Thousand Oaks City Council
March 29, 2022

City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx
City Council
REGULAR MEETING
Tuesday, March 29, 2022, 6:00 PM
Andrew P. Fox City Council Chambers
Public advisory: Face masks are  strongly recommended.

You may view the City Council meeting broadcast live on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10), and YouTube (CTO Meetings).

If you would like to submit a written comment, please complete the online Comment Form. Please see Public Input section below for more information.

The Brown Act prohibits a person from having to register to attend a City Council meeting.  The Zoom app requires registration if you would like to attend via video/teleconference.  If you do not wish to register to attend the City Council meeting via Zoom, City Council chambers is open and accessible to the public.

If you would like to speak on an agenda item REMOTELY (NOT in person), please complete the online Speaker Form. Please see Public Input section below for more information.

In compliance with the Americans with Disabilities Act (ADA), if you need special assistance to participate in the City Council meeting, please contact the City Clerk Department (805) 449­2151 within 48 hours of the meeting.

Bob Engler, Mayor
Ed Jones, Mayor Pro Tem
Claudia Bill­de la Peña, Councilmember
Al Adam, Councilmember
Kevin McNamee, Councilmember
Executive Team
Andrew P. Powers, City Manager Tracy M. Noonan, City Attorney Ingrid Hardy, Assistant City Manager Gary Rogers, Deputy City Manager Kelvin Parker, Community Development Director Jaime Boscarino, Finance Dir./City Treasurer Cynthia M. Rodriguez, City Clerk Clifford G. Finley, Public Works Director Jonathan Serret, Cultural Affairs Director  Tim Giles, Human Resources Director Jim Friedl, General Manager, CRPD Jennifer Patterson, Library Services Director Jeff Shea, Fire Chief Jeremy Paris, Police Chief
MISSION STATEMENT:

Extraordinary Service to the Citizens We Serve is Our Purpose The following is provided to assist with public participation:

AGENDA AVAILABILITY:  The City Council Agenda is posted at the entry to the Civic Arts Plaza/City Hall, 2100 E. Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks [main posting location pursuant to the Brown Act, G.C. 54954.2(a)]. Agenda packet and “Live and Archived” meetings and minutes are available on the City’s website at www.toaks.org. Televised City Council Meetings are re­broadcast Thursday and Sunday (following meeting) at 10:00 a.m. and 6:00 p.m. on TV (Frontier Channel 3, Spectrum Channel 10).

PUBLIC INPUT: To provide your comments to the City Councilmembers please submit comments via the online Comment Form. Written comment cards will also be available for submission at the meeting. If you would like to speak REMOTELY (NOT in person) on an agenda item during the meeting, please complete  the online  Speaker Form  (you will be asked to provide an email address and telephone number). If you would like to speak IN PERSON, speaker cards will be available at the meeting and MUST be submitted in person. Doors open at 5:30 p.m. All Ventura County Health requirements will be followed, which may include limited capacity, social distancing, and wearing face masks. Persons addressing the City Council are requested to state their name and community of residence for the record. If you need further assistance, please email the City Clerk Department at [email protected] or call (805) 449­2151.

Please be advised that communications directed to the City Council are public records and are subject to disclosure pursuant to the California Public Records Act and Brown Act unless exempt from disclosure under the applicable law. Communications will NOT be edited for redactions and will be printed/posted as submitted.

SPANISH INTERPRETATION: If you need interpretation of your communications to the City Council from Spanish into English, please contact the City Clerk Department at (805) 449­2151 or by email at [email protected]. Notification of at least 48 hours will usually enable the City to make arrangements.

INTERPRETACIÓN AL ESPAÑOL :  Si necesita una interpretación del español al inglés para sus comunicaciones al Consejo de la Ciudad, comuníquese con el Departmento del Secretario Municipal al (805) 449­2151 o por correo electrónico a  [email protected]. Por favor, avísenos con al menos 48 horas de anticipación para que la ciudad pueda hacer los arreglos necesarios.

CONSENT CALENDAR: Matters listed on Consent Calendar that do not require significant reporting and/or discussion for decision or considered to be routine, will be approved by one motion as recommended. There will be no separate discussion unless Councilmember or staff member requests separate discussion prior to approval.

SUPPLEMENTAL INFORMATION:  Any agenda related information received and distributed to the City Council after the Agenda Packet is produced is included in Supplemental Packets.  Supplemental Packets are produced as needed, typically a minimum of two—one available on the Thursday preceding the City Council meeting and the second on Tuesday at the meeting.  Both the Thursday and Tuesday Supplemental Packets are available for public review on the City’s website.

JUDICIAL REVIEW:  Any legal action by an applicant seeking to obtain a judicial review of the City Council’s decision on a Hearing or issue listed on this Agenda may be subject to the 90­day filing period, of and governed by, Code of Civil Procedure Section 1094.6. Also refer to TOMC Section 1­4.05.

1. CALL TO ORDER: 6:00 p.m.

2. PLEDGE OF ALLEGIANCE

3. ROLL CALL: Councilmembers Bill­de la Peña, Adam, McNamee, Jones, and Mayor Engler

4. REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

5. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Proclamation – Red Cross Month
B. Proclamation – Donate Life Month
C. Proclamation – Arbor Earth Day

6. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)

7. CONSENT CALENDAR:

A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify February 23, 2022, March 2, 2022, March 9, 2022, March 16, 2022, and March 23, 2022; approve March 30, 2022, and April 6, 2022, subject to review and ratification
B. Minutes of City Council meeting of February 22, 2022 RECOMMENDATION:

Approve
C. Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328) RECOMMENDATION:

Authorize staff to advertise for construction bids for the Wastewater Interceptor Capital Improvement Project Unit Y2 (CI 5328).

D. Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, specifications, and Addenda Nos. 1 and 2 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444).

2. Award construction contract for Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) to GMZ Engineering, Inc. (Westlake Village, CA), in the amount of $1,274,213, plus a contingency of $127,421.

3. Approve Third Amendment to Professional Services Agreement No. 12377­2020 with m6 Consulting, Inc. (Westlake Village, CA) for Construction Phase Support Services on the Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project (CI 5444) in the amount of $64,225 for a revised not­to­exceed amount of $151,706, plus extra services of $6,423.

4. Approve budget appropriation in the amount of $210,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8250­682­8300 (CI 5444, HCTP Retaining Wall Project).

5. Authorize expenditure in the amount of $1,472,282 ($1,274,213 construction contract, $127,421 construction contract contingency, $64,225 for construction support services and testing, and $6,423 for extra services) from A/C #624­8250­ 682­8300 (CI 5444, Hill Canyon Treatment Plant Retaining Wall Project.

6. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications, and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

E. Residential Allocation (Pre­screening) Time Extension (RCA 2021­70168) RESOLUTION EXTENDING THE EXPIRATION DATE FOR FILING OF FORMAL ENTITLEMENT APPLICATIONS ASSOCIATED WITH CITY COUNCIL ALLOCATION OF 243 MEASURE E DWELLING UNITS FOR CONCEPTUAL MIXED­USE PROJECT LOCATED AT 2150 WEST HILLCREST DRIVE (RCA 2021­70168) RECOMMENDATION:

Adopt resolution extending time frame for submittal of formal application for a mixed­ use development on the property at 2150 West Hillcrest Drive from April 27, 2022, to April 27, 2023.

F. Mechanical Engineering and Building Automation System RECOMMENDATION:

1. Award contract for professional services to GLUMAC, of Irvine, CA, for mechanical engineering consultant services at various City­owned locations (401 & 403 W.

Hillcrest Drive: CI5545, Hill Canyon Wastewater Treatment Plant: CI5647, and Los Robles Greens Golf Course: CI5662), effective March 29, 2022, and ending December 31, 2023, with two one­year options to extend the agreement. The not­to­ exceed amount is $622,910 over the lifetime of the contract, which includes $565,910 for base contract services and $57,000 for extra services.

2. Authorize expenditure in the total amount of $622,910, which includes $565,910 for base contract services from the Adopted FY 2021­22 and FY 2022­23 CIP Budgets [$179,680 from A/C #001­3585­612­8200 and $160,475 from A/C #001­3590­612­ 8200 for 401 & 403 W. Hillcrest Drive (CI5545), $90,480 from A/C #624­8250­682­ 8200 for Hill Canyon Treatment Plant (CI5647), and $192,275 from A/C #671­3560­ 682­8205 for the Los Robles Golf Course (CI5662)], and extra services cost of $57,000 in various funds and accounts to be determined upon project needs.

3. Approve building automation system software selection of Web CTRL by Automated Logic Corporation for capital projects CI5545, CI5647, and CI5662.

G. Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements (CI 5441) RECOMMENDATION:

1. Approve Second Amendment to Professional Services Agreement No. 12688­ 2021 with MKN & Associates (Arroyo Grande, CA) for Design Phase Services on the Hill Canyon Treatment Plant Fats, Oils, and Grease Facility Improvements Project (CI 5441) in the amount of $31,276, for a revised not to exceed amount of $398,022.

2. Authorize expenditure in the amount of $31,276 from A/C #624­8250­682­8300 (CI 5441, HCTP FOG Station Upgrades)
H. Unit W ­ Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) RECOMMENDATION:

1. Reject all bids received on February 23, 2022.

2. Authorize staff to re­advertise Unit W – Wastewater Pipe and Maintenance Access Hole Lining (CI 5530) for construction bids.

I. Environmental Impact Report Consultant Agreement
RECOMMENDATION:

1. Approve first amendment to Contract No. 12885­2021 with Environmental Science Associates (ESA), Camarillo, CA, in the amount of $131,807 ($99,890 for additional scope and $31,917 for extra services) for a new total not­to­exceed amount of $300,000.

2. Approve additional budget appropriation and expenditure in the amount of $131,807 from A/C #001­4210­447­4000 (Charges for Services ­ Planning Fees/Permit) to A/C #001­4210­641­5947 (Contracted Services, Reimbursable).

J. Cancellation of EV Bus Purchase Contract and Rebid
RECOMMENDATION:

1. Ratify decision to cancel purchase order with Creative Bus Sales (Chino, CA) in the amount of $604,174.36 for the purchase of two electrically powered (EV), light­duty, cutaway transit buses due to dealer’s inability to deliver the buses using the contract approved EV conversion firm.

2. Ratify rebid for the purchase of two EV, light duty, cutaway buses closing on Monday, March 28, 2022.

3. Award purchase of two EV, light duty, cutaway buses in an amount not­to­exceed $604,174. The awarded firm and award price will be presented to City Council prior to the City Council meeting in the Tuesday Supplemental Packet.

4. Authorize City Manager or designee to apply for State voucher funding totaling $120,000 and execute all related documents.

K. Expenditure Plan for Supplemental Law Enforcement Services Fund for FY 2021­22 RECOMMENDATION:

Approve the expenditure plan of grant funds pursuant to Supplemental Law Enforcement Services Fund (SLESF) guidelines, so the City may continue to benefit from grant funds under SLESF to partially offset the contract costs of the following positions: One Misdemeanor Detective Deputy (contract costs: $254,811) in A/C #001­6640­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).   Two Directed Enforcement Team (formerly referred to as Bike Patrol) Deputies (contract costs:
$468,430) in A/C #001­6650­621­57­30 (Contracted Services – Law Enforcement).

L. Purchase of Three BMW Police Motorcycles
RECOMMENDATION:

1. Approve purchase of three BMW motorcycles in the amount of $90,855.75 from BMW of Ventura County (Newbury Park, CA).

2. Approve additional budget appropriation in the amount of $20,856 from A/C #001­ 6610­621­8900 (General Fund, Police Fixed Asset Replacement) to A/C #001­6610­ 621­8400 (Equipment, $5,000 or more).

3. Approve expenditure in the amount of $90,856 from A/C #001­6610­621­8400 (General Fund, Police Equipment over $5,000).

M. Queen's Way Roadway Repair Project (CI 5665) ­ Local Emergency Declaration RECOMMENDATION:

1. Ratify with a 4/5 vote, the following actions taken by the City Manager on March 17, 2022, in accordance with Thousand Oaks Municipal Code Section 3­10.308 and California Public Contract Code Section 22050:
a. Declaration of an emergency in connection with Queen’s Way Roadway Repair Project.
b. Award of construction contract to Sully­Miller Construction Company of Brea, CA on a Time and Material basis, to perform emergency repair work in connection with the Queen’s Way Roadway Repair Project (CI 5665), in an amount not­to­exceed $250,000.

2. Approve Budget Appropriation Transfer and expenditure in the amount of $250,000 from A/C #613­9720­682­9101 (CI 5665, Transfer to General Fund) to A/C #001­5310­561­6120 (CI 5665, Transfer In from Water Fund), and expended from A/C #001­5310­631­8300 (CI 5665, Queen’s Way Pavement Repair Project).

3. Delegate authority to the City Engineer to approve the project specifications working details, and work orders.

N. ORDINANCE FOR SECOND READING:

ORDINANCE AMENDING THE THOUSAND OAKS MUNICIPAL CODE BY ADDING ARTICLE 22 AND MODIFYING SECTIONS 9­4.202, 9­4.2501, 9­4.2505, AND 9­

4.2804 TO UPDATE THE CITY’S ZONING REGULATIONS WITH OBJECTIVE DESIGN STANDARDS FOR RESIDENTIAL DEVELOPMENT, REVISING BUILDING HEIGHT DEFINITION AND REVISING HEIGHT REQUIREMENTS FOR THE R­3 AND R­P­D ZONES. (MCA­2020­70250)
ORD. NO. 1698­NS
RECOMMENDATION:

Adopt

8. PUBLIC HEARINGS: None

9. STUDY SESSIONS: None

10. DEPARTMENT REPORTS:

A. Residential Capacity Allocation and General Plan Amendment Initiation (RCA 2021­ 71206/LU 2022­70219)
RESOLUTION DECLARING INTENTION TO CONSIDER AN AMENDMENT TO THE LAND USE ELEMENT OF THE GENERAL PLAN AND ALLOWING CONCURRENT PROCESSING OF ENTITLEMENT APPLICATIONS FOR LAND LOCATED AT 500 EAST THOUSAND OAKS BOULEVARD  (RCA 2021­71206/LU 2022­70219:

NAZERBEKIAN, LLC)
RECOMMENDATION:

Receive request and provide direction. Options include:

1. Adopt resolution to initiate a General Plan Amendment (GPA) to re­allocate 183 dwelling units from the Thousand Oaks Boulevard Specific Plan (SP 20) and Citywide Measure E capacity and authorize concurrent processing of legislative actions and project entitlements for a proposed project located at 500 East Thousand Oaks Boulevard;
or

2. Deny the initiation of the General Plan Amendment and allocation of residential units for the proposed project.

B. 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report (GPAR) 2022­ 70210
RECOMMENDATION:

Receive and file the 2021 General Plan and Housing Element Annual Progress Report.

11. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS: None

12. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

13. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS:

A. Annual Congressional Meetings and National League of Cities Conference RECOMMENDATION:

Receive report.

14. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues

15. CLOSED SESSION:

A. CONFERENCE WITH LEGAL COUNSEL – Existing Litigation: Suzanne Rosenthal vs. City of Thousand Oaks; Case No.: 56­2019­00531953­CU­PO­VTA; Pursuant to Government Code Section 54956.9(a)

16. PUBLIC NOTICES: None

17. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Avis Brimhall, wife of City Manager Emeritus Grant Brimhall, to Regular Meeting April 12, 2022
Agenda Post Date/Time: Mar 24, 2022, 5:00P.M.

CCD:610­40\h:\common\agenda\2022\03­29­22.docx