Thousand Oaks City Council
February 11, 2025

1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
1 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
2 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
3 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
4 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
5 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
6 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
7 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
8 1. CALL TO ORDER: Regular Session ­ 5:00 p.m.

Mayor David Newman called the meeting to order at 5:00 p.m. in Council Chambers, 2100 Thousand Oaks Boulevard, Thousand Oaks, California.

2. ROLL CALL:

Present: Councilmembers Adam, Engler, Gutierrez, Taylor, and Mayor Newman present in chambers.

Also present: City Manager Andrew P. Powers, City Attorney Tracy M. Noonan, Assistant City Manager Ingrid Hardy, Deputy City Manager Akbar Alikhan, Deputy City Manager Tim Giles, City Clerk Laura B. Maguire, Finance Director Jaime Boscarino, Community Development Director Kelvin Parker, Public Works Director Cliff Finley, Cultural and Community Services Director Jonathan Serret, Human Resources Director Jeanette Green, Strategic Communications/Public Affairs Director Alexandra South, Police Chief Jeremy Paris, Fire Chief Jeff Shea, Community Services Analyst Sarah Mailes, Deputy Cultural and Community Services Director Melissa Hurtado, Deputy Public Works Director Nader Heydari, Senior Engineer Jorge Muñoz, Deputy City Clerk Sandra Delgado, Information Technology Supervisor Atanas Beltchev, Cable Operations Supervisor Carl Jarecky, Senior Video Production Specialist Richard Swingler, Senior Video Production Specialist Ryan Palmer, Records Management Specialist Judy Freeman, and Senior Recording Secretary Dominga Zambrano.

3. CLOSED SESSION
A. CONFERENCE WITH REAL PROPERTY NEGOTIATORS — Property: 1868 Thousand Oaks Blvd.; APN: 670­018­2050; Thousand Oaks, CA; NEGOTIATING ON BEHALF OF CITY: Akbar Alikhan, Deputy City Manager; Jaime Boscarino, Finance Director; Haider Alawami, Economic Development Manager; NEGOTIATING ON BEHALF OF PROPERTY OWNER 1868 TO LLC: Amid Saremi and Daria Saremi.

UNDER NEGOTIATION: Price and Terms; Pursuant to Government Code Section 54956.8.

City Attorney Noonan announced Closed Session held at 5:00 p.m.

4. CLOSED SESSION REPORT
City Attorney Noonan announced there was nothing to report at 6:00 p.m.

5. PLEDGE OF ALLEGIANCE
Mayor Newman led the pledge of allegiance.

6. AB 2449 ANNOUNCEMENTS/REQUESTS FOR CONTINUANCE OF ANY PUBLIC HEARING OR AGENDA ITEM:

Mayor Newman announced Items Nos. 15A — 15E, Planning and Traffic and Transportation Advisory Commission Appointments — and Item No. 13A — the FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations — will be moved up and heard after the Consent Calendar.

7. SPECIAL PRESENTATIONS AND ANNOUNCEMENTS:

A. Black History Month Proclamation
Mayor Newman introduced  Mr. Harold Hutton Jr. from the Thousand Oaks High School Black Student Union and presented a proclamation declaring Black History Month in Thousand Oaks.

8. PUBLIC COMMENTS: To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­067/2023­008): To be heard before 6:45 p.m. If additional speakers for public comments remain at 6:45 p.m., remainder of speakers may be called at the end of the meeting. (Resolution Nos. 2011­066/067)
Speakers: Sally Hibbits, Thousand Oaks; Narda Fargotstein, Thousand Oaks; Danielle Blum, city of residence unknown; Clint Fultz, Thousand Oaks.

City Manager Powers addressed public comments.

9. CONSENT CALENDAR
A. General, Utilities, Golf Course, and Theatres Demands RECOMMENDATION:

Ratify January 29, 2025, and February 5, 2025; approve February 12, 2025, and February 19, 2025, subject to review and ratification
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. Minutes of City Council meeting of January 28, 2025
RECOMMENDATION:

Approve
LEVINE ACT ITEM: No
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
C. Unit W Wastewater Interceptor Improvements (CI 5445) RECOMMENDATION:

1. Approve the project design, plans, specifications, and Addendum No. 1 for construction of the Hill Canyon Treatment Plant (HCTP) Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445).

2. Award construction contract for HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) to Toro Enterprises, Inc. of Oxnard, CA, in the amount of $3,440,000, plus a contingency of $344,000.

3. Approve budget appropriation in the amount of $330,000 from A/C #624­0000­ 341­9900 (Wastewater Fund, Net Position) to A/C #624­8220­682­8300 (Unit W Interceptor Improvements Project CI 5445).

4. Approve Eighth Amendment to Professional Services Contract No. 12186­2019 with AECOM Technical Services, Inc. (AECOM) of Bakersfield, CA, for Construction Phase Support Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $46,900, for a revised not­to­exceed amount of $478,249, plus extra services of $4,690.

5. Approve First Amendment to Professional Services Contract No. 13560­2024 with Padre Associates, Inc. (Padre) of Ventura, CA, for additional Environmental Services and Monitoring Services for the HCTP Unit W Wastewater Interceptor Improvements Project (CI 5445) in the amount of $2,805, for a revised not­to­exceed amount of $86,273 and extend the term of the agreement to December 31, 2025.

6. Authorize issuance of a temporary Bank Letter of Credit to the California Department of Fish and Wildlife (CDFW) in the amount not to exceed $550,000 to guarantee restoration and environmental mitigation and authorize the City Engineer and Finance Director to execute all related documents.

7. Authorize expenditure in the amount of $4,440,395 ($3,440,000 construction contract, $344,000 construction contract contingency, $46,900 for construction support services and material testing, $4,690 for extra services, $2,805 for construction environmental monitoring services, $5,000 for City furnished supplies and materials, $25,000 for Permitting and Inspection by the CDFW, Bank Letter of Credit up to $550,000, and $22,000 for the Bank Fee associated with the CDFW Letter of Credit), from A/C #624­8220­682­8300 (Wastewater Capital Fund Improvements, CI 5445).

8. Delegate authority to the City Engineer to approve changes in the design, plans, specifications and working details of the project on work directives and change orders up to the project approved contingency amount.

9. California Environmental Quality Act (CEQA): A Mitigated Negative Declaration (MND) was approved for this project by City Council on February 22, 2022.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
D. 2025 Active Transportation Plan Update
RECOMMENDATION:

1. Approve Professional Services Agreement with LG2WB Engineers, Inc. dba Linscott, Law & Greenspan, Engineers (LLG), (Irvine, CA) for preparation of the 2025 Active Transportation Plan (ATP) Update in a not­to­exceed amount of $99,992, plus extra services of $10,008, with a term ending April 30, 2026.

2. Approve budget appropriation and authorize expenditure in the amount of $110,000 ($99,992 agreement, plus extra services of $10,008) from A/C #001­0000­ 311­0000 (General Fund – Fund Balance) to A/C #001­5560­631­5699 (General Fund – Traffic Engineering Contracted Services/Other).

3. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
E. La Granada Reservoir Improvements (CI 5292)
RECOMMENDATION:

1.  Approve Fifth Amendment to Professional Services Contract No. 12610­2020 with Harper & Associates Engineering, Inc. (HAE) (Corona, CA), for additional engineering support services during the construction of La Granada Reservoir Improvements Project (CI 5292) in the amount of $84,900, for a revised not­to­exceed amount of $287,625, and extend the term of the agreement to June 30, 2026.

2.  Approve budget appropriation in the amount of $84,900 from A/C #613­0000­341­ 9900 (Water Capital Fund, Net Position) to A/C #613­8030­682­8300 (CI 5292, La Granada Reservoir Improvements Project).

3.  Authorize expenditure in the amount of $84,900 from A/C #613­8030­682­8300 (Water Capital Fund Budget, CI 5292).

4.  Find that the Project is categorically exempt from the California Environmental Quality Act (CEQA) pursuant to 14 CCR 15301.

LEVINE ACT ITEM: Yes
Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

10. PUBLIC HEARINGS: None

11. STUDY SESSIONS: None

12. DEPARTMENT REPORTS
A. East County Family Justice Center
RECOMMENDATION:

1. Authorize City Manager to execute a Memorandum of Understanding (MOU) with the County of Ventura to commit up to $2,000,000 toward the purchase of property for the East County Family Justice Center in Thousand Oaks.

2. Approve additional budget appropriation of $2,000,000 from A/C #001­0000­311­ 1000 (General Fund ­ Fund Balance) to A/C #001­0970­646­5920 (Community Services ­ Grants & Donations).

3.  Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Deputy Community and Cultural Services Director Hurtado. City Manager Powers and Chief Deputy District Attorney Mike Jump responded to questions. Project Manager Christine Mitchell available for questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Mayor Pro Tem Taylor to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
B. 2024 Pavement Management Program (MI 2608)
RECOMMENDATION:

1. Approve the 2024 Pavement Management Program (PMP) report and direct staff to continue maintenance of City streets in accordance with the PMP and available budget.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Senior Engineer Muñoz. City Manager Powers and Deputy Public Works Director Heydari responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

13. COMMITTEE/COMISSION/BOARD REPORTS
A. FY 2024­25 Community Environmental Enhancement Grant Recommendations RECOMMENDATION:

1. Approve Community Environmental Enhancement Grants totaling $38,250.

2. Authorize the City Manager or designee to execute Community Environmental Enhancement Grant agreements with grantees.

3. Authorize expenditure in the amount of $38,250 from A/C #632­8420­682­5920 (NC0104, Solid Waste Fund ­ Grants) for Community Environmental Enhancement Grants.

4. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Presented by Community Funding Review Committee Chair Denise Monden.

Community Services Analyst Mailes responded to questions.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

14. CITY COUNCIL AS SUCCESSOR AGENCY TO THOUSAND OAKS REDEVELOPMENT AGENCY REPORTS: None

15. COUNCIL ISSUES/RECOMMENDATIONS
A. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve the re­appointment of Don Lanson to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.  Additional information supplemental packet.

Speaker/Written Statement: None.

B. Planning Commission Appointment
RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kara Buss to the Planning Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

C. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Kat Selm to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2026.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Mayor Newman to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Mayor Newman.

Speaker/Written Statement: None.

D. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Dan Weikel to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Adam to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Adam.

Speaker/Written Statement: None.

E. Traffic and Transportation Advisory Commission Appointment RECOMMENDATION:

1. Approve appointment of Rossanna Guerra to the Traffic and Transportation Advisory Commission to serve a term ending December 2028.

2. Find that this action is not a project as defined under the California Environmental Quality Act.

Motion by Councilmember Gutierrez to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None
Presented by Councilmember Gutierrez.

Speaker/Written Statement: None.

F. Update on League of California Cities Winter Policy Committee Meetings ­ January 24, 2025
RECOMMENDATION:

1. Receive report.

2. Find that receiving said report is not a “project” as defined by the California Environmental Quality Act Guidelines.

Presented by Mayor Newman and Councilmember Engler.

Speaker/Written Statement: None.

Motion by Councilmember Engler to approve staff’s recommendation.

Passed 5­0 by the following vote:

Ayes – Engler, Taylor, Newman, Adam, Gutierrez
Noes – None

16. CITY MANAGER:

A. Announcements and upcoming issues
City Manager Powers provided an update on the February 25, 2025, City Council meeting.

17. PUBLIC NOTICES: None:

18. ADJOURNMENT: Adjourn in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting February 25, 2025:  Adjourn in memory of ...

City Council adjourned at 7:24 p.m. in memory of Ed Jones, former Thousand Oaks Mayor and City Councilmember, to Regular Meeting on February 25, 2025.

David Newman, Mayor
City of Thousand Oaks City Council
Attest:
___________________________________
Laura B. Maguire, City Clerk
City of Thousand Oaks City Council
AGENDA POSTED:

MINUTES APPROVED:

The presence of electronic signature certifies that the foregoing is a true and correct copy as approved by the City of Thousand Oaks City Council on the date cited above.

CCD: 610­70\dlz\h:\common\minutes\2025\2025xxxx.docx

MINUTES OF THE CITY COUNCIL

Thousand Oaks, California

February 11, 2025
9