Pleasant Hill City Council
October 17, 2022

INTERLOCAL CONTRACT FOR
COOPERATIVE PURCHASING
ILC No.:

ILC22­12135
Permanent Number assigned
by H­GAC
THIS INTERLOCAL CONTRACT ("Contract"), made and entered into pursuant to the Texas Interlocal Cooperation Act, Chapter 791, Texas Government Code (the "Act"), by and between the Houston­Galveston Area Council, hereinafter referred to as "H­GAC," having its principal place of business at 3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, Texas 77027, and , a local government, a state agency, or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, hereinafter referred to as "End User," having its principal place of business at ,  .

City of
Pleasant Hill
100
Gregory Lane Pleasant Hill CA 94523

WITNESSETH
, H­GAC is a regional planning commission and political subdivision of the State of Texas operating under Chapter 391, Texas Local Government Code; and

WHEREAS
, pursuant to the Act, H­GAC is authorized to contract with eligible entities to perform governmental functions and services, including the purchase of goods and services; and

WHEREAS
, in reliance on such authority, H­GAC has instituted a cooperative purchasing program under which it contracts with eligible entities under the Act; and

WHEREAS
, End User has represented that it is an eligible entity under the Act, that its governing body has authorized this Contract on   (Date), and that it desires to contract with H­GAC on the terms set forth below;

WHEREAS
10/17/2022
NOW, THEREFORE, H­GAC and the End User do hereby agree as follows:

ARTICLE 1: LEGAL AUTHORITY
The End User represents and warrants to H­GAC that (1) it is eligible to contract with H­GAC under the Act because it is one of the following: a local government, as defined in the Act (a county, a municipality, a special district, or other political subdivision of the State of Texas or any other state), or a combination of two or more of those entities, a state agency (an agency of the State of Texas as defined in Section 771.002 of the Texas Government Code, or a similar agency of another state), or a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services, and (2) it possesses adequate legal authority to enter into this Contract.

ARTICLE 2: APPLICABLE LAWS
H­GAC and the End User agree to conduct all activities under this Contract in accordance with all applicable rules, regulations, and ordinances and laws in effect or promulgated during the term of this Contract.

ARTICLE 3: WHOLE AGREEMENT
This Contract and any attachments, as provided herein, constitute the complete contract between the parties hereto, and supersede any and all oral and written agreements between the parties relating to matters herein.

ARTICLE 4: PERFORMANCE PERIOD
The period of this Contract shall be for the balance of the fiscal year of the End User, which began   and ends . This Contract shall thereafter automatically be renewed annually for each succeeding fiscal year, provided that such renewal shall not have the effect of extending the period in which the End User may make any payment due an H­ GAC contractor beyond the fiscal year in which such obligation was incurred under this Contract. 07/01/2022
06/30/2023
ARTICLE 5: SCOPE OF SERVICES
The End User appoints H­GAC its true and lawful purchasing agent for the purchase of certain products and services through the H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submission of any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC.

All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC.

Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User.

ARTICLE 6: PAYMENTS
H­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, and presentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay HGAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenues available to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or services End User procures from an H­ GAC contractor.

ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTS
This Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, or deletionstothetermsofthisContractwhicharerequiredbychangesinFederalandStatelaworregulationsareautomatically pppggppg
the H­ GAC Cooperative Purchasing Program. End User will access the Program through HGACBuy.com and by submission of any duly executed purchase order, in the form prescribed by H­GAC to a contractor having a valid contract with H­GAC.

All purchases hereunder shall be in accordance with specifications and contract terms and pricing established by H­GAC.

Ownership (title) to products purchased through H­GAC shall transfer directly from the contractor to the End User.

ARTICLE 6: PAYMENTS
H­GAC will confirm each order and issue notice to contractor to proceed. Upon delivery of goods or services purchased, and presentation of a properly documented invoice, the End User shall promptly, and in any case within thirty (30) days, pay HGAC’s contractor the full amount of the invoice. All payments for goods or services will be made from current revenues available to the paying party. In no event shall H­GAC have any financial liability to the End User for any goods or services End User procures from an H­ GAC contractor.

ARTICLE 7: CHANGES AND AMENDMENTS
This Contract may be amended only by a written amendment executed by both parties, except that any alterations, additions, or deletions to the terms of this Contract which are required by changes in Federal and State law or regulations are automatically incorporated into this Contract without written amendment hereto and shall become effective on the date designated by such law or regulation.

H­GAC reserves the right to make changes in the scope of products and services offered through the H­GAC Cooperative Purchasing Program to be performed hereunder.

ARTICLE 8: TERMINATION PROCEDURES
H­GAC or the End User may cancel this Contract at any time upon thirty (30) days written notice by certified mail to the other party to this Contract. The obligations of the End User, including its obligation to pay H­GAC’s contractor for all costs incurred under this Contract prior to such notice shall survive such cancellation, as well as any other obligation incurred under this Contract, until performed or discharged by the End User.

ARTICLE 9: SEVERABILITY
All parties agree that should any provision of this Contract be determined to be invalid or unenforceable, such determination shall not affect any other term of this Contract, which shall continue in full force and effect.

ARTICLE 10: FORCE MAJEURE
To the extent that either party to this Contract shall be wholly or partially prevented from the performance within the term specified of any obligation or duty placed on such party by reason of or through strikes, stoppage of labor, riot, fire, flood, acts of war, insurrection, accident, order of any court, act of God, or specific cause reasonably beyond the party's control and not attributable to its neglect or nonfeasance, in such event, the time for the performance of such obligation or duty shall be suspended until such disability to perform is removed; provided, however, force majeure shall not excuse an obligation solely to pay funds. Determination of force majeure shall rest solely with H­GAC.

ARTICLE 11: VENUE
Disputes between procuring party and Vendor are to be resolved in accord with the law and venue rules of the State of purchase.

THIS INSTRUMENT HAS BEEN EXECUTED BY THE PARTIES HERETO AS FOLLOWS:

City of Pleasant Hill
Name of End User (local government, agency, or non­profit corporation)
100 Gregory Lane
Mailing Address
Pleasant Hill, CA 94523
City, State ZIP Code
Signature of chief elected or appointed official | Date June Catalano, City Manager
Typed Name & Title of Signatory
Houston­Galveston Area Council
3555 Timmons Lane, Suite 120, Houston, TX
77027
By:

Executive Director
Date:

ENDUSERDATA
June Catalano, City Manager
Typed Name & Title of Signatory
END USER DATA
Please sign and return the Interlocal Contract, along with this completed form, to H­GAC by emailing it to cpcontractfax@h­gac.com or by faxing it to 713­993­2424. The contract may also be mailed to:

H­GAC Cooperative Purchasing Program
P.O. Box 22777, Houston, TX 77227­2777
Name of End User Agency: City of Pleasant Hill County Name: Contra Costa County Mailing Address: 100 Gregory Lane Pleasant Hill, CA 94523 Main Telephone Number: 925­671­5270 FAX Number: 925­256­8190 Physical Address: 100 Gregory Lane Pleasant Hill, CA >94523 Web Site Address: www.pleasanthillca.org
Official Contact: Ling King
Mailing Address: 100 Gregory Lane
Pleasant Hill, CA 94523
Title: Chief Technology Officer
Ph No.: 925­671­5269
FX No.: 925­256­8190
E­Mail Address: [email protected]
Authorized Official: June Catalano
Mailing Address: 100 Gregory Lane
Pleasant Hill, CA 94523
Title: City Manager
Ph No.: 925­671­5204
FX No.:

E­Mail Address: [email protected]
ILC No.:

ILC22­12135
Permanent Number assigned
by H­GAC NON­PROFIT CERTIFICATION
(End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed.

City of Pleasant Hill
End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas:

Functions/Services: Police Protection and Detention Services, Streets, Roads and Drainage, Records Center Services, Planning, Library and Museum Services, Engineering
Administrative Functions: Personnel Services, Purchasing, Records Management, Data Processing End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides.

End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction.

By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate.

Signature of End User
June Catalano, City Manager
Printed Name and Title
Date

COMPLETINGANDEXECUTINGTHEILCPROCESS
Mailing Address: 100 Gregory Lane
Pleasant Hill, CA 94523
Ph No.: 925­671­5204
FX No.:

E­Mail Address: [email protected]
ILC No.:

ILC22­12135
Permanent Number assigned
by H­GAC NON­PROFIT CERTIFICATION
(End User) is a non­profit corporation with an Internal Revenue Service determination in compliance with the Internal Revenue Code Section . Copies of IRS determination letter and By­Laws/Charter/Articles of Incorporation are enclosed.

City of Pleasant Hill
End User is a non­profit corporation created and operated to provide one or more governmental functions and services. “Governmental functions and services” means all or part of a function or service in any of the following areas:

Functions/Services: Police Protection and Detention Services, Streets, Roads and Drainage, Records Center Services, Planning, Library and Museum Services, Engineering
Administrative Functions: Personnel Services, Purchasing, Records Management, Data Processing End User agrees to notify the Houston­Galveston Area Council immediately if there are any changes to the services or functions end user provides.

End User is made aware that no for­profit organizations may participate in this agreement and agrees to abide by this restriction.

By signing this document, End User certifies that the information provided herein is true and accurate.

Signature of End User
June Catalano, City Manager
Printed Name and Title
Date
COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS
Step 1 (complete)
Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered.

Step 2
Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity.

Step 3
Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424.

The contract may also be mailed to:

PO Box 22777
Houston, TX 77227­2777
H­GAC Cooperative Purchasing Program
If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents.

Step 4
H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically.

June Catalano, City Manager
Printed Name and Title
Date
COMPLETING AND EXECUTING THE ILC PROCESS
Step 1 (complete)
Thank you for completing this step. A PDF copy of the ILC document will be delivered to the email address entered.

Step 2
Secure a signature by the individual identified as the Authorized Official to contractually bind your entity.

Step 3
Scan and email a copy of the contract to H­GAC at cpcontractfax@h­gac.com, or fax it to 713­993­2424.

The contract may also be mailed to:

PO Box 22777
Houston, TX 77227­2777
H­GAC Cooperative Purchasing Program
If you require an original signed contract, please print, sign, and mail two (2) sets of the ILC documents.

Step 4
H­GAC will execute the contract and return a copy to you electronically.