Santa Ana City Council
August 29, 2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

1 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

2 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

3 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

4 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

5 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

6 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

7 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

8 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

9 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

10 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

11 8/29/2023

City Council Special Meeting Packet
August 29, 2023
REGULAR OPEN MEETING – 5:30 PM
CITY COUNCIL CHAMBER
22 Civic Center Plaza Santa Ana, CA 92701
Valerie Amezcua
Mayor
Thai Viet Phan
Councilmember – Ward 1
Benjamin Vazquez
Councilmember ­ Ward 2
Jessie Lopez
Mayor Pro Tem ­ Ward 3
Phil Bacerra
Councilmember ­ Ward 4
Johnathan Ryan Hernandez
Councilmember ­ Ward 5
David Penaloza
Councilmember ­ Ward 6
Mayor and Council telephone: 714­647­6900
Agenda item inquiries: 714­647­6520
Sonia R. Carvalho
City Attorney
Kristine Ridge
City Manager
Jennifer L. Hall
City Clerk
In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in this Meeting, contact Michael Ortiz, City ADA Program Coordinator, at (714) 647­5624. Notification 48 hours prior to the Meeting will enable the City to make reasonable arrangements to assure accessibility to this meeting. The City Council agenda and supporting documentation can be found on the City’s website – www.santa­ana.org/city­meetings.

CITY VISION AND CODE OF ETHICS
The City of Santa Ana is committed to achieving a shared vision for the organization and its community. The Vision, Mission and Guiding Principles (Values) are the result of a thoughtful and inclusive process designed to set the City and organization on a course that meets the challenges of today and tomorrow, as follows:

Vision ­ The dynamic center of Orange County which is acclaimed for our: Investment in youth • Safe and healthy community • Neighborhood pride • Thriving economic climate • Enriched and diverse culture • Quality government services Mission ­ To deliver efficient public services in partnership with our community which ensures public safety, a prosperous economic environment, opportunities for our youth, and a high quality of life for residents.

Guiding Principles ­ Collaboration • Efficiency • Equity • Excellence • Fiscal Responsibility • Innovation • Transparency
Code of Ethics and Conduct ­ At the Special Municipal Election held on February 5, 2008, voters approved an amendment to the City Charter which established the Code of Ethics and Conduct for elected officials and members of appointed boards, commissions, and committees to assure public confidence. The following are the core values expressed: • Integrity • Honesty • Responsibility • Fairness • Accountability • Respect • Efficiency Members of the public may attend the City Council meeting in­person or join via Zoom. The City Council meeting will occur live via teleconference Zoom webinar. You may view the meeting from your computer, tablet or smart phone via YouTube LiveStream at www.youtube.com/user/SantaAnaLibrary or on CTV3, available on Spectrum channel 3.

PUBLIC COMMENTS  – Members of the public who wish to address the City Council on items on the special meeting agenda may do so by one of the following ways:

MAILING OPTION written communications – Public comments may be mailed to:

Office of the City Clerk, 20 Civic Center Plaza M­30, Santa Ana, CA 92701. All written communications received via mail by 4:00 p.m. on the day of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

SENDING E­MAIL OPTION – Public comments may be sent via email to the City Clerk’s office at eComment@santa­ana.org. Please note the agenda item you are commenting on in the subject line of the email. All emails received two (2) hours before the scheduled start of the meeting will be distributed to the City Council and imaged into the City’s document archive system which is available for public review.

LIVE VIRTUAL OPTION – Members of the public may provide live comments during the meeting by Zoom or Conference Call. To join by Zoom click on or type the following address into your web browser https://us02web.zoom.us/j/315965149. To join the Conference Call: Dial (669) 900­9128 and enter MEETING ID: 315 965 149#. You will be prompted by the City Clerk when it is time for a comment. You may request to speak by dialing *9 from your phone or you may virtually raise your hand from Zoom. After the Clerk confirms the last three digits of the caller’s phone number or Zoom ID and unmutes them, the caller must press *6 or microphone icon to speak. Callers are encouraged, but not required, to identify themselves by name. Each caller will be provided three (3) minutes to speak, unless due to the number of speakers wanting to speak a decision is made to provide a different amount of time to speak.

IN­PERSON OPTION ­ Members of the public can provide in­person comments at the podium in the Council Chamber. The Council Chamber will have seating available for members of the public to attend the meeting in­person. Public comments are limited to three (3) minutes per speaker, unless a different time is announced by the presiding chair. Speakers who wish to address the Council must do so by submitting a “Request to Speak” card by 5:30 p.m. for all other designated public comment periods as listed below. Cards will not be accepted after the Public Comment Session begins without the permission of the presiding chair.

The following designated public comment periods are:

1. LIVE PUBLIC COMMENTS ON SPECIAL AGENDA ITEMS – You can provide comments by joining Zoom or the Conference Call as described in the LIVE or IN­PERSON PUBLIC COMMENTS OPTION above. Speaker queue will open at 5:00 p.m. YOU MUST JOIN ZOOM OR THE CONFERENCE CALL PRIOR TO 5:30 p.m. Speakers who are not in the speaker queue by 5:30 p.m. will not be permitted to speak.

TRANSLATION SERVICES ­ Spanish interpreting services are provided at City Council meetings. Simultaneous Spanish interpretation is provided through the use of headsets and consecutive interpretation (Spanish­to­English) in addition to those wishing to address the City Council at the podium.

La ciudad provee servicios de interpretación al español en las juntas del Concilio.

La interpretación simultánea al español se ofrece por medio del uso de audífonos y la interpretación consecutiva (español a inglés) también está disponible para cualquiera que desee dirigirse al concilio municipal en el podio.

About the Agenda
To download or view the attachments (staff report and other supporting documentation) for each agenda item, you must select the agenda item to see the attachments to either open in a new link (the eyeball
) or download a pdf (the cloud symbol with the down arrow ).

CITY COUNCIL SPECIAL OPEN SESSION
CALL TO ORDER
ATTENDANCE Council Members Phil Bacerra
Johnathan Ryan Hernandez
David Penaloza
Thai Viet Phan
Benjamin Vazquez
Mayor  Pro Tem Jessie Lopez
Mayor Valerie Amezcua
City Manager Kristine Ridge
City Attorney Sonia R. Carvalho
City Clerk Jennifer L. Hall
ROLL CALL
PLEDGE OF ALLEGIANCE Mayor Amezcua
WORDS OF INSPIRATION Pastor Dion Thomas, Help is On The Way Church ADDITIONS\DELETIONS TO THE AGENDA
CEREMONIAL PRESENTATIONS

1. Proclamation presented by Mayor Amezcua and Councilmember Penaloza to the Orange County Hunger Alliance declaring September 2023 as Hunger Action Month.

2. Certificates of Recognition presented by Mayor Pro Tem Lopez to the City’s Housing Division Team for Outstanding Contributions to the Community.

3. Certificate of Recognition presented by Councilmember Vazquez to VietRISE for Outstanding Contributions to the Community.

PUBLIC COMMENT – Public comments will be held during the beginning of the meeting for ALL comments on agenda items.

CONSENT CALENDAR
RECOMMENDED ACTION:   Approve staff recommendations on the following Consent Calendar Items: 4 through 20 and waive reading of all resolutions and ordinances.

4. Excused Absences
Department(s): City Clerk’s Office
Recommended Action: Excuse the absent members.

5. Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023 Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Receive and file.

6. City’s Response to Grand Jury Report Regarding Human Sex Trafficking in Orange County
Department(s): Police Department, City Manager’s Office Recommended Action: Approve City of Santa Ana's responses to the Grand Jury's Findings and Recommendations of the 2022­2023 Orange County Grand Jury Report­ Human Sex Trafficking in OC pursuant to Penal Code sections 933 and 933.05.

7. Approve an Appropriation Adjustment and Approve Change Order to Add Funds in the Amount of $300,000 to an Existing Construction Contract with Onyx Paving Company, Inc. for a Revised Estimated Project Delivery Cost of $4,140,200, for the Local Street Preventative Maintenance FY 22­23 Project (Project No. 23­6907) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action:

1.  Approve an appropriation adjustment recognizing prior year fund balance $300,000 in the Residential Street Improvement fund, Prior Year Carry Forward revenue account and appropriating the same amount into the Residential Street improvement fund, Improvements Other Than Building expenditure account for FY 2022­2023 capital operating expenses. (Requires five affirmative votes)

2.  Approve change order to construction contract and an amendment to the Project Cost Analysis to reflect the new amount of $743,100 for project contingency for unanticipated or unforeseen work, for a total Construction Delivery Cost of $4,140,200, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney.

3.  Approve an amendment to the Fiscal Year 2023­24 Capital Improvement Program for $300,000 for construction contingency funds, for the Local Street Preventative Maintenance FY 2022­23 (Project No. 23­6907).

8. Award a Construction Contract to All American Asphalt in the Amount of $1,564,835 for the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $2,113,000 (Project No. 22­6987) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from McFadden Avenue to First Street Improvement Project for a total of $570,870 to the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to All American Asphalt, the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,564,835, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Grand Avenue Rehabilitation from Warner Avenue to Edinger Avenue Project, for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $2,113,000, which includes $1,564,835 for the construction contract; $234,900 for contract administration, inspection, and testing; and a $313,265 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­6 was filed for the project.

9. Award a Construction Contract to Hardy & Harper, Inc. in the Amount of $1,400,000 for the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project, with an Estimated Project Delivery Cost of $1,750,000 (Project No. 21­6975) (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of SB1 funds from the Euclid Rehabilitation from First Street to Hazard Avenue Improvement Project for a total amount of $1,037,000 to the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project to complete the project funding requirement.

2. Award a construction contract to Hardy & Harper, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $1,400,000, subject to change orders (not to exceed 25% of the base bid amount) in accordance with the Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction, for construction of the Alton Avenue Rehabilitation from Main Street to Standard Avenue Project for a term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $1,750,000, which includes $1,400,000 for the construction contract; $210, 000 for contract administration, inspection, and testing; and a $140,000 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2021­43 was filed for the project.

10. Award a Construction Contract to Kalban, Inc. in the Amount of $3,037,800 for the Alley Improvements Program with an Estimated Project Delivery Cost of $4,252,820 (Project No. 23­6910) (M2 Local Fairshare) (General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: 1. Authorize the reallocation of unspent Measure M2 Local Fairshare funds from various projects: $143,017 from Alley Improvement Program FY2018­19, $818,083 from Alley Improvement Program FY2021­22 for a total of $961,100 to the Alley Improvements Program Project to complete the project’s funding requirement.

2. Award a construction contract to Kalban, Inc., the lowest responsible bidder, in accordance with the base bid in the amount of $3,037,800, subject to a change order (not­to­exceed 25 percent of the base bid) in accordance with the 2021 Greenbook:

Standard Specifications for Public Works Construction for construction of the Alley Improvements Program Project, for the term beginning August 29, 2023 and ending upon project completion, and authorize the City Manager to execute the contract subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney.

3. Approve the Project Cost Analysis for a total estimated construction delivery cost of $4,252,820, which includes $3,037,800 for the construction contract; $455,670 for contract administration, inspection, and testing; and a $759,350 project contingency for unanticipated or unforeseen work.

4. Determine that the recommended actions are exempt from further review in accordance with the California Environmental Quality Act as Categorical Exemption Environmental Review No. ER­2022­118 was filed for the project 23­6910.

11. Approve Agreement with Arakelian Enterprises, Inc., DBA Athens Services to Provide Street Sweeping Services, for a Total Amount Not to Exceed $64,572,750 for up to 15 Years (Specification No. 23­007) (General Fund and Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Athens Services to provide street sweeping services at a base amount of $3,913,500, with an annual contingency of $391,350, for a total annual amount of $4,304,850, plus allowance for an annual adjustment based on the Consumer Price Index, for a ten­year initial term totaling $43,048,500, beginning on July 1, 2024 and expiring June 30, 2034, with an option for one, five­year extension totaling $21,524,250, for an aggregate amount not to exceed $64,572,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

12. Approve a License Agreement with The Legacy Fund for Use of 10th Street Right of Way (Non­General Fund)
Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute a license agreement with The Legacy Fund, a nonprofit public benefit organization, for use of public right­ of­way on 10th Street between Main Street and Sycamore Street for improvements for the use and benefit of Orange County School of Arts students, staff, and faculty, for a 10­year term with two optional five­year extensions, with a $3,000 annual license fee paid to the City, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and the City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

13. Approve Agreement with Volcan Advertising & Entertainment for Music Entertainment at the Fiestas Patrias Event in the Amount of $122,000 (General Fund) Department(s): Parks, Recreation, and Community Services Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Volcan Advertising & Entertainment to provide musical entertainment at the Fiestas Patrias event, in the amount of $122,000, beginning August 29, 2023 through September 30, 2023, subject to non­substantive change approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

14. Approve Master Service Agreement with Lexipol, LLC to Provide Policy Manual Maintenance and Support to the Police Department (General Fund and Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Lexipol, LLC, for the period of October 1, 2023 through September 30, 2026, to provide policy manual maintenance, support, and training services to the Police Department in an amount not to exceed $175,573.29, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

15. Approve Agreement with Filler Security Strategies, Inc. in the Amount of $56,750 to Provide a Revision to the Three­Year Countywide Homeland Security Grants Strategy (Non­General Fund)
Department(s): Police Department
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute an agreement with Filler Security Strategies, Inc., for the period of August 29, 2023 through March 31, 2024, to provide a revision to the Countywide Homeland Security Grants Strategy in an amount not to exceed $56,750, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­XXX).

16. Amend Agreement with Benefit Financial Services Group, LLC (BFSG) for Plan and Investment Advisory Services Pertaining to the 457 Deferred Compensation Plan to Add Participant Planning and Consulting Services at No Additional Cost Department(s): Finance and Management Services
Recommended Action: Authorize the City Manager to execute the first amendment to the agreement with Benefit Financial Services Group, LLC to provide Participant Planning and Consulting Services at no additional cost, subject to non­substantive changes approved by the City Manager and City Attorney (Agreement No. 2023­ XXX).

17. City Attorney Evaluation and Resolution to Reflect Positive Performance Department(s): City Attorney’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution to reflect an Exceeds Expectations performance evaluation conducted on August 15, 2023 and acknowledge retainer adjustment of $25,000 per the existing Legal Services Agreement with Best Best and Krieger LLP for City Attorney and Special Counsel Legal Services.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AFFIRMING A POSITIVE CITY ATTORNEY EVALUATION AND ACKNOWLEDGING A RETAINER INCREASE PURSUANT TO THE EXISTING RESTATED LEGAL SERVICES AGREEMENT FOR CITY ATTORNEY SERVICES

18. Resolution Declaring Support of the HOME Act AB1306 Department(s): City Manager’s Office
Recommended Action: Adopt a resolution declaring support of Assembly Bill 1306 (Carrillo) ­ State Government: Immigration Enforcement.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA SUPPORTING ASSEMBLY BILL 1306 (The HOME Act)

19. Authorize the Planning Division to Prepare and Provide Notice to the County of Orange Airport Land Use Commission (ALUC) in Accordance with Public Utilities Code Section 21676(b) for a Proposed Mixed­Use Development Project Located on the 41­Acre Site at 3600 South Bristol Street Currently Undergoing Public Review and Entitlements Processing with the City
Department(s): Planning and Building Agency
Recommended Action: Adopt a resolution authorizing the Planning Division to initiate the preparation and drafting of findings and determination overruling the County of Orange Airport Land Use Commission’s Determination of Inconsistency associated with a proposed mixed­use development project on a 41­acre site located at 3600 South Bristol Street and to provide notice in accordance with Section 21676(b) of the Public Utilities Code to the County of Orange Airport Land Use Commission and the State of California Department of Transportation’s Division of Aeronautics.

RESOLUTION NO. 2023­XXX   A RESOLUTION OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA AUTHORIZING THE PLANNING DIVISION TO INITIATE THE PREPARATION AND DRAFTING OF FINDINGS IN SUPPORT OF OVERRULING THE ORANGE COUNTY AIRPORT LAND USE COMMISSION’S  DETERMINATION OF INCONSISTENCY ASSOCIATED WITH A PROPOSED MIXED­USE
DEVELOPMENT PROJECT ON A 41­ACRE SITE LOCATED AT 3600 SOUTH BRISTOL STREET AND TO PROVIDE NOTICE IN ACCORDANCE WITH SECTION 21676(B) OF THE PUBLIC UTILITIES CODE TO THE COUNTY OF ORANGE LAND USE COMMISSION AND THE STATE OF CALIFORNIA DEPARTMENT OF TRANSPORTATION’S DIVISION OF AERONAUTICS AT LEAST 45 DAYS PRIOR TO THE FUTURE PUBLIC HEARING DATE FOR THE PROPOSED PROJECT AND PROPOSED OVERRULING ACTION BY THE CITY COUNCIL (includes determination that this action is not subject to the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to Section 15061(b)(3) of the CEQA Guidelines as the proposed action will not have a significant effect on the environment). **END OF CONSENT CALENDAR**
BUSINESS CALENDAR

20. Ordinance Amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code Establishing Speed Limits on Certain Streets and Portions of Streets in the City (Project No. 22­2992) (Non­General Fund) Department(s): Public Works Agency
Recommended Action: Approve first reading of an ordinance amending Article VII, Prima Facie Speed Limits, of Chapter 36 of the Santa Ana Municipal Code establishing speed limits on certain streets and portions of streets in the city.

ORDINANCE NO. NS­XXX AN ORDINANCE OF THE CITY COUNCIL OF THE CITY OF SANTA ANA REPEALING AND REENACTING IN ITS ENTIRETY ARTICLE VII OF CHAPTER 36 OF THE SANTA ANA MUNICIPAL CODE ESTABLISHING PRIMA FACIE SPEED LIMITS
**END OF BUSINESS CALENDAR**
COUNCILMEMBER REQUESTED ITEMS

21. Discuss and consider directing the City Manager to prepare an ordinance for City Council’s consideration to amend the City of Santa Ana’s Rent Stabilization and Just Cause Eviction Ordinance to require supermajority approval of the total number of Councilmembers for certain future amendments to the ordinance. – Councilmember Phan
CITY MANAGER COMMENTS
COUNCIL COMMENTS
AB1234 DISCLOSURE – If the City paid for travel or other expenses this is the time for members of the Council to provide a brief oral report on attendance of any regional board or commission meeting or any conference, meeting or event attended.

ADJOURNMENT  – Adjourn the City Council Special meeting.

Future Items

1.  Water Quality PFAS Presentation with Orange County Water District

City Council

12 8/29/2023

City Council
{{item.number}} –

{{item.pagenumber}}
8/29/2023

City Council
{{item.number}} –

{{item.pagenumber}}
8/29/2023

Finance and Management Services
www.santa-ana.org/finance
Item # 5
City of Santa Ana
20 Civic Center Plaza, Santa Ana, CA 92701
Staff Report
August 29, 2023

TOPIC: Periodic Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023

AGENDA TITLE
Receive and File Quarterly Report of Investments as of June 30, 2023

RECOMMENDED ACTION
Receive and file.

DISCUSSION
California Code Section 53646 (b) states that if a quarterly report is rendered to the legislative body, the quarterly investment report shall be submitted within 45 days following the end of the quarter covered by the report. In an effort to meet the statutory requirement, Finance & Management Services Agency (“FMSA”) submits the Report via email for review and distribution to the City Council in advance. The report was emailed for distribution on August 2, 2023. The legislation specifies that this quarterly report contain the seven major elements listed below:

1. Type of investments

2. Date of maturity

3. Par and dollar amounts invested in each security

4. Weighted average maturity of the investments

5. Market value as of the date of the report

6. Source of the market value information

7. Any funds, investments, or programs, including loans, under the management of contracted parties
These specifications include a statement outlining the ability of the City to meet the budgeted expenditures for the subsequent six months be submitted to the City Council on a quarterly basis. Staff performs an end-of-month expenditure analysis to comply with the expenditure requirement and a statement confirming the ability to meet this requirement in the monthly and quarter-ending Treasurer’s Report. The information is in compliance with State law and the City’s Investment Policy.

The attached Treasurer’s Report (Exhibit 1) accurately reflects all pooled investments held on behalf of the City as of June 30, 2023.

City Council
5 –
1 8/29/2023

Quarterly Report of Investments
August 29, 2023

3 6
8 7
The attached Cash held by Bank and Cash held by Fund(s) Listing (Exhibit 2) is a schedule of cash by funds added to the monthly and quarterly Report of Investments to enhance FMSA’s reporting and transparency.

The following two tables represent: (1) percentage limits set by the City’s Investment Policy and State Law and shows respective City investment portfolio investment types, amounts, and percentages; and (2) the restricted cash balance as of June 30, 2023.

Type of Investment Amounts
Invested $ Portfolio %
COSA
Policy
Limits
%
State Law
Limits %
Certificates of Deposit (CDs) $6,696,000 1.20% 30% 30%
Federal Farm Credit Bank (FFCB) $55,936,550 10.00% None None Federal Home Loan Bank (FHLB) $249,738,720 44.63% None None Federal Home Loan Mortgage Corp. (FHLMC) $44,993,750 8.04% None None Federal National Mortgage Association (FNMA) $59,484,750 10.63% None None Local Agency Investment Fund (LAIF) $73,244,242 13.09% None None Local Agency Investment Fund (LAIF – ARPA) $59,582,074 10.65% None None U.S. Treasury $9,915,500 1.76% None None
Sub- Total: $559,591,586 100% None None
Cash : $22,170,181
Total: $581,761,767
Restricted Cash In $
Restricted Cash †, $13,417,418
Total $13,417,418
† Restricted cash is held by various Trustees such as Bank of New York Mellon; US Bank; Signature Bank; and State of California Condemnation Fund. Restricted Cash is segregated from cash used for daily operations.

The following City investment portfolio graph represents percentages within the respective investment types as of June 30, 2023.

City Council
5 –
2 8/29/2023

Quarterly Report of Investments
August 29, 2023

3 6
8 7
The following two tables represent, as of June 30, 2023: (1) the aggregate Average Market Yield To Date (AMTD); and (2) the breakdown of by investment type.

Aggregate Average Market Yield To Date
Average Month To Date (AMTD) 1.877%
Investments Book Value of Investments YTM % of Portfolio Certificates of Deposit $6,696,000 1.181% 1.19% 0.014%
LAIF $73,244,242 3.167% 13.20% 0.418%
LAIF (ARPA) $59,582,074 3.167% 10.77% 0.341%
Federal Agency Securities $410,153,770 1.436% 73.07% 1.049% U.S. Treasury $9,915,500 3.100% 1.77% 0.055%
$559,591,586 1.877% 100% 1.877%
Cash held by Bank and Cash by Fund(s) Listing (Exhibit 2) The above-referenced exhibit (Exhibit 2) includes a comparison of bank balances between each City Cash account including Investments; Cash held at a City designated financial institution; Cash on Hand; and Restricted Cash versus the Cash held by various Fund(s).

FISCAL IMPACT
There is no fiscal impact associated with this action.

EXHIBIT(S)

1. Treasurer’s Report

2. Cash Held by Bank and Cash Fund(s) Listing
Submitted By: Kathryn Downs, FMSA Executive Director
Approved By: Kristine Ridge, City Manager

City Council
5 –
3 8/29/2023

City of Santa Ana
Portfolio Management
June 30, 2023
Portfolio Summary
% of
Portfolio
Book
ValueInvestments
Market
Value
Par
Value
Days to
MaturityTerm
YTM/C
Certificates of Deposit 6,696,000.00 1,6531.20 1.1811,0976,053,719.806,696,000.00 Local Agency Investment Funds 73,244,241.78 113.09 3.167173,244,241.7873,244,241.78 Cash in Banks 59,582,074.22 110.65 3.167159,582,074.2259,582,074.22 Federal Agency Coupon Securities 410,153,770.25 1,49273.30 1.436266380,896,995.50410,175,000.00 Treasury Coupon Securities 4,990,000.00 8370.89 1.8393654,822,650.005,000,000.00 Treasury Strips 4,925,500.00 1160.88 4.759244,984,750.005,000,000.00 559,591,586.25 100.00%
Investments
529,584,431.30559,697,316.00 1,122 212 1.877
Cash
(not included in yield calculations)
Passbook/Checking 22,170,180.59 1 0.000122,170,180.5922,170,180.59 581,761,766.84Total Cash and Investments 551,754,611.89581,867,496.59 1,122 212 1.877 Current Year
June 30
841,523.86
Fiscal Year To Date
7,705,815.45 7,705,815.45
Fiscal Year Ending
Average Daily Balance
Effective Rate of Return
595,430,414.28 541,168,891.64

1.42%1.72%
Total Earnings Month Ending
This report contains all the required information in SB 866 and SB 564 and accurately reflects all pooled investments held during this reporting period on behalf of the City and the City of Santa Ana acting on behalf of the Community Redevelopment Agency. The information reported herein is in compliance with State law and the City's Investment Policy. Based on liquidity of investments, the City of Santa Ana is able to meet budgeted expenditure requirements for the next six months, barring any catastrophic natural disasters. Market pricings are obtained through the City's third party trust services at BNY Mellon Trust.
__________________________________________________ ____________________ Finance & Mgmt Services Agency,
Portfolio COSA
CP
Reporting period 06/01/2023-06/30/2023
Run Date: 07/24/2023 - 08:34 PM (PRF_PM1) 7.3.11
Report Ver. 7.3.11
EXHIBIT 1

City Council
5 –
4 8/29/2023

YTM/C
365

Par Value Book Value
Maturity
Date
Stated
RateMarket Value
June 30, 2023
Portfolio Details - Investments
Average
BalanceIssuer
Portfolio Management
City of Santa Ana
Days to
Maturity
YTM/C
360CUSIP Investment #
Purchase
Date
Certificates of Deposit

0.600BANK OZK14051 248,000.00 248,000.00 05/12/20260.60011/12/2021 220,271.69 0.59206417NF73 1,046

0.700American Equity Bank14043 248,000.00 248,000.00 05/27/20260.70011/26/2021 220,583.35 0.69002568KAJ4 1,061

1.000PENTAGON FCU14050 248,000.00 248,000.00 11/10/20261.00011/10/2021 220,159.67 0.98670962LAV4 1,228

0.600LUANA SAVINGS BK14046 248,000.00 248,000.00 11/05/20260.60011/05/2021 217,402.78 0.592549104ZS9 1,223

1.100SYNCHRONY BANK14047 248,000.00 248,000.00 11/05/20261.10011/05/2021 221,265.45 1.08587165FD76 1,223

2.000AMERICA EXPRESS NATL BK14078 248,000.00 248,000.00 03/16/20272.00003/16/2022 227,032.20 1.97302589ABT8 1,354

0.850CFBANK14044 248,000.00 248,000.00 07/10/20260.85011/10/2021 221,069.18 0.83815721UET2 1,105

0.850FIRST FEDERAL14065 248,000.00 248,000.00 08/29/20250.85012/29/2021 226,400.99 0.83832022EAU0 790

0.800THIRD FEDERAL S&L14056 248,000.00 248,000.00 05/23/20250.80011/24/2021 228,064.25 0.78988413QDE5 692

2.250BEAL BANK PLANO TX14084 248,000.00 248,000.00 03/24/20272.25003/30/2022 229,054.81 2.21907371AH22 1,362

1.000GOLDMAN SACHS14064 248,000.00 248,000.00 12/22/20251.00012/22/2021 225,348.90 0.98638149MR47 905

1.150ST BK INDIA NY14057 248,000.00 248,000.00 11/30/20261.15011/29/2021 221,337.35 1.134856285YQ8 1,248

2.000CAPITAL ONE BANK14079 248,000.00 248,000.00 03/16/20272.00003/16/2022 227,032.20 1.97314042TEP8 1,354

1.100MERRICK BANK14049 248,000.00 248,000.00 11/09/20261.10011/09/2021 220,962.72 1.08559013KPN0 1,227

0.850FARMERS & MERCHANTS14054 248,000.00 248,000.00 11/19/20260.85011/19/2021 218,789.34 0.83830781JAW0 1,237

0.950BMW BANK OF NA14061 248,000.00 248,000.00 12/17/20240.95012/17/2021 231,599.88 0.93705580AH64 535

0.900INSBANK14062 248,000.00 248,000.00 06/19/20260.90012/20/2021 221,657.34 0.88845776NEN2 1,084

1.250MEDALLION BK UT14063 248,000.00 248,000.00 12/21/20261.25012/20/2021 221,502.71 1.23358404DMQ1 1,269

1.100TOYOTA FINANCIAL14052 248,000.00 248,000.00 11/12/20261.10011/12/2021 221,125.36 1.08589235MMB4 1,230

0.900EMPIRE ST BK NA14045 248,000.00 248,000.00 07/13/20260.90011/12/2021 221,591.92 0.888292079AR1 1,108

2.250BEAL BANK USA14085 248,000.00 248,000.00 03/24/20272.25003/30/2022 229,054.81 2.21907371CT25 1,362

0.800POPPY BANK14053 248,000.00 248,000.00 11/17/20260.80011/17/2021 218,439.54 0.78973319FBJ7 1,235

0.500FIRST GENERAL BK14048 248,000.00 248,000.00 02/05/20250.50011/05/2021 228,801.80 0.493320337EZ7 585

0.900GREENSTATE CU14055 248,000.00 248,000.00 11/24/20250.90011/23/2021 225,034.58 0.88839573LCC0 877

2.250MORGAN STANLEY PVT BANK14082 248,000.00 248,000.00 03/30/20272.25003/31/2022 229,166.98 2.21961768U3U9 1,368

2.250MORGAN STANLEY PVT BANK14083 248,000.00 248,000.00 03/30/20272.25003/31/2022 229,166.98 2.21961773TCX9 1,368

1.000SALLIE MAE BANK14060 248,000.00 248,000.00 12/16/20241.00012/15/2021 231,803.02 0.986795451BA0 534 6,696,000.00 1.1656,053,719.806,696,000.006,696,000.00Subtotal and Average 1.181 1,097 Local Agency Investment Funds

3.167Local Agency Investment FundLAIFCITY 73,244,241.78 73,244,241.78 3.16773,244,241.78 3.124LAIFCITY 1 73,244,241.78 3.12473,244,241.7873,244,241.7874,092,975.11Subtotal and Average 3.167 1 Cash in Banks

3.167Local Agency Investment FundLAIF ARPA 59,582,074.22 59,582,074.22 3.16759,582,074.22 3.124LAIF ARPA 1 Portfolio COSA
CP
Run Date: 07/24/2023 - 08:34 PM (PRF_PM2) 7.3.11
Report Ver. 7.3.11

City Council
5 –
5 8/29/2023

YTM/C
365

Par Value Book Value
Maturity
Date
Stated
RateMarket Value
June 30, 2023
Portfolio Details - Investments
Average
BalanceIssuer
Portfolio Management
City of Santa Ana
Days to
Maturity
YTM/C
360CUSIP Investment #
Purchase
Date
59,582,074.22 3.12459,582,074.2259,582,074.2294,572,168.92Subtotal and Average 3.167 1 Federal Agency Coupon Securities

2.670Federal Farm Credit Bank13868 925,000.00 924,195.25 10/23/20232.65001/29/2019 917,193.00 2.6343133EJ5W5 114

2.619Federal Farm Credit Bank13876 3,000,000.00 2,998,740.00 02/27/20242.61003/04/2019 2,944,920.00 2.5833133EKBW5 241

1.920Federal Farm Credit Bank13897 1,500,000.00 1,512,465.00 09/05/20232.12506/10/2019 1,490,955.00 1.8943133EKPG5 66

1.606Federal Farm Credit Bank13934 5,000,000.00 5,003,650.00 10/23/20231.62510/23/2019 4,942,000.00 1.5843133EK3M6 114

0.690Federal Farm Credit Bank13974 6,000,000.00 6,000,000.00 07/22/20250.69007/22/2020 5,471,160.00 0.6813133ELX33 752

0.530Federal Farm Credit Bank13988 5,000,000.00 5,000,000.00 09/29/20250.53009/29/2020 4,538,250.00 0.5233133EMBH4 821

0.550Federal Farm Credit Bank13991 5,000,000.00 4,997,500.00 11/03/20250.54011/03/2020 4,533,450.00 0.5433133EMFR8 856

0.800Federal Farm Credit Bank14005 4,000,000.00 4,000,000.00 03/09/20260.80003/09/2021 3,600,240.00 0.7893133EMSU7 982

0.701Federal Farm Credit Bank14006 6,000,000.00 6,000,000.00 04/01/20250.71004/01/2021 5,555,220.00 0.6923133EMUP5 640

0.710Federal Farm Credit Bank14016 5,000,000.00 5,000,000.00 04/21/20250.71004/21/2021 4,620,400.00 0.7003133EMWH1 660

0.710Federal Farm Credit Bank14032 6,000,000.00 6,000,000.00 08/10/20260.71008/10/2021 5,319,600.00 0.7003133EM2C5 40

2.180Federal Farm Credit Bank14075 3,500,000.00 3,500,000.00 02/16/20272.18002/16/2022 3,220,840.00 2.1503133ENPB0 230

3.330Federal Farm Credit Bank14086 2,000,000.00 2,000,000.00 04/12/20273.33004/12/2022 1,905,480.00 3.2843133ENUH1 1,381

3.630Federal Farm Credit Bank14088 3,000,000.00 3,000,000.00 05/03/20273.63005/03/2022 2,876,190.00 3.5803133ENVV9 1,402

2.541Federal Home Loan Bank13873 2,000,000.00 1,996,220.00 02/13/20242.50002/27/2019 1,964,980.00 2.5063130AFW94 227

2.380Federal Home Loan Bank13889 3,000,000.00 2,999,250.00 03/08/20242.37504/29/2019 2,938,950.00 2.3483130AB3H7 251

0.580Federal Home Loan Bank13996 4,000,000.00 4,000,000.00 01/28/20260.58001/28/2021 3,593,760.00 0.5723130AKPQ3 27

0.520Federal Home Loan Bank13997 5,000,000.00 5,000,000.00 01/28/20260.52001/28/2021 4,485,050.00 0.5133130AKU53 27

0.500Federal Home Loan Bank13998 6,000,000.00 6,000,000.00 01/28/20260.50001/28/2021 5,379,180.00 0.4933130AKN69 211

0.600Federal Home Loan Bank13999 5,000,000.00 5,000,000.00 02/25/20260.60002/25/2021 4,447,850.00 0.5923130ALA53 55

0.625Federal Home Loan Bank14001 5,000,000.00 5,000,000.00 02/24/20260.62502/24/2021 4,451,300.00 0.6163130ALBM5 54

0.375Federal Home Loan Bank14002 5,000,000.00 5,000,000.00 02/25/20250.37502/25/2021 4,591,150.00 0.3703130ALB52 55

0.500Federal Home Loan Bank14003 4,000,000.00 4,000,000.00 03/10/20250.50003/10/2021 3,677,400.00 0.4933130ALDZ4 71

0.500Federal Home Loan Bank14004 4,000,000.00 4,000,000.00 09/24/20240.50003/24/2021 3,751,400.00 0.4933130ALKN3 85

0.670Federal Home Loan Bank14007 6,000,000.00 5,997,000.00 03/17/20250.65003/29/2021 5,526,180.00 0.6613130ALLP7 78

1.100Federal Home Loan Bank14008 5,000,000.00 5,000,000.00 04/22/20261.10004/22/2021 4,464,600.00 1.0853130ALW67 21

1.050Federal Home Loan Bank14024 6,000,000.00 6,000,000.00 06/30/20261.05006/30/2021 5,388,300.00 1.0363130AMYU0 91

1.000Federal Home Loan Bank14025 6,000,000.00 6,000,000.00 03/30/20261.00006/30/2021 5,416,320.00 0.9863130AMYC0 91

0.400Federal Home Loan Bank14026 6,000,000.00 6,000,000.00 06/28/20240.40006/28/2021 5,703,240.00 0.3953130AMSF0 89

0.850Federal Home Loan Bank14027 5,000,000.00 5,000,000.00 07/29/20260.85007/29/2021 4,455,850.00 0.8383130ANFU9 1,124

0.875Federal Home Loan Bank14028 5,000,000.00 5,000,000.00 05/18/20260.87508/18/2021 4,486,900.00 0.8633130ANFG0 48

0.500Federal Home Loan Bank14029 5,000,000.00 5,000,000.00 07/29/20260.50007/29/2021 4,492,250.00 0.4933130ANE30 28

0.550Federal Home Loan Bank14033 5,000,000.00 5,000,000.00 12/19/20240.55008/19/2021 4,660,800.00 0.5423130ANHV5 537

0.700Federal Home Loan Bank14034 6,000,000.00 6,000,000.00 08/26/20250.70008/26/2021 5,482,560.00 0.6903130ANPE4 56

0.900Federal Home Loan Bank14035 6,000,000.00 6,000,000.00 08/27/20260.90008/27/2021 5,344,380.00 0.8883130ANQ78 1,153 Portfolio COSA
CP
Run Date: 07/24/2023 - 08:34 PM (PRF_PM2) 7.3.11

City Council
5 –
6 8/29/2023

YTM/C
365