire Department’s flow testing, upgrades fire hydrants in main line replacement  project  areas,  replaces  damaged  fire  hydrants,  and  replaces  existing  undersized  or  deteriorated copper water services on an as needed basis. Staff has been working on an extensive valve audit and to date have operated and evaluated approximately 74% of the City’s 6,500 water valves. This project will be increasing work to replace inoperative and leaking valves identified during this audit process. This project will be increasing work to replace  inoperative  and  leaking  valves  identified  during  this  audit  process.  In  addition,  the  City  will  be  doing additional work to look for possible lead whips in our distribution system as we continue to comply with the new lead and copper rule revisions (LCRR).

Water Fund Projects              Status as of June 2024

Water Fund Projects – Page 5 of 5
Water System
Customer
Connections
(WS‐80013)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $1,187,207   $932,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project allows for improvements that include new main extensions, valves, domestic services, meters on upgraded services, backflow devices, fire services, and fire hydrants.  System extensions are required to provide  service  to  new  large  developments  and  to  serve  existing  customers  requesting  expanded  service  on Development Services projects. A total of 46 water services were installed in the second half of FY 2024.

Water System
Supply
Improvements
(WS‐11004)
Prior Year Actuals  Current Year Budget  Implementing Department  Project Phase  Project Completion $23,648   $3,617,000  Utilities  N/A  Recurring
Project Status: This project evaluates and improves the City’s water distribution system on an as‐needed basis. This project includes piping modifications, equipment replacements associated with water delivery, supervisory control software  upgrades,  system  modifications  for  water  system  quality  compliance,  conditional  assessment  of  the reliability  of  transmission  mains,  and  security  system  installations.   The  water  system  includes  the  connection facilities between the City’s and the San Francisco Public Utility Commission’s pipelines, emergency water wells within the City, pumping stations, water reservoirs, and pipelines. Security cameras will also be added to various tanks, pump stations, and turnouts as part of the Security Cameras project. Staff leased a mobile generator for Foothill pump stations in summer 2024 and purchased generators to be delivered by the summer 2025.

List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
OS‐24000 Baylands Nature Preserve
Entrance Gate
This project installed a new automated gate at the Baylands Nature Preserve main entrance. The existing gate was manually opened and closed by staff each day for public access. The scope of work included an electrical transformer, trenching, wiring, and gate automation equipment.  The project started  June 24, 2024 and reached substantial completion on June 30, 2024.

Construction Parks and Open
Space
Community
Services Spring 2024 132,701.00 $
PE‐13011 Charleston Arastradero
Corridor Project
The Charleston Arastradero Corridor was reconfigured to provide new landscaped median islands, bulb outs, enhanced bike lanes, traffic signal improvements, and new street trees to complement the new lane configurations that were approved for permanent retention.  Phase 1 (Arastradero Road between Foothill Expressway to Clemo Avenue), Phase 2 (Charleston Road from Alma Street to Middlefield Road) and Phase 3 (Arastradero Road from Los Palos Avenue to El Camino Real, Charleston Road from El Camino Real to Alma Street and from Middlefield Road to San Antonio Road) have all been completed as of spring 2024.

Construction Traffic and
Transportation Public Works Spring 2024  $          20,788,951.00 WC‐19001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 31
This project funded the design and construction of high priority main replacement work, which reduces inflow of rainfall and groundwater into the collection system. The project replaced approximately 11,000 linear feet (which represents 1.0 percent of the City's Wastewater Collection System) for El Camino Real from Page Mill Road to Cesano Court, and Page Mill Road from Ramos Way to Ash Street. The project wais comprised of mains identified in video inspection work or through maintenance records as structurally deficient and in need of replacement. The work was in Caltrans (El Camino Real) and the County of Santa Clara (Page Mill Road) right‐of‐way.  Construction was completed May 5, 2024.

Construction Wastewater
Collection Utilities Spring 2024 8,635,244.00 $
WQ‐14003 Primary Sedimentation Tank
Rehabilitation
This project enabled the design and construction for new protective coatings on each of the four concrete primary sedimentation tanks, with replacement of worn rotating parts and mechanical and electrical equipment.  These tanks were installed in 1972 and the recoating project will will extend the concrete life for another thirty years.  Substantial completion was achieved on June 1, 2024.

Construction Wastewater
Treatment Public Works Spring 2024 20,449,644.00 $
WS‐07000 Water Regulation Station
Improvements
This project for Water Regulation Station Improvements included seismic upgrades, piping improvements and other various upgrades to increase the structural reliability of two of the City's turnouts with SFPUC.  Work under this project includes Seismic Upgrades of California Avenue and Page Mill Road Turnouts.  Structural evaluation for restraining the Page Mill turnout and piping was included in the design.   The construction  was completed in May 2024.

Construction Water Utilities Spring 2024 2,960,477.00 $ PE‐19001 Water, Gas, Wastewater
Office Remodel
This project incorporated renovations to the Utilities Water Gas Wastewater (WGW) office space at the Municipal Service Center (MSC).  The new work area includes a small reception area, a renovated kitchen and printer area, additional offices and cubicles, upgrades to the HVAC system, lighting improvements and fire life safety systems upgrade.  Construction was completed in April 2023.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2023  $            1,234,354.00 June 2024
1 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
FD‐22000 Extrication  Tool Replacement
This project provided funding for the replacement of all extrication tools for the Fire Department. Extrication tools, also known as "Jaws of Life", are used to rescue victims of car accidents and other emergencies where the victims are trapped in confined spaces.  Equipment was purchased in winter 2023 and the project is complete.

Procurement Buildings and
Facilities
Fire
Department Winter 2023 298,200.00 $
WS‐14001 Water Main Replacement
Project 28
This project has replaced approximately 18,600 linear feet (which represents 1.6% of the City's water distribution system) of mains and 265 services on various streets in the City, including areas in the Duveneck, St. Francis, Barron Park and Charleston Meadows neighborhoods.

Construction started in April 2022 and the project was substantially completed in spring 2023.

Construction Water Utilities Spring 2023 10,305,619.00 $ WC‐17001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 30
This project included the design and construction of high priority mains with structural defects that could not be addressed with routine maintenance.  The wastewater mains on various streets in the City were replaced with approximately 10,000 linear feet of HDPE sanitary sewer mains and associated laterals in the Ventura, Charleston Meadows, Fair Meadow, and Palo Verde neighborhoods.   The project achieved substantial completion in April 2023.

Construction Wastewater
Collection Utilities Spring 2023 4,656,777.00 $
AP‐16000 Airport Apron
Reconstruction
This project included the design and reconstruction of the Palo Alto Airport apron.  The need to reconstruct the aircraft parking apron is critical to airport safety.  Construction Phase I was completed in November 2017.  Construction Phase II was completed in winter 2020.

Construction on Phase III reached substantial completion  in June 2023 Construction Airport Airport Spring 2023 41,563,570.00 $ PE‐21003
Magical Bridge Playground
Rubber and Synthetic Turf
Resurfacing
This project replace rubberized and synthetic turf surfacing in the playground and replace play equipment including swings, climbing net, and playhouse.  An IFB was issued in November 2021 and Council awarded a construction contract in spring 2022.  Installation of rubberized and synthetic surfacing, replacement of climbing nets and renovation of the playhouse took place in fall 2022. Project was completed in December 2022.

Construction Parks and Open
Space Public Works Fall 2022 857,380.00 $
GS‐13001 Gas Main Replacement
Project 23
This project designed and constructed approximately 21,700 linear feet (which represents 1.9% of the City's Gas distribution main system) of distribution main and 320 gas services constructed mainly of PVC material on various streets within the Midtown, Evergreen Park, Ventura, College Terrace, Charleston Terrace, and Research Park neighborhoods.   Construction began in winter 2021and was completed in summer 2022
Construction Gas Utilities Summer 2022 7,951,858.00 $
FD‐21000 Automated External
Defibrillator Replacement
This project replaced the entire complement of Automated External Defibrillators (AEDs) throughout City facilities and emergency response vehicles, which currently totals 93 AEDs.  The RFP process was completed in fall 2021.  The new AEDs were purchased and deployed in summer 2022.

Procurement Buildings and
Facilities
Fire
Department Summer 2022  $                237,500.00
June  2023 December 2022
2 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
PF‐17000 Municipal Service Center A,
B, & C Roof Replacement
This project replaced the existing MSC roofs.  The existing asphalt and gravel roofs have reached the end of their useful life and needed to be replaced.  The new roofs will meet current cool roofing codes to optimize energy efficiency.   Construction was completed in November 2022.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Fall 2022 2,013,475.00 $
EL‐16002 Capacitor  Bank Installation
This project installed capacitor banks at electric substations and on distribution lines to ensure Northern California Power Association Power Factor requirements are met.   Capacitor banks were installed at Hanover Avenue, Hansen Way, Maybell Avenue, and Park Boulevard Substations.    The project was substantially completed in June 2022 and will be commissioned and energized in summer 2022.

Construction Electric Utilities Spring 2022  $                  1,050,443 EL‐17007
Facility Relocation for
Caltrain Modernization
Project
The Utilities Department removed the overhead lines allowing for the installation of the Overhead Catenary System above the rails for the Caltrain Modernization.  This project was completed in spring 2022
Construction Electric Utilities Spring 2022  $                  3,055,472 PE‐08001 Rinconada Park
Improvement
This project upgraded safety, site amenities, playground facilities, a new restroom, irrigation, drainage, and ADA accessibility improvements at Rinconada Park.  These improvements were identified in the Rinconada Long Range Plan (LRP).  Phase 1 of construction started in August 2021 and construction was completed in spring 2022.

Construction Parks and Open
Space Public Works Spring 2022  $                  4,646,247 EL‐14005 Reconfigure  Quarry Feeders
This project reconfigured the distribution circuits to the substation transformer at Quarry Substation.  Design of QR 27 feeder replacement was completed in spring 2021. Construction was completed in December 2021 .

Construction Electric Utilities Fall 2021 792,034 $
AC‐18001 JMZ  Renovation
This project provided for the relocation of the Junior Museum and Zoo to Cubberley for two years while a new JMZ was being built, tenant improvements to the Cubberley Auditorium and then removal of tenant improvements post‐construction.  Construction of the new Junior Museum and Zoo started in June 2018 and was completed in late 2021. The new Junior Museum and Zoo was opened to the public on November 12, 2021.

Construction Buildings and
Facilities
Community
Services Fall 2021 2,927,870.00 $
PE‐18002
High and Bryant Street
Garages Waterproofing and
Repairs
This project included a systems analysis and repaired the water proofing system in the High Street and Bryant Street parking garages.  Water proofing repairs were completed in the High Street parking garage.   Additional funding was added and the contractor completed waterproofing repairs in the subterranean stairwells in the Bryant Street garage in fall 2021.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Fall 2021 264,235.00 $
PE‐11011 Highway 101 Pedestrian
Bicycle Overpass Project
As part of the 2014 Council Infrastructure Plan, this project designed and constructed a new pedestrian bridge across Highway 101 at Adobe Creek. Council approved a contract with Granite Construction in November 2019.  Construction began in January 2020.  The project construction completed on November 20, 2021,  with a ribbon‐cutting ceremony and a community celebration.

Construction Traffic and
Transportation Public Works Fall 2021 22,889,453 $
June 2022 December 2021
3 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
EL‐12001 Underground District 46
Charleston
This project undergrounded the existing overhead utility systems in the area along the 400 block of West Charleston and El Camino Real.   Staff  completed  cable, equipment installation and 100% of customer service conversions. The construction for the final phase of the project to install two 60 foot tall steel poles and to reconductor the 60 kV sub‐transmission lines was completed in the fall 2021.

Construction Electric Utilities Fall 2021  $                  3,904,425 OS‐18001
Pearson Arastradero
Preserve Parking lot
Improvement
This project improved the Pearson Arastradero Preserve parking lot by improving the base rock surfacing, adding drainage, widening the entrance for safety, and new fencing.  This new improvement will allow the overflow parking area to be open year round.  The work was completed in May 2021.

Construction Parks and Open
Space
Community
Services Spring 2021  $                     170,300
CB‐16001 Cubberley Community
Center Master Plan
This project developed the master plan  for future use of the Cubberley Community Center site by the City and Palo Alto Unified School District. Study Buildings and Facilities
Community
Services Spring 2021  $                     926,792
CB‐19001 Cubberley Building
Management Systems
This project replaced the Building management System(BMS) controls for the pavilion, Theater, Wing I, and Gyms A and B boiler rooms at the Cubberley Community Center.  The project included the installation of control points for each building along with controllers, valve and damper actuators.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2021  $                     350,000 FD‐14002 Fire Ringdown System
Replacement
This project replaced the current ring down system that provides an audible alert of calls in the fire stations.  Ongoing installations started in 2018 and were completed with Fire Station #3. Construction Buildings and Facilities Fire Departent Spring 2021  $                     400,144 PD‐14000 Internal Alarm System
Replacement
The project replaced the citywide internal alarm system.  The alarms at City Hall migrated to this new system in FY 2019, but was completed in early 2021. Construction Buildings and Facilities
Police
Department Winter 2021  $                        77,569 FD‐20001
Self Contained Breathing
Apparatus (SCBA) Air
Compressor Replacement
This project replaced the central air compressor that provides air for the self‐contained breathing apparatus (SCBA) tanks to ensure firefighter safety when entering environments with hazardous air quality.

Construction Buildings and
Facilities
Fire
Department Spring 2021  $                        94,500 AP‐20000 Airport Electrical
Improvements
This project replaced the outdated electrical panels for the Palo Alto Airport office rental spaces.

Construction was completed in January 2021. Construction Airport Public  Works Winter 2021  $                     146,466 PE‐18000 New California Avenue Area
Parking Garage
This project built the California Avenue Area Parking Garage, as part of the 2014 Council Infrastructure Plan.   The parking garage has 627 parking spaces with 2 basement levels and 4 above grade floors.  The garage features an automated parking space guidance system, EV charging stations, bicycle parking, and motorcycle parking. The garage was opened to the public on December 8, 2020.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Fall 2020  $                50,119,976 PF‐14002 Fire  Station 1 Improvements
This project updated the individual sleeping quarters in the firehouse to address gender issues and privacy concerns.  Fire Station #1 was the only fire station in the City that did not have separate bedrooms to accommodate male and female firefighters.   This project was completed in fall 2020.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Fall 2020  $                     187,064 June 2021
4 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
GS‐18000 Gas ABS/Tenite Replacement
Project
This project replaced gas services laterals constructed of Acrylonitrile‐butadiene‐styrene (ABS) or Tenite material on various streets.  Council approved funding in June 2019.  The project replaced 104 ABS and Tenite gas services.  The WQCP ABS gas service is assigned to Utility Operations for replacement and the remaining five ABS gas services will be scheduled for replacement once the five‐year moratorium ends on those streets.  As of November 2020, this project is complete.

Construction Gas Utilities Fall 2020  $                  2,615,100 SD‐19000 Loma Verde Avenue Trunk
Line Improvements
This project replaced 1,750 linear feet of storm drain with 48‐inch diameter High Density Polyethylene (HDPE) pipe and associated catch basins, laterals and manholes.  In addition to underground work, additional street restoration and concrete work was completed. Work includes resurfacing one full lane on Loma Verde from the beginning to the end of the project limits, replacement of driveways, sidewalk, and 718 linear feet of curb and gutter.   The contract was awarded in June 2020, construction work began in August 2020,  and was completed in December 2020.

Construction Storm  Drain Utilities Fall 2020  $                  2,976,813 WS‐19000 Mayfield Reservoir Subgrade
and Venting Repair
This project is part of the City’s recent Seismic Upgrade and Emergency Water Supply and Storage Projects.  The reservoir was drained in 2012 for approximately two years to allow extensive seismic rehabilitation work to be performed and construction of a new pump station.

Subsequently hairline cracks were sealed in the reservoir.  A geotechnical consultant was hired to evaluate the tank foundation.  This study was completed and there were several options identified.  Staff has completed the design and construction of the vent screen replacement and crack sealing.

Construction Water Utilities Fall 2020  $                     600,000 EL‐11010
Underground District 47
Middlefield, Homer,
Webster, Addison
This project undergrounded the existing overhead distribution system in the area bounded by Middlefield Road, Homer Avenue, Webster Street, and Addison Avenue. Installation of substructures and utility electric system is completed.  Where possible, the overhead electric lines were removed and poles cut down to the level of the communication lines.

Construction Electric Utilities Fall 2020  $                  3,649,356 WC‐16001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 29
This project replaced of 8,972 linear feet of wastewater mains.  The sanitary sewer mains, laterals, and manholes to be rehabilitated or replaced in this project are located in the Charleston Meadows neighborhood.  Construction started in February 2020 and was suspended for almost 3 months due to COVID‐19 County’s Shelter‐in‐Place Order.  The project is complete as of December 2020.

Construction Wastewater
Collection Utilities Fall 2020  $                  4,434,839 PF‐18000 Parking Lot J Elevator
Modernization
This project modernized the existing elevators at parking Lot J.  The project involves upgrading the interior of the elevators, elevator control interface, call buttons, and meeting current ADA standards.  Construction started in April 2019.  Project is complete except for the State final inspection on the second car.  State is behind because of COVID, but the inspection should be done by the end of July 2020.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2020  $                     781,324 PE‐15003 Fire  Station 3 Replacement
This project replaced the existing Fire Station at Embarcadero Road and Newell Road with a new structure that meets essential services standards and current program needs.   Construction completed in March 2020.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Winter 2020  $                10,080,258 December 2020
5 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
WS‐08001 Water Reservoir Coating
Improvements
This project included the recoating of four steel tanks. Work under this project was included in the Seismic Upgrade of four Steel Tanks and the three Turnout Projects. Once construction started, it was found that the Montebello Reservoir was in very poor condition. Due to escalating costs associated with roof replacement, staff decided to complete construction of the Montebello Reservoir and re‐evaluate the remaining three tanks for replacement.

Construction Water Utilities Spring 2020  $                  2,141,172 WS‐13001 Water Main Replacement ‐
Project 27
This project replaced approximately 9,600 linear feet of structurally deficient, aging, or corroded water mains and services along the mains on Sand Hill Road, Oak Creek Drive (5%) and Fulton Avenue.

Construction Water Utilities Spring 2020  $                  7,786,998 WC‐15001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 28
This project enabled the design and construction of a high priority wastewater main and lateral replacement work to reduce inflow of rainfall and ground water into the collection system. The project replaced or rehabbed  a total of 7,655 linear feet of wastewater mains  located in the Leland Manor/Garland, Midtown West, and Lower Page Mill/Los Altos Hills areas of the City.

Construction Wastewater
Collection Utilities Spring 2020  $                  5,665,897 EL‐17003 VA Hospital ‐ Customer Load
Requirements
This project met the growing electric needs of the VA Hospital. Staff has had numerous discussions with VA Hospital on electric load growth at the hospital and anticipated needs from the utility. Much of the cost is reimbursed to the City by the VA Hospital. Staff has prepared preliminary designs for interim solutions and is awaiting additional information from VA to develop long range plans to meet their future needs.

Design Electric Utilities Spring 2020  $                        84,984 EL‐04012 Utility Site Security
Improvements
This project added electronic security systems at utility sites to protect equipment at electric substations, water pumping plants, reservoirs, and gas stations from intrusion and vandalism.

Cameras and detection systems have been installed at nine electric substations, three water stations, and one natural gas station to monitor facilities.

Construction Electric Utilities Spring 2020  $                  1,644,681 EL‐11008 Rebuild Underground District
19 This project rebuilt and replaced the underground electric system in Underground District 19, the area bounded by Forest Avenue, Waverley Street, Addison Avenue, and Alma Street.  Construction Electric Utilities Spring 2020  $                     149,023 FD‐18000 Self Contained Breathing
Apparatus Replacement
This project replaced Self Contained Breathing Apparatus equipment (SCBA) used by firefighters when entering hazardous conditions when responding to fire and hazardous materials incidents.

The SCBA provides breathable air for firefighters when entering environments where the atmosphere is immediately dangerous to life or health.  The expected service life for SCBAs is 15 years.

Purchase Buildings and
Facilities
Fire
Department Spring 2020  $                     799,999
June 2020
6 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
FD‐20000 Cardiac Monitor
Replacement
This project replaced the entire complement of twenty cardiac monitors in the Department.

Along with other tools needed for patient assessment and airway verification, cardiac monitors assess cardiac activity in patients and provide defibrillation and pacing.

Purchase Buildings and
Facilities
Fire
Department Spring 2020  $                     850,000
PL‐16001 Downtown Mobility and
Safety Improvements
This project included the construction of curb extensions and the installation of new pedestrian signal heads and traffic signal modifications in 2019 as part of the Upgrade Downtown project. Construction Traffic and Transportation
Office of
Transportation Fall 2019  $                  1,819,847
FD‐20002 Thermal Imaging Cameras
Replacement
This project replaced the Thermal Imaging Cameras (TICs) on all fire and response vehicles used to help identify the location of victims; assess the source of fires, smoke, and heat; to assist in creating a plan of action.

Purchase Buildings and
Facilities
Fire
Department Fall 2019  $                        99,000
WC‐11000
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 24
This project  addressed areas that were identified in Wastewater Capital Improvement Project 17 (Cleaning and Video Inspection of the Collection System) as needing rehabilitation. This project was combined with Project 25 and 26(WC‐12001; WC‐13001).

Construction Wastewater
Collection Utilities Fall 2019  $                  3,131,595 WC‐13001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 26
This project was combined with Project 24 and 25(WC‐11001; WC‐12001). All new service laterals were installed from the new sewer main to the new sewer cleanouts located in the City’s right‐of‐way.

Construction Wastewater
Collection Utilities Fall 2019  $                  3,309,998 CB‐19000 Cubberley Track and Field
Replacement This project replaced the synthetic turf field, installed an all‐weather track and a fitness area. Construction Parks and Open Space Public Works Fall 2019  $                  1,851,708 PE‐14018 Baylands Boardwalk
Improvements  This project replaced the existing boardwalk with similar alignment and configuration.  Construction Buildings and Facilities Public Works Winter 2019 2,123,681 $
PE‐17009 City  Hall Floor 4 Remodel This project improved the Administrative Services Department offices on the fourth floor of City Hall. Construction Buildings and
Facilities Public Works Winter 2019 494,818 $
PE‐14015
Lucie Stern Buildings
Mechanical and Electrical
Upgrades
This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community Theater, and Lucie Stern Community Center.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2019 6,142,607 $
PL‐16000 Quarry Road Improvements
and Transit Center Access
This project included planning, design and construction of bicycle and pedestrian improvements along Quarry Road. Construction Traffic and
Transportation
Planning and
Community
Environment
Spring 2019 5,148,378 $
EL‐17008 Utility Control Center
Upgrades This project upgraded the Utility Control Center working environment.  Construction Electric Utilities Winter 2019 499,997 $ GS‐12001 Gas Main Replacement
Project 22
This project replaced approximately 23,700 linear feet of gas mains and services along University Avenue and other streets in the Downtown North nieghborhood. Construction Gas Utilities Spring 2019 11,658,997 $ WC‐12001
Wastewater Collection
System Rehabilitation /
Augmentation Project 25
This project was combined with Project 24 and 26 (WC‐11001; WC‐13001) replacing 45,294 linear feet of sanitary sewer mains in university South, Professorville and Old palo Alto neigborhoods. Construction Wastewater Collection Utilities Spring 2019 3,211,998 $
December 2019 June 2019
7 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
WQ‐14001 Dewatering and Loadout
Facility
This project provides funding for the design and construction of the sludge dewatering facility and truck loadout to retire existing dewatering and sewage sludge incinerators.  Construction Wastewater Treatment Public Works Spring 2019 27,497,551 $
WS‐12001 Water Main Replacement –
Project 26
This project replaced approximately 11,000 linear feet of aging water mains and services which included water main replacement as part of the Upgrade Downtown Project. Construction Water Utilities Spring 2019 7,506,161 $ PE‐17009 City  Hall Floor 5 Remodel This project improved the Planning and Community Environment (PCE) Department offices on the fifth floor of City Hall.  Construction Buildings and Facilities Public Works Summer 2018 525,000 $
AC‐14001 Baylands Nature Interpretive
Center Exhibit Improvements
This project replaced worn out or non‐functioning exhibits at the Baylands Nature Interpretive Center. Construction Buildings and
Facilities
Community
Services Summer 2018 56,000 $
PE‐17000 Mitchell Park Adobe Creek
Bridge Replacement  This project replaced the existing bridge over Adobe Creek in Mitchell Park. Construction Parks and Open Space Public Works Summer 2018 250,000 $
PD‐14000 Internal Alarm System
Replacement
This project replaced the citywide system of panic alarms from various departments and the Council chambers. Construction Buildings and
Facilities Police Summer 2018 78,000 $
EL‐14004 Maybell 1&2 4/12kV
Conversion  This project converted circuits 1 & 2 at Maybell substation from 4kV to 12kV. Construction Electric Utilities Fall 2018 364,796 $ GS‐15001 Security at City Gas Receiving
Stations This project equiped the City’s four Gas Receiving Stations with video surveillance systems.  Construction Gas Utilities Summer 2018 150,000 $ SD‐13003
Matadero Creek Storm
Water Pump Station and
Trunk Line Improvements
This project upgraded the capacity to the Matadero Creek Storm Water Pump Station, which serves a low‐lying 1200‐acre area of southeastern Palo Alto.  Construction Storm  Drain Public  Works Summer 2018 6,685,317 $ AP‐16002 Wildlife Hazard Management
Plan
The Wildlife hazard Management Plan identified the specific actions the airport will take to mitigate the risk of wildlife strikes on or near the airport. Study Airport Public  Works Summer 2018 63,415 $ WC‐14001
Wastewater Collection
System Rehabilitation
Augmentation Project 27
This project replaced 16,859 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes on various streets. Construction Wastewater
Collection Utilities Winter 2018 4,022,455 $
PG‐15000 Buckeye Creek Hydrology
Study
This project analyzed flooding conditions and recommended flood control structures and drainage and erosion control solutions for the creek located within Foothills Park.   Study Parks and Open Space Public Works Spring 2018 167,741 $
PE‐17004
CalTrain Corridor Video
Management System
Installation
This project replaced two existing gateway signs in the right‐of‐way for the California Avenue business district.  Construction Streets and
Sidewalks Public Works Spring   2018 1,550,000$
June 2018 December 2018
8 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
PF‐16003 Parking Lot Q Elevator
Modernization  This project modernized the existing elevator at Parking Lot Q. Construction Buildings and Facilities Public Works Fall 2017 170,608 $
PE‐13003 Parks, Trails, Open Space,
and Recreation Master Plan
This master plan provided guidance on the recreation and improvement needs for Palo Alto’s parks, trails, open space and recreational programs.   Study Parks and Open Space
Community
Services Fall  2017 627,057$
PE‐12003 Rinconada  Park Master Plan
This project developed a plan for short, medium and long range improvements to the regional park including the consideration of pathways, new restrooms and playgrounds, new landscaping, and revitalization of underutilized areas within the park.

Study Parks and Open
Space
Community
Services Fall 2017 541,355 $
PE‐13012 Structural Assessment of City
Bridges
The project developed an inventory of all City‐owned bridges and culvert structures, condition assessment, cost estimate for rehabilitation, and recommendation for future inspection frequencies, assessment and improvements.

Study Buildings and
Facilities Public Works Fall 2017 198,529 $
WC‐11000
Wastewater Collection
System Rehabilitation /
Augmentation Project 24
Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.

Construction Wastewater
Collection Utilities Fall 2017 3,119,806 $
WC‐13001
Wastewater Collection
System Rehabilitation /
Augmentation Project 26
Combined with Project 25 and 26 (WC‐12001; WC‐13001), this project replaced and/or rehabilitated approximately 42,398 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes, 779 sewer laterals, and 121 sewer manholes.

Construction Wastewater
Collection Utilities Fall 2017 3,361,118 $
PG‐13003
Golf Reconfiguration and
Baylands Athletic Center
Improvements
This project completed the rehabilitation of the Palo Alto Municipal Golf Course, including  a new layout for the course, new prefabricated restroom, new water‐saving turf and irrigation system, and rebranded the course as the Baylands Golf Links.

Construction Parks and Open
Space Public Works Fall 2017 13,675,177 $
GS‐11000 Gas Main Replacement –
Project 21 This project combined with GWR 19B & GMR 20 and replaced ABS gas mains and services.   Construction Gas Utilities Winter 2017 2,364,937 $ WS‐11000 Water Main Replacement –
Project 25
This project provided installation of approximately 11,869 linear feet of new High Density Polyethylene (HDPE) water mains, 232 new HDPE water services, and 15 new fire hydrants within the City limits.

Construction Water Utilities Winter 2017 5,445,069 $
WS‐15004 Water  System Master Plan
The 2015 Water System Master Plan identified present capital improvements and replacement rates required to ensure optimal reliability levels of service to the existing distribution and transmission systems.

Study Water Utilities Spring 2017 500,000 $
WC‐10002
Wastewater Collection
System Rehabilitation /
Augmentation Project 23
Combined with Project 22 (WC‐09001).  This project replaced and/or rehabilitated approximately 33,497 linear feet of sanitary sewer mains of various sizes, 554 sewer laterals, and 102 sewer manholes.

Construction Wastewater
Collection Utilities Winter 2017 1,272,289 $
EL‐10009
Street Light System  Street
Light System Conversion
Project
This project converted HPS streetlights to LED and the conversion of approximately 4500 cobrahead streetlight fixtures.   Construction Electric Utilities Spring 2017 696,918 $ December 2017
9 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
EL‐13006 Sand Hill / Quarry 12kV
InterTie  This project installed new wire to connect circuits QR‐24 and QR‐27 in the Sand Hill/Quarry area.  Construction Electric Utilities Winter 2017 208,648 $ EL‐15001 Electric Substation Battery
Replacement  This project replaced the batteries in all nine of the City's electric substations.  Construction Electric Utilities Winter 2017 400,000 $ PG‐13001
Stanford/Palo Alto Playing
Fields Soccer Turf
Replacement
This project replaced the synthetic turf at the Stanford/Palo Alto Playing Fields.  Construction Parks and Open Space
Community
Services Fall 2016 1,499,979 $
PG‐09003 Park Maintenance Shop
Remodel
This project renovated and remodeled the Parks maintenance shop for safety and efficienciency upgrades. Construction Parks and Open
Space
Community
Services Summer 2016 94,419 $
PE‐12017 City Hall First Floor
Renovations
This project installed new elevator control panels and replaced the gray‐painted panels inside the elevators. Construction Buildings and
Facilities Public Works Summer 2016 3,974,963 $
PE‐11012 Temporary  Main Library This project created a temporary main Library to be used while the new one was being constructed. Construction Buildings and
Facilities Public Works 156,254 $
PE‐15029 Baylands Nature Interpretive
Center Facility Improvement
The project replaced decking, railings, structural framing members, exterior wood flooring, and cabinetry, restroom reconfiguration, and provided Americans with Disabilities Act (ADA) improvements.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2017 889,452 $
PE‐13008 Bowden  Park Improvements
This project improved the children’s playground and included park amenity upgrades such as new playground equipment, a new retaining wall, surfacing and pathway upgrades, planting restoration and irrigation renovations, and replaced of damaged wood benches and the playground perimeter fence.

Construction Parks and Open
Space
Community
Services Summer 2016 421,126 $
PE‐13020 Byxbee  Park Trails  This project provided trail and site amenities over the remaining area of the landfill cap.   Construction Parks and Open Space Public Works Fall 2016 334,607 $
PE‐17002 City  Hall Floor 3 Remodel
This project improved the Utilities Department administrative offices on the third floor of City Hall. It included new carpet, wall reconfiguration, a kitchenette, cabinets, paint, soundproofing, office furniture, doors, and associated building systems.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Spring 2017 440,000 $
PE‐14015
Lucie Stern Buildings
Mechanical and Electrical
Upgrades – Phase 1
This project replaced and upgraded the mechanical, electrical, and fire/life safety systems at Lucie Stern Children’s Theater, Lucie Stern Community Theater, and Lucie Stern Community Center.

Construction Buildings and
Facilities Public Works Summer 2016 3,247,248 $
PG‐12004 Sarah Wallis Park
Improvements
This project improved site amenities with new concrete pathways, replaced old furnishings, and upgraded landscape with drought tolerant species.  Construction Parks and Open Space
Community
Services Winter 2017 65,000 $
June 2017
10 List of Completed Projects
CIP # Project Name Project Description Project Type Fund Source Department Season Completed
Year
Completed
Total Project Budget
** CMR Date
AP‐16003 Airport  Perimeter Fence
This project replaced the perimeter fencing and gates surrounding the Palo Alto Airport boundaries to prevent unauthorized access to the airport runway in accordance with Federal and State standards.

Construction Airport Public  Works Spring 2017 2,003,540 $ SD‐11101
Channing Avenue/Lincoln
Avenue Storm Drain
Improvements
This project installed of 5,800 linear feet of 36‐inch to 60‐inch diameter storm drain along Channing and Lincoln Avenues over three project phases to increase drainage system capacity.   Construction Storm  Drain Public  Works Winter 2016 7,676,275 $ GS‐14004 Gas Distribution System
Model
This project included the development, model installation, testing, documentation, and staff training of a natural gas distribution system model.   Study Gas Utilities Summer 2016 149,500 $ AC‐14000 Art Center Auditorium Audio,
Visual and Furnishings
This project replaced outdated audio visual equipment and furnishings following the auditorium’s use as a temporary library.   Construction Buildings and Facilities
Community
Services Winter 2016 150,000 $
PF‐15000 Rinconada  Pool Locker Room This project renovated the Rinconada Pool locker room including the changing area, restrooms, and showers in the women's and men's locker rooms.   Construction Buildings and Facilities Public Works Winter 2016 464,433 $
PE‐13016 El  Camino Park Restoration
This project installed new athletic fields, synthetic turf, field lighting, fencing, a new restroom, scorekeeper booth and storage buildings, an expanded parking lot, new bike and pedestrian pathways, landscaping, benches, and other amenities.

Construction Parks and Open
Space
Community
Services Fall 2015 5,611,122 $
406,517,673$              Notes: ** Final Project Actuals may be different from Total Project Budget amounts Grand Total December 2016
11