Palo Alto City Council
June 16, 2025

READING THE RETENTION SCHEDULE:

A "HOW TO" GUIDE

BACKGROUND
The  Retention  Schedule,  as  approved  by  the  City  Co uncil  through  Resolution,  is  a  legal  document.  It identifies  the  types  of  records  and  information  used  and  managed  by  a  department,  how  long  that information must be retained at the office and/or off‐site, and when it may be destroyed.

Each department is required to have a current Schedule. It is the responsibility of the department to notify the City Clerk’s Office of any business, organization
al, functional, or legal changes which would impact
their specific Schedule. The City Clerk’s Office coordinates with the departments and Office of the City Attorney  (who  which  reviews  them  the  schedules  for  compliance  with  all  government  codes  and regulations) prior to approval by the City Council. The Schedules should be reviewed for accuracy every two  to  three  years  by  the  City  Clerk’s and  City  Attorney’s Offices  in  conjunction  with  each  respective department.

USING RETENTION SCHEDULES DEFINITIONS
Description – This is the general description of a group  of record s with similar business functions and
retention requirements. The description must coincide with file titles maintained by the department.

Total  Retention  –  This  refers  to  the  length  of  time  a  record  must  be  kept  before  it  is  eligible  for destruction.

C – Current refers to the current calendar year in which a record is made. The Re tention period begins the
first day of the following calendar year. (For example, Cur+2 means that any record created in 20215 is kept for the two following years, 20216 and 20217. The record would  be eligible for  destruction after December 31, 20217).

PER – Permanent refers to records that should be kept in perpetuity and never destroyed.

SUP – Supersede indica
tes that old items are replaced by a more current version.

TER—Termination  refers to the end date of a contract, agreement, term, etc.

Statutory Refer
ence – This s field includes regulations and codes that govern the retention of a specific record type. All references are to California Code unless otherwise noted.

Remarks – This field includes general comments about the information in this row. When "Department
Opinion" is noted in this column, it means that the Department has decided to maintain the record longer than the legal requirement. "Attorney Opinion" indicates that the retention requirement was established pursuant to the opinion of the City Attorney based on research, past litigation history, and/or the potential for future
litigation on this topic. The 2025 revision preserves Department and Attorney Opinions from previous versions of the schedule.

City of Palo Alto
Records Retention Schedule

Administrative Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

ADMINISTRATION
Correspondence, Messages,
Timecards, Staff Meetings, Studies
C+3
Auditors Opinions
2 OTHER DEPARTMENTS – Finance
Committee‐Agendas, Minutes,
Records, Retention Schedule,
Reports, Audit Work papers,
While
useful     Duplicate of City Manager, Auditor
and City Clerk
3  Gifts to the City, Cash & Tangible
Property
C+6     Scanned list on CD Rom in Admin
Svcs Dept files

TREASURY
4 INVESTMENT MANAGEMENT‐
Security Purchases, Sales &
Investment Reports
C+7
Auditors Opinion
5  DEBT MANAGEMENT‐
(a) Deceased Insurance  C+3     Department Opinion
(b) Final Bond  TER+4     Duplicate Stored Offsite as vital copy backup
(c)  Covenant Compliance  TER+7     Duplicate stored offsite as vital copy backup
(d)  Bank Records  C+7     Duplicate stored offsite as vital copy backup
REVENUE COLLECTION
6  (a)  Deposit/Reconciliation
Documentation
C+2  GC 34090
(b)  Parking Permit Records  C+4  GC 34090

(c)  Collection Records – UUT, Hand
Written Parking Citations,
Delinquent Accounts, Reconciliation,
Transient Occupancy Tax
C+5
Department Opinion
(d)  Utility Receipt Stubs     GC 34090
BUSINESS LICENSE  TER+4  GC 34090;
CCP 337

LIENS & RELEASES
(a) Recorded Liens & Releases
(b) Supporting Recorded
Documentation

PER
TER+2  GC 34090
BUDGET
7  BUDGET
(a) Final Budget, CIP Budgets, Fee
Schedule
TER+4

(b) Supporting Documents for
Change Requests, Amendments,
Worksheets, Fee Schedules & Cost
Plans
C+2
Auditors Opinion

City of Palo Alto
Records Retention Schedule

Administrative Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

(c) Long Range Plans Studies,
Reports, Measurements, Forecasts
& Projections
C+3
Auditors Opinion
REAL ESTATE
8  BINDING INSTRUMENTS

(a)   Land – Deeds, Easements  PER     Duplicate of City Clerk (b)   Easement Vacations, Leases &
Purchases
PER     Duplicate of City Clerk
(c) Encroachments, Agreements &
Conveyances
PER     Duplicate of City Clerk

PURCHASING
9 (a)      Council Approved Contracts,
Solicitations & Documents. All Open
Council Approved Contracts,
Solicitations & Documents
TER+ 4  While
Useful
CCP 337.2
CCP 343
Council Approved Contracts
Dduplicate of City Clerk

(b) Service Contracts, Purchase
Orders, Blanket Purchase Orders &
Solicitations & Documents
i. Purchase Orders/Blanket Orders
ii. Service Order Contracts
iii. Council Approved

TER+34
TER+45
TER+7
While
Useful
CCP 337.2
CCP 343
Duplicate of City Clerk
(c) Bids Unawarded Solicitations &
Documents
C+2  GC 34090  Department Opinion vital while
orders are open
10 INTERNAL VENDORS ‐  (Stores &
Print Shop) Reports, Orders,
Returns, Disposal Forms Journal &
Requisitions
C+4
Department and Auditors Opinion

ACCOUNTING
11  YEAR‐END REPORTS
(a) Budget‐to‐Actual  C+2  GC 34090
(b) Comprehensive Annual Financial
Report (ACFR)
PER

(c) General Ledger, Encumbrance
Report
C+2  GC 34090
(d) Management Benefits
Transactions, Accruals
C+2  GC 34090
(e) Audit Work Papers & Journal
Entries
C+2
GC 34090
Digital copies of audit work
papers: saved on S drive, Jourrnal
Entries saved on SAP effective
March 2023

(f) ANNUAL PUBLIC IMPROVEMENT
CORPORATION‐STATE
CONTROLLERS REPORT
C+7
Digital copies only
(g) PIC TAX Return  C+7     Digital copies only
(g) Annual Street Report  C+7     Digital copies only
(h) City Financial Transaction Report        Digital copies only Utility Receipt Stubs  C+2

City of Palo Alto
Records Retention Schedule

Administrative Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ACCOUNTS PAYABLE

12  A/P + UTILITY CHECK
REGISTERS (WARRANTS)
C+7
C+7     Department and Auditors Opinion
(voided checks) Digital copies only
13 CANCELLED/VOIDED
WARRANTS. CHECK VOID FORMS +
BACKUP
C+4
C+7
Department and Auditors Opinion
(VOIDED CHECKS) Digital copies
only
14  VOUCHER PACKETS.

GENERAL WARRANT COPIES WITH
BACKUP FOR A/P, UTILITY REFUNDS,
3RD PARTY AND WIRE TRANSFERS
C+5
C+7     Department and Auditors Opinion
Digital copies only
15  CAPITAL PROJECTS  TER+7
Department and Auditors Opinion
Project Files, Street Reports, &
Community Development Block
Grant (CDBG) Billings
Community Development Block
Grant (CDBG) Billings / Drawdown
Digital copies only

ANNUAL PUBLIC IMPROVEMENT
CORPORATION‐STATE
CONTROLLERS REPORT
C+7

CALIFORNIA AVENUE SPECIAL
ASSESSMENT PARKING DISTRICT
C+7
UNIVERSITY AVENUE SPECIAL
ASSESSMENT PARKING DISTRICT
C+7     Digital copies only
ANNUAL INTERGOVERNMENTAL
EXPENDITURES REPORT
C+7     Digital copies only
ZFIR03 AUTHORIZED SIGNATURE
COVER SHEETS
C+7

Cover sheet for batches off
invoices from departments sent to
A/P. Has list of invoices enclosed
and department authorization to
process the invoices.

A/P JOURNAL LOG  C+7     Digital copies only
AUTHORIZING SIGNATURE FORMS  C+7     Digital copies only TAX RECORDS – Sales Tax Filings,
1099 Tax Filings & Registers
C+7     Digital copies only
16  GENERAL LEDGER‐ General Journal
Entries
C+7     saved on SAP
ACCOUNTS RECEIVABLE and CASH RECEIPTS
16 Backup for invoices created (such as
Airport, Avenidas, & Palo Alto
Community Childcare, Stanford, VTA
and others)

(a) Grants, Disaster Assistance,
Project Fund Requisitions, Arbitrage
Calculations
C+7

Federal & State Audit
Requirements
Duplicate stored offsite as vital
copy backup
Department Opinion

City of Palo Alto
Records Retention Schedule

Administrative Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

b) Invoices, Facility Cash Receipts,
and Revenue Collections Cash
Receipts, Cash Receipt Journals and
Utility Cash Receipts
C+7  GC 34090,
CCP 338
Federal & State Audit
Requirements
Duplicate stored offsite as vital
copy backup
Department Opinion
Digital copies only
18 STATE REPORTS – City Reports,
Transit Operators and Component
Units
C+7
Department and Auditors Opinion
19 UTILITIES‐
(a) Loan Reconciliation Work Papers,
Bonds, Banking, Adjustments
(b) Receipts
C+7  GC 34090  Department and Auditors Opinion
20 FIXED ASSETS – Cost Reports,
Reconciliation, Resume of Activity &
Journal Entries
TER+3
Department and Auditors Opinion
21  PAYROLL
C+7   29 CFR
Section
1627.3
Labor
Relations
Section
1174
California
Labor Code
Section
1174
Public Employees Retirement
System and Department Opinion ‐‐
Duplicate stored offsite as vital
copy backup
Garnishment Orders  C+7     SB 807 1/2022 CA Record
Retention ‐ 4 Years
Direct Deposit/ W4 Changes  C+7     IRS Requirement ‐ 4 years Copies of PSO PAF  C+7     4 Years HR owns original copy retention
CalPers Reporting  C+7     4 Years HR owns original copy retention
Third Party Reporting  C+7     4 years
Payroll Quarterly Tax Reports  C+7     IRS Requirement ‐ 4 years Payroll Masterfile  C+7     4 years
Payroll Reconciliations  C+7     In accordance with GL
Payroll Journals  C+7     In accordance with GL
W2 Copies  C+4     IRS Requirement ‐ 4 years
Processing Reports by Paydate
ENTERPRISE/ GENERAL LEDGER ACCOUNTING
22 Backup for invoices created (Airport,
Avenidas, & Palo Alto Community
Childcare)
C+7

23  Loan reconciliations and backup  GL
Accounts Reconciliations
C+7

City of Palo Alto
Records Retention Schedule

Administrative Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
24  Reconciliations of utility and other
clearing accounts
C+5
25  Receipts/stubs from the daily utility
payments process (batch detail)
C+2+2
months  GC 34090
26  Audit Backup & Journal Entries
Backup
C+2  GC 34090
27  Utility / Airport cash receipts  C+7
28 Fixed assets backup of journal
entries, capitalization, disposals &
reconciliations
TER + 3

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Attorney’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
100  General Info/Subject Files  C+9  GC 34090
Restricted access to any files may contain
confidential documents. Keep files until
subject matter is no longer active.

Required to keep until reasonable threat
of legal action has passed.
100‐
01  General Correspondence  C+9  GC 34090
600
Purchasing/Contracts, invoices,
and purchase orders originating
in City Attorney’s Office
TERC+10     Duplicate of Purchasing Division; Review
on a file by file basis for destruction
100‐
04  Chron File  C+9  GC 34090
100‐
04  Newsletters  C+2  GC 34090
SUBJECT FILES
202‐
01  Planning Reports  As
Needed     Duplicate of Planning and Community
Environment (PCE)
202‐
02 thru
202‐
11 Development Plan/Certificates of
Compliance/Subdivision
As
Needed     Duplicate of City Clerk, Planning & Public
Works
202‐
12 thru
202‐
25 General Plan/Comprehensive
Plan/State Mandated Planning
As
Needed     Duplicate of PCE. Files to be reviewed for
destruction on a file by file basis.
203‐
01 thru
203‐
10 Regional Planning  As
Needed     Duplicate of Planning; review on a file by
file basis
204‐
01 thru
204‐
04 Environmental Assessment  C+4     Review on file‐by‐file basis for destruction
205‐
01 thru
205‐
13 Stanford University  C+9     Review on file by file basis for destruction
206‐
01 thru
206‐
10 Building  C+9     Review on file by file basis for
destruction

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Attorney’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
207‐
01 thru
207‐
08 Transportation  C+9     Duplicate of Transportation
301‐
01 thru
301‐
06 Legal memoranda to City Council  C+11     Review on file by file basis for destruction
Settlement Agreements  C+10    Settlement agreements with ongoing relevance retained for as long as needed
Municipal prosecutions  TER+10    Review on file by file basis for destruction
Attorney‐led investigations  C+10    Review on file by file basis for destruction
302‐
01 thru
302‐
11 Boards/Commissions/Committees  C+11
303  American with Disabilities Act  C+4
304  Records Management, Records
Retention Schedule  C+4     Duplicate of City Clerk
305  Management Studies/Surveys  C+4
401‐
01 thru
401‐
14 Finance Administration  C+4     Duplicate of Administrative Services, Public Works and Utilities
402‐
01 thru
402‐
07 Auditor Administration  C+9     Duplicate of Auditor’s Files 403  General Audits  C+9
500  Personnel Files  C+9
GV 12946
& Title 29
Chpt XIV,
Sections
1602.30;
32; 38.

Some files may need to be retained until
threat of legal action passed.  Review on
file by file basis for destruction
600  Purchasing/Contracts  C+10     Duplicate of Purchasing Division; Review on a file by file basis for destruction
700  Legislative/Legal  C+14     Review on file by file basis for destruction
800  Public
Works/Engineering/Construction  C+10     Review on file by file basis for destruction;

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Attorney’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
900  Litigation/cClaims  CTER+10
Required to keep until reasonable threat
of legal action has passed.   On a file by
file basis assign archive time
Civil litigation files  C+10
Required to keep until reasonable threat
of legal action has passed. On a file by
file basis assign archive time
1000  Real Estate  C+15
Duplication of Real Estate Division/CLK.

Review on file by file basis for
destruction
1100  Parks  C+4
Duplicate of Community Services.

Review on file by file basis for
destruction
1200  Municipal Utilities  C+4     Duplicate; review on file by file basis 1300  Police Administration  C+9  GC 34090  Review on file by file basis for destruction
1400  Community Services  C+4  GC 34090  Review on file by file basis for destruction
1500  Fire Administration  C+9  GC 34090  Review on file by file basis for destruction
1600  Information Resources  C+6  GC 34090  Review on file by file basis for destruction

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Auditor
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks
ADMINISTRATIVE RECORDS
1  a. Office Budget and A/P C+5  Department Policy
2 b. Meeting Notes, Memo’s,
Correspondence, Management
Reports, Office Administrative
files and Working files
C+5  Department Policy
3 Contracts (All Open Council
Approved Contracts, Service
Contracts, Purchase Orders,
Blanket Purchase Orders,
Solicitations, and Documents
C+4  Duplicating of ASD Purchasing and
City Clerk
SUBJECT FILES
4 Publications (Audit Reports),
Status Reports, Revenue
Reports, Council Reports
PER
Department Policy.Post‐2025,
publications included City Council
/Committee agenda packets are
kept by CLK
5 Work Papers (supporting
documentation for published
reports)
C+7
Department Policy While City
Auditor is outsourced, duplicates
kept by relevant department as
needed.
6 Revenue Audit Work Papers
(Sales, TOT, UUT, Prop. Tax
etc.)
C+7
Department Policy (Confidential)
While City Auditor is outsourced,
duplicates kept by relevant
department as needed.
7  Fraud, Waste, and Abuse
Hotline documentation  CLTER+5
Department Policy While City
Auditor is outsourced, duplicates
may be kept by another associated
department as needed.

GC 34090
GC 34090
GC 34090
GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Clerk’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
100
a) Budget
b) Purchase Orders
c) Domestic Partnership
Affidavits & Statements
C+2
C+2
PER
GC 34090.7  Duplicate of ASD
101
FINANCIAL DOCUMENTS
EXTERNAL VENDORS –
a) Contracts awarded by City
Clerk Department, except
construction
b) Contracts awarded by City
Council, except construction
c) City Clerk Purchase Orders
d) Construction contracts
awarded by City Council

C+2
TER+4

TER+4

C+2
PERM

PAMC 2.08.110;
CCP 337
PAMC 2.08.110;
CCP 337
City Clerk Purchase Orders
duplicate of ASD
102  General Correspondence  C+2  GC 34090
103  LEGAL ADVERTISING  C+4
CCP 337;
54960.1(c)(1);
CCP 343, 349 et
seq.;
GC 911.2
Includes public hearing notices,
legal publications
104
PUBLIC RECORDS REQUESTS
– Requests, responses, and
log
TERCL+2  GC 34090  TERCL = Resolution Date
ADMINISTRATIVE HEARING RECORDS
105  Administrative Citations  C+5  GC 34090  Noise, Animal 106  Alarm and Parking Ticket
Aappeal Hearings  CTER+2  GC 34090  Includes Initial Review document
107  Animal Bite Hearings  C+15  GC 34090
108  Other Administrative
Hearings  C+5   GC 34090GC
34090
Public Works and Community
Services Department hearings
109  Parking Citation Adjudications
(Request for Initial Review)  CTER+2   GC 34090 GC
34090
Department
OpinionDepartment opinion
110  Utility User Tax Hearings  C+10  GC 34090
ELECTIONS/POLITICAL REFORM ACT
111  AB1234 ETHICS TRAINING –
Proof of training attendance  C+5  GC 53235.2(2)b
112  BALLOTS   TER+1  EC 17302,
17304, 17306;
RESTRICTED ACCESS
TER = date of election
Department Opinion 8/14
113
CAMPAIGN DISCLOSURE
STATEMENTS‐
a) Elected Members & Log of
Filers (paper)(paper), their
Controlled Committees, and
committees supporting such
officeholders and candidates

PER

PAMC 2.08.110

GC 81009
(ab)(g)
(b)(g)

GC 81009(g) ‐– After two years
on file, an electronic copy of
the statement may be  put on a
space saving device retained
and originals discarded (GC
81009(g))

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Clerk’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
b) Non‐elected candidates
members (paper), committee
supporting non‐elected
candidates
c) Others ‐‐ Committees,
Supporting/Opposing
Measures (paper), General
Purpose, Independent
expenditure, major donor
committees
d) Copies received (e.g. Form
410)(paper)
e) Electronically filed
C+5

C+7

C+4

C+10PER

GC 81009(b)

GC 81009(c)

GC 81009(f)

GC 84615(i)

Original electronic form must
be kept for at least 10 years

114  CONFLICT OF INTEREST CODE  PER
C +4   PAMC 2.08.110  Code is Adopted by Resolution,
Resolution is Permanent
115
FPPC AGENCY FORMS
a) Gift to Agency Report ‐‐
Form 801
Behested Payment Report ‐‐
Form 803
c) 804 New Positions ‐‐ Form
804
d) Consultants ‐‐ Form 805
e) Public Official
Appointments ‐‐ Form 806

C+7

C+7

CS+4

C+4

C+2

FPPC 18944

GC 82015

FPPC 18734

FPPC 18734
FPPC
18705.5GC
34090
Current on Agency Website
FPPC Retention

Current on Agency City
Website
116

NOMINATION

PAPERSCANDIDATES
a) Elected
b) Non‐elected

PERTER+4
TER+2
EC 17100

Department Opinion 6/2014
Non‐elected TER = Certif. of
elections results date or failure
date Term of office or failure
date
Unless requested per EC
17100(b)
117
PETITIONS, INITIATIVES,
REFERENDUM, RECALL &
CHARTER AMENDMENTS
Petition
TER+1
PERMTER+8
months
EC 17200
EC 17400
(Recall
petitions)
GC 6253.5.
7924.100‐
7924.110 (PRA
reference)

RESTRICTED ACCESS
TER = date of election result
certification
Department Opinion 8/14
Certain records may be kept for
historical/reference purposes
Department Opinion 1/25 ‐
historical/reference value

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Clerk’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
PA Charter
Articles VI and
IX
117b  Certification of Election
Results  C+10  EC 15372
118  SAMPLE BALLOT  PER  GC 34090
119
STATEMENT OF ECONOMIC
INTEREST – Form 700
(Designated Filers) & Log of
Filers
C+7  GC 81009(e)‐(g)
Originals retained C+7
Copies retained C+4 "Wet"
paper filed forms can be
digitized after 2 years
120
STATEMENT OF ECONOMIC
INTEREST – Form 700 (GC
87200 Filers) & Log of Filers
C+4  GC 81009(d)‐(g)
Originals forwarded to State.

Copies retained C +4
GC 87200 Filers include City
Council Members, the City
Attorney, City Manager,
Planning Commissioners, and
the Administrative Services
Director (CFO)
LEGISLATIVE HISTORY
121
BOARDS & COMMISSIONS
a) Applications &
Appointments
I. Appointed
II. Not Appointed
b) Letters of Appointment
c) Notices of Termination
d) Oaths of Office
e) Recruitment Outreach
f) General Correspondence
g) BCC Handbook

TER+5
CL+2
TER+2
TER+2
TER+6
TER+2
C+2
S

GC 34090a;
GC 40801
TER = Leaving Office date
CL = Close of recruitment
TER = Leaving Office date
TER = Leaving Office date
122  CITY COUNCIL ROSTER  PER     Department Opinion
Paper C+2
123
COUNCIL & STANDING
COMMITTEES MEETINGS
a) Agenda Packets ‐‐ Docs.
and information submitted to
Council including questions
and answers to Council
agenda items
cb) Agendas
cb) Minutes
cd) DVDs/Recordings
ed) Proof of Agenda Posting

PER
C+2

PER
PER
PER
C+2

GC 34090;
GC 40801
54960.1(c)(1)

GC 34090
Department Opinion
Department Opinion 2025
Agenda Packets not PER before
2024

Department Opinion 10/14
124
COUNCIL MEMBER –
b) Biographies
c) Photos
d) Emergency Standby Council
Oaths of Office and Report
PER
PER
PER
Department Opinion 10/14

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Clerk’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
125  OATHS OF OFFICE
a) Elected Council Member
TER+2 6
PER
GC 34090;
29 USC 1113

Department Opinion
TER = Leaving Office date
Department Opinion 8/14
126  ORDINANCES  PER  GC 34090;
PAMC 2.08.110
127  PROCLAMATIONS  C+2  GC 34090
128  RESOLUTIONS  PER  GC 34090;
PAMC 2.08.110
128a  MUNICIPAL CODE  PER  GC 34090  Added in 2025
129
RECORDS & INFORMATION
MANAGEMENT‐
a) Retention Schedules &
Manuals
b) Destruction Certificates
c) Transfer Lists
d) Inventory Database

SC+4

PER
C+2 PER
SC+2

CCP 343

GC 34090
GC 34090

Department Opinion 8/14

Department Opinion
Record of on/off‐site records
130
STATE OF THE CITY ADDRESS
‐ DVD/recording and Speech
Hard Copy
PER   GC 34090  Department Opinion 8/14
REAL PROPERTY
131   ANNEXATIONS/ACQUISITIONS  PER  GC 34090a
132  ASSESSMENTS  PERTER+2     Department Opinion
133
BINDING INSTRUMENTS
a) Land ‐‐ Deeds, Easements,
Record of Land Use Action
b) Easements, Vacations,
Leases & Purchases
c) Encroachments,
Agreements & Conveyances
d) Community Development
Block Grants (CDBG)
i. Deeds of Trust
ii. Promissory Notes
iii. Agreements
e) Certificates of Compliance.
f) Real Property Agreements,
i.e. Regulatory Agreements,
Declaration of Restrictive
Covenants, Occupancy, Land
Use, and Development
Restriction Agreements
a) PER

b) PER

c)PER

d)TER+6
TER

e) PER
f) PER

GC 340 90a
Department Opinion
Duplicate of County Recorder

TER = paid in full
TER = paid in full

134  BONDS  While Useful
TER+10
GC 34090
CCP 337.5   Duplicate of County Recorder
135  DEEDS OF TRUST  TER+6  CCP 336a
136  LIENS, CONDEMNATION  PER  GC 34090a
137  SUBDIVIDER AGREEMENTS  PER  GC 65864 &
65869.5

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Clerk’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
SUBJECT FILES
138  CABLE TELEVISION –
Franchise & Licenses  PER  GC 34090  City Attorney Opinion 9/87 139  CEQA POSTINGS  C+2  PRC 21152 (c)
GC 34090
140   CIVIL GRAND JURY REPORTS  PER  CPC 933
141  CLAIMS AGAINST THE CITY  C+52  PAMC 2.28.230
& 2.28.240
Duplicate of City Attorney
142  FLOOD BASIN  PER  GC 34090  City Attorney Opinion 9/87 143
NORTHERN CALIFORNIA
POWER AGENCY –
Agreements including
Transmission Agency of
Northern California
PER  PAMC 2.08.110  City Attorney Opinion 9/87
144  PAC BELL/PG&E  PER  GC 34090  Department Opinion 1992 145  POLICE AUDITOR REPORTS  PER  GC 34090  Department Opinion 4/2015 146

POLICIES
(a) Administrative Policies
(ab) Council Policies

C+2
SUP+2
GC 34090
147
STANFORD (Including Sand
Hill Road, Willow Rd.

Extension)
PER  PAMC 2.08.110  City Attorney Opinion 9/87
148
SUBJECT FILES – All subject
files included, unless
specifically set forth
elsewhere.

C+2
GC 34090
Confidential Legal Opinions are
not public information and are
restricted from public access.
149  WATER RIGHTS – Agreements
and Clean Up  PER  GC 34090  City Attorney Opinion 1995 150  YACHT HARBOR  PER  PAMC 2.08.110  City Attorney Opinion 9/87 SISTER CITIES   C+2  GC 34090   Department Opinion 8/14

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
City Manager’s Office
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
001
Personnel Information,
Budget Information, Records
Retention Schedule
While
useful     Duplicate records of
other departments
002
Staff Reports CMRs (City
Manager Reports) – including
supporting documents
PER  GC34090.5
May be scanned to CD
after 5 years and paper
copy offered to the
Historical Society
003
Economic Development Files
for Projects throughout City of
PA
PER     May be stored off‐site
Sister Cities  C+2  GC 34090
LEGISLATIVE HISTORY
004  Legislative Letters  C+5
Consistent with State
Legislation – Reviews
and Changes
SUBJECT FILES
005
Files established pertaining to
various subjects, Project files,
Chronological Files
C+2  GC 34090
POLICIES AND PROCEDURES
006  Official copies of all City
Policies and procedures   PERS
Each department should
have a current copy of
the Policies &
Procedures

TRANSPORTATION
TRANSPORTATION‐

BICYCLES
016
a) Bike Boulevard  PER  GC 34090  Unique project,
historical significance,
model for other
jurisdictions in and out
of U.S.
b) Bike Counts  C+5  GC 34090
c) Bike Facilities, Lockers/
and Racks
C+2  GC 34090

d) Bike Locker Rental
Program
C+2  GC 34090

e) Bike Operations
(signing/striping, signal
detection), paths, Routes
and Trails
C+2  GC 34090
f) Pedestrian and Bicycle
Advisory Committee
C+5  GC 34090  Department Opinion
017  FUNDING‐Fuel Efficient
Traffic Signal Management  PER    GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Program (FETSIM)
Applications, Prop 116
Applications, Surface
Transportation Program
(STDP)/Congestion
Mitigation and Air Quality
(CMAQ)Applications and
Transportation
Development Act (TDA)
Article 3 Applications
24 CFR
200.334
24 CFR
570.502
29 CFR

97.42 018  NEIGHBORHOOD STUDIES  C+2     Department Opinion

PARKING
019   a) Assessment Districts  PER    Multiple Depts Opinion b) Carpool/Vanpool
Program  C+2  GC 34090
c) Facilities(garages/lots)  PER  GC 34090  Department Opinion d) Permit
Policy/Management  CS+2     Department Opinion
e) Residential Permit
Parking  C+2
f) Structures  PER     Department Opinion
g) Surveys  C+2
h) Zones  C+2     Department Opinion
i) Congestion Pricing  C+5     Department Opinion
020

PERMITS/TRAFFIC
CONTROL‐Certificates of
Insurance and Traffic
Control Plans
C+2  GC 34090
TRAFFIC REFERENCE
021
a) Bike‐correspondence,
other jurisdiction bike plans,
safety/education
C+2  GC 34090
Department
Opinion/Online
Reference
b) Demographic Data  PER      Department Opinion
c) Traffic Flow Maps  C+5  GC 34090
022  REGIONAL AGENCIES  C+2  GC 34090
023  SCHOOL SAFETY  C+2  GC 34090
024  TRAFFIC STUDIES  C+5  GC 34090
Department Opinion
a) Traffic Calming  C+2
b) Traffic Signals  C+2
c) Other Traffic Studies  C+2
025
Traffic Operations Accidents
(high accident
location/accident data and
reports)
C+2  GC 34090
026  Plans  PER  H&S 19850

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Community Services Department
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE SERVICES
1  Personnel – Current Employees Performance
Reviews & Work Schedules  C+2
2  Security Documents, Work Orders,
Correspondence Inventories, Logs & Reports  C+2  GC 34090 3  Policy – Policies, Procedures & Forms  SC  CA Opinion 4 Other Departments –
a) Stores Req,
b)Purchase Orders,
c) Contracts & Records Retention Schedule
C +2
TER+3
TER+3
TER+4

5  Volunteer Records  C+2  GC 34090
6 Accounting – Sales Receipts, Deposits, Sales
Logs, Ledgers, Fees/Fines, Contracts Under
$25,000, Bills & Transit Books
C+2  Community
Services Opinion

ARTS & SCIENCES DIVISION
7  Art Loan Program  C+2  GC 34090
8  Theatre Records – Costume & Prop Loans and
Booth Level Settings  C+2  GC 34090
9  Art Collection  C +2  Community
Services Opinion

10 Public Art Commission –
a) Action Agenda
ab) Proof of PublicationPosting
bc) Minutes of all meetings
cd) General Correspondence
de) Proof of Agenda Posting

PERC+2
C+2
PER
C+2
C+2
Community
Services Opinion
Agendas
Duplicates of
City Clerk
11  Exhibits – Junior Museum & Baylands
Interpretive Center  PER  Community
Services Opinion

12  Animal Permits – Junior Museum & Zoo  TER+2
Fish & Game
Sections 3200,
3204

HUMAN SERVICES & CUBBERLEY DIVISION

Human Relations Commission –
a) Action Agendas and Packets
b) Proof of Publication
c) Minutes of all meetings
d) General Correspondence
e) Proof of Agenda Posting

PERC+2
C+2
PER
C+2
C+2
GC 34090
Agendas
Duplicates of
City Clerk
RECREATION AND GOLF DIVISION
20 Use Permits – Fields, Parks, Courts, Certificates
of Insurance, Facilities Applications & Logs and
Group Agreements
C+2  GC 34090

21  Waivers, Cancellation/Transfer Forms  C+2  GC 34090 22  Recreation Foundation – Minutes,
Correspondence & Financial Information  C+21

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Community Services Department
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

Parks & Recreation Commission ‐
a) Action Agenda
ab) Proof of PublicationPosting
bc) Minutes of all meetings
cd) General Correspondence
de) Proof of Agenda Posting

PER C+2
C+2
PER
C+2
C+2
GC 34090
Agendas
Duplicate of
City Clerk
Fee Reduction Program  C+2  Department
Opinion 2024

ANIMAL SERVICES
23  Veterinary Medical Records – all records
relating to animal inventory and care  TER+3
BP 4081
FAC 32003€
PC 597.1(d)
Previously in
Police Dept.
retention
schedule.

Retained by
contractor
Pets in Need

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Development Center

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks

Note: Development Center Retention Schedule merged into Planning & Development Center Retention Schedule.

ADMINISTRATIVE RECORDS
1 OTHER DEPARTMENTS
Personnel Records, Safety Files, Purchase
Orders, Payment Claim Vouchers, City
Manager’s Reports, Legislation, Litigation,
Final Budget, Equipment and Facility
Maintenance, Time Sheets, Correspondence
with Other Departments and Retention
Schedules
While Useful  GC 34090
Duplicate of
other
Departments
2 DEPARTMENT ADMINISTRATION
C+2  GC 34090
Daily Deposit Copies, Department
Procedures, Equipment, Inventories, Budget
Preparation, and Final Budget
Correspondence
3 CONTRACTS
a) Contracts under $85,000 plus all records
associated
b) Full Cost Recover Contracts
c) Contracts over $85,000 plus all records
associated

C+2TER + 4
Until
CompletionTER +4
C+2TER +4
PAMC 2.30.075
CCP 337.2
CCP 343
GC 34090

Duplicate of
Administrative
Services

City Council
approved
contracts
Dduplicate of
City Clerk
004  PERMIT RECORDS
Address changes, Permit applications,
Building Use & Occupancy applications and
certificates, Department correspondence.

PER  GC 34090  Electronically
Stored in
Geographic
Information
System (GIS)
or Accela
005  INSPECTION RECORDS
Survey letters, Special inspection
– final inspection reports, SB407 certificate
of compliance forms, Stop work
correspondence.

PER  GC 34090
006  Plans  PER  H&S 19850

7  CODE ENFORCEMENT
Complaints, inspections, photographs,
violations, reports, correction notices,
citations
CTER+2  GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Fire Department
Series  Description

Total Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
1  DEPARTMENT
MANAGEMENT   C+2  GC 34090

General Order, Special
Orders, Bulletins  While Useful     Department Opinion
Policies and
Procedures   SUP+6    GC 34090
45 CFR Part 164.530
Memorandum of
Agreements
While
UsefulTER+4
Duplicate of People Strategy
and Operations (PSO)Human
Resources (HR)
General
Correspondence  C+2  GC 34090
001(a)   Code Books,
Ordinances  PER  GC 34090(e)
California Fire Code, Ordinances
duplicate of City Clerk PAMC
amendments, etc.
2  DEPARTMENT PLANS  PER
Strategic Plans/Master
Planning Documents  While UsefulS+2
3 GENERAL
CORRESPONDENCE &

REPORTS
C+ 2  GC 34090

Correspondence,
memos, emails, press
releases
While UsefulC+2   GC 34090

Committee reports,
minutes, public file
review requests
While Useful       Duplicate of City Clerk
Special studies,
community relations  While Useful
4  BIDS‐UNACCEPTED  While Useful     Duplicate of Purchasing 5  OTHER DEPARTMENTS  While Useful     Duplicate of Other Departments

Staffing roster,
timecards, leave
reports
While Useful     Duplicate of Administrative
Services (ASD)

Contracts and
accounting reports,
purchase orders,
deposits, receipts
While
UsefulTER+4
CCP 337
CCP 337.15
Duplicate of ASD; Council
approved contracts duplicate of
City Clerk and City Clerk
Records retention
schedule  SUP     Duplicate of City Clerk
6  EMPLOYEE FILES
006(a)  Training  records,
certificates  C+ 2   GC 34090  Duplicate of HRPSO
006(b)   Employee records  While Useful     Duplicate of PSOHR 006(c)  DMV Driver Tests and
records  C+ 2  GC 34090  Duplicate of PSOHR

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Fire Department
Series  Description

Total Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
7  EMPLOYEE
INJURY/EXPOSURE  While Useful     Duplicate of PSOHR
Employee accident and
exposure reports  PER  29CFR1910.1020    Department Opinion Individual and
summary statistics  PER
SUBJECT FILES
FIRE PREVENTION
8 FIRE PREVENTION:

Code Enforcement
actions
TERCL+5  CFC 104.6
Site Plans  While Useful
Requests for service,
complaints.  C+2

Sprinkler system & Fire
Alarm periodic testing
reports & inspections
C+6
Electronic     5 Year tests: Keep C+6
Stored by 3rd Party Vendor
008(a)  FIRE INVESTIGATION
REPORTS & PHOTOS  TERCL+ 6  CFC 104.6.2 104.3.2;
PC 801
TER= T+for as long as the
structure or activity to which
such records relate remains in
existence
008(b)

FIRE/HOMICIDE

INVESTIGATION
REPORTS & PHOTOS
PER  PC 799  C+6 onsite; PER offsite
008(c)  ARSON /JUVENILE
FIRESETTER SUSPECTS  CLC+ 6  CFC 104.6104.3.2;
PC 801
Include interviews,
documentation and classroom
materials for junior firesetters
9  ANNUAL FIRE (CFC)
PERMITS  C+ 2  GC 34090
10  STREET & NUMBER
ASSIGNMENT  While Useful  CFC 103.3.4
PAMC 16.36.030
Duplicate of Planning and
Community
EnvironmentDevelopment
Services
11 FIRE INSPECTIONS
(Bureau and Engine
Company inspections)
CLTER+ 6  CFC 104.6.2103.3.4
Department Opinion
CFC 103.3.4 requires CL+3
However, longer period desired
due to 3 year inspection cycle
for some facilities

Records of Inspection;
routine, special, new
construction & tenant
improvement‐related.

PER   CFC 104.6.2  Electronically stored in Accela
Pre‐Citation Letters,
Notice of Violation
letters.

While UsefulC+2
GC 34090
12  CERTIFICATIONS     GC 34090
Flame Resistance  PER     Electronically stored in Accela

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Fire Department
Series  Description

Total Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Use and Occupancy
Certificate  PER     Electronically stored in Accela
13 SPRINKLERS & FIRE

SUPPRESSION

SYSTEMS
Life of Building
(LoB)
GC 34090(a)CFC
104.6
Pertains to real property. May
include blueprints, reports,
inspection results, permits.

Keep 2 years onsite, permanent
offsite

Design, Flow,
Installation documents  LoB
Plan review comments  LoB
14  BUILDING PROJECTS  LoB  GC 34090(a)
Pertains to real property. May
include blueprints, reports,
inspection results, permits.

Keep 2 years onsite, permanent
offsite
New Construction &
Tenant Improvement
Projects, including
underground tank
installations and
repairs
PER
Electronic     Electronically stored in Accela
Alternate means and
methods applications  PER  CFC 104.6.4    2007 CFC 104.6.4 Electronically stored in Accela
Plan review comments  PER     Electronically stored in Accela

SUPPRESSION
15  INCIDENTS (fire,
medical, hazmat, etc.)  PER     Electronically stored in RMS 015(a)  Dispatch and daily logs  C+ 2  GC 34090   Release to Union; do not destroy
015(b)  Fire Incident Reports;
all except arson related  PER  CFC 104.6104.3.2,
PC 801  Electronically stored in RMS
015(c)
Fire Incident and other
Field Reports; arson
related
PER  CFC 104.6104.3.2,
PC 801  Electronically stored in RMS
015(d)
Fire Incident and other
Field Reports; arson
with death involved
PER  PC 799  Electronically stored in RMS
015(e)  Pre‐Hospital Care
Report (PCR)  PER  45 CFR Part 164.530  Electronically stored in RMS 16  ENGINE/TRUCK
EQUIPMENT     GC 34090
016(a)  Daily & Monthly logs  C+ 2  GC 34090
016(c)  Maintenance Program.  C+ 2  GC 34090
HAZARDOUS MATERIALS
17 ANNUAL HAZARDOUS
MATERIALS STORAGE
PERMIT
CTER+ 2  GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Fire Department
Series  Description

Total Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
18 CALCULATIONS‐
Seismic and secondary
containment
C+ 2  GC 34090
19 SITE CLEANUP Spill
Reports & facility
closure related
information; related
inspections. Does not
include reports for
activities regulated by
Calif. Regional Water
Resources Control
Board or Calif Dept of
Toxic Substances.

PER  GC 34090(a)
Pertains to real property.

Previous retention was 30
years‐OHSA Guideline cited no
specific document reference.

Electronically stored in
California Environmental
Reporting Service (CERS)
20 HAZARDOUS
MATERIALS &
UNDERGROUND TANK
INSPECTIONS, routine,
special, and
enforcement related
CL + 6  CCR 27, 15188
Department Opinion
C+5 Required. Keep additional
time for consistency with other
inspection records.

Electronically stored in CERS
21 HAZARDOUS
MATERIALS BUSINESS
PLANS
C+ 2  GC 34090  Electronically stored in CERS
UNDERGROUND TANKS
22(a)
UST closures and/or
removals and related
documentation. Does
not include reports for
activities regulated by
Calif. Regional Water
Resources Control
Board or Calif. Dept of
Toxic Substances.

PER  GC  34090(a)
Pertains to real property. May
include blueprints, reports,
inspection results, permits
Electroniccally stored in CERS
022(b)
Periodic testing,
monitoring and special
reports
C+ 2  GC 34090  Electronically stored in CERS

PROGRAMS
23 SPECIAL PROGRAMS:

Strike teams and
mutual aid response
C+12   GC 34090
Existing Department Opinion is
C+12. Note that GC 34090
requires only C+2
23 (a)
Disaster Service
Worker:

All associated
documents
TER + 30  CCR 19, 2573.2,
GC 3105, 6250  Required for injury Claims
24  PARAMEDICS: Training
and testing  C+ 4   CCR 22, Div 9, sec
100101100392
Retained by Human Resources?
(TER+3, 29 CFR 1627.3)
PCR – see Suppression

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Human Resources
Series  Description  Total
Retention
Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
1 GENERAL – Correspondence,
Timecards, Contracts, Subject
Files, Budgets, Projects , and
Records Retention Schedule*
C+2  GC 34090  Duplicate of City Clerk and
Administrative Services
2  STANDARDS – Policies, Rules,
Bills, & Regulations  C+2  GC 34090

EMPLOYMENT
4 RECRUITMENT – Applications,
Resumes, Alternate Lists,
Testing
C+3
492 USC Sections
2000e‐8; 2000c‐12;
29 CFR Section
1602.12 and 1602.14
Restricted Access
5  PERSONNEL FILES  (a) Regular
Employees  TER+15
29 CFR Section
1627.3
Labor RelationsCode
Section 1174
Access may digitally store after
2 years and shred
Restricted Access

PERSONNEL FILES (b) Water
Quality Control Plant ‐‐ Senior
Chemist, Chemist, Laboratory
Tech, Senior Industrial Waste
Investigator, Industrial Waste
Investigator, Senior Mechanic,
Mechanic, Senior Operator,
WQC Plant Operators I/II,
Industrial Waste Inspectors,
Electricians, Supervisor, WQCP
Operations, Manager/Assistant
Manager, WQCP, and Manager,
TER+30
29 CFR
1910.1020;
Cal OSHA 8 Cal
Code Regs 3204
Access may digitally store after
2 years and shred
Restricted Access
*There may be other
employees in safety‐sensitive
position in other  locations with
same extended retention
schedule
5  PERSONNEL FILES (c) Hourly
Employees  TER+5
29 CFR Section
1627.3 Labor
Relations
Labor Code Section
Section 1174
Access may digitally store after
2 years and shred
Restricted access
6  RETIREMENT – Public Employee
Retirement System  TER+4
29 USC Sections
1001 – 1381
29 CFR Section
1627.3
Restricted Access
7 CLASSIFICATION: Requests for
reclassification, PDQ's, Job
Descriptions, Desk Audits
C+32  Labor Code Section
1197.5(de)
PDQ = Position Description
Questionnaire

BENEFITS
8 EMPLOYEE BENEFIT FILES ‐
DCCAP (dependent care),
Deferred Comp, Dental, EAP,
Life, Medical, Vision/LTD Claim
Applications, Leave, Domestic
Partner Reimbursement
C+4  29 CFR Section
1627.3
Restricted Access
DCAP = Dependent Care
Assistance Program
EAP = Employee Assistance
Program
LTD = Long Term Disability

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Human Resources
Series  Description  Total
Retention
Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
9 FPPC AGENCY FORMS
a) 804 New Positions ‐‐ Form
804
b) Consultants ‐‐ Form 805
C+4

C+4
FPPC 18734
FPPC 18734  Duplicate of City Clerk
RISK MANAGEMENT/WORKERS' COMP
10  WORKERS COMPENSATION
Claim Files
TER+5 (if
claim is
active)PER
Labor Code Section
5410
8 CCR 3204(d)(1)
8 CCR 10102
GC 12946
Files are held at Administrator’s
Office, City only keeps working
file
Restricted Access
11 Authority for California Cities
Excess Liability (ACCEL) JPA
Agenda Files
C+3     Department Opinion
12 DMV Employer Pull Notice
Program ReportsDMV – Pull
Notices
C+4 (only
if
employee
has
violation
on record)
Department Opinion
Restricted Access
13  DRUG TESTING  C+5
49 CFR Section 193‐9
DOT 49 CFR Part 40
Subpart P Sect

40.333; 49 CFR

40.333 and Sect

40.25 Restricted Access
14 SAFETY REPORTS
a) Investigation Reports
b) Hearing Tests
PER
TER+5
C+4
8 CCR 3203(b)(1)‐(2),
8 CCR 3203(c)(2),
FC 406.2
Department Opinion

INSURANCE
(a) Insurance bond policies
(b) Insurance certificates

TER+10
PER

CCP 337.2; 343
GC 34090

INFECTIOUS DISEASE &
OCCUPATION EXPOSURE FILES  PER
29CFR 1910.1030(h);
29 CFR 1910.1020;
8CCR3204(d)(1)(B)

OCCUPATIONAL MEDICAL TEST  TER+5
FMLA 1993 US OSHA;
29 CFR
1910.1020; 29 CFR
1602.30‐
1602.32; OSHA;
8CCR5100(d)(2)OSHA

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Human Resources
Series  Description  Total
Retention
Statutory Reference  Remarks
C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
LEAVE ‐ DI
SABILITY  TER+5
FMLA 1993 US OSHA;
29 CFR
1910.1020; 29 CFR
1602.30‐
1602.32; OSHA
8CCR5100(d)(2)OSHA
Acciden t, Incident, and Injury
Reports  PER
8 CCR 10102
GC 12946
HUMAN RESOURCES DEVELOPMENT
16 TRAINING – Program Lists,
Instructor Lists, Class Rosters, &
Evaluations
C+2  49 CFR 199.17
49 CFR 199.227   Department Opinion
EMPLOYEE RELATIONS
17 NEGOTIATIONS – Notes,
Notebooks, Correspondence,
Contracts, & MOA
C+10  29 USC Sections 211
(c), 203 (m), 207 (g)  Restricted Access
18 COMPENSATION – Mgmt.

Salary History Sheets, Job
Descriptions, Salary Surveys,
Compensation Plans
C+7  Department Opinion
19 GRIEVANCES – Arbitration,
Grievances Reports, SEIU
Window Period Requests,
Sexual Harassment &
Discrimination
C+7  29 CFR Section
1602.21 (h)  Restricted Access
PERSONNEL MANAGEMENT
21  EMPLOYEE RIGHTS: Safety and
General Employees  TER+5  GC 12946, 29 CFR
1602.12
23  CLASSIFICATION AND
COMPENSATION SURVEYS  C+2
GC 12946, 34090; 29
CFR 516.6(2); 29 CFR
1602.14
25  LEAVE ‐ MEDICAL  TER+5
FMLA 1993 US OSHA;
29 CFR 1910.1020;
29 CFR 1602.30
27  SALARY INFORMATION ‐ Salary
schedule, Salary resolutions  PER  GC 34090; GC 12946;
29 CFR 516.6(2)

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Information Technology
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
001
a) Budget

b) Purchase Orders
C+2

C+2
GC
34090.7
Duplicate of Administrative
Services (ASD)
Duplicate of ASD
001  Subject files, general
correspondence,   C+2  GC 34090
SUBJECT FILES
002  Phone Log Files  C+2  GC 34090  Call records
003  Service Desk Tickets  C+2  GC 34090  IT Service Desk Tickets 004  Financial System Data
Backup  C+7   GC
34090  SAP Database Backups
005
Contracts
a) Under $5000
b) $5000 and over
c) $85000 and over

TER+43
TER+43
TER+43
CCP 37.2
CCP 343
GC 34090
Duplicate of ASD
City Council approved contracts
Dduplicate of City Clerk
006  Hardware and software
inventories  S+2  GC 34090
Running inventories of hardware
and software used to track
locations, to whom assigned,
and licensing information, as
needed

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Library
Series  Description  Total
Retention
Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
Department Administration
Work Schedules, Volunteer
Records, Budget Preparation,
Surveys, Statistics, Projects, Staff
Reports, Org Chart,
Memberships, Legal Opinion,
Staff Development and Training,
Community Relations, Benchmark
Data
C+2  GC 34090
Standards
Department Policies and
Procedures, Strategic Plan,
Safety/Security Manual, Disaster
Plan
Until
SupersededS  GC 34090
General Correspondence &
Reports
Correspondence, Memos, Emails,
Press Releases, Committee
Reports, Meeting Notes, Working
Files
C+2  GC 34090
Email messages related to
a current project or a
policy‐making decision
should be retained along
with related records
Other Departments
Staffing Roster, Timecards, Leave
Requests, Contracts,
Amendments, Purchase Orders,
Change Orders, Invoices, Travel,
Final Budget, Fines and Fees
Scheule, Library Bond Measures,
Building Plans, Deposits, Cash
Receipts, Information Technology
Management Records, Records
Retention Schedule
While useful  GC 34090  Duplicate of other
departments
Employee Files (Regular & Hourly)
PAFs, Appraisals, Work Injury, Job
Descriptions, Requests for
Reclassificiation, Recruitment ‐‐
applications, resumes,
While useful Duplicate of HRPeople
Strategy and Operations
LEGISLATIVE HISTORY
Library Advisory Commission
a) Agenda
b) Proof of Publication
c) Minutes of Meetings
d) General Correspondence
e) Proof of Agenda Posting
C+2PER
C+2
PER
C+2
C+2
GC 34090
If posted by Library
StaffLibrary Advisory
Commission dissolved in
2020.

SUBJECT FILES
Library Databases
Customers, Circulation and
CS+2
GC 34090
Patron use Registration
and circulation records are
exempt from Public

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Library
Series  Description  Total
Retention
Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Inventory
Subscriptions and Licenses
Records Act under certain
conditions; GC 7927.105,
GC7927.100GC6254, GC
6254.5, GC6255, GC6267
Grants & Donations
Applications
Awards
Non‐monetary Donations
Reimbursements
C+5
GC 34090
24 CFR 200.334
24 CFR 570.502
29 CFR 97.42
Department Opinion
Capital Improvements
Project Files, Specifications,
Contracts, Agreements,
Equipment, Maintenance,
Licenses, Inventory
Life of
building  GC 34090
Duplicate of Public Works
City Council approved
contracts duplicate of City
Clerk
Publicity/Publications
Promotional Materials  C+2  GC 34090
State Library
Public Library Survey
Reimbursements
C+2   GC 34090
Operational Reports
Daily Log, Cash Handling, Bank
Deposits, Debt Collection
Management
Incident Reports

C+2

C+5
GC 34090
Public Programming
Development and Administration
of Programs for the Public
(children, students, adults)
C+2  GC 34090
Collection Development Records

Records documenting the
selection and acquisition of new
materials for the Library's
collections and the physical
movement of materials between
the facilities and storage areas
C+2  GC 34090
Collection Movement Records
Records documenting the physical
movement of materials between
the facilities and storage areas
C+2

Historical Reference
History of Palo Alto City Library  PER   GC 34090  Department Opinion

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Office of Emergency Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
1  DEPARTMENT MANAGEMENT

General Order, Special Orders,
Bulletins, Policies and Procedures  S    GC 34090
Employment Memorandum of
Agreements
While
Useful  GC 34090   Duplicate of Human Resources Peope
Strategy and Operations (PSO)
2  DEPARTMENT PLANS  PER     Department Opinion
Strategic Plans/ Master Planning
Documents  C+2  GC 34090
3  GENERAL CORRESPONDENCE &
REPORTS  C+2  GC 34090
Correspondence, memos, emails,
press releases

Committee reports, minutes,
public file review requests
Special studies, community
relations
003c
Budgets, Purchase Order's Time
Keeping, Correspondence,
Surveys, Statistical Reports
C+5  GC 34090
004h  Equipment Records  TER+2  GC 34090
Retained until termination of
equipment's use; Manuals,
instructions, procedures, assignments,
maintenance
EMPLOYEE FILES
006(a)  Training records, certificates  C+2  GC 34090
Duplicate of HR Retained by HR
(TER+3, 29
CFR 1627.3)
006(b)  Employee records  While
Useful     Retained by HR (TER+3, 29
CFR 1627.3)
SPECIAL PROGRAMS
023(a)
Disaster Service Worker:

Emergency Services Volunteers
All associated documents
TER+30
CCR 19,
2573.2,
GC 3105,
6250
Required for injury claims

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Planning and Development Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks
C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMIN

ISTRATION
001
OTHER DEPARTMENTS
Personnel Records, Purchase
Orders, Payment Claim
Vouchers, Legislation, Final
Budget, Correspondence with
Other Departments and
Records Requests
While
Useful  GC 34090
Duplicate of Other Departments
002

DEPARTMENT

ADMINISTRATION
Department Procedures,
Equipment, Inventories,
Budget Preparation, and Final
Budget Correspondence,
General Correspondence
C+2  GC 34090
003

CONTRACTS
a) Contracts under 85,000 plus
all records associated
b) Full Cost Recovery Contracts
TER+4C+2
TER+4Until
Completion
CCP 337
CCP 343
GC 34090
Department Opinion
004
ADMINISTRATIVE REFERENCE
Fee Schedules, Orgs, List,
Ordinance Binder, Planning
Ethics, Data Collection
While
Useful plus
online
archivesS
GC 34090  Department Opinion
LEGISLATIVE HISTORY
5 PLANNING COMMISSION,
ARCHITECTURAL REVIEW
BOARD, AND HISTORIC
RESOURCES BOARD AND
DIRECTOR'S HEARINGS
a) Minutes ‐ Online
b) Agendas and Packets‐ Online
c) Correspondence with
Staff/Public ‐ project based
d) Proof of Publication
de) Proof of Agenda Posting
PER
PERC+2
C+2
C+2
C+2
GC 3409
0 Video and Audio Tapes are recycled
after 90 days except for  Director's
Hearing ‐‐ 5 years of DVD/CD
Hardcopy form
at, Boards ‐ Summary.

PTC ‐– Verbatim
Agendas duplicates of City Clerk
SUBJECT FILES
6  COUNTY OF SANTA CLARA  While
Useful  GC 34090  Duplicate of Santa Clara County
7  BUILDING PLANS  GC 3409 0
a) A pproved PER   H&S 19850  Digital Format
b) Su perseded C+2  H&S 19850  Hardcopies

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Planning and Development Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
8 DISCRETIONARY PLANNING

ENTITLEMENTS
a)   Applications
b)   Maps ‐ Zoning, Tentative
Subdivision, Preliminary Parcel,
Comp Plan Land Use, et al
c)   Permit Extensions
(currently a 2‐yr window with a
1‐yr extension)
d)   Record of Land Use Actions
e)    CEQA determinations, ‐EIR,
‐Negative Declarations

PER
PER

C+2

PER

PER

GC 34090
Department Opinion
Digital Format (stored offsite)

Digital Format

Saved Within Application files that
are scanned into GIS/DOXview
10  HISTORIC INVENTORY  PER  GC 34090  Digital Format‐‐Currently updated via GIST
11  ZONING ORDINANCES  PER  GC 34090  Duplicate of City Clerk 12 COMPREHENSIVE PLAN AND
AMENDMENTS‐‐ Available
Website reference only
PER  GC 34090
Duplicate stored offsite as vital copy
backup w/ Amendments
Resolutions Duplicate of City Clerk
13  COMMUNITY DEVELOPMENT
BLOCK GRANTS (CDBG)     PAMC 2.30
a)       Project Files  TER+5 C+2
24 CFR Part
570
2 CFR
200.334
.502
State of California HCD CDBG Grants
Management Manual, Chapter 10
https://www.hcd.ca.gov/grants‐and‐
funding/programs‐
active/community‐development‐
block‐grant
b)       Deeds of Trust and
Promissory Notes     GC 34090  Duplicate of City Clerk
14  COMMUNITY DEVELOPMENT        Human Relations Commission Acts as Committee
BLOCK GRANTS (CDBG)
b) Program Reference Forms,
Procedures and Brochures  C+3
15  HOUSING
a) General Information and
References ‐ Outside Materials
While
Useful     Department Opinion
b) Housing Studies and
Programs  C+3  GC 34090

c) HOME Funding‐General (If
individual home loans keep
permanently)
C+3TER+5
GC 34090
24 CFR Part
570
Federal regulation federally funded
programs and labor standard
compliance files
d) Below Market Rate (BMR)
Units, In Lieu Hosing Mitigation  PER  GC 34090  Department Opinion e) Below Market Rate
Administration
C+2While
Useful   GC 34090

16  TRANSPORTATION‐BICYCLES     GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Planning and Development Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
a)       Bike Boulevard  PER
Unique project, historical
significance, model for other
jurisdictions in and out of U.S.
b)        Bike Counts  C+5
c)       Bike Facilities, Lockers
and Racks  C+2
d)       Bike Locker Rental
Program  C+2

e)         Bike Operations
(signing/striping, signal
detection), paths, Routes and
Trails
C+2
f)      Bicycle Advisory
Committee  C+5     Department Opinion
17 FUNDING‐Fuel Efficient Traffic
Signal Management
Program(FETSIM) Applications,
Prop 116 Applications, Surface
Transportation
Program(STDP)/Congestion
Mitigation and Air Quality
(CMAQ)Applications and
Transportation Development
Act (TDA) Article 3 Applications
PER
18  NEIGHBORHOOD STUDIES  C+2     Department Opinion
19  Parking
a)       Assessment Districts  PER
b)       Carpool/Vanpool
Program  C+2
c)        Facilities(garages/lots)  PER     Department Opinion d)       Permit
Policy/Management  C+2     Department Opinion
e)       Residential Permit
Parking  C+2
f)         Structures  PER     Department Opinion
g)       Surveys  C+2
h)       Zones  C+2    Department Opinion
i)     Congestion Pricing  C+5  GC 34090  Department Opinion 20 PERMITS/TRAFFIC CONTROL‐
Certificates of Insurance and
Traffic Control Plans
C+2  GC 34090
22  TRAFFIC REFERENCE     GC 34090

a)        Bike‐correspondence,
other jurisdiction bike plans,
safety/education
C+2     Department Opinion/Online
Reference
b)       Demographic Data  PER
c)       Traffic Flow Maps  C+5

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Planning and Development Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
23  REGIONAL AGENCIES  C+2
24  SCHOOL SAFETY  C+2  GC 34090
25  TRAFFIC STUDIES     GC 34090
a)       Traffic Calming  C+5
b)       Traffic Signals        Department Opinion
c)        Other Traffic Studies
26  TRAFFIC OPERATIONS

a)       Accidents (high accident
location/accident data and
reports)
C+2
DEVELOPMENT CENTER ADMINISTRATIVE RECORDS
1 OTHER DEPARTMENTS
Personnel Records, Safety
Files, Purchase Orders,
Payment Claim Vouchers, City
Manager’s Reports,
Legislation, Litigation, Final
Budget, Equipment and
Facility Maintenance, Time
Sheets, Correspondence with
Other Departments and
Retention Schedules
While Useful  GC 34090  Duplicate of other Departments
2  DEPARTMENT
ADMINISTRATION  C+2  GC 34090

Daily Deposit Copies,
Department Procedures,
Equipment, Inventories,
Budget Preparation, and Final
Budget Correspondence

3 CONTRACTS
a) Contracts under $85,000
plus all records associated
b) Full Cost Recover Contracts
c) Contracts over $85,000 plus
all records associated

C+2TER + 4
Until
CompletionTER
+4
C+2TER +4
PAMC

2.30.075
CCP 337
CCP 343
GC 34090

Duplicate of Administrative
Services

City Council approved contracts
Dduplicate of City Clerk
DEVELOPMENT CENTER SUBJECT FILES
004  PERMIT RECORDS
Address changes, Permit
applications, Building Use &
Occupancy applications and
certificates, Department
correspondence.

PER  GC 34090  Electronically Stored in Geographic
Information System (GIS) or Accela
005  INSPECTION RECORDS
Survey letters, Special
inspection
– final inspection reports,
SB407 certificate of
PER  GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Planning and Development Services
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
compliance forms, Stop work
correspondence.
006  Plans  PER  H&S 19850
7  CODE ENFORCEMENT
Complaints, inspections,
photographs, violations,
reports, correction notices,
citations
CTER+2  GC 34090

NOTE: Development Center Retention Schedule merged into Planning & Development Center Retention Schedule and transportation records merged into City Manager’s Office.

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks
C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
3  (a) Personnel Training SUP  GC 34090  Bulletins, training class certificates
3  (a)(1)  Lesson Plans  C+15  GC 34090  Scope, content, time period of courses
3  (a)(2) Applicant Fingerprint
Files  TERM+2  GC 34090
Includes paperwork
authorizing fingerprinting
and background checks for
City employment
applicants, all license and
permit applicants and
volunteer applicants
3  (a)(3)(b) Personnel (copies)  TERM+7  GC 34090
Paperwork documenting
officer& non‐
swornProfessional Staff
internal and external
training
3  (b)(1) Applicant Fingerprint
Files  TER+3  GC 34090
Includes paperwork
authorizing fingerprinting
and background checks for
City employment
applicants, all license and
permit applicants and
volunteer applicants.
3  (a)(b)(c) Volunteer Files  TERM+2  GC 34090  Volunteers’ identification, contact information
003b  Policy, Forms, Brochures  TERMC+2  GC 34090
003c
Budgets, PO’s Time Keeping,
Correspondence, Surveys,
Statistical Reports, Contracts
CTER+5  GC 34090
CCP 337
003d  Demographic Data Collection
Cards  C+2  GC34090  Program ended 6‐30‐2010
003e  Alarm Records  C+2  GC 34090
Alarm packets, documents
& correspondence, alarm
permit
applications/permits, false
alarm notifications, false
alarm records
001q
Administrative/Internal Affairs
Investigations – Documents
relating to complaints or
investigations in responses to
citizens’ complaints regarding
members of the Department.
a) UnNot sustained
b) Sustained
C+5 TER + 5
TER+15
PC 832.5(b),
EVC 1045,
PC 801.5,
PC 803(c),
VC 2547
GC 12946
Provided documents are
not evidence in any claim
filed or criminal
investigation, or part of any
pending records request or
litigation exists.

TER = conclusion of
investigation

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
001k  PressNews Releases   C+2  GC 34090
Website 2 years; moved to
the Investigatory file if
applicable
001k  Social Media Content  C+2  GC 34090
001t  Administrative Citations  TERC+25  GC 34090
Noise, Animal,
Parking/Traffic
TER = conclusion of
administrative review
hearing, if held.
001r  PAPD Policy Manual  SUP  GC 34090  Living Document ANIMAL SERVICES RECORDS
001p
Nuisance Complaints, Animal
Bite Reports and Hearings,
PAMC Violations and warnings
issued.

C+10
GC 34090
PAMC

6.28.030
FAC 32003(e),
31621 ‐ 31626
PAMC = Palo Alto Municipal
Code
001s  Veterinary Medical Records   C+3  BP 4081   Move to CSD/PIN 10  Animal Licenses   C+2  GC 34090  Dog – 3 years from expiration
001n  HumaneAnimal Control Officer
– Activity records and logs  C+2  GC 34090
001m
Animal Control – All records
relating to animal inventory
and care
C+2  GC 34090   Move to CSD/PIN
COMMUNICATION RECORDS
1 (a) 911 Recordings
(b) Other Phone
Recordings, not on
911 lines
T + 180 days‐
T + 180 days‐
C+2 years and 1 day
GC 34090.6
PC 1054 et seq
Exception: Recordings
used‐ flagged as evidence
in a criminal prosecution or
claim filed or litigation hold
request receivedd or
potential claims and
litigation ‐shall be
preserved for 100 days
after conclusion of the
court action, or as needed.

System programed to re‐
write unless flagged
003f  Mobile Audio Video Records
(MAV)  C+2  GC 34090.6
PC 1054
Exception: ‐ Recordings
used‐ flagged as evidence
in a criminal prosecution or
claim filed o‐r litigation
hold request received or
potential claims and
litigation shall wbe
preserved for 100 days
after conclusion of the
court action or as needed.

DAR ‐ Digital Audio Recordings  C+2‐

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
System programmed to re‐
write unless flagged
003g  Interior Video Recordings
AIB or ISD when initiated  C+12  GC 34090.6
PC 1054
Exception‐: Recordings
flagged used‐ as evidence
in a criminal prosecution or
claim filed or‐ litigation
hold received  or potential‐
claims and litigation shall‐
be preserved for 100 days
after conclusion of the
court action, or as needed
003h  Routine Perimeter Security
Video  100 Days  GC 34090.6  Automated self‐
recycled/re‐use technology
INVESTIGATIVE RECORDS
001e
Police Reports – ODI (Optical
Document Imaging) System
and supporting hard copy
Reports
PERC+100
GC 34090  Reports scanned into the
ODI system from 6‐15‐92 to
12‐31‐06. Unless report is a
Permanent Record or
ordered Sealed by Court
Order
PC 800
PC 801
PC 799
001f
Non Criminal Police Reports –
Lost/Found Property, Injured
or sick persons; missing
persons where person has
returned; traffic collision
reports not used as the basis
for criminal charges etc.

C+2010  GC 34090
Any CLETS entry must be
canceled prior to purge if
applicable.

Applies to Police Reports
taken prior to 6‐15‐1992
prior to Optical Imagining.
001e  Traffic Collision Fatality Reports  PERC +20  GC 34090  Regardless of the medium 001e
(1)Police Reports/PDF Scanned
– All Felonies, high
Misdemeanor cases.

PERC +100
PC 800
PC 801
PC 799
(Felony
Capital Crimes
punishable by
Death, Life
Imprisonment
)
PC 1054
Starting 2007 Hard Copies
will be kept in conjunction
with PDF
Prosecution for an offense
punishable by
imprisonment in state
prison for 8 years or more
must commence within 6
years after offense
commission.

Commencement of
prosecution defined in PC
804.  *Excep
tion:  PC 803 –
Tolling/Extension of time
periods; Appeals process

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
and “Three Strikes”‐ also
considerations in assigning
retention‐.
001f
(1)Non Criminal Police
Reports/PDF Scanned –
Lost/Found Property, Injured
or sick persons; missing
persons where person has
returned; traffic collision
reports not used as the basis
for criminal charges etc.

C+150  GC 34090
Starting 2007 Reports will
be scanned to PDF.

Any CLETS entry must be
canceled prior to purge if
applicable.
12‐1‐2021 – all reports
scanned as PDF
001v
Arrest/Conviction HS Section
11357 (b), (c), (d), (e) or H&S
Section 11360 (b) violations –
Occurring after January 1, 1996
Mandatory
destruction from
date of conviction or
date of arrest with
no conviction
HS 11361.5
Applicable to convictions
occurring after 1‐1‐1996 or
arrests not followed by a
conviction occurring after
1‐1‐1996;  Exc
eption: H&S
11357(e), the record shall
be retained until a juvenile
offender attains 18 years of
age – then destroyed
pursuant to 11361.5
001l  FI Cards – Field interview Cards  C+2  GC 34090  Includes photo if taken 001k  (1) Daily Bulletins  C+2  GC 34090
001e  (2) Registrants – Sex, Arson,
Narcotics
PER
TER or until S
DOJ
Guidelines
Fingerprint Card, Photo and
info forwarded to DOJ
001e
(3) Criminal Reports
(Misdemeanor low Felony) and
Domestic Violence Reports
C+15  FC 6228(de)
GC 34090
Remove property from
CLETS, no suspect or open
investigations pending.

MISC REPORTS AND DOCUMENTS
004a  Court Board   C+12  GC 34090  Court Notices
004b  Court Liaison Tracking Systems  C+25  GC 34090
Booking/Filing Lists and
Logs, In/Fformal Discovery
requests and
Correspondence. Formal
Discovery scanned to
Investigatory File
004c  Subpoenas (Duplicate)  C+2  GC 34090
Subpoena Duces Tecum
(SDT) filed with case Report
once completed if
applicable
004d  Statistical – Crime Analysis and
other reports  C+2  GC 34090
Internally generated
information using activity
logs, citizen calls requests,
and current and past crime
statistics.  Reports created
for a variety of purposes.

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Some original reports sent
to DOJ & FBI
004e
Statistical – UCR (Uniform
Crime Report) LEOKA,
Homicide, Arson, DV, Hate,
Arrest & Citation, Death in
Custody, Crimes against Senior
C+25  GC 34090  Originals to DOJ & FBI
004f  Sealed – Adult /Factual
Innocent
Mandatory
Destruction upon
and pursuant to
Court Order
PC 851.8
Unless sealed pursuant to
PC 851.91 and PC 851.92.

Does not include letter of
finding sent to the
defendant for
grants/denials
001j  Restraining Orders  C or until S
Destroy after law
enforcement actions
described in PC 273.5,
273.6, 646.9, 12028.5,
13700 and Family Code
Sections 6380‐6383 are
fulfilled and effective date
of Restraining Order has
expired
001g
Traffic Citations (copies)
*Except Juvenile offender
program graduates – those not
forwarded to court of program
successfully completed.

C+2  GC 34090
Original hard copy is
forwarded to court, citation
records are sent
electronically to the court..

Agency copy kept for
processing.  Parking
Citations forwarded to
Revenue Collections
004h
Equipment Records – includes
Drager Logs, PAS Records and
Radar Calibration Logs,
Weapons Records, ALPR Stats;
Flock and Star Chaser Forms
TERM+2  GC 34090
Retained until termination
of equipmentsequipment
use; Manuals, instructions,
procedures, assignments,
maintenance
004i  License/Permits  C+2  GC 34090
Parade, Noise Exemption,
Special Events, Block Party,
Taxi, Masseuse.  No longer
interested forms to be sent
to DOJ for applicant
expired applicant
information.
004j  Warrants:       Warrants attaining purge
date are sent to Santa Clara
Co DA’s office for review of
extension of warrant/
Active case or purge.  All
(1)      Felony  Felony – C+ 10  GC 34090
(2)      Misdemeanor  Misdemeanor – C+7  PC 799
(3)      Infraction  Infraction – C+7  PC 800/801

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Police Department
Series  Description  Total Retention  Statutory
Reference
Remarks
C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
CLETS/AWS systems must
be u
pdated or cancelled.
004k  NCIC Validations  C+2  GC 34090  Copies sent monthly to DOJ ???
004l
Records requests,
miscellaneous correspondence,
no record, RFP’s
C+2  GC 34090
The destruction of fe
lony, misdemeanor, and infraction Crime/Supplemental Reports is permitted providing:
(1) They do not relate to an unadjudicated arrest except for HS 11357 or HS 11360 violations; (2) They do not relate to unserved warrants;
(3) They do not involve identifiable items which have not been recovered; (4) The do not relate to PC 290, PC 457.1, or HS 11590 Registrants; (5) Th
ey do not relate to violations listed in PC Sections 799 and PC 800; (6) The cases are not presently involved in either a civil or criminal litigation.

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Public Works
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = S upersede

ADMINISTRATION
1  PERSONNEL
Confidential Documents
While
useful
Duplicate of Human
ResourcesPeople Strategy and
Operations (PSO)
1 Contracts/purchase orders
awarded by PW Department,
except construction/capital
improvement
TER+4  CCP 337
CCP 343

AIRPORT
A
GREEMENTS/CONTRACTS   While
useful
TER+4
CCP 337
CCP 343
Duplicate of ASD and CLK
1  BUDGET
Budget Change Requests  PER Duplicate of Office of Management & Budget
2 CAPITAL IMPROVEMENTS
a) Project Files, Work Orders,
Schedules, Bidders List,
Correspondence, Change Order
b) Specifications, Reports Plans,
Contracts and Subdivisions
PER
H&S
19850
GC 4003
Life of Structure
2 GENERAL
Correspondence
Membership Information
Notice to Airmen (NOTAM)
C+2  GC 34090

GRANT S
Applications
Awards
PER  2 CFR
200.334   Department Opinion
OPE RATIONAL  REPORTS
Daily, Weekly, Monthly,
Quarterly, and Annually
C+4  GC 34090  Federal Aviation Administration
(FAA)
PERMITS  PER
STAF
F
Evaluations
Personnel Action Forms
S+5UP
Labor
Code
Section
5410
Duplicate of HR PSO
TENANT FIL ES
Applications
Payments/Receipts Log
Leases
PER
ENGINEERING SERVICES
005
013
ASSESSMENT DISTRICT
Boundaries & Rolls  PER  GC 34090
006
020
BENCHMARK DATA
Horizontal, Vertical & Control  PER  GC 34090  Department Opinion ‐ Need this data for historical reference material
007
011
CAPITAL IMPROVEMENTS
a) Project Files, Work Orders,
Schedules, Bidders List,
Correspondence,
PER
H&S
19850
GC 4003
Life of Structure

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Public Works
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
Change Order
b) Specifications, Reports Plans,
Contracts and Subdivisions
c) Street Reports
8  CERTIFICATES OF COMPLIANCE  PER  GC 34090  Duplicate of City Clerk 9  CERTIFICATES OF INSURANCE  SUP  GC 34090
10 ENCROACHMENT PERMITS
a) Permanent Encroachments
b) Temporary Encroachments

PER
C+2
GC 34090
11 FLOOD ZONE
Elevation Certificates & Letter
of Map Amendments
PER  GC 34090
12  MAPS – Annexations, Park
Dedication, Tract, & Block  SUP  GC 34090  Keep current map version only 13 PERSONNEL
Evaluations
Personnel Action Forms
SUP     Duplicate of HRPSO
14  PRIVATE DEVELOPMENT
REVIEWS  C+2  GC 34090
15  SOIL REPORTS  PER     Department Opinion ‐ Need this data for historical reference material
16  STREET WORK PERMITS  PER  GC 34090
17 SUBDIVISIONS
a) Agreements
b) Parcels and Subdivision Maps

PER
CS+2
GC 34090  Keep current map version only
18  SURVEYS – Recording Data and
Maps  PER  GC 34090  Department Opinion ‐ Need this
data for historical reference material
ENVIRONMENTAL SERVICES
19  ENVIRONMENTAL FILES  PER     Department Opinion
20  Discharger permits and permit
support documents
Permit
expiration
or facility
closure + 3
years
40 CFR  Federal Pretreatment Regulations
Other Discharger data and
records  C+122  40CFR 40
CFR 141.91  Federal Pretreatment Regulations
WATER QUALITY CONTROL PLANT
35  FLOW
Discharge Data and Reports  PER  40 CFR
122.41   Department Opinion
36 MAINTENANCE
Flow Strip charts, Instrument
Calibrations, Operations,
Maintenance & Laboratory
Records, & Crane Maintenance
and Certification, State
Certification
C+4     Department Opinion

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Public Works
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
37 NPDES (National Pollution
Discharge Elimination System) –
Permits and Reports
PER  40 CFR
122.28   Department Opinion
38 PERMITS
Pressurized Vessels, Air &
Industrial Waste
TERC+4  GC 34090
39  SAFETY
Meetings and Training  C+4  GC 34090
40  SEPTIC & RECLAIMED WATER
Permits, Fees, Billings  C+4  GC 34090  Department Opinion 41 PERSONNEL
Staff with aAccident report,
accident investigation, or
important disciplinary
matterother personnel event
resulting in change of policy
TER+30

Department Opinion
Duplicate of PSHR
ZERO WASTE

Landfill Daily Log Operator
Assignments and Maintenance
Activities
C+5

GC 34090

Landfill Reports & Records  PER  GC 34090
Landfill tollbooth receipts  C+5
Household Hazardous Waste
Manifest & Reports  PER

SMaRT Station & Kirby contract
data  C+10     Department Opinion
Waste Contractor data ‐‐
GreenWaste of Palo Alto  C+10     Department Opinion
Recycling Programs   S+2  GC 34090

SUSTAINABILITY
Climate Action Plan Reporting  C+25  GC 34090  Department Opinion Sustainability Project
Documentation  C+10  GC 34090  Department Opinion
Greenhouse Gas Inventory Data  PER  GC 34090  Department Opinion EQUIPMENT MANAGEMENT
21  Transactions – Parts, Fuel, and
Gas Tags  C+2  GC 34090
22  Vehicles – Registrations & DMV
Correspondence
Life of
Vehicle     DMV Requirement
FACILITIES MANAGEMENT
23 BUILDING MAINTENANCE
Custodial cContracts
City Manager Reports
Specifications
Bidders List
Change Orders
Payment Files

TER+4

C+2
GC 34090
CCP 337
CCP 343

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Public Works
Series  Description  Total
Retention
Statutory
Reference
Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
24 CAPITAL IMPROVEMENTS
a) Project Files, Work Orders,
Schedules, Bidders List,
Correspondence, Change Order
b) Specifications, Reports Plans,
Contracts and Subdivisions
PER
H&S
19850
GC 4003
CCP
337.15
Department Opinion
25  GENERAL ‐ Correspondence
Forms  C+2  GC 34090
26 PERSONNEL
Division Staff Schedules
Personnel Action Forms
Injury/Accident Reports
TER
Labor
Code
Section
5410
Originals to HR, copy kept in
individual’s file until employee
termination
27 REPORTS
Quarterly Summary of
maintenance labor and material
costs for Parking Lots
C+2  GC 34090
28  SUBJECT FILES  C+2  GC 34090
22  Internal Working Files
29 WORK REQUESTS
Labor and Material Tracking
Key Requests
Service Calls
C+2  GC 34090
STREETS/SIDEWALKS/STORM DRAIN
30 26
32 25
DAILY REPORTS
Operator assignments &
equipment status
Storm Drain
Work Orders
C+5  GC 34090
33 Tree line clearing, landscaping
plans, pesticide spraying,
inventory & irrigation plans
C + 2  GC 34090
34 WORK ORDERS
Streets, sidewalk, signs,
sweeping, trees
C+5   GC 34090
35  Urban Forestry  C+2  GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
ADMINISTRATIVE RECORDS
001
Management books, CIP Budget,
Working Files, Operating &
Safety, Staff Meetings,
Correspondence, Budget Change
Requests, Journal Entries
Shipping Receipts, Depreciation,
Proof of Publication
C+2  GC 34090
Master Plans  PER     Department Opinion

WGW Ops Dailies
WGW Ops Stand‐by/Call Out
Time Report
Shipping records Internal vs.

Outside Vendor
C+2
C+2

C+2
Department Opinion
SUBJECT FILES
002
Policies, Procedures, Processes,
Marking Requirements,
Engineering Standards, Electric
Service Requirements, Cable
Specs, Forms, Best Management
Practices
S+2C+2  GC34090  Department Opinion
003  Drivers License Records  While
Useful     Duplicate of DMV
004
Other Departments – City
ManagerStaff Reports,
Personnel, Pos, Time Cards,
Claim Vouchers, Invoices,
Abandonments, Annexations,
Council Agendas, Unaccepted
bids, Finance Reports,
Encroachment Permits & Records
Retention Schedule
While
Useful
Duplicate records – originating
department maintains official
document

CONTRACTS
005  Construction & Services/Products
over $25,000
While
Useful   CCP 337  Council approved contracts
Dduplicate of City Clerk
005  Services/Products under $25,000  TER+5     CCP 337  City Attorney Opinion Construction  PER  CCP 337.15  Council approved contracts duplicate of City Clerk
005  Unaccepted Bids  C+2  GC 34090
Electric and Gas Meter  SUP+7     Duplicate of City Clerk Purchase and Sales Agreements ‐
EEI & NAESB  SUP+7     Department Opinion for
retention in Dept. files
Renewable Energy Certificate
Master Agreement  SUP+7
Duplicate of City Clerk
Dept. Opinion for retention in
Dept. files

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

Master Agreement ‐‐ Transaction
and/or Confirmation Agreements
‐‐ including supporting
documentation (deal sheet,
shopping sheet, authorization
etc.)
TER+7  CCP 337   Retained in Utilities Dept.

Bilateral Commodity and/or
related service agreements  TER+7
If within City Manager
authority, then retained in
Utilities Dept. If Council
approved, retained in City
Clerk's Office
PROJECT FILES
006  Internal working files  PER     Department opinion RATES
007  Rates – All Services  PER     Department opinion

REPORTS
009
Statistical, sales, annual
consumption analysis and
various spreadsheets
C+2  GC 34090
UTILITY ADVISORY COMMISSION
010
Agenda
Proof of PublicationPosting
Minutes of all meetings
General Correspondence
Proof of Agenda Posting
C+2PER
C+2
PER
C+2
C+2
Agendas Duplicate of City Clerk
010  Correspondence and Data Tapes  C+2  GC 34090
TASK FORCE
011  City of Palo Alto and SCVWD
Meetings  C+2  GC 34090
011  Any task force – internal and/or
external  C+2  GC 34090

REGULATIONS
013

National Gas Act
Pipeline Safety Act
Natural Gas Policy Act
CVPIA
While
Useful
C+2
C+2
C+2

Duplicate of Other Agency
CVPIA = Central Valley Project
Improvement Act
CVPIA = Central Valley Project
Improvement Act
013  Correspondence w/ Agency  C+2  GC 34090
STUDIES ‐ SURVEYS
014

Gas System Study
Distribution
Electro Magnetic Field Survey
and Energy Case Studies
Commodity Resource
C+2

C+2

C+2
GC 34090

CUSTOMER SERVICES

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
015  Customer Correspondence
Letters, faxes, emails  C+2     Department Opinion
015
Service:

GC 34090  All listed will be scanned and
retained electronically
 Residential Service
Agreement  C+3
 Residential Service
Application  C+3
 Commercial Service
Agreement  PER
 Commercial Service
Application  PER
 Utilities Account Change  C+3
 Make Change to Account  C+3
 Account Closure Request  C+3
 Close Utilities Account  C+3
 Revert to Owner Request  PER
 Revert to Owner Application  PER
015
Demolition Request
Demolition Application
Temporary Power
Temporary Power Application
Hydrant Water Application
Hydrant Meter Application
C+3
C+3
C+2
C+2
C+2
C+2
Department Opinion
Department Opinion
015
Billing
 Consumption Adjustment
 Correct Misread and Billings
 Miscellaneous Adjustment
 Apply Credit or Debit
 Invoice Cancellation
 Cancel Rebill Invoice
 PV Statements
 Monthly PV Status

C+2

C+2

C+2

C+2
C+2
C+2
C+2
C+2
All are created and saved on
electronic templates

Bank drafts
Bank draft confirmation
Returned items
Bank draft application

C+2
C+2
C+2
Duplicate of Admin. Services
Bank Items

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
015
Credit & Collections
 Rate Assistance
 Annual Application Renewal
 Project Pledge
 One time Submission
 Bankruptcy
 LIHeap
 LIHeap send discs

C+21
C+21

PER
PER
C+3
C+21
C+21

Department Opinion
LIHeap = Low Income Home
Energy Assistance Program
015
Meter Reading
C+1
C+1

C+2

C+2
C+1
C+1
Department Opinion
 Customer Read Cards
 Reads Submitted by
Customers
 Customer Read Emails
 Electronic Read Submitted
by Customers
 On/and Off Orders
 Electronic in SAP

CONSTRUCTION
016
Acquisitions, Easement, Design,
Drawings, Specifications, Photos,
Permits, Soil Reports,
Correspondence, Quotes,
Payments & Schedules
PER  GC 34090  Historical

CPAU Work Orders
As‐Built Maps
Valve Cards
PER     California Department of
Transportation

CPAU Work Orders of
Abandoned Pipe
As‐Built Maps of Abandoned
Pipe
Valve Cards of Abandoned Valves
PER     Department Opinion

ICOMMM Lateral Work Orders
ACP Forms
C+5
C+5     Department Opinion
REGULATORY AGENCIES
017  Reports to
 Federal Register
C+2  GC 34090

 U.S. Dept of Energy
 PG&E

 State Regulatory Agencies
(e.g. Public Utilities
Commission)
 California Energy
Commission
 California Air Resource
Board
REGULATORY RECORDS

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

Sanitary Sewer Overflow (SSO)
Reports
Sanitary Surveys

C+5
C+10

40 CFR 141.33

RWQCB
Statistics, reports,
correspondence
Water Discharge Form
Water Discharge Monitoring

C+5
C+5

40 CFR 122.41
Annual Report for Public Works
Storm Water Department

Water Connection Records,
Device Locations, and Water
Maps
PER  GC 34090

Reports:

Compliance documentation
Average amount of pollution
discharged into waters
Compliance documentation
 Corrosion Control  C+12  40 CFR 141.91
 Discharge Monitoring  C+5  40 CR 141.91
 Drinking Water Corrections   C+10  40 CFR 141.33
 Lead Service Line  C+12  40 CFR 141.91
Water/Sewer Infrastructure Data
in GIS  SUP  GC 34090
Underground Utility Locating  C+6
CAGC Title 1 Division 5
Chapter 3.1 Article 2
Section 4216

Exception Collection Reviews,
Waste Logs  C+2  GC 34090

Paradigm Data Sheets
Cathodic Work Orders
Cathodic Protection with Gas
Distribution Map
Exposed Pipe Reports
Steel Pipeline Tapping Coupon
Records
Annual Report to DOT
Emergency Response Plan
Operations and Maintenance
Manual
PER
PER
PER

PER
TER+5

C+5
C+5
C+5
California Department of
Transportation
EMPLOYEE TEST RECORDS
Gas Operator Qualification  C+5     California Department of Transportation

Employee Water Distribution
Certification
Employee Water Treatment
Certification
Employee Backflow Certification
Employee Cross Connection
Certification
C+3

C+3

C+3

C+3

State
Welding Record (form 225A)  PER     California Department of Transportation

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

TESTS/INSPECTIONS/SURVEYS
Backflow Annual Certifications  C+3     State

FSR Gas Leak Investigations
(818 Form)
FSR Stop Card Database
Gas Shop Stop Card
Water Shop Stop Card
C+7

PER
PER
PER
California Department of
Transportation

Gas Receiving Stations
Odorant and Oil Drip
Water Meter Test Results
Gas Meter Test Results
Meter Leak Tags
Abnormal Operating Conditions
(AOC)
PER
PER
PER
PER
PER
PER
California Department of
Transportation

Water Quality‐Water Sources:
 Testing
 Fluoride Summary
 Ground Water Elevation
 Bacteriologic Analysis
 Chemical Analysis
 Reservoirs, Wells & Rainfall
Gauge
Water Maintenance Records
Water Discharge Form
C+10

C+5
C+5
Title 22 CCR
66261.24(a)(7)
40 CFR 141.33
State

CPAU Gas Pipeline Patrol
Program
CPAU WGW Operations Pre‐
Tested Pipe Tag (Form 503)
CPAU WGW Operations Grade 1
Log Re‐Checks
Gas Leakage Survey
C+5

PER

C+5

C+5
California Department of
Transportation
PERMANENT RECORDS
019  Equipment Records  Life of Equip
+ 2  GC 34090

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
019
General Information
Regulating
Specifications & Testing
Gas Leakage Survey
Meter Leak Tag
AOC
CPAU/WGW Operations Pre‐
Tested Pipe Tag
Gas/Water Shop Stop Card
Odorant & Oil Dip
Valve Cards
Valve Cards of Abandoned Valve
Welding Record
Gas Receiving Station
PER

Form 503

Form 225A
ELECTRIC UTILITY
052
048
Electric‐‐Circuit Map, Electric
Distribution, Street Light Block,
EV Charger Maps
C+2
GC 34090  Duplicate stored offsite as vital
copy backup

Maps: Electric Distribution, Pole
Test Block, Distribution Block,
Street Light Block, Hardware and
Coax
Current
while
active,+ 2
years off
site
053
049
Underground District:

Transmission Line Logs &
Correspondence
C+2  GC 34090

054
050
Work Orders:

Pacific Bell, Cable Co‐op, PG&E,
and Intents
PER     Department Opinion
055
051
Acquisitions, Design, Drawings,
Specs, Permits, Correspondence
quotes, Payments & Schedules
CIP/Construction
PER     Department Opinion ‐
Historical
056  Electric Vehicles:

Power Delivery Records
Life of
Vehicle +2
off site
GC34090
057

Street Lights:

Lighting, Program Materials  C+2   GC 34090

058  Joint Pole Applications  TER+5     Department Opinion Customer Services Projects
Applications, Plans, Invoices  C+2
ELECTRIC OPERATIONS
059
Compliance/Inspections/Locating
 Field Switch/Man on Line
Logs
 Overhead/Underground
Compliance Records

PER
PER

C+1 on site
C+1 on site

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
 Underground Service Alert
Notices
a. Completed Tickets
b. Original Email Notices

C+6
C+21

Onsite
060  Customer Service – UCC
Dispatch Logs  PER   Electronic copy on S drive
061
Street Lights/Traffic Signal/Fiber
Notifications – SL & TS
Maintenance – WO ‐ TS
C+6
Work transaction recorded in
SAP. Mark‐up records
maintained on site
062
055

Substations
a) Equipment (transformers,
switches, breakers, capacitors,
relays)
 Specifications
 Inspection
 Inventory
 Replacement
 Disposal
Life of Equip
+2
Department Opinion
Duplicate stored offsite as vital
copy backup
062
055
Substations
b) Operations (troubleshooting,
line logs, load reports, power
factor, fences, cost data)
C+6

18 CFR Sections
125.3(23) & 125.3(26)
Inspection records and
equipment test records stored
electronically on F:drive
C+3 on site + 3 years off‐site
064
055
Substations
c) Relay and fuse curves, fault
current, calculations, supervisory
control, automation and
distribution automation (SCADA)
and Control Information
C+2   GC 34090
Duplicate stored offsite as vital
backup copy
MARKETING SERVICES
Program Development  PER     Department Opinion
061
064
Customer Applications
Smart Energy Program
CAP
PV Partners Program
Solar Water Heating Program
Solar Water Heating Loan
Program 1970‐1990
Palo Alto Green Program
Palo Alto Green Gas/New PA
Green
Fiber Program
Customer Applications
Rebate Application & agreement
Rebate Applications
Old Program ‐‐ files at The State
Signed Agreements
C+2
C+2
C+2
C+2
C+2

C+2
C+2

C+2
C+2
C+2
C+2
C+2
C+2
C+2

GC 34090
Department Opinion
Department Opinion
Department Opinion
Department Opinion

Council approved contracts
Dduplicate of City Clerk

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede
062
066
Vendor contract invoices
3rd Pary Programs
Monthly/quarterly/annual
electronic records
While
contract is
in
effectTER+4
CCP 337  Department Opinion
063
066
Key Account Engineering Audit
Reports
BI Reports
Pcard receipts
C+2

C+2
C+2
GC 34090  Department Opinion
067

Public Outreach
Program marketing materials
Customer Workshops & Facility
Manager Meetings
C+6

C+2

Department Opinion

SUPPLY RESOURCE GROUP
070

Settlement Date
Commodity Invoices/payment
records
TER+2
PER

Department Opinion
Keep for two years past
contractual limitation of
invoice dispute
071
Regulatory Reference Materials
(e.g. – laws, ruling, orders, court
cases, settlements)
While
Useful    Duplicate of Other Agency

Risk Management
FO and BO Transaction oversight
Monthly BO reports
FO and BO Quarterly reports
FO Weekly Reports
C+6     Department Opinion
078
Rates Documents
Rates/Pricing
Cost of Service Studies
SUP+7
080
Resource Plans
Long‐term Electric Acquisition
Plan, Gas Long‐Term Plan, Water
Integrated Resources Plan
SUP+2
Department Opinion
Adopted plans duplicate of City
Manager and City Clerk

Electric Portfolio Models
Commodity Costs Protections &
Uncertainty Assessment
‐ load and resource balance
‐ supply costs
‐ transmission cost
‐ interconnection
‐ agency costs
‐ hydrology
‐ plant operation and
maintenance
‐ regulatory costs
C+7 for
annual
budget
models

Maintained in electronic
models
‐ overwritten as necessary

City of Palo Alto
Records Retention Schedule
Utilities
Series  Description  Total
Retention  Statutory Reference  Remarks

C = Current Year
PER = Permanent
TER = Termination
S = Supersede

Electric Procurement Plan
Procurement Plans ‐‐ Needs
Analysis Load/Resource
Balance Targets
Authorizations
C+5     Department opinion
Voluntary Certification and
Verification
C+7

Department Opinion

§  Reports to certifying and
verifying agencies such as The
Climate Registry for GHG
Inventory and for Carbon Neutral
Plan (Electric Power Sector)

§  Reports from certifying and
verification agencies such as
audit reports

§  Risk Oversight Committee
§  New Models
§  Standards of Conduct

R&D Program
PET Projects related
documentation
C+6     Department Opinion

Policies
Analysis of plans, programs, and
policies that become adopted by
Council
SC+2     Department Opinion