C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i P a g e 3 o f 3 E x h i b i t C -I n s u r a n c e R e q u i r e m e n t s C i t y .
F . T h e w o r k e r s ’ c o m p e n s a t i o n a n d e m p l o y e r ’ s l i a b i l i t y p o l i c y r e q u i r e d h e r e u n d e r s h a l l b e e n d o r s e d t o s t a t e t h a t t h e w o r k e r s ' c o m p e n s a t i o n c a r r i e r w a i v e s i t s r i g h t o f s u b r o g a t i o n a g a i n s t C i t y , i t s o f f i c e r s , o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , a g e n t s a n d v o l u n t e e r s , w h i c h m i g h t a r i s e b y r e a s o n o f p a y m e n t u n d e r s u c h p o l i c y i n c o n n e c t i o n w i t h C o n s u l t a n t ’ s p e r f o r m a n c e u n d e r t h i s A g r e e m e n t .
5 . A c c e p t a b i l i t y o f I n s u r e r s . I n s u r a n c e i s t o b e p l a c e d w i t h i n s u r e r s w i t h a c u r r e n t A . M . B e s t ' s r a t i n g o f n o l e s s t h a n A : V I I .
6 . V e r i f i c a t i o n o f C o v e r a g e . C o n s u l t a n t s h a l l f u r n i s h t h e C i t y w i t h c e r t i f i c a t e s o f i n s u r a n c e a n d o r i g i n a l e n d o r s e m e n t s e f f e c t i n g g e n e r a l a n d a u t o m o b i l e l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r a g e r e q u i r e d b y t h i s c l a u s e . T h e c e r t i f i c a t e s a n d e n d o r s e m e n t s a r e t o b e s i g n e d b y a p e r s o n a u t h o r i z e d b y t h a t i n s u r e r t o b i n d c o v e r a g e o n i t s b e h a l f . A l l e n d o r s e m e n t s a r e t o b e r e c e i v e d a n d a p p r o v e d b y t h e C i t y b e f o r e w o r k c o m m e n c e s .
7 . S u b c o n t r a c t o r s . C o n s u l t a n t s h a l l i n c l u d e a l l s u b c o n t r a c t o r s a s i n s u r e d s u n d e r i t s p o l i c i e s o r s h a l l f u r n i s h s e p a r a t e c e r t i f i c a t e s a n d e n d o r s e m e n t s f o r e a c h s u b c o n t r a c t o r . A l l c o v e r a g e s f o r s u b c o n t r a c t o r s s h a l l b e s u b j e c t t o a l l o f t h e r e q u i r e m e n t s s t a t e d h e r e i n .
8 . P a y m e n t W i t h h o l d . C i t y w i l l w i t h h o l d p a y m e n t s t o C o n s u l t a n t i f t h e c e r t i f i c a t e s o f i n s u r a n c e a n d e n d o r s e m e n t s r e q u i r e d i n P a r a g r a p h F , a b o v e , a r e c a n c e l e d o r C o n s u l t a n t o t h e r w i s e c e a s e s t o b e i n s u r e d a s r e q u i r e d h e r e i n .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
E X H I B I T D
P R O V I S I O N S A P P L I C A B L E T O F E D E R A L L Y F U N D E D P R O J E C T S
T h e f o l l o w i n g p r o v i s i o n s a r e a p p l i c a b l e t o a l l w o r k d o n e b y C o n s u l t a n t o n C i t y p r o j e c t s r e c e i v i n g f e d e r a l f u n d i n g . I n t h e e v e n t o f c o n f l i c t b e t w e e n t h e p r o v i s i o n s o f t h i s E x h i b i t D a n d t h e A g r e e m e n t , t h e p r o v i s i o n s o f t h i s E x h i b i t s h a l l c o n t r o l .
1 . A R T I C L E I V P E R F O R M A N C E P E R I O D
A . T h i s A G R E E M E N T s h a l l g o i n t o e f f e c t o n S e p t e m b e r 2 7 , 2 0 2 3 , c o n t i n g e n t u p o n a p p r o v a l b y t h e C i t y C o u n c i l , a n d C O N S U L T A N T s h a l l c o m m e n c e w o r k a f t e r n o t i f i c a t i o n t o p r o c e e d b y C I T Y ’ s C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r . T h e A G R E E M E N T s h a l l t e r m i n a t e o n J u n e 3 0 , 2 0 2 6 , u n l e s s e x t e n d e d a s s e t f o r t h i n P a r a g r a p h 1 6 o f t h e A g r e e m e n t .
B . C O N S U L T A N T i s a d v i s e d t h a t a n y r e c o m m e n d a t i o n f o r A G R E E M E N T a w a r d i s n o t b i n d i n g o n C I T Y u n t i l t h e A G R E E M E N T i s f u l l y e x e c u t e d a n d a p p r o v e d b y t h e C i t y C o u n c i l .
C . T h e p e r i o d o f p e r f o r m a n c e f o r e a c h s p e c i f i c p r o j e c t s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e S t a t e m e n t o f W o r k f o r t h a t p r o j e c t . I f w o r k o n a S t a t e m e n t o f W o r k i s i n p r o g r e s s o n t h e e x p i r a t i o n d a t e o f t h i s A G R E E M E N T , t h e t e r m s o f t h e A G R E E M E N T s h a l l b e e x t e n d e d b y A G R E E M E N T a m e n d m e n t p r i o r t o t h e e x p i r a t i o n o f t h e c o n t r a c t t o c o v e r t h e t i m e n e e d e d t o c o m p l e t e t h e S t a t e m e n t o f W o r k i n p r o g r e s s o n l y .
2 . A R T I C L E V A L L OW A B L E C O S T S A N D P A Y M E N T S
A . C O N S U L T A N T w i l l b e r e i m b u r s e d f o r h o u r s w o r k e d a t t h e h o u r l y r a t e s s p e c i f i e d i n t h e C O N S U L T A N T ’ s a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l . T h e s p e c i f i e d h o u r l y r a t e s s h a l l i n c l u d e d i r e c t s a l a r y c o s t s , e m p l o y e e b e n e f i t s , p r e v a i l i n g w a g e s , e m p l o y e r p a y m e n t s , o v e r h e a d , a n d f e e . T h e s e r a t e s a r e n o t a d j u s t a b l e f o r t h e p e r f o r m a n c e p e r i o d s e t f o r t h i n t h i s A G R E E M E N T . C O N S U L T A N T w i l l b e r e i m b u r s e d w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s u p o n r e c e i p t b y C I T Y ’ S C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r o f i t e m i z e d i n v o i c e s i n d u p l i c a t e .
B . I n a d d i t i o n , C O N S U L T A N T w i l l b e r e i m b u r s e d f o r i n c u r r e d ( a c t u a l ) d i r e c t c o s t s o t h e r t h a n s a l a r y c o s t s t h a t a r e i n t h e a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l a n d i d e n t i f i e d i n t h e a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l a n d i n t h e e x e c u t e d S t a t e m e n t o f W o r k .
C . S p e c i f i c p r o j e c t s w i l l b e a s s i g n e d t o C O N S U L T A N T t h r o u g h i s s u a n c e o f S t a t e m e n t o f W o r k .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
D . A f t e r a p r o j e c t t o b e p e r f o r m e d u n d e r t h i s A G R E E M E N T i s i d e n t i f i e d b y C I T Y , C I T Y w i l l p r e p a r e a d r a f t S t a t e m e n t o f W o r k ; l e s s t h e c o s t e s t i m a t e . A d r a f t S t a t e m e n t o f W o r k s w i l l i d e n t i f y t h e s c o p e o f s e r v i c e s , e x p e c t e d r e s u l t s , p r o j e c t d e l i v e r a b l e s , p e r i o d o f p e r f o r m a n c e , p r o j e c t s c h e d u l e a n d w i l l d e s i g n a t e a C I T Y P r o j e c t C o o r d i n a t o r . T h e d r a f t S t a t e m e n t o f W o r k w i l l b e d e l i v e r e d t o C O N S U L T A N T f o r r e v i e w . C O N S U L T A N T s h a l l r e t u r n t h e d r a f t S t a t e m e n t o f W o r k w i t h i n t e n ( 1 0 ) c a l e n d a r d a y s a l o n g w i t h a C o s t E s t i m a t e , i n c l u d i n g a w r i t t e n e s t i m a t e o f t h e n u m b e r o f h o u r s a n d h o u r l y r a t e s p e r s t a f f p e r s o n , a n y a n t i c i p a t e d r e i m b u r s a b l e e x p e n s e s , o v e r h e a d , f e e i f a n y , a n d t o t a l d o l l a r a m o u n t .
A f t e r a g r e e m e n t h a s b e e n r e a c h e d o n t h e n e g o t i a b l e i t e m s a n d t o t a l c o s t ; t h e f i n a l i z e d S t a t e m e n t o f W o r k s h a l l b e s i g n e d b y b o t h C I T Y a n d C O N S U L T A N T .
E . S t a t e m e n t o f W o r k m a y b e n e g o t i a t e d f o r a l u m p s u m ( F i r m F i x e d P r i c e ) o r f o r s p e c i f i c r a t e s o f c o m p e n s a t i o n , b o t h o f w h i c h m u s t b e b a s e d o n t h e l a b o r a n d o t h e r r a t e s s e t f o r t h i n C O N S U L T A N T ’ s a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l .
C O N S U L T A N T s h a l l b e r e s p o n s i b l e f o r a n y f u t u r e a d j u s t m e n t s t o p r e v a i l i n g w a g e r a t e s i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , b a s e h o u r l y r a t e s a n d e m p l o y e r p a y m e n t s a s d e t e r m i n e d b y t h e D e p a r t m e n t o f I n d u s t r i a l R e l a t i o n s .
C O N S U L T A N T i s r e s p o n s i b l e f o r p a y i n g t h e a p p r o p r i a t e r a t e , i n c l u d i n g e s c a l a t i o n s t h a t t a k e p l a c e d u r i n g t h e t e r m o f t h e A G R E E M E N T .
F . R e i m b u r s e m e n t f o r t r a n s p o r t a t i o n a n d s u b s i s t e n c e c o s t s s h a l l n o t e x c e e d t h e r a t e s a s s p e c i f i e d i n t h e a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l . C O N S U L T A N T w i l l b e r e s p o n s i b l e f o r t r a n s p o r t a t i o n a n d s u b s i s t e n c e c o s t s i n e x c e s s o f S t a t e r a t e s .
G . W h e n m i l e s t o n e c o s t e s t i m a t e s a r e i n c l u d e d i n t h e a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l , C O N S U L T A N T s h a l l o b t a i n p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l i n t h e f o r m o f a n A G R E E M E N T a m e n d m e n t f o r a r e v i s e d m i l e s t o n e c o s t e s t i m a t e f r o m t h e C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r b e f o r e e x c e e d i n g s u c h e s t i m a t e .
H . P r o g r e s s p a y m e n t s f o r e a c h S t a t e m e n t o f W o r k w i l l b e m a d e m o n t h l y i n a r r e a r s b a s e d o n s e r v i c e s p r o v i d e d a n d a c t u a l c o s t s i n c u r r e d .
I . C O N S U L T A N T s h a l l n o t c o m m e n c e p e r f o r m a n c e o f w o r k o r s e r v i c e s u n t i l t h i s A G R E E M E N T h a s b e e n a p p r o v e d b y C I T Y a n d n o t i f i c a t i o n t o p r o c e e d h a s b e e n i s s u e d b y C I T Y ’ S C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r . N o p a y m e n t w i l l b e m a d e p r i o r t o a p p r o v a l o r f o r a n y w o r k p e r f o r m e d p r i o r t o a p p r o v a l o f t h i s A G R E E M E N T .
J . A S t a t e m e n t o f W o r k i s o f n o f o r c e o r e f f e c t u n t i l r e t u r n e d t o C I T Y a n d s i g n e d b y a n a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e o f C I T Y . N o e x p e n d i t u r e s a r e a u t h o r i z e d o n a p r o j e c t a n d w o r k s h a l l n o t c o m m e n c e u n t i l a S t a t e m e n t o f W o r k f o r t h a t p r o j e c t h a s b e e n e x e c u t e d b y C I T Y .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
K . C O N S U L T A N T w i l l b e r e i m b u r s e d w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) d a y s u p o n r e c e i p t b y C I T Y ’ S C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r o f i t e m i z e d i n v o i c e s i n d u p l i c a t e . S e p a r a t e i n v o i c e s i t e m i z i n g a l l c o s t s a r e r e q u i r e d f o r a l l w o r k p e r f o r m e d u n d e r e a c h S t a t e m e n t o f W o r k . I n v o i c e s s h a l l b e s u b m i t t e d n o l a t e r t h a n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r t h e p e r f o r m a n c e o f w o r k f o r w h i c h C O N S U L T A N T i s b i l l i n g , o r u p o n c o m p l e t i o n o f t h e S t a t e m e n t o f W o r k . I n v o i c e s s h a l l d e t a i l t h e w o r k p e r f o r m e d o n e a c h m i l e s t o n e , o n e a c h p r o j e c t a s a p p l i c a b l e . I n v o i c e s s h a l l f o l l o w t h e f o r m a t s t i p u l a t e d f o r t h e a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l a n d s h a l l r e f e r e n c e t h i s A G R E E M E N T n u m b e r , p r o j e c t t i t l e a n d T a s k O r d e r n u m b e r . C r e d i t s d u e C I T Y t h a t i n c l u d e a n y e q u i p m e n t p u r c h a s e d u n d e r t h e p r o v i s i o n s o f A r t i c l e X I E q u i p m e n t P u r c h a s e , m u s t b e r e i m b u r s e d b y C O N S U L T A N T p r i o r t o t h e e x p i r a t i o n o r t e r m i n a t i o n o f t h i s A G R E E M E N T . I n v o i c e s s h a l l b e m a i l e d t o C I T Y ’ s C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r a t t h e f o l l o w i n g a d d r e s s :
D a n S e q u e i r a
C i t y E n g i n e e r - A s s i s t a n t P u b l i c W o r k s D i r e c t o r P u b l i c W o r k s E n g i n e e r i n g
5 5 5 S a n t a C l a r a S t r e e t
V a l l e j o , C A 9 4 5 9 0
P h o n e : ( 7 0 7 ) 6 4 8 -5 4 3 4
E m a i l : D a n .S e q u e i r a @ c i t y o f v a l l e j o . n e t
L . T h e p e r i o d o f p e r f o r m a n c e f o r S t a t e m e n t o f W o r k s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h d a t e s s p e c i f i e d i n t h e S t a t e m e n t o f W o r k . N o S t a t e m e n t o f W o r k w i l l b e w r i t t e n w h i c h e x t e n d s b e y o n d t h e e x p i r a t i o n d a t e o f t h i s A G R E E M E N T .
M . T h e t o t a l a m o u n t p a y a b l e b y C I T Y f o r a n i n d i v i d u a l S t a t e m e n t o f W o r k s h a l l n o t e x c e e d t h e a m o u n t a g r e e d t o i n t h e S t a t e m e n t o f W o r k , u n l e s s a u t h o r i z e d b y a m e n d m e n t .
N . I f C O N S U L T A N T f a i l s t o s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e a d e l i v e r a b l e a c c o r d i n g t o t h e s c h e d u l e s e t f o r t h i n a S t a t e m e n t o f W o r k , n o p a y m e n t w i l l b e m a d e u n t i l t h e d e l i v e r a b l e h a s b e e n s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e d .
O . A S t a t e m e n t o f W o r k m a y n o t b e u s e d t o a m e n d t h e l a n g u a g e ( o r t h e t e r m s ) o f t h i s A G R E E M E N T n o r t o e x c e e d t h e s c o p e o f w o r k u n d e r t h i s A G R E E M E N T .
P . T h e t o t a l a m o u n t p a y a b l e b y C I T Y f o r a l l S t a t e m e n t s o f W o r k r e s u l t i n g f r o m t h i s A G R E E M E N T s h a l l n o t e x c e e d F I V E H U N D R E D T H O U S A N D D O L L A R S A N D Z E R O C E N T S [ $ 50 0 , 0 0 0 . 0 0 ] . I t i s u n d e r s t o o d a n d a g r e e d t h a t t h e r e i s n o g u a r a n t e e , e i t h e r e x p r e s s e d o r i m p l i e d , t h a t t h i s d o l l a r a m o u n t w i l l b e a u t h o r i z e d u n d e r t h i s A G R E E M E N T t h r o u g h S t a t e m e n t s o f W o r k .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
3 . A R T I C L E V I T E R M I N A T I O N
A . T h i s A G R E E M E N T m a y b e t e r m i n a t e d b y C I T Y , p r o v i d e d t h a t C I T Y g i v e s n o t l e s s t h a n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s ’ w r i t t e n n o t i c e ( d e l i v e r e d b y c e r t i f i e d m a i l , r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d ) o f i n t e n t t o t e r m i n a t e . U p o n t e r m i n a t i o n , C I T Y s h a l l b e e n t i t l e d t o a l l w o r k , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , r e p o r t s , i n v e s t i g a t i o n s , a p p r a i s a l s , i n v e n t o r i e s , s t u d i e s , a n a l y s e s , d r a w i n g s a n d d a t a e s t i m a t e s p e r f o r m e d t o t h a t d a t e , w h e t h e r c o m p l e t e d o r n o t .
B . C I T Y m a y t e m p o r a r i l y s u s p e n d t h i s A G R E E M E N T , a t n o a d d i t i o n a l c o s t t o C I T Y , p r o v i d e d t h a t C O N S U L T A N T i s g i v e n w r i t t e n n o t i c e ( d e l i v e r e d b y c e r t i f i e d m a i l , r e t u r n r e c e i p t r e q u e s t e d ) o f t e m p o r a r y s u s p e n s i o n . I f C I T Y g i v e s s u c h n o t i c e o f t e m p o r a r y s u s p e n s i o n , C O N S U L T A N T s h a l l i m m e d i a t e l y s u s p e n d i t s a c t i v i t i e s u n d e r t h i s A G R E E M E N T . A t e m p o r a r y s u s p e n s i o n m a y b e i s s u e d c o n c u r r e n t w i t h t h e n o t i c e o f t e r m i n a t i o n .
C . N o t w i t h s t a n d i n g a n y p r o v i s i o n s o f t h i s A G R E E M E N T , C O N S U L T A N T s h a l l n o t b e r e l i e v e d o f l i a b i l i t y t o C I T Y f o r d a m a g e s s u s t a i n e d b y C i t y b y v i r t u e o f a n y b r e a c h o f t h i s A G R E E M E N T b y C O N S U L T A N T , a n d C i t y m a y w i t h h o l d a n y p a y m e n t s d u e t o C O N S U L T A N T u n t i l s u c h t i m e a s t h e e x a c t a m o u n t o f d a m a g e s , i f a n y , d u e C i t y f r o m C O N S U L T A N T i s d e t e r m i n e d .
D . I n t h e e v e n t o f t e r m i n a t i o n , C O N S U L T A N T s h a l l b e c o m p e n s a t e d a s p r o v i d e d f o r i n t h i s A G R E E M E N T . U p o n t e r m i n a t i o n , C I T Y s h a l l b e e n t i t l e d t o a l l w o r k , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , r e p o r t s , i n v e s t i g a t i o n s , a p p r a i s a l s , i n v e n t o r i e s , s t u d i e s , a n a l y s e s , d r a w i n g s a n d d a t a e s t i m a t e s p e r f o r m e d t o t h a t d a t e , w h e t h e r c o m p l e t e d o r n o t.
4 . A R T I C L E V I I C o s t P r i n c i p l e s a n d A d m i n i s t r a t i v e R e q u i r e m e n t s
A . T h e C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t 4 8 C F R P a r t 3 1 , C o n t r a c t C o s t P r i n c i p l e s a n d P r o c e d u r e s , s h a l l b e u s e d t o d e t e r m i n e t h e a l l o w a b i l i t y o f i n d i v i d u a l t e r m s o f c o s t .
B . T h e C O N S U L T A N T a l s o a g r e e s t o c o m p l y w i t h F e d e r a l p r o c e d u r e s i n a c c o r d a n c e w i t h 2 C F R P a r t 2 0 0 , U n i f o r m A d m i n i s t r a t i v e R e q u i r e m e n t s , C o s t P r i n c i p l e s , a n d A u d i t R e q u i r e m e n t s f o r F e d e r a l A w a r d s .
C . A n y c o s t s f o r w h i c h p a y m e n t h a s b e e n m a d e t o t h e C O N S U L T A N T t h a t a r e d e t e r m i n e d b y s u b s e q u e n t a u d i t t o b e u n a l l o w a b l e u n d e r 4 8 C F R P a r t 3 1 o r 2 C F R P a r t 2 0 0 a r e s u b j e c t t o r e p a y m e n t b y t h e C O N S U L T A N T t o C I T Y .
D . W h e n a C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t i s a N o n -P r o f i t O r g a n i z a t i o n o r a n I n s t i t u t i o n o f H i g h e r E d u c a t i o n , t h e C o s t P r i n c i p l e s f o r D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B T i t l e 2 C F R P a r t 2 0 0 ,
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
U n i f o r m A d m i n i s t r a t i v e R e q u i r e m e n t s , C o s t P r i n c i p l e s , a n d A u d i t R e q u i r e m e n t s f o r F e d e r a l A w a r d s s h a l l a p p l y .
5 . A R T I C L E V I I I R e t e n t i o n o f R e c o r d / A u d i t s
F o r t h e p u r p o s e o f d e t e r m i n i n g c o m p l i a n c e w i t h G o v . C o d e § 8 5 4 6 . 7 , t h e C O N S U L T A N T , S u b -c o n s u l t a n t s , a n d C I T Y s h a l l m a i n t a i n a l l b o o k s , d o c u m e n t s , p a p e r s , a c c o u n t i n g r e c o r d s , I n d e p e n d e n t C P A A u d i t e d I n d i r e c t C o s t R a t e w o r k p a p e r s , a n d o t h e r e v i d e n c e p e r t a i n i n g t o t h e p e r f o r m a n c e o f t h e A G R E E M E N T i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , t h e c o s t s o f a d m i n i s t e r i n g t h e A G R E E M E N T . A l l p a r t i e s , i n c l u d i n g t h e C O N S U L T A N T ’ s I n d e p e n d e n t C P A , s h a l l m a k e s u c h w o r k p a p e r s a n d m a t e r i a l s a v a i l a b l e a t t h e i r r e s p e c t i v e o f f i c e s a t a l l r e a s o n a b l e t i m e s d u r i n g t h e A G R E E M E N T p e r i o d a n d f o r t h r e e ( 3 ) y e a r s f r o m t h e d a t e o f f i n a l p a y m e n t u n d e r t h e A G R E E M E N T . C I T Y , C a l t r a n s A u d i t o r , F HW A , o r a n y d u l y a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e o f t h e F e d e r a l g o v e r n m e n t h a v i n g j u r i s d i c t i o n u n d e r F e d e r a l l a w s o r r e g u l a t i o n s ( i n c l u d i n g t h e b a s i s o f F e d e r a l f u n d i n g i n w h o l e o r i n p a r t ) s h a l l h a v e a c c e s s t o a n y b o o k s , r e c o r d s , a n d d o c u m e n t s o f t h e C O N S U LT A N T , s u b -c o n s u l t a n t s , a n d t h e C O N S U L T A N T ’ s I n d e p e n d e n t C P A , t h a t a r e p e r t i n e n t t o t h e A G R E E M E N T f o r a u d i t s , e x a m i n a t i o n s , w o r k p a p e r r e v i e w , e x c e r p t s , a n d t r a n s a c t i o n s , a n d c o p i e s t h e r e o f s h a l l b e f u r n i s h e d i f r e q u e s t e d w i t h o u t l i m i t a t i o n .
6 . A R T I C L E I X A u d i t R e v i e w P r o c e d u r e s
A . A n y d i s p u t e c o n c e r n i n g a q u e s t i o n o f f a c t a r i s i n g u n d e r a n i n t e r i m o r p o s t a u d i t o f t h i s A G R E E M E N T t h a t i s n o t d i s p o s e d o f b y A G R E E M E N T , s h a l l b e r e v i e w e d b y C I T Y ’ S C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r .
B . N o t l a t e r t h a n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r i s s u a n c e o f t h e f i n a l a u d i t r e p o r t , C O N S U L T A N T m a y r e q u e s t a r e v i e w b y C I T Y ’ S C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r o f u n r e s o l v e d a u d i t i s s u e s . T h e r e q u e s t f o r r e v i e w w i l l b e s u b m i t t e d i n w r i t i n g .
C . N e i t h e r t h e p e n d e n c y o f a d i s p u t e n o r i t s c o n s i d e r a t i o n b y C I T Y w i l l e x c u s e C O N S U L T A N T f r o m f u l l a n d t i m e l y p e r f o r m a n c e , i n a c c o r d a n c e w i t h t h e t e r m s o f t h i s A G R E E M E N T .
D . C O N S U L T A N T a n d s u b -c o n s u l t a n t A G R E E M E N T s , i n c l u d i n g c o s t p r o p o s a l s a n d I n d i r e c t C o s t R a t e s ( I C R ) , m a y b e s u b j e c t t o a u d i t s o r r e v i e w s s u c h a s , b u t n o t l i m i t e d t o , a n A G R E E M E N T a u d i t , a n i n c u r r e d c o s t a u d i t , a n I C R A u d i t , o r a C P A I C R a u d i t w o r k p a p e r r e v i e w . I f s e l e c t e d f o r a u d i t o r r e v i e w , t h e A G R E E M E N T , c o s t p r o p o s a l a n d I C R a n d r e l a t e d w o r k p a p e r s , i f a p p l i c a b l e , w i l l b e r e v i e w e d t o v e r i f y c o m p l i a n c e w i t h 4 8 C F R 3 1 a n d o t h e r r e l a t e d l a w s a n d r e g u l a t i o n s . I n t h e i n s t a n c e s o f a C P A I C R a u d i t w o r k p a p e r r e v i e w , i t i s D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B C O N S U L T A N T ’ s r e s p o n s i b i l i t y t o e n s u r e f e d e r a l , C I T Y , o r l o c a l g o v e r n m e n t Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
o f f i c i a l s a r e a l l o w e d f u l l a c c e s s t o t h e C P A ’ s w o r k p a p e r s i n c l u d i n g m a k i n g c o p i e s a s n e c e s s a r y . T h e A G R E E M E N T , c o s t p r o p o s a l , a n d I C R s h a l l b e a d j u s t e d b y C O N S U L T A N T a n d a p p r o v e d b y C I T Y C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r t o c o n f o r m t o t h e a u d i t o r r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s . C O N S U L T A N T a g r e e s t h a t i n d i v i d u a l t e r m s o f c o s t s i d e n t i f i e d i n t h e a u d i t r e p o r t s h a l l b e i n c o r p o r a t e d i n t o t h e A G R E E M E N T b y t h i s r e f e r e n c e i f d i r e c t e d b y C I T Y a t i t s s o l e d i s c r e t i o n .
R e f u s a l b y C O N S U L T A N T t o i n c o r p o r a t e a u d i t o r r e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s , o r t o e n s u r e t h a t t h e f e d e r a l , C I T Y o r l o c a l g o v e r n m e n t s h a v e a c c e s s t o C P A w o r k p a p e r s , w i l l b e c o n s i d e r e d a b r e a c h o f A G R E E M E N T t e r m s a n d c a u s e f o r t e r m i n a t i o n o f t h e A G R E E M E N T a n d d i s a l l o w a n c e o f p r i o r r e i m b u r s e d c o s t s .
E . C O N S U L T A N T ’ s C o s t P r o p o s a l m a y b e s u b j e c t t o a C P A I C R A u d i t W o r k P a p e r R e v i e w a n d / o r a u d i t b y t h e I n d e p e n d e n t O f f i c e o f A u d i t s a n d I n v e s t i g a t i o n s ( I O A I ) . I O A I , a t i t s s o l e d i s c r e t i o n , m a y r e v i e w a n d / o r a u d i t a n d a p p r o v e t h e C P A I C R d o c u m e n t a t i o n . T h e C o s t P r o p o s a l s h a l l b e a d j u s t e d b y t h e C O N S U L T A N T a n d a p p r o v e d b y t h e C I T Y C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r t o c o n f o r m t o t h e W o r k P a p e r R e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e m a n a g e m e n t l e t t e r o r a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e a u d i t r e p o r t . R e f u s a l b y t h e C O N S U L T A N T t o i n c o r p o r a t e t h e W o r k P a p e r R e v i e w r e c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e m a n a g e m e n t l e t t e r o r a u d i t r e c o m m e n d a t i o n s i n c l u d e d i n t h e a u d i t r e p o r t w i l l b e c o n s i d e r e d a b r e a c h o f t h e A G R E E M E N T t e r m s a n d c a u s e f o r t e r m i n a t i o n o f t h e A G R E E M E N T a n d d i s a l l o w a n c e o f p r i o r r e i m b u r s e d c o s t s .
1 . D u r i n g I O A I ’ s r e v i e w o f t h e I C R a u d i t w o r k p a p e r s c r e a t e d b y t h e C O N S U L T A N T ’ s i n d e p e n d e n t C P A , I O A I w i l l w o r k w i t h t h e C P A a n d / o r C O N S U L T A N T t o w a r d a r e s o l u t i o n o f i s s u e s t h a t a r i s e d u r i n g t h e r e v i e w . E a c h p a r t y a g r e e s t o u s e i t s b e s t e f f o r t s t o r e s o l v e a n y a u d i t d i s p u t e s i n a t i m e l y m a n n e r . I f I O A I i d e n t i f i e s s i g n i f i c a n t i s s u e s d u r i n g t h e r e v i e w a n d i s u n a b l e t o i s s u e a c o g n i z a n t a p p r o v a l l e t t e r , C I T Y w i l l r e i m b u r s e t h e C O N S U L T A N T a t a n a c c e p t e d I C R u n t i l a F A R ( F e d e r a l A c q u i s i t i o n R e g u l a t i o n ) c o m p l i a n t I C R ( e . g . 4 8 C F R P a r t 3 1 ; G A G A S ( G e n e r a l l y A c c e p t e d A u d i t i n g S t a n d a r d s ) ; C A S ( C o s t A c c o u n t i n g S t a n d a r d s ) , i f a p p l i c a b l e ; i n a c c o r d a n c e w i t h p r o c e d u r e s a n d g u i d e l i n e s o f t h e A m e r i c a n A s s o c i a t i o n o f S t a t e H i g h w a y s a n d T r a n s p o r t a t i o n O f f i c i a l s ( A A S H T O ) A u d i t G u i d e ; a n d o t h e r a p p l i c a b l e p r o c e d u r e s a n d g u i d e l i n e s ) i s r e c e i v e d a n d a p p r o v e d b y I O A I .
A c c e p t e d r a t e s w i l l b e a s f o l l o w s :
a . I f t h e p r o p o s e d r a t e i s l e s s t h a n o n e h u n d r e d f i f t y p e r c e n t ( 1 5 0 % ) - t h e a c c e p t e d r a t e r e i m b u r s e d w i l l b e n i n e t y p e r c e n t ( 9 0 % ) o f t h e p r o p o s e d r a t e .
b . I f t h e p r o p o s e d r a t e i s b e t w e e n o n e h u n d r e d f i f t y p e r c e n t ( 1 5 0 % ) a n d t w o h u n d r e d p e r c e n t ( 2 0 0 % ) - t h e a c c e p t e d r a t e w i l l b e e i g h t y -f i v e p e r c e n t ( 8 5 % ) o f t h e p r o p o s e d r a t e .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
c . I f t h e p r o p o s e d r a t e i s g r e a t e r t h a n t w o h u n d r e d p e r c e n t ( 2 0 0 % ) - t h e a c c e p t e d r a t e w i l l b e s e v e n t y -f i v e p e r c e n t ( 7 5 % ) o f t h e p r o p o s e d r a t e .
2 . I f I O A I i s u n a b l e t o i s s u e a c o g n i z a n t l e t t e r p e r p a r a g r a p h E . 1 . a b o v e , I O A I m a y r e q u i r e C O N S U L T A N T t o s u b m i t a r e v i s e d i n d e p e n d e n t C P A -a u d i t e d I C R a n d a u d i t r e p o r t w i t h i n t h r e e ( 3 ) m o n t h s o f t h e e f f e c t i v e d a t e o f t h e m a n a g e m e n t l e t t e r . I O A I w i l l t h e n h a v e u p t o s i x ( 6 ) m o n t h s t o r e v i e w t h e C O N S U L T A N T ’ s a n d / o r t h e i n d e p e n d e n t C P A ’ s r e v i s i o n s .
3 . I f t h e C O N S U L T A N T f a i l s t o c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h i s p a r a g r a p h E , o r i f I O A I i s s t i l l u n a b l e t o i s s u e a c o g n i z a n t a p p r o v a l l e t t e r a f t e r t h e r e v i s e d i n d e p e n d e n t C P A a u d i t e d I C R i s s u b m i t t e d , o v e r h e a d c o s t r e i m b u r s e m e n t w i l l b e l i m i t e d t o t h e a c c e p t e d I C R t h a t w a s e s t a b l i s h e d u p o n i n i t i a l r e j e c t i o n o f t h e I C R a n d s e t f o r t h i n p a r a g r a p h E . 1 . a b o v e f o r a l l r e n d e r e d s e r v i c e s . I n t h i s e v e n t , t h i s a c c e p t e d I C R w i l l b e c o m e t h e a c t u a l a n d f i n a l I C R f o r r e i m b u r s e m e n t p u r p o s e s u n d e r t h i s A G R E E M E N T .
4 . C O N S U L T A N T m a y s u b m i t t o C I T Y f i n a l i n v o i c e o n l y w h e n a l l o f t h e f o l l o w i n g i t e m s h a v e o c c u r r e d : ( 1 ) I O A I a c c e p t s o r a d j u s t s t h e o r i g i n a l o r r e v i s e d i n d e p e n d e n t C P A a u d i t e d I C R ; ( 2 ) a l l w o r k u n d e r t h i s A G R E E M E N T h a s b e e n c o m p l e t e d t o t h e s a t i s f a c t i o n o f C I T Y ; a n d , ( 3 ) I O A I h a s i s s u e d i t s f i n a l I C R r e v i e w l e t t e r . T h e C O N S U L T A N T M U S T S U B M I T I T S F I N A L I N V O I C E T O C I T Y n o l a t e r t h a n s i x t y ( 6 0 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r o c c u r r e n c e o f t h e l a s t o f t h e s e i t e m s .
T h e a c c e p t e d I C R w i l l a p p l y t o t h i s A G R E E M E N T a n d a l l o t h e r a g r e e m e n t s e x e c u t e d b e t w e e n C I T Y a n d t h e C O N S U L T A N T , e i t h e r a s a p r i m e o r s u b c o n s u l t a n t , w i t h t h e s a m e f i s c a l p e r i o d I C R .
7 . A R T I C L E X S U B C O N T R A C T I N G
A . N o t h i n g c o n t a i n e d i n t h i s A G R E E M E N T o r o t h e r w i s e , s h a l l c r e a t e a n y c o n t r a c t u a l r e l a t i o n b e t w e e n t h e C I T Y a n d a n y S u b c o n t r a c t o r s , a n d n o s u b a g r e e m e n t s h a l l r e l i e v e t h e C O N S U L T A N T o f i t s r e s p o n s i b i l i t i e s a n d o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r . T h e C O N S U L T A N T a g r e e s t o b e a s f u l l y r e s p o n s i b l e t o t h e C I T Y f o r t h e a c t s a n d o m i s s i o n s o f i t s S u b c o n t r a c t o r s a n d o f p e r s o n s e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y e m p l o y e d b y a n y o f t h e m a s i t i s f o r t h e a c t s a n d o m i s s i o n s o f p e r s o n s d i r e c t l y e m p l o y e d b y t h e C O N S U L T A N T . T h e C O N S U L T A N T ' s o b l i g a t i o n t o p a y i t s S u b c o n t r a c t o r s i s a n i n d e p e n d e n t o b l i g a t i o n f r o m t h e C I T Y ' s o b l i g a t i o n t o m a k e p a y m e n t s t o t h e C O N S U L T A N T .
B . T h e C O N S U L T A N T s h a l l p e r f o r m t h e w o r k c o n t e m p l a t e d w i t h r e s o u r c e s a v a i l a b l e w i t h i n i t s o w n o r g a n i z a t i o n a n d n o p o r t i o n o f t h e w o r k s h a l l b e s u b c o n t r a c t e d w i t h o u t w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n b y t h e C I T Y D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r ,
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
e x c e p t t h a t w h i c h i s e x p r e s s l y i d e n t i f i e d i n t h e C O N S U L T A N T ’ s a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l .
C . A n y s u b a g r e e m e n t e n t e r e d i n t o a s a r e s u l t o f t h i s A G R E E M E N T , s h a l l c o n t a i n a l l t h e p r o v i s i o n s s t i p u l a t e d i n t h i s e n t i r e A G R E E M E N T t o b e a p p l i c a b l e t o S u b c o n t r a c t o r s u n l e s s o t h e r w i s e n o t e d .
D . C O N S U L T A N T s h a l l p a y i t s S u b c o n t r a c t o r s w i t h i n F i f t e e n ( 1 5 ) c a l e n d a r d a y s f r o m r e c e i p t o f e a c h p a y m e n t m a d e t o t h e C O N S U L T A N T b y t h e C I T Y .
E . A n y s u b s t i t u t i o n o f S u b c o n t r a c t o r s m u s t b e a p p r o v e d i n w r i t i n g b y t h e C I T Y C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r i n a d v a n c e o f a s s i g n i n g w o r k t o a s u b s t i t u t e S u b c o n t r a c t o r .
F . P r o m p t P r o g r e s s P a y m e n t C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t s h a l l p a y t o a n y s u b c o n s u l t a n t , n o t l a t e r t h a n f i f t e e n ( 1 5 ) d a y s a f t e r r e c e i p t o f e a c h p r o g r e s s p a y m e n t , u n l e s s o t h e r w i s e a g r e e d t o i n w r i t i n g , t h e r e s p e c t i v e a m o u n t s a l l o w e d C O N S U L T A N T o n a c c o u n t o f t h e w o r k p e r f o r m e d b y t h e s u b c o n s u l t a n t s , t o t h e e x t e n t o f e a c h s u b c o n s u l t a n t ’ s i n t e r e s t t h e r e i n . I n t h e e v e n t t h a t t h e r e i s a g o o d f a i t h d i s p u t e o v e r a l l o r a n y p o r t i o n o f t h e a m o u n t d u e o n a p r o g r e s s p a y m e n t f r o m C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t t o a s u b c o n s u l t a n t , C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t m a y w i t h h o l d n o m o r e t h a n 1 5 0 p e r c e n t o f t h e d i s p u t e d a m o u n t .
A n y v i o l a t i o n o f t h i s r e q u i r e m e n t s h a l l c o n s t i t u t e a c a u s e f o r d i s c i p l i n a r y a c t i o n a n d s h a l l s u b j e c t t h e l i c e n s e e t o a p e n a l t y , p a y a b l e t o t h e s u b c o n s u l t a n t , o f 2 p e r c e n t o f t h e a m o u n t d u e p e r m o n t h f o r e v e r y m o n t h t h a t p a y m e n t i s n o t m a d e .
I n a n y a c t i o n f o r t h e c o l l e c t i o n o f f u n d s w r o n g f u l l y w i t h h e l d , t h e p r e v a i l i n g p a r t y s h a l l b e e n t i t l e d t o h i s o r h e r a t t o r n e y ’ s f e e s a n d c o s t s . T h e s a n c t i o n s a u t h o r i z e d u n d e r t h i s r e q u i r e m e n t s h a l l b e s e p a r a t e f r o m , a n d i n a d d i t i o n t o , a l l o t h e r r e m e d i e s , e i t h e r c i v i l , a d m i n i s t r a t i v e , o r c r i m i n a l . T h i s c l a u s e a p p l i e s t o b o t h D B E a n d n o n -D B E s u b c o n s u l t a n t s .
G. P r o m p t P a y m e n t o f W i t h h e l d F u n d s t o S u b c o n s u l t a n t s T h e C I T Y m a y h o l d r e t a i n a g e f r o m C O N S U L T A N T a n d s h a l l m a k e p r o m p t a n d r e g u l a r i n c r e m e n t a l a c c e p t a n c e s o f p o r t i o n s , a s d e t e r m i n e d b y t h e C I T Y , o f t h e c o n t r a c t w o r k , a n d p a y r e t a i n a g e t o C O N S U L T A N T b a s e d o n t h e s e a c c e p t a n c e s . T h e C I T Y s h a l l d e s i g n a t e o n e o f t h e m e t h o d s b e l o w i n t h e c o n t r a c t t o e n s u r e p r o m p t a n d f u l l p a y m e n t o f a n y r e t a i n a g e k e p t b y C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t t o a s u b c o n s u l t a n t .
T h e C I T Y s h a l l h o l d r e t a i n a g e f r o m C O N S U L T A N T a n d s h a l l m a k e p r o m p t a n d r e g u l a r i n c r e m e n t a l a c c e p t a n c e s o f p o r t i o n s , a s d e t e r m i n e d b y t h e C I T Y o f t h e c o n t r a c t w o r k a n d p a y r e t a i n a g e t o C O N S U L T A N T b a s e d o n t h e s e a c c e p t a n c e s .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t s h a l l r e t u r n a l l m o n i e s w i t h h e l d i n r e t e n t i o n f r o m Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
a l l s u b c o n s u l t a n t s w i t h i n 1 5 d a y s a f t e r r e c e i v i n g p a y m e n t f o r w o r k s a t i s f a c t o r i l y c o m p l e t e d a n d a c c e p t e d i n c l u d i n g i n c r e m e n t a l a c c e p t a n c e s o f p o r t i o n s o f t h e c o n t r a c t w o r k b y t h e C I T Y . A n y d e l a y o r p o s t p o n e m e n t o f p a y m e n t m a y t a k e p l a c e o n l y f o r g o o d c a u s e a n d w i t h t h e C I T Y ’ s p r i o r w r i t t e n a p p r o v a l . A n y v i o l a t i o n o f t h e s e p r o v i s i o n s s h a l l s u b j e c t t h e v i o l a t i n g C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t t o t h e p e n a l t i e s , s a n c t i o n s , a n d o t h e r r e m e d i e s s p e c i f i e d i n S e c t i o n 3 3 2 1 o f t h e C a l i f o r n i a C i v i l C o d e . T h i s r e q u i r e m e n t s h a l l n o t b e c o n s t r u e d t o l i m i t o r i m p a i r a n y c o n t r a c t u a l , a d m i n i s t r a t i v e o r j u d i c i a l r e m e d i e s o t h e r w i s e a v a i l a b l e t o C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t i n t h e e v e n t o f a d i s p u t e i n v o l v i n g l a t e p a y m e n t o r n o n p a y m e n t b y C O N S U L T A N T ; d e f i c i e n t s u b c o n s u l t a n t p e r f o r m a n c e a n d / o r n o n c o m p l i a n c e b y a s u b c o n s u l t a n t . T h i s c l a u s e a p p l i e s t o b o t h D B E a n d n o n -D B E s u b c o n s u l t a n t s . A n y v i o l a t i o n o f t h e s e p r o v i s i o n s s h a l l s u b j e c t t h e v i o l a t i n g C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t t o t h e p e n a l t i e s , s a n c t i o n s a n d o t h e r r e m e d i e s s p e c i f i e d t h e r e i n . T h e s e r e q u i r e m e n t s s h a l l n o t b e c o n s t r u e d t o l i m i t o r i m p a i r a n y c o n t r a c t u a l , a d m i n i s t r a t i v e , o r j u d i c i a l r e m e d i e s o t h e r w i s e a v a i l a b l e t o C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t i n t h e e v e n t o f a d i s p u t e i n v o l v i n g l a t e p a y m e n t o r n o n p a y m e n t b y C O N S U L T A N T , d e f i c i e n t s u b c o n t r a c t p e r f o r m a n c e , o r n o n c o m p l i a n c e b y a s u b c o n s u l t a n t .
8 . A R T I C L E X I E Q U I P M E N T P U R C H A S E A N D O T H E R C A P I T A L
E X P E N D I T U R E S
A . P r i o r a u t h o r i z a t i o n i n w r i t i n g b y C I T Y ’ s C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r s h a l l b e r e q u i r e d b e f o r e C O N S U L T A N T e n t e r s i n t o a n y u n b u d g e t e d p u r c h a s e o r d e r , o r s u b c o n t r a c t e x c e e d i n g f i v e t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 5 , 0 0 0 ) f o r s u p p l i e s , e q u i p m e n t , o r C O N S U L T A N T s e r v i c e s . C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e a n e v a l u a t i o n o f t h e n e c e s s i t y o r d e s i r a b i l i t y o f i n c u r r i n g s u c h c o s t s .
B . F o r p u r c h a s e o f a n y i t e m , s e r v i c e , o r c o n s u l t i n g w o r k n o t c o v e r e d i n C O N S U L T A N T ’ s a p p r o v e d C o s t P r o p o s a l a n d e x c e e d i n g f i v e t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 5 , 0 0 0 ) , w i t h p r i o r a u t h o r i z a t i o n b y C I T Y ’ s C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r , t h r e e c o m p e t i t i v e q u o t a t i o n s m u s t b e s u b m i t t e d w i t h t h e r e q u e s t , o r t h e a b s e n c e o f b i d d i n g m u s t b e a d e q u a t e l y j u s t i f i e d .
C . A n y e q u i p m e n t p u r c h a s e d w i t h f u n d s p r o v i d e d u n d e r t h e t e r m s o f t h i s A G R E E M E N T i s s u b j e c t t o t h e f o l l o w i n g :
1 . C O N S U L T A N T s h a l l m a i n t a i n a n i n v e n t o r y o f a l l n o n e x p e n d a b l e p r o p e r t y . N o n e x p e n d a b l e p r o p e r t y i s d e f i n e d a s h a v i n g a u s e f u l l i f e o f a t l e a s t t w o y e a r s a n d a n a c q u i s i t i o n c o s t o f f i v e t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 5 , 0 0 0 ) o r m o r e . I f t h e p u r c h a s e d e q u i p m e n t n e e d s r e p l a c e m e n t a n d i s s o l d o r t r a d e d i n , C I T Y s h a l l r e c e i v e a p r o p e r r e f u n d o r c r e d i t a t t h e c o n c l u s i o n o f t h e A G R E E M E N T , o r i f t h e A G R E E M E N T i s t e r m i n a t e d , C O N S U L T A N T m a y e i t h e r k e e p t h e e q u i p m e n t a n d c r e d i t C I T Y i n a n a m o u n t e q u a l t o i t s f a i r m a r k e t v a l u e , o r s D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B e l l s u c h e q u i p m e n t a t
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
t h e b e s t p r i c e o b t a i n a b l e a t a p u b l i c o r p r i v a t e s a l e , i n a c c o r d a n c e w i t h e s t a b l i s h e d C I T Y p r o c e d u r e s ; a n d c r e d i t C I T Y i n a n a m o u n t e q u a l t o t h e s a l e s p r i c e . I f C O N S U L T A N T e l e c t s t o k e e p t h e e q u i p m e n t , f a i r m a r k e t v a l u e s h a l l b e d e t e r m i n e d a t C O N S U L T A N T ’ s e x p e n s e , o n t h e b a s i s o f a c o m p e t e n t i n d e p e n d e n t a p p r a i s a l o f s u c h e q u i p m e n t . A p p r a i s a l s s h a l l b e o b t a i n e d f r o m a n ap p r a i s e r m u t u a l l y a g r e e a b l e t o b y C I T Y a n d C O N S U L T A N T , i f i t i s d e t e r m i n e d t o s e l l t h e e q u i p m e n t , t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f s u c h s a l e m u s t b e a p p r o v e d i n a d v a n c e b y C I T Y .
2 . R e g u l a t i o n 2 C F R P a r t 2 0 0 r e q u i r e s a c r e d i t t o F e d e r a l f u n d s w h e n p a r t i c i p a t i n g e q u i p m e n t w i t h a f a i r m a r k e t v a l u e g r e a t e r t h a n f i v e t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 5 , 0 0 0 ) i s c r e d i t e d t o t h e p r o j e c t .
9 . A R T I C L E X I I S t a t e P r e v a i l i n g W a g e R a t e s
A . N o C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t m a y b e a w a r d e d a n A G R E E M E N T c o n t a i n i n g p u b l i c w o r k e l e m e n t s u n l e s s r e g i s t e r e d w i t h t h e D e p a r t m e n t o f I n d u s t r i a l R e l a t i o n s ( D I R ) p u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 7 2 5 . 5 . R e g i s t r a t i o n w i t h D I R m u s t b e m a i n t a i n e d t h r o u g h o u t t h e e n t i r e t e r m o f t h i s A G R E E M E N T , i n c l u d i n g a n y s u b s e q u e n t a m e n d m e n t s .
B . T h e C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l y w i t h a l l o f t h e a p p l i c a b l e p r o v i s i o n s o f t h e C a l i f o r n i a L a b o r C o d e r e q u i r i n g t h e p a y m e n t o f p r e v a i l i n g w a g e s . T h e G e n e r a l P r e v a i l i n g W a g e R a t e D e t e r m i n a t i o n s a p p l i c a b l e t o w o r k u n d e r t h i s A G R E E M E N T a r e a v a i l a b l e a n d o n f i l e w i t h t h e D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n ' s R e g i o n a l / D i s t r i c t L a b o r C o m p l i a n c e O f f i c e r ( h t t p s : / / d o t . c a . g o v / p r o g r a m s / c o n s t r u c t i o n / l a b o r -c o m p l i a n c e ) . T h e s e w a g e r a t e s a r e m a d e a s p e c i f i c p a r t o f t h i s A G R E E M E N T b y r e f e r e n c e p u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 7 7 3 . 2 a n d w i l l b e a p p l i c a b l e t o w o r k p e r f o r m e d a t a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t s i t e . P r e v a i l i n g w a g e s w i l l b e a p p l i c a b l e t o a l l i n s p e c t i o n w o r k p e r f o r m e d a t C I T Y c o n s t r u c t i o n s i t e s , a t C I T Y f a c i l i t i e s a n d a t o f f -s i t e l o c a t i o n s t h a t a r e s e t u p b y t h e c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r o r o n e o f i t s s u b c o n t r a c t o r s s o l e l y a n d s p e c i f i c a l l y t o s e r v e C I T Y p r o j e c t s . P r e v a i l i n g w a g e r e q u i r e m e n t s d o n o t a p p l y t o i n s p e c t i o n w o r k p e r f o r m e d a t t h e f a c i l i t i e s o f v e n d o r s a n d c o m m e r c i a l m a t e r i a l s s u p p l i e r s t h a t p r o v i d e g o o d s a n d s e r v i c e s t o t h e g e n e r a l p u b l i c .
C . G e n e r a l P r e v a i l i n g W a g e R a t e D e t e r m i n a t i o n s a p p l i c a b l e t o t h i s p r o j e c t m a y a l s o b e o b t a i n e d f r o m t h e D e p a r t m e n t o f I n d u s t r i a l R e l a t i o n s I n t e r n e t s i t e a t h t t p : / / w w w . d i r . c a . g o v .
D . P a y r o l l R e c o r d s
1 . E a c h C O N S U L T A N T a n d s u b -c o n s u l t a n t s h a l l k e e p a c c u r a t e c e r t i f i e d D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B p a y r o l l r e c o r d s a n d s u p p o r t i n g d o c u m e n t s a s m a n d a t e d b y L a b o r C o d e § 1 7 7 6 Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
a n d a s d e f i n e d i n 8 C C R § 1 6 0 0 0 s h o w i n g t h e n a m e , a d d r e s s , s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r , w o r k c l a s s i f i c a t i o n , s t r a i g h t t i m e a n d o v e r t i m e h o u r s w o r k e d e a c h d a y a n d w e e k , a n d t h e a c t u a l p e r d i e m w a g e s p a i d t o e a c h j o u r n e y m a n , a p p r e n t i c e , w o r k e r , o r o t h e r e m p l o y e e e m p l o y e d b y t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p u b l i c w o r k . E a c h p a y r o l l r e c o r d s h a l l c o n t a i n o r b e v e r i f i e d b y a w r i t t e n d e c l a r a t i o n t h a t i t i s m a d e u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y , s t a t i n g b o t h o f t h e f o l l o w i n g :
a . T h e i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n t h e p a y r o l l r e c o r d i s t r u e a n d c o r r e c t .
b . T h e e m p l o y e r h a s c o m p l i e d w i t h t h e r e q u i r e m e n t s o f L a b o r C o d e § 1 7 7 1 , § 1 8 1 1 , a n d § 1 8 1 5 f o r a n y w o r k p e r f o r m e d b y h i s o r h e r e m p l o y e e s o n t h e p u b l i c w o r k s p r o j e c t .
2 . T h e p a y r o l l r e c o r d s e n u m e r a t e d u n d e r p a r a g r a p h ( 1 ) a b o v e s h a l l b e c e r t i f i e d a s c o r r e c t b y t h e C O N S U L T A N T u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y . T h e p a y r o l l r e c o r d s a n d a l l s u p p o r t i n g d o c u m e n t s s h a l l b e m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a n d c o p y i n g b y C I T Y r e p r e s e n t a t i v e s a t a l l r e a s o n a b l e h o u r s a t t h e p r i n c i p a l o f f i c e o f t h e C O N S U L T A N T . T h e C O N S U L T A N T s h a l l p r o v i d e c o p i e s o f c e r t i f i e d p a y r o l l s o r p e r m i t i n s p e c t i o n o f i t s r e c o r d s a s f o l l o w s :
a . A c e r t i f i e d c o p y o f a n e m p l o y e e ' s p a y r o l l r e c o r d s h a l l b e m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n o r f u r n i s h e d t o t h e e m p l o y e e o r t h e e m p l o y e e ' s a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e o n r e q u e s t .
b . A c e r t i f i e d c o p y o f a l l p a y r o l l r e c o r d s e n u m e r a t e d i n p a r a g r a p h ( 1 ) a b o v e , s h a l l b e m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n o r f u r n i s h e d u p o n r e q u e s t t o a r e p r e s e n t a t i v e o f C I T Y , t h e D i v i s i o n o f L a b o r S t a n d a r d s E n f o r c e m e n t a n d t h e D i v i s i o n o f A p p r e n t i c e s h i p S t a n d a r d s o f t h e D e p a r t m e n t o f I n d u s t r i a l R e l a t i o n s .
C e r t i f i e d p a y r o l l s s u b m i t t e d t o C I T Y , t h e D i v i s i o n o f L a b o r S t a n d a r d s E n f o r c e m e n t a n d t h e D i v i s i o n o f A p p r e n t i c e s h i p S t a n d a r d s s h a l l n o t b e a l t e r e d o r o b l i t e r a t e d b y t h e C O N S U L T A N T .
c . T h e p u b l i c s h a l l n o t b e g i v e n a c c e s s t o c e r t i f i e d p a y r o l l r e c o r d s b y t h e C O N S U L T A N T . T h e C O N S U L T A N T i s r e q u i r e d t o f o r w a r d a n y r e q u e s t s f o r c e r t i f i e d p a y r o l l s t o t h e C I T Y C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r b y b o t h e m a i l a n d r e g u l a r m a i l o n t h e b u s i n e s s d a y f o l l o w i n g r e c e i p t o f t h e r e q u e s t .
3 . E a c h C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t a c e r t i f i e d c o p y o f t h e r e c o r d s e n u m e r a t e d i n p a r a g r a p h ( 1 ) a b o v e , t o t h e e n t i t y t h a t r e q u e s t e d t h e r e c o r d s w i t h i n t e n ( 1 0 ) c a l e n d a r d a y s a f t e r r e c e i p t o f a w r i t t e n r e q u e s t .
4 . A n y c o p y o f r e c o r d s m a d e a v a i l a b l e f o r i n s p e c t i o n a s c o p i e s a n d f u r n i s h e d u p o n r e q u e s t t o t h e p u b l i c o r a n y p u b l i c a g e n c y b y C I T Y s h a l l b e D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B m a r k e d o r o b l i t e r a t e d i n s u c h a m a n n e r a s t o p r e v e n t d i s c l o s u r e o f e a c h Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
i n d i v i d u a l ' s n a m e , a d d r e s s , a n d s o c i a l s e c u r i t y n u m b e r . T h e n a m e a n d a d d r e s s o f t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t p e r f o r m i n g t h e w o r k s h a l l n o t b e m a r k e d o r o b l i t e r a t e d .
5 . T h e C O N S U L T A N T s h a l l i n f o r m C I T Y o f t h e l o c a t i o n o f t h e r e c o r d s e n u m e r a t e d u n d e r p a r a g r a p h ( 1 ) a b o v e , i n c l u d i n g t h e s t r e e t a d d r e s s , c i t y a n d c o u n t y , a n d s h a l l , w i t h i n f i v e ( 5 ) w o r k i n g d a y s , p r o v i d e a n o t i c e o f a c h a n g e o f l o c a t i o n a n d a d d r e s s .
6 . T h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t s h a l l h a v e t e n ( 1 0 ) c a l e n d a r d a y s i n w h i c h t o c o m p l y s u b s e q u e n t t o r e c e i p t o f w r i t t e n n o t i c e r e q u e s t i n g t h e r e c o r d s e n u m e r a t e d i n p a r a g r a p h ( 1 ) a b o v e . I n t h e e v e n t t h e C O N S U L T A N T o r s u b - c o n s u l t a n t f a i l s t o c o m p l y w i t h i n t h e t e n ( 1 0 ) d a y p e r i o d , h e o r s h e s h a l l , a s a p e n a l t y t o C I T Y , f o r f e i t o n e h u n d r e d d o l l a r s ( $ 1 0 0 ) f o r e a c h c a l e n d a r d a y , o r p o r t i o n t h e r e o f , f o r e a c h w o r k e r , u n t i l s t r i c t c o m p l i a n c e i s e f f e c t u a t e d . S u c h p e n a l t i e s s h a l l b e w i t h h e l d b y C I T Y f r o m p a y m e n t s t h e n d u e . C O N S U L T A N T i s n o t s u b j e c t t o a p e n a l t y a s s e s s m e n t p u r s u a n t t o t h i s s e c t i o n d u e t o t h e f a i l u r e o f a s u b -c o n s u l t a n t t o c o m p l y w i t h t h i s s e c t i o n .
E . W h e n p r e v a i l i n g w a g e r a t e s a p p l y , t h e C O N S U L T A N T i s r e s p o n s i b l e f o r v e r i f y i n g c o m p l i a n c e w i t h c e r t i f i e d p a y r o l l r e q u i r e m e n t s . I n v o i c e p a y m e n t w i l l n o t b e m a d e u n t i l t h e i n v o i c e i s a p p r o v e d b y t h e C I T Y C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r .
F . P e n a l t y
1 . T h e C O N S U L T A N T a n d a n y o f i t s s u b -c o n s u l t a n t s s h a l l c o m p l y w i t h L a b o r C o d e § 1 7 7 4 a n d § 1 7 7 5 . P u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 7 7 5 , t h e C O N S U L T A N T a n d a n y s u b -c o n s u l t a n t s h a l l f o r f e i t t o t h e C I T Y a p e n a l t y o f n o t m o r e t h a n t w o h u n d r e d d o l l a r s ( $ 2 0 0 ) f o r e a c h c a l e n d a r d a y , o r p o r t i o n t h e r e o f , f o r e a c h w o r k e r p a i d l e s s t h a n t h e p r e v a i l i n g r a t e s a s d e t e r m i n e d b y t h e D i r e c t o r o f D I R f o r t h e w o r k o r c r a f t i n w h i c h t h e w o r k e r i s e m p l o y e d f o r a n y p u b l i c w o r k d o n e u n d e r t h e A G R E E M E N T b y t h e C O N S U L T A N T o r b y i t s s u b -c o n s u l t a n t i n v i o l a t i o n o f t h e r e q u i r e m e n t s o f t h e L a b o r C o d e a n d i n p a r t i c u l a r , L a b o r C o d e § § 1 7 7 0 t o 1 7 8 0 , i n c l u s i v e .
2 . T h e a m o u n t o f t h i s f o r f e i t u r e s h a l l b e d e t e r m i n e d b y t h e L a b o r C o m m i s s i o n e r a n d s h a l l b e b a s e d o n c o n s i d e r a t i o n o f m i s t a k e , i n a d v e r t e n c e , o r n e g l e c t o f t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t i n f a i l i n g t o p a y t h e c o r r e c t r a t e o f p r e v a i l i n g w a g e s , o r t h e p r e v i o u s r e c o r d o f t h e C O N S U L T A N T o r s u b - c o n s u l t a n t i n m e e t i n g t h e i r r e s p e c t i v e p r e v a i l i n g w a g e o b l i g a t i o n s , o r t h e w i l l f u l f a i l u r e b y t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t t o p a y t h e c o r r e c t r a t e s o f p r e v a i l i n g w a g e s . A m i s t a k e , i n a d v e r t e n c e , o r n e g l e c t i n f a i l i n g t o p a y t h e c o r r e c t r a t e s o f p r e v a i l i n g w a g e s i s n o t e x c u s a b l e i f t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B h a d k n o w l e d g e o f t h e o b l i g a t i o n s u n d e r t h e L a b o r C o d e . T h e C O N S U L T A N T i s Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
r e s p o n s i b l e f o r p a y i n g t h e a p p r o p r i a t e r a t e , i n c l u d i n g a n y e s c a l a t i o n s t h a t t a k e p l a c e d u r i n g t h e t e r m o f t h e A G R E E M E N T .
3 . I n a d d i t i o n t o t h e p e n a l t y a n d p u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 7 7 5 , t h e d i f f e r e n c e b e t w e e n t h e p r e v a i l i n g w a g e r a t e s a n d t h e a m o u n t p a i d t o e a c h w o r k e r f o r e a c h c a l e n d a r d a y o r p o r t i o n t h e r e o f f o r w h i c h e a c h w o r k e r w a s p a i d l e s s t h a n t h e p r e v a i l i n g w a g e r a t e s h a l l b e p a i d t o e a c h w o r k e r b y t h e C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t .
4 . I f a w o r k e r e m p l o y e d b y a s u b -c o n s u l t a n t o n a p u b l i c w o r k s p r o j e c t i s n o t p a i d t h e g e n e r a l p r e v a i l i n g p e r d i e m w a g e s b y t h e s u b -c o n s u l t a n t , t h e p r i m e C O N S U L T A N T o f t h e p r o j e c t i s n o t l i a b l e f o r t h e p e n a l t i e s d e s c r i b e d a b o v e u n l e s s t h e p r i m e C O N S U L T A N T h a d k n o w l e d g e o f t h a t f a i l u r e o f t h e s u b - c o n s u l t a n t t o p a y t h e s p e c i f i e d p r e v a i l i n g r a t e o f w a g e s t o t h o s e w o r k e r s o r u n l e s s t h e p r i m e C O N S U L T A N T f a i l s t o c o m p l y w i t h a l l o f t h e f o l l o w i n g r e q u i r e m e n t s :
a . T h e A G R E E M E N T e x e c u t e d b e t w e e n t h e C O N S U L T A N T a n d t h e s u b -c o n s u l t a n t f o r t h e p e r f o r m a n c e o f w o r k o n p u b l i c w o r k s p r o j e c t s s h a l l i n c l u d e a c o p y o f t h e r e q u i r e m e n t s i n L a b o r C o d e § § 1 7 7 1 , 1 7 7 5 , 1 7 7 6 , 1 7 7 7 . 5 , 1 8 1 3 , a n d 1 8 1 5 .
b . T h e C O N S U L T A N T s h a l l m o n i t o r t h e p a y m e n t o f t h e s p e c i f i e d g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s b y t h e s u b -c o n s u l t a n t t o t h e e m p l o y e e s b y p e r i o d i c r e v i e w o f t h e c e r t i f i e d p a y r o l l r e c o r d s o f t h e s u b -c o n s u l t a n t .
c . U p o n b e c o m i n g a w a r e o f t h e s u b -c o n s u l t a n t ’ s f a i l u r e t o p a y t h e s p e c i f i e d p r e v a i l i n g r a t e o f w a g e s t o t h e s u b -c o n s u l t a n t ’ s w o r k e r s , t h e C O N S U L T A N T s h a l l d i l i g e n t l y t a k e c o r r e c t i v e a c t i o n t o h a l t o r r e c t i f y t h e f a i l u r e , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o , r e t a i n i n g s u f f i c i e n t f u n d s d u e t h e s u b -c o n s u l t a n t f o r w o r k p e r f o r m e d o n t h e p u b l i c w o r k s p r o j e c t .
d . P r i o r t o m a k i n g f i n a l p a y m e n t t o t h e s u b -c o n s u l t a n t f o r w o r k p e r f o r m e d o n t h e p u b l i c w o r k s p r o j e c t , t h e C O N S U L T A N T s h a l l o b t a i n a n a f f i d a v i t s i g n e d u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y f r o m t h e s u b -c o n s u l t a n t t h a t t h e s u b -c o n s u l t a n t h a d p a i d t h e s p e c i f i e d g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s t o t h e s u b - c o n s u l t a n t ’ s e m p l o y e e s o n t h e p u b l i c w o r k s p r o j e c t a n d a n y a m o u n t s d u e p u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 8 1 3 .
5 . P u r s u a n t t o L a b o r C o d e § 1 7 7 5 , C I T Y s h a l l n o t i f y t h e C O N S U L T A N T o n a p u b l i c w o r k s p r o j e c t w i t h i n f i f t e e n ( 1 5 ) c a l e n d a r d a y s o f r e c e i p t o f a c o m p l a i n t t h a t a s u b -c o n s u l t a n t h a s f a i l e d t o p a y w o r k e r s t h e g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
6 . I f C I T Y d e t e r m i n e s t h a t e m p l o y e e s o f a s u b -c o n s u l t a n t w e r e n o t p a i d t h e g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s a n d i f C I T Y d i d n o t r e t a i n s u f f i c i e n t m o n e y u n d e r t h e A G R E E M E N T t o p a y t h o s e e m p l o y e e s t h e b a l a n c e o f w a g e s o w e d u n d e r t h e g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s , t h e C O N S U L T A N T s h a l l w i t h h o l d a n a m o u n t o f m o n e y s d u e t h e s u b -c o n s u l t a n t s u f f i c i e n t t o p a y t h o s e e m p l o y e e s t h e g e n e r a l p r e v a i l i n g r a t e o f p e r d i e m w a g e s i f r e q u e s t e d b y C I T Y .
G . H o u r s o f L a b o r : E i g h t ( 8 ) h o u r s l a b o r c o n s t i t u t e s a l e g a l d a y ' s w o r k . T h e C O N S U L T A N T s h a l l f o r f e i t , a s a p e n a l t y t o t h e C I T Y , t w e n t y -f i v e d o l l a r s ( $ 2 5 ) f o r e a c h w o r k e r e m p l o y e d i n t h e e x e c u t i o n o f t h e A G R E E M E N T b y t h e C O N S U L T A N T o r a n y o f i t s s u b -c o n s u l t a n t s f o r e a c h c a l e n d a r d a y d u r i n g w h i c h s u c h w o r k e r i s r e q u i r e d o r p e r m i t t e d t o w o r k m o r e t h a n e i g h t ( 8 ) h o u r s i n a n y o n e c a l e n d a r d a y a n d f o r t y ( 4 0 ) h o u r s i n a n y o n e c a l e n d a r w e e k i n v i o l a t i o n o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e L a b o r C o d e , a n d i n p a r t i c u l a r § § 1 8 1 0 t o 1 8 1 5 t h e r e o f , i n c l u s i v e , e x c e p t t h a t w o r k p e r f o r m e d b y e m p l o y e e s i n e x c e s s o f e i g h t ( 8 ) h o u r s p e r d a y , a n d f o r t y ( 4 0 ) h o u r s d u r i n g a n y o n e w e e k , s h a l l b e p e r m i t t e d u p o n c o m p e n s a t i o n f o r a l l h o u r s w o r k e d i n e x c e s s o f e i g h t ( 8 ) h o u r s p e r d a y a n d f o r t y ( 4 0 ) h o u r s i n a n y w e e k , a t n o t l e s s t h a n o n e a n d o n e -h a l f ( 1 . 5 ) t i m e s t h e b a s i c r a t e o f p a y , a s p r o v i d e d i n § 1 8 1 5 .
H . E m p l o y m e n t o f A p p r e n t i c e s
1 . W h e r e e i t h e r t h e p r i m e A G R E E M E N T o r t h e s u b -a g r e e m e n t e x c e e d s t h i r t y t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 3 0 , 0 0 0 ) , t h e C O N S U L T A N T a n d a n y s u b -c o n s u l t a n t s u n d e r h i m o r h e r s h a l l c o m p l y w i t h a l l a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f L a b o r C o d e § § 1 7 7 7 . 5 , 1 7 7 7 . 6 a n d 1 7 7 7 . 7 i n t h e e m p l o y m e n t o f a p p r e n t i c e s .
2 . C O N S U L T A N T s a n d s u b -c o n s u l t a n t s a r e r e q u i r e d t o c o m p l y w i t h a l l L a b o r C o d e r e q u i r e m e n t s r e g a r d i n g t h e e m p l o y m e n t o f a p p r e n t i c e s , i n c l u d i n g m a n d a t o r y r a t i o s o f j o u r n e y l e v e l t o a p p r e n t i c e w o r k e r s . P r i o r t o c o m m e n c e m e n t o f w o r k , C O N S U L T A N T a n d s u b -c o n s u l t a n t s a r e a d v i s e d t o c o n t a c t t h e D I R D i v i s i o n o f A p p r e n t i c e s h i p S t a n d a r d s w e b s i t e a t h t t p s : / / w w w . d i r . c a . g o v / d a s / , f o r a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g t h e e m p l o y m e n t o f a p p r e n t i c e s a n d f o r t h e s p e c i f i c j o u r n e y -t o - a p p r e n t i c e r a t i o s f o r t h e A G R E E M E N T w o r k . T h e C O N S U L T A N T i s r e s p o n s i b l e f o r a l l s u b -c o n s u l t a n t s ’ c o m p l i a n c e w i t h t h e s e r e q u i r e m e n t s . P e n a l t i e s a r e s p e c i f i e d i n L a b o r C o d e § 1 7 7 7 . 7 .
1 0 . A R T I C L E X I I I C O N F L I C T O F I N T E R E S T
A . D u r i n g t h e t e r m o f t h i s A G R E E M E N T , t h e C O N S U L T A N T s h a l l d i s c l o s e a n y f i n a n c i a l , b u s i n e s s , o r o t h e r r e l a t i o n s h i p w i t h C I T Y t h a t m a y h a v e a n i m p a c t u p o n t h e o u t c o m e o f t h i s A G R E E M E N T o r a n y e n s u i n g C I T Y c o n s t r u c t i o n D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B p r o j e c t . T h e C O N S U L T A N T s h a l l a l s o l i s t c u r r e n t c l i e n t s w h o m a y h a v e a Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
f i n a n c i a l i n t e r e s t i n t h e o u t c o m e o f t h i s A G R E E M E N T o r a n y e n s u i n g C I T Y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t w h i c h w i l l f o l l o w .
B . C O N S U L T A N T c e r t i f i e s t h a t i t h a s d i s c l o s e d t o C I T Y a n y a c t u a l , a p p a r e n t , o r p o t e n t i a l c o n f l i c t s o f i n t e r e s t t h a t m a y e x i s t r e l a t i v e t o t h e s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d p u r s u a n t t o t h i s A G R E E M E N T . C O N S U L T A N T a g r e e s t o a d v i s e C I T Y o f a n y a c t u a l , a p p a r e n t o r p o t e n t i a l c o n f l i c t s o f i n t e r e s t t h a t m a y d e v e l o p s u b s e q u e n t t o t h e d a t e o f e x e c u t i o n o f t h i s A G R E E M E N T . C O N S U L T A N T f u r t h e r a g r e e s t o c o m p l e t e a n y s t a t e m e n t s o f e c o n o m i c i n t e r e s t i f r e q u i r e d b y e i t h e r C I T Y o r d i n a n c e o r S t a t e l a w .
C . T h e C O N S U L T A N T h e r e b y c e r t i f i e s t h a t i t d o e s n o t n o w h a v e , n o r s h a l l i t a c q u i r e a n y f i n a n c i a l o r b u s i n e s s i n t e r e s t t h a t w o u l d c o n f l i c t w i t h t h e p e r f o r m a n c e o f s e r v i c e s u n d e r t h i s A G R E E M E N T .
D . T h e C O N S U L T A N T h e r e b y c e r t i f i e s t h a t t h e C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t a n d a n y f i r m a f f i l i a t e d w i t h t h e C O N S U L T A N T o r s u b c o n s u l t a n t t h a t b i d s o n a n y c o n s t r u c t i o n c o n t r a c t o r o n a n y A g r e e m e n t t o p r o v i d e c o n s t r u c t i o n i n s p e c t i o n f o r a n y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t r e s u l t i n g f r o m t h i s A G R E E M E N T , h a s e s t a b l i s h e d n e c e s s a r y c o n t r o l s t o e n s u r e a c o n f l i c t o f i n t e r e s t d o e s n o t e x i s t . A n a f f i l i a t e d f i r m i s o n e , w h i c h i s s u b j e c t t o t h e c o n t r o l o f t h e s a m e p e r s o n s , t h r o u g h j o i n t o w n e r s h i p o r o t h e r w i s e .
1 1 . A R T I C L E X I V R E B A T E S , K I C K B A C K S O R O T H E R U N L AW F U L
C O N S I D E R A T I O N
T h e C O N S U L T A N T w a r r a n t s t h a t t h i s A G R E E M E N T w a s n o t o b t a i n e d o r s e c u r e d t h r o u g h r e b a t e s , k i c k b a c k s o r o t h e r u n l a w f u l c o n s i d e r a t i o n e i t h e r p r o m i s e d o r p a i d t o a n y C I T Y e m p l o y e e . F o r b r e a c h o r v i o l a t i o n o f t h i s w a r r a n t y , C I T Y s h a l l h a v e t h e r i g h t , i n i t s d i s c r e t i o n , t o t e r m i n a t e t h i s A G R E E M E N T w i t h o u t l i a b i l i t y , t o p a y o n l y f o r t h e v a l u e o f t h e w o r k a c t u a l l y p e r f o r m e d , o r t o d e d u c t f r o m t h i s A G R E E M E N T p r i c e o r o t h e r w i s e r e c o v e r t h e f u l l a m o u n t o f s u c h r e b a t e , k i c k b a c k o r o t h e r u n l a w f u l c o n s i d e r a t i o n .
1 2 . A R T I C L E X V P r o h i b i t i o n o f E x p e n d i n g C i t y , S t a t e , o r F e d e r a l F u n d s f o r L o b b y i n g
A . T h e C O N S U L T A N T c e r t i f i e s , t o t h e b e s t o f h i s o r h e r k n o w l e d g e a n d b e l i e f , t h a t :
1 . N o S t a t e , F e d e r a l , o r C I T Y a p p r o p r i a t e d f u n d s h a v e b e e n p a i d o r w i l l b e p a i d , b y o r o n b e h a l f o f t h e C O N S U L T A N T , t o a n y p e r s o n f o r i n f l u e n c i n g o r a t t e m p t i n g t o i n f l u e n c e a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f a n y l o c a l , S t a t e , o r F e d e r a l a g e n c y , a M e m b e r o f t h e S t a t e L e g i s l a t u r e o r U n i t e d S t a t e s C o n g r e s s , a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f t h e L e g i s l a t u r e o r C o n g r e s s , o r a n y e m p l o y e e o f a M e m b e r o f t h e D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B L e g i s l a t u r e o r C o n g r e s s i n c o n n e c t i o n w i t h t h e a w a r d i n g o r m a k i n g o f t h i s Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
A G R E E M E N T , o r w i t h t h e e x t e n s i o n , c o n t i n u a t i o n , r e n e w a l , a m e n d m e n t , o r m o d i f i c a t i o n o f t h i s A G R E E M E N T .
2 . I f a n y f u n d s o t h e r t h a n F e d e r a l a p p r o p r i a t e d f u n d s h a v e b e e n p a i d o r w i l l b e p a i d t o a n y p e r s o n f o r i n f l u e n c i n g o r a t t e m p t i n g t o i n f l u e n c e a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f a n y a g e n c y , a M e m b e r o f C o n g r e s s , a n o f f i c e r o r e m p l o y e e o f C o n g r e s s , o r a n e m p l o y e e o f a m e m b e r o f C o n g r e s s i n c o n n e c t i o n w i t h t h i s A G R E E M E N T , t h e C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l e t e a n d s u b m i t S t a n d a r d F o r m - L L L , “ D i s c l o s u r e F o r m t o R e p o r t L o b b y i n g , ” i n a c c o r d a n c e w i t h i t s i n s t r u c t i o n s .
B . T h i s c e r t i f i c a t i o n i s a m a t e r i a l r e p r e s e n t a t i o n o f f a c t u p o n w h i c h r e l i a n c e w a s p l a c e d w h e n t h i s t r a n s a c t i o n w a s m a d e o r e n t e r e d i n t o . S u b m i s s i o n o f t h i s c e r t i f i c a t i o n i s a p r e r e q u i s i t e f o r m a k i n g o r e n t e r i n g i n t o t h i s t r a n s a c t i o n i m p o s e d b y 3 1 U . S . C . § 1 3 5 2 . A n y p e r s o n w h o f a i l s t o f i l e t h e r e q u i r e d c e r t i f i c a t i o n s h a l l b e s u b j e c t t o a c i v i l p e n a l t y o f n o t l e s s t h a n t e n t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 1 0 , 0 0 0 ) a n d n o t m o r e t h a n o n e h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 1 0 0 , 0 0 0 ) f o r e a c h s u c h f a i l u r e .
C . T h e C O N S U L T A N T a l s o a g r e e s b y s i g n i n g t h i s d o c u m e n t t h a t h e o r s h e s h a l l r e q u i r e t h a t t h e l a n g u a g e o f t h i s c e r t i f i c a t i o n b e i n c l u d e d i n a l l l o w e r t i e r s u b -a g r e e m e n t s , w h i c h e x c e e d o n e h u n d r e d t h o u s a n d d o l l a r s ( $ 1 0 0 , 0 0 0 ) , a n d t h a t a l l s u c h s u b -r e c i p i e n t s s h a l l c e r t i f y a n d d i s c l o s e a c c o r d i n g l y .
1 3 . A R T I C L E X V I N o n -D i s c r i m i n a t i o n C l a u s e a n d S t a t e m e n t o f C o m p l i a n c e
A . T h e C O N S U L T A N T ’ s s i g n a t u r e a f f i x e d h e r e i n a n d d a t e d s h a l l c o n s t i t u t e a c e r t i f i c a t i o n u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y u n d e r t h e l a w s o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a t h a t t h e C O N S U L T A N T h a s , u n l e s s e x e m p t , c o m p l i e d w i t h t h e n o n d i s c r i m i n a t i o n p r o g r a m r e q u i r e m e n t s o f G o v . C o d e § 1 2 9 9 0 a n d 2 C C R § 8 1 0 3 .
B . D u r i n g t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s A G R E E M E N T , C O N S U L T A N T a n d i t s s u b - c o n s u l t a n t s s h a l l n o t d e n y t h e A G R E E M E N T ’ s b e n e f i t s t o a n y p e r s o n o n t h e b a s i s o f r a c e , r e l i g i o u s c r e e d , c o l o r , n a t i o n a l o r i g i n , a n c e s t r y , p h y s i c a l d i s a b i l i t y , m e n t a l d i s a b i l i t y , m e d i c a l c o n d i t i o n , g e n e t i c i n f o r m a t i o n , m a r i t a l s t a t u s , s e x , g e n d e r , g e n d e r i d e n t i t y , g e n d e r e x p r e s s i o n , a g e , s e x u a l o r i e n t a t i o n , o r m i l i t a r y a n d v e t e r a n s t a t u s , n o r s h a l l t h e y u n l a w f u l l y d i s c r i m i n a t e , h a r a s s , o r a l l o w h a r a s s m e n t a g a i n s t a n y e m p l o y e e o r a p p l i c a n t f o r e m p l o y m e n t b e c a u s e o f r a c e , r e l i g i o u s c r e e d , c o l o r , n a t i o n a l o r i g i n , a n c e s t r y , p h y s i c a l d i s a b i l i t y , m e n t a l d i s a b i l i t y , m e d i c a l c o n d i t i o n , g e n e t i c i n f o r m a t i o n , m a r i t a l s t a t u s , s e x , g e n d e r , g e n d e r i d e n t i t y , g e n d e r e x p r e s s i o n , a g e , s e x u a l o r i e n t a t i o n , o r m i l i t a r y a n d v e t e r a n s t a t u s . C O N S U L T A N T a n d s u b -c o n s u l t a n t s s h a l l i n s u r e t h a t t h e e v a l u a t i o n a n d t r e a t m e n t o f t h e i r e m p l o y e e s a n d a p p l i c a n t s f o r e m p l o y m e n t a r e f r e e f r o m s u c h d i s c r i m i n a t i o n a n d h a r a s s m e n t .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
C . C O N S U L T A N T a n d s u b -c o n s u l t a n t s s h a l l c o m p l y w i t h t h e p r o v i s i o n s o f t h e F a i r E m p l o y m e n t a n d H o u s i n g A c t ( G o v . C o d e § 1 2 9 9 0 e t s e q . ) , t h e a p p l i c a b l e r e g u l a t i o n s p r o m u l g a t e d t h e r e u n d e r ( 2 C C R § 1 1 0 0 0 e t s e q . ) , t h e p r o v i s i o n s o f G o v . C o d e § § 1 1 1 3 5 -1 1 1 3 9 . 5 , a n d t h e r e g u l a t i o n s o r s t a n d a r d s a d o p t e d b y C I T Y t o i m p l e m e n t s u c h a r t i c l e . T h e a p p l i c a b l e r e g u l a t i o n s o f t h e F a i r E m p l o y m e n t a n d H o u s i n g C o m m i s s i o n i m p l e m e n t i n g G o v . C o d e § 1 2 9 9 0 ( a -f ) , s e t f o r t h 2 C C R § § 8 1 0 0 -8 5 0 4 , a r e i n c o r p o r a t e d i n t o t h i s A G R E E M E N T b y r e f e r e n c e a n d m a d e a p a r t h e r e o f a s i f s e t f o r t h i n f u l l .
D . C O N S U L T A N T s h a l l p e r m i t a c c e s s b y r e p r e s e n t a t i v e s o f t h e D e p a r t m e n t o f F a i r E m p l o y m e n t a n d H o u s i n g a n d t h e C I T Y u p o n r e a s o n a b l e n o t i c e a t a n y t i m e d u r i n g t h e n o r m a l b u s i n e s s h o u r s , b u t i n n o c a s e l e s s t h a n t w e n t y -f o u r ( 2 4 ) h o u r s ’ n o t i c e , t o s u c h o f i t s b o o k s , r e c o r d s , a c c o u n t s , a n d a l l o t h e r s o u r c e s o f i n f o r m a t i o n a n d i t s f a c i l i t i e s a s s a i d D e p a r t m e n t o r C I T Y s h a l l r e q u i r e t o a s c e r t a i n c o m p l i a n c e w i t h t h i s c l a u s e .
E . C O N S U L T A N T a n d i t s s u b -c o n s u l t a n t s s h a l l g i v e w r i t t e n n o t i c e o f t h e i r o b l i g a t i o n s u n d e r t h i s c l a u s e t o l a b o r o r g a n i z a t i o n s w i t h w h i c h t h e y h a v e a c o l l e c t i v e b a r g a i n i n g o r o t h e r A g r e e m e n t .
F . C O N S U L T A N T s h a l l i n c l u d e t h e n o n d i s c r i m i n a t i o n a n d c o m p l i a n c e p r o v i s i o n s o f t h i s c l a u s e i n a l l s u b c o n t r a c t s t o p e r f o r m w o r k u n d e r t h i s A G R E E M E N T .
G . T h e C O N S U L T A N T , w i t h r e g a r d t o t h e w o r k p e r f o r m e d u n d e r t h i s A G R E E M E N T , s h a l l a c t i n a c c o r d a n c e w i t h T i t l e V I o f t h e C i v i l R i g h t s A c t o f 1 9 6 4 ( 4 2 U . S . C . § 2 0 0 0 d e t s e q . ) . T i t l e V I p r o v i d e s t h a t t h e r e c i p i e n t s o f f e d e r a l a s s i s t a n c e w i l l i m p l e m e n t a n d m a i n t a i n a p o l i c y o f n o n d i s c r i m i n a t i o n i n w h i c h n o p e r s o n i n t h e U n i t e d S t a t e s s h a l l , o n t h e b a s i s o f r a c e , c o l o r , n a t i o n a l o r i g i n , r e l i g i o n , s e x , a g e , d i s a b i l i t y , b e e x c l u d e d f r o m p a r t i c i p a t i o n i n , d e n i e d t h e b e n e f i t s o f o r s u b j e c t t o d i s c r i m i n a t i o n u n d e r a n y p r o g r a m o r a c t i v i t y b y t h e r e c i p i e n t s o f f e d e r a l a s s i s t a n c e o r t h e i r a s s i g n e e s a n d s u c c e s s o r s i n i n t e r e s t .
H . T h e C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l y w i t h r e g u l a t i o n s r e l a t i v e t o n o n - d i s c r i m i n a t i o n i n f e d e r a l l y a s s i s t e d p r o g r a m s o f t h e U . S . D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n ( 4 9 C F R P a r t 2 1 - E f f e c t u a t i o n o f T i t l e V I o f t h e C i v i l R i g h t s A c t o f 1 9 6 4 ) . S p e c i f i c a l l y , t h e C O N S U L T A N T s h a l l n o t p a r t i c i p a t e e i t h e r d i r e c t l y o r i n d i r e c t l y i n t h e d i s c r i m i n a t i o n p r o h i b i t e d b y 4 9 C F R § 2 1 . 5 , i n c l u d i n g e m p l o y m e n t p r a c t i c e s a n d t h e s e l e c t i o n a n d r e t e n t i o n o f s u b -c o n s u l t a n t s .
I . C O N S U L T A N T , s u b r e c i p i e n t o r s u b c o n s u l t a n t w i l l n e v e r e x c l u d e a n y p e r s o n f r o m p a r t i c i p a t i o n i n , d e n y a n y p e r s o n t h e b e n e f i t s o f , o r o t h e r w i s e d i s c r i m i n a t e a g a i n s t a n y o n e i n c o n n e c t i o n w i t h t h e a w a r d a n d p e r f o r m a n c e o f a n y c o n t r a c t c o v e r e d b y 4 9 C F R 2 6 o n t h e b a s i s o f r a c e , c o l o r , s e x , o r n a t i o n a l o r i g i n . I n a d m i n i s t e r i n g t h e C I T Y
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B c o m p o n e n t s o f t h e D B E P r o g r a m P l a n , C O N S U L T A N T , Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
s u b r e c i p i e n t o r s u b c o n s u l t a n t w i l l n o t , d i r e c t l y , o r t h r o u g h c o n t r a c t u a l o r o t h e r a r r a n g e m e n t s , u s e c r i t e r i a o r m e t h o d s o f a d m i n i s t r a t i o n t h a t h a v e t h e e f f e c t o f d e f e a t i n g o r s u b s t a n t i a l l y i m p a i r i n g a c c o m p l i s h m e n t o f t h e o b j e c t i v e s o f t h e D B E P r o g r a m P l a n w i t h r e s p e c t t o i n d i v i d u a l s o f a p a r t i c u l a r r a c e , c o l o r , s e x , o r n a t i o n a l o r i g i n .
1 4 . A R T I C L E X V I I D e b a r m e n t a n d S u s p e n s i o n C e r t i f i c a t i o n
A . T h e C O N S U L T A N T ’ s s i g n a t u r e a f f i x e d h e r e i n s h a l l c o n s t i t u t e a c e r t i f i c a t i o n u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y u n d e r t h e l a w s o f t h e S t a t e o f C a l i f o r n i a , t h a t t h e C O N S U L T A N T o r a n y p e r s o n a s s o c i a t e d t h e r e w i t h i n t h e c a p a c i t y o f o w n e r , p a r t n e r , d i r e c t o r , o f f i c e r o r m a n a g e r .
1 . I s n o t c u r r e n t l y u n d e r s u s p e n s i o n , d e b a r m e n t , v o l u n t a r y e x c l u s i o n , o r d e t e r m i n a t i o n o f i n e l i g i b i l i t y b y a n y f e d e r a l a g e n c y ;
2 . H a s n o t b e e n s u s p e n d e d , d e b a r r e d , v o l u n t a r i l y e x c l u d e d , o r d e t e r m i n e d i n e l i g i b l e b y a n y f e d e r a l a g e n c y w i t h i n t h e p a s t t h r e e ( 3 ) y e a r s ;
3 . D o e s n o t h a v e a p r o p o s e d d e b a r m e n t p e n d i n g ; a n d
4 . H a s n o t b e e n i n d i c t e d , c o n v i c t e d , o r h a d a c i v i l j u d g m e n t r e n d e r e d a g a i n s t i t b y a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n i n a n y m a t t e r i n v o l v i n g f r a u d o r o f f i c i a l m i s c o n d u c t w i t h i n t h e p a s t t h r e e ( 3 ) y e a r s .
B . A n y e x c e p t i o n s t o t h i s c e r t i f i c a t i o n m u s t b e d i s c l o s e d t o C I T Y . E x c e p t i o n s w i l l n o t n e c e s s a r i l y r e s u l t i n d e n i a l o f r e c o m m e n d a t i o n f o r a w a r d b u t w i l l b e c o n s i d e r e d i n d e t e r m i n i n g r e s p o n s i b i l i t y . D i s c l o s u r e s m u s t i n d i c a t e t h e p a r t y t o w h o m t h e e x c e p t i o n s a p p l y , t h e i n i t i a t i n g a g e n c y , a n d t h e d a t e s o f a g e n c y a c t i o n .
C . E x c e p t i o n s t o t h e F e d e r a l G o v e r n m e n t e x c l u d e d p a r t i e s ( h t t p s : / / s a m . g o v / c o n t e n t / h o m e ) m a i n t a i n e d b y t h e U . S . G e n e r a l S e r v i c e s A d m i n i s t r a t i o n a r e t o b e d e t e r m i n e d b y F HW A .
1 5 . A R T I C L E X V I I I D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e s ( D B E ) P a r t i c i p a t i o n
A . C O N S U L T A N T , s u b r e c i p i e n t ( C I T Y ) , o r s u b c o n s u l t a n t s h a l l t a k e n e c e s s a r y a n d r e a s o n a b l e s t e p s t o e n s u r e t h a t D B E s h a v e o p p o r t u n i t i e s t o p a r t i c i p a t e i n t h e c o n t r a c t ( 4 9 C F R 2 6 ) . T o e n s u r e e q u a l p a r t i c i p a t i o n o f D B E s p r o v i d e d i n 4 9 C F R 2 6 . 5 , t h e C I T Y s h o w s a c o n t r a c t g o a l f o r D B E s . C O N S U L T A N T s h a l l m a k e w o r k a v a i l a b l e t o D B E s a n d s e l e c t w o r k p a r t s c o n s i s t e n t w i t h a v a i l a b l e D B E s u b c o n s u l t a n t s a n d s u p p l i e r s .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
C O N S U L T A N T s h a l l m e e t t h e D B E g o a l s h o w n e l s e w h e r e i n t h e s e s p e c i a l p r o v i s i o n s o r d e m o n s t r a t e t h a t t h e y m a d e a d e q u a t e G o o d F a i t h E f f o r t s ( G F E ) t o m e e t t h i s g o a l . I t i s C O N S U L T A N T ’ s r e s p o n s i b i l i t y t o v e r i f y a t d a t e o f p r o p o s a l o p e n i n g t h a t t h e D B E f i r m i s c e r t i f i e d a s a D B E b y u s i n g t h e C a l i f o r n i a U n i f i e d C e r t i f i c a t i o n P r o g r a m ( C U C P ) d a t a b a s e a n d p o s s e s s e s t h e m o s t s p e c i f i c a v a i l a b l e N o r t h A m e r i c a n I n d u s t r y C l a s s i f i c a t i o n S y s t e m ( N A I C S ) c o d e s a n d w o r k c o d e a p p l i c a b l e t o t h e t y p e o f w o r k t h e f i r m w i l l p e r f o r m o n t h e c o n t r a c t .
A d d i t i o n a l l y , t h e C O N S U L T A N T i s r e s p o n s i b l e t o d o c u m e n t t h e v e r i f i c a t i o n r e c o r d b y p r i n t i n g o u t t h e C U C P d a t a f o r e a c h D B E f i r m . A l i s t o f D B E s c e r t i f i e d b y t h e C U C P c a n b e f o u n d a t h t t p s : / / d o t . c a . g o v / p r o g r a m s / c i v i l -r i g h t s / d b e -s e a r c h .
A l l D B E p a r t i c i p a t i o n w i l l c o u n t t o w a r d t h e C a l i f o r n i a D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n ’ s f e d e r a l l y m a n d a t e d s t a t e w i d e o v e r a l l D B E g o a l . C r e d i t f o r m a t e r i a l s o r s u p p l i e s C O N S U L T A N T p u r c h a s e s f r o m D B E s c o u n t s t o w a r d s t h e g o a l i n t h e f o l l o w i n g m a n n e r :
• 1 0 0 p e r c e n t c o u n t s i f t h e m a t e r i a l s o r s u p p l i e s a r e o b t a i n e d f r o m a D B E m a n u f a c t u r e r .
• 6 0 p e r c e n t c o u n t s i f t h e m a t e r i a l s o r s u p p l i e s a r e p u r c h a s e d f r o m a D B E r e g u l a r d e a l e r .
• O n l y f e e s , c o m m i s s i o n s , a n d c h a r g e s f o r a s s i s t a n c e i n t h e p r o c u r e m e n t a n d d e l i v e r y o f m a t e r i a l s o r s u p p l i e s c o u n t i f o b t a i n e d f r o m a D B E t h a t i s n e i t h e r a m a n u f a c t u r e r n o r r e g u l a r d e a l e r . 4 9 C F R 2 6 . 5 5 d e f i n e s " m a n u f a c t u r e r " a n d " r e g u l a r d e a l e r . "
T h i s A G R E E M E N T i s s u b j e c t t o 4 9 C F R 2 6 e n t i t l e d “ P a r t i c i p a t i o n b y D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e s i n D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n F i n a n c i a l A s s i s t a n c e P r o g r a m s ” . C O N S U L T A N T s w h o e n t e r i n t o a f e d e r a l l y f u n d e d a g r e e m e n t w i l l a s s i s t t h e C I T Y i n a g o o d f a i t h e f f o r t t o a c h i e v e C a l i f o r n i a ' s s t a t e w i d e o v e r a l l D B E g o a l .
B . T h e g o a l f o r D B E p a r t i c i p a t i o n w i l l b e d e t e r m i n e d b y a s s i g n e d p r o j e c t .
P a r t i c i p a t i o n b y D B E C O N S U L T A N T o r s u b -c o n s u l t a n t s s h a l l b e i n a c c o r d a n c e w i t h i n f o r m a t i o n c o n t a i n e d i n E x h i b i t 1 0 -O 2 : C o n s u l t a n t C o n t r a c t D B E C o m m i t m e n t a t t a c h e d h e r e t o a n d i n c o r p o r a t e d a s p a r t o f t h e A G R E E M E N T . I f a D B E s u b -c o n s u l t a n t i s u n a b l e t o p e r f o r m , C O N S U L T A N T m u s t m a k e a g o o d f a i t h e f f o r t t o r e p l a c e h i m / h e r w i t h a n o t h e r D B E s u b -c o n s u l t a n t , i f t h e g o a l i s n o t o t h e r w i s e m e t .
C . C O N S U L T A N T c a n m e e t t h e D B E p a r t i c i p a t i o n g o a l b y e i t h e r d o c u m e n t i n g c o m m i t m e n t s t o D B E s t o m e e t t h e A G R E E M E N T g o a l , o r b y d o c u m e n t i n g a d e q u a t e g o o d f a i t h e f f o r t s t o m e e t t h e A G R E E M E N T g o a l . A n a d e q u a t e g o o d f a i t h e f f o r t m e a n s t h a t t h e C O N S U L T A N T m u s t s h o w t h a t i t t o o k a l l n e c e s s a r y a n d r e a s o n a b l e s t e p s t o a c h i e v e a D B E g o a l t h a t , b y t h e i r s c o p e , i n t e n s i t y , a n d D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B a p p r o p r i a t e n e s s t o t h e o b j e c t i v e , c o u l d r e a s o n a b l y b e e x p e c t e d t o m e e t t h e D B E Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
g o a l . I f C O N S U L T A N T h a s n o t m e t t h e D B E g o a l , c o m p l e t e a n d s u b m i t E x h i b i t 1 5 -H : P r o p o s e r / C o n t r a c t o r G o o d F a i t h e r E f f o r t s t o d o c u m e n t e f f o r t s t o m e e t t h e g o a l . R e f e r t o 4 9 C F R P a r t 2 6 f o r g u i d a n c e r e g a r d i n g e v a l u a t i o n o f g o o d f a i t h e f f o r t s t o m e e t t h e D B E g o a l .
D . C o n t r a c t A s s u r a n c e
U n d e r 4 9 C F R 2 6 . 1 3 ( b ) :
C O N S U L T A N T , s u b r e c i p i e n t o r s u b c o n s u l t a n t s h a l l n o t d i s c r i m i n a t e o n t h e b a s i s o f r a c e , c o l o r , n a t i o n a l o r i g i n , o r s e x i n t h e p e r f o r m a n c e o f t h i s c o n t r a c t .
C O N S U L T A N T s h a l l c a r r y o u t a p p l i c a b l e r e q u i r e m e n t s o f 4 9 C F R 2 6 i n t h e a w a r d a n d a d m i n i s t r a t i o n o f f e d e r a l -a i d c o n t r a c t s .
F a i l u r e b y t h e C O N S U L T A N T t o c a r r y o u t t h e s e r e q u i r e m e n t s i s a m a t e r i a l b r e a c h o f t h i s c o n t r a c t , w h i c h m a y r e s u l t i n t h e t e r m i n a t i o n o f t h i s c o n t r a c t o r s u c h o t h e r r e m e d y a s t h e r e c i p i e n t d e e m s a p p r o p r i a t e , w h i c h m a y i n c l u d e , b u t i s n o t l i m i t e d t o :
( 1 ) W i t h h o l d i n g m o n t h l y p r o g r e s s p a y m e n t s ; ( 2 ) A s s e s s i n g s a n c t i o n s ;
( 3 ) L i q u i d a t e d d a m a g e s ; a n d / o r ( 4 ) D i s q u a l i f y i n g C O N S U L T A N T f r o m f u t u r e p r o p o s i n g a s n o n -r e s p o n s i b l e
E . T e r m i n a t i o n a n d R e p l a c e m e n t o f D B E S u b c o n s u l t a n t s
C O N S U L T A N T s h a l l u t i l i z e t h e s p e c i f i c D B E s l i s t e d t o p e r f o r m t h e w o r k a n d s u p p l y t h e m a t e r i a l s f o r w h i c h e a c h i s l i s t e d u n l e s s C O N S U L T A N T o r D B E s u b c o n s u l t a n t o b t a i n s t h e C I T Y ’ s w r i t t e n c o n s e n t . C O N S U L T A N T s h a l l n o t t e r m i n a t e o r r e p l a c e a l i s t e d D B E f o r c o n v e n i e n c e a n d p e r f o r m t h e w o r k w i t h t h e i r o w n f o r c e s o r o b t a i n m a t e r i a l s f r o m o t h e r s o u r c e s w i t h o u t a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e C I T Y . U n l e s s t h e C I T Y ’ s c o n s e n t i s p r o v i d e d , t h e C O N S U L T A N T s h a l l n o t b e e n t i t l e d t o a n y p a y m e n t f o r w o r k o r m a t e r i a l u n l e s s i t i s p e r f o r m e d o r s u p p l i e d b y t h e l i s t e d D B E o n t h e E x h i b i t 1 0 -0 2 : C o n s u l t a n t C o n t r a c t D B E C o m m i t m e n t f o r m .
T e r m i n a t i o n o f D B E S u b c o n s u l t a n t s
A f t e r e x e c u t i o n o f t h e A G R E E M E N T , t e r m i n a t i o n o f a D B E m a y b e a l l o w e d f o r t h e f o l l o w i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , j u s t i f i a b l e r e a s o n s w i t h p r i o r w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e C I T Y :
1 . L i s t e d D B E f a i l s o r r e f u s e s t o e x e c u t e a w r i t t e n c o n t r a c t b a s e d o n p l a n s a n d s p e c i f i c a t i o n s f o r t h e p r o j e c t .
2 . T h e C I T Y s t i p u l a t e d t h a t a b o n d i s a c o n d i t i o n o f e x e c u t i n g t h e s u b c o n t r a c t a n d t h e l i s t e d D B E f a i l s t o m e e t t h e C I T Y ’ s b o n d r e q u i r e m e n t s .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
3 . W o r k r e q u i r e s a c o n s u l t a n t ' s l i c e n s e a n d l i s t e d D B E d o e s n o t h a v e a v a l i d l i c e n s e u n d e r C o n t r a c t o r s L i c e n s e L a w .
4. L i s t e d D B E f a i l s o r r e f u s e s t o p e r f o r m t h e w o r k o r f u r n i s h t h e l i s t e d m a t e r i a l s ( f a i l i n g o r r e f u s i n g t o p e r f o r m i s n o t a n a l l o w a b l e r e a s o n t o r e m o v e a D B E i f t h e f a i l u r e o r r e f u s a l i s a r e s u l t o f b a d f a i t h o r d i s c r i m i n a t i o n ) .
5 . L i s t e d D B E ' s w o r k i s u n s a t i s f a c t o r y a n d n o t i n c o m p l i a n c e w i t h t h e c o n t r a c t .
6 . L i s t e d D B E i s i n e l i g i b l e t o w o r k o n t h e p r o j e c t b e c a u s e o f s u s p e n s i o n o r d e b a r m e n t .
7 . L i s t e d D B E b e c o m e s b a n k r u p t o r i n s o l v e n t o r e x h i b i t s c r e d i t u n w o r t h i n e s s .
8 . L i s t e d D B E v o l u n t a r i l y w i t h d r a w s w i t h w r i t t e n n o t i c e f r o m t h e C o n t r a c t .
9 . L i s t e d D B E i s i n e l i g i b l e t o r e c e i v e c r e d i t f o r t h e t y p e o f w o r k r e q u i r e d .
1 0 . L i s t e d D B E o w n e r d i e s o r b e c o m e s d i s a b l e d r e s u l t i n g i n t h e i n a b i l i t y t o p e r f o r m t h e w o r k o n t h e C o n t r a c t .
1 1 . T h e C I T Y d e t e r m i n e s o t h e r d o c u m e n t e d g o o d c a u s e .
F . C O N S U L T A N T m u s t u s e t h e f o l l o w i n g p r o c e d u r e s t o r e q u e s t t h e t e r m i n a t i o n o f a D B E o r p o r t i o n o f a D B E ’ s w o r k :
1 . S e n d a w r i t t e n n o t i c e t o t h e D B E o f t h e C O N S U L T A N T ’ s i n t e n t t o u s e o t h e r f o r c e s o r m a t e r i a l s o u r c e s a n d i n c l u d e o n e o r m o r e j u s t i f i a b l e r e a s o n s l i s t e d a b o v e . S i m u l t a n e o u s l y s e n d a c o p y o f t h i s w r i t t e n n o t i c e t o t h e C I T Y . T h e w r i t t e n n o t i c e t o t h e D B E m u s t r e q u e s t t h e y p r o v i d e a n y r e s p o n s e w i t h i n f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s t o b o t h t h e C O N S U L T A N T a n d t h e C I T Y b y e i t h e r a c k n o w l e d g i n g t h e i r a g r e e m e n t o r d o c u m e n t i n g t h e i r r e a s o n i n g a s t o w h y t h e u s e o f o t h e r f o r c e s o r s o u r c e s o f m a t e r i a l s s h o u l d n o t o c c u r .
2 . I f t h e D B E d o e s n o t r e s p o n d w i t h i n f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s , C O N S U L T A N T m a y m o v e f o r w a r d w i t h t h e r e q u e s t a s i f t h e D B E h a d a g r e e d t o C O N S U L T A N T ’ s w r i t t e n n o t i c e .
3 . S u b m i t C O N S U L T A N T ’ s D B E t e r m i n a t i o n r e q u e s t b y w r i t t e n l e t t e r t o t h e C I T Y a n d i n c l u d e :
• O n e o r m o r e a b o v e l i s t e d j u s t i f i a b l e r e a s o n s a l o n g w i t h s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
• C O N S U L T A N T ’ s w r i t t e n n o t i c e t o t h e D B E r e g a r d i n g t h e r e q u e s t , i n c l u d i n g p r o o f o f t r a n s m i s s i o n a n d t r a c k i n g d o c u m e n t a t i o n o f C O N S U L T A N T ’ s w r i t t e n n o t i c e
• T h e D B E ' s r e s p o n s e t o C O N S U L T A N T ’ s w r i t t e n n o t i c e , i f r e c e i v e d . I f a w r i t t e n r e s p o n s e w a s n o t p r o v i d e d , p r o v i d e a s t a t e m e n t t o t h a t e f f e c t .
T h e C I T Y s h a l l r e s p o n d i n w r i t i n g t o C O N S U L T A N T ’ s D B E t e r m i n a t i o n r e q u e s t w i t h i n f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s .
G . R e p l a c e m e n t o f D B E S u b c o n s u l t a n t s
A f t e r r e c e i v i n g t h e C I T Y ’ s w r i t t e n a u t h o r i z a t i o n o f D B E t e r m i n a t i o n r e q u e s t , C O N S U L T A N T m u s t o b t a i n t h e C I T Y ’ s w r i t t e n a g r e e m e n t f o r D B E r e p l a c e m e n t .
C O N S U L T A N T m u s t f i n d o r d e m o n s t r a t e G F E s t o f i n d q u a l i f i e d D B E r e p l a c e m e n t f i r m s t o p e r f o r m t h e w o r k t o t h e e x t e n t n e e d e d t o m e e t t h e D B E c o m m i t m e n t .
T h e f o l l o w i n g p r o c e d u r e s s h a l l b e f o l l o w e d t o r e q u e s t a u t h o r i z a t i o n t o r e p l a c e a D B E f i r m :
1 . S u b m i t a r e q u e s t t o r e p l a c e a D B E w i t h o t h e r f o r c e s o r m a t e r i a l s o u r c e s i n w r i t i n g t o t h e C I T Y w h i c h m u s t i n c l u d e :
a . D e s c r i p t i o n o f r e m a i n i n g u n c o m m i t t e d w o r k i t e m m a d e a v a i l a b l e f o r r e p l a c e m e n t D B E s o l i c i t a t i o n a n d p a r t i c i p a t i o n . b . T h e p r o p o s e d D B E r e p l a c e m e n t f i r m ' s b u s i n e s s i n f o r m a t i o n , t h e w o r k t h e y h a v e a g r e e d t o p e r f o r m , a n d t h e f o l l o w i n g :
• D e s c r i p t i o n o f s c o p e o f w o r k a n d c o s t p r o p o s a l • P r o p o s e d s u b c o n t r a c t a g r e e m e n t a n d w r i t t e n c o n f i r m a t i o n o f a g r e e m e n t t o p e r f o r m o n t h e C o n t r a c t • R e v i s e d E x h i b i t 1 0 -O 2 : C o n s u l t a n t C o n t r a c t D B E C o m m i t m e n t
2 . I f C O N S U L T A N T h a s n o t i d e n t i f i e d a D B E r e p l a c e m e n t f i r m , s u b m i t s d o c u m e n t a t i o n o f C O N S U L T A N T ’ s G F E s t o u s e D B E r e p l a c e m e n t f i r m s w i t h i n s e v e n ( 7 ) d a y s o f C I T Y ' s a u t h o r i z a t i o n t o t e r m i n a t e t h e D B E . C O N S U L T A N T m a y r e q u e s t t h e C I T Y ' s a p p r o v a l t o e x t e n d t h i s s u b m i t t a l p e r i o d t o a t o t a l o f 1 4 d a y s .
S u b m i t d o c u m e n t a t i o n o f a c t i o n s t a k e n t o f i n d a D B E r e p l a c e m e n t f i r m , s u c h a s :
• S e a r c h r e s u l t s o f c e r t i f i e d D B E s a v a i l a b l e t o p e r f o r m t h e o r i g i n a l D B E w o r k i d e n t i f i e d a n d o r o t h e r w o r k C O N S U L T A N T h a d i n t e n d e d t o s e l f - p e r f o r m , t o t h e e x t e n t n e e d e d t o m e e t D B E c o m m i t m e n t • S o l i c i t a t i o n s o f D B E s f o r p e r f o r m a n c e o f w o r k i d e n t i f i e d • C o r r e s p o n d e n c e w i t h i n t e r e s t e d D B E s t h a t m a y h a v e i n c l u d e d c o n t r a c t d e t a i l s a n d r e q u i r e m e n t s
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
• N e g o t i a t i o n e f f o r t s w i t h D B E s t h a t r e f l e c t w h y a n a g r e e m e n t w a s n o t r e a c h e d
• I f a D B E ' s q u o t e w a s r e j e c t e d , p r o v i d e r e a s o n i n g f o r t h e r e j e c t i o n , s u c h a s w h y t h e D B E w a s u n q u a l i f i e d f o r t h e w o r k , o r w h y t h e p r i c e q u o t e w a s u n r e a s o n a b l e o r e x c e s s i v e
• C o p i e s o f e a c h D B E ' s a n d n o n -D B E ' s p r i c e q u o t e s f o r w o r k i d e n t i f i e d , a s t h e C I T Y m a y c o n t a c t t h e f i r m s t o v e r i f y s o l i c i t a t i o n e f f o r t s a n d d e t e r m i n e i f t h e D B E q u o t e s a r e s u b s t a n t i a l l y h i g h e r • A d d i t i o n a l d o c u m e n t a t i o n t h a t s u p p o r t s C O N S U L T A N T ’ s G F E
T h e C I T Y s h a l l r e s p o n d i n w r i t i n g t o C O N S U L T A N T ’ s D B E r e p l a c e m e n t r e q u e s t w i t h i n f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s .
H. C o m m i t m e n t a n d U t i l i z a t i o n
T h e C I T Y ’ s D B E p r o g r a m m u s t i n c l u d e a m o n i t o r i n g a n d e n f o r c e m e n t m e c h a n i s m t o e n s u r e t h a t D B E c o m m i t m e n t s r e c o n c i l e t o D B E u t i l i z a t i o n .
T h e C I T Y s h a l l r e q u e s t C O N S U L T A N T t o :
1. N o t i f y t h e C I T Y ’ s c o n t r a c t a d m i n i s t r a t o r o r d e s i g n a t e d r e p r e s e n t a t i v e o f a n y c h a n g e s t o i t s a n t i c i p a t e d D B E p a r t i c i p a t i o n
2. P r o v i d e t h i s n o t i f i c a t i o n b e f o r e s t a r t i n g t h e a f f e c t e d w o r k
3 . M a i n t a i n r e c o r d s i n c l u d i n g :
• N a m e a n d b u s i n e s s a d d r e s s o f e a c h 1 s t -t i e r s u b c o n s u l t a n t • N a m e a n d b u s i n e s s a d d r e s s o f e a c h D B E s u b c o n s u l t a n t , D B E v e n d o r , a n d D B E t r u c k i n g c o m p a n y , r e g a r d l e s s o f t i e r • D a t e o f p a y m e n t a n d t o t a l a m o u n t p a i d t o e a c h b u s i n e s s ( s e e E x h i b i t 9 -F :
M o n t h l y D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e P a y m e n t )
I f C O N S U L T A N T i s a D B E C O N S U L T A N T , t h e y s h a l l i n c l u d e t h e d a t e o f w o r k p e r f o r m e d b y t h e i r o w n f o r c e s a n d t h e c o r r e s p o n d i n g v a l u e o f t h e w o r k .
I f a D B E i s d e c e r t i f i e d b e f o r e c o m p l e t i n g i t s w o r k , t h e D B E m u s t n o t i f y C O N S U L T A N T i n w r i t i n g o f t h e d e c e r t i f i c a t i o n d a t e . I f a b u s i n e s s b e c o m e s a c e r t i f i e d D B E b e f o r e c o m p l e t i n g i t s w o r k , t h e b u s i n e s s m u s t n o t i f y C O N S U L T A N T i n w r i t i n g o f t h e c e r t i f i c a t i o n d a t e . C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t t h e n o t i f i c a t i o n s t o t h e C I T Y . O n w o r k c o m p l e t i o n , C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l e t e E x h i b i t 1 7 -O : D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e s ( D B E ) C e r t i f i c a t i o n S t a t u s C h a n g e a n d s u b m i t t h e f o r m t o t h e C I T Y w i t h i n 3 0 d a y s o f c o n t r a c t a c c e p t a n c e .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
U p o n w o r k c o m p l e t i o n , C O N S U L T A N T s h a l l c o m p l e t e E x h i b i t 1 7 -F : F i n a l R e p o r t - U t i l i z a t i o n o f D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e s ( D B E ) , F i r s t -T i e r S u b c o n t r a c t o r s a n d s u b m i t i t t o t h e C I T Y w i t h i n 9 0 d a y s o f c o n t r a c t a c c e p t a n c e .
T h e C I T Y w i l l w i t h h o l d $ 1 0 , 0 0 0 u n t i l t h e f o r m i s s u b m i t t e d . T h e C I T Y w i l l r e l e a s e t h e w i t h h o l d u p o n s u b m i s s i o n o f t h e c o m p l e t e d f o r m .
I n t h e C I T Y ’ s r e p o r t s o f D B E p a r t i c i p a t i o n t o C a l t r a n s , t h e C I T Y m u s t d i s p l a y b o t h c o m m i t m e n t s a n d a t t a i n m e n t s .
I. C o m m e r c i a l l y U s e f u l F u n c t i o n
D B E s m u s t p e r f o r m a c o m m e r c i a l l y u s e f u l f u n c t i o n ( C U F ) u n d e r 4 9 C F R 2 6 . 5 5 w h e n p e r f o r m i n g w o r k o r s u p p l y i n g m a t e r i a l s l i s t e d o n t h e D B E C o m m i t m e n t f o r m . T h e D B E v a l u e o f w o r k w i l l o n l y c o u n t t o w a r d t h e D B E c o m m i t m e n t i f t h e D B E p e r f o r m s a C U F . A D B E p e r f o r m s a C U F w h e n i t i s r e s p o n s i b l e f o r e x e c u t i o n o f t h e w o r k o f t h e A G R E E M E N T a n d i s c a r r y i n g o u t i t s r e s p o n s i b i l i t i e s b y a c t u a l l y p e r f o r m i n g , m a n a g i n g , a n d s u p e r v i s i n g t h e w o r k i n v o l v e d . T o p e r f o r m a C U F , t h e D B E m u s t a l s o b e r e s p o n s i b l e , w i t h r e s p e c t t o m a t e r i a l s a n d s u p p l i e s u s e d o n t h e A G R E E M E N T , f o r n e g o t i a t i n g p r i c e , d e t e r m i n i n g q u a l i t y a n d q u a n t i t y , o r d e r i n g t h e m a t e r i a l a n d i n s t a l l i n g ( w h e r e a p p l i c a b l e ) , a n d p a y i n g f o r t h e m a t e r i a l i t s e l f .
C O N S U L T A N T m u s t p e r f o r m C U F e v a l u a t i o n f o r e a c h D B E w o r k i n g o n a f e d e r a l - a i d c o n t r a c t , w i t h o r w i t h o u t a D B E g o a l . P e r f o r m a C U F e v a l u a t i o n a t t h e b e g i n n i n g o f t h e D B E ’ s w o r k a n d c o n t i n u e t o m o n i t o r t h e p e r f o r m a n c e o f C U F f o r t h e d u r a t i o n o f t h e p r o j e c t .
C O N S U L T A N T m u s t p r o v i d e w r i t t e n n o t i f i c a t i o n t o t h e C I T Y a t l e a s t 1 5 d a y s i n a d v a n c e o f e a c h D B E ' s i n i t i a l p e r f o r m a n c e o f w o r k o r s u p p l y i n g m a t e r i a l s f o r t h e C o n t r a c t . T h e n o t i f i c a t i o n m u s t i n c l u d e t h e D B E ' s n a m e , w o r k t h e D B E w i l l p e r f o r m o n t h e c o n t r a c t , a n d t h e l o c a t i o n , d a t e , a n d t i m e o f w h e r e t h e i r w o r k w i l l t a k e p l a c e .
W i t h i n 1 0 d a y s o f a D B E i n i t i a l l y p e r f o r m i n g w o r k o r s u p p l y i n g m a t e r i a l s o n t h e C o n t r a c t , C O N S U L T A N T s h a l l s u b m i t t o t h e L P A t h e i n i t i a l e v a l u a t i o n a n d v a l i d a t i o n o f D B E p e r f o r m a n c e o f a C U F u s i n g t h e L A P M 9 -J : D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e C o m m e r c i a l l y U s e f u l F u n c t i o n E v a l u a t i o n . I n c l u d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n w i t h t h e s u b m i t t a l :
• S u b c o n t r a c t a g r e e m e n t w i t h t h e D B E • P u r c h a s e o r d e r s
• B i l l s o f l a d i n g
• I n v o i c e s
• P r o o f o f p a y m e n t
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
C O N S U L T A N T m u s t m o n i t o r a l l D B E ’ s p e r f o r m a n c e o f C U F b y c o n d u c t i n g q u a r t e r l y e v a l u a t i o n s a n d v a l i d a t i o n s t h r o u g h o u t t h e i r d u r a t i o n o f w o r k o n t h e C o n t r a c t u s i n g t h e L A P M 9 -J : D B E C o m m e r c i a l l y U s e f u l F u n c t i o n E v a l u a t i o n .
C O N S U L T A N T m u s t s u b m i t t o t h e C I T Y t h e s e q u a r t e r l y e v a l u a t i o n s a n d v a l i d a t i o n s b y t h e 5 t h o f t h e m o n t h f o r t h e p r e v i o u s t h r e e m o n t h s o f w o r k .
C O N S U L T A N T m u s t n o t i f y t h e C I T Y i m m e d i a t e l y i f t h e y b e l i e v e t h e D B E m a y n o t b e p e r f o r m i n g a C U F .
T h e C I T Y w i l l v e r i f y D B E s p e r f o r m a n c e o f C U F b y r e v i e w i n g t h e i n i t i a l a n d q u a r t e r l y s u b m i s s i o n s o f L A P M 9 -J : D B E C o m m e r c i a l l y U s e f u l F u n c t i o n E v a l u a t i o n , s u b m i t t e d s u p p o r t i n g i n f o r m a t i o n , f i e l d o b s e r v a t i o n s , a n d t h r o u g h a n y a d d i t i o n a l C I T Y e v a l u a t i o n s . T h e C I T Y Y m u s t e v a l u a t e D B E s a n d t h e i r C U F p e r f o r m a n c e t h r o u g h o u t t h e d u r a t i o n o f a C o n t r a c t . T h e C I T Y w i l l p r o v i d e w r i t t e n n o t i c e t o t h e C O N S U L T A N T a n d t h e D B E a t l e a s t t w o ( 2 ) b u s i n e s s d a y s p r i o r t o a n y e v a l u a t i o n . T h e C O N S U L T A N T a n d t h e D B E m u s t p a r t i c i p a t e i n t h e e v a l u a t i o n . U p o n c o m p l e t i n g t h e e v a l u a t i o n , t h e C I T Y m u s t s h a r e t h e e v a l u a t i o n r e s u l t s w i t h t h e C O N S U L T A N T a n d t h e D B E . A n e v a l u a t i o n c o u l d i n c l u d e i t e m s t h a t m u s t b e r e m e d i e d u p o n r e c e i p t . I f t h e C I T Y d e t e r m i n e s t h e D B E i s n o t p e r f o r m i n g a C U F , t h e C O N S U L T A N T m u s t s u s p e n d p e r f o r m a n c e o f t h e n o n c o m p l i a n t w o r k .
C O N S U L T A N T a n d D B E s m u s t s u b m i t a n y a d d i t i o n a l C U F r e l a t e d r e c o r d s a n d d o c u m e n t s w i t h i n f i v e ( 5 ) b u s i n e s s d a y s o f C I T Y ’ s r e q u e s t s u c h a s :
• P r o o f o f o w n e r s h i p o r l e a s e a n d r e n t a l a g r e e m e n t s f o r e q u i p m e n t • T a x r e c o r d s
• E m p l o y e e r o s t e r s
• C e r t i f i e d p a y r o l l r e c o r d s
• I n v e n t o r y r o s t e r s
F a i l u r e t o s u b m i t r e q u i r e d D B E C o m m e r c i a l l y U s e f u l F u n c t i o n E v a l u a t i o n f o r m s o r r e q u e s t e d r e c o r d s a n d d o c u m e n t s c a n r e s u l t i n w i t h h o l d i n g o f p a y m e n t f o r t h e v a l u e o f w o r k c o m p l e t e d b y t h e D B E .
I f C O N S U L T A N T a n d / o r t h e C I T Y d e t e r m i n e t h a t a l i s t e d D B E i s n o t p e r f o r m i n g a C U F i n p e r f o r m a n c e o f t h e i r D B E c o m m i t t e d w o r k , C O N S U L T A N T m u s t i m m e d i a t e l y s u s p e n d p e r f o r m a n c e o f t h e n o n c o m p l i a n t p o r t i o n o f t h e w o r k . C I T Y m a y d e n y p a y m e n t f o r t h e n o n c o m p l i a n t p o r t i o n o f t h e w o r k . C I T Y w i l l a s k t h e C O N S U L T A N T t o s u b m i t a c o r r e c t i v e a c t i o n p l a n ( C A P ) t o t h e C I T Y w i t h i n f i v e ( 5 ) d a y s o f t h e n o n c o m p l i a n t C U F d e t e r m i n a t i o n . T h e C A P m u s t i d e n t i f y h o w t h e C O N S U L T A N T w i l l c o r r e c t t h e n o n c o m p l i a n c e f i n d i n g s f o r t h e r e m a i n i n g p o r t i o n o f t h e D B E ' s w o r k . C I T Y
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B h a s f i v e ( 5 ) d a y s t o r e v i e w t h e C A P i n c o n j u n c t i o n w i t h Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
t h e C O N S U L T A N T ’ s r e v i e w . T h e C O N S U L T A N T m u s t i m p l e m e n t t h e C A P w i t h i n f i v e ( 5 ) d a y s o f t h e C I T Y ' s a p p r o v a l . T h e C I T Y w i l l t h e n a u t h o r i z e t h e p r i o r n o n c o m p l i a n t p o r t i o n o f w o r k f o r t h e D B E ' s c o m m i t t e d w o r k .
I f c o r r e c t i v e a c t i o n s c a n n o t b e a c c o m p l i s h e d t o e n s u r e t h e D B E p e r f o r m s a c o m m e r c i a l l y u s e f u l f u n c t i o n o n t h e C o n t r a c t , C O N S U L T A N T m a y h a v e g o o d c a u s e t o r e q u e s t t e r m i n a t i o n o f t h e D B E .
J. A D B E d o e s n o t p e r f o r m a C U F i f i t s r o l e i s l i m i t e d t o t h a t o f a n e x t r a p a r t i c i p a n t i n a t r a n s a c t i o n , A G R E E M E N T , o r p r o j e c t t h r o u g h w h i c h f u n d s a r e p a s s e d i n o r d e r t o o b t a i n t h e a p p e a r a n c e o f D B E p a r t i c i p a t i o n . I n d e t e r m i n i n g w h e t h e r a D B E i s s u c h a n e x t r a p a r t i c i p a n t , e x a m i n e s i m i l a r t r a n s a c t i o n s , p a r t i c u l a r l y t h o s e i n w h i c h D B E s d o n o t p a r t i c i p a t e .
K. I f a D B E d o e s n o t p e r f o r m o r e x e r c i s e r e s p o n s i b i l i t y f o r a t l e a s t t h i r t y p e r c e n t ( 3 0 % ) o f t h e t o t a l c o s t o f i t s A G R E E M E N T w i t h i t s o w n w o r k f o r c e , o r t h e D B E s u b c o n t r a c t s a g r e a t e r p o r t i o n o f t h e w o r k o f t h e A G R E E M E N T t h a n w o u l d b e e x p e c t e d o n t h e b a s i s o f n o r m a l i n d u s t r y p r a c t i c e f o r t h e t y p e o f w o r k i n v o l v e d , i t w i l l b e p r e s u m e d t h a t i t i s n o t p e r f o r m i n g a C U F .
L. C O N S U L T A N T s h a l l m a i n t a i n r e c o r d s o f m a t e r i a l s p u r c h a s e d o r s u p p l i e d f r o m a l l s u b c o n t r a c t s e n t e r e d i n t o w i t h c e r t i f i e d D B E s . T h e r e c o r d s s h a l l s h o w t h e n a m e a n d b u s i n e s s a d d r e s s o f e a c h D B E o r v e n d o r a n d t h e t o t a l d o l l a r a m o u n t a c t u a l l y p a i d e a c h D B E o r v e n d o r , r e g a r d l e s s o f t i e r . T h e r e c o r d s s h a l l s h o w t h e d a t e o f p a y m e n t a n d t h e t o t a l d o l l a r f i g u r e p a i d t o a l l f i r m s . D B E p r i m e C O N S U L T A N T s h a l l a l s o s h o w t h e d a t e o f w o r k p e r f o r m e d b y t h e i r o w n f o r c e s a l o n g w i t h t h e c o r r e s p o n d i n g d o l l a r v a l u e o f t h e w o r k .
M. I f a D B E s u b c o n s u l t a n t i s d e c e r t i f i e d d u r i n g t h e l i f e o f t h e A G R E E M E N T , t h e d e c e r t i f i e d s u b c o n s u l t a n t s h a l l n o t i f y C O N S U L T A N T i n w r i t i n g w i t h t h e d a t e o f d e c e r t i f i c a t i o n . I f a s u b c o n s u l t a n t b e c o m e s a c e r t i f i e d D B E d u r i n g t h e l i f e o f t h e A G R E E M E N T , t h e s u b c o n s u l t a n t s h a l l n o t i f y C O N S U L T A N T i n w r i t i n g w i t h t h e d a t e o f c e r t i f i c a t i o n . A n y c h a n g e s s h o u l d b e r e p o r t e d t o C I T Y ’ s C o n t r a c t A d m i n i s t r a t o r w i t h i n t h i r t y ( 3 0 ) c a l e n d a r d a y s .
N. F o r p r o j e c t s a w a r d e d o n o r a f t e r M a r c h 1 , 2 0 2 0 , b u t b e f o r e S e p t e m b e r 1 , 2 0 2 3 : a f t e r s u b m i t t i n g a n i n v o i c e f o r r e i m b u r s e m e n t t h a t i n c l u d e s a p a y m e n t t o a D B E , b u t n o l a t e r t h a n t h e 1 0 t h o f t h e f o l l o w i n g m o n t h , t h e p r i m e c o n t r a c t o r / c o n s u l t a n t m u s t c o m p l e t e a n d e m a i l E x h i b i t 9 -F : D i s a d v a n t a g e d B u s i n e s s E n t e r p r i s e R u n n i n g T a l l y o f P a y m e n t s t o b u s i n e s s . s u p p o r t . u n i t@ d o t . c a . g o v w i t h a c o p y t o l o c a l a d m i n i s t e r i n g a g e n c i e s .
F o r p r o j e c t s a w a r d e d o n o r a f t e r S e p t e m b e r 1 , 2 0 2 3 : E x h i b i t 9 -F i s n o l o n g e r D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B r e q u i r e d . I n s t e a d , b y t h e 1 5 t h o f t h e m o n t h f o l l o w i n g t h e m o n t h o f a n y Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
p a y m e n t ( s ) , t h e C O N S U L T A N T m u s t n o w s u b m i t E x h i b i t 9 -P t o t h e C I T Y a d m i n i s t e r i n g t h e c o n t r a c t . I f t h e C O N S U L T A N T d o e s n o t m a k e a n y p a y m e n t s t o s u b c o n s u l t a n t s , s u p p l i e r ( s ) , a n d / o r m a n u f a c t u r e r s t h e y m u s t r e p o r t “ n o p a y m e n t s w e r e m a d e t o s u b s t h i s m o n t h ” a n d w r i t e t h i s v i s i b l y a n d l e g i b l y o n E x h i b i t 9 -P .
O. A n y s u b c o n t r a c t e n t e r e d i n t o a s a r e s u l t o f t h i s A G R E E M E N T s h a l l c o n t a i n a l l o f t h e p r o v i s i o n s o f t h i s s e c t i o n .
1 6 . A R T I C L E X X I X N a t i o n a l L a b o r R e l a t i o n s B o a r d C e r t i f i c a t i o n
I n a c c o r d a n c e w i t h P u b l i c C o n t r a c t C o d e §1 0 2 9 6 , C O N S U L T A N T h e r e b y s t a t e s u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y t h a t n o m o r e t h a n o n e f i n a l u n a p p e a l a b l e f i n d i n g o f c o n t e m p t o f c o u r t b y a f e d e r a l c o u r t h a s b e e n i s s u e d a g a i n s t C O N S U L T A N T w i t h i n t h e i m m e d i a t e l y p r e c e d i n g t w o -y e a r p e r i o d , b e c a u s e o f C O N S U L T A N T ’ s fa i l u r e t o c o m p l y w i t h a n o r d e r o f a f e d e r a l c o u r t t h a t o r d e r s C O N S U L T A N T t o c o m p l y w i t h a n o r d e r o f t h e N a t i o n a l L a b o r R e l a t i o n s B o a r d .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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C o n s u l t a n t a n d P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s A g r e e m e n t – O n C a l l P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d -G h i r a r d e l l i E x h i b i t D
E X H I B I T E
G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S C A L T R A N S E X H I B I T S
F o l l o w i n g t h i s p a g e a r e a p p l i c a b l e C a l t r a n s E x h i b i t s f r o m b e l o w l i s t :
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -A
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -H
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -I
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -O 1
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -O 2
C a l t r a n s E x h i b i t 1 0 -Q
C a l t r a n s E x h i b i t 1 5 -H
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
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T A B L E O F C O N T E N T S
I n d e p e n d e n t A u d i t o r s’ R e p o r t on th e S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , an d 1 – 2 G e n e r a l O v e r h e a d
S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , an d G e n e r a l O v e r h e a d 3 – 4
N o t e s t o S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , an d G e n e r a l O v e r h e a d 5 – 6
I n d e p e n d e n t A u d i t o r s’ R e p o r t on I n t e r n a l C o n t r o l ov e r F i n a n c i a l R e p o r t i n g an d on C o m p l i a n c e an d 7 – 8 O t h e r M a t t e r s wi t h R e q u i r e m e n t s A p p l i c a b l e to th e S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , an d G e n e r a l O v e r h e a d in A c c o r d a n c e wi t h G o v e r n m e n t A u d i t i n g D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B S t a n d a r d s
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
J H S C P A s , L L P
1 3 5 T OW N & C O U N T R Y D R I V E P . O . B O X 9 5 0 0 D A N V I L L E , C A L I F O R N I A 9 4 5 2 6 p h ( 9 2 5 ) 8 2 0 -1 8 2 1 f x ( 9 2 5 ) 8 2 0 -8 2 6 6 w w w . j h s . c o m 2 3 0 0 E . K A T E L L A A V E N U E , S U I T E 3 7 0 A N A H E I M , C A L I F O R N I A 9 2 8 0 6 ph ( 7 1 4 ) 9 7 8 -1 8 0 0 f x ( 7 1 4 ) 9 7 8 -6 7 2 2 w w w . j h s . c o m 1 TH O M A S N . HE N L E , C P A JA M E S F . KE P K E , C P A MI C H A E L R . HU H N , C P A CR A I G A . CL E V E L A N D , C P A DE N I S E J . CA P I E , C P A
I N D E P E N D E N T A U D I T O R S ’ R E P O R T O N T H E S T A T EM E N T O F D I R E C T L A B O R ,
F R I N G E B E N E F I T S , A N D G E N E R A L O V E R H E A D To M a n a g e m e n t o f
G h i r a rd e l li A s s o c i a t e s , I n c .
S a n J o s e , C A
R e p o r t o n t h e S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , a n d G e n e r a l O v e r h e a d W e h a v e a u d i t e d t h e a c c o m p a n y i n g S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , a n d G e n e r a l O v e r h e a d ( h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s “ i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e ” o r “ t h e S c h e d u l e ” ) o f G h i r a rd e l li A s s o c i a t e s , I n c . ( t h e C o m p a n y ) f o r t h e y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 2 , a n d t h e r e l a t e d n o t e s t o t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e .
M a n a g e m e n t ’ s R e s p o n s i b i l i t y f o r t h e S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , a n d G e n e r a l O v e r h e a d M a n a g e m e n t i s r e s p o n s i b l e f o r t h e p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e i n a c c o r d a n c e w i t h c o s t p r i n c i p l e s a n d a c c o u n t i n g p r a c t i c e s p r e s c r i b e d b y P a r t 3 1 o f t h e F e d e r a l A c q u i s i t i o n R e g u l a t i o n ( F A R ) . T h i s i n c l u d e s t h e d e s i g n , i m p l e m e n t a t i o n , a n d m a i n t e n a n c e o f i n t e r n a l c o n t r o l s r e l e v a n t t o t h e p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e s o t h a t i t i s f r e e f r o m m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e r r o r .
A u d i t o r s’ R e s p o n s i b i l i t y
O u r r e s p o n s i b i l i t y i s t o e x p r e s s a n o p i n i o n o n t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e b a s e d o n o u r a u d i t . W e c o n d u c t e d o u r a u d i t i n a c c o r d a n c e w i t h a u d i t i n g s t a n d a r d s g e n e r a l l y a c c e p t e d i n t h e U n i t e d S t a t e s o f A m e r i c a a n d t h e s t a n d a r d s a p p l i c a b l e t o f i n a n c i a l a u d i t s c o n t a i n e d i n G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s i s s u e d b y t h e C o m p t r o l l e r G e n e r a l o f t h e U n i t e d S t a t e s . T h o s e s t a n d a r d s r e q u i r e t h a t w e p l a n a n d p e r f o r m t h e a u d i t t o o b t a i n r e a s o n a b l e a s s u r a n c e a b o u t w h e t h e r t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e i s f r e e o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t .
A n a u d i t i n v o l v e s p e r f o r m i n g p r o c e d u r e s t o o b t a i n a u d i t e v i d e n c e a b o u t t h e a m o u n t s a n d d i s c l o s u r e s i n t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e . T h e p r o c e d u r e s s e l e c t e d d e p e n d o n t h e a u d i t o r s’ j u d g m e n t , i n c l u d i n g t h e a s s e s s m e n t o f t h e r i s k s o f m a t e r i a l m i s s t a t e m e n t o f t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e , w h e t h e r d u e t o f r a u d o r e r r o r . I n m a k i n g t h o s e r i s k a s s e s s m e n t s , t h e a u d i t o r s c o n s i d e r i n t e r n a l c o n t r o l r e l e v a n t t o t h e e n t i t y ’ s p r e p a r a t i o n a n d f a i r p r e s e n t a t i o n o f t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e i n o r d e r t o d e s i g n a u d i t p r o c e d u r e s t h a t a r e a p p r o p r i a t e i n t h e c i r c u m s t a n c e s , b u t n o t f o r t h e p u r p o s e o f e x p r e s s i n g a n o p i n i o n o n t h e e f f e c t i v e n e s s o f t h e e n t i t y ’ s i n t e r n a l c o n t r o l s. A c c o r d i n g l y , w e e x p r e s s n o s u c h o p i n i o n . A n a u d i t a l s o i n c l u d e s e v a l u a t i n g t h e a p p r o p r i a t e n e s s o f a c c o u n t i n g p o l i c i e s u s e d a n d t h e r e a s o n a b l e n e s s o f s i g n i f i c a n t a c c o u n t i n g e s t i m a t e s m a d e b y m a n a g e m e n t , a s w e l l a s e v a l u a t i n g t h e o v e r a l l p r e s e n t a t i o n o f t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e .
W e b e l i e v e t h e a u d i t e v i d e n c e w e h a v e o b t a i n e d i s s u f f i c i e n t a n d a p p r o p r i a t e t o p r o v i d e a r e a s o n a b l e b a s i s f o r o u r a u d i t o p i n i o n .
O p i n i o n
I n o u r o p i n i o n , t h e i n d i r e c t c o s t r a t e s c h e d u l e r e f e r r e d t o a b o v e p r e s e n t s f a i r l y , i n a l l m a t e r i a l r e s p e c t s , t h e d i r e c t l a b o r , f r i n g e b e n e f i t s , a n d g e n e r a l o v e r h e a d o f t h e C o m p a n y f o r t h e y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 2 , i n a c c o r d a n c e w i t h a c c o u n t i n g p r a c t i c e s p r e s c r i b e d b y P a r t 3 1 o f t h e F A R .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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J H S C P A s , L L P
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G H I R A RD E L L I A S S O C I A T E S , I N C .
S T A T EM E N T O F D I R E C T L A B O R , F R I N G E B E N E F I T S , A N D G E N E R A L O V E R H E A D F O R T H E Y E A R E N D E D D E C EM B E R 3 1 , 2 0 2 2 E x p e n s e s
U n a l l o w e d
E x p e n s e s
F A R
R e f .
A l l o w a b l e
C o s t s
% o f D i r e c t
L a b o r
D i r e c t L a b o r & O t h e r D i r e c t C o s t s :
L a b o r - d i r e c t 1 5 , 8 9 0 , 1 9 8 $ 1 5 , 8 9 0 , 1 9 8 $ O t h e r d i r e c t c o s t s - o v e r t i m e p r e m i u m s 4 4 7 , 4 7 4 4 4 7 , 4 7 4 T o t a l l a b o r - d i r e c t & o v e r t i m e p r e m i u m s 1 6 , 3 3 7 , 6 7 2 $ 1 6 , 3 3 7 , 6 7 2 $ F r i n g e B e n e f i t s :
I n c e n t i v e c o m p e n s a t i o n 9 9 6 , 3 8 2 $ 9 9 6 , 3 8 2 $ I n s u r a n c e - f r i n g e 1 , 7 1 8 , 0 3 8 4 3 , 0 1 9 $ ( 2 ) 1 , 6 7 5 , 0 1 9 P a i d t i m e o f f 3 2 8 , 2 2 2 3 2 8 , 2 2 2
P a y r o l l t a x e s 1 , 6 6 0 , 1 8 3 1 , 6 6 0 , 1 8 3 R e t i r e m e n t p l a n 6 0 4 , 6 5 0 6 0 4 , 6 5 0 O t h e r 1 9 3 , 4 1 6 1 9 3 , 4 1 6
T o t a l f r i n g e b e n e f i t s 5 , 5 0 0 , 8 9 1 $ 4 3 , 0 1 9 $ 5 , 4 5 7 , 8 7 2 $ 3 4 . 3 5 % G e n e r a l O v e r h e a d :
L a b o r - i n d i r e c t 7 , 8 9 1 , 0 9 0 $ 1 4 1 , 8 4 4 $ ( 1 ) 7 , 7 4 9 , 2 4 6 $ A d v e r t i s i n g 1 0 , 3 0 6 1 0 , 3 0 6 ( 7 ) - B a n k f e e s 5 6 , 9 7 7 5 3 , 5 4 2 ( 1 1 ) 3 , 4 3 5 C o m p u t e r s u p p l i e s a n d s o f t w a r e 4 2 6 , 5 9 3 4 2 6 , 5 9 3 C o n t r i b u t i o n s 1 1 , 0 6 4 1 1 , 0 6 4 ( 6 ) - D e p r e c i a t i o n 1 1 0 , 6 9 0 1 1 0 , 6 9 0
D u e s & p r o f e s s i o n a l l i c e n s e s 8 6 , 1 6 0 8 6 , 1 6 0 E d u c a t i o n & s e m i n a r s 9 5 , 6 8 2 9 5 , 6 8 2 E m p l o y e e r e l a t i o n s 6 0 , 2 7 6 6 0 , 2 7 6 ( 2 ) - F i e l d a n d m a t e r i a l c o s t s 6 4 , 5 7 2 6 4 , 5 7 2 ( 1 0 ) - I n c o m e t a x e x p e n s e 4 , 6 3 5 4 , 6 3 5
I n s u r a n c e 1 , 1 6 4 , 2 1 4 1 6 , 4 8 9 ( 1 ) 1 , 1 4 7 , 7 2 5 I n t e r e s t , n e t 1 1 9 , 0 7 4 1 1 9 , 0 7 4 ( 3 ) - M e a l s 6 9 , 0 3 2 1 4 , 4 6 6 ( 4 , 8 ) 5 4 , 5 6 6 M e e t i n g s 1 0 , 8 1 2 3 , 8 1 2 ( 4 , 8 ) 7 , 0 0 0 M i s c e l l a n e o u s 1 0 4 , 3 3 7 1 7 3 , 3 1 5 ( 9 ) ( 6 8 , 9 7 8 ) O c c u p a n c y 6 5 9 , 1 7 4 6 5 9 , 1 7 4
O f f i c e s u p p l i e s , p o s t a g e a n d d e l i v e r y 1 8 6 , 2 7 4 1 8 6 , 2 7 4 P r o f e s s i o n a l f e e s 4 8 8 , 3 3 2 8 1 , 6 6 1 ( 5 ) 4 0 6 , 6 7 1 R e c r u i t i n g 2 3 8 , 2 8 7 2 3 8 , 2 8 7
T a x e s & l i c e n s e s 5 6 , 7 8 4 5 6 , 7 8 4
T e l e c o m m u n i c a t i o n s 2 1 5 , 5 0 7 2 1 5 , 5 0 7 T r a v e l 2 1 0 , 2 5 6 2 1 , 0 2 6 ( 8 ) 1 8 9 , 2 3 0 V e h i c l e c o s t s 2 , 4 4 5 , 8 9 2 2 , 4 4 5 , 8 9 2 T o t a l g e n e r a l o v e r h e a d 1 4 , 7 8 6 , 0 2 0 $ 7 7 1 , 4 4 7 $ 1 4 , 0 1 4 , 5 7 3 $ 8 8 . 2 0 % T o t a l f r i n g e b e n e f i t s a n d o v e r h e a d 2 0 , 2 8 6 , 9 1 1 $ 8 1 4 , 4 6 6 $ 1 9 , 4 7 2 , 4 4 5 $ 1 2 2 . 5 4 % 3 D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
G H I R A RD E L L I A S S O C I A T E S , I N C .
S T A T EM E N T O F D I R E C T L A B O R , F R I N G E B E N E F I T S , A N D G E N E R A L O V E R H E A D F O R T H E Y E A R E N D E D D E C EM B E R 3 1 , 2 0 2 2 4 ( C o n t i n u e d )
F A R R e f e r e n c e s :
( 1 ) 3 1 . 2 0 5 -6 C o m p e n s a t i o n f o r p e r s o n a l s e r v i c e s . ( 2 ) 3 1 . 2 0 5 -1 3 E m p l o y e e m o r a l e , h e a l t h , w e l f a r e , f o o d s e r v i c e , a n d d o r m i t o r y c o s t s a n d c r e d i t s . ( 3 ) 3 1 . 2 0 5 -2 0 I n t e r e s t a n d o t h e r f i n a n c i a l c o s t s . ( 4 ) 3 1 . 2 0 5 -5 1 C o s t s o f a l c o h o l i c be v e r a g e s & 3 1 . 2 0 5 -1 4 E n t e r t a i n m e n t co s t s . ( 5 ) 3 1 . 2 0 5 -4 7 C o s t s r e l a t e d t o l e g a l a n d o t h e r p r o c e e d i n g s . ( 6 ) 3 1 . 2 0 5 -8 C o n t r i b u t i o n s o r d o n a t i o n s . ( 7 ) 3 1 . 2 0 5 -1 P u b l i c r e l a t i o n s a n d a d v e r t i s i n g c o s t s . ( 8 ) 3 1 . 2 0 5 -4 6 T r a v e l co s t s .
( 9 ) 3 1 . 2 0 5 -1 5 F i n e s , p e n a l t i e s , a n d m i s c h a r g i n g c o s t s . ( 1 0 ) 3 1 . 2 0 2 D i r e c t c o s t s .
( 1 1 ) 3 1 . 2 0 5 -1 0 C o s t o f m o n e y .
S e e N o t e s to S t a t e m e n t
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C .
N O T E S T O S T A T EM E N T O F D I R E C T L A B O R , F R I N G E B E N E F I T S ,
A N D G E N E R A L O V E R H E A D
5 1 . S u m m a r y o f S i g n i f i c a n t A c c o u n t i n g P o l i c i e s D e s c r i p t i o n o f bu s i n e s s : G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . ( “ t h e C o m p a n y ” o r “ G h i r a r d e l l i ”) i s a c i v i l e n g i n e e r i n g f i r m t h a t a l s o e n g a g e s i n c o n s t r u c t i o n i n s p e c t i o n a n d m a n a g e m e n t a s w e l l a s p e r m i t o v e r s i g h t a n d p r o g r a m m a n a g e m e n t s e r v i c e s i n t r a n s p o r t a t i o n s y s t e m s , i n f r a s t r u c t u r e , b u i l d i n g s , e n e r g y , e n v i r o n m e n t a l , a n d o t h e r f a c i l i t i e s t o s t a t e a n d l o c a l g o v e r n m e n t a l e n t i t i e s .
T h e C o m p a n y h a s a n o f f i c e i n S a n J o s e , C A . T h e w o r k i s p e r f o r m e d u n d e r t i m e a n d m a t e r i a l co n t r a c t s .
B a s i s o f a c c o u n t i n g : T h e S t a t e m e n t o f D i r e c t L a b o r , F r i n g e B e n e f i t s , a n d G e n e r a l O v e r h e a d ( “ t h e S c h e d u l e ” ) i n c l u d e s e x p e n s e s o f t h e C o m p a n y a n d i s p r e p a r e d o n t h e b a s i s o f a c c o u n t i n g p r a c t i c e s p r e s c r i b e d b y P a r t 3 1 . 2 o f t h e F A R , a s r e q u i r e d b y t h e U n i f o r m A u d i t & A c c o u n t i n g G u i d e a s i s s u e d b y t h e A m e r i c a n A s s o c i a t i o n o f S t a t e H i g h w a y a n d T r a n s p o r t a t i o n O f f i c i a l s ( A A S H T O ) . A c c o r d i n g l y , t h e a b o v e -m e n t i o n e d S c h e d u l e i s n o t i n t e n d e d t o b e a p r e s e n t a t i o n i n c o n f o r m i t y w i t h a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s g e n e r a l l y a c c e p t e d i n t h e U n i t e d S t a t e s o f A m e r i c a .
T h e C o m p a n y m a i n t a i n s a j o b c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m f o r t h e r e c o r d i n g a n d a c c u m u l a t i o n o f d i r e c t c o s t s t h a t c a n b e i d e n t i f i e d s p e c i f i c a l l y w i t h a p a r t i c u l a r f i n a l c o s t o b j e c t i v e i n a s p e c i f i c c o n t r a c t . T h e s e c o s t s i d e n t i f i e d t o a p a r t i c u l a r c o n t r a c t a r e c h a r g e d d i r e c t l y t o t h e c o n t r a c t a n d a r e n o t i n c l u d e d i n t h e C o m p a n y ’ s i n d i r e c t c o s t s .
Th e C o m p a n y ’ s m e t h o d o f e s t i m a t i n g c o s t s f o r p r i c i n g p u r p o s e s i s c o n s i s t e n t w i t h t h e a c c u m u l a t i o n a n d r e p o r t i n g o f c o s t s u n d e r i t s j o b -o r d e r c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m .
I n d i r e c t e x p e n s e r a t e s t r u c t u r e : T h e C o m p a n y h a s o n l y o n e c o s t p o o l , w h i c h i n c l u d e s a l l i n d i r e c t c o s t s a n d g e n e r a l a n d a d m i n i s t r a t i v e c o s t s . I n d i r e c t c o s t s a r e t h o s e c o s t s n o t d i r e c t l y i d e n t i f i e d t o a s i n g l e , f i n a l c o s t o b j e c t i v e a n d a r e a l l o c a t e d t o s e v e r a l c o s t o b j e c t i v e s , o r c o n t r a c t s w h i c h b e n e f i t i n d i r e c t l y f r o m s u c h c o s t s .
L a b o r -r e l a t e d p o l i c i e s : T h e C o m p a n y ’ s l a b o r -r e l a t e d c o s t s a r e a c c o u n t e d f o r u s i n g t h e f o l l o w i n g p o l i c i e s :
• P r o j e c t l a b o r – Th e C o m p a n y c h a r g e s a c t u a l l a b o r c o s t s t o t h e p r o j e c t s a s d i r e c t l a b o r . • P a i d t i m e o f f – Th e C o m p a n y p r o v i d e s p a i d h o l i d a y s a n d v a c a t i o n , p e r s o n a l d a y s , a n d s i c k l e a v e ( c o l l e c t i v e l y P T O ) t o e l i g i b l e s t a f f m e m b e r s . U p o n t e r m i n a t i o n o f e m p l o y m e n t , a l l a c c u m u l a t e d P T O a t t h e t i m e o f t h e t e r m i n a t i o n i s p a i d a t t h e r e g u l a r h o u r l y r a t e a n d c h a r g e d t o o v e r h e a d .
O v e r t i m e p r e m i u m : O v e r t i m e p r e m i u m c o s t s a r e i n c u r r e d i n m e e t i n g c e r t a i n p r o j e c t d e a d l i n e s . A l l p r o f e s s i o n a l e m p l o y e e s a r e c l a s s i f i e d a s e x e m p t . H o u r s w o r k e d , i n c l u d i n g t h o s e i n e x c e s s o f 4 0 h o u r s p e r w e e k , a r e s p e c i f i c a l l y i d e n t i f i e d a s d i r e c t e x p e n s e i f t h e t i m e i s b i l l a b l e . T h e p r e m i u m p o r t i o n o f p a i d o v e r t i m e i s r e c o r d e d a s o t h e r d i r e c t c o s t s , r e s u l t i n g i n a c h a r g e t o p r o j e c t c o s t s. D i r e c t l a b o r c o s t s o n t h e S c h e d u l e e x c l u d e o v e r t i m e p r e m i u m s p a i d o n d i r e c t l a b o r . N o n -p r o f e s s i o n a l e m p l o y e e s a r e c l a s s i f i e d a s n o n -e x e m p t . A d m i n i s t r a t i v e o f f i c e n o n -e x e m p t e m p l o y e e s a r e c o m p e n s a t e d f o r o v e r t i m e a t a r a t e o f o n e a n d a h a l f t i m e s t h e n o r m a l h o u r l y r a t e , a n d t h e c o m p e n s a t i o n i s c h a r g e d t o o v e r h e a d .
H i g h l y -c o m p e n s a t e d e m p l o y e e s / o f f i c e r s / o w n e r s : T h e C o m p a n y p e r f o r m e d a n a n a l y s i s o f e x e c u t i v e c o m p e n s a t i o n , i n a c c o r d a n c e w i t h Ch a p t e r 7 o f t h e p r o v i s i o n s o f t h e U n i f o r m A c c o u n t & A c c o u n t i n g G u i d e ( t h e G u i d e ) i s s u e d b y A A S H T O .
T h e a n a l y s i s i n c l u d e d a n e x a m i n a t i o n o f t h e a c t i v i t i e s p e r f o r m e d b y t h e C o m p a n y e x e c u t i v e s a n d t h e f o r m s o f c o m p e n s a t i o n p a i d t o e x e c u t i v e s . T h e a n a l y s i s w a s p e r f o r m e d u s i n g i n f o r m a t i o n f r o m t h e N a t i o n a l C o m p e n s a t i o n M a t r i x , a n a l l o w a b l e m e t h o d o l o g y u n d e r t h e p r o v i s i o n o f t h e G u i d e . A s a r e s u l t o f t h e a n a l y s i s o f e x e c u t i v e c o m p e n s a t i o n f o r r e a s o n a b l e n e s s , t h e C o m p a n y i d e n t i f i e d $1 4 1 , 8 4 4 o f c o m p e n s a t i o n w h i c h h a s b e e n e x c l u d e d f r o m a l l o w a b l e c o s t s i n t h e S c h e d u l e .
R e t i r e m e n t p l a n s : T h e C o m p a n y o f f e r s a d e f i n e d c o n t r i b u t i o n p l a n f o r e m p l o y e e s . T h e p l a n p r o v i d e s f o r d e f e r r a l c o n t r i b u t i o n s b y e l i g i b l e e m p l o y e e s a n d d i s c r e t i o n a r y m a t c h i n g a n d p r o f i t -s h a r i n g c o n t r i b u t i o n s b y t h e C o m p a n y . M a n a g e m e n t d e t e r m i n e s m a t c h i n g c o n t r i b u t i o n s t o t h e p l a n . D u r i n g t h e y e a r e n d e d D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 2 , t h e C o m p a n y p a i d $ 5 8 6 ,2 3 4 t o t h e p l a n .
U s e o f e s t i m a t e s : T h e p r e p a r a t i o n o f t h e S c h e d u l e r e q u i r e s m a n a g e m e n t t o m a k e e s t i m a t e s a n d a s s u m p t i o n s t h a t a f f e c t t h e r e p o r t e d a m o u n t s o f e x p e n s e s d u r i n g t h e r e p o r t i n g p e r i o d . A c t u a l r e s u l t s c o u l d d i f f e r f r o m t h o s e e s t i m a t e s .
S u b s e q u e n t e v e n t s : T h e C o m p a n y e v a l u a t e d s u b s e q u e n t e v e n t s t h r o u g h J u n e 1 5 , 2 0 2 3, w h i c h i s t h e d a t e t h e S c h e d u l e w a s a v a i l a b l e t o b e i s s u e d .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C .
N O T E S T O S T A T EM E N T O F D I R E C T L A B O R , F R I N G E B E N E F I T S ,
A N D G E N E R A L O V E R H E A D
6 2 . D e p r e c i a t i o n a n d L e a s i n g
C e r t a i n a s s e t s a r e p u r c h a s e d a n d d e p r e c i a t e d , w h i l e o t h e r s a r e l e a s e d a n d c o n s i d e r e d o p e r a t i n g l e a s e s , a n d t h e a n n u a l l e a s e c o s t s a r e i n c l u d e d i n t h e o v e r h e a d p o o l . D e p r e c i a t i o n i s c a l c u l a t e d u s i n g t h e s t r a i g h t -l i n e a n d d o u b l e -d e c l i n i n g b a l a n c e m e t h o d s o v e r t h e e s t i m a t e d u s e f u l l i v e s o f t h e r e l a t e d a s s e t s i n a c c o r d a n c e w i t h I R S g u i d e l i n e s . D e p r e c i a t i o n e x p e n s e m e e t s t h e r e q u i r e m e n t s o f F A R 3 1 . 2 0 5 - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B 1 1 .
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J H S C P A s , L L P
1 3 5 T OW N & C O U N T R Y D R I V E P . O . B O X 9 5 0 0 D A N V I L L E , C A L I F O R N I A 9 4 5 2 6 p h ( 9 2 5 ) 8 2 0 - 1 8 2 1 f x ( 9 2 5 ) 8 2 0 - 8 2 6 6 w w w . j h s . c o m 2 3 0 0 E . K A T E L L A A V E N U E , S U I T E 3 7 0 A N A H E I M , C A L I F O R N I A 9 2 8 0 6 p h ( 7 1 4 ) 9 7 8 - 1 8 0 0 f x ( 7 1 4 ) 9 7 8 - 6 7 2 2 w w w . j h s . c o m TH O M A S N . HE N L E , C P A J A M E S F . KE P K E , C P A MI C H A E L R . HU H N , C P A C R A I G A . CL E V E L A N D , C P A DE N I S E J . CA P I E , C P A
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J H S C P A s , L L P
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I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e ( I C Q ) f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c .
9 4 - 3 3 9 5 0 6 4
2 0 5 5 G a t e w a y P l a c e , S u i t e 4 7 0 , S a n J o s e , C A 9 5 1 1 0 w w w . g h i r a r d e l l i a s s o c . c o m
D e c e m b e r 3 1 , 2 0 2 2
N / A
0 1 / 0 1 / 2 0 2 2 – 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2
2 0 5 5 G a t e w a y P l a c e , S u i t e 4 7 0 , S a n J o s e , C A 9 5 1 1 0
A l a i n C h a r l e s
C o r p o r a t e C o n t r o l l e r
4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 3 x 2
a c h a r l e s @ g h i r a r d e l l i a s s o c . c o m A . B a c k g r o u n d I n f o rm a t i o n
2 0 0 1
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B N a m e T i t l e O w n e r s h i p P e r c e n t a g e R a n d a l l B r u n e r C E O / P r e s i d e n t 5 3 . 8 5 % R a e w y n L e l o - B u t c h e r S V P , B D a n d M a r k e t i n g 4 6 . 1 5 %
%
%
%
%
%
%
%
%
%
C o n s u l t a n t – C o n s t r u c t i o n M a n a g e m e n t a n d I n s p e c t i o n C o n s u l t a n t – P r o j e c t M a n a g e m e n t C o n s u l t a n t - I n s p e c t i o n
O f f i c e E n g i n e e r i n g
9 Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B 1 7 9 3
N e t I n c r e a s e i n E m p l o y e e s
6 5 % 3 5 %
% %
8 0
2 0
B . A c c o u n t i n g : G e n e r a l B a c k g r o u n d Y e s N o
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B -
C P A F i r m – J H S C P A , L L P
-P
2 2
W M B 2 , L L P
W i l l i a m B o t t
0 1 / 0 1 / 2 0 2 1 - 1 2 / 3 1 / 2 0 2 1
J H S C P A , L L P
M i c h a e l R H u h n , C P A
0 1 / 0 1 / 2 0 2 1 – 1 2 / 3 1 / 2 0 2 1
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B C . A c c o u n t i n g S y s t em ( s )
-
-
- G L c o d i n g
-
-
A t t i m e o f t r a n s a c t i o n
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B
-
-
M o n t h l y
D i r e c t L a b o r
-
-
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B D . I n f o rm a t i o n T e c h n o l o g y ( I T ) S y s t em s - Y e s N o
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B E . A c c o u n t i n g – P a y r o l l a n d T im e k e e p i n g Y e s N o
-
-
-
-
-
-
C o d e t o t h e a p p r o p r i a t e p h a s e w i t h a n o n b i l l a b l e t a s k c o d e Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B
F . L a b o r C o s t A c c um u l a t i o n
Y e s
M o n d a y – F r i d a y 0 8 3 0 h r s t o 1 7 0 0 h r s R e g u l a r H o u r l y R a t e
F . 4 . C o n t r a c t M o d i f i c a t i o n s / T i m e T r a c k i n g . H o w d o e s t h e C o m p a n y s e g r e g a t e w o r k p e r f o r m e d u n d e r a b a s i c a g r e e m e n t / c o n t r a c t f r o m w o r k p e r f o r m e d f o r c o n t r a c t c h a n g e s / m o d i f i c a t i o n s ? O n l y i f a n e w w o r k o r d e r o r Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B G . L a b o r B i l l i n g s a n d P r o j e c t C o s t i n g -
-
-
D i r e c t L a b o r
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B H . E x p e n s e A c c um u l a t i o n a n d B i l l i n g N o n b i l l a b l e O t h e r D i r e c t C o s t s ( G L c o d e 5 9 9 9 ) -
-
1 5 4 1
-
U s i n g t h e c o m m u t i n g r u l e p e r I R S P u b l i c a t i o n 1 5 - B
x
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B
-
-
0 . 5 8 5
- I R S m i l a g e R a t e f o r 2 0 2 2
-
-
I n h o u s e P r i n t i n g i s a n i n d i r e c t c o s t ; O u t s i d e V e n d o r s a r e a d i r e c t c o s t i f i t i s a p r o j e c t r e l a t e d c o s t o t h e r w i s e i t i s t r e a t e d a s a n i n d i r e c t c o s t -
-
-
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B E m p l o y e e N a m e o r I D &
T i t l e / C l a s s i f i c a t i o n :
A c t i v i t i e s : A c c o u n t i n g T r e a t m e n t :
I . C om p e n s a t i o n f o r O w n e r s a n d Em p l o y e e s N a t i o n a l C o m p e n s a t i o n
M a t r i x
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s (V e r s i o n : 2 0 1 6 -0 1 ) A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B P a g e B-14
J . R e l a t e d -P a r t y T r a n s a c t i o n s
J . 1 . R e l a t e d E m p l o y e e s . P l e a s e p r o v i d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r a l l e m p l o y e e s w h o a r e r e l a t e d t o t h e p a r t i e s l i s t e d i n t h e O w n e r s h i p T a b l e ( T a b l e 1 ) s h o w n i n A . 5 :
T a b l e 3 : E m p l o y e e s R e l a t e d t o C o m p a n y O w n e r s
N a m e o r I D : T i t l e / P o s i t i o n : W a g e s / S a l a r y : B o n u s : O t h e r C o m p e n s a t i o n :
T o t a l
C o m p e n s a t i o n :
1 K o l b y B u t c h e r S a f e t y C o o r d i n a t o r $1 0 1 , 7 9 9 $3, 2 8 5 $ $1 0 5 ,0 8 4 T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r : 2 , 1 9 5
J o b D u t i e s : L o g i s t i c s
R e l a t e d t o : R a e w y n L e l o -B u t c h e r H o w R e l a t e d ( e . g . , s p o u s e , p a r e n t , c h i l d , s i b l i n g , i n l a w ) : c h i l d
2 W i l l i a m B u t c h e r A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t $1 0 8 , 6 1 2 $3 , 00 0 $ $1 1 1 , 6 1 2 T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r : 2 , 4 5 1
J o b D u t i e s : V e h i c l e L o g i s t i c s
R e l a t e d t o : R a e w y n L e l o -B u t c h e r H o w R e l a t e d : c h i l d
3 D a n i e l l e B u t c h e r A d m i n i s t r a t i v e A s s i s t a n t $5 9 , 8 4 8 . 2 3 $7 , 2 7 1 $ $6 7 , 1 1 9 T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r : 2 , 1 7 6
J o b D u t i e s : T a l e n t A c q u i s i t i o n R e l a t e d t o : R a e w y n B u t c h e r
H o w R e l a t e d : D a u g h t e r i n L a w
4 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
5 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
6 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
7 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
8 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s (V e r s i o n : 2 0 1 6 -0 1 ) A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B P a g e B-15
N a m e o r I D : T i t l e / P o s i t i o n : W a g e s / S a l a r y : B o n u s : O t h e r C o m p e n s a t i o n :
T o t a l
C o m p e n s a t i o n :
9 $ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
1 0
$ $ $ $
T o t a l H o u r s
W o r k e d D u r i n g
Y e a r :
J o b D u t i e s :
R e l a t e d t o :
H o w R e l a t e d :
J . 2 . R e l a t e d V e n d o r s . P l e a s e p r o v i d e t h e f o l l o w i n g i n f o r m a t i o n f o r a l l v e n d o r s r e l a t e d t o t h e p a r t i e s l i s t e d i n t h e O w n e r s h i p T a b l e ( T a b l e 1 ) s h o w n i n A . 5 :
T a b l e 4 : V e n d o r s R e l a t e d t o C o m p a n y O w n e r s
N a m e : C o n t a c t I n f o r m a t i o n : H o w R e l a t e d : P r o d u c t s / S e r v i c e s P r o v i d e d : T o t a l P a y m e n t s D u r i n g Y e a r :
A l i c e G h i r a r d e l l i 4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 3 B o a r d M e m b e r C o n s u l t i n g 17 8 , 2 0 4 $
$
$
$
$
$
$
$
$
$
$
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B K . O t h e r Q u e s t i o n s
E m a i l
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s (V e r s i o n : 2 0 1 6 -0 1 ) A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B P a g e B-18
N o t e : T h e r e p r e s e n t a t i o n s o n t h i s I C Q w e r e m a d e b y , a n d a r e t h e r e s p o n s i b i l i t y o f , t h e C o m p a n y ’ s m a n a g e m e n t .
I c e r t i f y t h a t t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f t h i s I C Q i s a c o m p l e t e a n d a c c u r a t e r e p r e s e n t a t i o n o f t h e a b o v e -n a m e d C o m p a n y ’ s c o s t a c c o u n t i n g a n d b i l l i n g p r a c t i c e s .
A l a i n C h a r l e s
T y p e d o r P r i n t e d N a m e
S i g n a t u r e
C o n t r o l l e r
T i t l e
0 5 / 1 1 / 2 0 2 3
D a t e C o m p l e t e d
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s K e y w o r d I n d e x
I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s (V e r s i o n : 2 0 1 6 -0 1 ) A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B P a g e B-19
K e y w o r d o r P h r a s e S e c t i o n P a g e A c c o u n t i n g m e t h o d / b a s i s ( c a s h , a c c r u a l , o r h y b r i d ) B . 2 B-4 A c c o u n t i n g p o l i c i e s ( b y c a t e g o r y ) B . 3 B-4 A c c o u n t i n g r e c o r d s ( t y p e s o f ) C . 4 B-6 A c c o u n t i n g s y s t e m ( i n t e g r a t i o n o f ) C . 3 B-6 A l l o c a t i o n b a s e ( s ) u s e d t o c o m p u t e i n d i r e c t c o s t r a t e ( s ) C . 1 1 B-7 A l l o c a t i o n o f c o s t v e r s u s b i l l i n g G . 4 B-1 1 A t t a c h m e n t s ( l i s t o f r e q u i r e d d o c u m e n t s ) -- B-2 A u d i t s / e x a m i n a t i o n s ( w i t h i n t h e p a s t t h r e e y e a r s ) B . 7 B-5 A u t h o r i z a t i o n ( e n s u r i n g t h a t c o s t s a r e n o t b i l l e d p r i o r t o p r o p e r a u t h o r i z a t i o n ) H . 6 B-1 2 B i l l i n g r a t e s G . 1 B-1 1
B o n u s e s ( b o n u s e s p a i d o r a c c r u e d , b o n u s p l a n , a n d e l i g i b i l i t y ) I . 1 B-1 4 B u d g e t i n g s y s t e m ( p r o j e c t p l a n n i n g a n d o v e r s i g h t ) C . 9 B-7 B u s i n e s s f o r m ( s o l e p r o p r i e t o r s h i p , p a r t n e r s h i p , c o r p o r a t i o n , e t c . ) A . 2 B-2 C l a s s i f i c a t i o n o f c o s t i t e m s ( a c c o u n t i n g a n d b i l l i n g c o n s i d e r a t i o n s ) H . 4 B-1 2 C o m m o n o w n e r s h i p A . 4 B-3
C o m m u n i c a t i o n o f F HW A / D O T r e q u i r e m e n t s K . 5 B-1 8 C o m p u t e r e x p e n s e s ( o u t s o u r c e d v e r s u s i n -h o u s e , C A D D c h a r g e r a t e , u s a g e l o g s , e t c . ) H . 8 B-1 3 C o n t r a c t m i x ( r e v e n u e g e n e r a t e d b y e a c h t y p e o f c o n t r a c t ) A . 1 0 B-4 C o n t r a c t m o d i f i c a t i o n s ( t i m e t r a c k i n g a s s o c i a t e d w i t h w o r k d o n e o n m o d i f i c a t i o n s ) F . 4 B-1 0 C o n t r a c t / p u r c h a s e d l a b o r G . 5 B-1 1 C o s t a l l o c a t i o n ( c o n s i s t e n c y o f ) C . 1 0 B-7 C r e d i t s a s s o c i a t e d w i t h d i r e c t c o s t s H . 2 B-1 2 D e s i g n / b u i l d s t i p e n d s H . 3 B-1 2
D i r e c t a n d i n d i r e c t e x p e n s e s ( h o w r e c o r d e d i n a c c o u n t i n g s y s t e m ) C . 5 B-6 D i v i s i o n s / c o s t c e n t e r s ( l i s t o f ) C . 7 B-7 E m p l o y e e s ( n u m b e r o f ) A . 8 B-4
F A R P a r t 3 1 ( k n o w l e d g e o f ) B . 6 B-5 F i e l d o f f i c e s / f i e l d o v e r h e a d r a t e s C . 1 2 B-7 F i s c a l p e r i o d ( r e p o r t i n g p e r i o d f o r f i n a n c i a l p u r p o s e s ) B . 1 B-4 F r a u d , a b u s e , a n d c o n t r a c t v i o l a t i o n s B . 5 B-5 I n d i r e c t c o s t s c h e d u l e ( w h e n p r e p a r e d , b y w h o m , a n d p e r i o d c o v e r e d ) B . 4 B-5 I n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y d a t a s a f e g u a r d s D . 4 B-8 I n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y p o l i c i e s D . 1 B-8 I n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y r i s k a s s e s s m e n t D . 2 B-8 I n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y s e c u r i t y r e v i e w D . 3 B-8 J o b -c o s t s y s t e m C . 2 B-6
L a b o r ( d i r e c t a n d i n d i r e c t - t i m e s h e e t r e p o r t i n g c o d e s ) F . 1 B-1 0 L i f e i n s u r a n c e ( c o s t s , t y p e s , a n d b e n e f i c i a r i e s ) K . 1 B-1 8 L o c a t i o n s ( n u m b e r o f o f f i c e s a n d l o c a t i o n s ) A . 7 B-3 N o n b i l l a b l e c o s t s ( a c c o u n t i n g f o r ) H . 5 B-1 2 N o n s a l a r y d i r e c t c o s t s ( O t h e r d i r e c t c o s t s ) H . 1 B-1 2 O v e r t i m e ( a l l o c a t i o n o f ) G . 3 B-1 1 O v e r t i m e ( p r e m i u m p o r t i o n ) G . 2 B-1 1 O v e r t i m e ( u n c o m p e n s a t e d ) F . 3 B-1 0 O w n e r s h i p t a b l e ( l i s t o f o w n e r s w i t h > 5 % o w n e r s h i p ) A . 5 ( T a b l e 1 ) B-3 P a r e n t / s u b s i d i a r y r e l a t i o n s h i p s A . 3 B-3 P a y c y c l e ( s t a n d a r d p a y p e r i o d s ) E . 2 B-9 P a y r o l l r e g i s t e r ( c o m p o n e n t s o f ) E . 3 B-9 P a y r o l l s e r v i c e ( i n t e r n a l o r e x t e r n a l ) E . 1 B-9 P r i n t i n g a n d r e p r o d u c t i o n c o s t s ( o u t s o u r c e d v e r s u s i n -h o u s e , t r a c k i n g , u s a g e l o g s , e t c . ) H . 9 B-1 3 P r o j e c t -s p e c i f i c i n d i r e c t c o s t r a t e ( s ) C . 1 3 B-8 R e a s o n a b l e n e s s o f e x e c u t i v e c o m p e n s a t i o n ( d e s c r i p t i o n o f p r o c e d u r e s p e r f o r m e d t o e s t a b l i s h r e a s o n a b l e n e s s )
I . 2 B-1 4
R e c o n c i l i a t i o n s ( f i n a n c i a l a c c o u n t i n g s y s t e m t o j o b -c o s t s y s t e m ) C . 8 B-7 R e l a t e d -p a r t y t r a n s a c t i o n s ( e m p l o y e e s ) J . 1 ( T a b l e 3 ) B-1 5 t o B- 1 6
R e l a t e d -p a r t y t r a n s a c t i o n s ( o t h e r ) J . 4 ( T a b l e 5 ) B-1 7 R e l a t e d -p a r t y t r a n s a c t i o n s ( p r o p e r t y o r f a c i l i t i e s l e a s e d f r o m ) J . 3 B-1 7 R e l a t e d -p a r t y t r a n s a c t i o n s ( v e n d o r s ) J . 2 ( T a b l e 4 ) B-1 6 D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A A S H T O I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s K e y w o r d I n d e x
I n t e r n a l C o n t r o l Q u e s t i o n n a i r e f o r C o n s u l t i n g E n g i n e e r s (V e r s i o n : 2 0 1 6 -0 1 ) A A S H T O U n i f o rm A u d i t i n g & A c c o u n t i n g G u i d e ( 2 0 1 5 E d i t i o n ) – A P P E N D I X B P a g e B-2 0
K e y w o r d o r P h r a s e S e c t i o n P a g e R e v e n u e s o u r c e s ( G o v e r n m e n t a l v s . c o m m e r c i a l ; p r i m e v s . s u b c o n s u l t a n t ) A . 9 B-4 R i s k A s s e s s m e n t ( a s r e l a t e d t o c h a n g e s t o t h e c o s t a c c o u n t i n g s y s t e m o r C o m p a n y p o l i c y ) K . 4 B-1 8 S e r v i c e s p r o v i d e d A . 6 B-3
S o f t w a r e ( g e n e r a l l e d g e r / a c c o u n t i n g s y s t e m ) C . 1 B-6 S u s p e n s i o n o r d e b a r m e n t K . 2 B-1 8 T e l e p h o n e C o s t s ( b i l l i n g , t r a c k i n g , a n d c o d i n g ) H . 1 0 B-1 3 T i m e k e e p i n g s y s t e m ( t i m e s h e e t c o d i n g , c e r t i f i c a t i o n , a p p r o v a l , e t c . ) E . 4 B-9 U n a l l o w a b l e a c t i v i t i e s ( t y p e s o f a c t i v i t i e s i n e l i g i b l e f o r c o s t r e i m b u r s e m e n t ) H . 1 1 ( T a b l e 2 ) B-1 4 U n a l l o w a b l e c o s t s ( h o w d e t e r m i n e d a n d h o w e x c l u d e d f r o m i n d i r e c t c o s t s c h e d u l e ) C . 6 B-6 U p d a t e s f o r c h a n g e s t o F A R P a r t 3 1 ( f r e q u e n c y o f u p d a t e s t o p r o c e d u r e s / p o l i c i e s ) K . 3 B-1 8 V e h i c l e e x p e n s e s ( n u m b e r l e a s e d / o w n e d , m i l e a g e l o g s , b i l l i n g r a t e , e t c . ) H . 7 B-1 2 t o B- 1 3
W o r k w e e k ( n o r m a l o p e r a t i n g h o u r s ) F . 2 B-1 0 Y e a r e s t a b l i s h e d ( y e a r t h e C o m p a n y w a s f o u n d e d ) A . 1 B-2 D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
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p g . 1 r e v i s e d 0 2 / 2 0 2 0
H u m a n R e s o u r c e s P o l i c i e s a n d P r o c e d u r e s O v e r t i m e P o l i c y
E F F E C T I V E
T h e o v e r t i m e p o l i c y r e v i s i o n i s e f f e c t i v e 0 4 . 0 1 . 2 0 2 0
S U B J E C T
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s c o m p l i e s w i t h a p p l i c a b l e l a w s r e g a r d i n g t h e p a y m e n t o f o v e r t i m e w a g e s .
P U R P O S E
A l l O v e r t i m e P a y P o l i c y a n d P r a c t i c e i s t o e n s u r e t h a t a l l r a t e s o f p a y a r e f a i r a n d e q u i t a b l e .
P R O C E D U R E
1 . N o n - E x e m p t
A l l n o n e x e m p t a s s o c i a t e s w h o w o r k m o r e t h a n 8 h o u r s i n a w o r k d a y o r m o r e t h a n 4 0 h o u r s i n a w o r k w e e k m u s t b e p a i d a c c o r d i n g t o t h e D I R r e g u l a t i o n s .
G h i r a r d e l l i ’ s w o r k w e e k b e g i n s o n M o n d a y a t 1 2 : 0 0 a . m . a n d r u n s t h r o u g h S u n d a y a t 1 1 : 5 9 p m , a n d t h e w o r k d a y b e g i n n i n g a t 1 2 : 0 0 a . m . a n d r u n s t h r o u g h 1 1 : 5 9 p m .
N o n -e x e m p t a s s o c i a t e s a r e r e q u i r e d t o a c c u r a t e l y r e c o r d t h e i r w o r k t i m e , i n c l u d i n g s t a r t a n d s t o p t i m e s , a n d m e a l p e r i o d s d u r i n g e a c h w o r k d a y v i a o u r o n l i n e t i m e s h e e t s y s t e m . ( S e e t i m e s h e e t s p r o c e s s ) . A d d i t i o n a l l y , a s s o c i a t e s a r e r e q u i r e d t o o b t a i n a d v a n c e a p p r o v a l f r o m t h e i r s u p e r v i s o r , c l i e n t o r p r o j e c t m a n a g e r b e f o r e w o r k i n g o v e r t i m e o r h o u r s b e y o n d t h e r e g u l a r w o r k s c h e d u l e .
N o n -e x e m p t a s s o c i a t e s a r e e l i g i b l e f o r o v e r t i m e w a g e s a s f o l l o w s :
O n e a n d o n e -h a l f t i m e s a n e m p l o y e e ’ s r e g u l a r r a t e o f p a y f o r a n y w o r k :
1 . B e t w e e n 8 a n d 1 2 h o u r s i n o n e w o r k d a y . 2 . I n e x c e s s o f 4 0 h o u r s i n a w o r k w e e k . 3 . D u r i n g t h e f i r s t 8 h o u r s o n t h e s e v e n t h c o n s e c u t i v e d a y w o r k e d i n a w o r k w e e k .
T w i c e a n a s s o c i a t e ’ s r e g u l a r r a t e o f p a y f o r a n y w o r k :
1 . I n e x c e s s o f 1 2 h o u r s i n o n e w o r k d a y . 2 . I n e x c e s s o f 8 h o u r s o n t h e s e v e n t h d a y w o r k e d i n a w o r k w e e k .
A s s o c i a t e s w i t h q u e s t i o n s a b o u t t h e a m o u n t o f t h e i r o v e r t i m e p a y s h o u l d i m m e d i a t e l y c o n t a c t t h e i r s u p e r v i s o r s o r d i r e c t t h e i r q u e s t i o n t o t h e P a y r o l l L e a d b y e m a i l t o p a y r o l l @ g h i r a r d e l l i a s s o c . c o m .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
p g . 2 r e v i s e d 0 2 / 2 0 2 0
2 . P r e v a i l i n g W a g e s
Co n t r a c t o r s e m p l o y i n g w o r k e r s a r e r e q u i r e d t o p a y t h e p r o p e r p r e v a i l i n g w a g e r a t e t o a l l w o r k e r s p e r f o r m i n g w o r k o n p u b l i c w o r k s p r o j e c t s . T h e p r e v a i l i n g w a g e i s d e t e r m i n e d b y t h e C a l i f o r n i a s t a t e D e p a r t m e n t o f I n d u s t r i a l R e l a t i o n s ( D I R ) . • W o r k e r s m u s t b e p a i d a t o r a b o v e t h e p r e v a i l i n g w a g e • P r e v a i l i n g W a g e i s t h e m i n i m u m w a g e f o r t h e p r o j e c t • O v e r t i m e p a y m u s t f o l l o w D I R r u l e s • W o r k e r s m u s t b e p a i d f o r w o r k p e r f o r m e d a c c o r d i n g t o D I R c l a s s i f i c a t i o n s • F r i n g e b e n e f i t s m u s t b e p r o v i d e d a t o r a b o v e t h e s t a t e r e q u i r e m e n t a s p a r t o f t h e t o t a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e o r p a i d i n c a s h t o t h e w o r k e r W h e r e a p o s i t i o n i s c o v e r e d u n d e r t h e p r e v a i l i n g w a g e , G A I w i l l f o l l o w a l l g u i d e l i n e s d e t e r m i n e d b y t h e D I R .
3 . E x e m p t
A s s o c i a t e s w h o a r e c l a s s i f i e d a s e x e m p t f r o m o v e r t i m e m u s t b e p a i d a t t w i c e t h e m i n i m u m h o u r l y w a g e b a s e d o n a 4 0 -h o u r w o r k w e e k . A s a n e x e m p t a s s o c i a t e , G h i r a r d e l l i c o u l d r e q u i r e t h e a s s o c i a t e t o w o r k m o r e t h a n 4 0 -h o u r s p e r w e e k .
E x e m p t a s s o c i a t e s a r e p a i d a n a g r e e d u p o n s a l a r y f o r e a c h w o r k w e e k . O c c a s i o n a l l y e x e m p t a s s o c i a t e s m a y b e r e q u i r e d t o p e r f o r m d u t i e s a b o v e a n d b e y o n d t h e i r u s u a l d u t i e s , r e g u l a r h o u r s w o r k e d o r w o r k m a y b e a v a i l a b l e o n o t h e r p r o j e c t s f o r w h i c h a n e x e m p t a s s o c i a t e m a y b e e l i g i b l e f o r a d d i t i o n a l p a y . H o w e v e r ; t h e a s s o c i a t e w i l l n o t b e e l i g i b l e f o r o v e r t i m e a t t h e r a t e o f 1 . 5 t h e i r h o u r l y r a t e o f p a y . A n e x e m p t a s s o c i a t e w i l l b e e l i g i b l e f o r p a y a t t h e i r h o u r l y r a t e f o r a n y h o u r s w o r k e d a b o v e 8 h o u r s p e r d a y a n d / o r 4 0 h o u r s p e r w e e k .
B e f o r e a n y e x e m p t a s s o c i a t e p e r f o r m s w o r k i n a d d i t i o n t o r e g u l a r l y s c h e d u l e d d u t i e s , t h e a s s o c i a t e m u s t r e c e i v e p r i o r a u t h o r i z a t i o n f r o m h i s o r h e r i m m e d i a t e s u p e r v i s o r a n d / o r c l i e n t .
W o r k d o n e b y a n e x e m p t a s s o c i a t e w i l l b e d e e m e d p a r t o f t h e a s s o c i a t e ’ s r e g u l a r e x e m p t w o r k u n l e s s t h e a s s o c i a t e a n d h i s o r h e r d i r e c t s u p e r v i s o r h a v e p r e v i o u s l y e s t a b l i s h e d b y c l e a r d o c u m e n t a t i o n t h a t t h e w o r k q u a l i f i e s f o r a d d i t i o n a l p a y a n d t h a t w r i t t e n ( c o n t r a c t o r a g r e e m e n t ) a p p r o v a l w a s g i v e n f o r s u c h a d d i t i o n a l p a y . D o c u m e n t a t i o n m a y b e r e q u i r e d f o r b i l l i n g a n d i n v o i c i n g p u r p o s e s .
G h i r a r d e l l i r e q u i r e s a l l a s s o c i a t e s t o r e c o r d t h e i r w o r k t i m e i n t h e t i m e s h e e t s y s t e m f o r pu r p o s e s o f b i l l i n g o r i n t e r n a l a u d i t s . S i g n e d u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
E m p l oy e e M a n u a l - Gh i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ e s s e n t i a l f u n c t i o n s o f h i s o r h e r j o b b e c a u s e o f a p h y s i c a l o r m e n t a l d i s a b i l i t y , th e C o m p a n y ’ s o b l i g a t i o n s to th e e m p l o y e e m a y i n c l u d e r e a s o n a b l e a c c o m m o d a t i o n , a s g o v e r n e d b y t h e A m e r i c a n s w i t h D i s a b i l i t i e s A c t .
Th e l a w r e q u i r e s G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . t o n o t i f y t h e w o r k e r s ’ c o m p e n s a t i o n i n s u r a n c e c o m p a n y o f a n y c o n c e r n s of f a l s e o r f r a u d u l e n t c l a i m s .
L i f e I n s u r a n c e
G h i r a r d e l l i p r o v i d e s l i f e i n s u r a n c e t o a l l e mp l o y e e s i n a n a m o u n t e q u i v a l e n t to t h e i r g r o s s a n n u a l s a l a r y ( e x c l u d i n g o v e r t i m e ) . L i f e i n s u r a n c e i s p r o v i d e d t h r o u g h G u a r d i a n L i f e I n s u r a n c e C o m p a n y a t n o c o s t t o t h e e m p l o y e e .
P r o f i t S h a r i n g
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . p r o v i d e s a p r o f i t s h a r i n g p l a n b y w h i c h th e c o m p a n y c a n r e w a r d t h e i r e m p l o y e e s b y s h a r i n g in c o m p a n y p r o f i t s . E m p l o y e e s m u s t w o r k a m i n i m u m o f 1 , 0 0 0 h o u r s p e r y e a r t o b e e l i g i b l e f o r a p r o f i t s h a r i n g c o n t r i b u t i o n . T h e a m o u n t o f t h e c o n t r i b u t i o n to th e p r o f i t s h a r i n g p l a n m a y v a r y f r o m y e a r to y e a r d e p e n d i n g o n t h e p r o f i t a b i l i t y o f t h e c o m p a n y . T h e a m o u n t o f t h e p r o f i t s h a r i n g c o n t r i b u t i o n w i l l b e de t e r m i n e d e a c h y e a r b y t h e c o m p a n y ' s b o a r d o f d i r e c t o r s a n d w i l l ra n g e f r o m 0 - 1 0 % of th e e m p l o y e e s a n n u a l g r o s s i n c o m e ( e x c l u d i n g o v e r t i m e ) . T h e C o m p a n y ' s c o n t r i b u t i o n t o t h e p r o f i t s h a r i n g p l a n is v e s t e d ov e r a f i v e y e a r p e r i o d ( 2 0 % p e r y e a r ) .
Th e p r o f i t s h a r i n g p l a n i s a d m i n i s t e r e d b y Gr e a t W e s t R e t i r e m e n t a n d c o n t r i b u t i o n s to t h e p l a n b y th e c o m p a n y a r e m a d e d i r e c t l y to G r e a t W e s t R e t i r e m e n t .
B o n u s e s
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . u t i l i z e s a b o n u s p r o g r a m t o r e w a r d e m p l o y e e s o n th e b a s i s o f m e r i t . Th e a m o u n t o f b o n u s e s g i ve n e a c h ye a r is d e t e r m i n e d b y th e c o m p a n y ' s b o a r d o f d i r e c t o r s a n d b a s e d o n e m p l o y e e p e r f o r m a n c e . E m p l o y e e b o n u s e s a r e t y p i c a l l y d i s t r i b u t e d i n De c e m b e r .
4 0 1 K P l a n
G h i r a r d e l l i p r o v i d e s a n o p t i o n a l 4 0 1 K r e t i r e m e n t p l a n t h a t e m p l o y e e s m a y c o n t r i b u t e t o .
E m p l o y e e s m a y c o n t r i b u t e to th e p l a n u p to th e m a x i m u m a m o u n t al l o w e d b y l a w . T h e C o m p a n y d o e s n o t m a t c h e m p l o y e e c o n t r i b u t i o n s to th e 4 0 1 K re t i r e m e n t p l a n . E m p l o y e e c o n t r i b u t i o n s a r e 1 0 0 % v e s t e d f r o m th e t i m e th e c o n t r i b u t i o n s ar e ma d e . T h e 4 0 1 K p l a n i s a d m i n i s t e r e d b y G r e a t W e s t .
To e n r o l l in th e 4 0 1 K p l a n e m p l o y e e s m u s t co m p l e t e th e " 4 0 1 K P a r t i c i p a t i o n a n d B e n e f i c i a r y D e s i g n a t i o n F o r m " a n d t h e " G r e a t W e s t E l e c t i o n F o r m " t h a t a r e in c l u d e d i n t h i s m a n u a l . P l e a s e c o n t a c t o u r H u m a n R e s o u r c e s d e p a r t m e n t a t 5 1 0 - 4 5 1 - 4 1 8 0 wi t h a n y q u e s t i o n s a b o u t e n r o l l i n g in th e p l a n .
S i g n e d u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _
P a g e 1 9 o f 4 8
3 / 1 5 / 2 2
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
1 0 0 1 . 0 0 W e l l s F a r g o C h e c k i n g G A I 1 0 0 4 . 0 0 P e t t y C a s h - S a n J o s e 1 0 0 4 . 0 1 P e t t y C a s h - O a k l a n d 1 0 0 4 . 0 2 P e t t y C a s h - R o s e v i l l e 1 0 0 8 . 0 0 M e c h a n i c s B a n k C h e c k i n g O l d 1 0 0 9 . 0 0 C a s h C l e a r i n g
1 0 1 0 . 0 0 M e c h a n i c s B a n k C h e c k i n g N e w 6 7 9 , 1 5 4 . 0 8 4 1 , 2 5 9 , 7 4 2 . 7 2 4 1 , 1 1 7 , 9 1 4 . 8 2 8 2 0 , 9 8 1 . 9 8 1 0 4 0 . 0 0 P e n d i n g D e p o s i t s
1 0 5 0 . 0 1 A c c o u n t s R e c e i v a b l e - L a b o r 7 , 0 1 3 , 3 8 4 . 7 1 3 9 , 1 2 8 , 7 4 5 . 3 7 3 6 , 9 5 0 , 0 9 0 . 6 4 9 , 1 9 2 , 0 3 9 . 4 4 1 0 5 0 . 0 2 A c c o u n t s R e c e i v a b l e - C o n s u l t a n t s 4 2 3 , 0 8 0 . 6 9 6 , 0 0 8 , 7 1 7 . 6 3 5 , 3 8 7 , 2 4 0 . 6 1 1 , 0 4 4 , 5 5 7 . 7 1 1 0 5 0 . 0 3 A c c o u n t s R e c e i v a b l e - E x p e n s e 4 6 , 0 2 1 . 0 7 4 1 4 , 5 7 3 . 4 0 4 1 7 , 1 5 1 . 0 3 4 3 , 4 4 3 . 4 4 1 0 5 1 . 0 0 A l l o w a n c e f o r B a d D e b t s 1 0 5 5 . 0 0 R e t e n t i o n R e c e i v a b l e 1 6 , 1 9 2 . 0 9 3 4 , 0 1 3 . 9 9 4 , 7 5 1 . 6 4 4 5 , 4 5 4 . 4 4 1 0 5 6 . 0 0 S h a r e h o l d e r N o t e R e c e i v a b l e 1 0 6 0 . 0 0 E m p l o y e e A d v a n c e s 1 5 , 0 0 0 . 0 0 2 1 3 , 6 6 6 . 2 4 2 0 6 , 2 9 0 . 2 4 2 2 , 3 7 6 . 0 0 1 0 7 0 . 0 0 D e p o s i t - S F O f f i c e 1 5 0 . 0 0 1 5 0 . 0 0 1 0 7 1 . 0 0 D e p o s i t - I r v i n e O f f i c e 4 , 2 3 3 . 1 6 4 , 2 3 3 . 1 6 1 0 7 2 . 0 0 D e p o s i t - C o m m e r c e 1 , 8 7 5 . 7 5 1 0 , 3 6 7 . 0 0 1 , 8 7 5 . 7 5 1 0 , 3 6 7 . 0 0 1 0 7 3 . 0 0 D e p o s i t - F o l s o m 5 , 3 6 0 . 0 0 5 , 3 6 0 . 0 0 1 0 7 3 . 0 1 D e p o s i t - R e d d i n g 1 , 0 0 0 . 0 0 1 , 0 0 0 . 0 0 1 0 7 5 . 0 0 D e p o s i t - S a n J o s e O f f i c e 1 3 , 4 1 9 . 9 0 1 3 , 4 1 9 . 9 0 1 0 8 0 . 0 0 D e p o s i t - O l d O a k l a n d O f f i c e 1 0 8 1 . 0 0 D e p o s i t - N e w O a k l a n d O f f i c e 2 3 , 0 0 0 . 0 0 2 3 , 0 0 0 . 0 0 1 0 8 6 . 0 0 D e p o s i t - R i c h m o n d O f f i c e 2 , 0 5 0 . 0 0 2 , 0 5 0 . 0 0 1 0 8 7 . 0 0 D e p o s i t - S t o c k t o n O f f i c e 1 0 8 8 . 0 0 D e p o s i t - L A O f f i c e 1 0 9 1 . 0 0 D e p o s i t - S D O f f i c e 1 0 9 2 . 0 0 D e p o s i t - O l d R o s e v i l l e O f f i c e 1 0 9 4 . 0 0 D e p o s i t - N e w R o s e v i l l e O f f i c e 5 , 1 9 6 . 5 0 5 , 1 9 6 . 5 0 1 0 9 5 . 0 0 M i s c e l l a n e o u s D e p o s i t s ( 1 3 7 . 9 2 ) ( 1 3 7 . 9 2 ) 1 0 9 8 . 0 0 D e p o s i t - M c K i n l e y v i l l e O f f i c e 1 , 3 0 0 . 0 0 1 , 3 0 0 . 0 0 S u b t o t a l 8 , 2 4 3 , 9 2 0 . 0 3 8 7 , 0 7 6 , 1 8 6 . 3 5 8 4 , 0 8 5 , 3 1 4 . 7 3 1 1 , 2 3 4 , 7 9 1 . 6 5 1 1 0 0 . 0 0 E q u i p m e n t & F u r n i t u r e > $ 5 0 0 1 3 4 , 0 7 5 . 0 3 4 8 , 9 6 2 . 8 5 3 , 6 0 4 . 5 6 1 7 9 , 4 3 3 . 3 2 1 1 2 0 . 0 0 L e a s e h o l d I m p r o v e m e n t s 2 9 , 3 6 2 . 8 1 2 9 , 3 6 2 . 8 1 1 1 5 0 . 0 0 C o m p u t e r E q u i p m e n t 5 0 1 , 2 5 0 . 5 2 9 0 , 8 0 8 . 8 6 1 1 , 5 7 2 . 0 6 5 8 0 , 4 8 7 . 3 2 S u b t o t a l 6 6 4 , 6 8 8 . 3 6 1 3 9 , 7 7 1 . 7 1 1 5 , 1 7 6 . 6 2 7 8 9 , 2 8 3 . 4 5 1 2 1 0 . 0 0 W o r k I n P r o c e s s 2 , 5 7 7 , 5 1 5 . 3 0 4 9 , 1 9 0 , 7 2 4 . 7 8 4 6 , 8 3 2 , 4 4 4 . 0 3 4 , 9 3 5 , 7 9 6 . 0 5 1 2 2 0 . 0 0 W o r k I n P r o c e s s - E x p e n s e s 4 , 1 5 5 . 6 9 6 9 9 , 4 0 8 . 8 7 7 1 3 , 2 5 3 . 1 8 ( 9 , 6 8 8 . 6 2 ) 1 2 3 0 . 0 0 W o r k I n P r o c e s s - C o n s u l t a n t 5 4 4 , 6 6 1 . 9 8 7 , 9 6 2 , 3 6 6 . 0 3 7 , 8 9 0 , 4 1 8 . 7 5 6 1 6 , 6 0 9 . 2 6 S u b t o t a l 3 , 1 2 6 , 3 3 2 . 9 7 5 7 , 8 5 2 , 4 9 9 . 6 8 5 5 , 4 3 6 , 1 1 5 . 9 6 5 , 5 4 2 , 7 1 6 . 6 9 1 3 0 0 . 0 0 V e h i c l e s ( 1 3 0 0 ) 1 7 , 8 4 5 . 4 7 1 , 3 4 5 . 4 0 1 9 , 1 9 0 . 8 7 1 3 0 0 . 0 1 R i g h t t o u s e a s s e t 4 , 4 1 8 , 8 8 2 . 0 0 8 6 9 , 4 6 5 . 6 5 3 , 5 4 9 , 4 1 6 . 3 5 1 3 1 4 . 0 0 2 0 0 5 F o r d F - 1 5 0 1 8 3 0 1 3 1 8 . 0 0 2 0 1 0 F o r d F - 1 5 0
1 3 1 9 . 0 0 2 0 1 1 C h e v y S i l v e r a d o 1 3 2 0 . 0 0 2 0 1 4 F o r d E x p l o r e r 1 3 2 1 . 0 0 2 0 1 2 F o r d E s c a p e
1 3 2 2 . 0 0 2 0 1 1 G M C Y u k o n
S u b t o t a l 1 7 , 8 4 5 . 4 7 4 , 4 2 0 , 2 2 7 . 4 0 8 6 9 , 4 6 5 . 6 5 3 , 5 6 8 , 6 0 7 . 2 2 1 4 1 0 . 0 0 W o r k I n P r o g r e s s - L a b o r S u b t o t a l
1 5 0 0 . 0 0 D e f e r r e d T a x A s s e t S u b t o t a l
1 7 2 0 . 0 0 P r e p a i d E x p e n s e 8 3 0 , 8 0 0 . 2 9 1 , 8 8 0 , 1 5 6 . 9 9 2 , 0 2 1 , 2 8 8 . 7 8 6 8 9 , 6 6 8 . 5 0 1 7 5 0 . 0 0 P r e p a i d I n c o m e T a x e s T r i a l B a l a n c e
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s
F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3
2 : 2 4 : 1 2 P M
Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 P a g e 1 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
1 7 7 0 . 0 0 P a y r o l l S e r v i c e C u s t o m e r A s s e t S u b t o t a l 8 3 0 , 8 0 0 . 2 9 1 , 8 8 0 , 1 5 6 . 9 9 2 , 0 2 1 , 2 8 8 . 7 8 6 8 9 , 6 6 8 . 5 0 1 8 0 0 . 0 0 A c c u m u l a t e d D e p r e c i a t i o n ( 3 7 9 , 1 7 4 . 0 8 ) 2 , 4 6 2 . 7 8 1 0 9 , 7 9 2 . 7 1 ( 4 8 6 , 5 0 4 . 0 1 ) S u b t o t a l ( 3 7 9 , 1 7 4 . 0 8 ) 2 , 4 6 2 . 7 8 1 0 9 , 7 9 2 . 7 1 ( 4 8 6 , 5 0 4 . 0 1 ) 1 9 9 0 . 0 0 E x p e n s e R e p o r t s C l e a r i n g 1 9 9 9 . 0 0 A s s e t C o r r e c t i o n s S u b t o t a l
2 0 0 0 . 0 0 A c c o u n t s P a y a b l e ( 3 7 8 , 5 8 0 . 8 6 ) 6 , 4 6 1 , 8 0 1 . 6 4 6 , 4 3 3 , 9 1 6 . 9 5 ( 3 5 0 , 6 9 6 . 1 7 ) 2 0 0 0 . 0 2 C o n s u l t a n t s P a y a b l e ( 8 6 2 , 0 6 7 . 9 5 ) 4 , 8 1 7 , 5 0 9 . 5 0 6 , 3 9 8 , 2 5 6 . 0 9 ( 2 , 4 4 2 , 8 1 4 . 5 4 ) 2 0 0 0 . 0 3 A c c o u n t s P a y a b l e - I n d C o n t r a c t o r 8 , 8 0 0 . 0 0 1 4 , 4 0 0 . 0 0 ( 5 , 6 0 0 . 0 0 ) 2 0 0 0 . 0 4 A c c o u n t s P a y a b l e - C r e d i t C a r d V e n d o r 2 0 0 0 . 0 5 R e t a i n e r 1 , 2 9 6 . 2 8 1 , 7 2 8 . 2 8 ( 4 3 2 . 0 0 ) 2 0 0 0 . 0 6 E m p l o y e e E x p e n s e P a y a b l e ( 8 , 0 4 9 . 7 0 ) 6 9 8 , 7 7 7 . 4 2 7 2 0 , 7 8 5 . 2 0 ( 3 0 , 0 5 7 . 4 8 ) 2 0 0 2 . 0 0 U n p a i d P a y r o l l T a x e s 2 0 5 0 . 0 0 R e a w y n V e h i c l e P u r c h a s e 2 0 5 5 . 0 0 R e t e n t i o n P a y a b l e S u b t o t a l ( 1 , 2 4 8 , 6 9 8 . 5 1 ) 1 1 , 9 8 8 , 1 8 4 . 8 4 1 3 , 5 6 9 , 0 8 6 . 5 2 ( 2 , 8 2 9 , 6 0 0 . 1 9 ) 2 1 0 0 . 0 0 S a l a r i e s P a y a b l e ( C o n t r o l A c c o u n t ) ( 3 6 1 , 3 3 3 . 5 6 ) 2 4 , 1 5 6 , 7 0 8 . 9 1 2 4 , 2 4 3 , 3 7 0 . 8 8 ( 4 4 7 , 9 9 5 . 5 3 ) 2 1 0 2 . 0 0 A c c r u e d P a y r o l l
2 1 0 2 . 0 2 P r o f i t S h a r i n g A c c r u a l 2 1 0 4 . 0 1 B o n u s P a y a b l e - A l i c e 2 1 0 4 . 0 2 B o n u s P a y a b l e - R a n d y 2 1 0 4 . 0 4 B o n u s P a y a b l e - R a e w y n 2 1 0 4 . 0 5 B o n u s P a y a b l e - M a r k 2 1 0 4 . 0 6 B o n u s P a y a b l e ( 2 0 , 0 0 0 . 0 0 ) 2 0 , 0 0 0 . 0 0 4 3 5 , 0 0 0 . 0 0 ( 4 3 5 , 0 0 0 . 0 0 ) 2 1 1 1 . 0 0 D i r e c t D e p o s i t L i a b i l i t i e s 2 1 2 0 . 0 0 W F C a r d 5 2 9 4 R a e w y n 2 1 2 1 . 0 1 M B C C 4 8 5 4 A l a i n C h a r l e s 2 1 2 2 . 0 0 W F C a r d 2 0 7 5 A a r o n 2 1 2 2 . 0 1 M B C C 3 8 5 7 D a n i e l a M a h l e r 2 1 2 3 . 0 1 M B C C 6 7 2 9 C a r o l i n e W y n n e 2 1 2 4 . 0 0 W F C a r d 6 0 2 1 M a r y
2 1 2 4 . 0 1 M B C C 3 7 8 2 M a r y E r c h u l 2 1 2 5 . 0 1 M B C C 3 0 5 2 D a r c y T a y l o r 2 1 2 6 . 0 0 W F C a r d 8 4 7 4 J i m
2 1 2 6 . 0 1 M B C C 3 0 6 0 G i n a P r c h l i k 2 1 2 7 . 0 0 W F C a r d 4 6 8 9 R a e w y n O l d C a r d 2 1 2 7 . 0 1 M B C C 3 0 4 5 N a t a s h a D e B e n o n 2 1 2 8 . 0 0 W F C a r d 0 7 3 5 M a r k
2 1 2 9 . 0 0 W F C a r d 8 6 6 1 J i m
2 1 3 1 . 0 0 W F C a r d 8 4 8 0 R a n d y 2 1 3 1 . 0 1 M B C C 3 8 2 4 R a n d a l l B r u n e r 2 1 3 2 . 0 0 W F C a r d 1 8 5 2 C h u c k 2 1 3 2 . 0 1 M B C C 3 7 9 0 C h a r l e s D o r y 2 1 3 3 . 0 0 W F C a r d 1 8 6 0 C h a r l i e H 2 1 3 3 . 0 1 M B C C 2 3 0 6 C h a r l e s H a y l e r 2 1 3 4 . 0 0 W F C a r d 2 1 9 6 R a e w y n 2 1 3 4 . 0 1 M B C C 7 2 8 5 R a e w y n B u t c h e r 2 1 3 5 . 0 0 W F C a r d 4 1 0 5 A a r o n 2 1 3 5 . 0 1 M B C C 4 8 4 7 A a r o n P i e c z o n k a 2 1 3 6 . 0 0 W F C a r d 3 5 5 7 C a r l o s 2 1 3 6 . 0 1 M B C C 3 8 3 2 C a r l o s M e l e n d e z 2 1 3 7 . 0 0 M B C C 6 5 1 4 M i c h a e l H a g e r t y 2 1 3 8 . 0 0 M B C C 6 5 2 2 Z a r a Y o u n o s s i 2 1 3 9 . 0 0 M B C C 5 6 5 3 M i c h a e l P e t e r s 2 1 4 0 . 0 0 W F C a r d 7 0 3 8 A l i c e 2 1 4 0 . 0 1 M B C C 4 8 2 1 A l i c e G h i r a r d e l l i 2 1 4 1 . 0 0 M B C C 1 2 5 0 A n g e l M a r q u e z P a g e 2 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
2 1 5 0 . 0 0 W F C a r d 8 1 4 2 M a r k O l d C a r d 2 1 5 1 . 0 0 W F C a r d 3 8 6 8 S c o t t 2 1 5 1 . 0 1 M B C C 3 8 4 0 S c o t t F a b e l 2 1 5 4 . 0 0 W F C a r d 0 7 5 8 B i l l
2 1 5 4 . 0 1 M B C C 5 7 3 8 W i l l i a m D a v i s 2 1 5 8 . 0 0 W F C a r d 2 2 5 9 C h a r l i e K 2 1 5 8 . 0 1 M B C C 3 8 1 6 C h a r l e s K r u e g e r 2 1 7 1 . 0 0 B A R T R e c o n 6 M 8 1 1 0 F Y 1 6 - F Y 1 8 ( 2 5 9 , 6 0 0 . 7 8 ) 5 1 9 , 2 0 1 . 5 6 2 5 9 , 6 0 0 . 7 8 2 1 7 2 . 0 0 C o n t r a C o s t a L i a b i l i t y 2 1 9 0 . 0 0 D e l l C r e d i t A c c o u n t S u b t o t a l ( 6 4 0 , 9 3 4 . 3 4 ) 2 4 , 6 9 5 , 9 1 0 . 4 7 2 4 , 9 3 7 , 9 7 1 . 6 6 ( 8 8 2 , 9 9 5 . 5 3 ) 2 2 0 0 . 0 0 P a y r o l l L i a b i l i t i e s 2 2 4 5 . 0 0 D e f e r r e d T a x L i a b i l i t y ( 5 3 1 , 0 0 0 . 0 0 ) ( 5 3 1 , 0 0 0 . 0 0 ) 2 2 4 6 . 0 0 L e a s e L i a b i l i t y - C u r r e n t 1 , 4 4 1 , 4 5 3 . 6 2 ( 1 , 4 4 1 , 4 5 3 . 6 2 ) 2 2 4 7 . 0 0 V e h i c l e L i a b i l i t y 4 0 , 0 6 5 . 0 9 ( 4 0 , 0 6 5 . 0 9 ) 2 2 8 0 . 0 0 M e c h a n i c s B a n k C r e d i t L i n e ( 2 , 0 0 0 , 0 0 0 . 0 0 ) 1 , 0 0 0 , 0 0 0 . 0 0 ( 3 , 0 0 0 , 0 0 0 . 0 0 ) 2 2 8 1 . 0 0 M e c h a n i c s B a n k L o a n 2 2 9 0 . 0 0 A c c r u e d I n t e r e s t ( 1 , 0 1 1 . 7 9 ) ( 1 , 0 1 1 . 7 9 ) S u b t o t a l ( 2 , 5 3 2 , 0 1 1 . 7 9 ) 2 , 4 8 1 , 5 1 8 . 7 1 ( 5 , 0 1 3 , 5 3 0 . 5 0 ) 2 3 0 0 . 0 0 1 2 5 C a f e t e r i a P l a n 4 4 , 2 1 8 . 3 2 4 4 , 2 1 8 . 3 2 2 3 0 1 . 0 0 H S A P a y a b l e 2 3 1 , 8 5 1 . 7 9 2 3 1 , 8 5 1 . 7 9 2 3 0 1 . 0 1 M e d i c a l P a y a b l e 2 , 0 9 5 , 2 8 8 . 8 3 2 , 0 9 5 , 2 8 8 . 8 3 2 3 0 2 . 0 0 G a r n i s h m e n t s P a y a b l e ( 1 , 0 0 0 . 0 8 ) 3 3 , 2 7 7 . 2 5 3 4 , 2 7 4 . 7 9 ( 1 , 9 9 7 . 6 2 ) 2 3 0 5 . 0 0 V i s i o n B e n e f i t s P a y a b l e 4 3 , 8 5 9 . 1 7 4 3 , 8 5 9 . 1 7 2 3 0 7 . 0 0 H e a l t h P a y a b l e s
2 3 0 8 . 0 0 L o n g T e r m D i s a b i l i t y P a y a b l e 5 0 , 9 1 4 . 8 9 5 0 , 9 1 4 . 8 9 2 3 0 9 . 0 0 G r o u p T e r m L i f e I n s u r a n c e P a y a b l e s 5 1 , 2 3 7 . 7 0 5 1 , 2 3 7 . 7 0 2 3 1 0 . 0 0 M e d C a 1 2 5 C a f e t e r i a P l a n 2 3 1 0 . 3 2 D e n t a l P a y a b l e s 2 0 5 , 8 2 3 . 0 3 2 0 5 , 8 2 3 . 0 3 2 3 1 1 . 0 0 P e t I n s u r a n c e 1 9 7 . 4 1 6 , 4 2 0 . 5 5 4 , 8 8 5 . 6 9 1 , 7 3 2 . 2 7 2 3 2 0 . 0 6 9 4 1 T a x e s P a y a b l e ( 2 7 , 3 3 7 . 6 3 ) 6 , 9 6 6 , 6 9 1 . 2 9 6 , 9 3 9 , 3 5 3 . 6 6 2 3 2 1 . 0 0 D e p e n d e n t C a r e 1 2 5 P l a n 2 3 3 0 . 0 0 9 4 0 T a x e s P a y a b l e 8 , 7 1 4 . 8 9 4 2 , 9 4 1 . 3 6 ( 3 4 , 2 2 6 . 4 7 ) 2 3 4 0 . 0 0 C A P a y r o l l T a x e s P a y a b l e 1 , 9 2 8 , 8 5 3 . 2 0 1 , 9 2 8 , 8 5 3 . 2 0 2 3 4 1 . 0 0 N J P a y r o l l T a x e s P a y a b l e 2 3 4 2 . 0 0 I D P a y r o l l T a x e s P a y a b l e ( 5 7 2 . 6 7 ) 8 3 4 . 4 5 2 6 1 . 7 8 2 3 4 3 . 0 0 N E P a y r o l l T a x e s P a y a b l e 8 , 6 8 0 . 4 9 8 , 6 8 0 . 4 9 2 3 5 0 . 0 0 E x p e n s e R e p o r t s P a y a b l e ( 4 , 5 0 0 . 4 6 ) 7 , 1 4 0 . 4 7 7 , 1 4 0 . 4 7 ( 4 , 5 0 0 . 4 6 ) S u b t o t a l ( 3 3 , 2 1 3 . 4 3 ) 1 1 , 6 8 3 , 8 0 6 . 3 2 1 1 , 6 8 9 , 5 8 5 . 1 7 ( 3 8 , 9 9 2 . 2 8 ) 2 4 0 0 . 0 0 E m p l o y e e 4 0 1 k R o t h C o n t r i b u t i o n s P a y a b l e 2 0 6 , 2 2 2 . 2 7 2 0 6 , 2 2 2 . 2 7 2 4 0 0 . 0 1 E m p l o y e e 4 0 1 k P a y a b l e . 4 3 1 , 5 7 9 , 4 5 2 . 5 6 1 , 5 7 9 , 4 5 2 . 5 6 . 4 3 2 4 0 1 . 0 0 E m p l o y e e L o a n s P a y a b l e 6 5 , 9 9 3 . 6 0 6 5 , 9 9 3 . 6 0 2 4 0 2 . 0 0 T r a i n i n g - A p p r e n t i c e s h i p P a y a b l e 3 0 1 , 4 2 1 . 1 6 3 1 9 , 0 4 9 . 6 0 ( 1 7 , 6 2 8 . 4 4 ) S u b t o t a l . 4 3 2 , 1 5 3 , 0 8 9 . 5 9 2 , 1 7 0 , 7 1 8 . 0 3 ( 1 7 , 6 2 8 . 0 1 ) 2 6 0 0 . 0 0 A c c r u e d P T O ( 1 , 3 0 0 , 7 9 2 . 5 0 ) 1 , 9 9 2 , 1 8 3 . 8 7 2 , 3 2 0 , 4 0 6 . 2 3 ( 1 , 6 2 9 , 0 1 4 . 8 6 ) 2 6 5 0 . 0 0 D e f e r r e d R e n t L i a b i l i t y ( 1 , 9 1 3 . 7 1 ) ( 1 , 9 1 3 . 7 1 ) 2 6 5 1 . 0 0 L e a s e L i a b i l i t y - N o n C u r r e n t 1 , 6 8 8 , 7 8 6 . 4 9 3 , 7 9 6 , 7 4 9 . 2 2 ( 2 , 1 0 7 , 9 6 2 . 7 3 ) S u b t o t a l ( 1 , 3 0 2 , 7 0 6 . 2 1 ) 3 , 6 8 0 , 9 7 0 . 3 6 6 , 1 1 7 , 1 5 5 . 4 5 ( 3 , 7 3 8 , 8 9 1 . 3 0 ) 2 7 0 0 . 0 0 L o a n s f r o m P r i n c i p a l s 2 7 0 4 . 0 0 R a e w y n L e l o - B u t c h e r 2 7 0 6 . 0 0 J P B u y o u t
2 7 0 7 . 0 0 L o a n f r o m A l i c e - C u r r e n t S u b t o t a l
2 8 0 0 . 0 0 D e p o s i t s R e c e i v e d ( 5 , 3 3 8 . 3 9 ) ( 5 , 3 3 8 . 3 9 ) 2 8 5 0 . 0 0 E m p l o y e r 4 0 1 K M a t c h i n g C o n t r i b u t i o n s D u e ( 7 0 3 . 4 8 ) 5 8 7 , 4 4 0 . 9 1 5 8 7 , 4 4 0 . 9 1 ( 7 0 3 . 4 8 ) S u b t o t a l ( 6 , 0 4 1 . 8 7 ) 5 8 7 , 4 4 0 . 9 1 5 8 7 , 4 4 0 . 9 1 ( 6 , 0 4 1 . 8 7 ) 2 9 0 0 . 0 0 S u s p e n s e 3 4 , 0 2 7 . 7 0 2 1 8 , 1 0 9 . 8 3 2 5 0 , 5 3 2 . 7 4 1 , 6 0 4 . 7 9 2 9 8 5 . 0 0 C u r r e n t P o r t i o n o f L T D P a g e 3 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
2 9 8 5 . 0 1 N o t e s P a y a b l e - C u r r e n t p o r t i o n o f L T D - ( 1 9 1 , 1 8 0 . 7 4 ) 1 8 1 , 3 5 1 . 5 2 ( 3 7 2 , 5 3 2 . 2 6 ) 2 9 8 5 . 0 2 S B A P P P L o a n
2 9 8 5 . 0 3 S B A E I D L L o a n
2 9 8 6 . 0 0 L o n g T e r m D e b t , L e s s C u r r e n t P o r t i o n 2 9 8 6 . 0 1 N o t e s P a y a b l e - L T D , L e s s C u r r e n t P o r t i o ( 4 5 3 , 8 3 3 . 3 1 ) 2 0 2 , 4 6 8 . 0 1 8 2 2 , 9 3 5 . 7 6 ( 1 , 0 7 4 , 3 0 1 . 0 6 ) 2 9 8 8 . 0 0 U n i c o L a s t m o n t h R e n t L i a b S u b t o t a l ( 6 1 0 , 9 8 6 . 3 5 ) 4 2 0 , 5 7 7 . 8 4 1 , 2 5 4 , 8 2 0 . 0 2 ( 1 , 4 4 5 , 2 2 8 . 5 3 ) 3 0 0 0 . 0 0 O p e n i n g B a l E q u i t y S u b t o t a l
3 1 0 0 . 0 0 A d j u s t m e n t s
S u b t o t a l
3 2 0 0 . 0 0 A l l o w a n c e f o r P r o f i t S h a r i n g A c c r u a l S u b t o t a l
3 3 1 0 . 0 0 A G C o n t r i b u t i o n s ( 1 4 3 , 4 9 2 . 0 6 ) ( 1 4 3 , 4 9 2 . 0 6 ) 3 3 3 0 . 0 0 R B C o n t r i b u t i o n s ( 2 4 , 8 3 8 . 9 8 ) ( 2 4 , 8 3 8 . 9 8 ) 3 3 5 0 . 0 0 R L B C o n t r i b u t i o n s ( 2 3 2 , 0 0 0 . 0 0 ) ( 2 3 2 , 0 0 0 . 0 0 ) 3 3 5 1 . 0 0 S t o c k S u b s c r i p t i o n R e c e i v a b l e 3 3 6 0 . 0 0 M G C o n t r i b u t i o n s
S u b t o t a l ( 4 0 0 , 3 3 1 . 0 4 ) ( 4 0 0 , 3 3 1 . 0 4 ) 3 9 0 0 . 0 0 * R e t a i n e d E a r n i n g s ( 6 , 7 0 2 , 3 8 9 . 9 3 ) ( 6 , 7 0 2 , 3 8 9 . 9 3 ) 3 9 0 1 . 0 0 T r e a s u r y S t o c k ( $ 4 . 2 3 - A l i c e G h i r a r d e l l 9 7 2 , 9 0 0 . 0 0 9 7 2 , 9 0 0 . 0 0 3 9 0 1 . 0 1 T r e a s u r y S t o c k ( $ 9 . 9 3 - A l i c e G h i r a r d e l l 9 9 3 , 0 0 0 . 0 0 9 9 3 , 0 0 0 . 0 0 S u b t o t a l ( 5 , 7 2 9 , 4 8 9 . 9 3 ) 9 9 3 , 0 0 0 . 0 0 ( 4 , 7 3 6 , 4 8 9 . 9 3 ) 4 0 0 0 . 0 1 B i l l e d C o n t r a c t L a b o r 7 , 6 6 0 , 5 2 6 . 4 0 4 4 , 5 2 7 , 4 4 8 . 3 4 ( 3 6 , 8 6 6 , 9 2 1 . 9 4 ) 4 0 0 0 . 0 2 C o n s u l t a n t s B i l l e d 1 , 2 8 7 , 5 7 2 . 1 7 6 , 7 0 1 , 3 2 3 . 2 1 ( 5 , 4 1 3 , 7 5 1 . 0 4 ) 4 0 0 0 . 0 3 E x p e n s e s B i l l e d 1 5 1 , 8 6 3 . 9 9 5 4 1 , 7 4 4 . 7 0 ( 3 8 9 , 8 8 0 . 7 1 ) 4 0 1 0 . 0 0 B i l l e d C o n t r a c t F e e s 4 , 7 3 0 . 0 0 ( 4 , 7 3 0 . 0 0 ) S u b t o t a l 9 , 0 9 9 , 9 6 2 . 5 6 5 1 , 7 7 5 , 2 4 6 . 2 5 ( 4 2 , 6 7 5 , 2 8 3 . 6 9 ) 4 2 1 0 . 0 1 U n b i l l e d R e v e n u e - L a b o r 5 2 , 3 3 4 , 3 2 3 . 4 3 5 4 , 6 9 2 , 6 0 4 . 1 8 ( 2 , 3 5 8 , 2 8 0 . 7 5 ) 4 2 1 0 . 0 2 U n b i l l e d R e v e n u e - C o n s u l t a n t 8 , 5 8 3 , 0 2 4 . 3 3 8 , 6 5 4 , 9 7 1 . 6 1 ( 7 1 , 9 4 7 . 2 8 ) 4 2 1 0 . 0 3 U n b i l l e d R e v e n u e - E x p e n s e s 8 4 0 , 7 4 9 . 1 5 8 2 6 , 9 0 4 . 8 4 1 3 , 8 4 4 . 3 1 S u b t o t a l 6 1 , 7 5 8 , 0 9 6 . 9 1 6 4 , 1 7 4 , 4 8 0 . 6 3 ( 2 , 4 1 6 , 3 8 3 . 7 2 ) 5 1 2 0 . 0 0 D i r e c t L a b o r - E m p l o y e e s 1 6 , 8 0 3 , 3 2 7 . 5 2 9 1 3 , 1 2 9 . 7 8 1 5 , 8 9 0 , 1 9 7 . 7 4 5 1 4 0 . 0 0 D i r e c t L a b o r P r e m i u m s f o r O T a n d D T 4 4 7 , 4 7 3 . 7 6 4 4 7 , 4 7 3 . 7 6 S u b t o t a l 1 7 , 2 5 0 , 8 0 1 . 2 8 9 1 3 , 1 2 9 . 7 8 1 6 , 3 3 7 , 6 7 1 . 5 0 5 2 1 0 . 0 0 D i r e c t E x p e n s e s 3 9 , 7 1 3 . 0 2 3 9 , 7 1 3 . 0 2 5 2 2 0 . 0 0 O t h e r D i r e c t E x p e n s e s 1 2 3 , 6 3 2 . 7 8 1 8 , 3 4 7 . 0 0 1 0 5 , 2 8 5 . 7 8 S u b t o t a l 1 6 3 , 3 4 5 . 8 0 1 8 , 3 4 7 . 0 0 1 4 4 , 9 9 8 . 8 0 5 7 0 0 . 0 0 S u b c o n s u l t a n t s 5 , 0 8 5 , 4 6 1 . 3 7 4 7 6 , 2 4 6 . 2 3 4 , 6 0 9 , 2 1 5 . 1 4 5 7 0 0 . 0 1 S u b c o n s u l t a n t H o u r s 1 , 1 5 3 , 9 4 3 . 2 1 4 1 , 0 2 9 . 1 2 1 , 1 1 2 , 9 1 4 . 0 9 S u b t o t a l 6 , 2 3 9 , 4 0 4 . 5 8 5 1 7 , 2 7 5 . 3 5 5 , 7 2 2 , 1 2 9 . 2 3 5 8 1 0 . 0 0 M i l e a g e R e i m b u r s e m e n t 3 6 . 8 8 3 6 . 8 8 5 8 2 0 . 0 0 P e r D i e m - L o d g i n g 1 0 4 , 2 2 6 . 6 6 2 5 , 6 3 1 . 8 6 7 8 , 5 9 4 . 8 0 5 8 2 1 . 0 0 P e r D i e m - M e a l s 1 6 , 1 0 5 . 4 3 4 , 4 0 2 . 0 0 1 1 , 7 0 3 . 4 3 5 8 2 2 . 0 0 P e r D i e m - I n c i d e n t a l s 2 , 5 3 9 . 9 7 1 , 9 4 7 . 0 0 5 9 2 . 9 7 5 8 2 3 . 0 0 P e r D i e m - P r e v a i l i n g W a g e 2 , 8 2 0 . 0 0 2 , 8 2 0 . 0 0 5 8 2 4 . 0 0 R e i m b u r s a b l e P e r D i e m / S u b s i s t e n c e 3 1 4 , 1 8 5 . 7 6 3 9 , 1 7 0 . 6 4 2 7 5 , 0 1 5 . 1 2 S u b t o t a l 4 3 9 , 9 1 4 . 7 0 7 1 , 1 5 1 . 5 0 3 6 8 , 7 6 3 . 2 0 5 9 9 9 . 0 0 N o n B i l l a b l e E x p e n s e s 2 , 3 5 8 . 8 1 2 , 3 5 8 . 8 1 S u b t o t a l 2 , 3 5 8 . 8 1 2 , 3 5 8 . 8 1
6 0 1 0 . 0 0 B a n k F e e s 9 5 , 6 3 7 . 5 9 3 8 , 6 6 1 . 0 7 5 6 , 9 7 6 . 5 2 6 0 1 1 . 0 0 C r e d i t C a r d E x p e n s e s 7 2 2 , 5 3 9 . 7 0 9 1 8 , 7 9 2 . 2 3 ( 1 9 6 , 2 5 2 . 5 3 ) 6 0 2 0 . 0 0 B o o k s & P u b l i c a t i o n s 7 , 9 8 8 . 4 3 7 , 9 8 8 . 4 3 6 0 3 0 . 0 0 R e c r u i t m e n t 5 5 , 6 0 7 . 5 2 5 5 , 6 0 7 . 5 2 S u b t o t a l 8 8 1 , 7 7 3 . 2 4 9 5 7 , 4 5 3 . 3 0 ( 7 5 , 6 8 0 . 0 6 ) 6 1 0 0 . 0 0 B u s i n e s s D e v e l o p m e n t 1 , 0 5 0 . 0 0 1 , 0 5 0 . 0 0 6 1 1 0 . 0 0 C o n f e r e n c e s & S e m i n a r s 8 6 , 2 4 6 . 2 6 5 , 1 0 8 . 0 0 8 1 , 1 3 8 . 2 6 6 1 2 0 . 0 0 A d v e r t i s e m e n t 1 0 , 5 5 5 . 8 4 2 5 0 . 0 0 1 0 , 3 0 5 . 8 4 P a g e 4 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
6 1 3 0 . 0 0 M e a l s - P e r D i e m 7 , 8 0 0 . 5 1 7 , 8 0 0 . 5 1 6 1 3 4 . 0 0 A u t o R e p a i r s & M a i n t e n a n c e 4 1 , 1 2 2 . 5 6 3 5 , 7 5 6 . 3 7 5 , 3 6 6 . 1 9 6 1 3 5 . 0 0 M e m b e r s h i p s / A s s o c i a t i o n s 7 6 , 4 3 6 . 6 1 2 , 6 3 0 . 0 0 7 3 , 8 0 6 . 6 1 6 1 3 6 . 0 0 P o l i t i c a l C o n t r i b u t i o n s 8 4 0 . 0 0 8 4 0 . 0 0 6 1 3 7 . 0 0 C o n t r i b u t i o n s ( T a x D e d u c t a b l e ) 2 , 8 5 7 . 9 0 2 , 8 5 7 . 9 0 6 1 4 5 . 0 0 C o n t r i b u t i o n s 4 , 2 1 6 . 0 5 4 , 2 1 6 . 0 5 6 1 8 0 . 0 0 D e p r e c i a t i o n 1 1 0 , 6 8 9 . 9 8 1 1 0 , 6 8 9 . 9 8 6 1 8 0 . 0 1 D e p r e c i a t i o n - R O U 8 6 9 , 4 6 5 . 6 5 8 6 9 , 4 6 5 . 6 5 6 1 8 8 . 0 0 G e n . L i a b i l i t y I n s u r a n c e 1 6 , 4 8 9 . 1 3 1 6 , 4 8 9 . 1 3 6 1 8 9 . 0 0 W o r k e r ' s C o m p e n s a t i o n 7 9 , 5 4 2 . 0 0 7 9 , 5 4 2 . 0 0 6 1 9 0 . 0 0 D o n a t i o n s a n d G i f t s 3 , 1 5 0 . 0 0 3 , 1 5 0 . 0 0 S u b t o t a l 1 , 3 1 0 , 4 6 2 . 4 9 4 3 , 7 4 4 . 3 7 1 , 2 6 6 , 7 1 8 . 1 2 6 2 0 0 . 0 0 D u e s & S u b s c r i p t i o n s 1 3 , 7 7 2 . 5 1 1 , 4 1 9 . 4 3 1 2 , 3 5 3 . 0 8 6 2 2 0 . 0 0 E m p l o y e e M o r a l e A c t i v i t i e s 6 3 , 6 0 9 . 6 6 3 , 8 3 6 . 7 5 5 9 , 7 7 2 . 9 1 6 2 2 5 . 0 0 U n a l l o w e d M e a l s E x p e n s e 1 4 , 4 6 5 . 7 7 1 4 , 4 6 5 . 7 7 6 2 3 3 . 0 0 B i d a n d P r o p o s a l C o n t r a c t L a b o r 5 3 , 1 0 6 . 7 6 5 3 , 1 0 6 . 7 6 6 2 4 0 . 0 0 E q u i p m e n t R e n t a l 8 0 9 . 3 4 8 0 9 . 3 4 6 2 4 1 . 0 0 M o v i n g a n d S t o r a g e 1 2 , 9 3 2 . 9 3 1 , 2 9 3 . 0 0 1 1 , 6 3 9 . 9 3 6 2 5 0 . 0 0 V e h i c l e E x p e n s e 1 7 , 5 7 1 . 8 5 2 6 1 . 0 0 1 7 , 3 1 0 . 8 5 6 2 5 0 . 0 1 U n a l l o w e d V e h i c l e E x p e n s e 4 0 , 2 0 9 . 8 8 4 0 , 2 0 9 . 8 8 6 2 5 2 . 0 0 F u e l a n d O i l 7 0 7 , 7 2 3 . 7 4 6 , 2 6 9 . 8 1 7 0 1 , 4 5 3 . 9 3 6 2 5 3 . 0 0 P a r k i n g a n d T o l l s 6 0 , 3 0 8 . 6 6 7 , 3 3 9 . 2 6 5 2 , 9 6 9 . 4 0 6 2 5 4 . 0 0 L e a s e E x p e n s e 1 , 5 0 6 , 3 3 2 . 9 1 9 3 7 , 8 3 6 . 4 4 5 6 8 , 4 9 6 . 4 7 6 2 5 6 . 0 0 R e n t a l 1 5 3 , 3 2 9 . 5 6 1 5 3 , 3 2 9 . 5 6 6 2 5 7 . 0 0 R e p a i r s 6 , 4 4 5 . 5 6 6 , 4 4 5 . 5 6 6 2 6 5 . 0 0 P r i n t i n g a n d R e p r o d u c t i o n 1 , 2 8 7 . 1 6 1 , 2 8 7 . 1 6 6 2 7 0 . 0 0 F i n a n c e a n d I n t e r s t E x p e n s e 3 2 , 1 0 2 . 0 7 3 2 , 1 0 2 . 0 7 6 2 7 5 . 0 0 P r o f e s s i o n a l F e e s 1 0 , 1 2 1 . 2 7 1 0 , 1 2 1 . 2 7 S u b t o t a l 2 , 6 9 4 , 1 2 9 . 6 3 9 5 8 , 2 5 5 . 6 9 1 , 7 3 5 , 8 7 3 . 9 4 6 3 0 2 . 0 0 C o m p u t e r R e p a i r s 1 , 0 6 3 . 7 5 1 , 0 6 3 . 7 5 6 3 1 0 . 0 0 M e d i c a l 1 , 4 1 9 , 3 9 5 . 3 5 6 1 3 . 7 1 1 , 4 1 8 , 7 8 1 . 6 4 6 3 1 0 . 0 3 C o b r a R e i m b u r s e m e n t s 1 5 , 5 6 7 . 4 2 ( 1 5 , 5 6 7 . 4 2 ) 6 3 1 0 . 0 4 C o b r a A d m i n i s t r a t i o n F e e 3 0 , 3 6 7 . 2 7 3 0 , 3 6 7 . 2 7 6 3 1 1 . 0 0 V i s i o n C a r e 2 9 , 3 1 5 . 2 9 1 7 . 0 6 2 9 , 2 9 8 . 2 3 6 3 1 2 . 0 1 D e n t a l - E m p l o y e e 1 1 8 , 8 3 6 . 7 1 7 1 . 1 0 1 1 8 , 7 6 5 . 6 1 6 3 1 3 . 0 0 G r o u p T e r m L i f e 3 5 , 9 2 1 . 8 1 4 , 0 8 5 . 5 1 3 1 , 8 3 6 . 3 0 6 3 1 4 . 0 0 L o n g T e r m D i s a b i l i t y 4 6 , 2 1 8 . 9 1 4 , 3 8 2 . 7 2 4 1 , 8 3 6 . 1 9 6 3 1 5 . 0 0 H e a l t h - E m p l o y e e 1 9 , 7 0 1 . 5 9 1 9 , 7 0 1 . 5 9 6 3 1 6 . 0 0 H S A E m p l o y e r C o n t r i b u t i o n s 1 9 3 , 5 2 3 . 3 7 1 0 7 . 6 9 1 9 3 , 4 1 5 . 6 8 6 3 1 6 . 0 1 4 0 1 K E m p l o y e r C o n t r i b u t i o n 6 0 5 , 3 9 9 . 4 5 1 9 , 1 6 5 . 5 8 5 8 6 , 2 3 3 . 8 7 6 3 1 7 . 0 0 T r a i n i n g - C A A p p r e n t i c s h i p 3 1 9 , 0 4 9 . 6 0 2 0 4 , 0 5 6 . 7 2 1 1 4 , 9 9 2 . 8 8 6 3 3 4 . 0 0 M e a l s - B u s i n e s s R e l a t e d 4 6 , 9 5 3 . 0 8 1 8 7 . 0 2 4 6 , 7 6 6 . 0 6 6 3 3 6 . 0 0 M i l e a g e E x p e n s e 2 1 , 1 0 3 . 8 5 5 1 . 4 8 2 1 , 0 5 2 . 3 7 6 3 4 0 . 0 0 W o r k e r s C o m p e n s a t i o n I n s E x p e n s e 1 5 8 , 6 3 1 . 6 0 1 5 8 , 6 3 1 . 6 0 6 3 4 0 . 0 1 A v i a t i o n I n s u r a n c e E x p e n s e 1 , 8 1 9 . 3 5 1 , 8 1 9 . 3 5 6 3 4 1 . 0 0 C o m m e r c i a l I n s u r a n c e E x p e n s e 6 3 , 1 4 8 . 7 0 6 3 , 1 4 8 . 7 0 6 3 4 2 . 0 0 P r o f e s s i o n a l L i a b i l i t y E x p e n s e 3 0 7 , 9 2 3 . 6 6 3 0 7 , 9 2 3 . 6 6 6 3 4 3 . 0 0 A u t o m o b i l e I n s u r a n c e 3 6 3 , 1 9 3 . 0 4 3 6 3 , 1 9 3 . 0 4 6 3 4 4 . 0 0 E x c e s s L i a b i l i t y E x p e n s e 1 0 7 , 2 2 9 . 3 6 1 0 7 , 2 2 9 . 3 6 6 3 4 5 . 0 0 U n a l l o w e d L i f e I n s P r e m i u m s 4 3 , 0 1 9 . 0 0 4 3 , 0 1 9 . 0 0 6 3 4 6 . 0 0 C y b e r L i a b i l i t y I n s u r a n c e E x p e n s e 1 4 , 2 7 4 . 1 3 1 4 , 2 7 4 . 1 3 6 3 4 7 . 0 0 C r i m e P r o t e c t i o n I n s u r a n c e E x p e n s e 3 , 3 6 9 . 0 0 3 , 3 6 9 . 0 0 6 3 4 8 . 0 0 D & O E P L I I n s u r a n c e E x p e n s e 4 6 , 9 8 0 . 5 2 4 6 , 9 8 0 . 5 2 6 3 4 9 . 0 0 F u d u c i a r y L i a b i l i t y I n s u r a n c e E x p e n s e 1 , 6 1 3 . 0 4 1 , 6 1 3 . 0 4 6 3 6 0 . 0 0 B u s i n e s s T a x e s a n d L i c e n s e s 5 6 , 7 8 4 . 0 6 5 6 , 7 8 4 . 0 6 6 3 8 0 . 0 0 E d u c a t i o n a l B e n e f i t s 5 , 5 0 4 . 8 4 5 , 5 0 4 . 8 4 6 3 8 1 . 0 0 T r a i n i n g E x p e n s e s 6 8 , 9 5 9 . 3 7 1 , 2 7 2 . 5 0 6 7 , 6 8 6 . 8 7 S u b t o t a l 4 , 1 2 9 , 2 9 9 . 7 0 2 4 9 , 5 7 8 . 5 1 3 , 8 7 9 , 7 2 1 . 1 9 P a g e 5 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
6 4 0 0 . 0 0 O f f i c e S u p p l i e s a n d E q u i p m e n t 1 9 , 7 5 8 . 7 0 1 9 , 7 5 8 . 7 0 6 4 0 0 . 0 1 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - S a n J o s e 2 8 , 8 9 2 . 8 4 2 8 , 8 9 2 . 8 4 6 4 0 0 . 0 2 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - O a k l a n d 4 , 2 0 9 . 0 7 5 7 . 3 3 4 , 1 5 1 . 7 4 6 4 0 0 . 0 3 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - R o s e v i l l e 2 3 , 3 7 8 . 1 6 4 6 4 . 1 4 2 2 , 9 1 4 . 0 2 6 4 0 0 . 0 4 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - R i c h m o n d 6 3 0 . 3 2 5 2 2 . 3 2 1 0 8 . 0 0 6 4 0 0 . 0 5 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - I r v i n e 2 , 5 7 3 . 9 9 1 , 5 4 4 . 1 4 1 , 0 2 9 . 8 5 6 4 0 0 . 0 6 O f f i c e S u p p l i e s a n d E q u i p m e n t - M c K i n l e y 8 , 6 3 7 . 7 0 1 6 1 . 6 1 8 , 4 7 6 . 0 9 6 4 0 0 . 0 7 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - C o m m e r c e 3 3 , 4 2 0 . 4 4 4 9 1 . 4 6 3 2 , 9 2 8 . 9 8 6 4 0 0 . 0 8 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - F o l s o m 4 , 5 8 0 . 7 0 4 0 . 0 0 4 , 5 4 0 . 7 0 6 4 0 0 . 0 9 O f f i c e S u p p l i e s & E q u i p m e n t - R e d d i n g 5 2 6 . 6 7 5 2 6 . 6 7 6 4 1 0 . 0 0 F i e l d S u p p l i e s a n d E q u i p m e n t 6 7 , 4 0 6 . 4 0 2 , 8 3 4 . 6 5 6 4 , 5 7 1 . 7 5 6 4 2 0 . 0 0 T r o p h i e s a n d A w a r d s 5 0 3 . 5 0 5 0 3 . 5 0 S u b t o t a l 1 9 4 , 5 1 8 . 4 9 6 , 1 1 5 . 6 5 1 8 8 , 4 0 2 . 8 4 6 5 2 0 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - E m p l o y e e 4 , 3 1 2 , 3 3 0 . 1 2 1 , 5 3 8 . 4 0 4 , 3 1 0 , 7 9 1 . 7 2 6 5 3 0 . 0 1 I n d i r e c t L a b o r - E x e c u t i v e C o m m i t e e C o m p 1 3 , 2 0 0 . 0 0 1 3 , 2 0 0 . 0 0 6 5 3 6 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - P r o p o s a l s 8 5 4 , 1 9 4 . 8 3 8 6 , 6 2 2 . 2 1 7 6 7 , 5 7 2 . 6 2 6 5 5 0 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - H o l i d a y 7 0 8 , 8 6 0 . 5 4 1 , 1 2 0 . 0 0 7 0 7 , 7 4 0 . 5 4 6 5 5 5 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - J u r y D u t y 5 , 5 0 4 . 0 6 5 , 5 0 4 . 0 6 6 5 5 7 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - B e r e a v e m e n t 5 , 0 2 5 . 1 7 5 , 0 2 5 . 1 7 6 5 5 8 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - S i c k L e a v e 7 , 0 2 6 . 5 3 7 , 0 2 6 . 5 3 6 5 5 8 . 0 8 I n d i r e c t L a b o r - C A C o v i d E x c l u s i o n 1 0 , 7 4 8 . 1 6 1 0 , 7 4 8 . 1 6 6 5 6 6 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - T r a i n i n g 2 6 5 , 0 4 3 . 2 8 9 , 6 0 0 . 0 0 2 5 5 , 4 4 3 . 2 8 6 5 7 0 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - P T O 4 , 1 0 6 , 1 0 1 . 8 6 2 , 0 0 1 , 3 3 4 . 8 5 2 , 1 0 4 , 7 6 7 . 0 1 6 5 7 0 . 0 1 F F C R A - 1 3 4 , 2 6 5 . 2 7 1 9 . 4 5 3 4 , 2 4 5 . 8 2 6 5 7 6 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - B o n u s 1 , 0 2 0 , 1 9 3 . 8 3 2 3 , 8 1 2 . 3 0 9 9 6 , 3 8 1 . 5 3 6 5 7 6 . 0 1 I n d i r e c t L a b o r - S e v e r a n c e 1 1 3 , 9 8 2 . 0 0 1 1 3 , 9 8 2 . 0 0 6 5 8 6 . 0 0 G a r n i s h m e n t s 4 , 0 0 0 . 0 0 3 , 0 0 0 . 1 4 9 9 9 . 8 6 6 5 9 0 . 0 0 P a y r o l l T a x e s - 9 4 1 1 , 6 7 7 , 8 2 6 . 6 8 2 9 , 9 9 7 . 5 0 1 , 6 4 7 , 8 2 9 . 1 8 S u b t o t a l 1 3 , 1 3 8 , 3 0 2 . 3 3 2 , 1 5 7 , 0 4 4 . 8 5 1 0 , 9 8 1 , 2 5 7 . 4 8 6 6 0 0 . 0 0 P r o f e s s i o n a l S e r v i c e s 1 1 7 , 9 6 5 . 2 1 2 7 , 0 4 2 . 5 0 9 0 , 9 2 2 . 7 1 6 6 1 0 . 0 0 A c c o u n t i n g F e e s 9 2 , 3 5 5 . 6 5 2 4 , 5 8 7 . 0 0 6 7 , 7 6 8 . 6 5 6 6 2 0 . 0 0 C o n t r a c t S e r v i c e s 1 9 5 , 1 9 9 . 6 0 1 9 5 , 1 9 9 . 6 0 6 6 3 0 . 0 0 L e g a l F e e s 1 0 5 , 0 5 9 . 3 1 2 3 , 3 9 8 . 6 2 8 1 , 6 6 0 . 6 9 S u b t o t a l 5 1 0 , 5 7 9 . 7 7 7 5 , 0 2 8 . 1 2 4 3 5 , 5 5 1 . 6 5 6 7 0 0 . 0 0 P o s t a g e & S h i p p i n g 2 0 , 8 3 6 . 0 9 2 2 7 . 6 5 2 0 , 6 0 8 . 4 4 6 7 2 0 . 0 0 P r i n t i n g & G r a p h i c s 4 1 , 0 6 7 . 8 6 8 2 6 . 6 4 4 0 , 2 4 1 . 2 2 6 7 5 0 . 0 0 O f f i c e R e n t 6 , 0 0 0 . 0 0 6 , 0 0 0 . 0 0 6 7 5 0 . 0 1 O f f i c e R e n t : S a n J o s e 1 7 7 , 4 3 6 . 5 7 1 7 7 , 4 3 6 . 5 7 6 7 5 0 . 0 2 O f f i c e R e n t : O a k l a n d 1 6 0 , 6 8 8 . 0 0 7 , 6 0 4 . 0 0 1 5 3 , 0 8 4 . 0 0 6 7 5 0 . 0 3 O f f i c e R e n t : R o s e v i l l e 8 9 , 7 3 9 . 3 3 8 9 , 7 3 9 . 3 3 6 7 5 0 . 0 5 O f f i c e R e n t : I r v i n e 4 2 , 5 3 3 . 4 0 4 2 , 5 3 3 . 4 0 6 7 5 0 . 0 7 O f f i c e R e n t : R i c h m o n d 8 , 8 0 0 . 0 0 8 , 8 0 0 . 0 0 6 7 5 0 . 0 8 O f f i c e R e n t : M c K i n l e y v i l l e 1 6 , 2 0 0 . 0 0 1 6 , 2 0 0 . 0 0 6 7 5 0 . 0 9 O f f i c e R e n t : C o m m e r c e 5 8 , 9 0 9 . 6 8 1 0 . 0 0 5 8 , 8 9 9 . 6 8 6 7 5 0 . 1 0 O f f i c e R e n t : C r o c k e t t 3 6 , 0 0 0 . 0 0 3 6 , 0 0 0 . 0 0 6 7 5 0 . 1 1 O f f i c e R e n t : F o l s o m 4 8 , 2 4 0 . 0 0 4 8 , 2 4 0 . 0 0 6 7 5 0 . 1 2 O f f i c e R e n t - R e d d i n g 6 , 2 0 0 . 0 0 6 , 2 0 0 . 0 0 6 7 6 0 . 0 0 O f f i c e R e p a i r s M a i n t e n a n c e a n d C l e a n i n g 2 3 0 . 1 9 2 3 0 . 1 9 6 7 7 0 . 0 0 C o m p u t e r E x p e n s e 4 6 7 , 3 7 6 . 9 5 4 1 , 8 4 7 . 4 9 4 2 5 , 5 2 9 . 4 6 6 7 7 6 . 0 0 A i r F a r e 4 6 , 0 0 4 . 1 5 8 7 0 . 9 0 4 5 , 1 3 3 . 2 5 6 7 7 7 . 0 0 L o d g i n g 1 5 0 , 4 0 3 . 8 9 2 , 9 3 3 . 4 4 1 4 7 , 4 7 0 . 4 5 6 7 7 8 . 0 0 T r a n s p o r t a t i o n 1 1 , 9 3 8 . 5 9 1 1 , 9 3 8 . 5 9 6 7 7 9 . 0 0 U n a l l o w e d T r a v e l 5 , 7 1 3 . 6 6 5 , 7 1 3 . 6 6 6 7 8 0 . 0 0 B u s i n e s s M e e t i n g E x p e n s e 1 0 , 8 1 1 . 7 4 1 0 , 8 1 1 . 7 4 6 7 9 0 . 0 0 R e t i r e m e n t P l a n E x p e n s e 3 5 , 4 1 6 . 7 7 2 3 , 1 2 7 . 8 5 1 2 , 2 8 8 . 9 2 6 7 9 1 . 0 0 B e n e f i t s P l a n A d m i n F e e s 6 , 1 2 7 . 0 0 6 , 1 2 7 . 0 0 S u b t o t a l 1 , 4 4 6 , 6 7 3 . 8 7 8 3 , 4 4 7 . 9 7 1 , 3 6 3 , 2 2 5 . 9 0 6 8 0 0 . 0 0 T a x e s 8 4 2 . 0 0 8 4 2 . 0 0 P a g e 6 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
T r i a l B a l a n c e F r i d a y , J u l y 1 4 , 2 0 2 3 2 : 2 4 : 1 2 P M Y e a r - t o - D a t e t h r o u g h 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 O p e n i n g
B a l a n c e
D e b i t s C r e d i t s C l o s i n g
B a l a n c e
6 8 1 0 . 0 1 F e d e r a l U n e m p l o y m e n t T a x E x p e n s e - 9 4 0 1 2 , 3 3 5 . 2 6 1 2 , 3 3 5 . 2 6 6 8 3 0 . 0 0 S t a t e I n c o m e T a x 4 , 1 7 6 . 8 2 3 8 3 . 9 5 3 , 7 9 2 . 8 7 6 8 3 0 . 0 1 S t a t e U n e m p l o y m e n t T a x E x p e n s e 1 9 . 0 0 1 9 . 0 0 6 8 5 0 . 0 0 E E C e l l u l a r , I n t e r n e t , a n d L a n d l i n e C o m m 1 9 6 , 8 8 1 . 6 5 9 , 5 4 1 . 0 9 1 8 7 , 3 4 0 . 5 6 6 8 5 5 . 0 0 C e l l u l a r P h o n e C o s t s 2 8 , 1 6 6 . 2 9 2 8 , 1 6 6 . 2 9 6 8 9 0 . 0 0 U t i l i t i e s 4 , 1 6 0 . 0 0 4 3 4 . 3 3 3 , 7 2 5 . 6 7 S u b t o t a l 2 4 6 , 5 8 1 . 0 2 1 0 , 3 5 9 . 3 7 2 3 6 , 2 2 1 . 6 5 6 9 5 0 . 0 0 F i n e s a n d P e n a l t i e s 5 9 3 . 2 8 5 9 3 . 2 8 S u b t o t a l 5 9 3 . 2 8 5 9 3 . 2 8
7 0 0 0 . 0 0 U n a l l o w a b l e O v e r h e a d E x p e n s e s 4 1 , 4 4 3 . 7 0 2 , 6 2 0 . 0 4 3 8 , 8 2 3 . 6 6 7 0 0 2 . 0 0 P r i o r Y e a r E x p e n d i t u r e s 1 1 9 , 5 2 6 . 7 4 3 9 , 0 3 8 . 3 7 8 0 , 4 8 8 . 3 7 S u b t o t a l 1 6 0 , 9 7 0 . 4 4 4 1 , 6 5 8 . 4 1 1 1 9 , 3 1 2 . 0 3 7 1 2 0 . 0 0 I n d i r e c t L a b o r - R e t r o P a y 1 5 , 9 5 6 . 2 8 3 , 6 6 2 . 1 6 1 2 , 2 9 4 . 1 2 S u b t o t a l 1 5 , 9 5 6 . 2 8 3 , 6 6 2 . 1 6 1 2 , 2 9 4 . 1 2 8 1 0 0 . 0 0 I n t e r e s t E x p e n s e 8 6 , 9 7 2 . 1 9 8 6 , 9 7 2 . 1 9 8 1 0 0 . 0 1 I n t e r e s t E x p e n s e - R O U 5 6 , 4 4 7 . 2 2 5 6 , 4 4 7 . 2 2 S u b t o t a l 1 4 3 , 4 1 9 . 4 1 1 4 3 , 4 1 9 . 4 1 F i n a l T o t a l s 3 2 7 , 4 0 1 , 4 2 9 . 8 3 3 2 7 , 4 0 1 , 4 2 9 . 8 3 P a g e 7 o f 7 v 6 . 0 . 1 . 0 ( A l a i n C h a r l e s ) - D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A S S O C E S
F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 7
P r e v a i l i n g W a g e P o l i c y
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . p e r f o r m s w o r k o n p u b l i c w o r k s p r o j e c t s r e q u i r i n g t h e C o m p a n y t o p a y c e r t a i n c l a s s i f i c a t i o n s o f e m p l o y e e s a l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e . T h e l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e i s c o m p r i s e d o f a b a s e h o u r l y r a t e o f p a y a n d a n h o u r l y f r i n g e b e n e f i t a m o u n t . I f t h e l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e i s g r e a t e r t h a n t h e e m p l o y e e ' s s t a n d a r d r a t e o f p a y p l u s t h e f r i n g e b e n e f i t s r e c e i v e d b y t h e e m p l o y e e , t h e e m p l o y e e i s p a i d t h e d i f f e r e n c e ( t h e " p r e v a i l i n g w a g e d e l t a " ) .
T h e t o t a l p r e v a i l i n g w a g e p a i d t o t h e e m p l o y e e ( t h e e m p l o y e e ' s s t a n d a r d r a t e o f p a y p l u s p r e v a i l i n g w a g e d e l t a ) a r e r e c o r d e d a s d i r e c t l a b o r c o s t s .
S i g n e d u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y .
R a n d a l l B r u n e r , P E
P r e s i d e n t
2 0 5 5 G a t e w a y P l a c e , S u i t e 4 1 0 -S a n J o s e , .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B C A 9 5 1 1 0 -M a i n : 4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 3 F a x : 4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 5 Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A S S O C E S
F e b r u a r y 2 1 , 2 0 1 7
P r e v a i l i n g W a g e P o l i c y
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c . p e r f o r m s w o r k o n p u b l i c w o r k s p r o j e c t s r e q u i r i n g t h e C o m p a n y t o p a y c e r t a i n c l a s s i f i c a t i o n s o f e m p l o y e e s a l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e . T h e l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e i s c o m p r i s e d o f a b a s e h o u r l y r a t e o f p a y a n d a n h o u r l y f r i n g e b e n e f i t a m o u n t . I f t h e l o c a l p r e v a i l i n g w a g e r a t e i s g r e a t e r t h a n t h e e m p l o y e e ' s s t a n d a r d r a t e o f p a y p l u s t h e f r i n g e b e n e f i t s r e c e i v e d b y t h e e m p l o y e e , t h e e m p l o y e e i s p a i d t h e d i f f e r e n c e ( t h e " p r e v a i l i n g w a g e d e l t a " ) .
T h e t o t a l p r e v a i l i n g w a g e p a i d t o t h e e m p l o y e e ( t h e e m p l o y e e ' s s t a n d a r d r a t e o f p a y p l u s p r e v a i l i n g w a g e d e l t a ) a r e r e c o r d e d a s d i r e c t l a b o r c o s t s .
S i g n e d u n d e r p e n a l t y o f p e r j u r y .
R a n d a l l B r u n e r , P E
P r e s i d e n t
2 0 5 5 G a t e w a y P l a c e , S u i t e 4 1 0 -S a n J o s e , .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B C A 9 5 1 1 0 -M a i n : 4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 3 F a x : 4 0 8 . 4 3 5 . 5 5 0 5 Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
I n s p e c t o r G e n e r a l
C a l i f o r n i a D e p a r t m e n t o f T r a n s p o r t a t i o n C e r t i f i c a t i o n o f I n d i r e c t C o s t s a n d F i n a n c i a l M a n a g e m e n t S y s t e m ( N o t e : I f a S a f e H a r b o r I n d i r e c t C o s t R a t e i s a p p r o v e d , t h i s f o r m i s n o t r e q u i r e d ) C o n s u l t a n t ’ s F u l l L e g a l N a m e :
I m p o r t a n t : C o n s u l t a n t m e a n s t h e i n d i v i d u a l o r c o n s u l t a n t p r o v i d i n g e n g i n e e r i n g a n d d e s i g n r e l a t e d s e r v i c e s a s a p a r t y o f a c o n t r a c t w i t h a r e c i p i e n t o r s u b - r e c i p i e n t o f F e d e r a l a s s i s t a n c e . T h e r e f o r e , t h e I n d i r e c t C o s t R a t e ( s ) s h a l l n o t b e c o m b i n e d w i t h i t s p a r e n t c o m p a n y o r s u b s i d i a r i e s .
I n d i r e c t C o s t R a t e ( I C R ) :
C o m b i n e d R a t e : O r
F a c i l i t i e s C a p i t a l C o s t o f M o n e y ( i f a p p l i c a b l e ) :
F i s c a l P e r i o d : *
* F i s c a l p e r i o d i s a n n u a l o n e y e a r a p p l i c a b l e a c c o u n t i n g p e r i o d t h a t t h e I C R w a s d e v e l o p e d ( n o t t h e c o n t r a c t p e r i o d ) . T h e I C R i s b a s e d o n t h e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f t h a t :
• A l l c o s t s i n c l u d e d i n t h e c o s t p r o p o s a l t o e s t a b l i s h t h e I C R ( s ) a r e a l l o w a b l e i n a c c o r d a n c e w i t h t h e c o s t p r i n c i p l e s o f t h e F e d e r a l A c q u i s i t i o n R e g u l a t i o n ( F A R ) 4 8 , C o d e o f F e d e r a l R e g u l a t i o n s ( C F R ) , C h a p t e r 1 , P a r t 3 1 ( 4 8 C F R P a r t 3 1 ) • T h e c o s t p r o p o s a l d o e s n o t i n c l u d e a n y c o s t s w h i c h a r e e x p r e s s l y u n a l l o w a b l e u n d e r t h e c o s t p r i n c i p l e s o f 4 8 C F R P a r t 3 1
• T h e a c c o u n t i n g t r e a t m e n t a n d b i l l i n g o f p r e v a i l i n g w a g e d e l t a c o s t s a r e c o n s i s t e n t w i t h o u r p r e v a i l i n g w a g e p o l i c y a s e i t h e r d i r e c t l a b o r , i n d i r e c t c o s t s , o r o t h e r d i r e c t c o s t s o n a l l f e d e r a l l y - f u n d e d A & E C o n s u l t a n t C o n t r a c t s .
•
I a m p r o v i d i n g t h e r e q u i r e d a n d a p p l i c a b l e d o c u m e n t s a s i n s t r u c t e d o n t h e F i n a n c i a l D o c u m e n t R e v i e w R e q u e s t f o r m .
F i n a n c i a l M a n a g e m e n t S y s t e m :
r e c o r d s , a n d i n t e r n a l c o n t r o l a d e q u a t e t o d e m o n s t r a t e t h a t c o s t s c l a i m e d h a v e b e e n i n c u r r e d , a p p r o p r i a t e l y a c c o u n t e d f o r , a r e a l l o c a b l e t o t h e c o n t r a c t , a n d c o m p l y w i t h t h e f e d e r a l r e q u i r e m e n t s a s s e t f o r t h i n T i t l e 2 3 U n i t e d S t a t e s C o d e ( U . S . C . ) S e c t i o n 1 1 2 ( b ) ( 2 ) ; 4 8 C F R P a r t 3 1 . 2 0 1 - 2 ( d ) ; 2 3 C F R , C h a p t e r 1 , P a r t 1 7 2 . 1 1 ( a ) ( 2 ) ; a n d a l l a p p l i c a b l e s t a t e a n d f e d e r a l r u l e s a n d r e g u l a t i o n s . • A c c o u n t n u m b e r s i d e n t i f y i n g a l l o w a b l e d i r e c t , i n d i r e c t , a n d u n a l l o w a b l e c o s t a c c o u n t s ; • A b i l i t y t o a c c u m u l a t e a n d s e g r e g a t e a l l o w a b l e d i r e c t , i n d i r e c t , a n d u n a l l o w a b l e c o s t s i n t o s e p a r a t e c o s t a c c o u n t s ;
1 D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c .
1 2 2 . 5 4
0 1 / 0 1 / 2 0 2 2 - 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
• A b i l i t y t o a c c u m u l a t e a n d s e g r e g a t e a l l o w a b l e d i r e c t c o s t s b y p r o j e c t , c o n t r a c t a n d t y p e o f c o s t ; •
• A b i l i t y t o a c c o u n t a n d r e c o r d c o s t s c o n s i s t e n t l y a n d t o e n s u r e c o s t s b i l l e d a r e i n c o m p l i a n c e w i t h F A R ; • A b i l i t y t o e n s u r e a n d d e m o n s t r a t e c o s t s b i l l e d r e c o n c i l e t o g e n e r a l l e d g e r s a n d j o b c o s t i n g s y s t e m ; a n d • A b i l i t y t o e n s u r e c o s t s a r e i n c o m p l i a n c e w i t h c o n t r a c t t e r m s a n d f e d e r a l a n d s t a t e r e q u i r e m e n t C o s t R e i m b u r s e m e n t s o n C o n t r a c t s :
I a l s o u n d e r s t a n d t h a t f a i l u r e t o c o m p l y w i t h 4 8 C F R P a r t 1 6 . 3 0 1 - 3 o r k n o w i n g l y c h a r g e u n a l l o w a b l e c o s t s t o F e d e r a l - A i d H i g h w a y P r o g r a m ( F A H P ) c o n t r a c t s m a y r e s u l t i n p o s s i b l e p e n a l t i e s a n d s a n c t i o n s a s p r o v i d e d b y t h e f o l l o w i n g :
• S a n c t i o n s a n d P e n a l t i e s - 2 3 C F R P a r t 1 7 2 . 1 1 ( c ) ( 4 ) • F a l s e C l a i m s A c t - T i t l e 3 1 U . S . C . S e c t i o n s 3 7 2 9 - 3 7 3 3 • S t a t e m e n t s o r e n t r i e s g e n e r a l l y - T i t l e 1 8 U . S . C . S e c t i o n 1 0 0 1 • M a j o r F r a u d A c t - T i t l e 1 8 U . S . C . S e c t i o n 1 0 3 1 A l l A & E C o n t r a c t I n f o r m a t i o n :
• T o t a l p a r t i c i p a t i o n a m o u n t _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ o n a l l S t a t e a n d F A H P c o n t r a c t s f o r A r c h i t e c t u r a l & • T h e n u m b e r o f s t a t e s i n w h i c h t h e c o n s u l t a n t d o e s b u s i n e s s i s • Y e a r s o f c o n s u l t a n t ’ s e x p e r i e n c e w i t h 4 8 C F R P a r t 3 1 i s •
C o g n i z a n t I C R A u d i t L o c a l G o v t I C R A u d i t C a l t r a n s I C R A u d i t
C P A I C R A u d i t F e d e r a l G o v t I C R A u d i t I , t h e u n d e r s i g n e d , c e r t i f y a l l o f t h e a b o v e t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e a n d b e l i e f a n d t h a t I h a v e r e v i e w e d t h e I C R S c h e d u l e t o d e t e r m i n e t h a t a n y c o s t s w h i c h a r e e x p r e s s l y u n a l l o w a b l e u n d e r t h e F e d e r a l c o s t p r i n c i p l e s h a v e b e e n r e m o v e d a n d c o m p l y w i t h T i t l e 2 3 U . S . C . S e c t i o n 1 1 2 ( b ) ( 2 ) , 4 8 C F R P a r t 3 1 , 2 3 C F R P a r t 1 7 2 , a n d a l l a p p l i c a b l e s t a t e a n d f e d e r a l r u l e s a n d r e g u l a t i o n s . I a l s o c e r t i f y t h a t I u n d e r s t a n d t h a t a l l d o c u m e n t a t i o n o f c o m p l i a n c e m u s t b e r e t a i n e d b y t h e c o n s u l t a n t . I h e r e b y a c k n o w l e d g e t h a t c o s t s t h a t a r e n o n c o m p l i a n t w i t h t h e f e d e r a l a n d s t a t e r e q u i r e m e n t s a r e n o t e l i g i b l e f o r r e i m b u r s e m e n t a n d m u s t b e r e t u r n e d t o C a l t r a n s .
N a m e * * T i t l e * * :
S i g n a t u r e : D a t e :
P h o n e * * : E m a i l * * :
e s t a b l i s h t h e i n d i r e c t c o s t r a t e .
N o t e : B o t h p r i m e a n d s u b c o n s u l t a n t s a s p a r t i e s o f a c o n t r a c t m u s t c o m p l e t e t h e i r o w n f o r m s . C a l t r a n s w i l l n o t A u d i t s a n d I n v e s t i g a t i o n s .
2 1 1 3 , 5 0 0 , 0 0 0 . 0 0
1 2 2
A l a i n C h a r l e s C o r p o r a t e C o n t r o l l e r A l a i n C h a r l e s
D i g i t a l l y s i g n e d b y A l a i n C h a r l e s D a t e : 2 0 2 3 . 0 9 . 2 2 1 8 : 0 8 : 4 4 - 0 7 ' 0 0 ' D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B a c h a r l e s@ g h i r a r d e l l i a s s o c . c o m ( 4 0 8 ) 4 3 5 - 5 5 0 3 0 9 / 2 2 / 2 0 2 3
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A l l e x e c u t i v e s m u s t b e l i s t e d . T h i s w o r k s h e e t h a s s p a c e a v a i l a b l e f o r 1 5 e x e c u t i v e p o s i t i o n s . A d d i t i o n a l p o s i t i o n s m a y b e a d d e d b y c l i c k i n g h e r e :
( S t e p s 1 & 2 ) ( S t e p 4 )
P o s i t i o n
( M a t c h t o N C M
J o b D e s c r i p t i o n s )
N a m e o r E m p l o y e e I D
N u m b e r
R e l a t e d
P a r t y ?
( y / n )
S a l a r y B o n u s D e f e r r e d
C o m p e n s a t i o n
O t h e r
C o m p e n s a t i o n
T o t a l
C o m p e n s a t i o n
A d j u s t m e n t f o r
U n a l l o w a b l e
A c t i v i t i e s &
U n a l l o w a b l e F o r m s
o f C o m p e n s a t i o n
C o m p e n s a t i o n
S u b j e c t t o
R e a s o n a b l e -
n e s s T e s t
N C M A m o u n t
( u s e n u m b e r s
f r o m N C M
T o o l )
A d j u s t m e n t :
A m o u n t i n
E x c e s s o f
N C M
T o t a l
R e q u i r e d
A d j u s t m e n t
C E O / P r e s i d e n t R a n d a l l B r u n e r y 4 7 1 , 5 0 0$ - $ 1 0 0 , 0 0 0$ - $ 5 7 1 , 5 0 0$ -$ 5 7 1 , 5 0 0$ 5 8 9 , 0 0 0$ - $ - $ E x e c . V P / C h i e f O p . O f f i c e r R a e w y n L e l o - B u t c h e r y 4 2 5 , 6 4 2 3 , 3 8 9 1 0 0 , 0 0 0 - 5 2 9 , 0 3 1 - 5 2 9 , 0 3 1 4 1 8 , 7 2 1 ( 1 1 0 , 3 1 0 ) ( 1 1 0 , 3 1 0 ) C h a i r m a n ( n o n - C E O ) A l i c e G h i r a r d e l l i y - - - 1 7 8 , 2 0 4 1 7 8 , 2 0 4 - 1 7 8 , 2 0 4 2 8 6 , 0 7 5 - - V i c e P r e s i d e n t A a r o n P i e c z o n k a n 1 8 1 , 9 8 8 3 , 3 8 9 8 , 0 0 0 - 1 9 3 , 3 7 6 - 1 9 3 , 3 7 6 2 9 1 , 2 7 9 - - C h i e f F i n a n c i a l O f f i c e r A l a i n C h a r l e s n 2 3 0 , 2 9 3 1 , 2 7 1 1 0 , 0 0 0 - 2 4 1 , 5 6 4 - 2 4 1 , 5 6 4 3 7 2 , 4 7 2 - - H R D i r e c t o r C a r o l i n e W y n n e n 1 9 7 , 6 2 3 - - - 1 9 7 , 6 2 3 - 1 9 7 , 6 2 3 1 6 6 , 0 8 9 ( 3 1 , 5 3 4 ) ( 3 1 , 5 3 4 ) S e n i o r V i c e P r e s i d e n t P a u l B e w s n 1 4 8 , 0 5 9 3 0 , 0 0 0 - - 1 7 8 , 0 5 9 - 1 7 8 , 0 5 9 3 7 6 , 8 8 6 - - S e n i o r V i c e P r e s i d e n t H u g o M e i j a n 2 7 6 , 9 4 6 - 3 0 , 0 0 0 - 3 0 6 , 9 4 6 - 3 0 6 , 9 4 6 3 7 6 , 8 8 6 - - S e n i o r V i c e P r e s i d e n t C h a r l e s H a y l e r n 2 1 2 , 1 0 6 - 3 5 , 0 0 0 - 2 4 7 , 1 0 6 - 2 4 7 , 1 0 6 3 7 6 , 8 8 6 - - S e n i o r V i c e P r e s i d e n t S c o t t F a b e l n 2 0 0 , 7 1 5 3 , 8 1 2 2 0 , 0 0 0 - 2 2 4 , 5 2 8 - 2 2 4 , 5 2 8 3 7 6 , 8 8 6 - - S e n i o r V i c e P r e s i d e n t C h a r l e s K r u e g e r n 2 3 7 , 8 0 5 - 3 2 , 5 0 0 - 2 7 0 , 3 0 5 - 2 7 0 , 3 0 5 3 7 6 , 8 8 6 - - S e n i o r V i c e P r e s i d e n t A a r o n P r c h l i k n 2 0 4 , 0 0 9 - 4 5 , 0 0 0 - 2 4 9 , 0 0 9 - 2 4 9 , 0 0 9 3 7 6 , 8 8 6 - - H R D i r e c t o r S h a r o n V a l d e z n 1 0 5 , 7 6 6 - 1 3 , 0 0 0 - 1 1 8 , 7 6 6 - 1 1 8 , 7 6 6 1 6 6 , 0 8 9 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - T O T A L S 2 , 8 9 2 , 4 5 1$ 4 1 , 8 6 0$ 3 9 3 , 5 0 0$ 1 7 8 , 2 0 4$ 3 , 5 0 6 , 0 1 6$ -$ 3 , 5 0 6 , 0 1 6$ 4 , 5 5 1 , 0 4 1$ ( 1 4 1 , 8 4 4 ) $ ( 1 4 1 , 8 4 4 ) $ I h e r e b y c e r t i f y t h a t , t o t h e b e s t o f m y k n o w l e d g e , t h i s s c h e d u l e i s c o m p l e t e a n d a c c u r a t e :
A l a i n C h a r l e s
N a m e a n d T i t l e ( p r i n t e d o r t y p e d ) S i g n a t u r e
5 / 1 5 / 2 0 2 3
D a t e
( N o t e : T h i s s c h e d u l e s h o u l d b e c e r t i f i e d b y a C o m p a n y o f f i c e r / e x e c u t i v e . ) G r o s s r e v e n u e f r o m e n g i n e e r i n g , a n d r e l a t e d , s e r v i c e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 5 , 0 9 1 , 6 6 7 . 4 1 ( S t e p 1 ) ( S t e p 3 ) ( S t e p 5 )
F o r c o s t s i n c u r r e d d u r i n g f i s c a l y e a r e n d e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 / 3 1 / 2 0 2 2 S a m p l e N C M C o m p l i a n c e S c h e d u l e C o m p a n y n a m e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c D a t e p r e p a r e d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 / 1 5 / 2 0 2 3 N o t e : T h i s s c h e d u l e i s p r e s e n t e d a s a s a m p l e o n l y . T h e s c h e d u l e s h o u l d b e c u s t o m i z e d a s a p p r o p r i a t e t o b e s t r e f l e c t t h e c o m p e n s a t i o n s t r u c t u r e o f t h e i n d i v i d u a l e n g i n e e r i n g c o n s u l t a n t .
F o r e x a m p l e , i t m a y b e d e s i r a b l e , f o r d i s c l o s u r e p u r p o s e s , t o a d d c o l u m n s t o p r o v i d e s p e c i f i c d e t a i l s a b o u t t h e c o m p o n e n t s o f o t h e r c o m p e n s a t i o n , a n d / o r v a r i o u s t y p e s o f u n a l l o w a b l e a c t i v i t i e s . B e f o r e c o m p l e t i n g a n y t y p e o f c o m p e n s a t i o n r e v i e w u s i n g t h e N C M , i t i s e s s e n t i a l t o u n d e r s t a n d t h e r e q u i r e m e n t s o f F A R 3 1 . 2 0 5 - 6 a n d r e l a t e d F A R C o s t P r i n c i p l e s . A c c o r d i n g l y , u s e r s s h o u l d c o n s u l t t h e I n s t r u c t i o n s a n d Q & A t h a t a c c o m p a n y t h e N C M , a s w e l l a s C h a p t e r 7 o f t h e A A S H T O U n i f o r m A u d i t & A c c o u n t i n g G u i d e .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
A N Y P R O P R I E T O R / P A R T N E R / E X E C U T I V E O F F I C E R / M E M B E R E X C L U D E D ?
I N S R A D D LS U B R
L T R I N S D W V D
P R O D U C E R C O N T A C T
N A M E :
F A X P H O N E
( A / C , N o ) : ( A / C , N o , E x t ) :
E - M A I L
A D D R E S S :
I N S U R E R A :
I N S U R E D I N S U R E R B :
I N S U R E R C :
I N S U R E R D :
I N S U R E R E :
I N S U R E R F :
P O L I C Y N U M B E R P O L I C Y E F F P O L I C Y E X P T Y P E O F I N S U R A N C E L I M I T S ( M M / D D / Y Y Y Y ) ( M M / D D / Y Y Y Y )
A U T O M O B I L E L I A B I L I T Y
U M B R E L L A L I A B
E X C E S S L I A B
W O R K E R S C O M P E N S A T I O N
A N D E M P L O Y E R S ' L I A B I L I T Y
D E S C R I P T I O N O F O P E R A T I O N S / L O C A T I O N S / V E H I C L E S ( A C O R D 1 0 1 , A d d i t i o n a l R e m a r k s S c h e d u l e , m a y b e a t t a c h e d i f m o r e s p a c e i s r e q u i r e d )
A U T H O R I Z E D R E P R E S E N T A T I V E
E A C H O C C U R R E N C E $
D A M A G E T O R E N T E D C L A I M S - M A D E O C C U R $P R E M I S E S ( E a o c c u r r e n c e ) M E D E X P ( A n y o n e p e r s o n ) $
P E R S O N A L & A D V I N J U R Y $
G E N ' L A G G R E G A T E L I M I T A P P L I E S P E R : G E N E R A L A G G R E G A T E $
P R O - P O L I C Y L O C P R O D U C T S - C O M P / O P A G G J E C T O T H E R : $
C O M B I N E D S I N G L E L I M I T $( E a a c c i d e n t ) A N Y A U T O B O D I L Y I N J U R Y ( P e r p e r s o n ) $
OW N E D S C H E D U L E D
B O D I L Y I N J U R Y ( P e r a c c i d e n t ) $ A U T O S O N L Y A U T O S H I R E D N O N - OW N E D P R O P E R T Y D A M A G E $A U T O S O N L Y A U T O S O N L Y ( P e r a c c i d e n t ) $
O C C U R E A C H O C C U R R E N C E
C L A I M S - M A D E A G G R E G A T E $
D E D R E T E N T I O N $
P E R O T H -
S T A T U T E E R
E . L . E A C H A C C I D E N T
E . L . D I S E A S E - E A E M P L O Y E E $
I f y e s , d e s c r i b e u n d e r
E . L . D I S E A S E - P O L I C Y L I M I T D E S C R I P T I O N O F O P E R A T I O N S b e l o w I N S U R E R ( S ) A F F O R D I N G C O V E R A G E N A I C #
C O M M E R C I A L G E N E R A L L I A B I L I T Y
Y / N
N / A
( M a n d a t o r y i n N H )
S H O U L D A N Y O F T H E A B O V E D E S C R I B E D P O L I C I E S B E C A N C E L L E D B E F O R E
T H E E X P I R A T I O N D A T E T H E R E O F , N O T I C E W I L L B E D E L I V E R E D I N A C C O R D A N C E W I T H T H E P O L I C Y P R O V I S I O N S .
T H I S I S T O C E R T I F Y T H A T T H E P O L I C I E S O F I N S U R A N C E L I S T E D B E L OW H A V E B E E N I S S U E D T O T H E I N S U R E D N A M E D A B O V E F O R T H E P O L I C Y P E R I O D I N D I C A T E D . N O TW I T H S T A N D I N G A N Y R E Q U I R E M E N T , T E R M O R C O N D I T I O N O F A N Y C O N T R A C T O R O T H E R D O C U M E N T W I T H R E S P E C T T O W H I C H T H I S
C E R T I F I C A T E M A Y B E I S S U E D O R M A Y P E R T A I N , T H E I N S U R A N C E A F F O R D E D B Y T H E P O L I C I E S D E S C R I B E D H E R E I N I S S U B J E C T T O A L L T H E T E R M S , E X C L U S I O N S A N D C O N D I T I O N S O F S U C H P O L I C I E S . L I M I T S S H OW N M A Y H A V E B E E N R E D U C E D B Y P A I D C L A I M S .
T H I S C E R T I F I C A T E I S I S S U E D A S A M A T T E R O F I N F O R M A T I O N O N L Y A N D C O N F E R S N O R I G H T S U P O N T H E C E R T I F I C A T E H O L D E R . T H I S
C E R T I F I C A T E D O E S N O T A F F I R M A T I V E L Y O R N E G A T I V E L Y A M E N D , E X T E N D O R A L T E R T H E C O V E R A G E A F F O R D E D B Y T H E P O L I C I E S B E L OW . T H I S C E R T I F I C A T E O F I N S U R A N C E D O E S N O T C O N S T I T U T E A C O N T R A C T B E TW E E N T H E I S S U I N G I N S U R E R ( S ) , A U T H O R I Z E D R E P R E S E N T A T I V E O R P R O D U C E R , A N D T H E C E R T I F I C A T E H O L D E R .
I M P O R T A N T : I f t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r i s a n A D D I T I O N A L I N S U R E D , t h e p o l i c y ( i e s ) m u s t h a v e A D D I T I O N A L I N S U R E D p r o v i s i o n s o r b e e n d o r s e d .
I f S U B R O G A T I O N I S W A I V E D , s u b j e c t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e p o l i c y , c e r t a i n p o l i c i e s m a y r e q u i r e a n e n d o r s e m e n t . A s t a t e m e n t o n t h i s c e r t i f i c a t e d o e s n o t c o n f e r r i g h t s t o t h e c e r t i f i c a t e h o l d e r i n l i e u o f s u c h e n d o r s e m e n t ( s ) .
C O V E R A G E S C E R T I F I C A T E N U M B E R : R E V I S I O N N U M B E R :
C E R T I F I C A T E H O L D E R C A N C E L L A T I O N © 1 9 8 8 - 2 0 1 5 A C O R D C O R P O R A T I O N . A l l r i g h t s r e s e r v e d . A C O R D 2 5 ( 2 0 1 6 / 0 3 )
C E R T I F I C A T E O F L I A B I L I T Y I N S U R A N C E
D A T E ( M M / D D / Y Y Y Y )
$
$
$
$
$
T h e A C O R D n a m e a n d l o g o a r e r e g i s t e r e d m a r k s o f A C O R D 9 / 2 5 / 2 0 2 3
L i c e n s e # 0 7 5 7 7 7 6
( 9 2 5 ) 6 0 9 - 6 5 1 3 ( 9 5 1 ) 2 3 1 - 2 5 7 2
3 5 2 8 9
G h i r a r d e l l i A s s o c i a t e s , I n c .
2 0 5 5 G a t e w a y P l a c e , S u i t e 4 7 0
S a n J o s e , C A 9 5 1 1 0
2 0 4 2 7
2 0 4 7 8
2 0 4 4 3
A 1 , 0 0 0 , 0 0 0
X X 6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2 1 1 / 1 5 / 2 0 2 3 1 , 0 0 0 , 0 0 0 D e d : 0 1 5 , 0 0 0
1 , 0 0 0 , 0 0 0
2 , 0 0 0 , 0 0 0
2 , 0 0 0 , 0 0 0
1 , 0 0 0 , 0 0 0 B
X X B U A 6 0 7 5 6 8 9 4 9 8 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2 1 1 / 1 5 / 2 0 2 3 D e d : 0
1 0 , 0 0 0 , 0 0 0 A
C U E 6 0 7 5 6 8 9 5 1 7 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2 1 1 / 1 5 / 2 0 2 3 1 0 , 0 0 0 , 0 0 0 1 0 , 0 0 0
C
X W C 7 3 3 8 4 9 2 6 7 6 / 1 / 2 0 2 3 6 / 1 / 2 0 2 4 1 , 0 0 0 , 0 0 0 N 1 , 0 0 0 , 0 0 0
1 , 0 0 0 , 0 0 0
D P R O F E S S I O N A L L I A B A E H 2 8 8 3 7 6 1 6 4 6 / 1 / 2 0 2 3 P e r C l a i m & A g g r e g a t e 5 , 0 0 0 , 0 0 0 D i n c l P o l l u t i o n A E H 2 8 8 3 7 6 1 6 4 6 / 1 / 2 0 2 3 6 / 1 / 2 0 2 4 D e d u c t i b l e 1 5 0 , 0 0 0 R E : G A I P r o j e c t N o . 2 3 2 4 5 C i t y o f V a l l e j o P r o j e c t M a n a g e m e n t F e d e r a l .
T h e C i t y o f V a l l e j o , i t s o f f i c e r s , o f f i c i a l s , e m p l o y e e s , a g e n t s a n d v o l u n t e e r s a r e A d d i t i o n a l I n s u r e d w i t h r e g a r d t o t h e G e n e r a l L i a b i l i t y p o l i c y , w h e n r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , p e r t h e a t t a c h e d e n d o r s e m e n t f o r m C N A 7 5 0 7 9 X X ( 1 0 - 1 6 ) , P r i m a r y & N o n - C o n t r i b u t o r y i n c l u d e d . W a i v e r o f S u b r o g a t i o n a p p l i e s t o t h e G e n e r a l L i a b i l i t y p o l i c y , w h e n r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , p e r t h e a t t a c h e d e n d o r s e m e n t f o r m C N A 7 4 8 5 8 X X ( 1 - 1 5 ) . A d d i t i o n a l I n s u r e d a p p l i e s w i t h r e g a r d t o t h e A u t o L i a b i l i t y p o l i c y , w h e n r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , p e r t h e a t t a c h e d e n d o r s e m e n t f o r m C N A 6 3 3 5 9 X X ( 0 4 - 2 0 1 2 ) , P r i m a r y & N o n - C o n t r i b u t o r y i n c l u d e d . W a i v e r o f S u b r o g a t i o n a p p l i e s t o t h e A u t o L i a b i l i t y p o l i c y , w h e n r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , p e r t h e a t t a c h e d e n d o r s e m e n t f o r m C A 0 4 4 4 1 0 / 1 3 . W a i v e r o f S u b r o g a t i o n a p p l i e s t o t h e W o r k e r s C o m p e n s a t i o n p o l i c y , w h e n r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , p e r t h e a t t a c h e d e n d o r s e m e n t f o r m G - 1 9 1 6 0 - B ( 1 1 - 1 9 9 7 ) .
C i t y o f V a l l e j o
5 5 5 S a n t a C l a r a S t r e e t
V a l l e j o , C A 9 4 5 9 0
G H I R A S S - 0 1 P P O O J A R I
H U B I n t e r n a t i o n a l I n s u r a n c e S e r v i c e s I n c . 3 0 0 0 E x e c u t i v e P a r k w a y
S u i t e 3 0 0
S a n R a m o n , C A 9 4 5 8 3
A m a n d a B a r t o n
C a l . C P U@ H u b i n t e r n a t i o n a l . c o m
T h e C o n t i n e n t a l I n s u r a n c e C o m p a n y A m e r i c a n C a s u a l t y C o o f R e a d i n g P A N a t i o n a l F i r e I n s u r a n c e C o m p a n y o f H a r t f o r d C o n t i n e n t a l C a s u a l t y C o m p a n y
X
6 / 1 / 2 0 2 4
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B X
X
X
X X
X
X
X
X
X
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C N A P A R A M O U N T
B l a n k e t A d d i t i o n a l I n s u r e d -O w n e r s , L e s s e e s o r C o n t r a c t o r s -w i t h P r o d u c t s - C o m p l e t e d O p e r a t i o n s C o v e r a g e E n d o r s e m e n t T h i s e n d o r s e m e n t m o d i f i e s i n s u r a n c e p r o v i d e d u n d e r t h e f o l l o w i n g :
C O M M E R C I A L G E N E R A L L I A B I L I T Y C O V E R A G E P A R T I t i s u n d e r s t o o d a n d a g r e e d a s f o l l o w s :
I . W H O I S A N I N S U R E D i s a m e n d e d t o i n c l u d e a s a n I n s u r e d a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n w h o m y o u a r e r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t t o a d d a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n t h i s c o v e r a g e p a r t ,b u t o n l y w i t h r e s p e c t t o l i a b i l i t y f o r b o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y c a u s e d i n w h o l e o r i n p a r t b y y o u r a c t s o r o m i s s i o n s , o r t h e a c t s o r o m i s s i o n s o f t h o s e a c t i n g o n y o u r b e h a l f :
A . i n t h e p e r f o r m a n c e o f y o u r o n g o i n g o p e r a t i o n s s u b j e c t t o s u c h w r i t t e n c o n t r a c t ;o r B . i n t h e p e r f o r m a n c e o f y o u r w o r k s u b j e c t t o s u c h w r i t t e n c o n t r a c t ,b u t o n l y w i t h r e s p e c t t o b o d i l y i n j u r y o r p r o p e r t y d a m a g e i n c l u d e d i n t h e p r o d u c t s - c o m p l e t e d o p e r a t i o n s h a z a r d ,a n d o n l y i f :
1 . t h e w r i t t e n c o n t r a c t r e q u i r e s y o u t o p r o v i d e t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d s u c h c o v e r a g e ; a n d 2 . t h i s c o v e r a g e p a r t p r o v i d e s s u c h c o v e r a g e .
I I . B u t i f t h e w r i t t e n c o n t r a c t r e q u i r e s :
A . a d d i t i o n a l i n s u r e d c o v e r a g e u n d e r t h e 1 1 - 8 5 e d i t i o n , 1 0 - 9 3 e d i t i o n , o r 1 0 - 0 1 e d i t i o n o f C G 2 0 1 0 , o r u n d e r t h e 1 0 - 0 1 e d i t i o n o f C G 2 0 3 7 ; o r
B . a d d i t i o n a l i n s u r e d c o v e r a g e w i t h " a r i s i n g o u t o f " l a n g u a g e ; o r C . a d d i t i o n a l i n s u r e d c o v e r a g e t o t h e g r e a t e s t e x t e n t p e r m i s s i b l e b y l a w ; t h e n p a r a g r a p h I . a b o v e i s d e l e t e d i n i t s e n t i r e t y a n d r e p l a c e d b y t h e f o l l o w i n g :
W H O I S A N I N S U R E D i s a m e n d e d t o i n c l u d e a s a n I n s u r e d a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n w h o m y o u a r e r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t t o a d d a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n t h i s c o v e r a g e p a r t ,b u t o n l y w i t h r e s p e c t t o l i a b i l i t y f o r b o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y a r i s i n g o u t o f y o u r w o r k t h a t i s s u b j e c t t o s u c h w r i t t e n c o n t r a c t .
I I I . S u b j e c t a l w a y s t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h i s p o l i c y , i n c l u d i n g t h e l i m i t s o f i n s u r a n c e , t h e I n s u r e r w i l l n o t p r o v i d e s u c h a d d i t i o n a l i n s u r e d w i t h :
A . c o v e r a g e b r o a d e r t h a n r e q u i r e d b y t h e w r i t t e n c o n t r a c t ;o r B . ah i g h e r l i m i t o f i n s u r a n c e t h a n r e q u i r e d b y t h e w r i t t e n c o n t r a c t .
I V . T h e i n s u r a n c e g r a n t e d b y t h i s e n d o r s e m e n t t o t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d d o e s n o t a p p l y t o b o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e ,o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y a r i s i n g o u t o f :
A . t h e r e n d e r i n g o f , o r t h e f a i l u r e t o r e n d e r , a n y p r o f e s s i o n a l a r c h i t e c t u r a l , e n g i n e e r i n g , o r s u r v e y i n g s e r v i c e s , i n c l u d i n g :
1 . t h e p r e p a r i n g , a p p r o v i n g , o r f a i l i n g t o p r e p a r e o r a p p r o v e m a p s , s h o p d r a w i n g s , o p i n i o n s , r e p o r t s , s u r v e y s , f i e l d o r d e r s , c h a n g e o r d e r s o r d r a w i n g s a n d s p e c i f i c a t i o n s ; a n d 2 . s u p e r v i s o r y , i n s p e c t i o n , a r c h i t e c t u r a l o r e n g i n e e r i n g a c t i v i t i e s ; o r B . a n y p r e m i s e s o r w o r k f o r w h i c h t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d i s s p e c i f i c a l l y l i s t e d a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n a n o t h e r e n d o r s e m e n t a t t a c h e d t o t h i s c o v e r a g e p a r t .
V . U n d e r C O M M E R C I A L G E N E R A L L I A B I L I T Y C O N D I T I O N S , t h e C o n d i t i o n e n t i t l e d O t h e r I n s u r a n c e i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g , w h i c h s u p e r s e d e s a n y p r o v i s i o n t o t h e c o n t r a r y i n t h i s C o n d i t i o n o r e l s e w h e r e i n t h i s c o v e r a g e p a r t :
6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 C N A 7 5 0 7 9 X X ( 1 0 - 1 6 ) P o l i c y N o :
8P a g e 1 o f 2 E n d o r s e m e n t N o :
T h e C o n t i n e n t a l I n s u r a n c e C o . E f f e c t i v e D a t e : 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C . I n s u r e d N a m e :
C o p y r i g h t C N A A l l R i g h t sR e s e r v e d . I n c l u d e s c o p y r i g h t e d m a t e r i a l o f I n s u r a n c e S e r v i c e s O f f i c e , I n c . , w i t h i t s p e r m i s s i o n . 1 0 0 2 0 0 0 0 3 6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 3 9 9 9
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C N A P A R A M O U N T
B l a n k e t A d d i t i o n a l I n s u r e d -O w n e r s , L e s s e e s o r C o n t r a c t o r s -w i t h P r o d u c t s - C o m p l e t e d O p e r a t i o n s C o v e r a g e E n d o r s e m e n t P r i m a r y a n d N o n c o n t r i b u t o r y I n s u r a n c e W i t h r e s p e c t t o o t h e r i n s u r a n c e a v a i l a b l e t o t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d u n d e r w h i c h t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d i s an a m e d i n s u r e d , t h i s i n s u r a n c e i s p r i m a r y t o a n d w i l l n o t s e e k c o n t r i b u t i o n f r o m s u c h o t h e r i n s u r a n c e , p r o v i d e d t h a t a w r i t t e n c o n t r a c t r e q u i r e s t h e i n s u r a n c e p r o v i d e d b y t h i s p o l i c y t o b e :
1 . p r i m a r y a n d n o n - c o n t r i b u t i n g w i t h o t h e r i n s u r a n c e a v a i l a b l e t o t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d ; o r 2 . p r i m a r y a n d t o n o t s e e k c o n t r i b u t i o n f r o m a n y o t h e r i n s u r a n c e a v a i l a b l e t o t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d .
B u t e x c e p t a s s p e c i f i e d a b o v e , t h i s i n s u r a n c e w i l l b e e x c e s s o f a l l o t h e r i n s u r a n c e a v a i l a b l e t o t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d .
V I . S o l e l y w i t h r e s p e c t t o t h e i n s u r a n c e g r a n t e d b y t h i s e n d o r s e m e n t , t h e s e c t i o n e n t i t l e d C O M M E R C I A L G E N E R A L L I A B I L I T Y C O N D I T I O N S i s a m e n d e d a s f o l l o w s :
T h e C o n d i t i o n e n t i t l e d D u t i e s I n T h e E v e n t o f O c c u r r e n c e , O f f e n s e , C l a i m o r S u i t i s a m e n d e d w i t h t h e a d d i t i o n o f t h e f o l l o w i n g :
A n y a d d i t i o n a l i n s u r e d p u r s u a n t t o t h i s e n d o r s e m e n t w i l l a s s o o n a s p r a c t i c a b l e :
1 . g i v e t h e I n s u r e r w r i t t e n n o t i c e o f a n y c l a i m ,o r a n y o c c u r r e n c e o r o f f e n s e w h i c h m a y r e s u l t i n ac l a i m ; 2 . s e n d t h e I n s u r e r c o p i e s o f a l l l e g a l p a p e r s r e c e i v e d , a n d o t h e r w i s e c o o p e r a t e w i t h t h e I n s u r e r i n t h e i n v e s t i g a t i o n , d e f e n s e , o r s e t t l e m e n t o f t h e c l a i m ;a n d 3 . m a k e a v a i l a b l e a n y o t h e r i n s u r a n c e , a n d t e n d e r t h e d e f e n s e a n d i n d e m n i t y o f a n y c l a i m t o a n y o t h e r i n s u r e r o r s e l f - i n s u r e r , w h o s e p o l i c y o r p r o g r a m a p p l i e s t o a l o s s t h a t t h e I n s u r e r c o v e r s u n d e r t h i s c o v e r a g e p a r t .H o w e v e r , i f t h e w r i t t e n c o n t r a c t r e q u i r e s t h i s i n s u r a n c e t o b e p r i m a r y a n d n o n - c o n t r i b u t o r y , t h i s p a r a g r a p h 3 . d o e s n o t a p p l y t o i n s u r a n c e o n w h i c h t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d i s an a m e d i n s u r e d .
T h e I n s u r e r h a s n o d u t y t o d e f e n d o r i n d e m n i f y a n a d d i t i o n a l i n s u r e d u n d e r t h i s e n d o r s e m e n t u n t i l t h e I n s u r e r r e c e i v e s w r i t t e n n o t i c e o f a c l a i m f r o m t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d .
V I I . S o l e l y w i t h r e s p e c t t o t h e i n s u r a n c e g r a n t e d b y t h i s e n d o r s e m e n t , t h e s e c t i o n e n t i t l e d D E F I N I T I O N S i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g d e f i n i t i o n :
W r i t t e n c o n t r a c t m e a n s aw r i t t e n c o n t r a c t o r w r i t t e n a g r e e m e n t t h a t r e q u i r e s y o u t o m a k e ap e r s o n o r o r g a n i z a t i o n a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n t h i s c o v e r a g e p a r t ,p r o v i d e d t h e c o n t r a c t o r a g r e e m e n t :
A . i s c u r r e n t l y i n e f f e c t o r b e c o m e s e f f e c t i v e d u r i n g t h e t e r m o f t h i s p o l i c y ; a n d B . w a s e x e c u t e d p r i o r t o :
1 . t h e b o d i l y i n j u r y o r p r o p e r t y d a m a g e ;o r 2 . t h e o f f e n s e t h a t c a u s e d t h e p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y ; f o r w h i c h t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d s e e k s c o v e r a g e .
A n y c o v e r a g e g r a n t e d b y t h i s e n d o r s e m e n t s h a l l a p p l y s o l e l y t o t h e e x t e n t p e r m i s s i b l e b y l a w .
A l l o t h e r t e r m s a n d c o n d i t i o n s o f t h e P o l i c y r e m a i n u n c h a n g e d .
T h i s e n d o r s e m e n t , w h i c h f o r m s ap a r t o f a n d i s f o r a t t a c h m e n t t o t h e P o l i c y i s s u e d b y t h e d e s i g n a t e d I n s u r e r s , t a k e s e f f e c t o n t h e e f f e c t i v e d a t e o f s a i d P o l i c y a t t h e h o u r s t a t e d i n s a i d P o l i c y , u n l e s s a n o t h e r e f f e c t i v e d a t e i s s h o w n b e l o w , a n d e x p i r e s c o n c u r r e n t l y w i t h s a i d P o l i c y . 6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 C N A 7 5 0 7 9 X X ( 1 0 - 1 6 ) P o l i c y N o :
8P a g e 2 o f 2 E n d o r s e m e n t N o :
T h e C o n t i n e n t a l I n s u r a n c e C o . E f f e c t i v e D a t e : 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C . I n s u r e d N a m e :
C o p y r i g h t C N A A l l R i g h t sR e s e r v e d . I n c l u d e s c o p y r i g h t e d m a t e r i a l o f I n s u r a n c e S e r v i c e s O f f i c e , I n c . , w i t h i t s p e r m i s s i o n .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C N A P A R A M O U N T
A r c h i t e c t s , E n g i n e e r s a n d S u r v e y o r s G e n e r a l L i a b i l i t y E x t e n s i o nE n d o r s e m e n t
b y t h e i n d e m n i t e e a t t h e I n s u r e r ' s r e q u e s t w i l l b e p a i d a s d e f e n s e c o s t s .S u c h p a y m e n t s w i l l n o t b e d e e m e d t o b e d a m a g e s f o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y a n d w i l l n o t r e d u c e t h e l i m i t s o f i n s u r a n c e .
C . T h i s P E R S O N A L A N D A D V E R T I S I N G I N J U R Y -L I M I T E D C O N T R A C T U A L L I A B I L I T Y P r o v i s i o n d o e s n o t a p p l y i f C o v e r a g e B– P e r s o n a l a n d A d v e r t i s i n g I n j u r y L i a b i l i t y i s e x c l u d e d b y a n o t h e r e n d o r s e m e n t a t t a c h e d t o t h i s C o v e r a g e P a r t .
T h i s P E R S O N A L A N D A D V E R T I S I N G I N J U R Y -C O N T R A C T U A L L I A B I L I T Y P r o v i s i o n d o e s n o t a p p l y t o a n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n w h o o t h e r w i s e q u a l i f i e s a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d o n t h i s C o v e r a g e P a r t . 2 2 . P R O P E R T Y D A M A G E –E L E V A T O R S
A . U n d e r C O V E R A G E S ,C o v e r a g e A –B o d i l y I n j u r y a n d P r o p e r t y D a m a g e L i a b i l i t y ,t h e p a r a g r a p h e n t i t l e d E x c l u s i o n s i s a m e n d e d s u c h t h a t t h e D a m a g e t o Y o u r P r o d u c t E x c l u s i o n a n d s u b p a r a g r a p h s ( 3 ) ,( 4 ) a n d ( 6 ) o f t h e D a m a g e t o P r o p e r t y E x c l u s i o n d o n o t a p p l y t o p r o p e r t y d a m a g e t h a t r e s u l t s f r o m t h e u s e o f e l e v a t o r s .
B . S o l e l y f o r t h e p u r p o s e o f t h e c o v e r a g e p r o v i d e d b y t h i s P R O P E R T Y D A M A G E –E L E V A T O R S P r o v i s i o n , t h e O t h e r I n s u r a n c e c o n d i t i o n s i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g p a r a g r a p h :
T h i s i n s u r a n c e i s e x c e s s o v e r a n y o f t h e o t h e r i n s u r a n c e , w h e t h e r p r i m a r y , e x c e s s , c o n t i n g e n t o r o n a n y o t h e r b a s i s t h a t i s P r o p e r t y i n s u r a n c e c o v e r i n g p r o p e r t y o f o t h e r s d a m a g e d f r o m t h e u s e o f e l e v a t o r s . 2 3 . R E T I R E D P A R T N E R S , M E M B E R S , D I R E C T O R S A N D E M P L O Y E E S W H O I S I N S U R E D i s a m e n d e d t o i n c l u d e a s I n s u r e d s n a t u r a l p e r s o n s w h o a r e r e t i r e d p a r t n e r s , m e m b e r s , d i r e c t o r s o r e m p l o y e e s , b u t o n l y f o r b o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y t h a t r e s u l t s f r o m s e r v i c e s p e r f o r m e d f o r t h e N a m e d I n s u r e d u n d e r t h e N a m e d I n s u r e d ' s d i r e c t s u p e r v i s i o n . A l l l i m i t a t i o n s t h a t a p p l y t o e m p l o y e e s a n d v o l u n t e e r w o r k e r s a l s o a p p l y t o a n y o n e q u a l i f y i n g a s a n I n s u r e d u n d e r t h i s P r o v i s i o n . 2 4 . S U P P L E M E N T A R Y P A Y M E N T S
T h e s e c t i o n e n t i t l e d S U P P L E M E N T A R Y P A Y M E N T S –C O V E R A G E S AA N DB i s a m e n d e d a s f o l l o w s :
A . P a r a g r a p h 1 . b . i s a m e n d e d t o d e l e t e t h e $ 2 5 0 l i m i t s h o w n f o r t h e c o s t o f b a i l b o n d s a n d r e p l a c e i t w i t h a $ 5 , 0 0 0 . l i m i t ; a n d
B . P a r a g r a p h 1 . d . i s a m e n d e d t o d e l e t e t h e l i m i t o f$ 2 5 0 s h o w n f o r d a i l y l o s s o f e a r n i n g s a n d r e p l a c e i t w i t h a $ 1 , 0 0 0 . l i m i t .
2 5 . U N I N T E N T I O N A L F A I L U R E T O D I S C L O S E H A Z A R D S I f t h e N a m e d I n s u r e d u n i n t e n t i o n a l l y f a i l s t o d i s c l o s e a l l e x i s t i n g h a z a r d s a t t h e i n c e p t i o n d a t eo f t h e N a m e d I n s u r e d ' s C o v e r a g e P a r t ,t h e I n s u r e r w i l l n o t d e n y c o v e r a g e u n d e r t h i s C o v e r a g e P a r t b e c a u s e o f s u c h f a i l u r e . 2 6 . W A I V E R O F S U B R O G A T I O N -B L A N K E T U n d e r C O N D I T I O N S ,t h e c o n d i t i o n e n t i t l e d T r a n s f e r O f R i g h t s O f R e c o v e r y A g a i n s t O t h e r s T o U s i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g :
T h e I n s u r e r w a i v e s a n y r i g h t o f r e c o v e r y t h e I n s u r e r m a y h a v e a g a i n s ta n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n b e c a u s e o f p a y m e n t s t h e I n s u r e r m a k e s f o r i n j u r y o r d a m a g e a r i s i n g o u t o f :
1 . t h e N a m e d I n s u r e d ' s o n g o i n g o p e r a t i o n s ; o r 2 . y o u r w o r k i n c l u d e d i n t h e p r o d u c t s - c o m p l e t e d o p e r a t i o n s h a z a r d .
H o w e v e r , t h i s w a i v e r a p p l i e s o n l y w h e n t h e N a m e d I n s u r e d h a s a g r e e d i n w r i t i n g t o w a i v e s u c h r i g h t s o f r e c o v e r y i n aw r i t t e n c o n t r a c t o r w r i t t e n a g r e e m e n t , a n d o n l y i f s u c h c o n t r a c t o r a g r e e m e n t :
6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 C N A 7 4 8 5 8 X X ( 1 - 1 5 ) P o l i c y N o :
3P a g e 1 6 o f 1 8 E n d o r s e m e n t N o :
T h e C o n t i n e n t a l I n s u r a n c e C o . E f f e c t i v e D a t e : 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C . I n s u r e d N a m e :
C o p y r i g h t C N A A l l R i g h t sR e s e r v e d . I n c l u d e s c o p y r i g h t e d m a t e r i a l o f I n s u r a n c e S e r v i c e s O f f i c e , I n c . , w i t h i t s p e r m i s s i o n .
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
C N A P A R A M O U N T
A r c h i t e c t s , E n g i n e e r s a n d S u r v e y o r s G e n e r a l L i a b i l i t y E x t e n s i o nE n d o r s e m e n t
1 . i s i n e f f e c t o r b e c o m e s e f f e c t i v e d u r i n g t h e t e r m o f t h i s C o v e r a g e P a r t ;a n d 2 . w a s e x e c u t e d p r i o r t o t h e b o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e o r p e r s o n a l a n d a d v e r t i s i n g i n j u r y g i v i n g r i s e t o t h e c l a i m .
2 7 . W R A P - U P E X T E N S I O N : O C I P , C C I P , O R C O N S O L I D A T E D ( W R A P - U P ) I N S U R A N C E P R O G R A M S N o t e : T h e f o l l o w i n g p r o v i s i o n d o e s n o t a p p l y t o a n y p u b l i c c o n s t r u c t i o n p r o j e c t i n t h e s t a t e o f O k l a h o m a , n o r t o a n y c o n s t r u c t i o n p r o j e c t i n t h e s t a t e o f A l a s k a , t h a t i s n o t p e r m i t t e d t ob e i n s u r e d u n d e r ac o n s o l i d a t e d ( w r a p - u p ) i n s u r a n c e p r o g r a m b y a p p l i c a b l e s t a t e s t a t u t e o r r e g u l a t i o n .
I f t h e e n d o r s e m e n t E X C L U S I O N –C O N S T R U C T I O N W R A P - U P i s a t t a c h e d t o t h i sp o l i c y , o r a n o t h e r e x c l u s i o n a r y e n d o r s e m e n t p e r t a i n i n g t o O w n e r C o n t r o l l e d I n s u r a n c e P r o g r a m s ( O . C . I . P . ) o r C o n t r a c t o r C o n t r o l l e d I n s u r a n c e P r o g r a m s ( C . C . I . P . ) i s a t t a c h e d , t h e n t h e f o l l o w i n g c h a n g e s a p p l y :
A . T h e f o l l o w i n g w o r d i n g i s a d d e d t o t h e a b o v e - r e f e r e n c e d e n d o r s e m e n t :
W i t h r e s p e c t t oa c o n s o l i d a t e d ( w r a p - u p ) i n s u r a n c e p r o g r a m p r o j e c t i n w h i c h t h e N a m e d I n s u r e d i s o r w a s i n v o l v e d , t h i s e x c l u s i o n d o e s n o t a p p l y t o t h o s e s u m s t h e N a m e d I n s u r e d b e c o m e l e g a l l y o b l i g a t e d t o p a y a s d a m a g e s b e c a u s e o f :
1 . B o d i l y i n j u r y ,p r o p e r t y d a m a g e ,o r p e r s o n a l o r a d v e r t i s i n g i n j u r y t h a t o c c u r s d u r i n g t h e N a m e d I n s u r e d ' s o n g o i n g o p e r a t i o n s a t t h e p r o j e c t , o r d u r i n g s u c h o p e r a t i o n s o f a n y o n e a c t i n g o n t h e N a m e d I n s u r e d ' s b e h a l f ; n o r
2 . B o d i l y i n j u r y o r p r o p e r t y d a m a g e i n c l u d e d w i t h i n t h e p r o d u c t s - c o m p l e t e d o p e r a t i o n s h a z a r d t h a t a r i s e s o u t o f t h o s e p o r t i o n s o f t h e p r o j e c t t h a t a r e n o t r e s i d e n t i a l s t r u c t u r e s .
B . C o n d i t i o n 4 . O t h e r I n s u r a n c e i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g s u b p a r a g r a p h 4 . b . ( 1 ) ( c ) :
T h i s i n s u r a n c e i s e x c e s s o v e r :
( c ) A n y o f t h e o t h e r i n s u r a n c e w h e t h e r p r i m a r y , e x c e s s , c o n t i n g e n t o r a n y o t h e r b a s i s t h a t i s i n s u r a n c e a v a i l a b l e t o t h e N a m e d I n s u r e d a s ar e s u l t o f t h e N a m e d I n s u r e d b e i n g ap a r t i c i p a n t i n ac o n s o l i d a t e d ( w r a p - u p ) i n s u r a n c e p r o g r a m ,b u t o n l y a s r e s p e c t s t h e N a m e d I n s u r e d ' s i n v o l v e m e n t i n t h a t c o n s o l i d a t e d ( w r a p - u p ) i n s u r a n c e p r o g r a m .
C . D E F I N I T I O N S i s a m e n d e d t o a d d t h e f o l l o w i n g d e f i n i t i o n s :
C o n s o l i d a t e d ( w r a p - u p ) i n s u r a n c e p r o g r a m m e a n s ac o n s t r u c t i o n , e r e c t i o n o r d e m o l i t i o n p r o j e c t f o r w h i c h t h e p r i m e c o n t r a c t o r / p r o j e c t m a n a g e r o r o w n e r o f t h e c o n s t r u c t i o n p r o j e c t h a s s e c u r e d g e n e r a l l i a b i l i t y i n s u r a n c e c o v e r i n g s o m e o r a l l o f t h e c o n t r a c t o r s o r s u b c o n t r a c t o r s i n v o l v e d i n t h e p r o j e c t , s u c ha s a n O w n e r C o n t r o l l e d I n s u r a n c e P r o g r a m ( O . C . I . P . ) o r C o n t r a c t o r C o n t r o l l e d I n s u r a n c e P r o g r a m ( C . C . I . P . ) .
R e s i d e n t i a l s t r u c t u r e m e a n s a n y s t r u c t u r e w h e r e 3 0 % o r m o r e o f t h e s q u a r e f o o t a r e a i s u s e d o r i s i n t e n d e d t o b e u s e d f o r h u m a n r e s i d e n c y , i n c l u d i n g b u t n o t l i m i t e d t o :
1 . s i n g l e o r m u l t i f a m i l y h o u s i n g , a p a r t m e n t s , c o n d o m i n i u m s , t o w n h o u s e s , c o - o p e r a t i v e s o r p l a n n e d u n i t d e v e l o p m e n t s ; a n d
2 . t h e c o m m o n a r e a s a n d s t r u c t u r e s a p p u r t e n a n t t o t h e s t r u c t u r e s i n p a r a g r a p h 1 . ( i n c l u d i n g p o o l s , h o t t u b s , d e t a c h e d g a r a g e s , g u e s t h o u s e s o r a n y s i m i l a r s t r u c t u r e s ) .
H o w e v e r , w h e n t h e r e i s n o i n d i v i d u a l o w n e r s h i p o f u n i t s , r e s i d e n t i a l s t r u c t u r e d o e s n o t i n c l u d e m i l i t a r y h o u s i n g , c o l l e g e / u n i v e r s i t y h o u s i n g o r d o r m i t o r i e s , l o n g t e r m c a r e f a c i l i t i e s , h o t e l s o r m o t e l s . R e s i d e n t i a l s t r u c t u r e a l s o d o e s n o t i n c l u d e h o s p i t a l s o r p r i s o n s . 6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 C N A 7 4 8 5 8 X X ( 1 - 1 5 ) P o l i c y N o :
3P a g e 1 7 o f 1 8 E n d o r s e m e n t N o :
T h e C o n t i n e n t a l I n s u r a n c e C o . E f f e c t i v e D a t e : 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2G H I R A R D E L L I A S S O C I A T E S , I N C . I n s u r e d N a m e :
C o p y r i g h t C N A A l l R i g h t sR e s e r v e d . I n c l u d e s c o p y r i g h t e d m a t e r i a l o f I n s u r a n c e S e r v i c e s O f f i c e , I n c . , w i t h i t s p e r m i s s i o n . 1 0 0 2 0 0 0 0 3 6 0 7 5 6 8 9 5 0 3 3 9 9 4
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7
B u s i n e s s A u t o P o l i c y
P o l i c y E n d o r s e m e n t
C O N T R A C T O R S E X T E N D E D C O V E R A G E E N D O R S EM E N T - B U S I N E S S A U T O P L U S I .
A .
1 .
2 .
a .
b .
( 1 )
( 2 )
3 .
4 .
1 .
2 .
B .
1 .
2 .
T H I S E N D O R S EM E N T C H A N G E S T H E P O L I C Y . P L E A S E R E A D I T C A R E F U L L Y .
T h i s e n d o r s e m e n t m o d i f i e s i n s u r a n c e p r o v i d e d u n d e r t h e f o l l o w i n g :
B U S I N E S S A U T O C O V E R A G E F O RM
L I A B I L I T Y C O V E R A G E
W h o I s A n I n s u r e d
T h e f o l l o w i n g i s a d d e d t o S e c t i o n I I , P a r a g r a p h A . 1 . , W h o I s A n I n s u r e d :
a . A n y i n c o r p o r a t e d e n t i t y o f w h i c h t h e N a m e d I n s u r e d o w n s a m a j o r i t y o f t h e v o t i n g s t o c k o n t h e d a t e o f i n c e p t i o n o f t h i s C o v e r a g e F o r m ; p r o v i d e d t h a t , b . T h e i n s u r a n c e a f f o r d e d b y t h i s p r o v i s i o n A . 1 . d o e s n o t a p p l y t o a n y s u c h e n t i t y t h a t i s a n i n s u r e d u n d e r a n y o t h e r l i a b i l i t y " p o l i c y " p r o v i d i n g a u t o c o v e r a g e .
A n y o r g a n i z a t i o n y o u n e w l y a c q u i r e o r f o r m , o t h e r t h a n a l i m i t e d l i a b i l i t y c o m p a n y , p a r t n e r s h i p o r j o i n t v e n t u r e , a n d o v e r w h i c h y o u m a i n t a i n m a j o r i t y o w n e r s h i p i n t e r e s t .
T h e i n s u r a n c e a f f o r d e d b y t h i s p r o v i s i o n A . 2 . :
I s e f f e c t i v e o n t h e a c q u i s i t i o n o r f o r m a t i o n d a t e , a n d i s a f f o r d e d o n l y u n t i l t h e e n d o f t h e p o l i c y p e r i o d o f t h i s C o v e r a g e F o r m , o r t h e n e x t a n n i v e r s a r y o f i t s i n c e p t i o n d a t e , w h i c h e v e r i s e a r l i e r .
D o e s n o t a p p l y t o :
B o d i l y i n j u r y o r p r o p e r t y d a m a g e c a u s e d b y a n a c c i d e n t t h a t o c c u r r e d b e f o r e y o u a c q u i r e d o r f o r m e d t h e o r g a n i z a t i o n ; o r
A n y s u c h o r g a n i z a t i o n t h a t i s a n i n s u r e d u n d e r a n y o t h e r l i a b i l i t y " p o l i c y " p r o v i d i n g a u t o c o v e r a g e .
A n y p e r s o n o r o r g a n i z a t i o n t h a t y o u a r e r e q u i r e d b y a w r i t t e n c o n t r a c t t o n a m e a s a n a d d i t i o n a l i n s u r e d i s a n i n s u r e d b u t o n l y w i t h r e s p e c t t o t h e i r l e g a l l i a b i l i t y f o r a c t s o r o m i s s i o n s o f a p e r s o n , w h o q u a l i f i e s a s a n i n s u r e d u n d e r S E C T I O N I I – W H O I S A N I N S U R E D a n d f o r w h o m L i a b i l i t y C o v e r a g e i s a f f o r d e d u n d e r t h i s p o l i c y . I f r e q u i r e d b y w r i t t e n c o n t r a c t , t h i s i n s u r a n c e w i l l b e p r i m a r y a n d n o n - c o n t r i b u t o r y t o i n s u r a n c e o n w h i c h t h e a d d i t i o n a l i n s u r e d i s a N a m e d I n s u r e d .
A n e m p l o y e e o f y o u r s i s a n i n s u r e d w h i l e o p e r a t i n g a n a u t o h i r e d o r r e n t e d u n d e r a c o n t r a c t o r a g r e e m e n t i n t h a t e m p l o y e e ' s n a m e , w i t h y o u r p e r m i s s i o n , w h i l e p e r f o r m i n g d u t i e s r e l a t e d t o t h e c o n d u c t o f y o u r b u s i n e s s .
" P o l i c y " , a s u s e d i n t h i s p r o v i s i o n A . W h o I s A n I n s u r e d , i n c l u d e s t h o s e p o l i c i e s t h a t w e r e i n f o r c e o n t h e i n c e p t i o n d a t e o f t h i s C o v e r a g e F o r m b u t :
W h i c h a r e n o l o n g e r i n f o r c e ; o r W h o s e l i m i t s h a v e b e e n e x h a u s t e d .
B a i l B o n d s a n d L o s s o f E a r n i n g s S e c t i o n I I , P a r a g r a p h s A . 2 . ( 2 ) a n d A . 2 . ( 4 ) a r e r e v i s e d a s f o l l o w s :
I n a . ( 2 ) , t h e l i m i t f o r t h e c o s t o f b a i l b o n d s i s c h a n g e d f r o m $ 2 , 0 0 0 t o $ 5 , 0 0 0 ; a n d I n a . ( 4 ) , t h e l i m i t f o r t h e l o s s o f e a r n i n g s i s c h a n g e d f r o m $ 2 5 0 t o $ 5 0 0 a d a y .
P o l i c y N o : B U A 6 0 7 5 6 8 9 4 9 8
P o l i c y E f f e c t i v e D a t e : 1 1 / 1 5 / 2 0 2 2 P o l i c y P a g e : 8 0 o f 3 4 2
F o r m N o : C N A 6 3 3 5 9 X X ( 0 4 - 2 0 1 2 )
E n d o r s e m e n t E f f e c t i v e D a t e : E n d o r s e m e n t E x p i r a t i o n D a t e :
E n d o r s e m e n t N o : 1 5 ; P a g e : 1 o f 4 U n d e r w r i t i n g C o m p a n y : A m e r i c a n C a s u a l t y C o m p a n y O f R e a d i n g , P A , 1 5 1 N F r a n k l i n S t , C h i c a g o , I L 6 0 6 0 6
D o c u S i g n E n v e l o p e I D : 7 B 0 A 3 E E 6 - 6 0 F 6 - 4 E C 0 - 9 7 F F - 9 D 6 C D 9 B 8 F C 3 B © C o p y r i g h t C N A A l l R i g h t s R e s e r v e d . I n c l u d e s c o p y r i g h t e d m a t e r i a l o f t h e I n s u r a n c e S e r v i c e s O f f i c e , I n c . , u s e d w i t h i t s p e r m i s s i o n .
Docusign Envelope ID: 1D9A7E6A-797B-47C1-8F6F-DEC2459966D7